1

BAB4
{IS ULAN I'KnU:NCANAAN STRATECI INFORMASI

4.1

llirarki Fungsi Bisnis

Hirarki

fungsi

bisnis mengemukakarJ.

fungsi

fungsi

utama yang

dibutuhk:an untuk menjela..skan bisnis, dan proses yang terdapat dalam tiap
fungsi
bisnis tcrschat.

4.1.1

Ana!isis Area Fm1gsf, .Fn11gsi Bisnis dan Proses yang

dimm1kan

4.1.1.1 Pena.rubahan Area Fungsi, .Fungsi Hisnis dan

l"1roses l. Teknologi Infonnasi
Pada PT. Kawiputra Jaya Perkasa area ini dijadikan satu
dcngan <'!rea Marketing, yaitu

bagian Markt:ting/Tc1cn.ika1.

Kami mengusulkan agar area ini dipisahkan agar tugas

dan

tanggung jawabnya mtmjadi lcbth jelas. Area in1 diusu1kan untuk

rnengdola pemanfaatan TI yang dapai mcndukung kinelja

2
pernsahaan. Terdiri dari fimgsi h1snis sebagai berikut:
m Pengembangan Teknologi Infommsl
Pada

fungsi

bisnis

infonnasi terdapat proses

pcngcrubangan

teknologi

analisa kcbutuhan lnformasi

peru:sahaan yang digunakan untuk memahami kebutuhan

- kebutuhan
itu

p rusahaan m_engenai informasi. Sclain

membu.at rancango.n pcngcmbangan sistcrn

baru yang

dianggap dibutuhkan oleh perusahaan.

"'

Perne11haraan Sistem
Sctclah dilakukan axmhsis dan perancangan oieh
fuiJ.gsi bisnis pcngcmbangan tcknologi infonnasi, maka
akan dilakukan pemeliharaan sistcm, mc1 jaga integritas
data, fungsi bisnis ini juga mclakukan proses mengontrol
pengaksesan data

oleh

pihak

yang

bcrwcnang agar

kcamanan data lebih terjamin secara teknis. Sclain ih1

melakukan back up data.
"'

Pemeliharaan Hardware & Software

Terdapat

juga

pemeliharaan

hardware

dan

sonware. Yaltu melakukan iUngsi harware dan softv.rare,

juga mclakukan up grade lerhadap hardware.

4.1.1.2 Pcn:mmbah.an Fungsi Bisnis dan Prose.'inya

10 Pada fungsi bisnis Pemasanm diusulkan penambahan
fungsi hisnis

hubungan pdanggan. Fungsi

bisnis ini

diusulkan untuk mengetahui tingkat kepuasan

pe1anggan terhadap pelayanan yang Uiberikan. Fungi ini
memproses keluhan,

saran,

dan kritik

pclanggan,kemudian menindaklanjuti k:..:luhan tersebut

l2R

Pada

fungsi

Kcuangan &

bisms

Accounting

diusuikan penambah?.n fungsi btsnis audit. Fungsi bisnis

ini hertugas untuk mcgaudit kdengkapan bukti- bukti
transaksl. Selain itu juga bertugas untuk meiakukan audit
terhadap laponm keuangan.

4.1.2

Hirarki Fungsi Bi:mis yang

diusulkan
1. Pemasaran
1.1.

Perencanaan Pemasaran
1.1.L
pemasaran

Menentukan.

strategi

1.1.2. Menentukan target pasar

1.2.

Promosi
1.2.1. Mengkoordinasi

dan

mengevaluasi

pcriklanan
1.2.2. Mempcrkcnalkan dan
produk
1.3.

Penjuahn
1.3.1.
penjua]an
1.3.2.
penjualan

Me[akukan

Pcncntuan

target

1.3.3. Membuat laporan pct jualan

1 A.

Hubungan Pelanggan*

menawarkan

aktivitas

l2R

1.4.1. Menerima keluhan atau

kritik dan saran "dari

pclanggan
1.4.2. Menindak laJ1juti keluhan atau
tersehut

kritik

i29

2. Keuangan & Accounting

2.1.

Aknntansi_
2.1.1. Mcmbuat lapunm keuangan
2.1.2.

2.2.

Mcmbuat p .:mbukuan perusahaan

Kasir
2.2.1.

Menghitung penetimaan dan pengelnaran

2.2.2. Membayarkan gaji

laporan

pega\V(li bcrdasarkan

HRD
2.3.

Pcnagihan
2.3.1. Menerima bukti piulang

2.4.

2.3.2.

Menagih pelanggan

2.3.3.

Menyerahkan hasil tagihan ke kasir

Audit*
2.4.1.

Mengaudit kelengkapan bukti -- bukti transaksi

2.4.2.

Mcngaudit lapor<m keuangan

3. l!RD
3.I.

Perekrutan pegawai
3.1.1. :vfenyeleksi calon pegawai
3.1.2.

3.2.

Melakukan inteniew kepada pdarnar

Pdatihan pegawai
3.2.1. Mcnganalisis kebutuhan training
3.2.2.

Mengelola administrasi Uan cvaluasi training

i29

3.2.3. - Membuat rcncana training pegawai

3.3.

Pcnggajian
3.3.1. Membuat dan mengcvahtai gaji pegawai
3.3.2. Mencatat absens1 peg.aw:ai

4. Logistik
4.1.

Pemesanan barang
4.] .1. Me!akukan pcme anan barang ke supplier

4.2.

Perscdiaan barang
4.2.1.

Memonitorpersediaan harang

5. Teknologi Informasi*
5.1.

Pengemhangan teknoiogi informasi

5.1.1. Mcnganalisa kcbutuha...'l informasi
5.1.2. Mcrancang sistcm infonnasi

5.2.

Pcmcliharaan sistcm dan data

5.2.1. Mcmbuat sistcm iniOnnasi
5.2.2. Mcngontrol pcngakscsan data

5.3.

Pemeliharaa..."'t Hardware & Software

5.3.1. Mengontrol_ fungsi hardware dan software
5.3.2. Melakukan up
software

Keterangan:

grade terhadap hardware dan

4.1.3 Tugas dan 'Iangguug Jawab yang diusulkm11.

Marketing
l. Merencanakan dan nH.:ndapkan stratt:gl pernasaran yang lepat
2. Menyusun

kebijakan mengenai harga

herhubungan dengan
penjualan
3. Melakukan promosi*
4. Menerima keluhan dari pelanggan*
5. Mcnindaklanjnti keluhan tersebut*
6. Merr:onitor pcsaing*
7. Meneliti perkernbangan pasar*

Teknologi Informa.si
1. Mclllganalisa sistem yang ada
2. Mengembangkan Teknol0gi Tnfonnasi*
3. Memelihara sistern yang ada*
4. Memelihara Hardware & Software*

Kcterangan:
* =- Tugas dan tanggung jawa'b yang
diusulkan

4.1.4 St:ruktour Organisasi yang

dinsuikan

dan

kegiatan yang

Komisaris Utama.J

J
L

D:rek
tu

[ -;"'1
-,----C---.

,i J
Kabag

L-

=r

Sales I , Kabag

I
Kaba
g

Kabag [

Kabag

Kabag

[a oMana
Kabag
Kabag -- [-2:1 .
-

Staf
---

Staf

Lmm

=:I

Lokal &

'

- -'

1,

Marketi
ng

HRD

Operatot

Sales

StafAdm.

Import

Kabag ]
gudang

St
af

-Staf

Staf

Gudang

!
Staf
I
Accounting

Pengadaa
n :
Keuangan

Staf
Pjk

Supir,

-----

Kebersih!

'"

--- .

Peoge
m
bangan
TI

Staf
Gudan
g

'
'-'
w

l33

4.2

Uukm1gan Sistcm lnfonnasi

Sistem informasi merupakm1 suatu media yang penting untuk mendukung perusahaan dalam

persaingan

bisnis yang scrnakin ketat. Sistem infonnasi ini akan leblh rneningkatkan keuntung.an kompctitif apabila sumber
da.ya (manusi.a dan komputer) dapat dikoordinzsikan dcngan baik.
Dengan Sistem Informasi bcrtujuan untuk mengkaji ulang, memperbaharui dan

rncngcmbangkan

aplikasi- aplikasi yang ada di PT. Kavviputra Jaya Perkasa.

DGngan meningkatnya kebutuhan akan infonnasi pada perusahaan, kami mengusulkan agar

sislem

infonnasi dapat digtmakan pada PT. Kawipl!tra Jaya Perkasa, yaitu:

l. Computer Replacement
Dengan adanya perkemb;:mgan teknologi yang begitu cepat, maka Uiperlu.kan
untuk

mcnggantikan

usaha

- usaha

komponen teknologi seperti komputtT sesuai dengan kcbutuhan dan

dana yang tersedia.

2. E- Commerce
Dalam era

i.nformasi ::.ekarang

ini,

semua kegiatan dapat dilakukan dcngan rnedia intemet.

Pemsahaan dapat rnenggunakan media internet dcngan membc.ngun e-commerce agar dapat

l33

meningkatkan nilai pcr uahn d&n keefektifan kegiatan percl.agangan.

3. OjjiceAutomalion (OA)
Memudahkan membantu kerja sekretarial dan
orang- orang, baik di dalam maupun di

adminisl.rasi scrta komunikasi formal dengan

14

luar pemsahaan. OA rnernungkinkan para

secara

febih

ccpat dan

pckcrja

kantor memproscs lcbih banyak dokumen

lebih balk. Bcbcrapa aplikasi OA antara

lain pengolahan kala (Word

Processing), e-mail, voice mail, konfrensi audio, konfrensi audio, transmisi fa.'k:simHi dan desktop
publishing. PT. Kawipulra Jaya Perkasa

dapat

menggunakcm e-nwif,

Word

Processing

dan

transmisi faksimili.
4. Security Technology
Pcngcmbangan kcamanan dalam

hal pcngaksesan inform;::.si dari ptTusahaan

Uengan

tujuan

meminimalkan kebocoran inforrnasi yang penting dan bersifat riliasia.

5. Internet (Ilomepage/Website)
Internet merupakan salah satu sarana yang dapat digunakan pemsalwau nntnk memperkena1kan profit
perusa.1.aaan kepada masyarakat. Iujuan

lairm.ya adal_ah agar

konsumen

dapat

dengan mudah

mengelahui in10mtas1 - informasi tentang produk- produk yang ditawarkan oleh perusaha:m.
6. Jari.ngan
Belum Jancamya koneksi antara kantor pusal PT.
memungkinka."l dibentuknyajaringan pada pcrusBhMH

Kawiputra Jaya Pcrkasa dengF..n gudang

yang berbentuk on line sehingga dapat

15
rncmpcdancar proses komunikasi, mempt:rct:p<tt distribusl C:..ata dan menghasilkan inforrnasi yang
scmakin aknrat.

16
4.3

Arsitekt111r Jar!rngan yandius1.dkan

!l!oOem

G-ambar 4.1: Arsitcktur jaringan kantor pusat PT. Kawipun-a J.aya Pcrkasa yang diusulkan
Arsltekttlr jmingan di, gudang PT. Kawiputra Jaya Perkasa tidak perlu

17
diub<1h.
4.4

Perencamum Impiem.ent:asi
Setelah mempelajarl serta mengadakan penelitian terhadap pelaksanaan sistem yang lama pada
PT. Kawiputra Jaya Perkasa., m.ak:a diusukan mcnggunakan metode konversi paralel (parallel run)
untuk implementasi.
Tujuan

dari

penggm1aan

metode konversi pmalel adalah agar

kcgiatan operdSional tidak

berhenti secara total yang disebabka.rt penggantian sistem yang belum dipahami olch karyawan.

18

Kcuntungan dari

metode konversi paralcl adalah s stcm yang lama tetap berjalan sambil dit _;rapkannya

sistcm yang barn, dapat pula JiaJakan pelatiha..L pada para karyawan yang nanlinya ak.an menggunakan sislem
tersebut, sehingga hila terjadi kesaia.'rtan pada sistem atau teljadinya kesulitan dalam penggunaan sistem dapat
dengan cepat disempumakan.
TcJmp

rencana impiementasi dilakukm1 dalam jangka waktu 1mplementasi sdama 3 tahLL..c. Rencan_a

imptcmcntasi dapat dilihat pada tabe14.1 dibawah ini

Teknologi dan

";:; I s-"I-1 s"'I "' I '"sI - "s o"'I "I ' " P"I5'""I '"Ior"rI.:J'" "sI'trdls- '"I ';"rI " Is'", ," I I ' " I I:'r'1P'"1I ''Is'"-Ir'r"Is"- IE'J"Is" I
"I'"
8 '

S '

= ' .

Er _

tr

p-

"'

-" '
,. .

Aplikasi

'"" N w
::---- >-::- t::! t-.)

....
!'..)

V>

a-

'-.1 oo -o ,_.,.. ...

'""":' >-'
t;:J w t-.J f-.,). H N 0 w w w -w

':"";......,

'-!"

1I
Mempcrbaharui
workstation

-------

2 , Jaringan Perusahaan

Sistcm Alpilasi:

Pemasnm
I

I I i I I I I I I I

.Mengemb:w-.gakn SI I

IIIIIIII

I I

I I I I I

II

I I

I I I I

I I I

II
:Yfengembangkan SI Penjualan

II

I I I II

II I I I

'U

"

ac

"-

-------

--- Mengcmbangkan SI

"'

SDM

--- -3 I Kcnversi Da:a untuk

Sistm Baru

4 I Mengewbangkan
Intc:-net

-,

13

4.5

Skema Proses Bbnis yang di.usadkan

Berdasarkan penambahan fungsi bisnis yang ada., maka dalam skema
proses bisnis juga dilakukan proses berdasarkan tingkalan infonnasi yang ada.

ever

tmtmg_&:

arke1mg-

ceo

--1f"-

LogJstik

H bungan-ugn--

ICeJangan
pelanggank
Periiesanan-----!
egt
ere
fas
an dan
tall---d-iii
-Meng1kut1
-- --- -J.Qfaf
gan
Promos1
produK-- einOU
barang
yang
pemberhent saaan
perkembangan
ian
11
pemer
layanan scsuat
de
karyawan
tepat waktu
yang ada
lapom
yang
orn1asi

Ierencanaan
I

diingi
nkan

keuan

PelaTill<iii" '
Menganahsa

-r1lerenc-

tl
pelanggan
Tnforrnasr1aan dan
Nlenganahsa

dan analisis karyawan

aran
tkuntansi
' peluang pasar
Anarrsayang
Utuhtepat
i
analis
sistem
dan dan kritik
, &keu
pelanggan

t
e
n
t
a
n
g

permintaall
dan J
akunta:
pernb
elian

m
e
n
g
e
m
b
a
n
g
k
a
n

s
e

. Pemcsanan

&
pelanggan
serta

"

d
i

software
'

ketepatan
penenma an

a
!

dan pengiriman barang

,_.DUkungan

T
I

Oiiitonr
igiAES
ensr-d
a
n
K
0
1
1t
r
ol

barang ---- -:Memorutor

Memomtor

t:K:remo
mtor
MCnampung
Tc1
--h=apor;
un:an
persediaan
pangs
n
a
pasar
perkembangan TI
I
pelanggan
ke:lan
barang
memonitor

kete1
Pembayal:an

iTtiUSaKS1
Permmtaail

Peffib6ban

dan

kebuttill
an
gaji

hardware

r-peiijuaiaTI:--ilransaKin

1 Barga

a
n
a
\Vaktu
penyer
n

-Intell'entmm JV

-----c

mtan11fU!Ct1
I KunipliJaD

Operasional
pembelia..'1
r
t
a

rlTafa karyawan I KeputUsan ---, Data 3.k

afa

pemesanan &
XP*
saran

-Vlindows
pelanggan,

kritik pelanggan'
t_: rimaan
-Internet
- -------
T
a
b
e
l
4
.
2
:
S

k
c
m
a
P
r
o
s
e
s

B
i
s
n
i
s
y
a
n
g
d
i
u
s
u
l
k
a
n

,,
'-"'

140

4.6.

Peru Sistem Aplikasi. )-'ang rliusulkan

Peta sistem aplikasi yang diusulkan dibuat berdasnrkfln skema proses bisnis yang diusulkan, pada pcta
aplikasi yang diusutkan ini dapat dilihat dcngan jela.o;;; mengenai sistem baru yang J.iLtsulkan, sistcm yang tciah
ada dan tidak pcrlu div:bah, dan sistem yang ada dipertahankan Jan dikernbangkan.

Keter.mgan:
SisLem baru yang diusulk:an

Sistem yang ada dipertahankan dan dikembangkan

Sistcm yang teiuh ada dan tidak perlu diubah

c--- HR ---_ ---- P rr_ as ia; _l ?_? L;-tltin9- K8U81g81

l r--; ; ---ll

& rateJ<

-Str"te<al

-L;gistik
-

s:ra;ag-hl4"

---- -T -

rffu D"n_r a-n(_ga_r_

p Stra:e8
..l Prcn st !.
....
K
cnngn &
Fene;m1n
'""'"'"'"'
'
f-----+
Paro1.-'
en
-

Strnl

Pombettentlan
tnjJala

Stat
e,;i

ma,aran
A!<Jnta;so
& Penbel1an
ba,.,ng

A
--A
P
e
,
Perencan
an

P
e
r
B
1
(
"
.
8
n
l

F
r
:
>
S
e
d
u
r

Ana. sa

Ana

is

. l

P"<>rrool &
P<lrjualan

K
e
u
a
n
g
a
n
&
.

_l_

MM1o

--- --

:
M

_
j
Tr
an
sa
ks
i

A
k
c
n
l
M
O
L

:
;
;
:
P
4
al

f l.
-

Panga

P9nd ata1
L<lporan "'K
)ntrol
cntro
Pasa P
r
e
'
r
"
s
Kaua
ngar
<

l
el"le
a
sana a
r
n
te 3 =
IPen
jualn
]
x
;:l
I e::':!

Mn
Per.g;Jnjian
Mal"1onltor

-J

.D1

P
a
n
s
;
i
r
m
a
n
a
r
a
n
g
Data
Data

l-

Data

a K a /a<

D"k""''"

Data

[- , - - an

":::;

A
ku
nl
an
si

arang

P en)l

1<'a1

r
?e M as ara

- -r _ r
Dal
O
p
e

a
s

,-- _L__
_

r "'emasanar
_!j

f>arJUalan

----

Otomatisasl kantor,
Kc'11unik<ls:c'11unlkasi, E-rT.ail,
Dukungan <ep.JtJSM
perasiona!, dll
-----
Gambar 4.2: Peta
Aplikasi yang diusulkan

142

4.7.

Arsitektur Data
Entity Rdationship Diagram (ERD) dibuat untuk menunjukkan hubungan antar cntitas.

Perencanaan
pemasaran
produk baru
..

- A..nggaran

-l

l--p asok

'"'

,-

-K;-as

"r

-j G j;;kl '

[ I
G

'J

aj J
-

rr-

Fakt
ur

+
,

l
--/

S
l
p
e

"
Ha
rd
wa
re
&
So
ft
wa
re*

n
j
u
a
l

an

I-

'

r
-

;
I

[
]

E
-

.
I

I'

Gambar
w
4.3:

Entity

Reliatio
nship
Diagram
yang
diusulka
n

32

4.8.

Matriks Entitas Vs Fungsi B snis

Subyck Data:
l.

Anggaran

L.
0

P<.,mbelian

3.

Pemasok

4.

Ilutang

5.

Pe encanaan pema..<>aran produk ham

(i.

Pemasaran produk

7.

Pclanggan

8.

Saran & kritik*

9.

Faktur penj ualan

!0.

Piutang

[J.

12.

Kas
Paja...l

33
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.

Stok barang

Gudang
Sarana transportasi
Karyawan

Absensi
Gaji

Evaluasi kincrja sistcm*

Hardware & Softv<.rare*

34

Kctr.;rangan:
0 = T dak memiliki hubungan (biasanya dikosongkan)
1 = Hubungannya sangat rendah
2 = Hubungannya sedang
3 - Hubungam1ya ti.11ggi

----su v.

I
!j

"'

.g

" ''

i
l2

bisni.s

"0'

ii

.
6.. <

H,

il

:';f

1-

-----

(\.)
p,.

:':!

'ilf,.

=
-

C/')

r:/J ::,4
-

o:!l

c...;

;r

,:;,

0:

- +,.-----

pemasaran

sn

Pemasaran Perencanaan
Promosi
Penjualan
Hubungan

+il"

p:

(\.)

'""'
'
-

'

wa

c..

::r:

</)
"
8
,

w
r:;

'"'

p. .,

0[}

.ffi

. . -- ..

"0 '

,:;j
'<:; c
&
00

n-

"

"
;:l

A
- '

Fungsi

r--- -

"3"
3
21
3
3
dgn

_pelanggan'
Keuangan
Akuntansi
&
; Kasir
Accounting Penagihan
---- Audit'
Logistik
n barang
'--Pemesana

3
3
1
.L_
3
333'
2
3
3

1
2

3 . 3

3_

-2

2
31

..

I
2

3
3

2
12

l-- 1
2

.
- 3

- --1

I
2

--:_

2
3
2 ' 1
2
2
2
1
1 ---
3
. 1

3
1
3
I
--

3
3
2
3

2
1
1

,
1

+- --'
,- --

_ -

-----

HRD J
2

f---...-

Pelatihan k_"!Yawan

3 ..
3

Ji"I-"
!

an n Tl'
Jenemb"!_lga

Pemeliharaan sistem

..

3 1
1

...J ..8o data

L '
..

:liharaan HW &

'

Gambar 4.4: Matriks Entitas Vs Fungsi Bisnis yang diusulkan

L-.

1
-