ANALISA PENGUKURAN KINERJA LAPORAN PERUSAHAAN PERKAYUAN DENGAN MENGGUNAKAN ERP SAP R/3 DI PT X Zeplin Jiwa Husada Tarigan

Dosen Fakultas Teknologi Industri, Jurusan Teknik Industri-Universitas Kristen Petra E-mail zeplin@pe e!"pe !#"#$"i% !epplintarigan"#a$oo%&om

A&STRAK Pengukuran kiner'a laporan pada perusa$aan dengan menggunakan E(P )*P (+, mem-erikan kontri-usi #ang -aik -agi perusa$aan dan laporan #ang didapatkan dari E(P merupakan $asil entr# data aktual dari perusa$aan% Penerapan E(P )*P (+, pada perusa$aan mem-erikan kondisi #ang -aik dari perusa$aan diantaran#a peningkatan pengukuran kiner'a supplier ter$adap kualitas material ./-.0 1, ketepatan waktu pengiriman 2/-20 1 dan kenaikan $arga material se-esar 3 1% Pada -agian produksi didapatkan kenaikan rendemen men'adi ,4 1, ketepatan pen#elesaian produk se-esar 5/-50 1 dan ketepatan waktu pengiriman 2/-20 1% Dan pada -agian inventori data-data persediaan didapatkan tiap waktu -ila mana'emen dan sta66 mem-utu$kan data serta keakurasian data didapat sangat -aik #akni 7/-70 1% )edangkan pada -agian engineering didapatkan setiap produk mempun#ai 89: dan routing #ang tela$ diakomodasikan -ia#a produk 'adi% '" PENDAHULUAN Pengukuran kiner'a area atau -agian pada perusa$aan sulit untuk dikontrol ke-enarann#a karena -entuk laporan #ang selama ini digunakan dalam -entuk laporan #ang disampaikan pada saat rapat ker'a tiap -ulann#a saat pem-a$asan $asil -ulan se-elumn#a% Kondisi #ang demikian menum-u$kan dan mem-eri kesempatan kepada pimpinan setiap departemen untuk mem-erikan laporan-laporan #ang ter'adi pada arean#a% ;amun ada -e-erapa laporan #angdisampaikan tidak sesuai dengan $asil a&tual produksi, maka kepala departemen sering melakukan penam-a$an $asil produksi dengan menam-a$kann#a pada alokasi inventori atau penam-a$an 'umla$ a6kir produksi% Pengukuran kiner'a dilakukan -erdasarkan laporan -ulanan dari departemen keuangan perusa$aan ter$adap $asil penilaian akti6itas-akti6itas departemen produksi dan departemen lainn#a% Hasil penilaian pengukuran kiner'a ini sering tidak sesuai dengan keadaan a&tual karena laporan #ang di-uat ole$ kepala departemen produksi suda$ dilakukan penam-a$an atau pengurangan% Disisi lain -entuk laporan #ang di-erikan tidak dapat dianalisa ole$ top mana'emen perusa$aan atau pemilik perusa$aan dengan &epat karena data #ang didapatkan $an#a tiap -ulan sa'a <data relati6 sedikit=% Keadaan ini dapat dipa$ami ole$ mana'emen perusa$aan atau pemilik

perusa$aan dan didukung ole$ perkem-angan teknologi in6ormasi #ang suda$ terintegrasi #akni )*P (+,% Penerapan teknologi E(P )*P (+, dapat mem-erikan potensi-potensi -aru -agi keuntungan perusa$aan se$ingga memantapkan keunggulan perusa$aan dalam meng$adapi persaingan glo-al% Teknologi E(P )*P (+, dapat mem-erikan analisa data se&ara langsung kepada mana'emen perusa$aan dan akti6itas-akti6itas $arian setiap departemen pada perusa$aan% Disamping itu in6ormasi #ang didapatkan &epat serta mem-erikan laporan kepada seluru$ sta66 dan mana'emen #ang memerlukan $asil analisa data #ang -erasal dari analisa data aktual #ang dientr# ke )*P% (" PENGUKURAN KINERJA LAPORAN MANAJEMEN Pengukuran kiner'a laporan mana'emen tiap -ulann#a -an#ak dilakukan ole$ perusa$aan #akni pada saat tutup -uku -ulanan, namun ada 'uga perusa$aan #ang le-i$ mengedepankan analisa data% 9le$ karena kondisi #ang demikian maka sering sekali terdapat -entuk $asil laporan #ang tidak akurat dan memerlukan tenaga administrasi #ang &ukup -an#ak% Pengukuran kiner'a laporan mana'emen perusa$aan men#angkut pada area #" Pe)*eli#n +P,!$-#.in/0 Departemen pem-elian -er6ungsi se-agai departemen #ang men#ediakan material dan su- material perusa$aan% 8agian pem-elian melakukan pen#ediaan material dan su- material dengan melakukan pengukuran ter$adap kualitas, ketepatan supplier dalam menguruim dan $arga% Pada perusa$aan PT >?@ kondisi ini dilakukan rapat setiap minggu untuk mem-a$asn#a, akan tetapi sering ter'adi laporan keadaan 3 minggu #ang lalu% *" P!1%,2.i Aaporan produksi di departemen melalui pengumpulan laporan-laporan #ang dilakukan pada setiap mesin% Aaporan-laporan ini umumn#a di re&ord ole$ administrasi, kemudian dianalisa dan selan'utn#a -aru di-uatkan laporan $arian se-agai -entuk in6ormasi% Aaporan produksi tidak terlepas dari deliver# produk dan kualitas produk% Hal ini memerlukan penge&ekan dan pengendalian di lapangan produksi, serta mana'emen produksi 'uga melakukan pengawasan guna mengeta$ui keadaan a&tual% Disamping itu -ia#a selama produksi tidak dapat diketa$ui dengan &epat, dan umumn#a satu -ulan sekali saat dilakukan tutup -uku -ulanan% $" S-ippin/

Penentuan waktu s$ipment selalu -erdasarkan kesepakatan perusa$aan dengan konsumen% Penentuan waktu ini sering sekali mengalami keterlam-atan pengririman% Kondisi keterlam-atan pengiriman -aru diketa$ui ole$ mana'emen perusa$aan -erdasarkan laporan -agian gudang atau -agian assem-l# perusa$aan% Pengukuran ketepatan pengiriman selama ini dilakukan -erdasarkan koordinasi rapat dan data-data #ang diperlukan kurang memadai% %" In3en 1!4 Aaporan persediaan perusa$aan selama ini dilakukan tiap -ulan sekali dan dapat dilakukan tiap minggu -ila di-utu$kan ole$ departemen lain% Kondisi ini sering mem-awa pengaru$ ter$adap peningkatan -ia#a lem-ur kar#awan% Disisi lain laporan inventor# dilakukan -erdasarkan 'umla$ material atau su- material, sedangkan laporan inventor# men#angkut -ia#a $an#a dilakukan tiap -ulan dan sering mengalami keterlam-atan karena $arus menunggu sto&k ak$ir -ulan% e" En/inee!in/ (eka#asa industri pada perusa$aan PT >?@ -elum dilakukan se$ingga setiap produk -elum ditentukan pen#usunn#a atau 8ill o6 :aterial dan rute proses setiap produk atau routingn#a% Kondisi #ang demikian adan#a ke&endrungan pemakaian -a$an -aku #ang -erle-i$an dan saling -erganti antara produ&tion order di dalam produksi% *ki-at $al ini mengaki-atkan pada -agian pem-elian mengalami kesulitan dalam meren&anakan pem-elian material dan su- material% Disisi lain -eraki-at pada penentuan -ia#a setiap unit produk karena itu sering sekali penentuan -ia#a produk umumn#a dilakukan -erdasarkan pengalaman #ang tela$ ada% Aaporan ter$adap -ia#a produk #ang -erasal dari 89: dan routing -elum perna$ dilakukan% 3" TEKNOLOGI ERP SAP R/3 5" PENGUKURAN KINERJA LAPORAN MANAJEMEN ERP SAP R/3 Pengukuran kiner'a laporan #ang dilakukan perusa$aan setela$ menerapkan teknologi E(P )*P (+, mengalami peningkatan #ang -aik, #ang mana se-elumn#a sering ter'adi kesala$pa$aman antara departemen dan umumn#a departemen #ang mempun#ai peranan strategis mempun#ai kekuatan untuk mengatur departemendepartemen lainn#a% *ki-at kondisi #ang demikian men#e-a-kan ter'adi ketidak$armonisan antara departemen #ang satu dengan lainn#a%

:en#adari keadaan ini maka pi$ak mana'emen perusa$aan dan pengusa$a menerapkan teknologi #ang terintegrasi #akni )*P (+,% Dengan adan#a E(P maka pi$ak top mana'emen atau pengusa$a dapat mengawasi dan mengendalikan setiap departemen dalam perusa$aan% Disamping itu pengukuran kiner'a laporan mana'emen perusa$aan dilakukan dengan &epat se$ingga koordinasi antara departemen dapat ditingkatkan dan kepentingan in6ormasi antara departemen didapatkan dengan &epat dan diketa$ui se&ara -ersama-sama% Pengukuran kiner'a laporan mana'emen perusa$aan dapat dilakukan -erdasarkan area departemen diantaran#a #" Pe)*eli#n +P,!$-#.in/0 8agian pem-elian dapat melakukan penge&ekan semua pur&$ase order #ang tela$ dilakukan karena semua terre&ord di dalam program E(P )*P (+,% Disamping 'umla$ order setiap pur&$ase order dan pengiriman akan pemenu$an order terre&ord di E(P )*P (+, -erdasarkan $asil entr#% Dengan kondisi ini diketa$ui pemenu$an material dan su- material selama diterapkan E(P )*P (+, didapatkan kualitas material dan pemenu$an kualitasn#a rata-rata ./-.0 1 dan ketepatan pengiriman 2/20 1 serta peningkatan -ia#a selama 5 -ulan 3 1% *" P!1%,2.i Penggunaan E(P )*P (+, pada -agian planning production #ang mem-erikan instruksi ker'a pada -agian produksi dan menentukan re&ord-re&ord #ang diperlukan untuk setiap production order pada work center. Pada penerapann#a memuda$kan untuk melakukan pengendalian di unit produksi serta memuda$kan $asil analisa ter$adap kiner'a produksi% 8erdasarkan $asil laporan pada perusa$aan didapatkan rata-rata rendemen mengalami kenaikan dari ,3 1 men'adi ,4 1, dan waktu ketepatan pen#elesaian produk ter$adap planning production setiap order se-esar 5/-50 1 <terli$at pada Bam-ar C= #ang se-elumn#a tidak dapat dianalisa% Dan analisa -ia#a tiap order dapat diketa$ui untuk setiap production order <terdapat &onto$ pada Ta-el C=% R1, in/ '
'6 (6 36 56 '6

Budang )pare part )krup ,+4 G,%#n/ J#%i

:ini.-in/ R1, in/ ( R1, in/ 3

'6 (6 36 56 96 76

86

R1, in/ 9

A..e)*l4
'6 (6 36

P#$2in/

Kotak 8oD
'6 (6

R1, in/ 5

'6

Budang )pare part Tali E Aa-el

G#)*#! '" R1, in/ ,n ,2 P!1%,2 MFI NP II Bed C King Cordovan

G#)*#! (" ;1n 1- Pl#nnin/ P!1%,$ i1n p#%# P!1%,2.i T#*el '" ;1n 1- &i#4# P#%# Se*,#- P!1%,$ i1n O!%e!
FIN 80100!3" Production Order Number :'300000006181 MFI NP II B#$ C KIN% CO&$O'(N
P*an 0.333 0.333 0.333 0.333 0.333 0.333 0.333 1084!3" 0.333 0.333 0.333 0.333 (ct 0 0 0 0 0 0 0 50"8"35 0 2.16" !.083 3."! P*an 9,464 11,6!! 11,63" 10,!"8 9,464 11,6"! 1!,612 1104131 11,6"! 4,492 1,948 1,164 (ct 0 0 0 0 0 0 0 54138436 8 0 29,234 29,"30 13,103 -e*i)i+ .t/ -0.333 -0.333 -0.333 -0.333 -0.333 -0.333 -0.333 14666 -0.333 1.834 4."! 3.41" -e*i)i+ Co)t -9,464 -11,6!! -11,63" -10,!"8 -9,464 -11,6"! -1!,612 1104131 -11,6"! 24,"42 2","82 11,939

Co)t #*emen Mac+ine ,our) 13320/G1302 13320/F0802 13320/F0"02 13320/G0902 1332!/N1102 13320/(1302 13330/+0102 133"01N"00" 1332!/N2302 13310/.0102. 13310/.1!02 13310/.2302 Mesin CNC Brema Panel1 Wide Belt ander Panel 1 #$%&le Pr$'il ander Panel 1 Wide Belt ander Panel 1 Mesin CNC Brema Panel 2 #$%&le )%n *en$ner Panel 1 C$n,e-$r M$%ri Ca&inet Beban Ba+an ba2u &C3 )$%nd *en$ner Panel 2 M$%ldin/ 8 0indle . $lid M%lti M$%rtisin/ $lid 1erti2al ander $lid

13310/.2402

#r%m ander $lid

0.333 108!36

4.083 50"8"0"7083

1,240 "10530

1!,201 5""0636

3."! 15107085

13,961 664560

$" S-ippin/ 8agian s$ipping di dalam perusa$aan terdapat pada -agian marketing se-elum dilakukan penerapan E(P )*P (+, dan analisa ketepatan s$ipment 'uga tidak dilakukan% ;amun setela$ diterapkan E(P )*P (+, didapatkan $asil analisa data dengan rata-rata ketepatan selama pengiriman 5 -ulan 2/-20 1 % Bam-ar 3 merupakan &onto$ penentuan tanggal pengiriman ole$ PPIF perusa$aan

G#)*#! (" ;1n 1- Penen ,#n T#n//#l Pen/i!i)#n %" In3en 1!4

G#)*#! 3" ;1n 1- D# # P!1%,$ i1n O!%e! P#%# G,%#n/ &#!#n/ J#%i Penentuan inventori -arang 'adi diproses produksi dapat diketa$ui dari planning production untuk mengeta$ui komponen mana #ang -erada pada -agian proses produksi, sedangkan untuk mengeta$ui produk -arang 'adi dapat diketa$ui dari laporan gudang #ang terdapat pada E(P )*P (+,% Bam-ar , merupakan produ&tion order #ang masi$ -erlangsung dan suda$ selesai #ang terdapat pada gudang -arang 'adi% 8erdasarkan $asil analisa #ang dilakukan ole$ perusa$aan dengan menggunakan E(P )*P (+, maka setiap waktu dapat diketa$ui -an#akn#a inventori dan -ia#a #ang terdapat pada inventor# terse-ut% )etela$ diterapkan pada perusa$aan maka akurasi keadaan sto&k di -agian perusa$aan didapatkan 7/-70 1 selama 5 -ulan terak$ir% e" En/inee!in/ Kondisi engineering #ang terkait dengan 89: dan routing serta -ia#a #ang terkandung di dalamn#a% )aat E(P diterapkan maka di-entuk departemen ( G D <(esear&$ and Development= #ang mendesain 89: dan routing untuk setiap produk serta ren&ana -ia#a tiap produk% Kondisi #ang demikian diatas dari -e-erapa area departemen di dalam perusa$aan didapatkan -entuk kiner'a laporan mana'emen perusa$aan le-i$ -aik dan

masala$-masla$ #ang ter'adi dapat diketa$ui sedini mungkin ole$ setiap departemen% 8erdasarkan $asil analisa #ang dilakukan ter$adap pengukuran kiner'a laporan mana'emen didapatkan mengalami peningkatan #ang -aik% 9" KESIMPULAN 8erdasarkan $asil analisa didapatkan $asil kiner'a laporan mana'emen perusa$aan mengalami peningkatan #ang -aik, -ila di-andingkan se-elum dan sesuda$ E(P )*P (+, diterapkan antara lain - 8agian pem-elian #ang se-elumn#a tidak dilakukan pengukuran ter$adap kiner'a laporan mana'emen perusa$aan, akan tetapi setela$ menggunakan E(P )*P (+, didapatkan pengukuran kiner'a supplier ter$adap kualitas material rata-rata ./-.0 1, ketepatan waktu pengiriman 2/-20 1 dan kenaikan $arga 3 1% - 8agian produksi mengalami kenaikan rendemen dari ,3 1 men'adi ,4 1, ketepatan pen#elesaian produk #ang se-elumn#a tidak dianalisa akan tetapi setela$ diterapkan men'adi 5/-50 1 dari total production order% - 8agian s$ipping #ang se-elumn#a tidak perna$ dilakukan analisa akan tetapi setela$ diterapkan didapatkan ketepatan waktu pengiriman 2/-20 1% - 8agian inventor# #ang se-elumn#a dapat dipantau $an#a tiap -ulan dengan mengeta$ui 'umla$ dan -ia#an#a akan tetapi setela$ diterapkan maka dapat diketa$ui tiap transaksi dari E(P )*P (+,% Kondisi ini mem-erikan akurasi se-esar 7/-70 1% - 8agian engineering #ang se-elumn#a tidak perna$ diran&ang, namun setela$ penerapan E(P )*P (+, setiap produk mempun#ai 89: dan routing serta disediakan 'uga alternati6 pem-uatan 89: dan routing% 9" D#< #! P,. #2# HCI 8u&k-Emden, (%, 3///% T$e )*P (+, )#stem *n introdu&tion to E(P and 8usiness )o6tware Te&$nolog#% Harlow, England *ddison-Jesle#, an imprint o6 Pearson Edu&ation Aimited H3I Hamilton, )%, 3//3% Maximizing Your ERP System a Practical Guide Manager, :&graw-Hill H,I K*D 2.-/0/3* printed in t$e U%)%* *ugust 3/// :FB+Pro e8 H4I )*P (+, :#sap%&om H0I Jelti, )%, 3//,% )u&&ess6ul )*P (+, Implementation Pra&ti&al :anagement o6 E(P Pro'e&ts