A.

Definisi
Data adalah kumpulan kejadian yang diangkat dari suatu kenyataan, penggambaran fakta,
pengertian instruksi yang dapat disampaikan dan diolah oleh manusia atau mesin yang berupa
angka-angka, huruf-huruf atau simbol-simbol khusus atau gabungan darinya. Data mentah masih
belum bisa bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut.
Pengolahan data (Data Processing) adalah manipulasi pengubahan atau transformasi dari
data, simbol-simbol seperti nomor dan huruf ke dalam bentuk yang lebih berguna atau lebih
berarti berupa suatu informasi untuk tujuan peningkatan kegunaannya. Informasi adalah hasil
dari kegiatan pengolahan data yang memberikan bentuk yg lebih berarti dari suatu kejadian.
Sistem Pengolahan Data adalah adalah sistem yang melakukan pengolahan data. ontoh !
sistem pengolahan data penjualan, sistem pengolahan data pega"ai, dan lainnya. Pengolahan
data yang diolah dengan menggunakan komputer dikenal dengan Pengolahan Data #lektronik
(PD#) atau #lectronik Data Processing (#DP).
$adi Pengolahan Data #lektronik (PD#) atau #lectronic Data Processing (#DP) adalah
manipulasi dari data ke dalam bentuk yang lebih berarti berupa suatu informasi dengan
menggunakan suatu alat elektronik, yaitu komputer.
B. Pengolahan Data pada Komputer
%. Pengumpulan Data
Sistem pengolahan data dirancang untuk mengumpulkan data yang
menggambarkan setiap tindakan internal perusaahaan dan menggambarkan transaksinya
dengan lingkungannya.
&. Pengubahan Data
'perasi pengubahan data mencakup pengklasifikasian, penyortiran,
pengkalkulasan, perekapitulasian, pembandingan.
(. Penyimpanan Data
1
Semua data harus disimpan disuatu tempat sampai ia diperlukan. Data tersebut
disimpan dalam berbagai media penyimpanan dan file yang disimpan disebut Database.
). Pembuatan Dokumen
Sistem pengolahan data menghasilkan output yang dibutuhkan oleh perorangan
atau kelompok baik di dalam maupun luar perusahaan.
C. Komponen Dasar Komputer untuk Pengolahan Data
1. Hardware
a. *lat yang termasuk katgori hard"are yaitu !
*lat Input (+eyboard)
*lat penunjuk (,ouse, -rackball, .ight pen, touch screen, unit remote control).
*lat 'tomatisasi data sumber ('ptical ,ark /eader (',/), 'ptical haracter
/eader ('/), 0andprint /eader.)
*lat Pembaca ,agnetis (,I/ 1,agnetic Ink haracter /ecognition).
*lat Input Pengenal Suara (Speaker Dependent System)
*lat 'utput (Display Screen 1 /- (athode /ay -ube) atau 2D- 12ideo
Display -erminal)
*lat Pencetak ontoh ! Printer
*lat 'uput Suara ontoh ! Speech 'utput 3nit (*udio /espons 3nit).
Plotter ontoh ! 4latbed plotter, Drum Plotter
,icroform ontoh ! ,icrofilm, ,icrofiche
2
b. P3 (entral Processing 3nit )
P3 merupakan unit yang mengendalikan semua unit sistem komputer dan
mengubah input menjadi output. P3 terdiri dari 3 (ontrol 3nit), *.3
(*rithmatic .ogical 3nit), /egister. 3 bertugas mengatur dan mengendalikan
semua peralatan yang ada pada sistem komputer. *.3 bertugas melakukan semua
perhitungan aritmatika dan logika yang terjadi sesuai dengan instruksi program.
/egister ruang tampat penyimpanan instruksi dan data yang sedang di proses oleh
P3, sedang instruksi-instruksi dan data lainnya yang menunggu giliran untuk
diproses masih disimpan di memori utama.
c. Primary Storage
,erupakan ruang penyimpanan yang berisi data yang sedang diolah dan
program yaitu berisi suatu daftar instruksi yang mengolah data. Primary Storage
terdiri dari /*,, /',, ache ,emory.
d. Secondary Storage
,erupakan penyimpanan cadangan 1 tambahan. ontoh ! disket, hardisk,
magnetic tape dan lain - lain
2. Software.
Soft"are adalah instruksi atau program untuk menjalankan sistem komputer.
Soft"are terdiri dari soft"are sistem dan soft"are aplikasi.
a. Soft"are Sistem terdiri dari !
Sistem operasi
Program 3tility
-ranslator
3
b. Soft"are *plikasi terdiri dari !
Soft"are aplikasi pemrograman sendiri
Soft"are paket jadi
3. Brainware
5rain"are adalah manusia yang terlibat di datam mengoperasikan serta mengatur
sistem komputer.
D. Siklus Pengolahan Data
Suatu Pengolahan Data terdiri dari tiga tahapan yang disebut dengan siklus pengolahan
data (Data Processing ycle) yaitu input, processing dan output.
-iga tahap siklus pengolahan di atas dapat dikembangkan lagi sbg berikut !
%. 'rigination ! Proses pengumpulan data yang biasanya merupakan proses pencatatan
(/ecording) data ke dokumen dasar.
&. Input ! Proses memasukkan data ke dalam proses komputer le"at alat input (Input
De6ice)
(. Processing ! Proses pengolahan data yang sudah dimasukkan yg dilakukan oleh alat
pemroses (Processing De6ice) yang dapat berupa proses menghitung,
membandingkan, mengklasifikasikan, mengurutkan, mengendalikan atau mencari di
storage.
). Storage ! Proses perekaman hasil pengolahan untuk disimpan dan dapat diproses
kembali.
7. 'utput ! 0asil pengolahan data ke alat output ('utput De6ice) berupa informasi.
4
8. Distribution ! Distribusian output kepada pihak yang berhak dan membutuhkan
informasi.
. !anfaat Pengolahan Data
Dengan digunakannya pengolahan data elektronik, maka manfaat yang dapat diperoleh
adalah meminimalkan kebutuhan tenaga manusia, hal ini karena beberapa pekerjaan dilakukan
secara otomatis oleh peralatan bantuan seperti komputer. +euntungan lain adalah kemampuan
komputer untuk memproses data lebih besar, keakuratan yang lebih besar, kecepatan yang lebih
besar, fasilitas pengendalian otomatis dan pengolahan secara serentak.
Sebagai contoh !
Pembuatan faktur Penjualan, dengan sudah dimanfaatkannya pengolahan data komputer, maka
operator hanya memasukkan jumlah barang yang dipesan, karena nama pelanggan, alamat, harga
sudah ada dalam database dan perhitungan total sudah kita dapatkan dari hasil proses program.
Perhitungan upah dan gaji, dengan sudah dimanfaatkannya pengolahan data komputer, operator
hanya menginput banyaknya jam kerja, lembur, bonus atau komisi, hari absen, dan untuk kode
pega"ai, nama pega"ai, gaji pokok, informasi perhitungan pajak pendapatan, neraca pinjaman
dan informasi kumulatif lainnya sudah ada pada database dan program yang memprosesnya.
". #u$uan dan "ungsi Pengolahan Data
-ujuan Pengolahan Data !
3ntuk mengambil informasi asli (data) dan darinya menghasilkan informasi lain dalam
bentuk yang berguna (hasil).
4ungsi dasar Pengolahan Data !
%. ,engambil program dan data (masukan 1 input)
&. ,enyimpan program dan data serta menyediakan untuk pemrosesan
5
(. ,enjalankan proses aritmatika dan logika pada data yang disimpan
). ,enyimpan hasil antara dan hasil akhir pengolahan.
7. ,encetak atau menampilkan data yang disimpan atau hasil pengolahan.
Dalam sebuah perusahaan, bagian arsip dan pengolahan data elektronik mempunyai tugas
menyususn, menghimpun, meyimpan perumusan pedoman dan petunjuk teknis,
mengkoordinasikan bahan kebijakan dan penyelenggaraan pemerintahan di bidang arsip dan
PD# meliputi ! kearsipan, pendayagunaan sistem informasi serta pengolahan data elektronik
mempunyai fungsi!
%. Penyusunan rencana program daerah di bidang pengolahan data elektronik dan
kearsipan daerah.
&. Penyusunan dan penganalisis data, pengendali data hasil rekaman serta analisis sistem
aplikasi.
(. Pengendalian arus data dari satu masukan sampai data keluaran, perekaman,
pengoperasian komputer, penyimpanan file data, penyediaan, dan pengamanan
perangkat keras komputer.
). Pemberian bimbingan, pembinaan, pelayanan, pengendalian komputerisasi dan
kearsipan di lingkungan Pemerintah Daerah.
7. Pengumpulan dan pengolahan arsip in-aktif daerah.
8. penilaian dan penyerahan arsip statis daerah kepada *rsip 9asional /epublik
Indonesia setelah mendapat persetujuan tertulis ,entri Dalam 9egeri.
:. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh *sisten -ata Praja.
%. Kemampuan Se&uah Sistem 'nformasi !ana$emen Dalam !engolah Data
6
Pengetahuan tentang potensi kemampuan sistem informasi yang dikomputerisasi akan
memungkinkan seorang manajer secara sistematis menganalisis masing-masing tugas organisasi
dan menyesuaikannya dengan kemampuan komputer.
Sistem Informasi ,anajemen secara khusus memiliki beberapa kemampuan teknis sesuai
yang direncanakan baginya. Secara kolektif kemampuan ini menyangkal pernyataan bah"a
komputer hanyalah mesin penjumlah atau kalkulator yang berkapasitas tinggi, sebenarnya
komputer tidak dapat mengerjakan sesuatu ia hanya mengerjakan lebih cepat. Sistem Informasi
+omputer dapat memiliki sejumlah kemampuan jauh diatas sistem non komputer. +emampuan
ini telah mere6olusikan proses manajemen yang menggunakan informasi yang dihasilkan oleh
sistem yang telah ada. 5eberapa kemampuan teknis terpenting dalam sistem komputer !
%. Pemrosesan data batch.
&. Pemrosesan data tunggal.
(. Pemrosesan on-line, real time.
). +omunikasi data dan s"itching pesan.
7. Pemasukan data jarak jauh dan up date file.
8. Pencarian records dan analisis.
:. Pencarian file.
;. *lgoritme dan model keputusan.
<. 'tomatisasi kantor.
H. Pendekatan Dalam Pemrosesan Data lektronik
7
Dalam omputer 5ased Systems suatu transaksi dapat dimasukkan secara sendiri-sendiri
maupun secara kelompok, setelah dimasukkan dapat juga diproses secara langsung maupun
kelompok. *gar lebih jelas, akan diuraikan satu persatu mengenai masing-masing sistem tersebut
diatas.
%. Pendekatan 5atch Data #ntry.
Pendekatan ini merupakan pendekatan tradisional dalam pemasukkan data untuk
diproses. Pendekatan tersebut pertama kali mengumpulkan data dari berbagai dokumen
sumber untuk dibuat kelompok dan kemudian diproses secara berkala per kelompok.
,edia yang dapat dipakai untuk mendukung penggunaan pendekatan ini adalah
'ptical haracter /ecognition ('/), ,agnetic Ink haracter /ecognition (,I/),
magnetic tapes, magnetic disk, dan Disket.
&. Pendekatan 'n-line Data #ntry.
Pendekatan ini lebih maju dari pendekatan di atas. Pada on-line processing , setiap
transaksi yang terjadi langsung dimasukkan ke dalam sistem untuk kemudian diproses.
Dalam bidang produksi kita kenal suatu sistem $I- (just in time).
Pada beberapa aplikasi, data yang berkaitan dengan suatu transaksi terlebih dahulu
direkam1dicatat pada suatu dokumen sumber untuk kemudian dirubah bentuknya kedalam
sistem komputer, tetapi ada juga yang tidak memerlukan adanya dokumen sumber, jadi
data sudah langsung berbentuk computer-readable.
-erlihat pada paragraf diatas, bah"a alat yang dapat digunakan untuk mendukung
pendekatan ini dibagi menjadi dua kategori, yaitu !
%. Peralatan yang digunakan membutuhkan inter6ensi manusia.
&. Peralatan yang digunakan tidak membutuhkan inter6ensi manusia.
Pada jenis nomor satu, transaksi yang terjadi dicatat pada suatu media, biasanya
kertas, kemudian akan langsung dimasukkan kedalam komputer dengan cara diketik
melalui keyboard. Proses pemasukkan data ini biasa disebut +eyed Data #ntry.
8
Sedangkan pada jenis nomor dua, tidak diperlukan adanya media lain tetapi data
transaksi langsung masuk kedalam komputer dalam bentuk yang sudah dapat dibaca
komputer. ontohnya adalah penggunaan barcode, dalam penggunaan barcode ini kita
tidak perlu lagi melakukan keying (pemasukkan data) tapi scanner langsung membaca
data yang ada dan langsung disimpan dalam media tertentu (disket) menunggu di proses
lebih lanjut.
(. Pendekatan 5atch Data Processing.
5atch processing meliputi pemrosesan data secara kelompok. Sama dengan proses
pemasukkan data secara kelompok, data yang sudah masuk dikumpulkan sampai batas
tertentu (bisa dalam kuantitas maupun "aktu) kemudian baru diproses.
Secara umum pendekatan 5atch Processing digunakan bersamaan dengan pendekatan
5atch #ntry, namun dalam beberapa aplikasi, 5atch Processing digunakan bersamaan
dengan pendekatan 'n-line #ntry. Pada aplikasi ini data transaksi yang terjadi disimpan
dalam suatu tempat sementara sampai jumlah tertentu atau "aktu tertentu baru kemudian
akan diproses.
Pendekatan ini banyak digunakan jika transaksi yang terjadi mempunyai 6olume yang
besar dan bersifat rutin. Dalam pendekatan ini terdapat dua tipe up-date data, yaitu !
Se=uential (berurut) dan /andom (acak).
). Pendekatan 'n-line Processing.
Dalam pendekatan ini pemrosesan data akan dilakukan begitu data transaksi muncul.
Pendekatan ini digunakan untuk situasi yang bersifat dinamis, dimana informasi yang up-
to-date sangat dibutuhkan. Pendekatan ini juga biasa disebut sebagai sistem pemrosesan
interaktif, karena 'n-line Processing umumnya melibatkan interaksi langsung dengan
manusia. +ombinasi yang paling mungkin adalah menggunakan 'n-line Processing
dengan 'n-line Data #ntry.
Dari uraian di atas secara umum terdapat beberapa kombinasi pemrosesan data
elektronik yang sering kita temui dalam suatu perusahaan, yaitu !
9
a. 5atch Data #ntry > 5atch Processing.
b. 'n-line Data #ntry > 5atch Processing.
c. 'n-line Data #ntry > 'n-line Processing.
'. Komunikasi Data
,ayoritas pemakai komputer terdapat di perusahaan-perusahaan atau kantor-kantor.
Suatu perusahaan yang besar seringkali memiliki kantor-kantor cabang. *pabila suatu
perusahaan yang mempunyai cabang di beberapa tempat adalah tidak efisien apabila setiap kali
dilakukan pengolahan datanya harus dikirim ke pusat komputernya. Perlu diperhatikan bah"a
berfungsinya suatu komputer untuk mengahasilkan informasi yang benar-benar handal, maka
sedapat mungkin data yang dimasukkan benar-benar asli dari tangan pertama pencatat datanya,
dan belum mengalami pengolahan dari tangan ke tangan.
*pabila demikian bagaimana dengan data yang akan dioleh berasal dari cabang-cabang
yang tersebar di beberapa tempat yang jauh letaknya dari pusat komputer. Di sini pentingnya
dibangun suatu sistem komputerisasi, terutama untuk mengurangi "aktu yang dibutuhkan untuk
pengolahan data. -etapi kenyataannya, dalam sirkulasi suatu sistem pengolahan data, pengolahan
itu sendiri hanya suatu bagian. Secara garis besar suatu sistem sirkulasi pengolahan data terdiri
dari pengumpulan data, pemrosesan, dan distribusi. Dari sirkulasi ini masalah yang banyak
dijumpai dari perusahaan-perusahaan justru dalam hal pengumpulan data dan distribusi data dan
informasi untuk beberapa lokasi.
+emajuan tekonologi komunikasi sekarang mempunyai pengaruh pada perkembangan
pengolahan data. Data dari satu lokasi dapat dikirim ke lokasi lain dengan alat telekomunikasi.
Data perlu dikirim daris satu lokasi ke lokasi lain dengan alasan berikut !
a. -ransaksi sering terjadi pada suatu lokasi yang berbeda dengan lokasi pengolahan
datanya atau lokasi di mana data tersebut akan digunakan, sehingga data perlu dikirim
10
ke lokasi pengolahan data dan dikirim lagi ke lokasi yang membutuhkan informasi
dari data tersebut.
b. 5iasanya lebih efisien atau lebih murah mengirim data le"at jalur komunikasi, lebih-
lebih bila data telah diorganisasikan melalui komputer, dibandingkan dengan cara
pengiriman biasa.
Suatu organisasi yang mempunyai beberapa lokasi pengolahan data, data dari suatu lokasi
pengolahan yang sibuk dapat membagi tugasnya dengan mengirimkan data ke lokasi pengolahan
lain yang kurang atau tidak sibuk. *lat-alat yang mahal seperti alat pencetak grafik atau printer
berkecepatan tinggi, sukup di satu lokasi saja, sehingga lebih hemat.
3ntuk data yang menggunakan komputer, pengiriman data menggunakan sistem
transmisi elektronik, biasanya disebut dengan istilah komunikasi data. -eknik komputer dan
teknk komunikasi berkembang dengan pesat. *kibatnya teknik komunikasi data yang merupakan
perpaduan antara kedua teknik tersebut juga berkembang sangat pesat. *khir-akhir ini
perkembangan tersebut terasa juga dampaknya di Indonesia, sehingga keperluan akan tenaga
yang terampil dan yang mempunyai pengetahuan komunikasi data juga meningkat.
Bentuk Sistem Komunikasi Data
Suatu sistem komunikasi data dapat berbentuk offline communication system atau online
communication system. Sistem komunikasi data dapat dimulai dengan sistem yang sederhana,
seperti misalnya jaringan akses terminal, yaitu jaringan yang memungkinkan seorang operator
mendapatkan akses ke fasilitas yang tersedia dalam jaringan tersebut. 'perator bisa mengakses
komputer guna memperoleh fasilitas, misalnya menjalankan program aplikasi, mengakses
database, dan melakukan komunikasi dengan operator lain. Dalam lingkungan ideal, semua
fasilitas ini harus tampak seakan-akan dalam terminalnya, "alaupun sesungguhnya secara fisik
berada pada lokasi yang terpisah.
Online communication system
5erbeda dengan sistem komunikasi offline, pada sistem ini data yang dikirim melalui
terminal dapat langsung diolah oleh pusat komputer, dalam hal ini P3. 'nline communication
system dapat berbentuk !
11
Remote Job Entry (RJE) System.
Data yang akan dikirim dikumpulkan terlebih dahulu dan secara bersama-sama
dikirimkan ke komputer pusat untuk diproses. +arena data dikumpulkan (batch) terlebih dulu
dalam satu periode, maka cara pengolahan system ini disebut dengan batch processing system.
0asil dari pengolahan data umumnya ada di komputer pusat dan tidak dapat langsung seketika
dihasilkannya, karena komputer pusat harus sekaligus memproses sekumpulan data yang cukup
besar. Pada gambar ) dapat dilihat bentuk kerja sistem ini.
Realtime System.
Suatu realtime system memungkinkan untuk mengirimkan data ke pusat komputer,
diproses di pusat komputer seketika pada saat data diterima dan kemudia mengirimkan kembali
hasil pengolahan ke pengirim data saat itu juga. *merican *irlines merupakan perusahaan yang
pertama kali mempelopori sistem ini. Dengan realtime system ini, penumpang pesa"at terbang
dari suatu bandara atau agen tertentu dapat memesan tiket untuk suatu penerbangan tertentu dan
mendapatkan hasilnya kurang dari %7 deitk, hanya sekedat untuk mengetahui apakah masih ada
tempat duduk di pesa"at atau tidak.
Sistem realtime ini juga memungkinkan penghapusan "aktu yang diperlukan untuk
pengumpulan data dan distribusi data. Dalam hal ini berlaku komunikasi dua arah, yaitu
pengiriman dan penerimaan respon dari pusat komputer dalam "aktu yang relatif cepat. Sebagai
ilustrasi dapat dilihat gambar.
Penggunaan sistem ini memerlukan suatu teknik dalam hal sistem disain, dan
pemrograman, hal ini disebabkan karena pada pusat komputer dibutuhkan suatu bank data atau
database yang siap untuk setiap kebutuhan. 5iasanya peralatan yang digunakan sebagai database
adalah magnetic disk storage, karena dapat mengolah secara direct access (akses langsung), dan
perlu diketahui bah"a pada sistem ini menggunakan kemampuan multi programming, untuk
melayani berbagai macam keperluan dalam satu "aktu yang sama.
Timesharing System.
Time sharing system adalah suatu teknik penggunaan online system oleh beberapa
pemakai secara bergantian menurut "aktu yang diperlukan pemakai. Disebabkan "aktu
12
perkembangan proses P3 semakin cepat, sedangkan alat Input1'utput tidak dapat
mengimbangi kecepatan dari P3, maka kecepatan dari P3 dapat digunakan secara efisien
dengan melayani beberapa alat I1' secara bergantian. hristopher Strachy pada tahun %<7< telah
memberikan ide mengenai pembagian "aktu yang dilakukan oleh P3. 5aru pada tahun %<8%,
pertama kali sistem yang benar-benar berbentuk time sharing system dilakukan di ,I-
(,assachusetts Institute of -echnology) dan diberi nama -SS (ompatible -ime Sharing
System) yang bisa melayani sebanyak ; pemakai dengan menggunakan komputer I5, :?<?.
Salah satu penggunaan time sharing system ini dapat dilihat dalam pemakaian suatu teller
terminal pada suatu bank. 5ilamana seorang nasabah datang ke bank tersebut untuk menyimpan
uang atau mengambil uang, maka buku tabungannya ditempatkan pada terminal. Dan oleh
operator pada terminal tersebut dicatat melalui papan ketik (keyboard), kemudian data tersebut
dikirim secara langsung ke pusat komputer, memprosesnya, menghitung jumlah uang seperti
yang dikehendaki, dan mencetaknya pada buku tabungan tersebut untuk transaksi yang baru saja
dilakukan.
Distributed Data Processing System.
Distributed data processing (DDP) system merupakan bentuk yang sering digunakan
sekarang sebagai perkembangan dari time sharing system. 5ila beberapa sistem komputer yang
bebas tersebar yang masing-masing dapat memproses data sendiri dan dihubungkan dengan
jaringan telekomunikasi, maka istilah time sharing sudah tidak tepat lagi. DDP system dapat
didefinisikan sebagai suatu sistem komputer interaktif yang terpencar secara geografis dan
dihubungkan dengan jalur telekomunikasi dan seitap komputer mampu memproses data secara
mandiri dan mempunyai kemampuan berhubungan dengan komputer lain dalam suatu sistem.
Setiap lokasi menggunakan komputer yang lebih kecil dari komputer pusat dan
mempunyai simpanan luar sendiri serta dapat melakukan pengolahan data sendiri. Pekerjaan
yang terlalu besar yang tidak dapat dioleh di tempat sendiri, dapat diambil dari komputer pusat.
13
(eferensi
5odnar and 0op"ood. &??8. Accounting Information System. Prentice 0all. 9e" $ersey
'nternet )
http!11kuliah."irautama.net1electronic-data-processing1 (Diakses pada &< 'ktober &?%()
http!11oktadymalik.multiply.com1journal1item1)( (Diakses pada &< 'ktober &?%()
http!11roos"han.staff.gunadarma.ac.id1Do"nloads1files1&;<(1 (Diakses pada &< 'ktober &?%()
14