OPTIMASI PENDISTRIBUSIAN PRODUK DENGAN MENGGUNAKAN DISTRIBUTION REQUIREMENT PLANNING BERDASARKAN NILAI SCRAP FACTOR DAN BULLWHIP EFFECT

I. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Persediaan merupakan salah satu hal yang sangat penting dalam kegiatan pemasaran dan pengaruhnya sangat besar bagi perusahaan karena dengan adanya perencanaan dan pengaruh persedian yang baik maka perusahaan tidak perlu merasa khawatir mengenai persediaan untuk memenuhi kebutuhan permintaan konsumen. Sehingga besar kecilnya keuntungan perusahaan juga dipengaruhi oleh jumlah persediaan produk yang digunakan untuk memenuhi permintaan konsumen. Oleh karena itu perusahaan harus merencanakan dengan baik kebutuhan akan permintaan konsumen melalui pendistribusiaan produk yang baik dengan penyediaan produk yang sesuai dan juga terkadang perusahaan sering mengalami permintaan yang fluktuatif juga dari beberapa jenis barang, sedangkan permintaan dari konsumen keoutlet masih stabil ini dinamakan dengan Bullwhip Effect. Jika perusahaan tidak mampu memenuhi kebutuhan konsumen dan masih terjadi Bullwhip Effect maka perusahaan akan mengalami kehilangan kepercayaan dari konsumen, permintaan. jika terjadi kelebihan stock persediaan maka perusahaan akan mengalami penambahan biaya untuk pengolahan inventori. Untuk itu perencanaan persediaan harus dikelola dengan baik dan optimal dan dalam hal ini kita dapat menggunakan metode Distribution Requirement Planning dan pengurangan terjadinya Bullwhip Effect. Distribution Requirement Planning membahas mengenai bagaimana

merencanakan kebutuhan persediaan yang sesuai agar pendistribusian produk dari

pabrik kekonsumen dapat berjalan dengan lancer. Distribusi berkaitan dengan struktur distribusi fisik dan struktur pemasaran. Dimana dalam pengolahan pendistribusian produk untuk menentukan jadwal waktu pendistribusiaan, jumlah, dan lokasinya, maka akan digunakan DRP (Distribution Requirement Planning). Permasalahan DRP ini berkaitan dengan distribusi fisik produk ini melalui berbagai titik distribusi yang ditempatkan secara geografis. Dimana titik distribusi bisa meliputi fasilitas manufaktur, pusat distribusi, dan distributor. Karena keinginan konsumen pada tiap lokasi berbedabeda maka perlu juga dipertimbangkan berdasarkan kriteria seperti biaya, tingkat kepuasan pelanggan yang diinginkan, dan efisiensi operasi distribusi, sedangkan pengurangan Bullwhip Effect berguna untuk mengetahui permintaan yang fluktuatif dari berbagai produk. Dengan adanya perubahaan manajemen persediaan produk diharap

mengurangi adanya kelebihan atau kekurangan persediaan. Hal tersebut akan mengurangi profit lebih bagi perusahaan karena dapat mengurangi biayabiaya pada persediaan. Dan persediaan produk untuk pendistribusian dapat memenuhi setiap lokasi distribusi sesuai dengan keinginan atau pesanan dan tepat waktu. Dengan landasan inilah penulis mencoba mengambil dan menjadikan objek dalam penulisan Tugas Akhir dengan judul " OPTIMASI PENDISTRIBUSIAN PRODUK DENGAN MENGGUNAKAN DISTRIBUTION REQUIREMENT PLANNING BERDASARKAN NILAI SCRAP FACTOR DAN BULLWHIP EFFECT DI OUTLET AMANDA TAMALANREA MAKASSAR.

B. Perumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang masalah, maka dapat dirumuskan permasalahan dari penelitian yang dilakukan yaitu: 1. Berapa jumlah produk yang perlu disediakan pada periode yang akan datang 2. Kapan produk tersebut harus sudah tersedia 3. Metode pemasaran apa yang dapat mengurangi biaya persediaan 4. Berapa besarnya amplifikasi permintaan (bullwhip effect) 5. Berapa banyak retur (scrap factor) yang keluar selama distribusi C. Batasan Masalah Pembatasan masalah bertujuan untuk memfokuskan dan memeperjelas tujuan penelitian yang akan dilaksanakan. Batasan masalah dalam penelitiaan ini sebagai beikut: 1. Penelitian dikhususkan pada produk yang dihasilkan oleh Outlet Amanda Tamalanrea, Makassar 2. Peramalan penjualan dilakukan untuk 3 periode (dalam bulan) yaitu bulan Oktober - Desember 2013 3. Penelitian tertuju pada satu jenis produk. 4. Penelitian hanya dibatasi untuk satu distributor/outlet 5. Perhitungan rencana penjualan produk akan menggunakan software winQSB, perhitungan rencana pemesanan akan menggunakan metode EOQ dan POQ

sedangkan

rencana

pemenuhan

produk

di

gudang

cabang

dan

pendistribusiannya kesetiap outlet menggunakan DRP. D. Tujuan Penelitian Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah: 1. Menentukan persediaan produk pada periode yang akan datang untuk lokasi distribusi 2. Menentukan waktu yang tepat untuk menyediakan produk 3. Menetukan metode pemasaran yang terbaik untuk megurangi biaya persediaan 4. Menetukan metode Lot Sizing apa yang dapat meminimalkan biaya 5. Menghitung Bullwhip Effect yang terjadi pada perusahaan 6. Mengetahui berapa banyak produk yang diretur untuk periode yang akan dating dengan menggunakan scrap factor. E. Manfaat Penelitaan Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai berikut: 1. Memberikan alternatif pemecahan masalah yang berkaitan dengan penetuan kebutuhan produk pada lokasi distribusi. 2. Dapat memberikan masukan pemikiran terhadap permasalahan yang dihadapi perusahaan terutama teknik perencanaan bdistribusi produk. 3. Mendapat kuantitas produk yang sesuai yang dibutuhkan sesuai dengan permintaan konsumen sehingga tidak terjadi kekosongan produk di took. 4. Dapat memperoleh waktu yang tepat untuk menyediakan produk pada saat dibutuhkan oleh lokasi pendistribusian.

5. Mengetahui berapa Bullwhip Effect yang keluar

6.

Mengetahui berapa banyak produk yang akan diretur.

II.

LANDASAN TEORI

A. Persediaan Defenisi persediaan menurut Arman Hakim Nst (2003) adalah sumber daya menggangur yang menunggu proses lebih lanjut berapa kegiatan produksi pada system manufaktur, kegiatan pemasaran pada sistem distribusi ataupun kegiatan konsumsi pada setiap rumah tangga. Persediaan terdiri dari beberapa tipe 1. Persediaan bahan baku adalah item yang dibeli dari para supplier untuk digunakan sebagai input dalam proses produksi. Bahan baku ini akan ditransformasikan menjadi produk akhir. 2. Persediaan barang dalam proses atau barang setengah jadi adalah persediaan yang telah mengalami proses produksi akan tetapi masih diperlukan proses lagi untuk mencapai produk jadi. Contohnya roti yang siap dipanggang pada perusahaan roti. 3. Persediaan barang jadi adalah persediaan produk akhir yang siap untuk dijual, didistribusiakan ataupun disimpan. Contohnya roti yang telah dikemas. Adapun tujuan diadakannya persediaan adalah (Zulian Yamit, 2003) : a. Untuk memberikan layanan yang terbaik pada pelanggan. b. Untuk memperlancar proses produksi. c. Untuk megatisipasi kemungkinan terjadi kekurangan persediaan (stockout). d. Untuk menghadapi fluktuasi harga.

Terdapat lima kategori biaya yang dikaitkan dengan keputusan persediaan yaitu 1. Biaya pemesanan (order cost) adalah biaya yang dikaitkan dengan usaha untuk mendapatkan bahan dari luar. Sifat biaya pemesanan ini adalah semakin besar frekuensi pembelian semakin besar biaya pemesanan. 2. Biaya penyimpanan (carrying cost) beberapa studi menunjukan bahwa biaya penyimpanan berkisar 35% dari nilai persediaan. Sifat biaya penyimpanan adalah semakin besar biaya pembeliaan bahan semakin kecil biaya penyimpanan. Komponen utama biaya simpan adalah : a. Biaya Modal. Meliputi : opportunity cost, atau biaya modal yang diinvestasikan dalam persediaan, gedung, dan peralatan yang diperlukan untuk mengandalkan dan memelihara persediaan. b. Biaya Simpan. Meliputi : biaya sewa gedung, peralatan dan perbaikan bangunan, listrik, gaji personel keamanan, pajak dan asumsi peralatan, biaya penyusutan dan perbaikan peralatan. c. Biaya Resiko. Meliputi : biaya keuangan, asuransi persediaan, biaya susut secara fisik dan resiko kehilangan. 3. Biaya kekurangan persediaan, terjadi apabila persediaan tidak tersedia digudang ketika dibutuhkan untuk produksi atau ketika langganan

memintanya. Meliputi biaya penjualan atau permintaan yang hilang, biaya yang dikaitkan dengan proses pemesanan kembali. 4. Biaya yang dikaitkan dengan kapasitas, terjadi karena perubahan dalam kapasitas produksi dalam rangka memenuhi fluktuasi dalam permintaan. Biaya ini dapat berupa biaya kerja lembur, latihan tenaga kerja baru dan biaya perputaran tenaga kerja. 5. Biaya bahan atau barang adalah harga yang harus dibayar atas item yang harus dibeli. Biaya ini akan dipengaruhi oleh besarnya diskon yang diberikan oleh supplier. Penggolangan persediaan yang terdapat dalam perusahaan dapat dibedakan menurut beberapa cara. Berdasarkan faktorfaktor fungsinya, macam persediaan terdiri dari: a. Persediaan pengaman (safety stock/buffer stock) merupakan persediaan yang dilakukan untuk mengantisipasi umur ketidakpastiaan permintaan dan penyediaan. Apabila persediaan pengaman tidak mampu mengantisipasi tersebut akan kekurangan persediaan (stockout). b. Persediaan antisipasi (anticipacion stock) adalah persediaan yang dilakukan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang sudah dapat diperkirakan. c. Persediaan dalam pengiriman ( transit stock / work in process stock) adalah persediaan yang masih dalam pengiriman atau transit. Untuk memasarkan barang dan jasanya, sehingga produk tersebut dapat sampai ditangan konsumen sasaran dalam jumlah dan jenis yang dibutuhkan, pada waktu diperlukan dan ditempat yang tepat.

Masalahmasalah yang sering muncul dalam sistem distribusi adalah: 1. Inventori terlalu banyak. 2. Inventori pada lokasi yang salah. 3. Pelayanan costumer yang tidak memuaskan. 4. Kehilangan penjualan dikarenakan kekurangan persediaan produk. Fungsi persediaan secara garis besarnya dibagi kedalam : a. smothing out irregularities in supply yakni cara yang ditempuh untuk memenuhi kebutuhan bahan secara terus menurus dimana supplainya bersifat rnusiman. Jadi untuk menjaga kelancaran operasional perusahaan maka diperlukan persediaan yang besar jumlahnya pada saat supply barang itu ada. Contohnya adalah tembakau yang hanya dihasilkan pada musim tertentu, padahat produksi rokok tidak pernah berhenti. b. Buying or producing in lets or batcher , yakni pengadaan persediaan secara besar-besaran dengan jalan memproduksi atau membeli dari luar perusahaan. c. Allowing organization to cope with perishable materials , yakni bila bagian tertentu dari bahan yang dihasilkan supplainya bersifat musiman dan untuk menjaga agar persediaan berguna bagi kelancaran operasi perusahaan, maka pada saat terjadinya supplay bahan tersebut di lakukanlah pengadaan secara besar-besaran. d. Storing labour, yaitu pengadaan persediaan dalam bentuk barang jadi, secara besar-besaran karena permintaannya datang secara tiba-tiba dan dalam jumlah yang besar pula. Dalam pengadaan persediaan yang besar itu, juga tersimpan

sejumlah tenaga kerja sehingga kalau permintaan barang tersebut datang, dapat dipenuhi tanpa menunggu proses pengerjaan lain. Sedangkan kegunaan dengan adanya persediaan menurut Sofyan Assauri (1999, hal. 170) sebagai berikut : 1. Menghilangkan risiko keterlambatan datangnya barang atau bahanbahan yang dibutuhkan perusahaan. 2. Menghilangkan resiko dari material yang dipesan tidak baik sehingga dapat dikembalikan. 3. Untuk menumpuk bahan-bahan yang dihasilkan secara musiman sehingga dapat digunakan bila bahan tersebut tidak ada dalam pasaran. 4. Mempertahankan stabilitas operasi perusahaan atau menjamin kelancaran proses produksi. 5. Mencapai penggunaan mesin yang optimal. 6. Memberikan pelayanan (service) kepada langganan dengan sebaik-baiknya dimana keinginan langganan pada suatu waktu dapat dipenuhi atau memberikan jaminan tetap tersedianya barang tersebut. B. Sistem Tarik dan Sistem Dorong Sistem manajemen distribusi inventori dapat diklasifikasikan sebagai sistem tarik (pull sytem) dan sistem dorong (push system). Adalah bahwa setiap pusat distribusi mengelola inventori yang dimiliknya dengan menggunakan metode pengendalian inventori konversional. Setiap pusat distribusi pada tingkat lebih rendah menghitung kebutuhannya dan kemudian memesan dari pusat distribusi pada tingkat lebih tinggi.

Dengan demikiaan, produk ditarik dari pabrik melalui struktur jaringan distrbusi, dipesan melalui pesanan pengiriman kembali dari lokasi stok yang secara langsung memasok kebutuhan pelanggan. Sedanghkan dalam sistem dorong, control (push system). Central warehouse memutuskan apa yang harus dikirim (push) keregional warehouses. Keputusankeputusan yang berkaitan dengan : apa, berapa, banyak, kapan dan dimana mengirim produkproduk itu dibuat dari lokasi pusat. Sistem dorong mempertimbangkan kebutuhan total yang di proyeksikan dari semua warehouses, inventori yang tersedia pada regional dan central warehouses, inventori dalam pengangkutan, schedule receipt dari sumber (pabrik atau pemasok), dan menentukan kuantitas yang tersedia untuk tiap warehouses. Alokasi ini dikendalikan secara terpusat dengan memperhatikan kriteria seperti : jadwal pengiriman, dan factor-faktor kompetisi lainnya. (Vincent Gaspers, 1998). DRP dapat disebut push system, walaupun ada juga yang menyebut sebagai advance pull system. DRP menggunakan teknik titik pesanan kembali berbasis waktu untuk mencerminkan permintaan dan rencana pesan yang akan datang disemua tingkatan sistem distribusi. Beberapa hal yang dipertimbangkan oleh perusahaan dalam mendistribusikan produknya antara lain: (Fogarty dkk, 1991). a. Fasilitas. b. Transpotasi. c. Frekuensi kehilangan persediaan.

d. Modal yang ditanam dalam perusahaan. e. Komunikasi dan pemosresan data. C. Distribusi Requirement Planning (DRP) DRP merupakan suatu rencana kebutuhan distribusi produk yang dilakukan dari pihak produsen kepada konsumen atau juga dari pihak distributor kepada pengecer. Persediaan produk oleh banyak perusahaan dianggap sangat perlu, karena adanya fluktuasi permintaan sehingga menyebabkan kehilangan penjualan. Salah satu cara dapat menyelesaikan masalah pengendalian persediaan adalah perencanaan kebutuhan distribusi atau dikenal dengan Distribusi Requirement Planning (DRP). DRP menyediakan informasi yang dibutuhkan distribusi dan manajemen manufaktur untuk mengefektifkan alokasi persediaan dan kapasitas produksi sehingga pelayanan terhadap konsumen dapat ditingkatkan dan biaya penyimpanan persediaan dapat dikurangi. (Ricard J Tersine, 1994). DRP dalam saluran distribusi fisik menawarkan sebuah alternatif dengan beberapa keuntungan dibanding dengan metode tradisional keuntungankeuntungan tersebut adalah : 1. Adanya semacam information base yang dibuat untuk seluruh saluran produksi/logistik, hal ini memungkinkan perencanaan pada setiap saluran. 2. Konsep DRP kompatibel dengan penggunaan MRP di pabrik. Sejak DRP menunjukan perencanaan pengiriman yang akan datang, pengambilan keputusan dibantu dengan perencanaan kapasitas, transpotasi, penjadwalan pull system

kendaraan dan pemenuhan pesanan gudang. Peningkatan fleksibelitas dan perbaikan kemampuan bereaksi pada perubahan juga dijadikan pertimbangan. 3. Pada saat mengembangkan sebuah penjadwalan semua sumber permintaan dapat dipersatukan, tidak hanya diramalkan. 4. Apabila sistem EOQ/POQ secara umum mengatur individual items dari berbagai macam gudang yang tidak saling berhubungan (independent). DRP dapat mengaturnya semacam terpadu. Konsep DRP merupakan turunan dari sistem MRP yang diterapkan untuk permasalahan distribusi. Bill of material (BOM) yang digunakan MRP yang diterapkan untuk permasalah distribusi. Bill of material (BOM) pada jaringan distribusi . DRP menggunakan logika Time Phased Order Point (TPOP) untuk menentukan kebutuhan pengisian jaringan, dimana MRP menggunakan logika Time Phased pada subassembly dan komponen produk pada jaringan BOM proses manufaktur. DRP adalah proses implosion dari tingkat terbawah jaringan menuju pusat distribusi utama. Sedangkan MRP adalah proses eksplosion dari MPS menuju penjadwalan terperinci pada penyedian komponen. Penggunaan DRP ini dapat dilakukan tanpa harus menghitung akan sampai pada tahap manufakturnya. Namun demikian konsep DRP ini dapat digabungkan dengan konsep MRP untuk tahap manufakturnya. Dimana keluaran atau hasil akhir kebutuhan dari sistem distribusi secara keseluruhan, yang tercermin dari pada kebutuhan produk dari pusat distribusi akan menjadi masukan berupa MPS ( Master Production Scheduling) yang selanjutnya akan digunakan dalam MRP.

Kunci keberhasilan sistem DRP ini terletak pada kemampuan perusahaan untuk melakukan peramalan yang akurat terhadap kebutuhan produknya, penentuan lead time yang tepat dari pusat distribusi dan penetuan jumlah produk yang dipesan dari rencana kebutuhan dimasa yang akan datang. Pada akhirnya akan menekan persediaan produk secara total dan menjaga service level dari jaringan distribusi secara menyeluruh. Proses distribusi dapat diilustrasikan dimana pengecer memesan dari sub distributor, dan sub distributor mengirim pesanan ke distributor. Didalam sistem distribusi terdapat alur keterkaitan antar distributor, sub distributor dan pengecer sehingga masingmasing diberikan kebebasan untuk melakukan peramalan tentang kebutuhan produk yang dijual. (Rihard J Tersine, 1994). Dalam perekonomian sekarang ini sebagian besar produsen tidak langsung menjual produknya kepada pemakai akhir melainkan melalui perantara pemasaran. Jaringan pemasaran sangat penting dalam penyebaran produk karena dengan adanya jaringan pemasaran maka barang dapat tersedia secara luas dan mudah diperoleh konsumen. Untuk merencanakan kebutuhan distribusi melalui tahapantahapan sebagai berikut: (Richard J Tersine, 1994). a. Tahap peramalan penjualan pada tahap ini perusahaan mencoba untuk meramalkan penjualan disetiap pengecer untuk beberapa periode mendatang dengan menggunakan metode peramalan.

b. Tahap penentuan rencana induk penjualan pada tahap ini perusahaan membuat rencana induk penjualan untuk periode tertentu, dimana setiap periode telah diketahui produk yang akan dijual. c. Tahap rencana pemenuhan kebutuhan pada tahap ini perusahaan menentukan kapan produk yang akan dibutuhkan harus disiapkan dan beberapa jumlahnya. d. Tahap rencana pemesanan pada tahap ini distributor akan memesan kebutuhan sesuai dengan kebutuhannya kepada produsen. 1. Masukan Perencanaan Kebutuhan Distribusi Masukan untuk kebutuhan distribusi antara lain (Richard J Tersine, 1994) a. Catatan persediaan mencakup informasi persediaan yang dimiliki, lead time, rencana kedatangan barang, ukuran pemesanan dan lainnya. b. Struktur jaringan pemasaran merupakan gambaran tentang kondisi dari jaringan usaha dari usaha eceran. c. Rencana induk penjualan mengenani jumlah barang yang akan dijual dalam suatu periode sesuai peramalan yang telah dilakukan. 2. Prosedur Perhitungan DRP Langkahlangkah dalam menyelesaikan perhitungan DRP adalah sebagai berikut: (Pujiati, 2005) 1. Menentukan kebutuhan bersih (netting) Data yang dibutuhkan : a. Kebutuhan kotor untuk setiap periode (gross requitment). b. Persediaan yang dimiliki pada awal periode (POH).

c. Rencana penerimaan untuk setiap periode perencanaan (Schedule Receipt) Net requiretment = (gross requiretment (GR) + safetystock) (Schedule Receipt + ProjectedOnHand (POH) periode sebelumnya). 2. Penetuan ukuran pesanan yang optimal pada setiap jaringan distribusi (Lotting), didasarkan pada kebutuhan bersih dan ditentukan dengan menggunakan metode Economi Order Quantity dan Period Order Quantity. 3. Menentukan tanggal dan kualitas pemesanan menggunakan informasi lead time. 4. Mengintergrasiakan rencana pemesanan (Eksplosion). Planned Order Release akan menjadi kebutuhan kotor pada periode yang sama untuk level distribusi diatas. Dalam proses eksplosion, data struktur distribusi memegang peranan penting untuk menetukan arah distribusi. D. Scrap Factor Sebagaimana diketahui bahwa sering terjadi kehilangan material atau part karena proses produksi atau penukaran barang atau retur, sehingga harus diperhitungkan dalam proses DRP. Perhitungan DRP dengan memasukan factor scrap diterapkan pada planned order release, bukan pada gross requirement, sebab scrap memperkirakan kehilangan produk selama distribusi dan bukan kehilangan material selama stock room. Scrap factor merupakan faktor persentase dalam struktur produk yang digunakan (Offseting) dengan

dalam perhitungan DRP untuk mengantisipasi kehilangan produk dalam proses distribusi (Gasperz, 2004). Perhitungan planned order release quantity yang memasukan scrap factor dihitung sebagai berikut : Planned order release quantity = Planned order receipt quantity / (1 - % scrap) Terdapat dua metode yang digunakan untuk menangani scrap dalam proses DRP. 1. Memasukan faktor penyesuaian (scrap factor) sebagai bagian dari data BOD dan menerapkannya terhadap perhitungan kuantitas penggunaan selama explosion process, yang berakibat menyesuaikan gross requirement ke atas guna mengantisipasi kehilangan produk dalam proses distribusi. Keuntungan dari penggunaan metode ini adalah faktor penyesuaian ( scrap factor) yang berada disetiap part dapat diterapakan pada part yang sesuai. 2. Memasukan factor scrap ke dalam data status inventori. Dalam kasus ini persentase scrap akan diterapkan ketika melakukan balancing. E. Kebijakan Pemesanan Dalam Sistem Inventori Untuk pemenuhan persediaan selama proses produksi, diperlukan adanya pemesanan. Dalam sistem inventori, dikenal beberapa kebijakan yang berkaitan dengan cara pemesanan dan jumlah yang dipesan. Berikut adalah beberapa kebijakan cara pemesanan (order system) dan jumlah pemesanannya yang relatif efektif dalam pengawasan persediaan, yaitu: 1. Economi Order Quantity Variasi dari model ini adalah model jumlah pemesanan kembali yang tetap. Pada model ini ditentukan jumlah tetap tertentu, umumnya menggunakan

rumus jumlah pesanan ekonomis (economic order quantity/ EOQ) yang dapat meminimumkan total biaya persediaan. Jumlah pesanan tetap terjadi setiap kali persediaan mencapai titik pemesanan tertentu. Titik pemesanan ini ditetapkan pada tingkat dimana masih ada cukup persediaan untuk memenuhi permintaan selama material dipesan dari pemasok hingga material mencapai gudang . 2. Periode Order Quantitiy Metode ini melakukan order sekaligus untuk beberapa kebutuhan pada periode yang akan datang. Dimana: a. Hitung Economi Order Quantity (EOQ) b. Gunakan EOQ untuk menghitung frekuensi pemesanan per tahun (N) N= dimana R = jumlah kebutuhan

c. Hitung Period Order Quantity (POQ) = d. Bulatkan hasil POQ (forgaty, 1991) F. Peramalan 1. Konsep Dasar Peramalan Aktivitas peramalan merupakan suatu fungsi bisnis yang berusaha memperkirakan permintaan atau penjualan dan penggunaan produk sehingga produkproduk ini dapat dibuat dalam kualitas yang tepat sesuai dengan permintaan pasar. Kebutuhan peramalan meningkat seiring dengan usaha pihak manajemen untuk mengurangi ketidakpastiaan atau resiko bisnis dalam

lingkungan yang semakin komplek atau dinamis. Sehubungan dengan akitivitas peramalan, dalam industri manufaktur dikenal ada dua jenis permintaan yaitu Independent demand dan dependent demand a. Pendekatan Kuantitatif Pendekatan Kuantitatif meliputi 1. Metode Deret Berkala (Time Series) Metode deret berkala melakukan prediksi masa yang akan dating berdasarkan data masa lalu tanpa melihat faktor- faktor yang mempengaruhi data tersebut. Tujuaannya adalah untuk menetukan pola data masa lalu dan mengekstrapolasiakannya untuk masa yang akan datang. 2. Metode Klausal Metode Klausal mengasumsikan faktor yang diramalkan memiliki hubungan sebab akibat terhadap beberapa variable independent. Tujuannya adalah untuk menentukan hubungan antar faktor (input dan output dari suatu sistem) dan menggunakan hubungan tersebut untuk meramalkan nilainilai variable independent. Pendekatan kuantatif dapat diterapkan dengan syarat tersedianya informasi masa lalu, informasi masa lalu tersebut dapat dikuantifikasikan dalam bentuk data numeric dan diasumsikan pola data masa lalu akan berlaku sama untuk masa yang akan datang.

2. Pola Data Pola data yang umum terbentuk yaitu a. Trend Pola trend menunjukan pola data lambat/ bertahap yang cenderung meningkat atau menurun dalam jangka waktu yang panjang. b. Seasonality (musiman) Pola data musiman terbentuk jika sekumpulan data dipengaruhi faktor musiman, seperti cuaca dan liburan. Pola yang sama akan terbentuk pada jangka waktu tertentu (hariaan, mingguan, bulanan, atau

kuartalan/perempat tahunan). c. Cycles (siklus) Pola data siklus terjadi jika variasi data bergelombang pada durasi lebih dari satu tahun. Data cenderung berulang setiap dua tahun, tiga tahun atau lebih. Fluktuasi siklus biasanya dipengaruhi factor politik dan perubahan ekonomi. d. Horizontal/ stationary / random variation Pola ini terjadi jika data berfluktuasi disekitar rata rata secara acak tanpa membentuk pola yang jelas seperti pola musiman, trend ataupun siklus. Pergerakan dari keacakan data terjadi dalam jangka yang pendek misalnya mingguan atau bulanan.

3. Teknik Teknik Peramalan a. Simple Average Metode ini menggunakan sejumlah data aktual dan periode periode sebelumnya yang kemudian dihitung rata- ratanya untuk meramalkan periode waktu berikutnya. Persamaannya : F1 = A atau F1 =

b. Weight Moving Average Metode ini memerlukan pembobotan yang berbeda untuk setiap data pada set data terbaru, dimana data terbaru memiliki bobot yang lebih tinggi dari pada data sebelumnya pada set data yang tersedia. Jumlah bobot yang lebih tinggi dari data sebelumnya pada set data yang tersedia. Jumlah bobot harus sama dengan 1.00 Persamaanya : F1 =

dimana i = t, t-1, t-2,t m + 1

Metode ini sesuai untuk pola data stasioner yang dimana data tidak mengandung unsur tread ataupun musiman. c. Single Exponential Smoothing Peramalan dengan metode SES dihitung berdasarkan hasil peramalan periode terdahulu ditambah suatu peyesuaian untuk kesalahan yang terjadi pada ramalan terakhir. Sehingga kesalahan peramalan sebelumnya digunakan untuk mengoreksi peramalan berikutnya.

Persamaannya :

Karakteristik

smooting

+ (1 )

dikendalikan

dengan

menggunakan

faktor

smoothing yang antara 0 sampai dengan 1 (0 1), Jika mendekati 1, maka ramalan yang baru akan mencakup penyesuaian kesalahan yang besar pada ramalan sebelumnya. Jika mendekati 0 maka ramalan yang baru akan mencakup penyesuaian kesalahan yang kecil pada ramalan sebelumnya. Sehingga jika diinginkan ramalan stabil dan variasi random dimuluskan maka yang cepat terhadap perubahanperubahan pola ovservasi (data historis) makadiperlukan yang lebih besar, mendekati 1. Metode ini cocok digunakan pada data stasioner, tidak mengandung trend atau faktor musiman. d. Doubel Exponensial Smoothing Metode ini dapat digunakan pada data historis yang mengandung unsur trend Meggunakan metode double exponential 4. Akurasi dan Kontrol Peramalan a. Akurasi peramalan Tingkat akurasi peramalan menjadi parameter pemilihan teknik / metode peramalan. Pengukuran akurasi peramalan dapat dilakukan dengan cara:

1. MAD (Mean Absolute Deviation MAD =

2. MSE (Mean Square Error) MSE = b.

( )

Kontrol Peramalan Peramalan dapat dimonitor dengan menggunakan tracking signal atau control chat. Tracking signal adalah suatu ukuran yang menunjukkan bagaimana baiknya suatu ramalan memperkirakan nilai nilai aktual. Tracking signal =

Tracking signal yang positif menunjukkan bahwa nilai aktual permintaan lebih besar dari pada ramalan, sedangkan tracking signal yang negatif berarti nilai actual permintaan lebih kecil dari permintaan ramalan. Suatu tracking signal disebut baik bila memiliki e atau RSFE ( Running Surn of The Forecast Error ) yang rendah dan mempunyai positif error yang sama banyaknya atau seimbang dengan negatif error, sehingga pusat dari traking signal mendekati nol. (Modul Pratikum Optimasi, 2005). 5. Bullwhip Effect Distorsi informasi pada supply chain adalah salah satu sumber kendala dalam menciptakan supply chain yang efisien. Sering kali, informasi tentang permainan konsumen tentang suatu produk terhadap suatu produk relatif stabil dari waktu ke waktu, namun order dari toko kepenyalur dan dari penyalur ke pabrik jauh lebih

fluktuatif dibanding dengan pola permintaan dari konsumen tersebut. Beberapa tahun yang lalu beberapa penelitian dari Stanford University mempublikasikan fenomena ini pada sebuah produk yang diproduksi oleh P & G, yaitu pampers. Penjualan produk ini dibeberapa ritel relatif stabil. Walaupun berfluktuasi, tingkat fluktuasinya dari hari kehari relatif rendah. Ketika para eksekutif P & G mengevaluasi pola pesanan dari para distributor mereka, fluktuasi yang terjadi relatif besar dibanding dari fluktuasi penjualan ritel ke pelanggan akhir. Bahkan, pola pesanan material dari P & G kepemasok mereka ternyata lebih besar lagi fluktuasinya. Dengan kata lain permintaan yang sebenarnya relatif stabil ditingkat pelanggan akhir berubah menjadi fluktuatif dibagian hulu supply chain dan semakin kehulu peningkatan tersebut semakin besar.fenomena ini dinamakan dengan bullwhip effect.( I Nyoman Punjawan, 2005). a. Penyebab Bullwhip Effect Ada banyak hal yang bisa menyebabkan terjadinya bullwhip effect. Lee et al(1997) mengidentifikasikan 4 penyebab utama dari bullship effect yaitu pembaruaan ramalan permintaan (demand forcest updating), order batching, fluktuasi harga, dan rationing & shortage gaming. Bagian ini akan menjelaskan lebih detail ke empat penyebab tersebut. 1. Demand forcest updating Peramalan permintaan dilakukan oleh hampir setiap perusahaan karena tidak ada perusahaan yang bisa mengetahui dengan pasti berapa produk yang akan diminta oleh pelanggan pada suatu periode

tertentu.untuk mengakomodasikan informasi dan pengetahuan terbaru ke dalam ramalan, setiap saat perusahaan harus melakukan pembaharuan (updating), terhadap ramalan tersebut. 2. Order Batching Order batching diperlukan karena proses produksi dan pengiriman produk tidak akan ekonomis biasa dilakukan dalam ukuran kecil, semakin besar ongkosongkos tetap pemasaran, semakin besar pula ukuran pesanan yang ekonomis. Demikian pula hal nya dengan kegiatan produksi dan pengiriman. Produksi menggunakan sistem batch karena ongkos setup biasanya mahal. Pengiriman juga tidak akan ekonomis bila dilakukan dalam ukuran kecil terutama jika jarak pengirimannya jauh. 3. Fluktuasi harga Tingkat kenaikan atau penurunan suatu harga produk itu dangat mempengaruhi jumlah pembeli sebagai respon terhadap penurunan harga yang sifatnya temporer. Sering kali reaksi dari toko- toko dan ritel ini mengakibatkan volume penjualan meningkat bahkan tidak jarang melebihi prediksi pusat distribusi. Akibatnya pusat distribusi akan memesan dengan jumlah yang besar ke pabrik. Pabrik merespon kebutuhan ini dengan meningkatkan aktivitas produksi, bisa dengan lembur atau dengan memesan ke subkontarktor. Pabrik bisa saja tidak

memiliki cukup bahan baku untuk mengantisipasi kenaikan tiba- tiba ini dan mereka memesan tambahan. 4. Rationing & Shortage Gaming Pada situasi dimana permintaan lebih tinggi dari persediaan, penjual sering melakukan apa yang dinamakan rationing, yakni hanya memenuhi seratus persen pesanan pelanggan, namun hanya sekian persen dari volume yang dipesan. Jadi, kalau persediaan yang ada hanya 800 unit dan pesanan seluruhnya besarnya 1000 unit maka semua pelanggan hanya dialokasikan sebesar 80% dari permintaannya. .( I Nyoman Punjawan, 2005). b. Cara Mengurangi Bullwhip Effect Pengurangan bullwhip effect biasa dilakukan apabila penyebabnya dimengerti dengan baik pada pihakpihak supplay chain. Teknik atau pendekatan yang biasa digunakan untuk mengurangi bullwhip effect tentunya harus berkorespondensi dengan penyebabnya. Beberapa pendekatan yang diyakini biasa mengurangi bullwhip effect adalah: 1. Information sharing Informasi yang tidak transparan mengakibatkan banyak pihak pada supply chain melakukan kegiatan atas dasar ramalan atau tebakan yang tidak akurat, kesalahan ramalan diseluruh supply chain biasa dikurangi dengan pertukaran informasi yang lebih baik, apabila data penjualan

oleh toko atau ritel diketahui oleh semua pihak pada supply chain maka ramalan permintaan biasa dibuat lebih seragam. 2. Memperpendek atau mengubah struktur supply chain Semakin panjang dan kompleks struktur suatu supply chain, semakin besar kemungkinannya terjadi distorsi informasi. Oleh karena itu cara yang baik untuk mengurangi bullwhip effect adalah dengan mengubah struktur supply chain sehingga menjadi lebih pendek atau memungkinkan terjadinya pertukaran informasi dengan lebih lancar. 3. Pengurangan ongkos-ongkos tetap Ada banyak hal yang bisa dilakukan untuk memungkinkan kegiatan produksi maupun kegiatan pengiriman dilakukan dengan ukuran batch yang lebih kecil. Pertama adalah dengan mengurangi waktu setup produksi.Untuk kegiatan pengadaan, ukuran lot

pemesanan bisa dikurangi dengan mengeliminasi kegiatan-kegiatan administrasi yang berlebihan dan memakan waktu. Inovasi pada manajemen transportasi dan distribusi banyak membantu pengurangan bullwhip effect. 4. Menciptakan stabilitas harga Pemberian potongan harga oleh penyalur ke toko- toko atau ritel bias mengakibatkan reaksi forward buying yang sebetulnya tidak berpengaruh pada permintaan dari pelanggan akhir. Untuk

menghindari reaksi forward buying, frekuensi dan intensitas kegiatan

promosi parsial seperti ini harus dikurangi dan lebh diarahkan ke pengurangan harga secara kontinyu sehingga bisa menciptakan program seperti every day low price (EDLP). 5. Pemendekan lead time Berbagi analisis tentang bullwhip effect menunjukan bahwa lead time punya peranan yang besar dalam menciptakan amplifikasi permintaan. Artinya, bullwhip effect bisa diperkecil dengan

pemendekan lead time. . ( I Nyoman Punjawan, 2005). .( I Nyoman Punjawan, 2005).

III. METODOLOGI PENELITIAN A. Lokasi dan Objek Penelitian Penelitian dilakukan di OUTLET AMANDA Cabang Tamalanrea, Makassar yang bertempat di Jl. Tamalanrea No. 76, Makassar, Sulawesi Selatan dan yang menjadi objek penelitian yaitu Brownis Kukus. B. Data dan Metode Pengumpulannya 1. Data-data yang dibutuhkan Dalam penelitian ini diperlukan data-data sebagai berikut: a. Struktur jaringan distribusi kue Brownis b. Data penjualan dan permintaan brownis Data lead time. c. Data persediaan produk terakhir. d. Biaya-biaya yang terkait, yaitu biaya pesan dan biaya simpan. e. Data retur barang. 2. Metode Pengumpulan Data Dalam penelitian ini terdapat beberapa metode pengumpulan data yang digunakan, antara lain : a. Penelitian Kepustakaan Metode ini berupa pengumpulan data dari beberapa literatur-literatur penunjang yang dapat mendukung dalam pengumpulan data dan membahas objek yang diteliti. b. Penelitian Lapangan Metode yang digunakan untuk pengumpulan data adalah sebagai berikut :

1. Pengamatan Langsung ( Observasi) Observasi dilakukan dengan pencatatan dan pengamatan dengan objek penelitian untuk mendapatkan data yang dibutuhkan. 2. Wawancara (Interview) Dilakukan dengan wawancara secara langsung kepada pihak-pihak yang berkompeten dalam perusahaan tersebut. C. Pengolahan Data Untuk merencanakan kebutuhan distribusi di suatu distributor, dilakukan tahaptahap sebagai berikut : 1. Peramalan Permintaan Pada tahap ini dilakukan prediksi terhadap penjualan di setiap minggu selama satu bulan berdasarkan data histories penjualan pada horizon perencenaan yang telah ditentukan dengan menggunakan software WinQSB 2. Melakukan perhitungan barang retur dengan menggunakan Scrap Factor. 3. Melakukan perhitungan permintaan tiap minggu agar tidak terjadi fluktuatif permintaan produk dengan menggunakan Bullwhip Effect. 4. Melakukan perhitungan kebutuhan distribusi dengan metode DRP tahapan perhitungan melalui proses-proses sebagai berikut: a. Netting Menentukan kebutuhan bersih masing-masing jaringan pemasaran.

b. Lotting Menentukan ukuran pemesanan. Metode yang akan digunakan dalam penentuan pemesanan adalah metode Economi Order Quantity dan Period Order Quantity. c. Offsetting Menentukan waktu dan kuantitas pemesanan. d. Explosion Mengintregasikan rencana pemesanan D. Analisis Data Berdasarkan data penelitian yang telah dikemukakan, melakukan perhitungan Bullwhip Effect terlebih dahulu, agar menngetahui apakah perusahaan mengalami penggelembungan Bullwhip Effect atau tidak setelah itu melakukan perhitungan rencana penjualan disetiap cabang distribusi akan menggunakan metode peramalan. Metode peramalan terbaik dilihat berdasarkan hasil MSE terkecil. Perhitungan Scrap Factor mengetahui berapa banyak barang yang akan diretur pada periode yang akan datang menggunkan metode Scrap Factor. Perhitungan rencana pemesanan akan dilakukan dengan metode Economi Order Quantity dan Period Order Quantity. Proses intregasi rencana pemenuhan kebutuhan akan dilakukan berdasarkan sistem Distribution Requirement Planning (DRP). Selanjutnya akan diperoleh suatu jadwal perencanaan pemenuhan yang paling efisien serta alokasi biaya yang dibutuhkan dalam sistem distribusi tersebut.

E. Diagram Alir Mulai Study Pendahuluan Penentuan Pengumpulan Pemilihan Peramalan dan Penjualan Metode Peramalan sesuai dengan Plot SA, WMA, SES, DES Pemilihan Kriteria MSE Terkecil Hasil Peramalan Perhitungan Bullwhip Effect dan Srap Factor Perhitungan EOQ dan POQ Perhitungan manual Distribution Requireitment Planning Pembahasan Kesimpulan Selesai