BAB I PENDAHULUAN A.

Latar Belakang Kasus-kasus yang sering terjadi dalam banyak organisasi adalah tidak suatu diselesaikannya suatu penugasan, tidak ditepatinya waktu penyelesaian, suatu anggaran yang berlebihan dan kegiatan-kegiatan lain yang menyimpang dalam rencana. Pada pembahasan kali ini akan dijelaskan tentang bagaimana pengawasan dalam suatu manajemen melalui manajemen berusaha memperoleh jaminan bahwa kegiatan-kegiatan yang dilakukan sesuai dengan yang direncanakan. Banyak istilah mengenai pengawasan (controlling) antara lain evaluating, appraising, atau correcting. Istilah controlling lebih banyak dilakukan karena lebih mengandung konotasi yang mencakup penetapan standar, pengukuran kegiatan, dan pengambilan tindakan korektif.

B. Rumusan Masalah 1. Apakah pengertian pengawasan? 2. Apakah konsep dasar pengawasan? 3. Bagaimana fungsi pengawasan? 4. Bagaimana fungsi pengawasan dalam praktik? 5. Bagaimana upaya mempertahankan fungsi pengawasan?

C. Tujuan Masalah 1. Untuk mengetahui pengertian pengawasan. 2. Untuk mengetahui konsep dasar pengawasan. 3. Untuk mengetahui fungsi pengawasan. 4. Untuk mengetahui fungsi pengawasan dalam praktik. 5. Untuk mengetahui upaya mempertahankan fungsi pengawasan.

BAB II PEMBAHASAN

A. Pengertian Pengawasan Pengawasan dapat didefinisikan sebagai proses untuk menjamin bahwa tujuantujuan organisasi dan manajemen tercapai. Ini berkenaan dengan cara-cara membuat kegiatan-kegiatan sesuai yang direncanakan. Definisi pengawasan yang dikemukakan oleh Robert J.Mockler berikut ini telah memperjelas unsur-unsur esensial proses pengawasan. Pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan. 1 Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut. Controlling is the process of measuring performance and taking action to ensure desired results. (Schermerhorn,2002)

Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan . The process of ensuring that actual activities conform the planned activities. (Stoner,Freeman,&Gilbert,1995)2

B. Konsep Dasar Pengawasan Pengawasan pada dasarnya diarahkan sepenuhnya untuk menghindari adanya kemungkinan penyelewengan atau penyimpangan atas tujuan yang akan dicapai. melalui
1 2

T. Hani Handoko, Manajemen, (Yogyakarta: BPFE Yogyakarta, 2003),hal.359-361. stiealanwar.files.wordpress.com/2008/06/14-pengawasan

pengawasan diharapkan dapat membantu melaksanakan kebijakan yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan secara efektif dan efisien. Bahkan, melalui pengawasan tercipta suatu aktivitas yang berkaitan erat dengan penentuan atau evaluasi mengenai sejauhmana pelaksanaan kerja sudah dilaksanakan. Pengawasan juga dapat mendeteksi sejauhmana kebijakan pimpinan dijalankan dan sampai sejauhmana penyimpangan yang terjadi dalam pelaksanaan kerja tersebut. Konsep pengawasan demikian sebenarnya menunjukkan pengawasan merupakan bagian dari fungsi manajemen, di mana pengawasan dianggap sebagai bentuk pemeriksaan atau pengontrolan dari pihak yang lebih atas kepada pihak di bawahnya. Dalam ilmu manajemen, pengawasan ditempatkan sebagai tahapan terakhir dari fungsi manajemen. Dari segi manajerial, pengawasan mengandung makna pula sebagai: pengamatan atas pelaksanaan seluruh kegiatan unit organisasi yang diperiksa untuk menjamin agar seluruh pekerjaan yang sedang dilaksanakan sesuai dengan rencana dan peraturan. atau suatu usaha agar suatu pekerjaan dapat dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan, dan dengan adanya pengawasan dapat memperkecil timbulnya hambatan, sedangkan hambatan yang telah terjadi dapat segera diketahui yang kemudian dapat dilakukan tindakan perbaikannya. Sementara itu, dari segi hukum administrasi negara, pengawasan dimaknai sebagai proses kegiatan yang

membandingkan apa yang dijalankan, dilaksanakan, atau diselenggarakan itu dengan apa yang dikehendaki, direncanakan, atau diperintahkan. Hasil pengawasan ini harus dapat menunjukkan sampai di mana terdapat kecocokan dan ketidakcocokan dan menemukan penyebab ketidakcocokan yang muncul. Dalam konteks membangun manajemen pemerintahan publik yang bercirikan good governance (tata kelola pemerintahan yang baik), pengawasan merupakan aspek penting untuk menjaga fungsi pemerintahan berjalan sebagaimana mestinya. Dalam konteks ini, pengawasan menjadi sama pentingnya dengan penerapan good governance itu sendiri. Dalam kaitannya dengan akuntabilitas publik, pengawasan merupakan salah satu cara untuk membangun dan menjaga legitimasi warga masyarakat terhadap kinerja pemerintahan dengan menciptakan suatu sistem pengawasan yang efektif, baik pengawasan intern (internal control) maupun pengawasan ekstern (external control). Di

samping mendorong adanya pengawasan masyarakat (social control). Sasaran pengawasan adalah temuan yang menyatakan terjadinya penyimpangan atas rencana atau target. Sementara itu, tindakan yang dapat dilakukan adalah: 1. Mengarahkan atau merekomendasikan perbaikan; 2. Menyarankan agar ditekan adanya pemborosan; 3. Mengoptimalkan pekerjaan untuk mencapai sasaran rencana.3

Tahap-Tahap Dalam Proses Pengawasan Proses pengawasan biasanya terdiri paling sedikit lima tahap (langkah) antara lain: 1. Penetapan standar pelaksanaan (perencanaan) 2. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan 3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata 4. Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan

penyimpangan-penyimpangan 5. Pengambilan tindakan koreksi bila perlu

1) Penetapan Standar Standar mengandung arti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai patokan untuk penilaian hasil-hasil. Tujuan, sasaran, kuota dan target pelaksanaan dapat digunakan sebagai standar. Bentuk standar yang lebih khusus antara lain target penjualan, anggaran, bagian pasar (market-share), marjin keuntungan, keselamatan kerja, dan sasaran produksi. Tiga bentuk standar yang umum adalah:

http://blog.unand.ac.id/indahhyun/2011/06/26/fungsi-pengawasan-dalam-manajemen/

1. Standar-standar fisik, meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan atau kualitas produk 2. Standar-standar moneter, yang ditunjukkan dalam rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan dan sejenisnya. 3. Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas-batas suatu pekerjaan harus diselesaikan.

2) Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan Beberapa pertanyaan yang penting berikut ini dapat digunakan: berapa kali (how often) pelaksanaan seharusnya diukur setiap jam, harian, mingguan, bulanan? Dalam bentuk apa (what form) pengukuran akan dilakukan laporan tertulis, inspeksi visual, melalui telepon? Siapa (who) yang akan terlibat manajer, staf departemen? Pengukuran ini sebaiknya mudah dilaksanakan dan tidak mahal, serta dapat diterangkan kepada para karyawan.

3) Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan Ada berbagai cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan, yaitu: 1. 2. 3. 4. 5. Pengamatan (observasi) Laporan-laporan, baik lisan dan tertulis Metoda-metoda otomatis Inspeksi, pengujian (test) atau dengan pengambilan sampel Pemeriksa intern (internal auditor)

4) Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan Tahap ini paling mudah dilakukan, tetapi kompleksitas dapat terjadi pada saat menginterpretasikan adanya penyimpangan (deviasi). Penyimpangan-penyimpangan harus dianalisa untuk menentukan mengapa standar tidak dapat dicapai. 5) Pengambilan Tindakan Koreksi bila diperlukan Tindakan koreksi berupa:

1. Mengubah standar mula-mula (mungkin terlalu tinggi atau terlalu rendah). 2. Mengubah pengukuran pelaksanaan (inspeksi terlalu sering frekuensinya atau kurang atau bahkan mengganti sistem pengukuran itu sendiri). 3. Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterpretasikan penyimpanganpenyimpangan.4

C. Fungsi Pengawasan Proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan, diorganisasikan dan diimplementasikan dapat berjalan sesuai dengan target yang diharapkan sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan dunia bisnis yang dihadapi. Kegiatan dalam Fungsi Pengawasan dan Pengendalian Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis dengan indikator yang telah ditetapkan. Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin ditemukan. Melakukan berbagai alternatif solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan pencapaian tujuan dan target program kerja organisasi.

Eksplanasi, pengawasan menghimpun informasi yang dapat menjelaskan mengapa hasilhasil kebijakan publik dan program yang dicanangkan berbeda. Akuntansi, pengawasan menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk melakukan akuntansi atas perubahan sosial ekonomi yang terjadi setelah dilaksanakannya sejumlah kebijakan publik dari waktu ke waktu.

Pemeriksaan, pengawasan membantu menentukan apakah sumberdaya dan pelayanan yang dimaksudkan untuk kelompok sasaran maupun konsumen tertentu memang telah sampai kepada mereka. dan

T. Hani Handoko, Manajemen, (Yogyakarta: BPFE Yogyakarta, 2003),hal.362-365.

Kepatuhan, pengawasan bermanfaat untuk menentukan apakah tindakan dari para administrator program, staf dan pelaku lain sesuai dengan standar dan prosedur yang dibuat oleh legislator, instansi pemerintah dan atau lembaga profesional.

D. Fungsi Pengawasan Dalam Praktik 1. Pengawasan di Bagian Informasi a. Penggunaan Teknologi Komputer dan Teknologi Informasi b. Penerapan Sistem Informasi Manajemen 2. Pengawasan di Bagian Keuangan a. Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis) b. Manajemen Kas (Cash Management) c. Pengelolaan Biaya (Cost Control) 3. Pengawasan di Bagian Pemasaran a. Evaluasi atas Pasar Sasaran dan Pasar Potensial b. Survey atas Perilaku Konsumen dan berbagai Faktor yang terkait dengan Konsumen c. Evaluasi atas Strategi Pemasaran dan Bauran Pemasaran yang dilakukan 4. Pengawasan di Bagian Produksi/Operasi a. Evaluasi atas Plant Location b. Evaluasi atas Plant Lay-out c. Evaluasi atas Production Process and Schedule d. Evaluasi atas Product Distribution5

wirustirtamarta.ucoz.com/load/0-0-0-16-20/ Pengawasan-dan-Pengendalian-Manajemen

E. Upaya Mempertahankan Fungsi Pengawasan

1. Sistem pengawasan tradisional (traditional control system) Sistem pengawasan tradisional : upaya atau sistem untuk mempertahankan fungsi pengawasan melalui prosedur dan kegiatan yang melibatkan penentuan standar dan berbagai upaya untuk mencapai standar tersebut.

pendekatan dalam sistem pengawasan tradisional :

a. Pengawasan Diagnostik Pengawasan yang dilakukan oleh manajer di mana setelah standar ditetapkan, manajer melakukan pengawasan dan penilaian apakah standar telah dicapai ataukah belum. b. Pengawasan Berdasarkan batasan-batasan Pengawasan yang dilakukan melalui penetapan aturan atau prosedur yang dengan aturan dan prosedur tersebut keseluruhan anggota dan pihak yang terkait dengan perusahaan akan menyesuaikan diri dengan perusahaan. c. Pengawasan Interaktif Pengawasan yang dilakukan oleh manajer yang secara interaktif dan terusmenerus melakukan komunikasi dengan pegawai secara personal mengenai berbagai hal yang terkait dengan pekerjaan yang dilakukan.

2. Sistem pengawasan yang berdasarkan komitmen (commitment-based control system) Sistem Pengawasan Yang Berdasarkan Komitmen : Fungsi pengawasan yang berdasarkan komitmen mendasarkan sistem pengawasan kepada kesadaran dari setiap individu atau pekerja akan apa yang terbaik yang seharusnya ditunjukkan oleh mereka dalam setiap pekerjaan yang mereka lakukan.6

http:// jhonxena.multiply.multiplycontent.com/Asep-Mulyana/analisis-keuangan/

Karakteristik-Karakteristik Pengawasan Yang Efektif Kriteria-kriteria utamanya adalah bahwa sistem seharusnya: 1. Mengawasi kegiatan-kegiatan yang benar 2. Tepat waktu 3. Dengan biaya yang efektif 4. Tepat akurat 5. Dapat diterima oleh yang bersangkutan Karakteristik-karakteristik pengawasan yang efektif dapat lebih terperinci sebagai berikut: 1. Akurat Informasi tentang pelaksanaan kegiatan harus akurat. Data yang tidak akurat dari sistem pengawasan dapat menyebabkan organisasi mengambil tindakan koreksi yang keliru atau bahkan menciptakan masalah yang sebenarnya tidak ada. 2. Tepat-Waktu Informasi harus dikumpulkan, disampaikan dan dievaluasi secepatnya bila kegiatan perbaikan harus dilakukan segera. 3. Obyektif dan menyeluruh Informasi harus mudah dipahami dan bersifat obyektif serta lengkap. 4. Terpusat pada titik-titik pengawasan strategik Sistem Pengawasan harus memusatkan perhatian pada bidang-bidang dimana penyimpangan dari standar paling sering terjadi atau yang akan mengakibatkan kerusakan paling fatal. 5. Realistik secara ekonomis Biaya pelaksanaan sistem pengawasan harus lebih rendah atau paling tidak sama, dengan kegunaan yang diperoleh dari sistem tersebut. 6. Realistik secara organisasional Sistem pengawasan harus cocok atau harmonis dengan kenyataan-kenyataan organisasi. 7. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi Informasi pengawasan harus terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi, karena setiap tahap dari proses pekerjaan dapat mempengaruhi sukses atau kegagalan keseluruhan
9

operasi dan informasi pengawasan harus sampai pada seluruh personalia yang memerlukannya. 8. Fleksibel Pengawasan harus mempunyai fleksibilitas untuk memberikan tanggapan atau reaksi terhadap ancaman ataupun kesempatan dari lingkungan. 9. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional Sistem pengawasan efektif harus menunjukkan, baik deteksi atau deviasi dari standar, tindakan koreksi apa yang seharusnya diambil. 10. Diterima para anggota organisasi Sistem pengawasan harus mampu mengarahkan pelaksanaan kerja para anggota organisasi dengan mendorong perasaan otonomi, tanggung jawab dan berprestasi.7

T. Hani Handoko, Manajemen, (Yogyakarta: BPFE Yogyakarta, 2003),hal.373-374.

10