BAB VIII FUNGSI PENGAWASAN

8.1. Arti, Tujuan dan Proses Pengawasan 1. Pengertian Pengawasan Di dalam ilmu manajemen, pengawasan merupakan proses kegiatan yang dilakukan untuk memantau, mengukur, dan bila perlu melakukan perbaikan atas pelaksanaan kerja sehingga apa yang telah direncanakan dapat dilaksanakan sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Certo mengatakan, Control is making things happen as planned. Sedangkan controlling ia katakan, is the process managers go through to control. Oleh Trewartha (1 !"# dijelaskan proses kontrol meliputi semua kegiatan yang mencoba mengansumsikan kinerja dengan tujuan yang telah ditentukan. . Tujuan Pengawasan Tujuan pengawasan di antaranya adalah sebagai berikut. a. $enyuplai pegawai%pegawai manajemen dengan in&ormasi%in&ormasi yang tepat pada waktunya. b. $emberi kesempatan pada mereka dalam meramalkan rintangan%rintangan terhadap produkti'itas secara teliti dan mengambil langkah%langkah untuk menghapuskan atau mengurangi gangguan seperti itu. c. Setelah kedua hal di atas telah dilaksanakan, kemudian mereka membawa kepada langkah yang terakhir dalam mencapai produkti'itas yang maksimum dan pencapaian yang memuaskan dari hasil%hasil yang diharapkan. !. Proses Pengawasan Tujuan dari pengawasan adalah untuk menjamin hasil%hasil operasi agar sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Tiga unsur pokok atau tahapan%tahapan yang selalu terdapat dalam proses pengawasan adalah( a. )kuran%ukuran yang menyajikan bentuk%bentuk yang diminta. Standar ukuran ini dapat berbentuk nyata, mungkin juga tidak, berbentuk umum ataupun khusus, tetapi selama seseorang masih menganggap bahwa hasilnya adalah seperti yang diharapkan. b. *erbandingan antara hasil yang nyata dengan ukuran yang tadi. +'aluasi ini harus dilaporkan kepada khalayak yan dapat berbuat sesuatu akan hal ini. c. ,egiatan pengoreksian. *engukuran%pengukuran laporan dalam suatu pengawasan tidak akan berarti tanpa adanya koreksi, jikalau dalam hal ini diketahui, bahwa akti'itas umum tidak mengarah ke hasil%hasil yang diinginkan. ,etiga langkah tersebut jika kita gambarkan dalam bagan sebagai berikut(

Bagan Proses Pengawasan

,elengahan%kelengahan yang terjadi pada pengawasan selalu melibatkan elemen% elemen atau unsur%unsur tadi. *engawasan pembiayaan, misalnya dari penggunaan listrik hingga harga total barang%barang yang diproduksi. ,esemuanya tadi selalu melibatkan unsur%unsur standar, e'aluasi dan koreksi. $ungkin kita menemui kesulitan yang serius dalam merencanakan pengawasan suatu kegiatan pengawasan suatu kegiatan, tetapi harus kita sadari bahwa tiga unsur pokok tadi akan selalu ada, melengkapi kita dengan pendekatan yang berman&aat guna memecahkan kesulitan. ". Ting#atan Pengawasan Di sini, pengawasan memiliki beberapa tingkatan sesuai dengan keberadaannya pada setiap tingkatan manajerial, yaitu pada tingkatan strategi, taktik dan operasional agar dapat merealisaikan rencana sesuai yang diinginkan. -agan tingkatan pengawasan dapat digambarkan sebagai berikut( Bagan Ting#atan Pengawasan

1 " .

*engawasan strategik, memonitor &aktor%&aktor kritis lingkungan yang akan berpengaruh terhadap tingkatan strategi organisasi untuk meyakinkan bahwa perencanaan strategik diimplimentasikan sebagaimana yang diinginkan. *engawasan taktik, di&okuskan pada penilaian implementasi perencanaan taktis tingkat departemen untuk memonitor hasil yang dicapai secara periodik dan mengambil tindakan koreksi bilamana diperlukan. *engawasan operasional, ber&okus mengawasi implementasi rencana operasional akan hasil dari hari ke hari dan mengambil tindakan koreksi apbila diperlukan. $enjadikan kontrol e&ekti& pada setiap tingkatan strategik, taktis dan operasional pelaksanaan kontrol tersebut harus diperkuat secara keterhubungan dalam suatu sistem yang terintegrasikan.

8. . $asar Siste% dan &uang 'ing#u( Pengawasan 1. $asar Siste% Pengawasan /angkaian akti'itas yang dilakukan dalam &ungsi pengawasan( 1 $enetapkan ukuran pelaksanaan yang akan memastikan tingkat kesuksesan personil, proyek%proyek, operasi%operasi atau sistem yang menarik. " $enetapkan set standar tingkatan%tingkatan dari setiap tingkatan untuk tiap tingkatan yang terpilih. . $engukur tindakan nyata dari tiap indi'idu atau sistem seperti percobaan mereka untuk mencapai hasil yang direncanakan. 0 $embandingkan standar dan tindakan nyata dan laporan hasil perbandingan indi'idu dan manajer yang dapat mengambil tindakan perbaikan. 1 2mbil tindakan perbaikan, ketika diperlukan untuk mengecilkan beberapa ketidaksesuaian antara rencana dan akti'itas nyata dan hasil. *ada dasarnya sistem pengawasan adalah mengukur sejauh sampai di mana pelaksanaannya dan membandingkannya dengan sesuatu tingkatan yang dikehendaki. 3antung dari sisem pengawasan adalah Feed Back bagian di mana in&ormasi dilaporkan, sumber%sumber yang menyebabkan pelaksanaan yang tidak sesuai dengan yang dikehendaki ditemukan dan koreksi%koreksi dilaksanakan. Di dalam &ungsi manajemen, terdapat dua konsep mengenai sistem pengawasan yaitu( 1 )(en 'oo( S*ste%, yaitu sistem yang secara terus menerus berinteraksi dengan lingkungan dan mencapai keseimbangan dinamis selama ada kapasitas kerja trans&ormasi energi. $isalnya( Organisasi perusahaan menemui masalah%masalah dari masyarakat dalam bentuk tenaga, bahan, uang dan in&ormasi (input#. ,emudian semuanya ini diubah dalam bentuk hasil produksi (output# barang atau jasa. 2ntara perusahaan dan masyarakat terjadi interaksi yang saling

"

mempengaruhi, memberi dan menerima masukan dan keluaran secara terbuka dan terkait. +,osed 'oo( S*ste%, ialah suatu sistem yang tidak memerlukan pengawaan lebih jauh atau tidak bisa diawasi sama sekali selama sistem pengawasan ini berlangsung. Sistem ini dikendalikan olh ketentuan%ketentuan atau hukum%hukum yang menunjkkan perbandingan antara kondisi yang sedang berlangsung dengan kondisi yang telah direncanakan. 3adi, 4the die is cast5, sekali sistem itu dilakukan, secara otomatis akan berjalan menghilangkan kesalahan%kesalahan dari apa yang terjadi.

Sebagai contoh /obert 6. $urdik dan kawan%kawan mengilustrasikannya dalam dua buah gambar di bawah ini. Sebuah siste% -ontro, dengan ,oo( ter.u#a ada,a/ siste%, di%ana in(ut, (roses dan out(utn*a tida# %e%i,i#i #aitan dengan, atau %enda(at arus in0or%asi a(a(un dari (roses out(ut terse.ut untu# #e%.a,i %enjadi in(ut. Dalam sistem loop terbuka, kontrolnya bergantung kebenaran dari input dan prosesnya. Tidak ada yang mengumpulkan daya untuk membandingkan penjualan dan biaya sebenarnya dengan kuota dan angarannya. Siste% 1ontro, 'oo( Ter.u#a

Dalam sistem loop tertutup in&ormasi tentang proses atau outputnya diumpan balik ke kontroller, yang menyesuaikan input dan sistemnyabila perlu. 6ambar di bawah menunjukkan unsur umpan balik dan kontrol ini dalam biaya penjualan. ,onsepsi umpan balik ini begitu penting artinya dalam sistem ini. Siste% 1ontro, 'oo( Tertutu(

Sistem tertutup akan menyangkut pengoperasian pengaturan%pengaturan yang telah ditentukan sebelumnya. *eran sistem input%output diikuti umpan balik sehingga terdapat proses yang terus%menerus di mana segala penyimpangan yang terjadi secara otomatis dapat dikontrol dan segera diperbaiki sehingga bisa mengurangi kesalahan atau segera dapat mengatasi penyimpangan tersebut. Siste% close loop %e,eng#a(i (ada (er.andingan antara #ondisi atau #eadaan *ang terjadi (ada u#uran standar dan ting#atan #ore#ti0, ji#a di(er,u#an. Sistem ini adalah mekanisme yang sudah diset sebelumnya secara ketat dan akurat yang digunakan untuk mengawasi pelaksanaan yang akan diabadikan sistem di sini. *erbedaan pokok di antara kedua jenis kontrol inin tergantung pada( apakah remote kontrol merupakan bagian internal dari sistem yang dikontrolnya atau tidak. Dalam sistem terbuka akan terdapat data unsur kontrol atau lebih, tidak merupakan bagian internal dari sistem yang dkontrolnya. 3ika tidak sama, unsur dapat dirancang dalam sistem dan 'ariasi%'ariasi yang diperbolehkan dapat ditentukan. Sedangkan dalam sistem tertutup, semua unsur%unsur kontrol diintergrasikan ke dalam sistem operasi. . &uang 'ing#u( Wa#tu Pengawasan Di dalam pelaksanaan suatu kegiatan, diperlukan pengawasan terhadap akti'itas agar hasil yang terjadi sesuai dengan yang diharapkan. Dengan demikian maka sistem pengawasan harus dirancang sesuai dengan kegiatan tersebut tepat pada waktunya. 2dapun langkah%langkah pengawasan dapat dibagi dalam tiga &ase, yaitu( 1 *engawasan awal, yaitu tindakan berjaga%jaga sebelum memulai akti'itas. 7al ini untuk mencegah serta membatasi sedini mungkin kesalahan%kesalahan yang tidak diinginkan sebelum terjadi. " *engawasan tengah berjalan, dilakukan untuk memantau kegiatan%kegiatan yang sedang dilaksanakan. Dengan cara membandingkan standar dengan hasil kerja sehingga perlu ada tindakan%tindakan korekti& untuk menghindari penyimpangan% penyimpangan . *engawasan akhir adalah hasil kombinasi dari pengawasan awal dan tengah, di mana hasil dari suatu kegiatan dapat di lihat dan dapat digunakan sebagaimana mestinya.

Bagan &uang 'ing#u( Wa#tu Pengawasan