BAB I MANAJEMEN PERSEDIAAN A.

Latar Belakang Salah satu fungsi manajerial yang sangat penting dalam operasional suatu perusahaan adalah pengendalian persediaan (inventory controll), karena kebijakan persediaan secara fisik akan berkaitan dengan investasi dalam aktiva lancar di satu sisi dan pelayanan kepada pelanggan di sisi lain. Pengaturan persediaan ini berpengaruh terhadap semua fungsi bisnis ( operation, marketing, dan finance). Berkaitan dengan persediaan ini terdapat konflik kepentingan diantara fungsi bisnis tersebut.

Manajemen persediaan merupakan hal yang mendasar dalam penetapan keunggulan kompetatif jangka panjang. Mutu, rekayasa, produk, harga, lembur, kapasitas berlebih, kemampuan merespon pelanggan akibat kinerja kurang baik,waktu tenggang (lead time) dan profitabilitas keseluruhan adalah hal-hal yang dipengaruhi oleh tingkat persediaan. Perusahaan dengan tingkat persediaan yang lebih tinggi daripada pesaing cenderung berada dalam posisi kompetitif yang lemah. Kebijaksanaan manajemen persediaan telah menjadi sebuah senjata untuk memenangkan kompetitif.

B. Tujuan Persediaan 1. Menghilangkan pengaruh ketidakpastian (mis: safety stock) 2. Memberi waktu luang untuk pengelolaan produksi dan pembelian 3. Untuk mengantisipasi perubahan pada permintaan dan penawaran. 4. Menghilangkan/mengurangi risiko keterlambatan pengiriman bahan 5. Menyesuaikan dengan jadwal produksi 6. Menghilangkan/mengurangi resiko kenaikan harga 7. Menjaga persediaan bahan yang dihasilkan secara musiman 8. Mengantisipasi permintaan yang dapat diramalkan. 9. Mendapatkan keuntungan dari quantity discount 10. Komitmen terhadap pelanggan.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Manajemen Persediaan Menurut Ristono (2009) persediaan dapat diartikan sebagai barang-barang yang disimpan untuk digunakan atau dijual pada masa atau periode yang akan datang. Persediaan merupakan suatu model yang umum digunakan untuk menyelesaikan masalah yang terkait dengan usaha pengendalian bahan baku maupun barang jadi dalam suatu aktifitas perusahaan. Ciri khas dari model persediaan adalah solusi optimalnya difokuskan untuk menjamin pesediaan dengan biaya yang serendah rendahnya.

Persediaan terdiri dari persediaan bahan baku, persediaan bahan setengah jadi dan persediaan barang jadi. Persediaan bahan baku dan bahan setengah jadi disimpan sebelum digunakan atau dimasukkan ke dalam proses produksi, sedangkan persediaan barang jadi atau barang dagangan disimpan sebelum dijual atau dipasarkan. Dengan demikian setiap perusahaan yang melakukan kegiata usaha umumnya memiliki persediaan. Berkaitan dengan persediaan ini terdapat konflik kepentingan diantara fungsi bisnis tersebut. Finance menghendaki tingkat persediaan yang rendah, sedangkan Marketing dan operasi menginginkan tingkat persediaan yang tinggi agar kebutuhan konsumen dan kebutuhan produksi dapat dipenuhi.

Berkaitan dengan kondisi di atas, maka perlu ada pengaturan terhadap jumlah persediaan, baik bahan-bahan maupun produk jadi, sehingga kebutuhan proses produksi maupun kebutuhan pelanggan dapat dipenuhi. Tujuan utama dari pengendalian persediaan adalah agar perusahaan selalu mempunyai persediaan dalam jumlah yang tepat, pada waktu yang tepat, dan dalam spesifikasi atau mutu yang telah ditentukan sehingga kontinuitas usaha dapat terjamin (tidak terganggu). Usaha untuk mencapai tujuan tersebut tidak terlepas dari prinsip-prinsip ekonomi, yaitu jangan sampai biaya-biaya yang dikeluarkan terlalu tinggi. Baik persediaan yang terlalu banyak, maupun terlalu sedikit akan minimbulkan membengkaknya biaya persediaan. Jika persediaan terlalu banyak, maka akan timbul biaya-biaya yang disebut carrying cost, yaitu biaya-biaya yang terjadi karena perusahaan memiliki persediaan yang

banyak, seperti : biaya yang tertanam dalam persediaan, biaya modal (termasuk biaya kesempatan pendapatan atas dana yang tertanam dalam persediaan), sewa gudang, biaya administrasi pergudangan, gaji pegawai pergudangan, biaya asuransi, biaya pemeliharaan persediaan, biaya kerusakan/kehilangan. Begitu juga apabila persediaan terlalu sedikit akan menimbulkan biaya akibat kekurangan persediaan yang biasa disebut stock out cost seperti : mahalnya harga karena membeli dalam partai kecil, terganggunya proses produksi, tidak tersedianya produk jadi untuk pelanggan. Jika tidak memiliki persediaan produk jadi terdapat 3 kemungkinan, yaitu : 1. Konsumen menangguhkan pembelian (jika kebutuhannya tidak mendesak). Hal ini akan mengakibatkan tertundanya kesempatan memperoleh keuntungan. 2. Konsumen membeli dari pesaing, dan kembali ke perusahaan (jika kebutuhan mendesak dan masih setia). Hal ini akan menimbulkan kehilangan kesempatan memperoleh keuntungan selama persediaan tidak ada. 3. Jika pelanggan membeli dari pesaing dan terus pindah menjadi pelanggan pesaing, artinya perusahaan akan kehilangan konsumen.

Dengan demikian setiap perusahaan yang melakukan kegiatan usaha umumnya memiliki persediaan. Perusahaan yang melakukan kegiatan produksi (industri manufaktur) akan memiliki tiga jenis persediaan, yaitu : 1. Persediaan bahan baku dan penolong. 2. Persediaan bahan setengah jadi. 3. Persediaan barang jadi. Sedangkan perusahaan perdagangan minimal memiliki satu jenis persediaan, yaitu persediaan barang dagangan.

Adanya berbagai macam persediaan ini menuntut pengusaha untuk melakukan tindakan yang berbeda untuk masing-masing persediaan, dan ini akan sangat terkait dengan permasalahan lain seperti masalah peramalan kebutuhan bahan baku serta peramalan penjualan atau permintaan konsumen. Bila melakukan kesalahan dalam menetapkan

besarnya persediaan maka akan berdampak ke masalah lain, misalnya tidak terpenuhinya permintaan konsumen atau bahkan berlebihan persediaan sehingga tidak semuanya terjual, timbulnya biaya ekstra penyimpanan atau pesanan bahan dan sebagainya. Ada 2 jenis persediaan 1. Persediaan barang jadi biasanya tergantung pada permintaan pasar (independent demand inventory) 2. Persediaan barang setengah jadi dan bahan mentah ditentukan oleh tuntutan proses produksi dan bukan pada keinginan pasar (dependent demand inventory).

B. Faktor Yang Mempengaruhi Persediaan Dikarenakan persediaan merupakan salah satu faktor yang menentukan kelancaran produksi dan penjualan, maka persediaan harus dikelola secara tepat. Dalam hal ini perusahaan harus dapat menentukan jumlah persediaan optimal, sehingga di satu sisi kontinuitas produksi dapat terjaga dan pada sisi lain perusahaan dapat memperoleh keuntungan, karena perusahaan dapat memenuhi setiap permintaan yang datang. Karena persediaan yang kurang akan sama tidak baiknya dengan persediaan yang berlebihan, sebab kondisi keduanya memiliki beban dan akibat masing-masing.

Bila persediaan kurang, maka perusahaan tidak akan dapat memenuhi semua permintaan sehingga akibatnya pelanggan akan kecewa dan beralih ke perusahaan lainnya. Sebaliknya, bila persediaan berlebih, ada beberapa beban yang harus ditanggung, yaitu : 1. Biaya penyimpanan di gudang, semakin banyak barang yang disimpan maka akan semakin besar biaya penyimpanannya. 2. Risiko kerusakan barang, semakin lama barang tersimpan di gudang maka risiko kerusakan barang semakin tinggi. 3. Risiko keusangan barang, barang-barang yang tersimpan lama akan out of date atau ketinggalan jaman.

C. Manfaat dari Pengolahan Persediaan Maka manfaat yang diperoleh dari pengelolaan persediaan adalah sebagai berikut :

1. Untuk dapat memenuhi kebutuhan atau permintaan konsumen dengan cepat (memuaskan konsumen). 2. Untuk menjaga kontinuitas produksi atau menjaga agar perusahaan tidak mengalami kehabisan persediaan yang mengakibatkan terhentinya proses produksi, hal ini dikarenakan alasan : Kemungkinan barang (bahan baku dan penolong) menjadi langka sehingga sulit untuk diperoleh. Kemungkinan supplier terlambat mengirimkan barang yang dipesan.

3. Untuk mempertahankan dan bila mungkin meningkatkan penjualan dan laba perusahaan. 4. Menjaga agar pembelian secara kecil-kecilan dapat dihindari, karena dapat mengakibatkan biaya menjadi besar. 5. Menjaga supaya penyimpanan dalam emplacement tidak besar-besaran, karena mengakibatkan biaya menjadi besar.

D. Jenis Persediaan Pembagian jenis persediaan dapat berdasarkan proses manufaktur yang dijalani dan berdasarkan tujuan. Pembagian berdasarkan proses manufaktur, maka persediaan dibagi dalam tiga kategori, yaitu : 1. Persediaan bahan baku. 2. Persediaan bahan setengah jadi. 3. Persediaan barang jadi.

Pembagian jenis persediaan berdasarkan tujuannya, terdiri dari : 1. Persediaan pengamanan (safety stock). Persediaan pengaman atau sering pula disebut safety stock adalah persediaan yang dilakukan untuk mengantisipasi unsur ketidakpastian permintaan dan penyediaan. Apabila persediaan pengaman tidak mampu mengantisipasi ketidakpastian tersebut, maka akan terjadi kekurangan persediaan (stockout).

Faktor-faktor yang menentukan besarnya safety stock adalah : a. Penggunaan bahan baku rata-rata.

Salah satu dasar untuk memperkirakan penggunaan bahan baku selama periode tertentu, khusunya selama periode pemesanan adalah rata-rata penggunaan bahan baku pada masa sebelumnya. b. Faktor waktu. Lead time adalah lamanya waktu antara mulai dilakukannya pemesanan bahanbahan sampai dengan kedatangan bahan-bahan yang dipesan tersebut dan diterima di gudang persediaan. c. Persediaan antisipasi. Persediaan antisipasi disebut sebagai stabilization stock merupakan persediaan yang dilakukan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang sudah dapat diperkirakan sebelumnya. d. Persediaan dalam pengiriman (transit stock). Persediaan dalam pengiriman disebut work-in process stock adalah persediaan yang masih dalam pengiriman, yaitu : External transit stock adalah persediaan yang masih berada dalam transportasi. Internal transit stock adalah persediaan yang masih menunggu untuk diproses atau menunggu sebelum dipindahkan.

E. KATEGORI BIAYA Menurut Ahyari ( 2003 : 261 ), biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan sehubungan dengan penyelenggaraan persediaan di dalam suatu perusahaan terdiri dari tiga macam, yaitu biaya pemesanan, biaya penyimpanan, dan biaya tetap persediaan. a. Biaya Pemesanan Biaya Pemesanan merupakan biaya-biaya yang terkait langsung dengan kegiatan pemesanan yang dilakukan oleh perusahaan. Hal yang diperhitungkan di dalam biaya pemesanan adalah berapa kali pemesanan dilakukan, dan berapa jumlah unit yang dipesan pada setiap kali pemesanan. Beberapa contoh dari biaya pemesanan antara lain : 1) Biaya persiapan pembelian 2) Biaya pembuatan faktur 3) Biaya ekspedisi dan administrasi 4) Biaya bongkar bahan yang diperhitungkan untuk setiap kali pembelian

5) Biaya biaya pemesanan lain yang terkait dengan frekuensi pembelian. Biaya pemesanan ini seringkali disebut sebagai biaya persiapan pembelian, set up cost, procurement cost. Pada prinsipnya biaya pemesanan ini akan diperhitungkan atas dasar frekuensi pembelian yang dilaksanakan dalam perusahaan.

b. Biaya Penyimpanan Biaya penyimpanan merupakan biaya yang harus ditanggung oleh perusahaan sehubungan dengan adanya bahan baku yang disimpan di dalam perusahaan. Beberapa contoh dari biaya penyimpanan antara lain : 1) Biaya simpan bahan 2) Biaya asuransi bahan 3) Biaya kerusakan bahan dalam penyimpanan 4) Biaya pemeliharaan bahan 5) Biaya pengepakan kembali 6) Biaya modal untuk investasi bahan 7) Biaya kerugian penyimpanan 8) Biaya sewa gudang per satuan unit bahan 9) Risiko tidak terpakainya bahan karena usang 10) Biaya biaya lain yang terikat dengan jumlah bahan yang disimpan dalam perusahaan yang besangkutan. Biaya penyimpanan semacam ini sering disebut sebagai carrying cost atau holding cost. c. Biaya Tetap Persediaan Biaya tetap persediaan adalah seluruh biaya yang timbul karena adanya prsediaan bahan di dalam perusahaan yang tidak terkait , baik dengan frekuensi pembelian maupun jumlah unit yang disimpan di dalam perusahaan tersebut. Beberapa contoh dari biaya tetap persediaan antara lain : 1) Biaya sewa gudang per bulan 2) Gaji penjaga gudang per bulan 3) Biaya bongkar bahan per unit 4) Biaya biaya persediaan lainnya yang tidak terkait dengan frekuensi dan jumlah unit yang disimpan.

BAB III METODA MANAJEMEN PERSEDIAAN

Adapun metode yang dipakai pada sistem Manajemen Persediaan terdiri dari berikut ini: A. METODA EOQ (ECONOMIC ORDER QUANTITY) : Biaya pemesan variabel dan biaya penyimpanan variabel mempunyai hubungan terbalik, yaitu semakin tinggi frekuensi pemesanan, maka semakin rendah biaya penyimpanan variabel. Agar biaya pemesanan variabel dan biaya penyimpanan variabel dapat ditekan serendah mungkin, maka perlu dicari jumlah pembelian yang paling ekonomis, kateristik dari metoda EQC yaitu: 1. Kecepatan permintaan tetap dan terus menerus. 2. Waktu antara pemesanan sampai dengan pesanan dating (lead time) harus tetap. 3. Tidak pernah ada kejadian persediaan habis atau stock out. 4. Material dipesan dalam paket atau lot dan pesanan dating pada waktu yang bersamaan dan tetap dalam bentuk paket. 5. Harga per unit tetap dan tidak ada pengurangan harga walaupun pembelian dalam jumlah volume yang besar. 6. Besar carrying cost tergantung secara garis lurus dengan rata-rata jumlah persediaan. 7. Besar ordering cost atau set up cost tetap untuk setiap lot yang dipesan dan tidak tergantung pada jumlah item pada setiap lot. 8. Item adalah produk satu macam dan tidak ada hubungan dengan produk lain.

Ukuran Lot = Q Rata-rata PersediaPersediaan Waktu an = Q/2

Hal-hal yang perlu diperhatikan sebelum menghitung EOQ: D: Besar laju permintaan (demand rate) dalam unit per tahun. S: Biaya setiap kali pemesanan (ordering cost) dalam rupiah per pesanan C: Biaya per unit dalam rupiah per unit i: Biaya pengelolaan (carrying cost) adalah persentase terhadap nilai persediaan per tahun. Q: Ukuran paket pesanan (lot size) dalam unit TC: Biaya total persediaan dalam rupiah per tahun. H: Biaya penyimpanan ( rupiah / unit / tahun ) Biaya pemesanan per tahun (Ordering cost): OC = S (D/Q)

Biaya pengelolaan persediaan per tahun (Carrying cost) CC = ic (Q/2)

Maka, total biaya persediaan: TC = S (D/Q) + ic (Q/2)

Contoh Kasus Perusahaan A penjualan 2,6 juta kg terigu, biaya pemesanan $ 5000, biaya penyimpanan 2 % dari harga beli dan harga beli $ 5 /kg. Persediaan pengaman 50.000 kg dan waktu pengiriman 2 minggu dan setiap pemesanan terigu harus dengan kelipatan 2000 kg EOQ =
2. A.D

I.C = ( 2 x 5000 x 2600000) / (0.02 x 5 ) = 509902 Kg = 510.000 Kg Pemesanan Ulang Penggunaan per minggu

= ( 2.600.000 / 52 ) = 50.000 Kg Titik pemesan ulang = Waktu pengiriman + safety stock = (2 minggu x 50.000) + 50.000 = 100.000 + 50.000 = 150.000 Kg

Pemesanan Dalam Satu Tahun Pemesanan dalam satu tahun = ( 2.600.000 / 510.000 ) = 5,098 kali atau 72 hari = 10 minggu Tingkat Pemakaian per hari = ( 2.600.000 / 365 ) = 7.123, 287 Kg atau 7.124 Kg

Biaya Penyimpanan TCC = C. P. A atau TCC = C.P. (Q/2) TCC = (0,02) x ( $ 5) x (510.000 / 2) = 0,1 x 255.000 = $ 25.500

Biaya Pemesanan TOC = S. ( D / Q ) TOC = $ 5000 x ( 2.600.000 / 510.000 ) = $ 5000 x (5,098) = $ 25.490,20

Biaya Safety Stock CC= i. C . (Q/2) = (0,02) x ( $ 5 ) x ( 50.000 ) = 0,1 x ( 50.000 ) = $ 5.000

Total Biaya Persediaan TIC = Biaya Penyimpanan + Biaya Pemesanan + Biaya safety stock = $ 25.500 + $ 25.490,20 + $ 5.000 = $ 55.990, 20

B. METODA POQ (PERIODIC ORDER QUANTITY) Period Order Quantity (POQ) : Pendekatan menggunakan konsep jumlah pemesanan ekonomis agar dapat dipakai pada periode bersifat permintaan diskrit, teknik ini dilandasi oleh metode EOQ. Dengan mengambil dasar perhitungan pada metode pesanan ekonomis maka akan diperoleh besarnya jumlah pesanan yang harus dilakukan dan interval periode pemesanannya adalah setahun. Penggunaan POQ: POQ digunakan sebagai pengganti EOQ, bila permintaan tidak uniform. Formula EOQ digunakan untuk menghitung waktu antarpemesanan (economic time between orders) POQ = EOQ/Rata2 pemakaian per minggu Dengan POQ ini kuantitas pemesanan ditentukan oleh permintaan aktual, sehingga akan menurunkan biaya penyimpanan (carrying cost).

C. METODA QDC (QUANTITY DISCOUNT MODEL) Dalam rangka meningkatkan volume penjualan seringkali perusahaan (supplier) memberikan harga yang lebih rendah kepada pelanggan yang membeli dalam jumlah yang lebih besar. Jadi harga per unit ditentukan semakin murah dengan semakin

banyaknya jumlah yang dibeli. Dalam model potongan harga ini kita harus mempertimbangkan trade off antara biaya pembelian dengan biaya penyimpanan, dimana semakin banyak jumlah yang dibeli maka biaya pembelian per unit akan semakin menurun, tapi di lain pihak biaya penyimpanan akan semakin meningkat. Asumsi dalam Quantity Discount Model 1. Permintaan Bebas (Independent Demand) 2. Tingkat permintaan konstan (Demand rate is constant). 3. Lead time tetap dan diketahui (Lead time is constant and know) 4. Harga per unit tergantung kepada kuantitas (Unit cost depent on quantity)

5. Biaya penyimpanan proporgsional dengan rata-rata tingkat persediaan (Carrying cost depends linearly on the average level of inventory) 6. Biaya pemesana per pesanan tetap (Ordering/setup cost per order is fixed) 7. Hanya satu item yang dikendalikan (The item is a single product)

DAFTAR PUSTAKA

Gordon B. Davis, 1995. Sistem Informasi Manajemen, Jakarta : Penerbit GRAMEDIA Jogiyanto, HM. 1995. Analisis dan Desain Sistem Informasi, Yogyakarta : Penerbit ANDI Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi, Yogyakarta : Penerbit ANDI Koher, Eric L.A. 2006. Produksi dan Bahan Baku, Jakarta : Penerbit GRAMEDIA