MANAJEMEN PELAYANAN KESEHATAN

Nur Aisyah Jamil

DEFINISI
Manajemen

adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Stoner). Seni dalam menyelesaikan sesuatu melalui orang lain (Follet,1997)

DEFINISI (LANJUTAN)
Sebuah

proses yang dilakukan untuk mewujudkan tujuan organisasi melalui rangkaian kegiatan berupa perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian orang-orang serta sumber daya organisasi lainnya (Nickels, McHugh and McHugh ,1997) Seni atau proses dalam menyelesaikan sesuatu yang terkait dengan pencapaian tujuan. (Ernie&Kurniawan, 2005)

Manajemen adalah ilmu atau seni tentang bagaimana menggunakan sumber daya secara efisien, efektif dan rasional untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya (Muninjaya AAG, 2004)

PERBEDAAN PANDANGAN DALAM FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

Luther Gullick George Terry James AF Stoner Koontz &O Donnelly Nickels, McHugh & Mc Hugh Richard W Griffin Ernest Dale

PLANNING ORGANIZING
STAFFING STAFFING STAFFING

Actuat ing

Directing

Leading

Leading

DIRECTING COORDINATING REPORTING

DIRECTING

DIRECTING INNOVATING REPRESENTING

CONTROLLING

FUNGSI MANAJEMEN
Perencanaan (Planning), Pengorganisasian (Organizing), Pengarahan (Actuating/Directing), dan Pengawasan (Controlling)

MODEL MANAJEMEN PUSKESMAS

P1-P2-P3 ARRIF(Analisis, Rumusan, Rencana, Implementasi, Forum Komunikasi) ARRIME (Analisis, Rumusan, Implementasi, Monitoring dan Evaluasi) POAC/E(Planning, Organizing, Actuating, Controlling/Evaluating)

P1-P2-P3
P1=Perencanaan, microplanning 5 tahun P2=Penggerakan, PelaksanaanPOA P3=Pengawasan, Pengendalian, Penilaian strata I(baik), strata II(cukup), strata III(kurang)

ARRIF
Analisis(Situasi,tingkat perkembangan, kasus, sumber daya) Rumusan (masalah, intervensi) Rencana (rencana usulan kegiatan dan rencana pelaksanaan kegiatan) Intervensi Forum komunikasi (pantauan dan evaluasi)

ARRIME
Analisis(Situasi,tingkat perkembangan, kasus, sumber daya) Rumusan (masalah, intervensi) Rencana (rencana usulan kegiatan dan rencana pelaksanaan kegiatan) Intervensi Monitoring Evaluasi

MANAJEMEN PUSKESMAS

Planning : mikro planning, perencanaan tingkat Puskesmas Organizing : Struktur organisasi, pembagian tugas, pembagian wilayah kerja, pengembangan program Puskesmas Actuating : Lokakarya mini Puskesmas, kepemimpinan, motivasi kerja, koordinasi, komunikasi melalui rapat rutin bulanan untuk membahas aktivitas harian dan kegiatan program Controlling : Pemantauan Ibu dan Anak Setempat (PIAS), Local Area Monitoring (LAM), Pemantauan Wilayah Setempat (PWS) KIA, supervise, monitoring, evaluasi, audit internal keuangan Puskesmas

P1
Rencana strategik Rencana operasional Analisis situasi Mengidentifikasi masalah dan prioritasnya Menentukan tujuan program Mengkaji hambatan dan kelemahan program dan Menyusun rencana kerja operasional (PoA)

P2 Rapat rutin Lokakarya mini bulanan-triwulan Rakor kecamatan Rakor posyandu-desa siaga Konsultasi PJ program dan kepala puskesmas

P3 Cakupan kegiatan Manajemen puskesmas (P1-P2-P3) Mutu pelayanan (SOP) Manajemen sarana prasarana (obat ,alat kesehatan,dll) Manajemen keuangan Manajemen SDM Pengamatan dan pencegahan penyakit JPKM Desa siaga Objek strategis

PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Keputusan terprogram Tipe problem Sering, berulang, rutin, ada kepastian hubungan sebabakibat Tergantung kebijakan, peraturan, dan prosedur tetap(SOP) Keputusan terprogram tidak

Prosedur

Contoh

Baru, tidak terstruktur, tidak ada kepastian hubungan sebabakibat Kebutuhan akan kreativitas, intuisi, toleransi untuk ambiguitas, kreatif problem solving Prosedur rawat inap Membeli peralatan pasien laboratorium baru

SIKLUS PEMECAHAN MASALAH-PENGAMBILAN

KEPUTUSAN

(Sumber : Ivancevich,Konopaske and Mattesson, 2008, Organizational Behavior and Management)

IDENTIFIKASI MASALAH
Apa saja masalah dan potensi yang dapat dimunculkan dari proses dan sumberdaya yang ada Bagaimana menjelaskan kaitan masalah dan potensi yang dimunculkan memberikan ukuran yang spesifik, aktual dan beralasan Evidence based (data)-SMD, data SPM, observasi, wawancara Analisis Sistem

ANALISIS SISTEM
Input(7M+I) Man, Money, Material, Machines, Methods, Market, Minute/Time/ Information Proses(PDCA) Output(indikator SPM) Outcome(status gizi, AKI,AKB) Impact(benefit cost, kepuasan, AHH)

Pendekatan Manajemen sebagai Sistem

Input

Evaluating Process

Organizing

Actuating

Feedback

Planning

Out put

Out come

ENVIRONMENT

Sample 19:The Deming cycle

Implement Identify the the plan improvement and make a plan Is the plan working

4.Act

1.Plan

3.Check 2.Do

Test the plan

PRIORITAS MASALAH
Scoring-PAHO, Hanlon,CARL Non Scoring (Delphi, Delbeque) Kecenderungan/trend

PAHO
Prevalensi penyakit/besarnya masalah Kenaikan/meningkatnya prevalensi(rate of increase) Keinginan masyarakat mengatasi masalah(degree of unmeet need) Keuntungan sosial(social benefit) Teknologi yang tersedia(technical feasibility) SD yang tersedia(resource availibility)

PAHO
Magnitude(M) Severity(S) Vulnerability(V) Community Concern(C) pendapat ahli (PJ program, 5-8 org, 0 sd 10) Total hasil perkalian keempatnya

HANLON

A+B)CXD 3

A= Besar Masalah (0-10) B= Berat/tingkat kegawatan (0-20) C= Kemudahan Penanggulangan (0-10) D= Pearl faktor (0 atau 1) dikerjakan oleh tim

HANLON
A= data kuantitatif, misal prevalensi, kerugian. B=subyektif, rata2 dari tingkat urgensi, kecenderungan penyebaran dan tingkat keganasan C=subyektif, SD(tenaga,obat,alat kesehatan, biaya, fasilitas dll) dan teknologi D=propriate(sesuai), economic(murah),acceptability(diterima), resources(SD), legality(hukum/etika).

PENENTUAN PRIORITAS MASALAH Dg METODE CARL.

C
A

CAPABILITY : Kemampuan SD, dana, alat dsb. (nilai 0 10) ASSESSIBILITY : Kemudahan untuk diatasi mudah/ tidak ( nilai 0 10) READINESS : Kesiapan dari man, motivasi, kompetensi, kesiapan sasaran/masyarakat. (nilai 0-10) LEVERAGE : Pengaruh masalah yg satu terhadap yg lain. (nilai 0 10)

R
L

Hasil Perkalian dari masing-masing nilai C, A, R, L merupakan TOTAL NILAI masing-masing masalah.

26

CONTOH MATRIKS CARL

Masala h A
B C dst
27

C
2 2 2

A
3 4 3

R
6 5 0

L
2 3 4

TOTAL
(Perkalian)

72 (II) 120 (I) 0

DELPHI TEKNIK
Identifikasi masalah yang akan diselesaikan Kuisioner ke beberapa ahliide dan solusi pemecahan masalah Tim perangkum responkirim kembali ke ahli Ahli meranking/skala prioritas penyelesaian

DELBEQUE TEKNIK
Tim ahli membuat peringkat masalah (6 sd 8)orang Voting tertutup peringkat masalah Dua kali voting Tidak ada diskusi Kelemahan : (Who, subyektif, konsesus dari interes, bukan fakta)

KECENDERUNGAN/TREND

HAM, people centre, Komitmen global, safe motherhood, komitmen nasional

ANALISIS PENYEBAB MASALAH

Diagram ishikawa Root cause analysis

CAUSE AND EFFECT DIAGRAM

Ishikawa diagram (fishbone diagram)
Procedure / Methods

Environment

Personnel

Effect Equipment/ Machines Material / Supplies

Sample 13 : CED for Hospital Emergency admission

DIAGRAM AKAR MASALAH

Brainstorming Masalah utama Akibat Sebab Masalah pokok

ALTERNATIF SOLUSI
SWOT Analysis Internal (strength-kekuatan, weakness-kelemahan) Eksternal (Opportunity-peluang, threat-ancaman) SO dan ST strategy WO dan WT strategy Dibuat matriks dengan item SD(tenaga,biaya,alat,obat, fasilitas kesehatan, peran pemerintah,lintas sektor, ormas, masyarakat), lingkungan(fisik dan non fisik), perencanaan, pelaksanaan, evaluasi.

O Daftar peluang yang ada S Daftar kekuatan yang dimiliki Strategi SO(Agresif) Strategi untuk mengoptimalkan kekuatan yang dimiliki dan memanfaatkan peluang yang ada Strategi WO(orientasi putar haluan) Strategi untuk mengatasi kelemahan yang dimiliki dengan memanfaatkan peluang yang ada

T Daftar ancaman yang ada Strategi ST(diversifikasi) Strategi untuk mengoptimalkan kekuatan yang dimiliki dan mengatasi ancaman yang ada Strategi WT (defensif) Strategi untuk mengatasi kelemahan yang dimiliki dan meminimalisir ancaman yang ada

W Daftar kelemahan yang dimiliki

MENYUSUN POA
Tujuan Target dan Target OperasionalAlternatif kegiatanProgram terkait Tenaga Analisis hambatan Memantau kegiatan dengan indikator (biaya, waktu, kegiatan, keluaran) Time schedule (bagan Gannt) Rencana pelaksanaan kegiatan (kegiatan,tujuan dan target, sasaran, biaya(besar dan sumber), tempat, waktu, PJ, penilaian, keterangan Gannt Chart

No

Kegiat Tujuan Sasara Biaya Tempa Waktu Pelaks Renca Ketera an dan n (besar t ana na ngan Target popula dan Penilai si sumbe an r)
1 2 3 4 5 6 7 8 9

INTERVENSI

DAN

EVALUASI

Hambatan komunikasi, pengelolaan SDM Evaluasi sebagai feedback

Sumber : Ivancevich,Konopaske and Mattesson, 2008, Organizational Behavior and Management)

INDIVIDU VS KELOMPOK
Tahap Penetapan tujuan Identifikasi penyebab membuat alternatif solusi Evaluasi alternatif solusi Pilihan

Kelompok lebih baik (pengetahuan lebih banyak)

dan Peran individu dalam kelompok dapat memperluas wawasan Sudut pandang kelompok lebih baik Kesepakatan bersama(konsensus) akan lebih baik (meminimalisir konflik / risiko kegagalan implementasi) Biasanya peran ini diambil oleh sang manajer

Pemilihan solusi

Implementasi dan Follow-up

REFERENSI

Azwar, Asrul., 1996, Pengantar Administrasi Kesehatan, Binarupa Akasara, Jakarta International Conference on Primary Health Care, Declaration of Alma-Ata, USSR, 6-12 September 1978 Ivancevich JM, Konopaske R, Matteson MT, 2008, Organizational Bahavior and Management, New York : Mc Graw Hill. Muninjaya, AAG, 2004, Manajemen Kesehatan, ed 2, Jakarta : Penerbit EGC Sulaeman, ES, 2011, Manajemen Kesehatan, Teori dan Praktek di Puskesmas, Yogyakarta : GM Press. Pickett G, Hanlon JJ, 2008, Kesehatan Masyarakat Administrasi dan Praktik, ed 9, Jakarta : Penerbit EGC