Standard Operating Prosedur (SOP) Biro Administrasi Akademik Universitas Sanata Dharma Yogyakarta

1. PENDAHULUAN a. Latar Belakang Salah satu sasaran jangka pendek !"S# A USD tahun $%%&'$%1$ adalah semakin mantapnya kesehatan organisasi dan otonomi universitas( Sasaran ini diarahkan pada peningkatan mutu manajemen universitas yang men)akup seluruh aspek manajemen* yaitu +idang akademik* sum+er daya (manusia* keuangan* sarana dan prasarana* dan in,ormasi) dan mutu* pada setiap jenjang agar universitas mampu menyelenggarakan seluruh kegiatannya se)ara mandiri dan sesuai dengan ketentuan yang +erlaku( Untuk men)apai sasaran terse+ut* diperlukan suatu prosedur operasional yang jelas dan standar +agi semua pihak yang terli+at dalam pen)apaian sasaran renstra terse+ut( Praktik'praktik +aik yang telah +erlangsung di Universitas Sanata Dharma perlu distandarisasi dan didokumentasikan agar menjadi a)uan +agi manajemen dalam menjalankankan tugas dan ,ungsinya serta menjamin ke+erlangsungan implementasi praktik'praktik +aik terse+ut* meskipun terjadi transisi kepemimpinan manajerial( #erkait dengan sasaran !"S# A USD tahun $%%&'$%%1$ dalam rangka P-./ BAA akan mem+angun standarisasi sistem layanan +er+asis elektronik yang dapat meningkatkan e,isiensi dan e,ekti,itas kinerja layanan di BAA serta mampu mem+erikan +er+agai in,ormasi yang di+utuhkan oleh +er+agai pihak untuk kepentingan proses pengam+ilan keputusan( Untuk menuju kepada standarisasi layanan +er+asis elektronik perlu di)iptakan terle+ih dahulu sistem manual terstandar atau sema)am Standard Operating Prosedur (SOP) untuk seluruh layanan yang ada sehingga dapat dipahami oleh semua pihak yang terli+at di dalamnya(

b. Tujuan

Standard Operating Prosedur (SOP) pada dasarnya adalah pedoman yang +erisi prosedur'prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan +ah0a semua keputusan dan tindakan * serta penggunaan ,asilitas' ,asilitas proses yang dilakukan oleh orang'orang dalam organisasi +erjalan se)ara e,isien dan e,ekti,* konsisten* standar dan sistematis( Dengan adanya sistem manual standar atau (SOP) diharapkan dapat meningkatkan e,isiensi dan e,ekti,itas kinerja layanan yang di+erikan oleh BAA( Dengan adanya instruksi kerja yang terstandarisasi maka semua kegiatan layanan akan dapat dilakukan se)ara konsisten oleh siapapun yang sedang +ertugas melakukan layanan( 1ayanan'layanan yang +er+elit dan tidak jelas prosedur operasinya akan semakin terminimalisir( Disamping konsistensi layanan hal lain yang akan dihasilkan adalah e,isiensi dan e,ekti,itas kerja( Dengan prosedur yang terstandar setiap orang +aik pengguna layanan maupun sta, yang mem+eri layanan akan dapat meman,aatkan ataupun melakukan layanan yang semakin hari semakin +aik dan semakin )epat karena terjadinya proses pem+elajaran yang se)ara terus menerus terjadi selama proses layanan( Dengan demikin dapat dipastikan melalui SOP ini akan dapat meningkatkan e,isiensi dan e,ekti,itas kerja layanan(
2. DISKRIPSI DAN RUANG LINGKUP 1ayanan yang di+erikan di BAA dapat di+edakan menjadi $ kelompok +esar layanan* yaitu pertama* layanan yang di+erikan kepada )alon mahasis0a2mahasis0a mulai dari perekrutan mahasis0a +aru* kuliah sampai pada layanan terakhir se+elum mahasis0a meninggalkan USD yaitu 0isuda( SOP yang dihasilkan adalah SOP Penerimaan 3ahasis0a Baru* SOP egistrasi dan Bim+ingan en)ana Studi* SOP 1ayanan Perkuliahan* Ujian Akhir Semester* !valuasi Sisip Program* SOP 1ayanan Ujian #ugas Akhir* Yudisium dan 4isuda* SOP Pengarsipan dan

1ayanan Administrasi Akademik* SOP 1ayanan Beasis0a* SOP Dana .esehatan dan Sosial* dan SOP Administrasi dan .egiatan .emahasis0aan( .edua* layanan yang di+erikan selain kepada mahasis0a misalnya alumni* .opertis* instansi lain di luar USD atau unit lain di USD( SOP kelompok kedua ini meliputi SOP 1aporan !PSB!D* SOP layanan Akreditasi* SOP 1ayanan !ksternal* SOP layanan Alumni dan SOP 1ayanan Pu+lik( Dalam +uku ini akan dimuat kelompok +esar SOP yang masing'masing meliputi SOP Perkuliahan dan SOP 1ayanan !ksternal( Dalam 1ayanan perkuliahan akan mengem+angkan standarisasi layanan dari mulai perekrutan mahasis0a +aru sampai kepada proses ujian tugas akhir( Sementara layanan eksternal akan mengem+angkan proses standarisasi layanan yang +erhu+ungan dengan pihak luar dan proses layanan setelah mahasis0a lulus termasuk di dalamnya adalah alumni sendiri misalnya laporan !PSB!D ke .opertis* legalisasi ijasah dan lain'lain( 3. KEBI AKAN LA!ANAN DAN "RGANISASI a. #$%$& '$%$ (an ')tt) BAA i( 5isi 6 3enyediakan layanan dan pusat in,ormasi akademik yang )epat* tepat* akurat* tanggap* dan menyenangkan(

ii( 3isi 6 1) 3engem+angkan pengetahuan dan ketrampilan sta, se)ara terus menerus melalui pendidikan dan kursus'kursus $) 3engaplikasikan teknologi'teknologi +aru untuk meningkatkan layanan dan se+agai pusat in,ormasi akademik 7) 3em+erikan pelayanan dengan ramah* manusia0i* dan menyenangkan 8) Penga+dian total kepada customer iii( 3otto 6 Senyum Anda .epuasan .ami b. Keb$jakan La*anan i( 3asing'masing sta, +ertanggung ja0a+ terhadap +idang layanan tertentu

ii( Dalam operasional sehari'hari proses layanan dipisahkan antara sta, layanan di loket yang akan melayani ke+utuhan reguler dari para mahasis0a seperti da,tar ulang* penda,taran ujian akhir dan lain'lain dan pihak'pihak di luar mahasis0a seperti alumni* instansi pemerintah dan lain'lain yang mem+utuhkan* dengan sta, yang melayani2+ekerja untuk menyelesaikan produk'produk yang akan di+erikan kepada para lulusan seperti ijasah* transkrip serta layanan'layanan non'reguler seperti penerimaan mahasis0a +aru dan lain' lain( "amun untuk layanan pada saat'saat tertentu yang +ersi,at masal seperti pengam+ilan .artu Ujian Akhir maka semua sta, +ertanggung ja0a+ terhadap layanan di loket( iii( 3asing'masing sta, harus memperhatikan ke+utuhan dari sta, lainnya* artinya apa+ila seorang sta, terlalu +erat +e+an kerjanya pada saat tertentu maka sta, lainnya +erke0aji+an mem+antunya +. Bu(a*a Kerja

i(

3engedepankan keter+ukaan antar sta,

ii( 3em+angun keper)ayaan antar sta, iii( 3engem+angkan +udaya team work iv( 3e0ujudkan komunikasi kekeluargaan v( Bekerja dengan roh ignatian yang menjunjung tinggi nilai'nilai re,lekti, dan pengor+anan diri (. Pela*anan,Pr)(uk i( 3engorganisir laporan !PSB!D

ii( 3engorganisir Perpanjangan /jin Program Studi iii( Penda,taran Ulang2 egistrasi mahasis0a setiap a0al semester iv( Penda,taran ujian akhir semester v( Penda,taran ujian pendadaran vi( 3empersiapkan ijasah dan transkrip lulusan vii( 3engelola pelaksanaan 0isuda dan penyumpahan viii(3engorganisir penggunaan ruang kuliah* atupun peminjaman ruang dari pihak luar USD i9( Penyedia in,ormasi yang terkait dengan mahasis0a yang di+utuhkan oleh pihak lain* +aik dari dalam USD maupun luar USD 9( 3engorganisir proses Penerimaan 3ahasis0a Baru +ekerja sama dengan -U3AS

e. Struktur "rgan$%a%$

Sistem organisasi BAA terdiri dari kepala +iro* 0akil kepala dan +agian( Bagian layanan di BAA terdiri dari : +agian( Se)ara struktur organisasi BAA dapat dilihat pada gam+ar +erikut 6

-. KEBI AKAN 'UTU a( .e+ijakan Umum

Untuk menjamin agar kinerja layanan BAA dapat +erkem+ang dengan +aik dan dapat mengikuti perkem+angan kemajuan teknologi yang ada maka ada +e+erapa ke+ijakan umum yang dilakukan oleh BAA
i( Se)ara rutin melakukan rapat internal untuk kegiatan'kegiatan +erikut untuk menjamin agar proses layanan terhadap pelanggan dapat dilakukan dengan +aik 6 1) !valuasi terhadap layanan harian yang dilakukan terhadap pelanggan $) .oordinasi dalam rangka melakukan kegiatan'kegiatan rutin internal yang menjadi tanggung ja0a+ BAA seperti 0isuda* penerimaan mahasis0a +aru* da,tar ulang laporan !PSB!D dan lain'lain ii( 3elakukan koordinasi dalam rangka kegiatan non rutin misalnya peminjamam ruang kuliah untuk tempat tes perguruan tinggi lain iii( Se)ara rutin melakukan pengem+angan SD3 melalui pendidikan ataupun kursus'kursus sesuai dengan ke+utuhan perkem+angan +idang layanan maupun perkem+angan teknologi in,ormasi iv( Se)ara personal setiap individu melakukan per+aikan terhadap perilaku dan sikap yang mengarah kepada +udaya kerja yang ingin di)apai v( 3elakukan proses evaluasi terus menerus terhadap prosedur kerja dan layanan melalui masukan dari pelanggan dalam +entuk penye+aran kuesioner +( /ndikator .inerja Biro Administrasi Akademik i( .epuasan pelanggan yang meliputi aspek'aspek +erikut6 1) Reliability 2) Responsiveness 3) Emphaty 4) Tangible ii( 5aliditas* ke)epatan updating dan kelengkapan data2in,ormasi yang di+erikan kepada pihak yang mem+utuhkan iii( .e)epatan layanan yang di+erikan BAA kepada pelanggan iv( .ejelasan prosedur layanan v( .elan)aran laporan !PSB!D vi( .elan)aran pengurusan perpanjangan ijin operasional prodi )( /ndikator .inerja .un)i (.ey Per,orman)e /ndi)ator) BAA i( .epuasan pelanggan

"ilai /ndikator kinerja kun)i6 rerata kepuasan pelanggan se+esar & (skala % < 1%) "ilai indikator kepuasan pelanggan diukur melalui kuesioner :

ii( .elan)aran laporan !PSB!D =

"ilai indikator kinerja kun)i6 #ingkat kelan)aran pelaporan !PSB!D per semester +ernilai & (skala 1 < 1%) "ilai tingkat kelan)aran +ernilai 1% artinya tanpa kesalahan* >* &* :* 8* $* dan 1 +erturut'turut satu kali kesalahan* $ kali kesalahan* 7 kali kesalahan* 8 kali kesalahan* dan ; kali atau le+ih kesalahan
iii( .elan)aran pengurusan perpanjangan ijin operasional prodi

"ilai indikator kinerja kun)i6 #ingkat kelan)aran pengurusan perpanjangan ijin operasional prodi se+esar 1% (skala 1 < 1%) "ilai tingkat kelan)aran se+esar 1% artinya jika S. +aru diter+itkan se+elum ijin operasional yang lama ha+is dan se+esar nol jika S. +aru diter+itkan setelah ijin operasional lama sudah ha+is
iv( .e)epatan layanan

/ndikator kinerja kun)i6 tingkat ke)epatan layanan +ernilai & (skala 1 < 1%) "ilai ke)epatan layanan 1% artinya 0aktu layanan sesuai dengan yang tertulis dalam SOP* +ernilai >* &* ?* @ dan 1 +erturut'turut ke)epatan layanan mele+ihan 1% A* $%A* 7%A* @ dan >% A atau le+ih dari 0aktu yang tertulis di SOP( Pengukuran ke)epatan layanan akan dievaluasi setiap akhir tahun
d( .uesioner 1ayanan Biro Administrasi Akademik

Kue%$)ner La*anan B$r) A(.$n$%tra%$ Aka(e.$k /BAA0

PETUNJUK PENGISIAN. Mohon kesediaan anda untuk mengisi kuesioner ini dengan baik guna pen gembangan dan perbaikan pelayanan Biro Administrasi Akademik (BAA). Pilihlah bilangan ang ses!ai dengan "enilaian anda terhada" "ern ataan ang disediakan dengan #ara menghitamkan lingkaran di bawahnya. N) Pern*ataan Rel$ab$l$t* 1( Prosedur pelayanan di BAA tidak +er+elit'+elit $( 7( 8( 1 B B B B 2 B B B B 3 B B B B B B B B 1 B B B B 2 B B B B 3 B B B B Sangat Setuju Sangat Setuju Sangat Setuju Sangat Setuju

;(

Sangat #idak Setuju Proses pelayanan di BAA Sangat )epat dan tepat tidak Setuju .egiatan administrasi Sangat rapi dan teratur #idak setuju Sta, BAA mem+eri Sangat pelayanan yang #idak memuaskan sesuai Setuju ke+utuhan anda Re%4)n%$5ene%% Sta, BAA menunjukkan Sangat disiplin kerja yang tinggi #idak

Sangat Setuju ?

:( Sta, BAA mem+eri tanggapan yang )epat dan +aik terhadap keluhan anda ?( Prosedur penyampaian in,ormasi jelas dan mudah dimengerti &( Sta, BAA selalu ada sesuai jad0al >( BAA mem+erikan jaminan apa+ila terjadi kesalahan pada hasil kerja sta, BAA 1%( Sta, BAA memiliki si,at sopan* ramah* jujur* dan dapat diper)aya 11( Sta, BAA memiliki kemampuan* pengetahuan* dan ke)akapan yang tinggi dalam menjalankan tugasnya E.4at6* 1$ BAA mem+erikan kemudahan dalam akses pelayanan administrasi akademik N) Pern*ataan 17 BAA tidak mem+iarkan pengguna layanan menunggu antrian terlalu lama 18 Sta, BAA +ertugas sepenuh hati dalam mem+erikan pelayanan 1; .omunikasi sta, BAA dengan pengguna layanan +erjalan dengan +aik dan lan)ar 1: Sta, BAA mem+erikan perlakuan yang adil kepada setiap pengguna layanan 1? Tang$ble 1& uang pelayanan dan ruang tunggu BAA nyaman

Setuju Sangat #idak Setuju Sangat #idak Setuju Sangat #idak Setuju Sangat #idak Setuju Sangat #idak Setuju Sangat #idak Setuju

Sangat Setuju Sangat Setuju Sangat Setuju Sangat Setuju Sangat Setuju Sangat Setuju

B B B

B B B

B B B

B B B

B B B

B B B

B B B

B B

B B

B B

B B

B B

B B

B B

Sangat #idak Setuju Sangat #idak Setuju Sangat #idak Setuju Sangat #idak Setuju Sangat #idak Setuju Sangat #idak Setuju

Sangat Setuju

1 B

2 B

3 B

1 B

2 B

3 B

Sangat Setuju

B B

B B

B B

B B

B B

B B

B B

Sangat Setuju Sangat Setuju Sangat Setuju

Sangat Setuju

&

1> Sta, BAA +erpenampilan rapi* sopan* sesuai dengan situasi dan kondisi $% .antor BAA tertata se)ara +ersih dan rapi $1 /n,ormasi yang di+erikan BAA dapat diandalkan $$ Sistem /n,ormasi (komputer) yang ada di BAA +ekerja dengan handal

Sangat #idak Setuju Sangat #idak Setuju Sangat #idak Setuju Sangat #idak Setuju

Sangat Setuju Sangat Setuju Sangat Setuju Sangat Setuju

B B B

B B B

B B B

B B B

B B B

B B B

B B B

Berdasarkan pengalaman anda* mohon dituliskan jen$% la*anan BAA yang masih menge)e0akan dan perlu diper+aiki( CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC CCCCCCCCC CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC CCCCCCCCC CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC CCCCCCCCC CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC CCCCCCCCC CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC CCCCCCCCC CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC CCCCCCCCC CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC CCCCCCCCC CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC CCCCCCCC CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC CCCCCCCC Terima kasih atas partisipasi Anda

>

D"KU'EN LE#EL S#A"DA OP! A#/"D P OE!DU !

K"DE SOP BAA'%1

UDUL #A"DDA1 D/.!1UA .A" P!"! /3AA" 3A-AS/S4A BA U "O5!3B! $%%& AREA "o( !5/S/ 6 %1 B/ O AD3/"/S# AS/ A.AD!3/. (BAA) Septem+er < Desem+er $%%> TU UAN 1( #erti+nya mekanisme layanan penerimaan mahasis0a +aru mulai dari persiapan promosi sampai dengan layanan kegiatan /"SAD-A( $( #erkoordinasinya unit kerja dan personil yang terli+at dalam layanan penerimaan mahasis0a +aru( 7( #erkendalinya proses penerimaan mahasis0a +aru sesuai dengan peraturan yang +erlaku dan tujuan pendidikan yang ditetapkan universitas( DESKRIPSI .egiatan layanan penerimaan mahasis0a +aru dilakukan melalui +e+erapa tahapan proses* yaitu persiapan dan pelaksanaan promosi* penerimaan mahasis0a +aru melalui seleksi jalur prestasi* jalur kerjasama dan jalur reguler* da,tar ulang* pengunduran diri )alon mahasis0a +aru dan /"SAD-A( Proses penerimaan mahasis0a +aru dilakukan dengan mengedepankan kemudahan layanan administrasi se)ara e,isien dan e,ekti, dengan menga)u pada peraturan akademik yang ditetapkan universitas( .epanitiaan P3B disusun dengan memperhatikan struktur organisasi tingkat universitas( Se)ara struktur koordinator P3B dijalankan se)ara e9ovisio oleh kepala BAA( Promosi dikelola oleh Biro -umas* tes dipersiapkan oleh P$#.P* dan BAPS/ mempersiapkan kesiapan jaringan dalam proses seleksi penerimaan DA7TAR ISTILAH Pr)gra. %tu($ adalah unsur pelaksana kegiatan akademik dalam satu )a+ang ilmu pengetahuan* teknologi* atau seni( K).4eten%$ adalah seperangkat tindakan )erdas dan penuh tanggung ja0a+ yang dimiliki seseorang se+agai syarat untuk dianggap mampu oleh masyarakat dalam melaksanakan tugas di pekerjaan( RUANG LINGKUP 1( Persiapan Promosi $( Pelaksanaan Promosi 7( P3B jalur prestasi* jalur kerjasama dan jalur reguler 8( #es masuk ;( Seleksi :( Pu+likasi hasil seleksi jalur reguler ?( Da,tar Ulang &( Pengunduran Diri 3ahasis0a Baru >( Data mahasis0a +aru 1%( /"SAD-A RE7ERENSI Peraturan Pemerintah "omor 1;8 tahun $%%% .etetapan Senat Akademik USD enstra USD tahun $%%& ' $%1$ PR"SEDUR DAN TANGGUNG A8AB Di+uat oleh* Diperiksa oleh* #im PAA .epala BAA Disahkan oleh* 4akil ektor /

1%

PR"SEDUR DAN TANGGUNG A8AB

D"KU'EN LE#EL S#A"DA OP! A#/"D P OE!DU ! UDUL AREA (BAA) Keg$atan P!"! /3AA" 3A-AS/S4A BA U (P3B) B/ O AD3/"/S# AS/ DA" A.AD!3/. N) K"DE SOP BAA'%1 #A"DDA1 D/.!1UA .A" "O !5/S/ 6 %% P$6ak terka$t Rekt)rat,8R BAA II,8R III 71 Okto+er $%%&

D)k Pr)($, Dekanat Keuangan, BUK,Bank,Ka%$r 1(1( s2d 1(7 $(1 $($

8aktu

9al)n 'a6a%$%:a Baru,%ek)la6

Hu.a%

P2TKP

$ +ln

Per%$a4an S)%$al$%a%$ P'B Pelak%anaan S)%$al$%a%$ P'B P'B alur Pre%ta%$

1 $ 7a tidak 7+ Ya tidak 7) Ya

& +ln & +ln & +ln 7 +ln $%% mnt 1 hari

A B

7(1 7($( 7(7 8(1 8($ tidak y a ;(1( s2d ;(8 :(1

P'B alur Kerja%a.a& P'B alur Reguler Te% 'a%uk Selek%$ 8 ;

Publ$ka%$ Ha%$l Selek%$ alur Reguler

1 jam

11

D$%4en%a%$ #idak Pe.ba*aran Da;tar Ulang ? & Pengun(uran ($r$ tidak Data .a6a%$%:a baru INSADHA > 1%

Ya

?(1 ?(7 ?(1 ?(7 ?(1 s2d ?(7 &(1 s2d &(7 >(1 s2d >(? 1%(1

1% mnt

1% mnt 1% mnt 1% mnt 1% mnt 1; mnt

Ya

1$

"o .egiatan 1

Dokumen 1(1( #ari,'tari, dari +er+agai P# 1($( Lea let per prodiF poster USD* in,ormasi P3BF ProspektusF +uku panduan da,tar ulang 1(7( 1em+ar Soal #es P3B $(1( Lea let per prodiF poster USD* in,ormasi P3BF ProspektusF $($( 1em+ar Soal #es P3B 7(1( /n,ormasi P3BF Surat Pena0aran kerja sama dari USDF Hormulir Penda,taran Galur PrestasiF Surat Pengantar dari Sekolah( 7($( /n,ormasi P3BF Surat Pena0aran .erja sama dari USDF Hormulir Penda,taran Galur .erjasamaF 1em+ar Soal #es P3B( 7(7( /n,ormasi P3BF Hormulir Penda,taran Galur egulerF 1em+ar Soal #es P3B 8(1( Peraturan Pelaksanaan #es 8($( 1em+ar Soal tes P3B dan lem+ar ja0a+ ;(1( Data penda,tar ;($( Data nilai tes ;(7( Data jumlah mahasis0a mem+ayar ;(8( !rint out hasil seleksi :(1( Da,tar Ealon 3ahasis0a Baru USD :($( S. Penerimaan 3ahasis0a Baru ?(1( S. PenerimaanF ?($( Buku Panduan Da,tar Ulang (memuat syarat da,tar ulang)F ?(7( Slip Pem+ayaran &(1( S. Penerimaan &($( Bukti pem+ayaran &(7( Bukti diterima di P# lain >(1( Hoto)opy ijasah yang telah dilegalisir oleh sekolah >($( Hoto)opy S.-U" yang telah dilegalisir oleh sekolah >(7( Hoto)opy akte kelahiran >(8( Surat Pernyataan penanggungja0a+ +iaya studi >(;( Surat Pernyataan +e+as "A .OBA >(:( /sian Data Pri+adi >(?( Surat keterangan tidak +uta 0arna untuk program studi tertentu

4aktu Guli ' Agustus

$ 7

Sept < April Sept < April

3ei < Agustus Guni ' Agustus 1 hari se+elum seleksi Okto+er < Agustus Okto+er < Agustus Okto+er ' Agustus Guni < Agustus

8 ;

: ? & >

PEN ELASAN PR"SEDUR DAN TANGGUNG A8AB 1( Persiapan Sosialisasi P3B a( -umas 3eran)ang tari,'tari, P3B 1) -umas mengumpulkan data tari,'tari, dari +er+agai P# lain dan tari, USD tahun lalu( $) Data +er+agai tari, terse+ut dikirimkan oleh -umas ke Rekt)rat untuk mendapatkan tari,'tari, P3B USD yang +aru( 7) Berdasarkan in,ormasi dari -umas* ektorat mem+uat tari, P3B yang +aru dan mengirimkannya ke -umas se+agai +ahan in,ormasi ke pu+lik khususnya )alon mahasis0a +aru( 8) -umas mem+uat iklan tentang P3B USD di +er+agai surat ka+ar dan radio maupun dalam +entuk spanduk( +( Hu.a% +ersama BAA meran)ang +erkas'+erkas lainnya dan men)etak untuk mempersiapkan proses P3B Galur Prestasi dan .erjasama( Berkas'+erkas yang perlu dipersiapkan adalah 6 1) Lea let in,ormasi P3B $) Gad0al rin)i P3B 7) Prospektus USD 8) Surat'surat pena0aran kerjasama P3B ke +er+agai sekolah mitra ;) Poster USD :) Buku panduan da,tar ulang ?) Hormulir jalur prestasi* kerja sama dan reguler &) Lea let Program Studi (kerja sama dengan Pr)ga. Stu($) $( Pelaksanaan Sosialisasi P3B a( Hu.a% +ekerja sama dengan BAA mem+entuk tim promosi dari USD dan meran)ang jad0al kegiatan dan petugas yang +ertanggungja0a+ pada kegiatan sosialisasi terse+ut (disesuaikan dengan kegiatan ekspo sekolah)( Sosialisasi P3B dilakukan melalui 6 1) /klan media masa $) /klan poster2spanduk2+aliho 7) !kspo pendidikan 8) 4e+site USD ;) Presentasi langsung kepada sis0a'sis0a di sekolah :) 4isata kampus2open house +( Se+elum hari pelaksanaan promosi sekretariat humas mempersiapkan +e+erapa perlengkapan se+agai +erikut 6 1) Perlengkapan dekorasi 6 taplak* paku* pukul* solasi* gunting2kater* ra,ia $) Baner dan +a)kdrop sesuai ke+utuhan 7) 1aptop dan vie0er 8) Lea let dan prospektus ;) Asesoris perlengkapan promosi 6 stiker* tas* pem+atas +uku* +allpoint* gantungan kun)i dan lain'lain :) Proposal ekspo dan +ukti trans,er ?) Soal tes masuk jika meren)anakan akan mengadakan tes di tempat ekspo &) Hormulir jalur prestasi dan jalur kerja sama jika akan mengadakan tes sekaligus )( Se+elum hari pelaksanaan promosi sekretariat humas mengajukan anggaran keuangan untuk ke+utuhan pelaksanaan mengikuti ekspo ke .epala Biro .euangan untuk di)airkan satu hari se+elum +erangkat promosi d( Se+elum hari pelaksanaan promosi sekretariat humas menghu+ungi BAU untuk meminta kendaraan e( #im promosi melakukan kegiatan promosi dan pameran pendidikan di +er+agai sekolah sesuai jad0al yang telah disepakati dengan sekolah atau menyesuaikan dengan jad0al'jad0al ekspo yang sudah diran)ang oleh sekolah( ,( Petugas promosi pada saat +erjaga di stand pameran +ertugas 6 1) 3em+eri in,ormasi kepada para pengunjung (sis0a sekolah* orang tua sis0a* guru* dan umum) dan sekaligus mem+erikan lea let kepada yang mem+utuhkan

$) 3enjual ,ormulir jalur prestasi 7) 3elakukan presentasi di kelas jika di+eri kesempatan oleh sekolah 8) 3engadakan tes masuk kepada )alon mahasis0a jika ada kesempatan dan sekolah mem+eri ijin g( Petugas promosi melaporkan 1PG ke Biro .euangan 7( Penerimaan 3ahasis0a Baru (P3B) 1( Galur Prestasi a( Hu.a% +ersama BAA mem+uat surat dilampiri sejumlah ,ormulir Galur Prestasi yang ditujukan ke +er+agai sekolah mitra dengan maksud mena0arkan kerja sama penerimaan mahasis0a +aru melalui jalur prestasi +( Sekolah mengkoordinir penda,taran jalur prestasi dan mengirimkan +erkas'+erkas yang diperlukan (nilai rapor kelas 11 semester / dan //) ke USD (+erkas ini dapat juga dititipkan kepada petugas promosi yang ke+etulan +erkunjung ke sekolah terse+ut) )( Berkas'+erkas jalur prestasi yang dikirim dari sekolah (,ormulir penda,taran dan data nilai rapor) dikelola oleh BAA untuk selanjutnya data'data terse+ut diinputkan ke dalam komputer d( Seleksi jalur prestasi oleh kaprodi didasarkan pada nilai'nilai rapor sis0a dilaksanakan di 1a+oratorium .omputer Dasar( e( BAA memproses hasil seleksi dan mengirimkan hasil terse+ut ke sekolah( -asil seleksi yang dikirimkan ke sekolah dilampiri +e+erapa +erkas( Setiap amplop yang akan diterima oleh sis0a yang diterima +erisi +erkas'+erkas se+agai +erikut 6 i( Surat .eputusan Penerimaan 3ahasis0a Baru ii( Slip pem+ayaran iii( Buku panduan da,tar ulang ,( -umas mengumumkan hasil seleksi di internet (0e+ USD) sehingga sis0a dapat langsung melihat hasilnya( $( P3B Galur .erjasama dengan Sekolah a( Hu.a% +ersama BAA mem+uat surat ditujukan ke +er+agai sekolah mitra dengan maksud mena0arkan kerja sama penerimaan mahasis0a +aru melalui jalur .erja sama +( Sekolah yang ingin meman,aatkan ta0aran terse+ut segera menghu+ungi USD untuk diadakan tes di sekolahnya )( Petugas tes (P$#.P) mendatangi sekolah untuk mengadakan tes masuk ke USD (peserta dari sekolah lain dimungkinkan ikut tes +ersama sekolah terse+ut) d( -asil tes yang diselenggarakan di sekolah +ersama ,ormulir penda,taran di+a0a petugas P$#.P ke USD e( Petugas P$#.P menyerahkan ,ormulir dan lem+ar ja0a+ ke BAA untuk diinputkan ke komputer dan diolah sehingga hasil tes dapat diinputkan ke komputer (paling lam+at ; hari se+elum seleksi oleh kaprodi) ,( Seleksi jalur .erja sama oleh kaprodi didasarkan pada nilai'nilai tes sis0a dilaksanakan di 1a+oratorium .omputer Dasar( g( BAA memproses hasil seleksi dan mengirimkan hasil terse+ut ke sekolah( -asil seleksi yang dikirimkan ke sekolah dilampiri +e+erapa +erkas( Setiap amplop yang akan diterima oleh sis0a yang diterima +erisi +erkas'+erkas s++6 i( Surat .eputusan Penerimaan 3ahasis0a Baru ii( Slip pem+ayaran iii( Buku panduan da,tar ulang h( -umas mengumumkan hasil seleksi di internet (0e+ USD) sehingga sis0a dapat langsung melihat hasilnya( Proses seleksi untuk Galur Prestasi dan Galur .erja Sama dengan low"chart dapat dilihat di +a0ah ini6

Seleksi P3B Galur Prestasi dan .erja Sama Akt$;$ta% !kspo2presentasi2tes2penju alan ,ormulir penda,taran di sekolah oleh humas2P$#.P Data rapor dan lem+ar ja0a+ )alon dari sekolah di+a0a humas2P$#.P Data identitas )alon dan data rapor dimasukkan ke komputer dan lem+ar ja0a+ diurutkan oleh BAA BAA menscan lem+ar ja0a+ )alon dan olah data BAA meminjam la+* mengundang kaprodi* rektorat*dekan untuk seleksi* 1.D menyiapkan la+ untuk seleksi Seleksi oleh .aprodi2dekan Pen)etakan data rekap hasil seleksi oleh BAA dan tanda tangan kepala BAA dan kaprodi Setelah semua prodi selesai seleksi BAA mem,inalisasi data akhir dan men)etak rekap data )alon mahasis0a lulus Data so t copy dikirim ke -umas (diumumkan di 0e+) BAA men)etak S.* la+el* slip pem+ayaran Amplop ditempeli la+el dan diisi S.* slip I +uku panduan per )alon 3enyiapkan pengantar ke sekolah dilampiri da,tar )alon yang diterima 3engirimkan +erkas ke sekolah sekolah BAA SEK"LAH HU'AS, P2TKP Pr)($ < Pejabat D)ku.en /n,o P3B* ,orm penda,taran* prospektus rapor* lem+ar ja0a+ )alon apor dan lem+ar ja0a+ apor dan lem+ar ja0a+ 1em+ar ja0a+ )alon Undangan ke .aprodi rektorat* dekan dan permohonan ke kepala 1a+ Data di komputer Da,tar lulus per prodi ekap data lulus dan da,tar lulus per prodi ekap data lulus dan da,tar lulus per prodi S.* la+el* slip dan +uku panduan Amplop per )alon dan sekolah Amplop per )alon dan sekolah Amplop per )alon dan sekolah 8aktu

& +ulan

1 hr

1 minggu

7 jam

1 jam

$ jam ; menit

1 jam

$% mnt

7 jam

8 jam

$ jam

1 jam

7(

&

8( P3B alur eguler a( Persiapan Penda,taran i( Hu.a% +ersama BAA melakukan rekrutmen petugas penda,taran ii( Hu.a% +ersama BAA mengadakan pelatihan kepada petugas penda,taran iii( BAA +ersama Hu.a% +ekerja sama dengan BAPSI dan BAU menyiapkan perlengkapan tempat penda,taran( Be+erapa hal yang perlu disiapkan adalah 6 meja kursi untuk penda,taran* komputer untuk menginput data penda,tar* +a)kdro, untuk dekorasi* jaringan dan sum+er'sum+er listrik( +( Proses Penda,taran i( Penda,taran )alon mahasis0a +aru di 3ri)an oleh 4etuga% 4en(a;taran ii( Petuga% 4en(a;taran setiap hari melakukan validasi data penda,taran( Gika terjadi peru+ahan pilihan* penam+ahan peserta dan pem+atalan penda,tar pada saat akhir penda,tar maka peru+ahan ini juga harus diin,ormasikan ke P$#.P )( Proses Pelaksanaan #es masuk i( Se+elum pelaksanaan tes masuk P$#.P melakukan rekrutmen penga0as tes (se+agian +esar mahasis0a dan ditam+ah +e+erapa dosen) ii( P$#.P melakukan +ri,ing kepada penga0as tes iii( BAU menyiapkan ruang kelas yang akan dipergunakan untuk tes seleksi P3B iv( Satu hari se+elum pelaksanaan tes BAA di+antu petugas penda,taran menempel nomor tes peserta( #empat tes dilaksanakan di 3ri)an v( Pada hari pelaksanaan tes* BAA dan petugas penda,taran +ertugas se+agai penerima tamu +agi )alon yang akan mengikuti tes (menunjukkan tempat tes +agi )alon yang kesulitan men)ari ruang tes) vi( #es dilaksanakan dalam satu hari mulai pukul %?(7% < 11(7% untuk semua program studi vii( Setelah tes selesai lem+ar ja0a+ diserahkan ke BAA untuk diproses d( Seleksi Galur eguler i( BAA meminjam 1a+oratorium .omputer Dasar untuk tempat seleksi ii( BAA mengundang panitia inti P3B* dekan* dan kaprodi untuk seleksi iii( Proses seleksi oleh .aprodi iv( Pen)etakan +erkas'+erkas yang akan dikirim ke )alon oleh BAA( Berkas yang perlu disiapkan adalah 6 S. Penerimaan* slip pem+ayaran* Buku Panduan Da,tar Ulang v( BAA menyiapkan +erkas yang sudah disiapkan per )alon yang diterima di loket penda,taran untuk diam+il oleh )alon yang lulus seleksi vi( -umas mengumumkan hasil seleksi di koran dan di internet* BAA mengumumkan hasil seleksi di papan pengumuman yang ada di 3ri)an dan Paingan vii( Bagi )alon yang tidak +isa mengam+il S. Penerimaan dan +erkas lainnya di kampus dalam 0aktu 7 hari setelah pengumuman akan dikirimkan ke alamat )alon oleh BAA( Untuk gelom+ang /// pengam+ilan S. Penerimaan dan +erkas lainnya hanya dilayani di kampus( Proses seleksi untuk Galur Prestasi dan Galur .erja Sama dengan low"chart dapat dilihat di +a0ah ini 6

>

Seleksi P3B eguler Akt$;$ta% Pelaksanaan tes reguler 1em+ar ja0a+ dikirim ke BAA oleh P$#.P BAA memproses lem+ar ja0a+ )alon BAA meminjam la+* mengundang panitia inti* prodi* dekan untuk seleksi* 1.D menyiapkan la+ Seleksi oleh .aprodi2dekan Pen)etakan data rekap hasil seleksi oleh BAA dan tanda tangan kepala BAA dan kaprodi Setelah semua prodi selesai seleksi BAA mem,inalisasi data akhir dan men)etak rekap data )alon mahasis0a lulus Data so t copy penda,tar diterima ($k$r$. )le6 BAA ke Hu.a% untuk ($u.u.kan ($ 8eb BAA men)etak S.* la+el* slip pem+ayaran Amplop ditempel la+el dan diisi S.* slip dan +uku panduan per )alon 3enge)ek setiap nama amplop dengan da,tar nama )alon lulus Berkas penerimaan disiapkan di tempat penda,t P3B untuk di+erikan ke )alon yang mengam+il BAA mengirimkan ke alamat )alon (ke)uali gelom+ang /// harus diam+il )alon)

BAA

9AL"N 'HS

HU'AS ,P2TKP

Pr)($ < Pejabat

D)ku.en Soal tes dan lem+ar ja0a+ 1em+ar ja0a+ 1em+ar ja0a+ Undangan ke .aprodi rektorat* dekan dan permohonan ke kepala 1a+ Data di komputer Da,tar lulus per prodi

8aktu $%% mnt 1 jam ; jam

1 jam

$ jam

1% menit

ekap data lulus dan da,tar lulus per prodi ekap dat a lulus dan da,tar lulus per prodi S.* la+el* slip dan +uku panduan Amplop per )alon Amplop per )alon D$a.b$l Amplop per )alon T$(ak ($a.b$l

1 jam

$% menit

1 hari

7 hari

Amplop per )alon

1 hari

1%

8( Da,tar Ulang a( Se+elum melakukan da,tar ulang mahasis0a +aru 0aji+ menyelesaikan urusan administrasi keuangan yang meliputi Dana Pengem+angan Pendidikan* Uang .uliah #etap* Uang .emahasis0aan dan /uran Perpustakaan di Bank mitra USD( +( Selanjutnya mahasis0a +aru melakukan da,tar ulang di BAA /.e.ba:a berka% 4er%*aratan *ang tela6 ($tentukan0 )( 3ahasis0a +aru akan memperoleh +ukti da,tar ulang dari BAA untuk pengam+ilan .#3 ;( Pengunduran Diri 3ahasis0a Baru a( 3ahasis0a +aru yang sudah melakukan da,tar ulang dapat mengundurkan diri dengan alasan diterima di P# lain atau karena alasan tertentu( +( Proses pengunduran diri dilakukan di BAA dengan mem+a0a +ukti penerimaan mahasis0a +aru dari P# lain atau +ukti alasan lain +erserta +ukti da,tar ulang2+ukti +ayar ke USD( )( Ealon mahasis0a +aru akan menerima +ukti Pelaporan Pengunduran Diri dan rin)ian pengem+alian +iaya studi yang telah di+ayarkan( d( Dengan mem+a0a +ukti Pelaporan Pengunduran Diri )alon mahasis0a +aru menghadap .epala Biro .euangan untuk mendapatkan slip pen)airan uang e( Dengan Slip pen)airan uang terse+ut mahasis0a +aru men)airkan uang di kasir USD( :( Data 3ahasis0a Baru -asil Akhir dari proses Penerimaan 3ahasis0a Baru adalah Data 3ahasis0a yang selanjutnya menjadi dasar +agi universitas untuk proses kegiatan +erikutnya( ?( /"SAD-A Setelah Da,tar Ulang 3ahasis0a +aru 0aji+ menda,tarkan diri untuk mengikuti /"SAD-A(

11

D"KU'EN LE#EL S#A"DA OP! A#/"D P OE!DU ! UDUL 1AYA"A" !D/S# AS/ (DAH#A U1A"D)* EU#/ S#UD/* DA" P! PA"GA"DA" S#UD/ AREA B/ O AD3/"/S# AS/ A.AD!3/. (BAA)

K"DE SOP BAA'%$ #A"DDA1 D/.!1UA .A" "O5!3B! $%%& "O !5/S/ 6 %1 Septem+er < Desem+er $%%>

TU UAN 1( #erti+nya mekanisme layanan registrasi sampai dengan Bim+ingan en)ana Studi (B S) yang di+erikan oleh BAA kepada mahasis0a( $( #erkoordinasinya unit kerja dan personil yang terli+at dalam layanan ini( 7( 3eningkatkan ke)epatan layanan kepada pihak'pihak yang mem+utuhkan( 8( #erkendalinya proses layanan sesuai dengan peraturan yang +erlaku dan tujuan pendidikan yang ditetapkan universitas( ;( 3enjamin terpenuhinya +aku mutu standart layanan DESKRIPSI .egiatan layanan registrasi dan +im+ingan ren)ana studi (B S) adalah kegiatan layanan yang di+erikan oleh BAA kepada mahasis0a dan unit kerja lain* melalui proses dari pengam+ilan slip pem+ayaran uang kuliah sampai dengan print out data mahasis0a peserta kuliah( RUANG LINGKUP 1( Pengam+ilan slip pem+ayaran uang kuliah $( Penda,taran dan Pem+ayaran uang kuliah 7( Aktivasi egistrasi .#3 8( Bim+ingan en)ana Studi ;( 3odi,ikasi . S :( !rint"out Data 3ahasis0a Peserta .uliah DA7TAR ISTILAH 1( Dispensasi adalah penundaan pem+ayaran U.# sekitar satu +ulan atas persetujuan dengan 4 //( Dengan melakukan dispensasi mahasis0a yang +ersangkutan dapat memperoleh layanan akademik seperti mahasis0a lainnya yang sudah melakukan pelunasan U.# $( Bim+ingan en)ana Studi (B S) on"line adalah seluruh proses mulai dari pem+im+ingan oleh dosen pem+im+ing akademik kepada mahasis0a sampai kepada pengisian kartu en)ana Studi oleh mahasis0a se)ara on"line setelah se+elumnya mahasis0a melakukan proses da,tar ulang 7( Bim+ingan .lasikal adalah +im+ingan yang dilakukan oleh dosen pem+im+ing kepada mahasis0a yang menjadi tanggung ja0a+nya se)ara +ersama'sama dengan mahasis0a lainnya yang dilaksanakan di ruang kelas se+elum mahasis0a melakukan B S on"line 8( Bim+ingan /ndividual adalah +im+ingan se)ara individual oleh dosen pem+im+ing kepada mahasis0a se+elum mahasis0a melakukan B S on"line ;( .artu en)ana Studi (. S) adalah .artu yang dikeluarkan oleh universitas yang +erisi da,tar matakuliah yang akan diam+il oleh mahasis0a yang +ersangkutan selama satu semester ke depan :( .artu #anda 3ahasis0a (.#3) adalah kartu yang dimiliki oleh seorang mahasis0a yang +erisi tentang identitas se+agai +ukti ,isik +ah0a mahasis0a terse+ut telah terda,tar se)ara resmi se+agai mahasis0a Universitas Sanata Dharma ?( 3odi,ikasi . S adalah proses peru+ahan pengam+ilan matakuliah oleh mahasis0a karena mahasis0a merasa tidak )o)ok dengan matakuliah yang sudah diam+il se+elumnya RE7ERENSI 1( .alender Akademik $( Peraturan Akademik 7( Panduan2Pedoman Akademik Program Studi

1$

PR"SEDUR DAN TANGGUNG A8AB .eterangan ada di halaman +erikutnya

Di+uat oleh*

Diperiksa oleh*

Disahkan oleh*

17

D"KU'EN LE#EL S#A"DA OP! A#/"D P OE!DU ! UDUL= 1AYA"A" !D/S# AS/ (DAH#A U1A"D)* EU#/ S#UD/* DA" P! PA"GA"DA" S#UD/ AREA B/ O AD3/"/S# AS/ DA" A.AD!3/. (BAA) Keg$atan Pengu.u.an Da;tar Ulang 9ut$ Stu($ Per4anjangan Stu($ N) 1 $ T$(ak 7 T$(ak D$%4en%a%$ 8 t$(ak *a Terla.bat .e.ba*ar uang kul$a6 Penga.b$lan %l$4 4e.ba*aran uang kul$a6 Pe.ba*aran Uang Kul$a6 Legal$%a%$ KT' ; t$(ak : ? & !a !a !a 'a6a%$%:a

K"DE SOP BAA'%$ #A"DDA1 D/.!1UA .A" $; D!S!3B! $%%& "O !5/S/ 6 %1 $& Septem+er %> P$6ak *ang terka$t BUK Bank Dok BAPSI BAA 8R II 1(1 $(1 7(1 1; mnt 8(1 8($( ;(1( ;($( :(1( ?(1( &(1 1% mnt 1; mnt ; mnt ; mnt ; mnt 4a ktu 1; mnt 1% mnt

Sekret ,Pr)($,Dekan

18

N) Keg$atan 1 $ 7 8

D)ku.en 1(1( Pengumuman Da,tar Ulang $(1( /nstruksi .erja )uti studi 7(1( Permohonan Perpanjangan Studi 8(1( Surat Permohonan Dispensasi 8($( Surat .eputusan Dispensasi

8aktu 1; mnt 1% mnt 1; mnt 1% mnt

: ? &

;(1( Surat Permohonan /jin Pem+ayaran U.# ke 1% mnt ; mnt .aprodi ;($( Surat Permohonan /jin Pem+ayaran U.# ke .epala BAA :(1( Slip Pem+ayaran Uang .uliah ; mnt ?(1( Bukti Pem+ayaran yang disahkan +ank &(1( .#3 ; mnt ; mnt

PEN ELASAN PR"SEDUR DAN TANGGUNG A8AB LA!ANAN REGISTRASI /DA7TAR ULANG0& 9UTI STUDI& DAN PERPAN ANGAN STUDI 1. Pengu.u.an Da;tar Ulang a( BAA mem+uat pengumuman Da,tar Ulang dan dikirimkan ke .aprodi* Sekretariat Program Studi* Bagian Uang .uliah* dan Bank( +( Pengumuman +erisi tentang in,ormasi6 1) in)ian* Eara dan Persyaratan Pem+ayaran $) #empat dan 4aktu Pem+ayaran 7) Euti Studi

2. In%truk%$ Kerja 4r)%e% 9ut$ Stu($

18

Akt$;$ta%

'6%

Dekan, Ka4r)($, %ek 4r)($

BUK

BANK

BAA

D)ku.en

8a ktu

3ahasis0a mengajukan permohonan )uti di sekretariat program studi 3ahasis0a menerima Surat Pengantar permohonan )uti Surat Pengantar Euti dimintakan tanda tangan ke .aprodi Surat Pengantar yang sudah ada tanda tangan kaprodi dimintakan persetujuan dekan Dengan mem+a0a surat persetujuan dari dekan mahasis0a mengam+il slip di BU. dan mem+ayar ke +ank 3ahasis0a menerima +ukti +ayar dari +ank 3ahasis0a menda,tar )uti ke BAA dan akan memperoleh .#3 di)ap )uti* S. )uti BAA mengirim tem+usan S. )uti ke prodi

Horm )uti

1% mnt

Horm )uti

; mnt 1% mnt

Horm )uti

Horm )uti

1% mnt

Surat persetujuan )uti dari dekan

1% mnt

Bukti +ayar dari +ank Surat persetujuan )uti dari dekan* +ukti +ayar* .#3 #em+usan S. )uti

; mnt

1% mnt

1; mnt

1;

3. In%truk%$ kerja Per4anjangan Stu($ Akt$;$ta% 3ahasis0a mem+uat surat permohonan perpanjangan ke Dekan Surat permohonan dimintakan tanda tangan (diketahui) oleh kaprodi 3ahasis0a mengajukan permohonan perpanjangan studi ke dekan diketahui kaprodi Dekan mem+uat permohonan perpanjangan studi ke rektor tem+usan ke BAA (perpanjangan le+ih $9) 3ahasis0a menerima S. perpanjangan studi dari sekretariat prodi atau dari rektor jika perpanjangan le+ih $9 #em+usan S. perpanjangan studi dikirim ke BAA Eatatan 6 '6% Dekan, Ka4r)($, %ek 4r)($ Rekt)r BAA D)ku.en 8aktu

1% mnt 1% mnt Apa+ila perpanjangan le+ih $ 9 Horm permohonan perpanjangan studi

1% mnt

1% mnt

S. Perpanjangan 1% mnt Studi #em+usan S. 1; mnt Perpanjangan Studi Setelah S. perpanjangan studi diperoleh* +erikutnya mahasis0a melakukan registrasi seperti layaknya mahasis0a lainnya

-. Pe.ba*aran Uang Kul$a6 /D$%4en%a%$& Terla.bat .e.ba*ar0 Pr)%e(ur = a( 3ahasis0a mengam+il slip pem+ayaran uang kuliah di Bagian Uang .uliah (BU.)* +erikutnya mem+ayar ke +ank dan mahasis0a akan menerima +ukti pem+ayaran +( Bila #/DA.* mahasis0a dapat mengajukan permohonan dispensasi ( dengan mem+uat surat permohonan) ke 8R II( )( 4 // akan mem+eri surat keputusan dispensasi kepada mahasis0a yang mengajukan dan mem+eri tem+usan kepada orang tua mahasis0a yang +ersangkutan dengan dikirim melalui pos( d( Gika mahasis0a terlam+at mem+ayar mohon persetujuan dengan .aprodi( e( Dengan surat persetujuan dari .aprodi mahasis0a mohon persetujuan dengan .epala BAA untuk melakukan pem+ayaran Tanggungja:ab = BU.* Bank* dan 4 //( 1. Akt$5a%$ Reg$%tra%$ KT' = Pr)%e(ur = a( 3ahasis0a menyerahkan .#3 ke BAA dilampiri +ukti +ayar uang kuliah dari +ank atau +ukti dispensasi dari 4 // +( BAA mem+erikan tanda registrasi ( !D) atau Euti (EU#/) pada .#3 dan diserahkan kem+ali kepada mahasis0a Tanggungja:ab = BAA

1:

D"KU'EN LE#EL S#A"DA OP! A#/"D P OE!DU ! UDUL 1AYA"A" P! .U1/A-A"* UG/A" A.-/ S!3!S#! DA" !5A1UAS/ S/S/P P OD A3 AREA B/ O AD3/"/S# AS/ A.AD!3/. (BAA)

K"DE SOP BAA'%7 #A"DDA1 D/.!1UA .A" "O5!3B! $%%& "O !5/S/ 6 %1 Septem+er < Desem+er $%%>

TU UAN 1( #erti+nya mekanisme layanan Perkuliahan* Ujian Akhir Semester dan !valuasi Sisip Program yang di+erikan oleh BAA kepada mahasis0a( $( #erkoordinasinya unit kerja dan personil yang terli+at dalam layanan ini( 7( 3eningkatkan ke)epatan layanan kepada pihak'pihak yang mem+utuhkan( 8( #erkendalinya proses layanan sesuai dengan peraturan yang +erlaku dan tujuan pendidikan yang ditetapkan universitas( ;( 3enjamin terpenuhinya +aku mutu standart layanan( DESKRIPSI .egiatan layanan Perkuliahan* Ujian Akhir Semester dan !valuasi Sisip Program adalah kegiatan layanan yang di+erikan oleh BAA kepada mahasis0a dan unit kerja lain* melalui proses dari pengelolaan ruang kuliah sampai dengan evaluasi sisip program( RUANG LINGKUP 1( Pengelolaan ruang kuliah $( Persiapan .e+utuhan B S 7( Pelaksanaan kuliah 8( Penda,taran dan Pem+ayaran Uang Ujian Akhir Semester (UAS) ;( Pelaksanaan Ujian Akhir Semester (UAS) :( !valuasi Sisip Program ?( 3eneruskan kuliah DA7TAR ISTILAH 1( Sisip program 6 adalah evaluasi untuk menentukan apakah mahasis0a +oleh melanjutkan studi atau harus meninggalkan program studi yang +ersangkutan RE7ERENSI 1( Peraturan Akademik PR"SEDUR DAN TANGGUNG A8AB .eterangan ada di halaman +erikutnya

Di+uat oleh*

Diperiksa oleh*

Disahkan oleh*

1?

D"KU'EN LE#EL S#A"DA OP! A#/"D P OE!DU ! UDUL La*anan Perkul$a6an& Uj$an Ak6$r Se.e%ter (an E5alua%$ S$%$4 Pr)gra. AREA B/ O AD3/"/S# AS/ DA" A.AD!3/. (BAA) Keg$atan Per%$a4an B$.b$ngan Ren+ana Stu($ B$.b$ngan Ren+ana Stu($ $ ')($;$ka%$ KRS 7 #idak Ya 'a6a%$%:a

K"DE SOP BAA'%7 #A"DDA1 D/.!1UA .A" $; D!S!3B! $%%& "O !5/S/ 6 %1 $& Septem+er $%%> P$6ak *ang terka$t BUK Bank Dok BAPSI BAA 4 // 2 ektor 1(1(' 1(;( $(1( ' $(;( 7(1( 7($ 8(1# 4ak tu ? hr

N)

Pr)($,Sekret

1; mnt $'18 hari 1; mnt 7 hr

Pr$nt>)ut Pre%en%$ Pe%erta Kul$a6 Pelak%anaan kul$a6

8 ; ;(1( ;($(

1&

t$(ak Pe.ba*aran Uang SKS : ($%4en%a%$

:(1( :($( :(7( :(8( ?(1( ' ?(;( &(1( < &(8 ( >(1( D" 1%(1( 1%($( 1%(7( 11(1 ' 11(; 1$(1( ' 1$(;(

1; mnt

Penga.b$lan Kartu Uj$an Ak6$r Pelak%anaan Uj$an Ak6$r Se.e%ter /UAS0 Ha%$l Uj$an Ak6$r %e.e%ter E5alua%$ S$%$4 Pr)gra.

; mnt $ mng $ mng 1 mg 1; mnt $ hr

& >

1% #idak 'eneru%kan kul$a6 Peng$r$.an SK D" 1$ 11

1>

N) Keg$atan 1

D)ku.en 1(1( 1($( 1(7( 1(8( 1(;( $(1( $($( $(7( $(8( $(;( $lowchart pengelolaan ruang kuliah Da,tar Pena0aran 3atakuliah Gad0al Perkuliahan Gad0al B S .artu -asil Studi Gad0al Bim+ingan .lasikal Gad0al Bim+ingan /ndividual .artu 3ahasis0a Proses B S .artu en)ana Studi

8aktu

7 8 ;

7(1( Gad0al 3odi,ikasi . S 7($( . S hasil modi,ikasi 8(1( Presensi perkuliahan ;(1( Sila+us2Satuan A)ara Perkuliahan ;($( -andout 3atakuliah :(1( :($( :(7( :(8( ?(1( ?($( ?(7( ?(8( ?(;( &(1( &($( &(7( &(8( Pengumuman Pem+ayaran Uang S.S .artu 3ahasis0a Bukti pem+ayaran uang S.S Surat dispensasi dari 4 // .artu 3ahasis0a Bukti +ayar uang S.S Surat Dispensasi dari 4 // .artu Ujian Akhir Da,tar penerima +easis0a dari 4 /// Gad0al Ujian Akhir .artu Ujian Akhir .artu 3ahasis0a Presensi Ujian Akhir semester

& > 1%

>(1( -asil Ujian Akhir semter 1%(1( -asil evaluasi sisip program dari prodi 1%($( Surat keputusan DO dari ektor 1%(7( $lowchart sisip program 11(1( 11($( 11(7( 11(8( 11(;( 1$(1( 1$($( 1$(7( 1$(8( 1$(;( $lowchart pengelolaan ruang kuliah Da,tar Pena0aran 3atakuliah Gad0al Perkuliahan Gad0al B S .artu -asil Studi S. DO #ranskrip Surat Beres Administrasi .#3 Surat .eterangan Pernah .uliah

11

1$

PEN ELASAN PR"SEDUR DAN TANGGUNG A8AB

$%

LA!ANAN PERKULIAHAN 1. Per%$a4an B$.b$ngan Ren+ana Stu($ Pr)%e(ur= a( Prodi mem+uat Da,tar pena0aran 3atakuliah yang akan dita0arkan +eserta dosen yang mengampunya untuk diin,ormasikan kepada mahasis0a pada semester yang +ersangkutan +erdasarkan kurikulum yang digunakan +( Program studi mem+uat Gad0al Perkuliahan +erdasarkan matakuliah yang dita0arkan )( Gad0al perkuliahan perlu dilengkapi dengan ruang tempat perkuliahan( Pengelolaan ruang kuliah diatur +ersama oleh 4r)gra. %tu($ dan BAA +erdasarkan base"room prodi dan ruang yang dikelola oleh BAA (lihat flow chart)( d( Da,tar matakuliah +eserta dosen pengampunya serta jad0al perkuliahan dimasukkan ke dalam jaringan untuk persiapan B S on"line e( Prodi mem+uat jad0al +im+ingan klasikal* +im+ingan individual* B S on"line dan jad0al modi,ikasi . S Tanggungja:ab= program studi 2. Pr)%e% B$.b$ngan Ren+ana Stu($ Pr)%e(ur Prosedur B S on"line se)ara rin)i diatur oleh setiap Hakultas atau Program Studi( Se)ara umum proses pengisian . S dapat dijelaskan se+agai +erikut 6 a( 3ahasis0a mengikuti +im+ingan klasikal yang di+erikan oleh dosen pem+im+ing akademiknya sesuai jad0al yang telah ditentukan( Pem+im+ingan se)ara individual +isa mengikuti jad0al yang di+uat oleh program studi atau diatur tersendiri oleh Pem+im+ing Akademik( +( 3ahasis0a menunjukkan .#3 yang sudah dilegalisasi melakukan pengisian . S se)ara on" line di 1a+oratorium .omputer Dasar +erdasarkan jad0al yang diatur antara Hakultas atau Program Studi dengan BAPS/( )( Sekretariat men)etak . S yang sudah diisi oleh mahasis0a se)ara on"line se+anyak $ lem+ar( Selanjutnya . S diserahkan kepada dosen pem+im+ing akademik untuk ditandatangani( d( 3ahasis0a menyerahkan amplop (+erperangko se)ukupnya) yang sudah di+eri nama mahasis0a dan alamat orang tua mahasis0a se+agai tempat tujuan surat (untuk mengirimkan .-S mahasis0a ke orang tua) untuk mengam+il satu lem+ar . S yang ada pada pem+im+ing akademik( Satu lem+ar . S lainnya untuk arsip sekretariat prodi 3. ')($;$ka%$ KRS Proses modi,ikasi . S diatur oleh program studi a( 3odi,ikasi . S dilakukan +agi mahasis0a yang merasa tidak )o)ok dengan matakuliah yang sudah diam+il pada 0aktu B S on"line# +( Pengu+ahan ren)ana +e+an studi (modi,ikasi . S) dilaksanakan maksimal $ minggu sejak kegiatan perkuliahan semester yang +ersangkutan dimulai( )( Proses modi,ikasi . S diatur oleh program studi masing'masing -. Pen+etakan Da;tar 'atakul$a6 Pen)etakan da,tar matakuliah (presensi kuliah) dilakukan oleh sekretariat program studi Tanggungja:ab = program studi 1. Pelak%anaan kul$a6 3ahasis0a mengikuti perkuliahan sesuai jad0al yang diatur oleh masing'masing program studi( Tanggungja:ab = program studi

2. Pe.ba*aran Uang SKS

$1

Prosedur6 a( 3ahasis0a mengam+il slip pem+ayaran ke Bagian Uang .uliah dengan menunjukkan .#3 dan print"out . S +( Dengan menggunakan slip pem+ayaran dari BU. 3ahasis0a mem+ayar uang S.S ke Bank )( 3ahasis0a menerima +ukti pem+ayaran dari +ank d( Apa+ila +elum memiliki uang mahasis0a dapat meman,aatkan ,asilitas dispensasi dari Sekretariat 4akil ektor //( Prosedur dispensasi seperti pada pem+ayaran uang kuliah Tanggungja:ab= Bagian Uang .uliah* 4akil ektor // 3. Penga.b$lan Kartu Uj$an Ak6$r Prosedur6 a( 3ahasis0a menyerahkan +ukti pem+ayaran dari +ank dan .#3 yang sudah dilegalisasi kepada petugas BAA +( 3ahasis0a menerima kem+ali .#3* +ukti pem+ayaran dan .artu Ujian Akhir Semester Tanggungja:ab= Bagian BAA ?. Pelak%anaan Uj$an Ak6$r Se.e%ter /UAS0 Pr)%e(ur= a( Ujian Akhir Semester (UAS) diatur dan dilaksanakan oleh masing'masing Pr)($( +( Untuk mengikuti ujian akhir semester mahasis0a 0aji+ menunjukkan .artu Ujian Akhir Semester dan .#3 atau kartu identitas lainnya )( Penga0as ujian akan memeriksa .#3 untuk pen)o)okan identitas mahasis0a dan akan mempara, .artu Ujian Akhir Semester pada matakuliah yang sedang diujikan d( 3ahasis0a mengisi presensi pada saat mengikuti ujian Tanggungja:ab= program studi @. Ha%$l Uj$an Ak6$r S.e%ter a( Setelah semester +erakhir dosen menyerahkan nilai ke sekretariat prodi +( Sekretariat prodi mengumumkan nilai ujian per mata kuliah di papan pengumuman )( Sekretariat prodi memasukkan data nilai ujian setiap mahasis0a dan presensi kehadiran dosen dalam perkuliahan di jaringan 1A. E5alua%$ S$%$4 Pr)gra. a( Pr)gra. %tu($ melaksanakan Sisip Program pada akhir semester /5( 3ahasis0a yang terkena sisip program adalah mahasis0a yang +elum men)apai jumlah 8% S.S dan /P. $*% pada akhir semester /5 +( .eputusan DO sisip program menjadi ke0enangan Rekt)r. )( Prodi mengusulkan data mahasis0a yang terkena sisip program kepada ektor untuk di'DO( Rekt)r mem+eri 0e0enang kepada BAA untuk mengeluarkan S. DO +agi mahasis0a yang terkena sisip program / lihat flow chart0. d( BAA mengirimkan S. DO kepada mahasis0a yang terkena sisip program Tanggungja:ab = Program studi* BAA* ektorat 11. 'eneru%kan Kul$a6 a( 3ahasis0a yang lolos dari Sisip Program atau tidak DO dapat meneruskan kuliah ke semester +erikutnya(

$low"chart 6 P!"D!1O1AA" UA"D

$$

A.#/H/#AS Berdasarkan jad0al semester yang sudah di+uat* sek prodi memasukkan penggunaan ruang ke dalam base" roomnya melalui jaringan 3elakukan kerja sama dengan prodi lain dalam satu ,akultas dalam penggunaan ruang BAA men)arikan ruang ke +er+agai prodi lainnya dalam satu universitas (menunggu setelah semua prodi selesai memasukkan penggunaan ruang ke base"roomnya) Eatatan

BAA

S!. !# P OD/ )ukup

selesai selesai

DO.U3!"

4A.#U $ hari

tidak )ukup 1 hari )ukup

selesai selesai

1 hari #idak )ukup

1( BAA +ertugas mem+agi ruang seluruh universitas ke dalam base" room setiap prodi se)ara adil +erdasarkan jumlah mahasis0a dan jumlah kelas yang ada di prodi $( Se)ara periodik BAA +erke0aji+an mengevaluasi pem+agian base" room antar prodi yang ada 7( Sek prodi hanya memiliki ke0enangan menggunaan ruang dalam base"roomnya saja (di luar base"roomya tidak +isa) 8( BAA memiliki ke0enangan menggunakan semua ruang yang ada di universitas setelah prodi selesai meman,aatkan base"roomnya untuk kegiatan perkuliahan

$7

$low"chart 6 !5A1UAS/ S/S/P P OD A3 Akt$;$ta% Prodi memutuskan mahasis0a yang terkena sisip program pada semester /5 dan memohon rektor untuk mener+itkan S. DO BAA menerima tem+usan da,tar mahasis0a DO akademik dari prodi BAA menerima perintah pener+itan DO akademik dari rektor dan selanjutnya mener+itkan S. DO atas mhs yang terkena sisip program BAA mengirimkan S. DO kepada mahasis0a 'a6a%$%:a Dekan, Ka4r)($, %ek 4r)($ Rekt)r BAA D)ku.en 8aktu

Permohonan rektor mener+itkan S. DO

1 hari

#em+usan

; menit

S. DO

1 minggu

S. DO

1 hari

$8

D"KU'EN LE#EL S#A"DA OP! A#/"D P OE!DU ! UDUL 1AYA"A" UG/A" #UDAS A.-/ * YUD/S/U3 DA" 4/SUDA AREA B/ O AD3/"/S# AS/ A.AD!3/. (BAA)

K"DE SOP BAA'%8

#A"DDA1 D/.!1UA .A" "O5!3B! $%%& "O !5/S/ 6 %1 Septem+er < Desem+er $%%>

TU UAN 1( #erti+nya mekanisme layanan Ujian #ugas Akhir* Yudisium dan 4isuda yang di+erikan oleh BAA kepada mahasis0a( $( #erkoordinasinya unit kerja dan personil yang terli+at dalam layanan tugas akhir yudisium dan 0isuda( 7( 3eningkatkan ke)epatan layanan kepada pihak'pihak yang mem+utuhkan( 8( #erkendalinya proses layanan sesuai dengan peraturan yang +erlaku dan tujuan pendidikan yang ditetapkan universitas( ;( 3enjamin terpenuhinya +aku mutu standar layanan( DESKRIPSI .egiatan layanan Ujian #ugas Akhir* Yudisium dan 4isuda adalah kegiatan layanan yang di+erikan oleh BAA kepada mahasis0a dan unit kerja lain* melalui proses dari penda,taran ujian tugas akhir sampai dengan pelaksanaan 0isuda( RUANG LINGKUP 1( Penda,taran dan Pem+ayaran Uang Ujian #ugas Akhir $( 5alidasi data peserta ujian di BAA 7( Pelaksanaan Ujian #ugas Akhir 8( Yudisium ;( Pendataan 1ulusan di BAA :( Pener+itan ijasah dan transkrip asli +eserta ligalisir ?( Pelaporan data lulusan ke .opertis &( Penda,taran 4isuda >( Buku 1ulusan 1%( Pelaksanaan 4isuda DA7TAR ISTILAH 1( Ujian tugas akhir $( Yudisium 7( 4isuda 8( Buku 1ulusan RE7ERENSI 1( Buku Peraturan Akademik PR"SEDUR DAN TANGGUNG A8AB .eterangan ada di halaman +erikutnya Di+uat oleh* Diperiksa oleh*

Disahkan oleh*

$;

D"KU'EN LE#EL S#A"DA OP! A#/"D P OE!DU ! UDUL La*anan Uj$an Tuga% Ak6$r& !u($%$u. (an 8$%u(a AREA B/ O AD3/"/S# AS/ DA" A.AD!3/. (BAA) Keg$atan Pen(a;taran (an Pe.ba*aran Uang Uj$an Tuga% Ak6$r 1 Pelak%anaan Uj$an Tuga% Ak6$r !u($%$u. 7 Penga.b$lan Ija%a6 (an Tran%kr$4 8
T$(ak

K"DE SOP BAA'%8 #A"DDA1 D/.!1UA .A" $; D!S!3B! $%%& "O !5/S/ 6 %% P$6ak *ang terka$t BUK Bank Dok BAPSI BAA 8R II 1(1( ' 1(: 7; mnt 4aktu

N)

'a6a%$%:a, 8$%u(a:an

Pr)($,Sekret

$
LULUS

$(1( $($( 7(1( 8(1(' 8(;

1 mg

1 mg 1 mg

Pen(a;taran 8$%u(a Pelak%anaan 8$%u(a

;(1( ;($( ;(7( :(1( :($(

1; mnt 1 +ln

$:

N) Keg$atan 1

D)ku.en

8aktu

1(:( Surat pengantar ujian tugas akhir dari prodi 1(?( Bukti pem+ayaran 1(&( Persyaratan penda,taran 6 1egalisir /jasah terakhir* Akte .elahiran* pas ,oto 1(>( .artu peserta Ujian #ugas Akhir 1(1%( Horm data peserta ujian 1(11( Berita a)ara ujian

$ 7 8

$(1( Gad0al pelaksanaan ujian tugas akhir dari prodi $($( Berita a)ara pelaksanaan ujian tugas akhir 7(1( Berita A)ara yudisium 8(1( #ranskrip "ilai 8($( /jasah 8(7( Akta !mpat 8(8( Buku pendataan nomor seri ijasah 8(;( Paket legalisir

;(1( /n,ormasi Penda,taran 0isuda ;($( Bukti pem+ayaran 0isuda ;(7( Bukti Penda,taran 4isuda

:(1( #ata terti+ pelaksanaan 0isuda :($( Buku 1ulusan :(7( Undangan :(8( S. ektor tentang 4isuda 1ulusan PEN ELASAN PR"SEDUR DAN TANGGUNG A8AB LA!ANAN U IAN TUGAS AKHIR& !UDISIU' DAN 8ISUDA 1. Pen(a;taran (an Pe.ba*aran Uang Uj$an Tuga% Ak6$r Pr)%e(ur = 1(1( 3ahasis0a meminta Surat Pengantar Ujian #ugas Akhir dari Pr)gra. Stu($& dengan syarat telah menyelesaikan laporan tugas akhir( 1($( 3ahasis0a mengam+il slip pem+ayaran uang ujian tugas akhir di BUK dengan mem+a0a Surat Pengantar Ujian #ugas Akhir dari Program Studi( 1(7( 3ahasis0a mem+ayar di +ank 1(8( 3ahasis0a mengisi ,ormulir data peserta ujian dan menyerahkan persyaratan penda,taran ke BAA* penda,taran paling lam+at satu minggu se+elum pelaksanaan ujian( Persyaratan penda,taran ke BAA adalah 1(8(1( Surat Pengantar dari program studi 1(8($( Bukti +ayar ujian tugas akhir 1(8(7( 1egalisir ijasah terakhir 1(8(8( Akte .elahiran 1(8(;( Pas Hoto

$?

1(;( 3ahasis0a menerima .artu Peserta Ujian #ugas Akhir dan harus di+a0a pada saat pelaksanaan ujian( Tanggungja:ab 6 program studi* BU.* BAA 2. Pelak%anaan Uj$an Tuga% Ak6$r Pr)%e(ur = Ketentuan Tuga% Ak6$r $(1( Pelaksanaan Ujian #ugas Akhir diatur oleh masing'masing program studi( $($( Proses pelaksanaan tugas akhir dilakukan se)ara tertutup dengan 7 orang penguji( $(7( Bila #/DA. lulus diharuskan mengulang* +ila lulus akan diyudisium pada setiap akhir +ulan( Tanggungja:ab= program studi 3. !u($%$u. (an 4enerb$tan $ja%a6& tran%kr$4 /Da;tar Pre%ta%$ Aka(e.$k 'a6a%$%:a B DPA'0 Pr)%e(ur = 7(1( Yudisium menjadi ke0enangan 4r)gra. %tu($. 7($( 3ahasis0a yang +erhak diyudisium adalah mahasis0a yang sudah lulus ujian tugas akhir( 7(7( Program studi menyerahkan +erkas yudisium +agi mahasis0a yang sudah lulus ke BAA( 7(8( BAA mener+itkan ijasah dan transkrip Tanggungja:ab= program studi* BAA -. Penga.b$lan Ija%a6 (an DPA' 8(1( 3ahasis0a yang sudah diyudisium oleh 4r)gra. %tu($ mengam+il slip pem+ayaran uang ijasah dan akta* transkrip* dan paket legalisir di BUK 8($( 3ahasis0a mem+ayar uang ijasah dan akta* transkrip* dan paket legalisir di +ank( Pem+ayaran +isa dilakukan le0at trans,er 8(7( 3ahasis0a mengam+il ijasah dan akta* transkrip dan legalisir di BAA dengan mnyerahkan +ukti +ayar* +ukti +eres administrasi* .#3 dan +ukti penyerahan so,t )opy tugas akhir dari perpustakaan 1. Pen(a;taran 8$%u(a Pr)%e(ur = ;(1( 3ahasis0a yang sudah diyudisium oleh 4r)gra. %tu($ mengam+il slip pem+ayaran uang 0isuda* di BUK ;($( 3ahasis0a mem+ayar uang 0isuda* ke +ank dan akan menerima +ukti +ayar dari +ank( Pem+ayaran uang 0isuda* +isa dilakukan melalui trans,er ;(7( 3ahasis0a menyerahkan +ukti +ayar uang 0isuda ;(8( 3ahasis0a menerima +ukti penda,taran se+agai peserta 0isuda( Eatatan6 Satu minggu se+elum pelaksanaan 0isuda mahasis0a melakukan pengepasan toga di BAA dengan rentangan 0aktu selama 8 hari Satu hari se+elum pelaksanaan 0isuda diadakan gladi +ersih dan mahasis0a di0aji+kan untuk hadir( Pelaksanaan Pelepasan 1ulusan Hakultas diatur oleh Hakultas Tanggungja:ab = BU.* BAA 2. Pelak%anaan 8$%u(a (an Data 8$%u(a:an,:at$ :(1( Pelaksanaan 0isuda menjadi tanggungja0a+ BAA dan akan dilakukan $ kali dalam satu tahun akademik* yaitu Bulan April dan "opem+er( :($( Pelaksanaan 4isuda dilaksanakan di kampus :(7( Pada pelaksanaan 0isuda BAA mener+itkan Buku lulusan Tanggungja:ab = BAA

$&

D"KU'EN LE#EL S#A"DA OP! A#/"D P OE!DU ! UDUL = P!1APO A" !5A1UAS/ P OD A3 S#UD/ B! BAS/S !5A1UAS/ D/ / AREA B/ O AD3/"/S# AS/ A.AD!3/. TU UAN 1( pengiriman dokuman $( pelaporan !PSB!D 7( 8( ;( pengelolaan program studi

K"DE SOP BAA'%; #A"DDA1 D/.!1UA .A" "O5!3B! $%%& "O !5/S/ 6 %1 Septem+er < Desem+er $%%>

#erti+nya pelaporan !PSB!D mulai persiapan sampai dengan #erkoordinasinya unit kerja dan personil yang terli+at dalam kegiatan #erkendalinya pelaksanaan pelaporan !PSB!D sampai ke .opertis 3enjamin terpenuhinya +aku mutu !PSB!D 3eningkatkan dukungan layanan administrati, terhadap kinerja

DESKRIPSI /keterangan .engena$ S"P0 1aporan !PSB!D dimaksudkan untuk evaluasi kinerja program studi yang dilakukan oleh pihak eksternal dalam hal ini adalah .opertis* dengan tujuan monitoring dan evaluasi terkait dengan +aku standart !PSB!D( Bentuk layanan yang di+erikan adalah laporan seluruh rangkaian kegiatan perkuliahan selama satu semester termasuk seluruh ,asilitas* sarana dan prasarana yang disediakan untuk pelaksanaan kegiatan terse+ut kepada .opertis( 1aporan yang sudah dikirim oleh Perguruan #inggi akan dimuat di internet yang dapat diakses oleh pu+lik dengan alamat http622evaluasi(dikti(go(id( 1aporan !PSB!D menjadi +agian yang tak terpisahkan ketika program studi mengajukan akreditasi kepada BA" Ada hal yang seharusnya masuk de,inisi Ukuran Baku 3utu !PSB!D "% 1 $ PA A3!#! Gumlah mahasis0a 2 prodi 2 angk( asio mahasis0a 6 dosen A( /PA B( /PS /jin mengajar +agi dosen tidak tetap (P"S < Dikti) di P# lain erata +e+an (mengajar) dosen tetap < !43P ealisasi pem+elajaran (tatap muka) antara dosen dng mhs( Gumlah S.S yang diam+il mahasis0a +erdasarkan /PS (A'tase penyimpangan) "is+ah lulusan 6 mhs akti, 2 tahun Gumlah mahasis0a DO 2 tahun 1ama studi mahasis0a (semester) erata /PS Gumlah penelitian I pu+likasi ilmiah dosen BA.U S#A"DA D J 7% K 7% 6 1 K 8; 6 1 Ada 2 #idak K 1$ J ?%A K %*;A J 1:A K &A & < 18 J $*%% J ;A

7 8 ; : ? & > 1% 11

$>

1$ 17 18 1; 1:

asio mahasis0a menda,tar 6 daya tamping asio mhs diterima 6 menda,tar ulang (registrasi) asio ruang +elajar dng mahasis0a asio ruang kerja 6 jml dosen asio +uku dengan mahasis0a A( B( Program Sarjana Program Pas)asarjana

J &%A J &%A J %*; m$ J 8 m$ J 1%A J ;%% judul J &%% m$ (Universitas) 8 org < D7 I 7 org < S1 (Universitas) J8 m$ J1%%% m$ (Universitas) J&% m$ (Universitas) J1%(%%%m$ (Universitas) 8%A J:%% m$ (Universitas)

1? 1&

1uas la+oratorium yang dapat diakses oleh program studi Gumlah #enaga administrasi

1> $% $1 $$ $7 $8

asio ruang administrasi dng jml tenaga adm 1uas ruang kuliah 1uas ruang administrasi 1uas tanah P# asio mahasis0a lulus tepat 0aktu per angkatan 1uas ruang perpustakaan

DA7TAR ISTILAH 1. EPSBED adalah singkatan dari !valuasi Program Studi Ber+asis !valuasi Diri 2. Pr)gra. %tu($ adalah unsur pelaksana kegiatan akademik dalam satu )a+ang ilmu pengetahuan* teknologi* atau seni RUANG LINGKUP 1. Pelaporan kegiatan akademik setiap semester ke .opertis 2. Ukuran kinerja program studi 3. 3onitoring kinerja akademik program studi RE7ERENSI 1. UU Sisdiknas "o( $%2$%%7 Ps( 1($1)* Ps( ;?(1) ' !valuasi Penyelenggaraan Pendidikan #inggi 2. .epmendiknas "o( 1&82$%%1 Ps( ;* S. Dirjen Dikti "o( %&2$%%$* S. Dirjen Dikti "o( 782$%%$ ' !PSB!D 3. UU Sisdiknas "o( $%2$%%7 Ps( ;%($)* Ps( ;1($)* PP S"P "o( 1>2$%%; Ps( 8* Ps( >1* Ps( >$(1 I &) ' Penjaminan 3utu P# -. UU Sisdiknas "o( $%2$%%7 Ps( 1($$)* Ps( :%* PP S"P "o( 1>2$%%; Ps( 1($?)* Ps( &:* Ps( &?* Ps( && ' Akreditasi P# (Audit !ksternal) 1. UU Sisdiknas "o( $%2$%%7 Ps( 7;(1)* Ps( ;%($)* PP S"P "o( 1>2$%%; Ps( 1(1)* Ps( $* Ps( 8 ' Standar "asional Pendidikan

7%

PR"SEDUR DAN TANGGUNG A8AB Di+uat oleh* Diperiksa oleh* Disahkan oleh*

EA#A#A" 6 .oreksi BAA paling a0al dilakukan $ +ulan se+elum pengiriman -asil diakhir (menunggu data di upload di http622evaluasi(dikti(go(id)( Gika laporan +elum lengkap maka proses penyelesaian dilakukan oleh petugas operator !PSB!D

71

Unit kerja terkait .egiatan BAA se+agai koordinator merangkum 1ap !PSB!D dari +er+agai unit yang terkait dengan kegiatan penyelenggaraan Program Studi 5alidasi data a0al oleh pengolah data (BAA) 3enyimpulan temuan persoalan Pen)arian solusi atas persoalan ke+ija kan #eknis
Prodi BAA Persona lia ektorat BAPS/ BSP Perpustakaan 1PP3 B.1"

Dokumen2 .eputusan angkuman data sementara se+agai +ahan lap !PSB!D (dari sistem dan manual)

4aktu 1 minggu

Data hasil validasi pengolah data Persoalan teknis atau ke+ijakan Solusi atas masalah yang ada angkuman tindakan yang harus dilakukan operator $ hari 1 minggu 1 minggu

Pelaksanaan solusi atas permasalahan Pengolahan data 5alidasi* veri,ikasi data dan rekap validasi se)ara elektronik #olak

1 minggu 5alidasi data terlihat

Ok

7$

Pen)etakan dra,t laporan !PSB!D !valuasi2validasi data oleh .aprodi* revisi dan pen)etakan validasi Pengiriman laporan !PSB!D #olak

ekap data kinerja prodi #anda tangan kaprodi pada +erkas %ard copy dan so t copy

1 hari $ minggu

Ok

1 hari

77

1A3P/ A" P!"G!1ASA" SOP P!1APO A" !PSB!D 1( BAA merangkum +er+agai persoalan yang mun)ul dari laporan !PSB!D se+elumnya $( -asil rangkuman persoalan dari BAA didiskusikan untuk menyamakan persepsi tentang persoalan yang ada( Gika persoalan yang ditemukan harus diselesaikan dengan pengam+ilan ke+ijakan tertentu maka untuk menyelesaikan persoalan yang ada perlu melakukan pertemuan dengan ketua program studi( "amun jika persoalan yang ada +ersi,at teknis maka pertemuan dengan ketua program studi ditiadakan 7( -asil rangkumam persoalan yang ada didiskusikan +ersama antara BAA dengan ketua program studi untuk men)ari solusi +ersama atas masalah yang ada( 8( .e+ijakan yang sudah diam+il oleh ketua program studi serta solusi teknis yang sudah diam+il terkait dengan persoalan yang ada* selanjutnya ditindakanjuti oleh petugas sekretariat (operator program studi)* BAA* BAPS/* Personalia* ektorat* dan BSP( #ugas operator program studi* BAA* BAPS/* Personalia* ektorat dan BSP selain menindaklanjuti ke+ijakan yang sudah diam+il oleh ketua program studi* juga memiliki tugas untuk melakukan updating data yang menjadi tanggung ja0a+nya a( Personalia memiliki tanggung ja0a+ update data terkait dengan 6 data dosen dan karya0an* S. pengangkatan tenaga kerja* pengelompokan karya0an dalam +idang keahliannya +( BAA memiliki tanggung ja0a+ update data terkait dengan 6 data mahasis0a +aru* mahasis0a )uti* mahasis0a +erhenti* dan mahasis0a lulus )( BAPS/ memiliki tanggung ja0a+ terhadap program d( Operator program studi memiliki tanggung ja0a+ update data terkait dengan 6 kegiatan perkuliahan e( .aprodi dan ektorat memiliki tanggung ja0a+ dalam pengam+ilan ke+ijakan serta data +easis0a ;( Setelah persoalan yang ada diselesaikan serta data'data sudah di update oleh pihak yang +ertanggung ja0a+* maka BAA melakukan validasi elektronik( 5alidasi elektronik dilakukan untuk melakukan )eking apakah pengisian data yang dilakukan oleh pihak'pihak terkait sudah sesuai aturan .opertis( Gika dalam validasi elektronik masih ditemukan persoalan maka pihak'pihak terkait perlu mengulangi updating data dengan +enar sampai tidak ditemukan lagi kesalahan dalam validasi elektronik :( Gika sudah tidak ditemukan kesalahan melalui validasi elektronik maka BAA men)etak rekap laporan !PSB!D untuk dimintakan evaluasi oleh .etua Program Studi( .etua program Studi mengkoreksi rekap data terkait dengan program studinya( Apa+ila .aprodi menemukan data yang sekiranya tidak logis atau tidak sesuai dengan keadaan yang senyatanya di program studinya* maka ketua program studi meminta pihak terkait untuk meru+ah data yang ada agar sesuai dengan data yang se+enarnya( /n,ormasi yang +enar terkait dengan data yang salah dapat disampaikan kepada unit yang +ertanggung ja0a+ atas data terse+ut melalui BAA( Selanjutnya BAA +erdasarkan data +aru dari ketua program studi meminta kepada unit yang +ertanggung ja0a+ terhadap data terse+ut untuk melakukan koreksi( ?( Apa+ila ketua program studi sudah setuju dengan rekap data yang ada maka ketua program studi menandatangani rekap data terse+ut dan mengem+alikannya kepada BAA( &( BAA melakukan pengiriman 1aporan !PSB!D ke .opertis

78

D"KU'EN LE#EL S#A"DA OP! A#/"D P OE!DU ! UDUL 1AYA"A" A. !D/#AS/ AREA BAA

K"DE SOP B/ O AD3/"/S# AS/ A.AD!3/. %: #A"DDA1 D/.!1UA .A" "O!3B! $%%& "O !5/S/ 6

TU UAN 1( #erti+nya mekanisme pengajuan akreditas program studi 2 institusi $( #erkoordinasinya unit kerja dan personil yang terli+at dalam proses pengajuan akreditasi 7( #erkendalinya proses pengajuan akreditasi dilingkungan internal institusi DESKRIPSI SOP ini dimaksukkan untuk mem+antu program studi se)ara administrati, +agi proses pengajuan akreditasi( Proses akreditasi program studi dan institusi mengukur kinerja program studi +erdasar standar yang ditentukan oleh Badan Akreditasi "asional( "o 1 $ 7 /ndikator 4aktu Penyusunan Borang* !valuasi Diri dan Porto,olio 4aktu 5eri,ikasi Data Batas Penyerahan Berkas Akreditas se+elum ha+is masa akreditasi Unit : +ulan 1 minggu : +ulan

DA7TAR ISTILAH Pr)gra. %tu($ adalah unsur pelaksana kegiatan akademik dalam satu )a+ang ilmu pengetahuan* teknologi* atau seni Dekanat adalah unsur pelaksana kegiatan akademik dalam satu rumpun keilmuan( Akre($ta% adalah penilaian kinerja institusi +erdasar standar atau ukuran yang ditetapkan oleh +adan akreditasi( BAA adalah Biro Administrasi Akademik yang +erkedudukan di Dedung Administrasi Pusat .ampus / USD 3ri)an Ba(an Akre($ta% Na%$)nal adalah lem+aga yang ditunjuk pemerintah untuk melaksanakan akreditasi program studi maupun institusi pendidikan di /ndonesia RUANG LINGKUP Dokumen akreditas meliputi Borang Akreditasi* !valuasi Diri dan Porto,olio /nstitusi RE7ERENSI Pedoman Akreditasi Program Studi $%%1 oleh Badan Akreditasi "asional PR"SEDUR DAN TANGGUNG A8AB .eterangan Ada di halaman +erikutnya

7;

.egiatan BAA 3asa +erlaku Akreditasi Pengisian Borang dan Penyusunan !valuasi Diri !.#O A# 2 D!.A"A#
Porto,olio

DO.U3!" P OD/ /"#! "A1 !5/!4! BA"

4A.#U

Borang I !valuasi Diri Porto,olio

Surat 1 th Pem+eritahuan se+elum ha+is Borang dan Data !valuasi Diri !PSB!D ;th terakhir Porto,olio Hakultas Data !PSB!D 1 minggu

Penyusunan Porto,olio Hakultas 5eri,ikasi Data Borang* !valuasi Diri I Porto,olio

5eri ,ika si Dat a

evie0 /nternal
Borang I !valuasi Diri Borang I !valuasi Diri

Borang* Porto,olio* evie0 Bukti Penerimaan Penerimaan

!D*

Pengiriman Berkas Akreditasi 5isitasi BA" 5isitasi

: +ln se+elum ha+is $ +ln setelah kirim

Penandatanganan Berita A)ara 5isitasi

$ hr
Berita A)ara
-asil Akreditasi

Penerimaan S. Akrditasi

Penerimaan S.

8 +ln setelah visitasi

7:

D"KU'EN LE#EL S#A"DA OP! A#/"D P OE!DU ! UDUL = 1AYA"A" !.S#! "A1 AREA B/ O AD3/"/S# AS/ A.AD!3/.

K"DE SOP BAA'%? #A"DDA1 D/.!1UA .A" "O5!3B! $%%& "O !5/S/ 6 %1 Septem+er ' Desem+er $%%>

TU UAN 1( #erti+nya mekanisme pelayanan yang di+erikan oleh BAA kepada seluruh stakeholder yang mem+utuhkan layanan $( 3eningkatkan ke)epatan layanan kepada pihak'pihak yang mem+utuhkan 7( #erkoordinasinya unit kerja dan personil yang terli+at dalam proses layanan di BAA 8( #erkoordinasinya unit'unit kerja di luar BAA dalam proses pem+erian layanan yang di+erikan BAA ;( 3enjamin terpenuhinya +aku mutu standart layanan DESKRIPSI 1ayanan eksternal adalah layanan yang di+erikan oleh BAA terkait dengan layanan diluar kegiatan perkuliahan kepada pihak'pihak eksternal diluar mahasis0a( 1ayanan yang di+erikan dapat +er+entuk legalisasi suatu dokumen yang dikeluarkan oleh USD khususnya BAA atau permintaan data2in,ormasi yang di+utuhkan oleh pihak eksternal( Bentuk layanan terse+ut misalnya legalisir ijasah* permintaan data oleh AP#/.* rektorat*dll RUANG LINGKUP LA!ANAN 1( 1egalisasi dokumen yang dikeluarkan USD khususnya BAA $( #erjemahan ijasah 7( Pem+uatan salinan dokumen asli yang hilang 8( Permintaan data terkait administrasi akademik oleh pihak eksternal ;( 5alidasi dokumen yang dikeluarkan USD2BAA oleh pihak eksternal DA7TAR ISTILAH ATAU DE7INISI 1( Pihak'pihak eksternal yang dimaksud misalnya alumni* AP#/.* unit'unit kerja di USD* rektorat* instansi lain di luar USD dll( $( Dokumen adalah surat keputusan yang dapat +er+entuk serti,ikat* ijasah* atau transkrip yang dikeluarkan oleh USD 7( Pengguna2stakeholder adalah perusahaan* instansi +aik s0asta maupun pemerintah* atau lem+aga di luar USD 8( Peja+at terkait adalah dekanat dan rektorat RE7ERENSI 1( Peraturan akademik tahun $%%$ PR"SEDUR DAN TANGGUNG A8AB

7?

1. Legal$%a%$ D)ku.en Akt$;$ta% Penerimaan dan veri,ikasi +erkas (asli dan )opyan) pengem+alian dokumen asli disertai pengantar pengam+ilan slip pem+ayaran di BU. Pengam+ilan slip pem+ayaran oleh alumni Pem+ayaran ke +ank dan penerimaan +ukti +ayar Proses legalisasi oleh peja+at Pengam+ilan legalisir dan penyerahan +ukti +ayar oleh alumni Eatatan BAA Pejabat terka$t BUK BANK ALU'NI D)ku.en /jasah transkrip akta /jasah* transkrip* akta* pengantar pengam+ilan slip Slip pem+ayaran BU. Bukti +ayar ke +ank /jasah dan transkrip yang akan dilegalisir /jasah dan transkrip yang sudah dilegalisir 8aktu

; menit

; menit

; menit

; menit

1 hari

; menit

Peja+at legalisir utamanya dekan jika tidak ada penggantinya +erturut'turut adalah 0akil dekan +idang akademik *0akil rektor +idang akademik* dan rektor Gika tidak ada dokumen asli )eking keaslian dokumen +isa dilakukan dengan men)o)okan nomor ijasah dengan salinan yang ada di BAA atau le0at jaringan komputer Gika peja+at yang +er0enang tidak ada di tempat legalisir +isa mem+utuhkan le+ih dari satu hari

2. Terje.a6an Ija%a6

7&

Akt$;$ta% Penerimaan dan veri,ikasi +erkas (asli dan )opyan) Pengem+alian dokumen asli disertai pengantar pengam+ilan slip pem+ayaran di BU. Proses pem+uatan terjemahan ijasah oleh petugas Proses legalisasi oleh peja+at (.a BAA)( Alumni mengam+il slip pem+ayaran terjemahan ke BU. dan mem+ayar ke +ank Pengam+ilan +erkas oleh alumni dengan menyerahkan +ukti +ayar dari +ank 3.

BAA

BUK

BANK

ALU'NI

D)ku.en ijasah /jasah* pengantar pengam+ilan slip #erjemahn ijasah #erjemahan ijasah Bukti +ayar ke +ank #erjemahan ijasah dan +ukti +ayar dari +ank

8aktu $ menit

; menit

$ hari

1% menit

1% menit

; menit

7>

-. Pe.buatan %al$nan ()ku.en a%l$ *ang 6$lang Akt$;$ta% Permohonan di+uatkan salinan (ijasah2transkrip) dilampiri surat +ukti kehilangan dari kepolisian* pas ,oto 89: $ l+ 5eri,ikasi dokumen oleh petugas dan penyerahan pengantar pengam+ilan slip pem+ayaran di BU. Pengam+ilan slip pem+ayaran di BU. dan pem+ayaran ke +ank proses pem+uatan salinan oleh petugas Proses legalisasi oleh peja+at Pengam+ilan dokumen legalisasi dan penyerahan +ukti +ayar BAA BUK BANK ALU'NI D)ku.en Surat permohonan* +ukti kehilangan* pas ,oto* )opyan ijasah2transkrip 8aktu

; menit

Slip pem+ayaran BU.

; menit

Bukti +ayar ke +ank Salinan ijasah2 transkrip Salinan ijasah2transkrip yang dilegalisir Salinan ijasah2 transkrip yang sudah dilegalisir

1% menit

$ hari 1 hari

; menit

8%

1. Per.$ntaan (ata )le6 4$6ak ek%ternal Akt$;$ta% Permintaan data oleh pihak eksternal ke BAA Persetujuan permintaan data oleh peja+at (.a BAA) %etuju Petugas mengidenti,ikasi apakah data yang diminta ada di BAA (S/A)( Gika tidak ada di S/A BAA mengirim surat permohonan ke Bapsi agar di+uatkan data le0at data +ase Petugas menyiapkan data yang diminta Berdasarkan surat permohonan BAA* Bapsi menyiapkan data yang diminta BAA dan dikirimkan ke BAA Pengam+ilan data yang diminta oleh pihak eksternal di BAA EA#A#A" 6 t$(ak BAA BAPSI PIHAK EKSTERNAL D)ku.en Surat permohonan Surat permohonan disetujui peja+at 8aktu ; menit

1% menit

selesai

t$(ak A(a

Surat permohonan data ke Bapsi

1; menit

Data yang diminta Data yang diminta

1 < $ jam

8 hari

Data yang diminta

1; menit

P/-A. !.S#! "A1 6 unit diluar BAA di USD* mahasis0a* alumni* instansi di luar USD

81

2. #al$(a%$ ()ku.en *ang ($keluarkan USD,BAA )le6 4$6ak ek%ternal Akt$;$ta% Pihak eksternal mengirimkan dokumen yang ingin divalidasi ke USD Petugas memvalidasi dokumen keluaran USD yang diragukan keasliannya oleh pihak pengguna* dengan men)o)okkan data yang ada di USD -asil validasi dengan komentar dari BAA dikirimkan kem+ali ke instansi yang mem+utuhkan validasi EA#A#A" 6 BAA PIHAK EKSTERNAL D)ku.en Dokumen yang divalidasi 8aktu 1 hari

Dokumen

7% menit

.omentar dan dokumen 1 hari yang divalidasi P/-A. !.S#! "A1 6 instansi pengguna lulusan USD

8$

D"KU'EN LE#EL S#A"DA OP! A#/"D P OE!DU ! UDUL = P!"DA S/PA" DA" 1AYA"A" AD3/"/S# AS/ A.AD!3/. AREA B/ O AD3/"/S# AS/ A.AD!3/.

K"DE SOP BAA'%& #A"DDA1 D/.!1UA .A" "O5!3B! $%%& "O !5/S/ 6 %1 Septem+er < Desem+er $%%>

TU UAN 1( #erti+nya mekanisme pengarsipan untuk +er+agai kegiatan yang ada di BAA $( #erkoordinasinya seluruh kegiatan pengarsipan oleh seluruh sta, yang ada di BAA 7( 3eningkatnya ke)epatan pen)arian dokumen yang akan di+utuhkan untuk kepentingan layanan dan in,ormasi 8( #erjaminnya keamanan data'data2dokumen yang ada di BAA DESKRIPSI Pengarsipan adalah kegiatan yang diarahkan untuk menjamin agar seluruh kegiatan yang dilakukan di BAA dapat terdokumentasi dengan +aik RUANG LINGKUP LA!ANAN 1( Pengarsipan )uti studi $( Pengarsipan perpanjangan studi 7( Pengarsipan DO akademik 8( Pengarsipan DO administrasi ;( Pengarsipan permintaan data dari luar :( Penggantian .#3 yang hilang DA7TAR ISTILAH ATAU DE7INISI 1( Pu+lik adalah pihak'pihak pengguna in,ormasi mahasis0a yang meliputi 6 Orang #ua 3ahasis0a* 3ahasis0a* Donatur* 1em+aga Pemerintah2"on'Pemerintah RE7ERENSI PR"SEDUR DAN TANGGUNG A8AB

87

Pengar%$4an 9ut$ Alur Pr)%e%

mulai mulai Bukti Bukti +ayar* +ayar* surat surat persetujuan persetujuan )uti )uti dari dari dekan dekan

D)ku.en

Keterangan

Berkas'+erkas Berkas'+erkas persyaratan persyaratan )uti )uti diterima diterima BAA BAA

Petugas Petugas menstatuskan menstatuskan mahasis0a mahasis0a )uti )uti studi studi di di komputer komputer

Agenda Agenda )uti )uti untuk untuk penomora penomora n n S. S.

3elalui jaringan (S/A) petugas menstatuskan )uti studi +agi mahasis0a yang +ersangkutan( Status akan mun)ul di ri0ayat mahasis0a Petugas mengem+alikan .#3 dengan di+eri status )uti studi dan mem+erikan Surat .eterangan Euti kepada mahasis0a Agenda )uti untuk menentukan penomoran S. Euti dan masa +erlakunya

Petugas Petugas mengirimkan mengirimkan tem+usan tem+usan )uti )uti studi studi ke ke sek sek prodi* prodi* perpustakaan* perpustakaan* sek sek dekanat dekanat H./P* H./P* rektorat rektorat

Surat Surat .eterangan .eterangan Euti Euti

Petugas Petugas mengarsip mengarsip satu satu lem+ar lem+ar )uti )uti studi* studi* di di ,ile ,ile mahasis0a mahasis0a

Selesai Selesai

Pengarsipan di ,ile mahasis0a untuk in,ormasi sudah +erapa kali mahasis0a telah melakukan )uti(

Pengar%$4an Per4anjangan Stu($

88

Alur Pr)%e%
mulai mulai

D)ku.en
#em+usan #em+usan Surat Surat /jin /jin Perpanjangan Perpanjangan 3asa 3asa Studi Studi dari dari dekan2 dekan2 rektor rektor

Keterangan

BAA BAA menerima menerima tem+usan tem+usan Surat Surat /jin /jin Perpanjangan Perpanjangan 3asa 3asa Studi Studi dari dari dekan dekan (/* (/* //) //) atau atau rektor rektor (///) (///)

Agenda perpanjangan masa studi untuk men)atat nomor S. dekan dan masa +erlakunya

Petugas Petugas mengarsip mengarsip satu satu lem+ar lem+ar S. S. Perpanjangan Perpanjangan Studi Studi ke ke ,ile ,ile mahasis0a mahasis0a

Agenda perpanjang an masa studi

Pengarsipan di ,ile mahasis0a untuk in,ormasi sudah +erapa kali mahasis0a melakukan perpanjangan studi(

Selesai Selesai

8;

Pengar%$4an D" Aka(e.$k , 'engun(urkan ($r$ Alur Pr)%e%

mulai mulai

D)ku.en
Eopian Eopian da,tar da,tar usulan usulan mahasis0a mahasis0a DO DO Akademik Akademik 22 Pengunduran Pengunduran diri diri

Keterangan

BAA BAA menerima menerima )opian )opian da,tar da,tar usulan usulan mahasis0a mahasis0a DO DO Akademik Akademik 22 mengundurkan mengundurkan diri diri dari dari program program studi studi

BAA BAA menerima menerima disposisi disposisi dari dari rektor rektor untuk untuk mener+itkan mener+itkan S. S. DO DO Akademik2 Akademik2 Pengunduran Pengunduran diri diri kepada kepada mahasis0a yang ada di da,tar mahasis0a yang ada di da,tar usulan usulan dari dari program program studi studi yang yang di di DO DO Akademik2 Akademik2 mengundurkan mengundurkan diri diri

Agenda pem+erian nomor S.

Agenda mahasis0a DO Akademik2 Pengunduran diri untuk men)atat nomor S.

BAA BAA mener+itkan mener+itkan S. S. DO DO Akademik2 pengundurkan Akademik2 pengundurkan diri diri dan dan transkrip transkrip akademik akademik kepada kepada mahasis0a mahasis0a yang yang +ersangkutan +ersangkutan

S. DO Akademik2 Pengunduran diri dan transkrip akademik

S. DO akademik2 Pengunduran diri dikirim kepada mahasis0a yang +ersangkutan* sementara transkrip akademik disimpan di BAA apa+ila nanti se0aktu'0aktu di+utuhkan oleh yang +ersangkutan

BAA BAA mengirimkan mengirimkan S. S. DO DO Akademik Akademik 22 Pengunduran Pengunduran diri diri kepada kepada orang orang tua tua mahasis0a mahasis0a dan dan sekaligus sekaligus mengirim mengirim tem+usan tem+usan ke ke +e+erapa +e+erapa pihak pihak terkait terkait

Pihak terkait yang menerima tem+usan S. DO2 Pengunduran diri adalah6 4 /* //* ///* dekan* 0akil dekan* kaprodi* perpustakaan* BU.

BAA BAA mengarsip mengarsip S. S. DO DO Akademik2 Akademik2 Pengunduran diri untuk Pengunduran diri untuk ditempatkan ditempatkan pada pada ,ile ,ile mahasis0a mahasis0a

Pengarsipan di ,ile mahasis0a untuk in,ormasi mahasis0a DO Akademik2 Pengunduran diri

Selesai Selesai

8:

Instruksi Kerja DO administrasi Alur Proses

mulai mulai

Dokumen

Keterangan 3elalui jaringan (S/A) petugas BAA men)etak da,tar mahasis0a yang tidak melakukan DU selama $ semester atau le+ih +erturut'turut menurut program studi

3en)etak 3en)etak da,tar da,tar DO DO administrasi administrasi

Da,tar Da,tar mhs mhs DO DO Administrasi Administrasi

.aprodi .aprodi mengoreksi mengoreksi da,tar da,tar mahasis0a mahasis0a DO DO Administrasi Administrasi

Dengan dilampiri da,tar mhs yang terkena DO adminisrasi BAA mem+uat surat ke kaprodi agar mengoreksi da,tar terse+ut apa+ila ada kesalahan

.aprodi .aprodi mengem+alikan mengem+alikan da,tar da,tar mhs mhs DO DO Administrasi Administrasi yang yang sudah sudah dikoreksi dikoreksi ke BAA ke BAA

BAA BAA mengusulkan mengusulkan da,tar da,tar DO DO Administrasi Administrasi yang yang sudah sudah direkomendasi direkomendasi oleh oleh prodi prodi kepada kepada ektor ektor

Dengan dilampiri da,tar mhs yang terkena DO administrasi (yang sudah dikoreksi oleh kaprodi) BAA mem+uat surat permohonan kepada ektor agar mhs yang ada di da,tar terse+ut di DO Setelah menerima disposisi dari ektor BAA mener+itkan surat DO Administrasi atas nama ektor terhadap mahasis0a yang terkena DO Administrasi terse+ut

BAA BAA mem+uat mem+uat S. S. DO DO Administrasi dan Administrasi dan transkrip transkrip atas atas rekomendasi rekomendasi rektor rektor

S. S. DO DO Administrasi Administrasi Dan Dan transkrip transkrip

BAA BAA mengirimkan mengirimkan S. S. DO DO Administrasi Administrasi kepada kepada orang orang tua tua mhs mhs yang +ersangkutan yang +ersangkutan dan dan tem+usan tem+usan ke ke pihak'pihak pihak'pihak terkait terkait dan dan arsip arsip BAA BAA

BAA mengirimkan S. DO Administrasi kepada mhs yang terkena DO melalui surat dan mem+uat arsipnya untuk disimpan di ,ile mahasis0a

selesai selesai

8?

Instruksi Kerja Penggantian KTM yang Hilang Aktifitas 3ahasis0a melapor kehilangan ke kantor polisi 3ahasis0a mengam+il slip pem+ayaran penggantian .#3 di BU. 3ahasis0a mem+ayar ke +ank dan menerima +ukti +ayar Dengan mem+a0a surat kehilangan dari kantor polisi dan +ukti +ayar penggantian .#3 mahasis0a ke BAA untuk di+uatkan .#3 pengganti BAA memesan .#3 +aru ke tempat pemesanan .#3 Setelah 1 minggu dengan mem+a0a surat kehilangan dari kepolisian mahasis0a mengam+il .#3 Mhs
BAA/ KANISI S

B K

BANK

D!kumen

"aktu

Surat .ehilangan dari .epolisian Slip pem+ayaran ; menit

Bukti +ayar dari +ank Bukti +ayar dan Surat .ehilangan dari .epolisian

; menit

; menit

1 minggu

.#3 +aru

; menit

8&

D"KU'EN LE#EL S#A"DA OP! A#/"D P OE!DU ! UDUL = 1AYA"A" PUB1/. AREA B/ O AD3/"/S# AS/ A.AD!3/.

K"DE SOP BAA'%> #A"DDA1 D/.!1UA .A" D!S!3B! $%%& "O !5/S/ 6 %%

TU UAN 1( 3em+erikan in,ormasi kepada pu+lik terkait dengan kinerja akademik* dan keuangan mahasis0a DESKRIPSI 1ayanan pu+lik adalah layanan yang di+erikan oleh universitas dalam +entuk in,ormasi yang dapat diakses oleh pu+lik le0at internet terkait dengan kinerja akademik dan keuangan masis0a( 3elalui media layanan pu+lik ini diharapkan orang tua atau pihak'pihak yang +erkepentingan dengan kemajuan akademik dan keuangan mahasis0a dapat mengetahui perkem+angan anaknya atau anak asuhnya yang sedang kuliah di USD( RUANG LINGKUP LA!ANAN 1( /P. mahasis0a $( /PS mahasis0a 7( "ilai matakuliah mahasis0a 8( Gumlah sks yang ditempuh ;( Gumlah sks lulus :( 1ama studi mahasis0a ?( Gad0al kuliah mahasis0a &( .ahadiran kuliah mahasis0a >( Status mahasis0a 1%( Peminjaman +uku 11( #agihan keuangan mahasis0a 1$( Prestasi mahasis0a 17( .egiatan kemahasis0aan DA7TAR ISTILAH ATAU DE7INISI 1( Pu+lik adalah pihak'pihak pengguna in,ormasi mahasis0a yang meliputi 6 Orang #ua 3ahasis0a* 3ahasis0a* Donatur* 1em+aga Pemerintah2"on'Pemerintah RE7ERENSI PR"SEDUR DAN TANGGUNG A8AB 1( Pihak pihak yang +erkepentingan dengan perkem+angan akademik dan keuangan mahasis0a dapat mengakses in,ormasi terse+ut le0at 0e+ USD $( Untuk login diharapkan dapat dipersiapkan oleh BAPS/

8>

Akt$;$ta%

BAA

Pejabat terka$t

BUK

BANK

PENGGUNA

D)ku.en

8aktu

;%

D"KU'EN LE#EL S#A"DA OP! A#/"D P OE!DU ! UDUL = .!S!GA-#! AA" 3A-AS/S4A (1AYA"A" B!AS/S4A) AREA 4A./1 !.#O /// 1.

K"DE SOP 4A./1 !.#O ///'%1 #A"DDA1 D/.!1UA .A" "O5!3B! $%%& "O !5/S/ 6 %%

TU UAN 1( #erti+nya mekanisme pelayanan +easis0a mulai dari pengumuman lo0ongan penerimaan +easis0a* proses pelamaran* seleksi sampai dengan pengam+ilan dana dan laporan $( #erkoordinasinya unit kerja dan personil yang terli+at dalam layanan pem+erian +easis0a* seperti mahasis0a* program studi* sekretariat ,akultas2jurusan* 0akaprodi* 0akil rektor ///* +agian keuangan dan sta,, 0akil rektor /// yang mem+idangi +easis0a( DESKRIPSI Proses penerimaan +easis0a dilakukan melalui proses seleksi yang didasarkan pada kriteria'kriteria dari setiap +adan2organisasi pem+eri +easis0a serta kuota yang di+erikan( Proses seleksi dilakukan oleh tim( -anya pelamar yang lolos seleksi yang akan mendapatkan +easis0a( RUANG LINGKUP Pem+erian +easis0a di lingkungan Universitas Sanata Dharma DA7TAR ISTILAH DAN DE7INISI a( Bea%$%:a adalah +antuan dana untuk mahasis0a +erupa +antuan +iaya hidup atau +antuan +iaya studi (U.#) +( Selek%$ adalah proses pertim+angan dalam menerima atau menolak pengajuan +easis0a )( Ku)ta adalah jatah mahasis0a penerima +erdasarkan jumlah total mahasis0a per prodi di+agi jumlah +easis0a yang tersedia d( Kr$ter$a adalah standard yang sudah ditetapkan dalam menyeleksi +easis0a* yaitu6 /P mahasis0a* penghasilan orang tua* jumlah anggota keluarga yang menjadi tanggungan orang tua* jumlah kegiatan mahasis0a +aik di dalam maupun di luar kampus( RE7ERENSI Statuta Universitas Ba+ /L Pasal 11 +utir 8 tentang tugas 4 /// dalam hal menangani kesejahteraan mahasis0a PR"SEDUR DAN TANGGUNG A8AB Prosedur layanan +easis0a terdiri atas +e+erapa aktivitas* yaitu6 N). 1 $ 7 8 ; : ? & Pr)%e(ur Pengumuman +easis0a 3engisi dan melengkapi persyaratan ekapitulasi pelamar +easis0a ekomendasi Putusan seleksi Penetapan penerima +easis0a Pengumuman mahasis0a penerima +easis0a Pengam+ilan dana +easis0a Tanggung ja:ab ektorat 3ahasis0a ektorat Prodi ektorat ektorat ektorat 3ahasis0a

2.

3. -.

1.

2.

;1

> 1%

Pendampingan penerima +easis0a 1aporan (1aporan ektor)

ektorat ektorat

3. KEADAAN KHUSUS / IKA ADA0 Apa+ila penerima +easis0a ter+ukti menipu* memalsukan data maka hak penerimaan +easis0a di)a+ut( ?. D"KU'ENTASI Dokumen'dokumen maupun laporan'laporan yang yang dihasilkan dari prosedur ini antara lain6 pengumuman lo0ongan penerimaan +easis0a* da,tar pelamar* dokumen persyaratan pengajuan +easis0a (surat penghasilan orang tua* kartu hasil studi* surat lamaran* kartu mahasis0a yang masih +erlaku* dan lain se+againya)* hasil seleksi* laporan keputusan hasil seleksi* surat kontrak* +ukti pengam+ilan dana +easis0a* laporan penerrima +easis0a ke lem+aga pem+eri +easis0a( @. PR"SEDUR>PR"SEDUR TERKAIT (/nstruksi kerja penyeleksian +easis0a)6 a( Pengumuman +easis0a +( Penda,taran +easis0a )( Seleksi +easis0a d( Pengumuman penerima +easis0a e( Pen)airan dana +easis0a ,( Pendampingan penerima +easis0a g( Pelaporan +easis0a dalam +entuk surat kepada donator +easis0a dan 1aporan ektor #ahunan 1A. LA'PIRAN Syarat'syarat pengajuan +easis0a untuk skema +easis0a tertentu

;$

D"KU'EN LE#EL S#A"DA OP! A#/"D P OE!DU ! 1AYA"A" B!AS/S4A !.#O A# Keg$atan N) mahasis0a Pengu.u.an bea%$%:a 1

K"DE SOP .!S!GA-#! AA" 3A-AS/S4A'%1

UDUL AREA

#A"DDA1 D/.!1UA .A" "O !5/S/ 6 %% Un$t Terka$t

; S!P#!3B! $%%&

D)ku.en Prodi2#im Seleksi rektorat surat dan pengumuman Surat penghasilan orang tua* transkrip nilai* surat keterangan tidak mampu2tanggun gan orang tua* +langko penda,taran +easis0a Da,tar pelamar +easis0a (/nstruksi .erja6 Seleksi penerimaan +easis0a) Da,tar )alon penerima +easis0a Surat keputusan Da,tar penerima +easis0a Da,tar penerima +easis0a Bukti penerimaan +easis0a

8aktu

$ +ulan

'eng$%$ (an .elengka4$ 4er%*aratan

1 minggu

Reka4$tula%$ 4ela.ar bea%$%:a Selek%$ Pener$.a Bea%$%:a Rek).en(a%$

$ minggu

1 minggu

Putu%an %elek%$ Peneta4an 4ener$.a bea%$%:a Pengu.u.an .a6a%$%:a 4ener$.a bea%$%:a Penga.b$lan (ana bea%$%:a Pen(a.4$ngan 4ener$.a bea%$%:a La4)ran

; : ?

1 hari 1 hari 1 hari

& > 1%

1 tahun 1 hari

1aporan mengenai data penerima +easis0a untuk 1aporan ektor

? hari

;7

PERINTAH KER A
LAYANAN BEASISWA
UNIVERSITAS SANATA !AR"A

;8

A. BEASIS8A !A!ASAN I ARI 1. Per%*aratan = 1( 3ahasis0a2i +erke+angsaan /ndonesia* Genjang S'1 atau D'7 dari Hakultas #eknik* Hakultas 3/PA serta Hakultas Harmasi $( 3inimum Semester /// atau tahun ajaran ke dua 7( /ndeks Prestasi .umulati, (/P.) terakhir 6 Pengajuan Pepanjangan 6 S'1 6 $*&%* D'7 6 $*:; Pengajuan Baru 6 S'1 6 $*?;* D'7 6 $* :% 8( Dari keluarga +erpenghasilan rendah* di+uktikan dengan surat keterangan dari instansi dan2atau pemerintah desa setempat dan diketahui oleh 4 /// ;( #idak sedang menerima Beasis0a dari lem+aga atau instansi yang disalurkan oleh Universitas Sanata Dharma 2. Ku)ta& Per$)(e (an Be%arn*a Bea%$%:a = a( Beasis0a ini disediakan +agi ;% orang mahasis0a untuk setiap periode pengajuan( +( Periode penerimaan selama 1$ +ulan( )( Besarnya +easis0a adalah p 1;%(%%%*'2+ulan 3. La.4$ran = a( Surat .eterangan Penghasilan Orang #ua dan 2 atau Surat .eterangan dari .elurahan setempat +( Surat .eterangan .egiatan dari Universitas2Organisasi )( Surat Penghargaan (apa+ila ada) d( Hoto)opy /P. dan S.S yang telah ditempuh (transkrip "ilai) ter'legalisir -. Ta6a4an Pengajuan = a( 3ahasis0a dapat mengam+il* mengisi dan mengem+alikan ,ormulir yang sudah dilengkapi dengan persyaratan yang telah ditentukan sesuai jad0al yang telah ditentukan( +( Hormulir yang telah dikem+alikan setelah +atas 0aktu yang ditentukan akan didata dan direkapitulasi serta serta dihitung kuotanya +erdasarkan jumlah mahasis0a perprodi dan jumlah kuota +easis0a yang disediakan( )( Data rekapitulasi terse+ut dikonsultasikan kepada 4akaprodi Bidang .emahasis0aan dari mana mahasis0a terse+ut +erasal untuk menentukan mahasis0a yang diusulkan untuk mendapat +easis0a( d( Usulan dari 4akaprodi Bidang .emahasis0aan direkap kem+ali dan dikirimkan ke 1em+aga Pem+eri Beasis0a( e( 1em+aga Pem+eri Beasis0a akan mengirimkan pem+eritahuan seandainya usulan penerima +easis0a terse+ut disetujui dan kapan dana +easis0a terse+ut dikirimkan untuk segera di+agikan kepada mahasis0a yang +erhak( ,( Beasis0a ini di+erikan kepada mahasis0a dalam 8 tahap 2 8 tri0ulan dan setiap tri0ulan ke' $ dan ke'7 mahasis0a 0aji+ mengumpulkan .-S untuk dilaporkan kepada 1em+aga Pem+eri Beasis0a(

;;

B. BEASIS8A TPSDP 1. Per%*aratan = a( Diutamakan 3ahasis0a #ahun Ajaran Baru +( Pendapatan orang tua per +ulan M p( $(%%%(%%%*%% (di+uktikan dengan slip gaji2surat keterangan penghasilan dari instansi yang +er0enang)( )( "ilai ata'rata UA" S3U N 8*; (di+uktikan dengan ,oto)opy UA")( d( #idak sedang atau akan mendapat +easis0a dari sum+er lain( e( 3engisi ,ormulir Pengajuan Beasis0a #PSDP( ,( 3ahasis0a yang pernah menjadi juara dalam kompetisi ilmiah dapat diajukan dengan melampirkan serti,ikat kejuaraan terse+ut 0alaupun penghasilan orang tua di atas p( $(%%%(%%%*%%( Persyaratan lain tetap +erlaku( 2. Ku)ta& Per$)(e (an Be%arn*a Bea%$%:a = a( .uota +easis0a ini adalah 1% A dari jumlah mahasis0a pada setiap program studi( +( Periode penerimaan selama 8 tahun( )( Besarnya +easis0a adalah p $;%(%%%*'2+ulan 3. La.4$ran = a( 3elampirkan ,oto)opy S##B( +( 3elampirkan ,oto)opy .artu .eluarga (se+agai a)uan untuk menentukan daerah asal dan tanggungan orang tua)( )( Surat Penghargaan (apa+ila ada) d( 3elampirkan Surat ekomendasi dari Dekan2 4akil Dekan -. Ta6a4an Pengajuan = a( 3ahasis0a dapat mengam+il* mengisi dan mengem+alikan ,ormulir yang sudah dilengkapi dengan persyaratan yang telah ditentukan sesuai jad0al yang telah ditentukan( +( Hormulir yang telah dikem+alikan setelah +atas 0aktu yang ditentukan akan didata dan direkapitulasi serta serta dihitung kuotanya +erdasarkan jumlah mahasis0a perprodi dan jumlah kuota +easis0a yang disediakan( )( Data rekapitulasi terse+ut dikonsultasikan kepada 4akaprodi Bidang .emahasis0aan dari mana mahasis0a terse+ut +erasal untuk menentukan mahasis0a yang diusulkan untuk mendapat +easis0a( d( Usulan dari 4akaprodi Bidang .emahasis0aan direkap kem+ali dan dikirimkan ke 1em+aga Pem+eri Beasis0a( e( 1em+aga Pem+eri Beasis0a akan mengirimkan pem+eritahuan seandainya usulan penerima +easis0a terse+ut disetujui dan kapan akan dilakukan penandatanganan surat perjanjian kerjasama serta kapan dana +easis0a terse+ut dikirimkan untuk segera di+agikan kepada mahasis0a yang +erhak( ,( Beasis0a ini di+erikan kepada mahasis0a dalam $ tahap setiap tahunnya dan setiap tahapan penerimaan mahasis0a 0aji+ mengumpulkan .-S untuk dilaporkan kepada 1em+aga Pem+eri Beasis0a se+agai 1aporan Perkem+angan Prestasi Akademik( g( Pada akhir tahun USD 0aji+ menyampaikan 1aporan #ahunan Pelaksanaan Program +easis0a serta akan dievaluasi apakah mahasis0a penerima +easis0a masih direkomendasikan untuk tetap menerima +easis0a atau tidak +erdasarkan Perkem+angan Prestasi Akademik yang dipantau setiap tahunnya(

;:

9. BEASIS8A !A!ASAN SALI' $. Per%*aratan Pengajuan Baru = a( 3ahasis0a Program S'1 Universitas Sanata Dharma +( 3ahasis0a Semester / (satu) sampai dengan Semester 5// (tujuh) )( "ilai 3inimum 1( Bagi mahasis0a semester /* nilai rata'rata !+tanas 3urni ( "!3) dan rapor kelas terakhir di S3A2sederajat minimum ?( $( Bagi mahasis0a semester /// ke atas* ata'rata /ndeks Prestasi Semester (/PS) dua semester terakhir minimum $*&% d( Orang tua ekonomi tidak mampu e( Belum2tidak menerima +easis0a dari sum+er lain $$. Per%*aratan Pengajuan Per4anjangan Bea%$%:a = a( 3ahasis0a Program S'1 Universitas Sanata Dharma +( 3ahasis0a Semester / (satu) sampai dengan Semester 5// (tujuh) )( "ilai 3inimum +agi mahasis0a semester /// ke atas* ata'rata /ndeks Prestasi Semester (/PS) dua semester terakhir minimum $*&% d( Orang tua ekonomi tidak mampu e( Belum2tidak menerima +easis0a dari sum+er lain ,( Perpanjangan +easis0a atas permintaan mahasis0a dapat di+erikan apa+ila ata'rata /ndeks Prestasi Semester (/PS) $ semester terakhir minimum $*&%( g( Perpanjangan +easis0a dapat di+erikan +erkali'kali sampai mahasis0a yang +ersangkutan lulus S'1 atau maksimal sampai dengan Semester L (sepuluh)* selama yang +ersangkutan memenuhi persyaratan( $$$. Ku)ta& Per$)(e (an Be%arn*a Bea%$%:a = a( .uota +easis0a ini adalah ; orang mahasis0a( +( Periode penerimaan selama 1 tahun( )( Besarnya +easis0a adalah p 1%%(%%%*'2+ulan $5. La.4$ran = a( 3engisi Hormulir Permohonan Beasis0a Salim +( Surat ekomendasi ektor24akil ektor /// yang menyatakan kondisi ekonomi orang tua tidak mampu dan mahasis0a tidak menerima +easis0a dari pihak lain( )( Surat ekomendasi ektor24akil ektor /// untuk perpanjangan +easis0a +agi pengajuan perpanjangan +easis0a d( Hoto)opy laporan hasil studi $ (dua) semester terakhir yang disahkan oleh Universitas2/nstitut +agi mahasis0a 7 ke atas e( Hoto )opy apor kelas terakhir* S##B* dan DA"!3 S3A2sederajatyang disahkan oleh .epala Sekolah masing'masing ,( Hoto )opy .#P g( Hoto )opy .artu 3ahasis0a yang masih +erlaku h( Hoto )opy .artu .eluarga Orang #ua i( Pas Hoto 8 9 : se+anyak $ (dua) lem+ar

;?

5. Ta6a4an Pengajuan = a( 3ahasis0a dapat mengam+il* mengisi dan mengem+alikan ,ormulir yang sudah dilengkapi dengan persyaratan yang telah ditentukan sesuai jad0al yang telah ditentukan( +( Hormulir yang telah dikem+alikan setelah +atas 0aktu yang ditentukan akan didata dan direkapitulasi serta serta dihitung kuotanya +erdasarkan jumlah mahasis0a perprodi dan jumlah kuota +easis0a yang disediakan( )( Data rekapitulasi terse+ut dikonsultasikan kepada 4akaprodi Bidang .emahasis0aan dari mana mahasis0a terse+ut +erasal untuk menentukan mahasis0a yang diusulkan untuk mendapat +easis0a( d( Usulan dari 4akaprodi Bidang .emahasis0aan direkap kem+ali dan dikirimkan ke 1em+aga Pem+eri Beasis0a( e( 1em+aga Pem+eri Beasis0a akan mengirimkan pem+eritahuan seandainya usulan penerima +easis0a terse+ut disetujui dan kapan dana +easis0a terse+ut dikirimkan untuk segera di+agikan kepada mahasis0a yang +erhak( ,( Beasis0a ini dikirimkan ke rekening pri+adi mahasis0a dalam 1$ kali setiap tahunnya dan mahasis0a 0aji+ mengirimkan .-S kepada 1em+aga Pem+eri Beasis0a se+agai 1aporan Perkem+angan Prestasi Akademik(

;&

D. BEASIS8A !A!ASAN T"!"TA ASTRA 1. Per%*aratan = 3ahasis0a2i +erke+angsaan /ndonesia* Genjang S'1 atau D'7 dari Hakultas #eknik* Hakultas 3/PA Berada di semester 5 atau 5// /ndeks Prestasi .umulati, (/P.) minimal $*&% Dari keluarga +erpenghasilan rendah* di+uktikan dengan surat keterangan dari instansi dan2atau pemerintah desa setempat dan diketahui oleh 4 ///

#idak sedang menerima Beasis0a dari lem+aga atau instansi yang disalurkan oleh Universitas Sanata Dharma 2. Ku)ta& Per$)(e (an Be%arn*a Bea%$%:a = a( Beasis0a ini disediakan +agi 1; orang mahasis0a untuk setiap periode pengajuan( +( Periode penerimaan selama 1$ +ulan( )( Besarnya +easis0a adalah p 1;%(%%%*'2+ulan 3. La.4$ran = a( Surat ekomendasi dari Dekan2 4akil Dekan +( Surat .eterangan Penghasilan Orang #ua dan 2 atau Surat .eterangan dari .elurahan setempat )( Surat .eterangan #idak Sedang 3engajukan Atau menerima Beasis0a 1ain Yang Disalurkan 3elalui Universitas Sanata Dharma( d( Hoto)opy /P. dan S.S yang telah ditempuh (transkrip "ilai) ter'legalisir -. Ta6a4an Pengajuan = a( 3ahasis0a dapat mengam+il* mengisi dan mengem+alikan ,ormulir yang sudah dilengkapi dengan persyaratan yang telah ditentukan sesuai jad0al yang telah ditentukan( +( Hormulir yang telah dikem+alikan setelah +atas 0aktu yang ditentukan akan didata dan direkapitulasi serta serta dihitung kuotanya +erdasarkan jumlah mahasis0a perprodi dan jumlah kuota +easis0a yang disediakan( )( Data rekapitulasi terse+ut dikonsultasikan kepada 4akaprodi Bidang .emahasis0aan dari mana mahasis0a terse+ut +erasal untuk menentukan mahasis0a yang diusulkan untuk mendapat +easis0a( d( Usulan dari 4akaprodi Bidang .emahasis0aan direkap kem+ali dan dikirimkan ke 1em+aga Pem+eri Beasis0a( e( 1em+aga Pem+eri Beasis0a akan mengirimkan pem+eritahuan seandainya usulan penerima +easis0a terse+ut disetujui dan kapan dana +easis0a terse+ut dikirimkan untuk segera di+agikan kepada mahasis0a yang +erhak( ,( Beasis0a ini di+erikan kepada mahasis0a dalam 8 tahap 2 8 tri0ulan dan setiap tri0ulan ke' $ dan ke'7 mahasis0a 0aji+ mengumpulkan .-S untuk dilaporkan kepada 1em+aga Pem+eri Beasis0a(

;>

E. BEASIS8A BPAK,PKPS>BB',BBP' a. Per%*aratan = a( 3ahasis0a program D'/// minimal semester /// atau Sarjana (S'1) minimal semester /5 yang masih akti, mengikuti kuliah sampai tahun akademik $%%;( +( 3emiliki /P. J 7*%% untuk Prioritas / dan /P. $*;% < $*>> untuk Prioritas ke //( )( Akti, dalam kegiatan kemahasis0aan (ekstra kurikuler) yang diprogramkan oleh Perguruan #inggi( d( #idak +erstatus penerima atau sedang mengajukan Beasis0a lain (BB3* B#A* P.PS' BB3* Super Semar)( e( .ondisi Orang #ua24ali tidak mampu yang dinilai dengan dasar pertim+angan 6 a( Penghasilan2pendapatan Orang #ua24ali se+esar K p( 1(7%%(%%%*'2+ulan (P /O /#AS /) dan K p( 1(;%%(%%%*'2+ulan (P /O /#AS //)( +( Pekerjaan Orang #ua24ali yang se)ara ekonomis tergolong lemah 6 P"S2AB /* Pensiunan* 5eteran* Buruh* Petani* "elayan* Pedagang ke)il dan status lain( b. Ku)ta& Per$)(e (an Be%arn*a Bea%$%:a = a( .uota Beasis0a ini ditentukan oleh .opertis 5( +( Periode penerimaan selama 1$ +ulan( )( Besarnya +easis0a adalah p 1%%(%%%*'2+ulan +. La.4$ran = a( 3engisi Surat Permohonan yang ditujukan ke D/.#/ melalui .oordinator .opertis 4ilayah 5( +( Surat .eterangan kemampuan Studi (/P. sampai dengan semester terakhir) dilampiri #ranskrip "ilai yang telah ditempuh dan disahkan Pimpinan Universitas( )( 3engisi Surat .eterangan .egiatan .emahasis0aan !kstra .urikuler( d( Surat .eterangan penghasilan Orang #ua24ali dari penanggung ja0a+ +iaya studi yang disahkan pihak yang +er0enang( e( 3engisi Surat .eterangan #idak Berpenghasilan* dinyatakan oleh Pemerintah Daerah setempat (1urah2.epala Desa* .e)amatan)( ,( Da,tar .eluarga Penanggung ja0a+ +iaya studi( g( Surat Pernyataan tidak se+agai penerima +easis0a lain dan disahkan Pimpinan Universitas( h( Surat .eterangan +erkelakuan +aik dari Pimpinan Universitas( i( 3elampirkan 1 eksemplar Hoto)opy .artu 3ahasis0a yang masih +erlaku j( 3elampirkan 1 eksemplar Pas Hoto ukuran 7 9 8 ter+aru (. Ta6a4an Pengajuan = a( 3ahasis0a dapat mengam+il* mengisi dan mengem+alikan ,ormulir yang sudah dilengkapi dengan persyaratan yang telah ditentukan sesuai jad0al yang telah ditentukan( +( Hormulir yang telah dikem+alikan setelah +atas 0aktu yang ditentukan akan didata dan direkapitulasi serta serta dihitung kuotanya +erdasarkan jumlah mahasis0a perprodi dan jumlah kuota +easis0a yang disediakan( )( Data rekapitulasi terse+ut dikonsultasikan kepada 4akaprodi Bidang .emahasis0aan dari mana mahasis0a terse+ut +erasal untuk menentukan mahasis0a yang diusulkan untuk mendapat +easis0a(

:%

d( Usulan dari 4akaprodi Bidang .emahasis0aan direkap kem+ali dan dikirimkan ke 1em+aga Pem+eri Beasis0a( e( 1em+aga Pem+eri Beasis0a akan mengirimkan pem+eritahuan seandainya usulan penerima +easis0a terse+ut disetujui dan kapan dana +easis0a terse+ut dikirimkan untuk segera di+agikan kepada mahasis0a yang +erhak( ,( Beasis0a ini di+erikan kepada mahasis0a dalam 8 tahap 2 8 tri0ulan dan setiap tri0ulan ke' $ dan ke'7 mahasis0a 0aji+ mengumpulkan .-S untuk dilaporkan kepada 1em+aga Pem+eri Beasis0a(

:1

7. BEASIS8A PENGE'BANGAN PRESTASI AKADE'IK 1. Per%*aratan = a( 3ahasis0a program D'/// minimal semester /// atau Sarjana (S'1) minimal semester /5 yang masih akti, mengikuti kuliah sampai tahun akademik $%%;( +( 3emiliki /P. J $*;% untuk Prioritas / dan /P. $*$; < $*8> untuk Prioritas ke //( )( Akti, dalam kegiatan kemahasis0aan (ekstra kurikuler) yang diprogramkan oleh Perguruan #inggi( d( #idak +erstatus penerima atau sedang mengajukan Beasis0a lain (BB3* B#A* P.PS'BB3* Super Semar)( e( Periode penerimaan selama 1$ +ulan( ,( Besarnya +easis0a adalah p 1%%(%%%*'2+ulan g( .ondisi Orang #ua24ali tidak mampu yang dinilai dengan dasar pertim+angan 6 Penghasilan2pendapatan Orang #ua24ali se+esar K p( 1(%%%(%%%*'2+ulan (P /O /#AS /) dan K p( 1(7%%(%%%*'2+ulan (P /O /#AS //)(

Pekerjaan Orang #ua24ali yang se)ara ekonomis tergolong lemah 6 P"S2AB /* Pensiunan* 5eteran* Buruh* Petani* "elayan* Pedagang ke)il dan status lain 2. Ku)ta& Per$)(e (an Be%arn*a Bea%$%:a = a( .uota Beasis0a ini ditentukan oleh .opertis 5( +( Periode penerimaan selama 1$ +ulan( )( Besarnya +easis0a adalah p 1$%(%%%*'2+ulan 3. La.4$ran = a( 3engisi Surat Permohonan yang ditujukan ke D/.#/ melalui .oordinator .opertis 4ilayah 5 diutamakan +agi mahasis0a di +idang ilmu kelompok #eknologi (#eknik* 3atematika* Biologi* .imia* Hisika* Pertanian* Harmasi)( +( Surat .eterangan kemampuan Studi (/P. sampai dengan semester terakhir) dilampiri #ranskrip "ilai yang telah ditempuh dan disahkan Pimpinan Universitas( )( 3engisi Surat .eterangan .egiatan .emahasis0aan !kstra .urikuler( d( Surat .eterangan penghasilan Orang #ua24ali dari penanggung ja0a+ +iaya studi yang disahkan pihak yang +er0enang( e( 3engisi Surat .eterangan #idak Berpenghasilan* dinyatakan oleh Pemerintah Daerah setempat (1urah2.epala Desa* .e)amatan)( ,( Da,tar .eluarga Penanggung ja0a+ +iaya studi( g( Surat Pernyataan tidak se+agai penerima +easis0a lain dan disahkan Pimpinan Universitas( h( Surat .eterangan +erkelakuan +aik dari Pimpinan Universitas( i( 3elampirkan 1 eksemplar Hoto)opy .artu 3ahasis0a yang masih +erlaku j( 3elampirkan 1 eksemplar Pas Hoto ukuran 7 9 8 ter+aru -. Ta6a4an Pengajuan = a( 3ahasis0a dapat mengam+il* mengisi dan mengem+alikan ,ormulir yang sudah dilengkapi dengan persyaratan yang telah ditentukan sesuai jad0al yang telah ditentukan( +( Hormulir yang telah dikem+alikan setelah +atas 0aktu yang ditentukan akan didata dan direkapitulasi serta dihitung kuotanya +erdasarkan jumlah mahasis0a perprodi dan jumlah kuota +easis0a yang disediakan(

:$

)( Data rekapitulasi terse+ut dikonsultasikan kepada 4akaprodi Bidang .emahasis0aan dari mana mahasis0a terse+ut +erasal untuk menentukan mahasis0a yang diusulkan untuk mendapat +easis0a( d( Usulan dari 4akaprodi Bidang .emahasis0aan direkap kem+ali dan dikirimkan ke 1em+aga Pem+eri Beasis0a( e( 1em+aga Pem+eri Beasis0a akan mengirimkan pem+eritahuan seandainya usulan penerima +easis0a terse+ut disetujui dan kapan dana +easis0a terse+ut dikirimkan untuk segera di+agikan kepada mahasis0a yang +erhak( ,( Beasis0a ini di+erikan kepada mahasis0a dalam 7 tahap (pola : +ulan2#ahap /* 7 +ulan2#ahap // dan 7 +ulan2#ahap ///) dan pada pen)airan #ahap ke'$ dan ke'7 mahasis0a 0aji+ mengumpulkan .-S untuk dilaporkan kepada 1em+aga Pem+eri Beasis0a(

:7

G. BEASIS8A BANTUAN BELA AR 'AHASIS8A a. Per%*aratan = a( 3ahasis0a program D'/// minimal semester /// atau Sarjana (S'1) minimal semester /5 yang masih akti, mengikuti kuliah sampai tahun akademik $%%;( +( 3emiliki /P. J $*;% untuk Prioritas / dan /P. $*$; < $*8> untuk Prioritas ke //( )( Akti, dalam kegiatan kemahasis0aan (ekstra kurikuler) yang diprogramkan oleh Perguruan #inggi( d( #idak +erstatus penerima atau sedang mengajukan Beasis0a lain (BB3* B#A* P.PS'BB3* Super Semar)( e( Periode penerimaan selama 1$ +ulan( ,( Besarnya +easis0a adalah p 1%%(%%%*'2+ulan g( .ondisi Orang #ua24ali tidak mampu yang dinilai dengan dasar pertim+angan 6 Penghasilan2pendapatan Orang #ua24ali se+esar K p( 1(%%%(%%%*'2+ulan (P /O /#AS /) dan K p( 1(7%%(%%%*'2+ulan (P /O /#AS //)(

Pekerjaan Orang #ua24ali yang se)ara ekonomis tergolong lemah 6 P"S2AB /* Pensiunan* 5eteran* Buruh* Petani* "elayan* Pedagang ke)il dan status lain b. Ku)ta& Per$)(e (an Be%arn*a Bea%$%:a = 1( .uota Beasis0a ini ditentukan oleh .opertis 5( $( Periode penerimaan selama 1$ +ulan( 7( Besarnya +easis0a adalah p 1%%(%%%*'2+ulan +. La.4$ran = a( 3engisi Surat Permohonan yang ditujukan ke D/.#/ melalui .oordinator .opertis 4ilayah 5( +( Surat .eterangan kemampuan Studi (/P. sampai dengan semester terakhir) dilampiri #ranskrip "ilai yang telah ditempuh dan disahkan Pimpinan Universitas( )( 3engisi Surat .eterangan .egiatan .emahasis0aan !kstra .urikuler( d( Surat .eterangan penghasilan Orang #ua24ali dari penanggung ja0a+ +iaya studi yang disahkan pihak yang +er0enang( e( 3engisi Surat .eterangan #idak Berpenghasilan* dinyatakan oleh Pemerintah Daerah setempat (1urah2.epala Desa* .e)amatan)( ,( Da,tar .eluarga Penanggung ja0a+ +iaya studi( g( Surat Pernyataan tidak se+agai penerima +easis0a lain dan disahkan Pimpinan Universitas( h( Surat .eterangan +erkelakuan +aik dari Pimpinan Universitas( i( 3elampirkan 1 eksemplar Hoto)opy .artu 3ahasis0a yang masih +erlaku j( 3elampirkan 1 eksemplar Pas Hoto ukuran 7 9 8 ter+aru (. Ta6a4an Pengajuan = a( 3ahasis0a dapat mengam+il* mengisi dan mengem+alikan ,ormulir yang sudah dilengkapi dengan persyaratan yang telah ditentukan sesuai jad0al yang telah ditentukan( +( Hormulir yang telah dikem+alikan setelah +atas 0aktu yang ditentukan akan didata dan direkapitulasi serta serta dihitung kuotanya +erdasarkan jumlah mahasis0a perprodi dan jumlah kuota +easis0a yang disediakan(

:8

)( Data rekapitulasi terse+ut dikonsultasikan kepada 4akaprodi Bidang .emahasis0aan dari mana mahasis0a terse+ut +erasal untuk menentukan mahasis0a yang diusulkan untuk mendapat +easis0a( d( Usulan dari 4akaprodi Bidang .emahasis0aan direkap kem+ali dan dikirimkan ke 1em+aga Pem+eri Beasis0a( e( 1em+aga Pem+eri Beasis0a akan mengirimkan pem+eritahuan seandainya usulan penerima +easis0a terse+ut disetujui dan kapan dana +easis0a terse+ut dikirimkan untuk segera di+agikan kepada mahasis0a yang +erhak( ,( Beasis0a ini di+erikan kepada mahasis0a dalam 7 tahap (pola : +ulan2#ahap /* 7 +ulan2#ahap // dan 7 +ulan2#ahap ///) dan pada pen)airan #ahap ke'$ dan ke'7 mahasis0a 0aji+ mengumpulkan .-S untuk dilaporkan kepada 1em+aga Pem+eri Beasis0a(

:;

H. BEASIS8A !A!ASAN SUPERSE'AR 1. Per%*aratan = a( 3ahasis0a program D'/// minimal semester /// atau Sarjana (S'1) minimal semester /5 yang masih akti, mengikuti kuliah sampai tahun akademik $%%;( +( 3emiliki /P. J 7*%% untuk Prioritas / dan /P. $*;% < $*>> untuk Prioritas ke //( )( Akti, dalam kegiatan kemahasis0aan (ekstra kurikuler) yang diprogramkan oleh Perguruan #inggi( d( #idak +erstatus penerima atau sedang mengajukan Beasis0a lain (BB3* B#A* P.PS'BB3* Super Semar)( e( .ondisi Orang #ua24ali tidak mampu yang dinilai dengan dasar pertim+angan 6 a( Penghasilan2pendapatan Orang #ua24ali se+esar K p( 1(7%%(%%%*'2+ulan (P /O /#AS /) dan K p( 1(;%%(%%%*'2+ulan (P /O /#AS //)( +( Pekerjaan Orang #ua24ali yang se)ara ekonomis tergolong lemah 6 P"S2AB /* Pensiunan* 5eteran* Buruh* Petani* "elayan* Pedagang ke)il dan status lain( 2. Ku)ta& Per$)(e (an Be%arn*a Bea%$%:a = a( .uota Beasis0a ini ditentukan oleh .opertis 5( +( Periode penerimaan selama 1$ +ulan( )( Besarnya +easis0a adalah p ?%(%%%*'2+ulan 3. La.4$ran = a( 3engisi Surat Permohonan yang ditujukan ke Yayasan Supersemar melalui .oordinator .opertis 4ilayah 5( +( Surat .eterangan kemampuan Studi (/P. sampai dengan semester terakhir) dilampiri #ranskrip "ilai yang telah ditempuh dan disahkan Pimpinan Universitas( )( 3engisi Surat .eterangan .egiatan .emahasis0aan !kstra .urikuler( d( Surat .eterangan penghasilan Orang #ua24ali dari penanggung ja0a+ +iaya studi yang disahkan pihak yang +er0enang( e( 3engisi Surat .eterangan #idak Berpenghasilan* dinyatakan oleh Pemerintah Daerah setempat (1urah2.epala Desa* .e)amatan)( ,( Da,tar .eluarga Penanggung ja0a+ +iaya studi( g( Surat Pernyataan tidak se+agai penerima +easis0a lain dan disahkan Pimpinan Universitas( h( Surat .eterangan +erkelakuan +aik dari Pimpinan Universitas( i( 3elampirkan 1 eksemplar Hoto)opy .artu 3ahasis0a yang masih +erlaku j( 3elampirkan 1 eksemplar Pas Hoto ukuran 7 9 8 ter+aru -. Ta6a4an Pengajuan = a( 3ahasis0a dapat mengam+il* mengisi dan mengem+alikan ,ormulir yang sudah dilengkapi dengan persyaratan yang telah ditentukan sesuai jad0al yang telah ditentukan( +( Hormulir yang telah dikem+alikan setelah +atas 0aktu yang ditentukan akan didata dan direkapitulasi serta serta dihitung kuotanya +erdasarkan jumlah mahasis0a perprodi dan jumlah kuota +easis0a yang disediakan( )( Data rekapitulasi terse+ut dikonsultasikan kepada 4akaprodi Bidang .emahasis0aan dari mana mahasis0a terse+ut +erasal untuk menentukan mahasis0a yang diusulkan untuk mendapat +easis0a( d( Usulan dari 4akaprodi Bidang .emahasis0aan direkap kem+ali dan dikirimkan ke 1em+aga Pem+eri Beasis0a(

::

e( 1em+aga Pem+eri Beasis0a akan mengirimkan pem+eritahuan seandainya usulan penerima +easis0a terse+ut disetujui dan kapan dana +easis0a terse+ut dikirimkan untuk segera di+agikan kepada mahasis0a yang +erhak( ,( Beasis0a ini di+erikan kepada mahasis0a dalam $ tahap2$ Semester dan setiap semester mahasis0a 0aji+ mengumpulkan .-S untuk dilaporkan kepada 1em+aga Pem+eri Beasis0a(

:?

I. BEASIS8A SANATA DHAR'A a. Per%*aratan = a( .husus +agi mahasis0a H./P* H( !konomi* H( Sastra* H( Harmasi dan H(Psikologi yang mengalami masalah keuangan( +( Beasis0a di+erikan +agi mahasis0a yang akti, kuliah (maks( Sem( 5//) yang memenuhi syarat yang telah ditentukan( )( #idak sedang menerima +easis0a dari instansi lain( d( /P Semester se+elumnya minimal $*$; untuk +idang eksakta ( H( Harmasi dan GP3/PA'H./P) dan $*;% untuk +idang non eksakta( e( Diutamakan +agi yang terli+at akti, dalam kegiatan kemahasis0aan di kampus dan kegiatan di luar kampus Universitas Sanata Dharma( b. Ku)ta& Per$)(e (an Be%arn*a Bea%$%:a = 1( Beasis0a ini disediakan +agi 1%% orang mahasis0a( $( Periode penerimaan selama : +ulan( 7( Besarnya +easis0a adalah p ?;(%%%*'2+ulan +. La.4$ran = a( Surat .eterangan2 ekomendasi dari pastor paroki* +( Hoto )opy rin)ian .eterangan Penghasilan2Da,tar gaji orangtua )( ekening listrik +ulan terakhir( (. Ta6a4an Pengajuan = a( 3ahasis0a dapat mengam+il* mengisi dan mengem+alikan ,ormulir yang sudah dilengkapi dengan persyaratan yang telah ditentukan sesuai jad0al yang telah ditentukan( +( Hormulir yang telah dikem+alikan setelah +atas 0aktu yang ditentukan akan didata dan direkapitulasi serta serta dihitung kuotanya +erdasarkan jumlah mahasis0a perprodi dan jumlah kuota +easis0a yang disediakan( )( Data rekapitulasi terse+ut dikirimkan kepada 4akaprodi Bidang .emahasis0aanF -3G2-3PS dari mana mahasis0a terse+ut +erasal untuk menentukan mahasis0a yang diusulkan2direkomendasikan untuk mendapat +easis0a( d( ekomendasi dari 4akaprodi Bidang .emahasis0aanF -3G2-3PS direkap kem+ali dan diumumkan kepada para mahasis0a( e( 3ahasis0a yang +erhak mendapat +easis0a mengam+il kartu pen)airan Dana +easis0a di Sekr( 4 untuk selanjutnya men)airkan Dana Beasis0a di .asir USD( ,( Beasis0a ini di+erikan kepada mahasis0a dalam : tahap2: +ulan dan pada setiap pen)airan mahasis0a 0aji+ meghadap kepada 4akaprodi Bidang .emahasis0aan untuk mohon penandatanganan .artu Pen)airan Dana 3ahasis0a(

:&

. BEASIS8A S9H"LARSHIP 7UND !A!ASAN SANATA DHAR'A a. Per%*aratan = a( .husus +agi mahasis0a H./P* H( !konomi* H( Sastra* H( Harmasi dan H(Psikologi yang mengalami masalah keuangan( +( Beasis0a di+erikan +agi mahasis0a yang akti, kuliah (maks( Sem( 5//) yang memenuhi syarat yang telah ditentukan( )( #idak sedang menerima +easis0a dari instansi lain( d( /P Semester se+elumnya minimal $*$; untuk +idang eksakta ( H( Harmasi dan GP3/PA'H./P) dan $*;% untuk +idang non eksakta( e( Diutamakan +agi yang terli+at akti, dalam kegiatan kemahasis0aan di kampus dan kegiatan di luar kampus Universitas Sanata Dharma( b. Ku)ta& Per$)(e (an Be%arn*a Bea%$%:a = 1( Beasis0a ini disediakan +agi 7% orang mahasis0a( $( Periode penerimaan selama : +ulan( 7( Besarnya +easis0a adalah p 1%%(%%%*'2+ulan +. La.4$ran = a( Surat .eterangan2 ekomendasi dari pastor paroki* +( Hoto )opy rin)ian .eterangan Penghasilan2Da,tar gaji orangtua )( ekening listrik +ulan terakhir( (. Ta6a4an Pengajuan = a( 3ahasis0a dapat mengam+il* mengisi dan mengem+alikan ,ormulir yang sudah dilengkapi dengan persyaratan yang telah ditentukan sesuai jad0al yang telah ditentukan( +( Hormulir yang telah dikem+alikan setelah +atas 0aktu yang ditentukan akan didata dan direkapitulasi serta dihitung kuotanya +erdasarkan jumlah mahasis0a perprodi dan jumlah kuota +easis0a yang disediakan( )( Data rekapitulasi terse+ut dikirimkan kepada 4akaprodi Bidang .emahasis0aanF Para 4akaprodiF -3G2-3PS dari mana mahasis0a terse+ut +erasal untuk menentukan mahasis0a yang diusulkan2direkomendasikan untuk mendapat +easis0a( d( ekomendasi dari 4akaprodi Bidang .emahasis0aanF Para 4akaprodiF -3G2-3PS direkap kem+ali dan diumumkan kepada para mahasis0a( e( 3ahasis0a yang +erhak mendapat +easis0a mengam+il kartu pen)airan Dana +easis0a di Sekr( 4 untuk selanjutnya men)airkan Dana Beasis0a di Yayasan Sanata Dharma( ,( Beasis0a ini di+erikan kepada mahasis0a dalam : tahap2: +ulan dan pada setiap pen)airan mahasis0a 0aji+ meghadap kepada 4akil ektor /// untuk mohon penandatanganan .artu Pen)airan Dana 3ahasis0a(

:>

K. BANTUAN TUGAS AKHIR Per%*aratan = a( 3ahasis0a yang sedang menyusun #ugas Akhir2Skripsi sampai dengan Ba+ /5( +( 3engisi ,ormulir pengajuan Bantuan #ugas Akhir dan melakukan 0a0an)ara dengan Panitia Penerimaan Beasis0a )( #idak sedang menerima +easis0a dari instansi lain( d( Beasis0a tersedia +agi sekitar 8; mahasis0a2semester(

?%

L. BEASIS8A SANATA DHAR'A STUDENT 7UND a. KETENTUAN a( 3ahasis0a Semester // s(d( L yang tidak +erstatus )uti studi +( #idak sedang menerima +easis0a dari instansi lain( )( /P minimal $*%% (dua koma nol nol) d( 3engalami kesulitan keuangan* di+uktikan dengan surat rekomendasi dari .etua # dan 4* atau rohani0an20ati* atau pimpinan instansi tempat orang tua +ekerja( e( 3emiliki aktivitas organisasi atau sosial kemasyarakatan di dalam atau di luar kampus( ,( 1olos Seleksi oleh #im Penilai Beasis0a SDSH( g( Beasis0a di+erikan dalam +entuk pem+e+asan +iaya U.# dan S.S pada semester +ersangkutan( b. KELENGKAPAN a( 3engisi Hormulir yang telah disediakan( +( Pas ,oto ukuran 8 9 : se+anyak 1 lem+ar( )( .-S semester terakhir yang sudah dilegalisasi oleh peja+at ,akultas (PD /) d( Surat rekomendasi dari .etua # dan 4* atau rohani0an20ati* atau pimpinan instansi tempat orang tua +ekerja( e( Surat .eterangan Berkegiatan dari organisasi atau lem+aga yang relevan( ,( Surat keterangan Penghasilan2Da,tar gaji orang tua +. 9ARA>9ARA 'ENGA UKAN PER'"H"NAN a( Pemohon mengam+il ,ormulir dan menyerahkan kem+ali ke Sekr( 4 /// pada jam kerja( +( Hormulir 6aru% diisi se)ara lengkap dan sesuai dengan kenyataan yang se+enarnya( Apa+ila di kemudian hari ter+ukti keterangan yang di+uat tidak +enar* pihak Universitas +erhak men)a+ut kem+ali2mem+atalkan +easis0a ts+( )( Gad0al 0a0an)ara akan diin,ormasikan segera setelah data seluruh pemohon selesai direkap( d( Bagi pemohon yang lolos akan di ter+itkan S. Penerima Beasis0a SDSH( e( Pem+e+asan +iaya U.# dan S.S dilakukan dengan trans,er internal(

?1

'. BEASIS8A PT. BANK 9ENTRAL ASIA a. Per%*aratan = 3ahasis0a2i +erke+angsaan /ndonesia* Genjang S'1 dan +erada di semester /5 Berusia maksimal $1 tahun (pada saat penerimaan +easis0a) dan +elum menikah /ndeks Prestasi .umulati, (/P.) minimal 7*$; Dari keluarga +erpenghasilan rendah* di+uktikan dengan surat keterangan dari instansi dan2atau pemerintah desa setempat dan diketahui oleh 4 ///

#idak sedang menerima Beasis0a dari lem+aga atau instansi yang disalurkan oleh Universitas Sanata Dharma b. Ku)ta& Per$)(e (an Be%arn*a Bea%$%:a = 1( Beasis0a ini disediakan +agi 1; orang mahasis0a untuk setiap periode pengajuan( $( .uota Beasis0a ini ditentukan oleh P#( BEA 7( Beasis0a yang di+erikan kepada mahasis0a adalah uang Saku p $%%(%%%*'2+ulan* Uang Pem+ayaran U.# dan S.S tiap semesternya( +. La.4$ran = a( 3engisi ,ormulir permohonan +easis0a dan surat pernyataan( +( Eurri)ulum vitae )( #ranskrip nilai (minimal 7 semester terakhir) d( Pas ,oto ukuran 8 9 : se+anyak $ lem+ar e( Surat .eterangan Penghasilan Orang #ua ,( Surat .eterangan +erkelakuan Baik dari .epolisian g( Surat .eterangan .esehatan dan Be+as "arkotik dari Dokter h( Surat ekomendasi dari 4akil ektor /// atau Dekan2 4akil Dekan (. Ta6a4an Pengajuan = a( 3ahasis0a dapat mengam+il* mengisi dan mengem+alikan ,ormulir yang sudah dilengkapi dengan persyaratan yang telah ditentukan sesuai jad0al yang telah ditentukan( +( Hormulir yang telah dikem+alikan setelah +atas 0aktu yang ditentukan akan didata dan direkapitulasi serta serta dihitung kuotanya +erdasarkan jumlah mahasis0a perprodi dan jumlah kuota +easis0a yang disediakan( )( Data rekapitulasi terse+ut dikonsultasikan kepada 4akaprodi Bidang .emahasis0aan dari mana mahasis0a terse+ut +erasal untuk menentukan mahasis0a yang diusulkan untuk mendapat +easis0a( d( Usulan dari 4akaprodi Bidang .emahasis0aan direkap kem+ali dan dikirimkan ke 1em+aga Pem+eri Beasis0a( e( 1em+aga Pem+eri Beasis0a akan mengirimkan pem+eritahuan seandainya usulan penerima +easis0a terse+ut disetujui dan kapan dana +easis0a terse+ut dikirimkan untuk segera di+agikan kepada mahasis0a yang +erhak( ,( Pem+ayaran uang saku dan uang kuliah semester dilakukan melalui rekening tahapan BEA( g( Pem+erian uang saku di+erikan pada setiap a0al +ulan( h( Uang SPP per semester di+ayarkan pada setiap a0al semester dengan menunjukkan )opy +ukti pem+ayaran(

?$

i(

Setiap mahasis0a 0aji+ menyerahkan )opy transkrip nilai* )opy hasil studi semester se+elumnya* dan )opy ren)ana studi semester yang akan dijalani (selama yang +ersangkutan menerima program +easis0a BEA) j( Pem+erian +easis0a akan dihentikan apa+ila /P yang diperoleh kurang dari 7*%%( k( Pem+erian +easis0a dimulai pada +ulan Agustus setiap tahunnya(

?7

N. BEASIS8A 'ISERI"R NASI"NAL>APTIK a. en$% Bea%$%:a = 1. Bea%$%:a Strata Satu /S>1,Sarjana0 a( Su+sidi Dana Belajar di indonesia se+esar p( $(%%%(%%%*' setiap +ulan selama 8& +ulan ( mulai Septem+er $%%7 ) disalurkan melalui masing'masing perguruan tinggi anggota AP#/. +( Gatah penerima +easis0a melalui masing'masing perguruan tinggi anggota AP#/. minimal & orang ( p( $;%(%%%*' per +ulan) < maksimal 1% orang ( p( $%%(%%%*' per +ulan) dengan perin)ian pem+agian 6 ;% A untuk mahasis0a Unika* 7% A mahasis0a P#S dan $% A mahasis0a P#"( 2. Bea%$%:a Strata Dua /S>2,Pa%+a Sarjana0 a( Su+sidi dana +elajar di /ndonesia se+esar p( :%%(%%%*' setiap +ulan selama $8 +ulan ($ tahun) per mahasis0a di+erikan sejak 0aktu yang disepakati masing'masing penerima +easis0a dengan pihak AP#/.( +( Gumlah keseluruhan +easis0a 6 1% untuk seluruh /ndonesia( Diutamakan +agi mahasis0a yang +erasal dari luar pulau Ga0a yang akan kem+ali ke tempat asal daerahnya seusai studi( 3. Bea%$%:a Strata T$ga /S>3,D)kt)ral0 a( Su+sidi dana +elajar di /ndonesia se+esar p( 1($%%(%%%*' setiap +ulan selama 7: +ulan (7 tahun) per mahasis0a di+erikan sejak 0aktu yang disepakati masing'masing penerima +easis0a dengan pihak AP#/.( +( Gumlah keseluruhan +easis0a 6 1% untuk seluruh /ndonesia( Diutamakan +agi mahasis0a yang +erasal dari luar pulau Ga0a yang akan kem+ali ke tempat asal daerahnya seusai studi( b. Per%*aratan Bea%$%:a = a. Bea%$%:a Strata Satu /S>1,Sarjana0 a( 3emiliki Surat Baptis .atolik +( #erda,tar se+agai mahasis0a2/ akti, pada tahun akademik $%%72$%%8( )( 3emiliki /P semester minimal $*;% d( 3emiliki surat rekomendasi dari Pastor Paroki2Pastor 3ahasis0a2Pemuka 3asyarakat .atolik( e( Bersedia mengikuti program pem+inaan AP#/.2Penanggungja0a+ Beasis0a setempat ,( 3engisi ,ormulir permohonan +easis0a AP#/.( g( 3engikuti 0a0an)ara dan test yang diselenggarakan penanggungja0a+ +easis0a( h( Berasal dari keluarga tidak mampu( b. Bea%$%:a Strata Dua /S>2,Pa%+a Sarjana0 a( 3emiliki Surat Baptis .atolik +( #erda,tar se+agai mahasis0a2/ akti, pada tahun akademik $%%72$%%8( )( 3emiliki /P. S'1 minimum $*?; atau /P. semester 1 S'$ minimal 7*%% atau #PA ;;%( d( Berusia maksimum 7; tahun pada a0al studi S'$ dan memiliki surat rekomendasi dari Pastor Paroki2Pastor 3ahasis0a2Pemuka 3asyarakat .atolik( e( Bersedia mengikuti program pem+inaan AP#/.2Penanggungja0a+ Beasis0a setempat ,( 3engisi ,ormulir permohonan +easis0a AP#/.( g( 3engikuti 0a0an)ara dan test yang diselenggarakan penanggungja0a+ +easis0a( h( Berasal dari keluarga tidak mampu(

?8

+. Bea%$%:a Strata T$ga /S>3,D)kt)ral0 a( 3emiliki Surat Baptis .atolik +( #erda,tar se+agai mahasis0a2/ akti, pada tahun akademik $%%72$%%8( )( 3emiliki /P. S'$ minimum 7*$; atau /P. semester 1 S'7 minimal 7*$; atau #PA ;;%( d( Berusia maksimum 8% tahun pada a0al studi S'7 dan memiliki surat rekomendasi dari Pastor Paroki2Pastor 3ahasis0a2Pemuka 3asyarakat .atolik( e( Bersedia mengikuti program pem+inaan AP#/.2Penanggungja0a+ Beasis0a setempat ,( 3engisi ,ormulir permohonan +easis0a AP#/.( g( 3engikuti 0a0an)ara dan test yang diselenggarakan penanggungja0a+ +easis0a( h( Berasal dari keluarga tidak mampu(

D"KU'EN LE#EL S#A"DA OP! A#/"D

K"DE SOP 4A./1 !.#O ///'%$

?;

P OE!DU ! UDUL = .!S!GA-#! AA" 3A-AS/S4A (DA"A .!S!-A#A" DA" SOS/A1) AREA 4A./1 !.#O ///

#A"DDA1 D/.!1UA .A" "O5!3B! $%%& "O !5/S/ 6 %%

1. TU UAN 1( #erti+nya mekanisme pelayanan kesehatan dan sosial +agi mahasis0a yang sakit* meninggal dunia* ataupun orang tua yang meninggal dunia( $( #erkoordinasinya unit kerja dan personil yang terli+at dalam layanan kesehatan dan sosial +agi mahasis0a( 2. DESKRIPSI Proses pelayanan dana kesehatan dan sosial dilakukan melalui proses penerimaan ,ormulir yang dapat dido0nload dari 000(usd(a)(id atau mengam+il langsung di sekretariat 4 ///( Proses pelayanan ini didasarkan pada perhatian universitas untuk mem+antu meringankan +e+an +iaya mahasis0a karena masalah kesehatan atau sosial( 3. RUANG LINGKUP 1ayanan dana kesehatan dan sosial ini di+erikan kepada mahasis0a D7* S1 dan pro,esi di lingkungan Universitas Sanata Dharma -. DA7TAR ISTILAH DAN DE7INISI a( Dana Ke%e6atan adalah +antuan dana untuk mahasis0a +erupa +antuan +iaya +ero+at dari rumah sakit atau puskesmas( Besar dana kesehatan ini diatur +erdasarkan tahun akademik mahasis0a( #ahun $%%; ke atas mendapatkan dana maksimum p( ;%%(%%%*%% per semester* sedangkan mahasis0a dengan tahun angkatan se+elum $%%; mendapatkan dana maksimum p( 7;%(%%%*%% per semester b. Dana S)%$al bag$ 'a6a%$%:a *ang 'en$nggal Dun$a a(ala6 bantuan (ana *ang beru4a uang (uka %ebe%ar R4. 2.AAA.AAA&AA. /bag$ .a6a%$%:a ta6un 2AA1 ke ata%0 (an R4. 1.1AA.AAA&AA /bag$ angkatan %ebelu. 2AA1 0. )( Dana S)%$al bag$ "rang Tua 'a6a%$%:a *ang 'en$nggal Dun$a adalah +antuan dana yang +erupa uang duka se+esar p( ;%%(%%%*%%( (+agi mahasis0a tahun $%%; ke atas) dan p( 7;%(%%%*%% (+agi angkatan se+elum $%%;)( 1. RE7ERENSI .eputusan 4 /// no( @@( 2. PR"SEDUR DAN TANGGUNG A8AB Prosedur layanan +easis0a terdiri atas +e+erapa ativitas* yaitu6 N). Pr)%e(ur Tanggung ja:ab 1 3engam+il ,ormulir 2 do0nload dari 0e+ usd 3ahasis0a $ 3engisi dan melengkapi persyaratan 3ahasis0a 7 3emasukkan ,ormulir di sekretariat 4 /// 3ahasis0a 8 ekapitulasi pemohon ektorat ; Putusan ektorat : Pengam+ilan dana kesehatan dan sosial 3ahasis0a ? 1aporan (1aporan ektor) ektorat 3. KEADAAN KHUSUS / IKA ADA0 Apa+ila penerima dana kesehatan dan sosial ter+ukti menipu* memalsukan data maka mahasis0a terse+ut 0aji+ mengem+alikan dana yang sudah diam+il( 4 /// mener+itkan surat peringatan (SP)

?:

kepada mahasis0a yang +ersangkutan apa+ila dalam +atas 0aktu yang ditentukan mahasis0a terse+ut tidak mengem+alikan dana( Apa+ila sudah di+erikan SP selama 7 kali dan yang+ersangkutan tidak mengindahkan* 4 /// dapat merekomendasikan kepada rektorat untuk menjatuhkan sangsi akademis +agi mahasis0a terse+ut( ?. D"KU'ENTASI Dokumen'dokumen maupun laporan'laporan yang dihasilkan dari prosedur ini antara lain6 ,ormulir penda,taran* +ukti pem+ayaran dari rumah sakit atau puskesmas* surat kematian( @. PR"SEDUR>PR"SEDUR TERKAIT Perintah kerja pengajuan dana kesehatan dan sosial 1A. LA'PIRAN Perintah kerja pengajuan dana kesehatan dan sosial serta keputusan 4 /// no( @

??

D"KU'EN LE#EL S#A"DA OP! A#/"D P OE!DU ! DA"A .!S!-A#A" DA" !.#O A# N) mahasis0a Penga.b$lan ;)r.ul$r 'eng$%$ (an .elengka4$ 4er%*aratan 1 $

K"DE SOP .!S!GA-#! AA" 3A-AS/S4A'%$ #A"DDA1 D/.!1UA .A" "O !5/S/ 6 %% ; S!P#!3B! $%%&

UDUL SOS/A1 AREA Keg$atan

Un$t Terka$t D)ku.en umah Sakit2 Puskesmas 2 pihak terkait rektorat Berkas ,ormulir .uitansi2nota o+at* salinan resep* +ukti pem+ayaran rumahsakit 2 puskesmas* surat kematian Berkas ,ormulir +erikut +ukti' +uktinya Da,tar penerima dana 2 +antuan Bukti pem+ayaran dan kuitansi pen)airan .uitansi pen)airan Surat dan data keuangan penerima dana 2 +antuan 1 hari 1 hari 8aktu

'e.a%ukkan ;)r.ul$r (an 4er%*aratann*a Reka4$tula%$ Pe.)6)n

1 hari

$ hari

Putu%an

1 hari

Penga.b$lan (ana La4)ran

: ?

1 tahun 1 hari

?&

PERINTAH KER A PENGA UAN DANA KESEHATAN DAN S"SIAL /DKS0 1( 3ahasis0a Sakit (karena .e)elakaan dan Bukan .e)elakaan)6 a) 3ahasis0a mengam+il ,ormulir pengajuan di Sekretariat 4 7 .ampus 3ri)an atau Sekretariat ektorat .ampus Paingan* +) Setelah diisi* ,ormulir ditandatangani oleh .aprodi24akaprodi Bidang .emahasis0aan2Dosen PA (pilih salah satu)* )) Hormulir yang telah diisi dan ditandatangani diserahkan kem+ali ke Sekretariat 4 7 .ampus 3ri)an atau Sekretariat ektorat .ampus Paingan dengan dilampiri6 (i) Hotokopi .#3 yang masih +erlaku (ii) Bukti pem+ayaran (+isa ,otokopi) d) Hormulir pengajuan dan lampiran'lampirannya diperiksa oleh 4 7* e) Apa+ila pengajuan sudah disetujui 4 7* mahasis0a mendapat kuitansi yang sudah di+u+uhi tanda yangan 4 7 untuk men)airkan uang di Biro .euangan* ,) 3ahasis0a men)airkan uang di Biro .euangan( $( Orang #ua 3ahasis0a 3eninggal Dunia6 .emungkinan / (Prioritas /)6 a) Ada in,ormasi yang sudah di)ek ke+enarannya tentang orang tua mahasis0a meninggal dunia* dan ada yang akan melayat sekaligus untuk menyampaikan Ouang dukaP* +) .aprodi24akaprodi Bid( .emahasis0aan2Dosen PA2Salah Seorang Dosen Prodi (salah satu) yang akan melayat mengurus di Sekretariat 4 7 .ampus 3ri)an* )) .aprodi24akaprodi Bid( .emahasis0aan2Dosen PA2Salah Seorang Dosen Prodi mendapat kuitansi yang telah di+u+uhi tanda tangan 4 7 untuk men)airkan uang di Biro .euangan* d) Uang yang telah di)airkan disatukan dalam satu amplop dengan Surat U)apan Duka Eita dari 4 7 untuk diserahkan kepada mahasis0a2keluarga yang +erduka( &atatan' (arena situasinya darurat dan mendesak) *uang duka+ kadang"kadang terpaksa ditalangi dulu dengan uang pribadi( .emungkinan // (Prioritas //)6 a) Apa+ila .emungkinan / tidak dapat dilakukan* +erlaku .emungkinan //* +) 3ahasis0a mengam+il ,ormulir pengajuan di Sekretariat 4 7 .ampus 3ri)an atau Sekretariat ektorat .ampus Paingan* )) Setelah diisi* ,ormulir ditandatangani oleh (salah satu) .aprodi24akaprodi Bidang .emahasis0aan2Dosen PA* d) Hormulir yang telah diisi dan ditandatangani diserahkan kem+ali ke Sekretariat 4 7 .ampus 3ri)an atau Sekretariat ektorat .ampus Paingan dengan dilampiri6 (i) Hotokopi .#3 yang masih +erlaku (ii) Hotokopi .artu keluarga (iii) Hotokopi Surat2Akte .ematian e) Hormulir pengajuan dan lampiran'lampirannya diperiksa oleh 4 7* ,) Apa+ila pengajuan sudah disetujui 4 7* mahasis0a mendapat kuitansi yang sudah di+u+uhi tanda tangan 4 7 untuk men)airkan uang di Biro .euangan* g) 3ahasis0a men)airkan Dana Sosial dan .esehatan di Biro .euangan(

?>

7( 3ahasis0a 3eninggal Dunia6 a) Ada in,ormasi yang sudah di)ek ke+enarannya tentang mahasis0a yang meninggal dunia* +) .aprodi24akaprodi Bidang .emahasis0aan2Dosen PA2Salah Seorang Dosen Prodi2.a+ag .emahasis0aan mengurus pengajuan di Sekretariat 4 7 .ampus 3ri)an* )) .aprodi24akaprodi Bidang .emahasis0aan2Dosen PA2Salah Seorang Dosen Prodi2.a+ag .emahasis0aan mendapat kuitansi yang sudah di+u+uhi tanda tangan 4 7 untuk men)airkan uang di Biro .euangan* d) Uang yang telah di)airkan disatukan dalam satu amplop dengan Surat U)apan Duka Eita dari 4 7 untuk diserahkan kepada keluarga yang +erduka* e) Apa+ila 4 72Dekan2.aprodi24akaprodi Bidang .emahasis0aan2Dosen PA2Salah Seorang Dosen Prodi2.a+ag .emahasis0aan ada yang akan melayat di rumah sakit atau di rumah duka* y+s menyerahkan Ouang dukaP terse+ut kepada pihak keluarga* ,) Apa+ila 4 72Dekan2.aprodi24akaprodi Bidang .emahasis0aan2Dosen PA2Salah Seorang Dosen Prodi2.a+ag .emahasis0aan tidak ada yang akan melayat di rumah sakit atau di rumah duka* uang duka dapat dititipkan mahasis0a se'prodi yang akan melayat( &atatan' (arena situasinya darurat dan mendesak) *uang duka+ kadang"kadang terpaksa ditalangi dulu dengan uang pribadi(

.eterangan6 a) Setelah mempertim+angkan +er+agai hal* terutama untuk mem+antu mahasis0a* sejak #A $%%$ klaim juga men)akup sakit yang tidak ra0at inap serta pengo+atan #-#* gigi* dan mata( +) Besarnya premi dan klaim adalah se+agai +erikut6 #A 1>>>2$%%% $%%%2$%%1 $%%1'$%%8 $%%; ' @( Besar Premi p ;(%%%2th p ;(%%%2smt p 1;(%%%2smt p $;(%%%2smt Besarnya .laim (3aksimal per Semester) 3ahasis0a Sakit 3hs 3eninggal Ortu 3eninggal p $;%(%%%2smt p 1(%%%(%%% p $;%(%%%2smt p $;%(%%%2smt p 1(%%%(%%% p $;%(%%%2smt p 7;%(%%%2smt p 1(;%%(%%% p 7;%(%%%2smt p ;%%(%%%2smt p $(%%%(%%% p ;%%(%%%2smt

#ertanda 4 /// USD

&%

D"KU'EN LE#EL S#A"DA OP! A#/"D P OE!DU ! UDUL = AD3/"/S# AS/ DA" .!D/A#A" .!3A-AS/S4AA" AREA 4A./1 !.#O /// 1.

K"DE SOP 4A./1 !.#O ///'%7 #A"DDA1 D/.!1UA .A" "O5!3B! $%%& "O !5/S/ 6 %%

TU UAN 1( #erti+nya mekanisme pelayanan administrasi maupun kegiatan kemahasis0aan di Universitas sanata Dharma( $( #erkoordinasinya unit kerja dan personil yang terli+at dalam layanan kegiatan kemahasis0aan* seperti 4akil ektor ///* sta,, 4akil ektor ///* 4akaprodi* +agian keuangan* +iro administrasi umum* sekretariat ,akultas2jurusan* organisasi kemahasis0aan( 7( #ersedianya dokumen yang lengkap untuk layanan in,ormasi +agi kepentingan evaluasi dan pengem+angan universitas* misalnya untuk akreditasi dan audit internal maupun eksternal* maupun hi+ah( DESKRIPSI Pelayanan administrasi dilakukan oleh sta,, 4 /// untuk memproses +er+agai ma)am permohonan mahasis0a yang terkait dengan kepentingan kegiatan kemahasis0aan( Administrasi kegiatan kemahasis0aan ini perlu didokumentasikan se)ara khusus untuk melihat persiapan* proses* maupun hasil kegiatan kemahasis0aan melalui monitoring dan evaluasi oleh tim dosen( RUANG LINGKUP Pelayanan administrasi dan kegiatan kemahasis0aan dilakukan di lingkungan Universitas Sanata Dharma DA7TAR ISTILAH DAN DE7INISI a( A(.$n$%tra%$ adalah proses penanganan dokumen +aik yang diterima maupun yang akan dikeluarkan di Sekretariat 4 ///( +( Keg$atan Ke.a6a%$%:aan adalah kegiatan yang dilakukan oleh mahasis0a untuk meningkatkan kemampuan so tskills mereka( )( Pr)4)%al Keg$atan adalah deskripsi peren)anaan kegiatan mahasis0a se)ara detil yang setidaknya memuat latar +elakang* tujuan* peserta kegiatan* lokasi kegiatan* da,tar nama panitia dan penanggungja0a+ lengkap dengan no telpon yang dapat dihu+ungi* indikator )apaian kegiatan* dan anggaran( d( Ran+angan Keg$atan (an Anggaran adalah ran)angan penganggaran pendapatan dan +elanja +erdasarkan kegiatan2 akti,itas( e( Ij$n Keg$atan adalah permohonan menyelenggarakan kegiatan dari +er+agai pihak terkait* mulai dari Prodi sampai Universitas* ataupun ijin yang harus diperoleh dari luar USD misalnya dari .epolisian( ,( S4)n%)r%6$4 adalah kegiatan pen)airan sum+er dana dari pihak lain di luar sum+er dana yang dikelola 4 ///( .egiatan ini diperlukan mengingat dana yang dikelola oleh 4 /// tidak mungkin +isa mendanai seluruh kegiatan kemahasis0aan( Selain itu* kegiatan pen)arian sponsorship juga mengasah kemampuan entrepreneurship mahasis0a( g( La4)ran Pertanggung a:aban /LP 0 adalah standard yang sudah ditetapkan dalam melaporkan kegiatan yang sudah dilaksanakan +ersama dengan rin)ian anggaran yang dipakai( 1aporan ini disampaikan selam+at'lam+atnya $ minggu setelah kegiatan selesai dilaksanakan(

2.

3.

-.

&1

Seandainya dana yang dipakai )ukup +esar dan 0aktu kegiatan +erlangsung )ukup lama* dana kegiatan tidak akan di)airkan seluruhnya tetapi +ertahap sesuai dengan ke+utuhan riil dan dipertanggungja0a+kan se+elum pen)airan tahap +erikutnya( 1. 2. RE7ERENSI Go+ Deskripsi Sta,, 4 /// PR"SEDUR DAN TANGGUNG A8AB Prosedur layanan adminstrasi terdiri atas +e+erapa ativitas* yaitu6 N). 1 $ 7 8 ; : 3. Pr)%e(ur 3engisi dan melengkapi dokumen 3emproses dokumen 3erekap dokumen ekomendasi Pelaksanaan 1aporan dalam +entuk kegiatan mahasis0a (1aporan ektor) Tanggung ja:ab 3ahasis0a ektorat ektorat ektorat 3ahasis0a ektorat

KEADAAN KHUSUS / IKA ADA0 Apa+ila mahasis0a yang mengajukan permohonan pelayanan administrasi mengisi dokumen mereka dengan tidak jujur atau tidak +enar* mahasis0a terse+ut akan mendapatkan sangsi yang +erupa surat peringatan dan seandainya mahasis0a terse+ut tidak mengindahkan Surat Peringatan* mahasis0a dapat dikenai sangsi akademis( D"KU'ENTASI Dokumen'dokumen maupun laporan'laporan yang yang dihasilkan dari prosedur ini antara lain6 arsip surat masuk dan keluar* proposal dan 1PG* arsip sponsorship* dan ijin menginap* ketentuan tari,, dari 4 // terkait dengan penyelenggaraan kegiatan kemahasis0aan( PR"SEDUR>PR"SEDUR TERKAIT (Perintah kerja layanan administrasi) a( Penyusunan Proposal +(Penyusunan 1PG )( /nventarisasi +arang'+arang (4 /// dan unit'unit kegiatan) d(Pengadaan +arang e( Pemesanan dan pendistri+usian Gaket almamater ,( Pemesanan'pemesanan (tiket* 4isma Penting Sari* konsumsi* +arang di gudang* dst() g(.etentuan dan penggunaan 4isma Pentingsari h( ekap untuk laporan rektor i( #ari, untuk pihak'pihak yang perlu di+eri apresiasi6 pelatih kegiatan kemahasis0aan* dosen pendamping* tim seleksi 3a0apres* ds+( j( Serti,ikat kegiatan mahasis0a k( apat'rapat6 1) Pemesanan tempat $) A+sen 7) .onsumsi 8) Hoto)opy +ahan pertemuan ;) Perlengkapan6 sound system* lap top* vie0er* roll )a+le* a)tive speaker l(

?.

@.

&$

m( Surat'surat 1) Pendistri+usian surat keluar $) Pen)atatan surat masuk 7) Surat #ugas untuk mahasis0a 8) Surat .eterangan ;) Surat Undangan 1A. LA'PIRAN /nstruksi kerja layanan administrasi

&7

D"KU'EN LE#EL S#A"DA OP! A#/"D P OE!DU ! UDUL 1AYA"A" .!D/A#A" .!3A-AS/S4AA" AREA !.#O A# Keg$atan N) U.3 2 -3G 2 B!3H 2 Senat2 3ahasis0a U%ulan keg$atan ,4r)4)%al Pengajuan 4r)4)%al 1

K"DE SOP AD3/"/S# AS/ .!D/A#A" .!3A-AS/S4AA"'%1 #A"DDA1 D/.!1UA .A" "O !5/S/ 6 %% Un$t Terka$t D)ku.en BAU 2 Bagian .euangan rektorat Surat* proposal (/nstruksi .erja6 Pengajujan Proposal)* Surat* proposal $ +ulan 8aktu ; S!P#!3B! $%%&

1 minggu

9ek ke%e%ua$an 4r)4)%al (an RKA Putu%an /re5$%$& t)lak& ($%etuju$0 Pen+a$ran (ana Pelak%anaan Keg$atan

Surat* proposal* dan .A Eatatan dan )he)klist evaluasi Proposal

$ minggu

8 ;

1 minggu 1 hari

La4)ran 4ertanggung ja:aban

1 hari

&8

PERINTAH KER A SP"NS"RSHIP 1. SP"NS"RSHIP a( .epanitiaan Suatu kepanitiaan diper+olehkan men)ari sponsor dalam rangka penggalangan dana untuk men)ukupi ke+utuhan kepanitiaan( Untuk men)ari sponsor harus memperhatikan hal'hal se+agai +erikut6 1) Sponsor hanya +ersi,at mendukung dana* kegiatan dan seluruh a)ara adalah ren)ana Panitia( $) Sponsor okok tidak +oleh share produk dalam arti6 mem+agi2menjual kepada penonton atau panitia 7) Sponsor rokok tidak diper+olehkan +ila peserta kegiatan adalah sis0a sekolah menengah( 8) -arus ada perjanjian tertulis di atas materai :(%%% antara Panitia dengan sponsor* dan sepengetahuan ektorat( ;) Perjanjian dengan pihak sponsor paling lam+at satu minggu dari pelaksanaan :) Sponsor hanya +ersi,at sementara* selama kegiatan +erlangsung( ?) Dana sponsorship harus dilaporkan dalam 1aporan Pertanggungja0a+an kegiatan b. E5ent "rgan$Cer !vent OrganiQer (!O) +aik dari dalam maupun dari luar kampus* diper+olehkan untuk menyelenggarakan kegiatan di lingkungan kampus( Syarat dalam penyelenggaraan kegiatan 1) !O harus mengajukan proposal minimal $ minggu se+elum pelaksanaan $) .egiatan harus mendapat ijin dari ektorat 7) !O dengan sponsor rokok tidak +oleh share produk dalam arti6 mem+agi2menjual kepada penonton atau panitia( 8) -arus ada perjanjian tertulis di atas materai :(%%% antara pihak universitas dengan !O dan diketahui oleh dua orang saksi (pihak Universitas dan !R) ;) !O 0aji+ mem+erikan kontri+usi kepada universitas sesuai tarip yang +erlaku (pengelolaan tarip diatur oleh BAU) &atatan' 1( SOP ini adalah standard umum( $( -al'hal teknis yang +elum diatur di dalam SOP ini akan diatur kemudian( 7( Segenap pihak dipersilahkan mem+eri masukan demi penyempurnaan SOP ini( #erima kasih(

#ertanda 4 /// USD

&;

21. PERINTAH KER A I IN KEGIATAN 10 Penta% 'u%$k Pentas musik adalah pertunjukan musik dengan menggunakan sound system dengan kapasitas yang O)ukup +esarP2ri+uan 4att* prosedur kegiatan adalah se+agai +erikut6 a) Panitia2!O mengajukan proposal kepada ektorat2Dekanat +) Panitia2!O mengajukan surat peminjaman tempat* tempat yang +isa digunakan adalah6 1apangan Sepak Bola* Aula* Panggung #eater* dan halaman Parkir 3o+il .ampus ///( )) Panitia2!O harus mengurus surat perijinan dan pem+eritahuan ke6 Penduduk setempat* Pasturan St( Belarminus* dan perpustakaan Paingan (tergantung pentas akan dimana) d) Pentas 3usik hanya diijinkan pada hari Gumat dan Sa+tu e) Pentas Gumat untuk )he)k Sound mulai jam 1?(%% (karena masih ada jam kuliah)* dan mem+eritahukan ke Pengelola Perpustakaan Paingan ,) .eamanan tanggung ja0a+ Panitia atau !O* Pihak Satuan Pengamanan (SA#PA3) .ampus mengamankan sarana dan prasarana kampus( g) Pentas musik maksimal sampai jam $7(%%( h) Panitia2!O +ertanggung ja0a+ terhadap ke+ersihan( 20 Penta% N)n 'u%$k Pentas non musik adalah pentas yang tidak menggunakan sound yang +esar* seperti pentas Drama* Sendratari* Ba)a Puisi a) Panitia2!O mengajukan proposal kepada ektorat2Dekanat +) Penaitia2!O mengajukan surat penggunaan tempat* tempat yang +isa dipakai adalah 6 1apangan Sepak Bola* Aula* Panggung #eater* dan halaman Parkir 3o+il .ampus ///( -alaman hall dalam kampus ///* Aula 1t /5 Dd Administrasi Paingan* )) Pentas maksimal sampai jam $7(%%( d) Panitia2!O +ertanggung ja0a+ terhadap ke+ersihan tempat pentas 30 Se.$nar,D$%ku%$,.u%*a:ara6 Seminar2diskusi2)eramah2musya0arah dll* adalah kegiatan yang +ersi,at tertutup* ketentuan se+agai +erikut6 a) Panitia mengajukan proposal kepada ektorat2Dekanat +) 3engajukan surat peminjaman tempat* tempat yang +isa dipakai adalah6 ruang kelas* 1em+aga Penelitian dan Penga+dian kepada 3asyarakat (1PP3)* Perpustakaan* adapun pengajuan surat se+agai +erikut6 1( Peminjaman ruang ruang kelas diajukan kepada .epala Biro Administrasi Akademik (BAA) dengan mengisi +langko $( Peminjaman ruang di lingkungan 1PP3 diajukan kepada .epala 1PP3 7( Peminjaman ruang di Perpustakaan diajukan kepada kepala +agian sarana dan prasarana Perpustakaan 3ri)an 8( Peminjaman Aula 3ri)an2Paingan ditujukan kepada kepala Biro Administrasi umum /%urat 4er.)6)nan 6aru% .en(a4at 4er%etujuan (ar$ 4$6ak 4ejabat *ang terka$t Rekt)rat,Dekanat,Pr)($0 ;( 4aktu pelaksanaan maksimal sampai jam $1(%%* +ila le+ih dari jam terse+ut harus mengajukan surat ijin dari ektorat :( Panitia harus menjaga ke+ersihan dan menata seperti semula

&:

TE'PAT !ANG TIDAK B"LEH UNTUK PENTAS ADALAH 1. HALA'AN 7KIP 2. 7 SASTRA,EK"N"'I 3. LAPANGAN BASKET Ala%an= .engganggu akt$;$ta% kul$a6, aka(e.$k &atatan' 1( SOP ini adalah standard umum( $( -al'hal teknis yang +elum diatur di dalam SOP ini akan diatur kemudian( 7( Segenap pihak dipersilahkan mem+eri masukan demi penyempurnaan SOP ini( #erima kasih( #ertanda 4 /// USD NB= Untuk 4a$ngan belu.

&?

22. PERINTAH KER A I IN 'ENGINAP a( +( )( d( e( Panitia mengajukan surat ijin menginap kepada 4akil ektor /// Surat ijin dilampiri da,tar yang menginap 3enginap hanya untuk kegiatan kepanitiaan (persiapan2mem+ereskan) Panitia harus koordinasi dengan .epala BAU2Satpam 4aktu pengajuan ijin menginap minimal $ hari se+elum pelaksanaan kegiatan

&atatan' 1( SOP ini adalah standard umum( $( -al'hal teknis yang +elum diatur di dalam SOP ini akan diatur kemudian( 7( Segenap pihak dipersilahkan mem+eri masukan demi penyempurnaan SOP ini( #erima kasih(

#ertanda 4 /// USD

&&

PERINTAH KER A PENGA UAN PR"P"SAL,LP 1. PENGA UAN PR"P"SAL a( Syarat utama pengajuan proposal adalah Unit organisasi kemahasis0aan2U.32 komunitas tidak memiliki tanggungan 1PG kegiatan'kegiatan se+elumnya( +( Pelaksanaan kegiatan kemahasis0aan sangat tidak disarankan dalam 0aktu yang +ersamaan dengan kegiatan lain dari unit yang +ersangkutan untuk menjamin e,ekti,itas ter)apainya tujuan kegiatan( )( Proposal di)ek apakah masuk dalam kegiatan di dalam AB dan sesuai dengan 0aktu pelaksanaan( .alau tidak ada* se)ara prinsip kegiatan terse+ut tidak +isa dilaksanakan( d( Proposal harus di)ek apakah sesuai dengan anggaran dan apakah ren)ana pem+elian sesuai dengan harga yang +erlaku di pasar( e( Proposal yang +ersi,at partisipasi (lom+a* kerjasama kegiatan* ds+() 0aji+ dilampiri surat permohonan2 pem+eritahuan( ,( Bila sudah A)) 4 7* Sekretariat 4 7 akan mem+uatkan surat pengam+ilan dana di Biro .euangan( g( Pengajuan proposal le+ih dari nominal satu juta rupiah 0aji+ memesan satu hari se+elum pengam+ilan di kasir( Pemesanan ini +isa dilakukan oleh salah satu panitia( h( Proposal 0aji+ men)antumkan nama penanggung ja0a+ kegiatan dan nomor telpon yang akti, dan +isa dihu+ungi( LAP"RAN PERTANGGUNG A8ABAN a( 1aporan Pertanggungja0a+an (1PG) paling lam+at $ minggu setelah kegiatan dilaksanakan +( .elengkapan laporan 1PG 0aji+ di)ek oleh B!3U dan sekretariat 4 76 i( Perin)ian uang masuk dan uang keluar* ii( Bukti pemasukan6 Sponsor* S0adaya* Universitas iii( Bukti pengeluaran6 .0itansi* nota* nota pengganti (harus ada A)) dari yang menggunakan dan yang +ertanggungja0a+) iv( Saldo pengeluaran (saldo di kem+alikan) v( Anggaran minus2de,isit tidak diganti (oleh karenanya dimohon +erhati'hati mengelola dana)( )( Di+uat rangkap 86 1 eks asli dan 1 eks ,oto )opy untuk 4 /// 1 eks ,oto )opy untuk B!3U 1 eks ,oto )opy untuk organisasi mahasis0a yang +ersangkutan d( 1ihat ,ormat rekap 1PG

2.

&atatan' 8( SOP ini adalah standard umum( ;( -al'hal teknis yang +elum diatur di dalam SOP ini akan diatur kemudian( :( Segenap pihak dipersilahkan mem+eri masukan demi penyempurnaan SOP ini( #erima kasih( #ertanda 4 /// USD

&>

2-. PERINTAH KER A PENGA UAN REN9ANA KEGIATAN DAN ANGGARAN /RKA0 Da%ar Pengajuan Anggaran 3engingat anggaran kemahasis0aan yang ter+atas* +erikut ini adalah kriteria yang penting untuk dipertim+angkan6 1( Unit kegiatan mampu memprioritaskan kegiatan mana yang akan dilaksanakan( $( #ujuan kegiatan (arah) harus jelas 7( .egiatan +er+asis sponsorship* tidak +isa semata'mata mengandalkan dana dari USD 8( Ada alokasi dana yang +ersum+er pada iuran anggota2 peserta ;( Agar kegiatan +isa sinergis* unit kegiatan tertentu +isa +erkola+orasi dengan unit kegiatan lain :( .egiatan +er+asis outward looking6 kegiatan di,okuskan eksternal se+agai sum+angan kepada )ivitas atau masyarakat ?( .egiatan meli+atkan )ukup +anyak anggota unit kegiatan atau peserta +aik dari dalam maupun dari luar USD &( .uantitas kegiatan tidak +oleh terlalu +anyak6 satu semester melaksanakan satu atau dua kegiatan se+enarnya sudah )ukup( Orang +ijak +erkata* non multa sed multum( Yang +erharga +ukanlah jumlahnya* tetapi kualitasnya >( .egiatan organisasi kemahasis0aan dilaksanakan dengan penjad0alan (tanggal dan +ulan) yang jelas sehingga kegiatan tidak akan menumpuk pada 0aktu atau semester tertentu yang tentu akan menyulitkan proses 1PG( 1%( Pem+uatan pla,on anggaran yang nominalnya diketahui dan disetujui se)ara +ersama( 3isalnya6 makan* minum* transportasi* anggaran komunikasi* ds+( 11( AB diajukan setiap tahun (kira'kira pertengahan "ovem+er) dan di+ahas di B!3U( Dana *ang ($anggarkan (ala. RAB= .egiatan yang dianggarkan dalam AB di+agi menjadi +e+erapa judul se+agai +erikut6 a( .egiatan rutin (internal) +( .egiatan unggulan (eksternal) )( Daji pelatih (jika memang ada pelatih* maksimal 7 9 dalam seminggu)( d( /nvestasi (jika memerlukan pem+elian +arang2 ,asilitas) Se+agai )atatan6 mengingat keter+atasan anggaran se+agaimana sudah dise+ut di atas* anggaran untuk setiap unit kegiatan tidak akan +isa mele+ihi anggaran tahun se+elumnya( Seandainya +isa le+ih pun tidak akan sampai $%A( Be+erapa unit kegiatan tertentu +ahkan mungkin akan dikurangi anggarannya dengan pertim+angan evaluasi dari +e+erapa pihak (B!3U* 4 ///* Sekretariat 4 ///* peja+at terkait* masukan dari mahasis0a) misalnya6 ketepatan 0aktu menyerahkan 1PG* kejujuran dalam pem+uatan 1PG* keakti,an +erkegiatan* ds+( 7)r.at Ren+ana Keg$atan (an Anggaran /RKA0 Ke.a6a%$%:aan A. PENDAHULUAN= Selama ini en)ana Anggaran dan Belanja ( AB) sering dimaknai se+agai jatah anggaran yang harus diha+iskan tanpa analisa yang tajam melalui latar +elakang* tujuan* dan e,ekti,itas kegiatan* termasuk juga ke+utuhan mahasis0a melakukan kegiatan terse+ut (evaluasi diri)( Saat ini USD menerapkan model penganggaran +er+asis akti,itas( #ujuan dari model ini tidak semata'mata menerapkan manajemen ilmiah* tapi juga mengajak mahasis0a untuk menerapkan peren)anaan yang matang* terkait dengan penyusunan .A( Peren)anaan ini termasuk jad0al diselenggarakannya program kegiatan agar kegiatan terse+ut +isa diin,ormasikan kepada segenap )ivitas

>%

melalui kalender kegiatan kemahasis0aan yang dise+arluaskan dalam media yang tersedia di USD* misalnya 0e+site* 4arta .ampus* "atas* dst( .arena ter+atasnya 0aktu* .A dalam konteks ini hanya di+erlakukan untuk program unggulan masing'masing organisasi kemahasis0aan( B. 7"R'AT BARU DALA' REN9ANA KEGIATAN DAN ANGGARAN /RKA0 1. Na.a Keg$atan 2. Latar Belakang ,erisi paparan unsur"unsur pokok evaluasi diri organisasi kemahasiswaan -.trengths) /eaknesses) 0pportunities) Threats) yang membuat strategi ini perlu dilaksanakan# 3. Ra%$)nal ,erisi alasan strategi ini dipandang e ekti untuk mencapai tu1uan -. Sa%aran .ituasi2keadaan yang terwu1ud setelah strategi diimplementasikan# .asaran merupakan output -hasil) yang mengarah ke outcome -dampak lebih 1auh) dari terlaksananya program tersebut# 1. 'ekan$%.e (egiatan -tahap"tahap) yang direncanakan untuk mencapai sasaran di atas 2. a(:al $.4le.enta%$ 3adwal ini berisi waktu) tanggal) dan tempat pelaksanaan program dengan memperhitungkan secara masak waktu yang paling memungkinkan pelaksanaan kegiatan) misalnya di luar masa"masa u1ian# 4asa u1ian ini sudah tertulis di dalam kalender akademik# 4elalui pen1adwalan ini diharapkan tidak ter1adi penumpukan ataupun tabrakan kegiatan pada suatu waktu yang menyulitkan penyediaan asilitas -misalnya aula) panggung terbuka) lapangan realino) dsb#)# 3. In($kat)r k$nerja ,agian ini berisi rumusan indikator kuantitati output -hasil) yang bisa dilihat ataupun diukur# 5ndikator ini biasanya lebih dari satu butir# &ontoh indikator kuantitati output ' Target 1umlah panitia yang terlibat ' Target 1umlah peserta yang terlibat ' !eserta2mahasiswa mampu mendemonstrasikan Tari 6ambyong ' !eserta2mahasiswa mampu membuat satu tulisan 7 eature7 untuk media di 8niversitas -9atas) /arta (ampus) 4a1alah Eksis) dsb#) ?. Anggaran $ormat anggaran ini mengikuti ormat yang biasanya berlaku# U%ulan untuk ($4ert$.bangkan bag$ %et$a4 un$t keg$atan= 1( Beranggotakan minimum $% orang anggota akti, antara semester 1 < &( egenerasi harus diperhatikan( $( .etua U.3 minimal memiliki kemampuan akademik yang memadai* minimal /P. $*; (Pen)apaian prestasi akademik dan non'akademik tentu menjadi ke+anggaan seluruh )ivitas akademika)( 7( #ersedianya mekanisme Penerimaan Anggota Baru yang mantap dan ada +ukti keanggotaan

>1

D"KU'EN LE#EL S#A"DA OP! A#/"D P OE!DU ! UDUL = PENGE'BANGAN KEPRIBADIAN 'AHASIS8A AREA 4A./1 !.#O /// 1.

K"DE SOP 4A./1 !.#O ///'%8 #A"DDA1 D/.!1UA .A" "O5!3B! $%%& "O !5/S/ 6 %%

TU UAN 1( #erti+nya mekanisme pelayanan pengem+angan kepri+adian mahasis0a dan penanganan se)ara terpadu terhadap mahasis0a yang +ermasalah( $( #erkoordinasinya unit kerja dan personil yang terli+at dalam layanan pengem+angan kepri+adian mahasis0a* seperti 4akil ektor ///* sta,, 4akil ektor ///* 4akaprodi* dosen pendamping pengem+angan kepri+adian mahasis0a* dan Eampus 3inistry( 7( #ersedianya dokumen yang lengkap untuk mendukung layanan pengem+angan kepri+adian mahasis0a( DESKRIPSI Sesuai dengan visi USD dalam Statuta* yaitu membantu pengembangan bakat dan kepribadian mahasiswa secara penuh dan utuh sehingga tercapai tara kedewasaan intelektual) psikologis) moral dan artistik demi pelayanan kepada sesama manusia* USD terus'menerus mengusahakan pengem+angan so tskills dan kepri+adian mahasis0a melalui kegiatan'kegiatan kurikuler maupun ekstrakurikuler( Pengem+angan yang dimaksud di sini juga termasuk mem+antu mahasis0a dalam menghadapi permasalahan hidup mereka melalui penanganan se)ara terpadu antar unit di dalam USD* misalnya Prodi* Dekanat* Eampus 3inistry* dan 4 ///( RUANG LINGKUP Pengem+angan kepri+adian mahasis0a dilakukan di lingkungan Universitas Sanata Dharma DA7TAR ISTILAH DAN DE7INISI a( PPK' 1 adalah Pelatihan Pengem+angan .epri+adian 3ahasis0a yang dilakukan di tingkat Universitas( Pelatihan ini mengem+angkan 7 ke+iasaan manusia yang e,ekti,* yaitu6 proakti,* memiliki arah dan tujuan* manajemen diri (0aktu) yang diam+il dari sum+er The seven habits o highly e ective people( +( PPK' 2 adalah Pelatihan Pengem+angan .epri+adian 3ahasis0a yang dilakukan di tingkat Prodi dengan mengakomodasi keunikan Prodi masing'masing( Prodi dapat meneruskan untuk melatih ke+iasaan +erikutnya* yaitu ke+iasaan ke'8 sampai dengan ke'?* atau memakai pelatihan pengem+angan kepri+adian yang sesuai dengan )iri khas Prodi( RE7ERENSI 5isi dan 3isi Universitas Sanata Dharma PR"SEDUR DAN TANGGUNG A8AB Prosedur layanan pengem+angan kepri+adian mahasis0a terdiri atas +e+erapa aktivitas* yaitu6 N). 1 $ Pr)%e(ur Penanganan mahasis0a +ermasalah6 dilaksanakan dengan perintah kerja tersendiri PP.3 1 dan $6 Tanggung ja:ab 4 ///

2.

3. -.

1. 2.

>$

a( Pem+entukan Panitia +( Pengajuan Proposal )( Penda,taran Hasilitator dan )o',asilitator d( Pem+agian Peserta dalam kelompok (0aji+ mulai angkatan $%%&) e( Pelaksanaan ,( 1aporan 3.

4 /// Panitia PP.3 Panitia PP.3 Panitia PP.3 Panitia PP.3 Panitia PP.3

KEADAAN KHUSUS / IKA ADA0 Apa+ila mahasis0a tidak mengikuti PP.3 1 dan $ pada 0aktunya* mahasis0a terse+ut 0aji+ mengikuti kegiatan ini pada tahun angkatan +erikutnya ( D"KU'ENTASI a( Perintah kerja penanganan mahasis0a +ermasalah +( 3odul Pelatihan PP.3 1 dan PP.3 $ PR"SEDUR>PR"SEDUR TERKAIT (Perintah kerja layanan pengem+angan kepri+adian mahasis0a) a( Pem+entukan Panitia +( ekrutmen ,asilitator dan )o',asilitator )( Pem+agian kelompok peserta

?.

@.

1A. LA'PIRAN a( Perintah kerja penanganan mahasis0a +ermasalah +( .ode !tik 3ahasis0a USD

>7

D"KU'EN LE#EL S#A"DA OP! A#/"D P OE!DU ! UDUL SOP P!"D!3BA"DA" .!P /BAD/A" 3A-AS/S4A AREA !.#O A# Keg$atan N)

K"DE= SOP P!"D!3BA"DA" .!P /BAD/A" 3A-AS/S4A (PP.3 1 dan $) '%7 #A"DDA1 D/.!1UA .A" $%%& "O !5/S/ 6 %% ; S!P#!3B!

Un$t Terka$t 3ahasis0a Panitia2 Hasilitator dan Eo' ,asilitator Ya ektorat2 E3 D)ku.en 8aktu

Penanganan mahasis0a +ermasalah Pengem+angan kepri+adian mahasis0a Pem+entukan Panitia Pem+uatan Proposal Penda,taran Hasilitator dan )o' ,asilitator Penyegaran Hasilitator dan )o' ,asilitator Pem+agian Peserta dalam kelompok (0aji+ mulai angkatan $%%&) tidak 1 $ 7

Perintah kerja penanganan mahasis0a +ermasalah

Undangan dan S. .epanitiaan Proposal Da,tar nama dari Prodi 3odul pelatihan

1 minggu 7 minggu 7 minggu

$ minggu

>8

Pengumuman kelompok PP.3 1 dan $

Pengumuman

Pelaksanaan Pem+erian serti,ikat kepada peserta dan panitia 1aporan Pertanggungja0a+an

; Serti,ikat : Arsip tetap

1 minggu

1 minggu

>;

22. PERINTAH KER A PENANGANAN 'AHASIS8A BER'ASALAH A. PERINTAH KER A PENANGANAN KASUS 'AHASIS8A U'U' 1( .asus yang diadukan masyarakat tetapi tidak ditangani polisi6 a( /n,ormasi (indikasi) kasus dapat diperoleh dari mahasis0a* dosen* atau karya0an USD serta masyarakat( +( /n,ormasi kasus disampaikan kepada peja+at struktural tingkat prodi* ,akultas* atau universitas untuk ditindaklanjuti oleh Dekan )( 3ahasis0a yang ditengarai terli+at kasus dipanggil oleh Dekan dan 4akaprodi selaku Peja+at Bidang .emahasis0aan untuk keperluan kon,irmasi kasus terse+ut( d( 3ahasis0a yang +ersangkutan harus mem+uat pernyataan tertulis di atas meterai* +aik mengakui maupun tidak mengakui( $( .asus yang ditangani polisi6 Yang +ersangkutan langsung diskorsing dalam semester selama yang +ersangkutan ditahan( 7( 3ekanisme Pem+erian Sanksi a( 3ahasis0a yang terli+at kasus 0aji+ +ertanggung ja0a+ dengan menyelesaikan kasusnya dengan pihak'pihak yang terkait dalam +atas 0aktu tertentu* yang dinyatakan dengan surat pernyataan di atas meterai( +( Apa+ila dalam jangka 0aktu terse+ut tidak ada penyelesaian atau yang +ersangkutan mengulangi lagi per+uatannya* maka yang +ersangkutan di+eri sanksi #ahap /* yaitu skorsing 1 semester pada semester yang +ersangkutan( )( Apa+ila dalam masa skorsing #ahap / yang +ersangkutan tetap tidak dapat menyelesaikan kasusnya atau mengulangi per+uatannya lagi* maka yang +ersangkutan dijatuhi sanksi #ahap //* yaitu diminta mengundurkan diri( d( Apa+ila tidak +ersedia mengundurkan diri* maka yang +ersangkutan di'DO( 8( Sanksi skorsing oleh Dekan* sanksi DO oleh ektor( B. PERINTAH KER A PENANGANAN KASUS 'AHASIS8A KHUSUS a( .riminal2Pen)urian 3ahasis0a dipanggil oleh .aprodi2Dekan Penyelesaian masalah dengan si,at kekeluargaan Pelaku diminta mem+uat surat perjanjian di atas materai Sangsi Akademik di+erikan oleh Prodi2Dekanat Pelaku diminta mem+uat surat perjanjian di atas materai Bila tidak mungkin dengan kekeluargaan* dengan jalur hukum Sanksi +erupa 6 Skorsing $ semester* diminta mengundurkan diri Sosial2pergaulan +e+as 3ahasis0a yang +ermasalah dipanggil oleh peja+at stru)tural (.aprodi24akaprodi24 7) Diselesaikan se)ara kekeluargaan Universitas tidak +isa melakukan penyelesaian se)ara hukum* namun akan mendampingi pihak yang menjadi kor+an2dirugikan Penyelesaian se)ara hukum hanya +isa dilakukan oleh pihak yang dirugikan +( Pengunaan o+at2o+atan 3ahasis0a pengedar < diserahkan ke aparat 3ahasis0a pengguna perlu didampingi se)ara khusus

>:

3ahasis0a yang ter+ukti se+agai Akademik2pengunduran diri2DO Ditangani oleh .aprodi24akaprodi24 7

pengedar2pengguna

dapat

sangsi*

sangsi

)( .euangan 3ahasis0a disarankan untuk mengam+il +easis0a yang ada( 3ahasis0a disarankan untuk +ekerja paruh 0aktu (+agi yang skripsi2semester akhir) Bila tidak memenuhi syarat pengajuan +easis0a di)arikan alternati,e tertentu (+easis0a2pinjaman)(

>?

D"KU'EN LE#EL S#A"DA OP! A#/"D P OE!DU ! UDUL = 1AYA"A" A1U3"/ AREA 4A./1 !.#O /// 1.

K"DE SOP 4A./1 !.#O ///'%; #A"DDA1 D/.!1UA .A" "O5!3B! $%%& "O !5/S/ 6 %%

TU UAN 1( #erti+nya mekanisme pelayanan alumni mulai dari pengumuman +agaimana memperoleh kartu alumni* pener+itan majalah .asadhar* dan tracer study( $( #erkoordinasinya unit kerja dan personil yang terli+at dalam layanan alumni yaitu sta,, humas* sta,, 4 /// +idang alumni* Prodi* pengurus alumni( 7( #erlaksananya layanan program kartu alumni* pener+itan majalah .asadhar* dan tracer study se)ara periodik untuk pengem+angan Prodi* Hakultas* dan Universitas( DESKRIPSI Pelayanan alumni dilakukan untuk memperkuat jaringan dan komunikasi antar alumni dan alumni dengan almamater( Dengan ter0ujudnya jaringan yang kuat ini para alumni akan semakin di+erdayakan melalui kegiatan'kegiatan yang terprogram sekaligus mem+antu Universitas memperoleh umpan +alik melalui program tracer study +aik oleh alumni maupun pengguna lulusan( RUANG LINGKUP 1ayanan alumni dilakukan di lingkungan Universitas Sanata Dharma DA7TAR ISTILAH DAN DE7INISI a( Kartu alu.n$ adalah kartu identitas +ah0a pemegang kartu terse+ut adalah alumni Universitas Sanata Dharma( 3elalui kartu terse+ut* alumni dapat memperoleh akses masuk ke Perpustakaan USD dan memperoleh dis)ount khusus untuk +er+elanja di #oko Buku .anisius Yogyakarta( +( 'ajala6 Ka%a(6ar adalah majalah yang memuat +erita tentang alumni dan in,ormasi seputar perkem+angan Universitas Sanata Dharma( 3ajalah ini se)ara khusus di+agikan untuk segenap 0isuda0an* dan alumni yang +ias dijangkau( Selain itu* so,t)opy majalah ini +ias dido0nload dari 0e+site6 000(usd(a)(id )( Tra+er %tu(* adalah pela)akan alumni yang dilakukan oleh Universitas untuk mengetahui kondisi mutakhir alumni( Pela)akan ini +erguna untuk mem+eri umpan +alik +agi Universitas untuk melakukan +er+agai program per+aikan( RE7ERENSI enstra Universitas Sanata Dharma $%%& ' $%1$ KEADAAN KHUSUS / IKA ADA0 ' D"KU'ENTASI Dokumen'dokumen maupun laporan'laporan yang yang dihasilkan dari prosedur ini antara lain6 data identitas alumni ,oto alumni .artu alumni

2.

3. -.

1. 2. 3.

>&

?.

PR"SEDUR>PR"SEDUR TERKAIT /nstruksi kerja6 ekapitulasi data alumni Pemesanan kartu alumni ke per)etakan Distri+usi kartu alumni LA'PIRAN /nstruksi kerja terkait

@.

1A. PR"SEDUR DAN TANGGUNG A8AB .egiatan layanan alumni ini sepenuhnya menjadi tanggung ja0a+ 4akil e)tor /// ke)uali untuk program tracer study( Program ini dilaksanakan oleh Prodi* sedangkan pihak ektor hanya mendapat laporan pelaksanaan dan hasil tracer study(

>>

D"KU'EN LE#EL S#A"DA OP! A#/"D P OE!DU ! UDUL 1AYA"A" A1U3"/ AREA !.#O A#

K"DE SOP 1AYA"A" .A #U A1U3"/ '%8 #A"DDA1 D/.!1UA .A" ; S!P#!3B! $%%& "O !5/S/ 6 %% Un$t Terka$t

Keg$atan Pilihan Prosedur

N) Alumni Per)etakan 3ajalah Alumni6 Ya BAA rektorat

D)ku.en

8aktu

Pilihan Prosedur #ra)er Study6 Ya Pilihan Prosedur .artu alumni6 Ya Pengumpulan data alumni dari BAA ekapitulasi identitas alumni untuk kartu Pen)etakan kartu alumni 1 $ 7 Data alumni Data +ase alumni $ +ulan 1 minggu $ minggu

Distri+usi kartu alumni

Penerimaan .artu

1%%

D"KU'EN LE#EL S#A"DA OP! A#/"D P OE!DU ! UDUL 1AYA"A" A1U3"/ AREA !.#O A#

K"DE SOP 3AGA1A- .ASAD-A '%8 #A"DDA1 D/.!1UA .A" ; S!P#!3B! $%%& "O !5/S/ 6 %%
Un$t Terka$t

Keg$atan

N)

Per)etakan

Alumni

Prodi2 Dekanat2 ektorat

ektorat I Pengurus Alumni

D)ku.en

8aktu

1anjutan prosedur majalah alumni Pengumuman ke peja+at dan alumni untuk mennyerahkan artikel

A
1
Data alumni $ +ulan

Permohonan tulisan ke orang tertentu sesuai dengan tema yang akan diangkat
Pengumpulan ,oto untuk ilustrasi

Data +ase alumni

1 minggu

$ minggu

Pengaturan layout majalah

Pengiriman ke per)etakan Proo,read dari per)etakan Pindah ke halaman +erikutnya

; :

? 1%1

3ajalah .asadhar naik )etak

Distri+usi majalah (hard)opy) ke alumni dan 0isuda0an Penayangan so,t)opy 3ajalah di 0e+site USD untuk dapat dido0nload 1aporan

&

>

D"KU'EN LE#EL S#A"DA OP! A#/"D

K"DE SOP # AE! S#UDY '%8

1%$

P OE!DU ! UDUL # AE! S#UDY AREA !.#O A# Un$t Terka$t Keg$atan N) Alumni Pengguna lulusan Prodi2 Dekanat2 BAA rektorat D)ku.en 8aktu #A"DDA1 D/.!1UA .A" ; S!P#!3B! $%%& "O !5/S/ 6 %%

1anjutan prosedur tracer study Penyusunan kuesioner Pengiriman le0at email dan pos dan pengem+alian Pengolahan data 1 $

B
Data alumni Data +ase alumni $ minggu $ +ulan

$ minggu

Heed+a)k untuk Prodi* Dekanat dan Universitas

1aporan

Arsip #etap

1%7