BAB III PERILAKU DALAM ORGANISASI

A. Keselarasan Tujuan Manajemen senior menginginkan agar anggota organisasi mencapai tujuan organisasi tetapi setiap anggota organisasi mempunyai tujuan pribadi masing-masing yang tidak selalu konsisten dengan tujuan organisasi. Tujuan utama SPM adalah memastikan (sejauh mungkin) tingkat Keselarasan tujuan (Goal Congruence) yang tinggi dalam proses yang sejajar dengan tujuan manusia diarahkan untuk mengambil tindakan yang sesuai dengan kepentingan pribadi mereka sendiri yang sekaligus juga merupakan kepentingan perusahaan. B. Faktor-faktor informal yang mempengaruhi keselarasan tujuan 1. Faktor-faktor eksternal Faktor-faktor eksternal adalah norma-norma perilaku yang diharapkan di dalam masyarakat, di mana organisasi perusahaan menjadi bagian daripadanya. Norma-norma ini mencakup sikap yang secara kolektif sering juga disebut etos kerja. Yang diwujudkan melalui loyalitas pegawai terhadap organisasi perusahaan, keuletan mereka, semangat mereka dan juga kebanggaan yang mereka miliki dalam menjalankan tugas. 2. Faktor-faktor internal a) Budaya Faktor internal yang terpenting adalah budaya di dalam organisasi itu sendiri, yang meliputi keyakinan bersama, nilai-nilai hidup yang dianut, norma-norma perilaku serta asumsi-asumsi yang secara implisit diterima dan secara eksplisit dimanifestasikan di seluruh jajaran organisasi. Norma-norma budaya sangatlah penting karena hal tersebut bisa menjelaskan mengapa dua perusahaan dengan sistem nanajemen formal yang sama, bervariasi dalam hal pengendalian aktual. Budaya organisasi juga sangat penting juga dipengaruhi oleh personalitas CEO dan kebijakan para manajer pada tingkat yang lebih rendah di area-area yang menjadi tanggung jawab. Jika organisasi memiliki sebuah serikat kerja, maka aturan-aturan dan norma-norma yang diterapkan oleh serikat pekerja juga berpengaruh besar pada budaya organisasi perusahaan.

b) Gaya manajemen Para manajer memiliki kualitas dan gaya yang beragam ada beberapa diantaranya memiliki kharisma dan ramah, sementara yang lain ada yang bergaya agak santai. Ada manajer yang banyak melewatkan waktunya dengan melihat-lihat dan berbicara pada banyak orang, manajer dengan cara berjalan keliling (management by walking around) sementara ada juga manajer yang menyibukkan dirinya menulis laporan. c) Organisasi formal Garis-garis dalam bagan organisasi menggambarkan hubunganhubungan formal, yaitu pemegang otoritas resmi dan tanggung jawab dari setiap manajer. Selama berlangsungnya proses pengendalian manajemen tidak bisa dipahami tanpa mengenali arti penting dari hubungan-hubungan yang menyusun di organisasi yang bersifat formal. d) Persepsi dan komunikasi Dalam upaya meraih tujuan-tujuan organisasi, para manajer operasi harus mengetahui tujuan dan tindakan-tindakan yang harus diambil untuk mencapainya. Mereka menyerap informasi ini dari berbagai jalur, baik jalur formal maupun jalur informal. Meskipun jalurnya sangat beragam namun tidak selalu jelas apa yang sesungguhnya diinginkan oleh pihak manajer senior. Sebuah organisasi adalah sebuah entitas yang kompleks dan tindakan-tindakan yang diambil oleh berbagai bagian dari organisasi untuk mencapai tujuan bersama tersebut tidak bisa dinyatakan secara jelas. C. Sistem pengendalian formal 1. Aturan-aturan Adalah seperangkat tulisan yang memuat semua jenis instruksi dan pengendalian termasuk di dalamnya adalah instruksi jabatan, pembagian kerja. Beberapa jenis aturan diantaranya : a) Pengendalian fisik Penjagaan keamanan, gudang-gudang yang terkunci, ruang besi, pasword komputer merupakan bagian dari struktur pengendalian. b) Manual Dengan berlalunya waktu, sejumlah aturan akan menjadi kadaluwarsa dan harus dikaji ulang secara berkala. Manual bisa saja mengandung aturan-aturan untuk situasi yang tidak lagi ada.

c) Pengamanan sistem Dirancang untuk menjamin informasi yang mengalir dalam sistem tetap akurat. d) Sistem pengendalian tugas Untuk menjamin bahwa tugas-tugas dijalankan secara efektif. 2. Proses kendali secara formal Suatu perencanaan strategi akan melaksanakan tujuan dan strategi organisasi. Seluruh informasi yang tersedia dipergunakan untuk membuat perencanaan ini. Perencanaan strategis tersebut kemudian dikonversi menjadi anggaran tahunan yang fokus pada pendapatan dan belanja yang direncanakan untuk masing-masing pusat tanggung jawab. Pusat tanggung jawab ini menjalankan operasi-operasi yang ditugaskan dan hasilnya kemudian dinilai dan dilaporkan. Hasil-hasil aktual kemudian dibandingkan dengan target yang tercantum dalam anggaran untuk menentukan apakah kinerjanya memuaskan atau tidak. Jika memuaskan, maka pusat tanggung jawab akan melakukan umpan balik dalam bentuk pujian atau penghargaan. Jika tidak memuaskan, maka umpan balik yang diterima akan mendorong dilakukannya tindakan-tindakan korektif dipusat tanggung jawab serta kemungkinan untuk dilakukan revisi dalam rencana. D. Jenis-jenis organisasi Strategi suatu perusahaan memiliki pngaruh yang besar terhadap strukturnya. Pada gilirannya, jenis struktur akan mempengaruhi rancangan sistem pengendalian manajemen organisasinya. 1. Struktur fungsional, didalamnya setiap manajer bertanggung jawab atas fungsifungsi yang terspesialisasi seperti produksi dan pemasaran. 2. Struktur unit bisnis, didalamnya para unit manajer bertanggung jawab atas aktivitas-aktivitas dari masing-masing unit, dan unit bisnis berfungsi sebagai bagian yang semi-independen dari perusahaan. 3. Struktur matriks, didalamnya unit-unit fungsional memiliki tanggung jawab ganda.

CEO Staff

Manajer Manufaktur Staff

Manajer Pemasaran Staff

Manajer Pabrik I

Manajer Pabrik II

Manajer Pabrik III

Manajer Wilayah A

Manajer Wilayah B

Manajer Wilayah C

Setiap manajer bertanggung jawab atas fungsi-fungsi yang terspesialisasi seperti produksi atau pemasaran Keuntungan terpenting dari struktur fungsional adalah efisiensi Gambar 3.1 Struktur Organisasi Fungsional

CEO Staff

Manajer Unit Bisnis X Staff

Manajer Unit Bisnis Y Staff

Manajer Unit Bisnis Z Staff

Manajer Pabrik

Manajer Pemasaran

Manajer Pabrik

Manajer Pemasaran

Manajer Pabrik

Manajer Pemasaran

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Unit Bisnis Para unit manajer bertanggung jawab atas aktivitas-aktivitas dari masing-masing unit dan unit bisnis berfungsi sebagai bagian yang semi indepeden dari perusahaan Keuntungan dari struktur organisasi ii adalah sebagai tempat pelatihan manajemen secara umum.

CEO

Manajer Fungsi A

Manajer Proyek A

Manajer Fungsi B

Manajer Proyek B

Manajer Fungsi C

Manajer Proyek C

Gambar 3.3 Struktur Organisasi Matrik E. Fungsi Kontroler Orang yang bertanggung jawab dalam merancang dan mengoperasikan sistem pengendalian manajemen disebut sebagai seorang kontroler. Kontroler biasanya menjalankan fungsi-fungsi sebagai berikut : 1. Merancang dan mengoperasikan informasi serta sistem pengendalian. 2. Menyiapkan pernyataan keuangan dan laporan keuangan (termasuk pengambilan pajak) kepada para pemegang saham dan pihak-pihak eksternal lainnya. 3. Menyiapkan dan menganalisis laporan kerja, menginterpretasikan laporan-laporan untuk para manajer, menganalisis program dan proposal-proposal anggaran dari berbagai segmen perusahaan serta menkonsolidasikan ke dalam anggaran tahunan secara keseluruhan. 4. Melakukan supervisi audit internal dan mencatat prosedur-prosedur pengendalian untuk menjamin validitas informasi, menetapkan pengamanan yang memadai terhadap pencurian dan kecurangan serta menjalankan audit operasional. 5. Mengembangkan personal dalam organisasi pengendalian dan berpartisipasi dalam pendidikan personal manajemen dalam kaitannya dalam fungsi pengendalian.