BAB I

PENDAHULUAN

I.1 Latar Belakang

Pembuatan kartu keluarga merupakan salah satu bentuk pelayanan pemerintah
terhadap kepentingan warga negaranya. Perbedaan antara layanan masyarakat yang ada di
Indonesia dengan negara lain adalah birokrasi di Indonesia terlalu panjang. Terlalu
banyak meja yang harus didatangi. Selain itu pelayanan-pelayanan yang dilakukan oleh
pihak pemerintah biasanya memakan waktu yang lama dan membuat warga harus
mendatangi berbagai macam departemen untuk meminta tanda tangan maupun
perizinannya. Dengan semakin meningkatnya tuntutan pelayanan secara cepat dan
sederhana serta perkembangan teknologi yang semakin maju maka dilakukanlah
perbaikan proses bisnis sehingga proses yang terlalu panjang dapat menjadi lebih efektif,
efisien dan adaptif.
Perbaikan proses bisnis ini dapat diimplementasikan terhadap pembuatan kartu
keluarga di Kecamatan Blimbing, Kota Malang.
Untuk sebuah universitas/perguruan tinggi, implementasi dari hal tersebut dapat
terlihat pada layanan diseluruh sektor akademik yang diberikan untuk konsumennya yang
dalam hal ini adalah mahasiswa. Sebuah layanan yang diharapkan adalah layanan yang
berorientasi kualitas, transparansi dan berbasis teknologi. Melalui sebuah sistem yang
terintegrasi maka diharapkan akan menghasilkan sebuah prosedur layanan akademik
sesuai dengan harapan kastemernya.
IT Telkom selalu dituntut untuk menyelenggarakan layanan yang semakin baik
disemua sektor akademik, harus berupaya untuk menciptakan sebuah layanan yang user
friendly, performansinya baik, efisien dan tepat sasaran. Layanan wisuda adalah salah
satu layanan yang terdapat di IT Telkom yang masih tergolong rumit. Oleh karena itu,
melalui Reengineering khususnya dengan metode pendekatan kertas bersih, maka
diharapkan akan menghasilkan sebuah proses layanan yang baru yang dapat
meningkatkan kepuasan kastemer baik kastemer internal maupun kastemer eksternal yang
berorientasi kualitas, transparansi, dan berbasis teknologi.

I.2 Perumusan Masalah

Adapun permasalahan yang dibahas pada makalah ini yaitu:
1. Apakah performansi prosedur layanan wisuda di IT Telkom sudah baik ?
2. Bagaimana merancang prosedur baru untuk layanan wisuda di IT Telkom yang dapat
meningkatkan kepuasan kastemer eksternal maupun internal ?
1
I.3 Tujuan
1. Menganalisis prosedur pembuatan kartu keluarga di Kecamatan Blimbing, Kota
Malang.
2. Memperbaiki prosedur tersebut dengan metode yang telah ditetapkan.
3. Merancang prosedur pembuatan kartu keluarga yang baru.

I.4 Batasan Masalah

1. Solusi yang dibuat hanya sebatas rancangan/desain prosedur baru, tanpa membuat
aplikasi dari sistem baru tersebut.
2. Solusi penelitian ini dikhususkan kepada mahasiswa yang berhasil melakukan
pembayaran autodebet untuk biaya wisuda.

2
 BAB II
PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA

Dalam melakukan pengumpulan data, peneliti mengamati kondisi eksisting prosedur

layanan wisuda di IT Telkom. Sebelum melewati prosedur pendaftaran wisuda, mahasiswa
harus melalui tahap-tahap berikut ini:
1. Mahasiswa sudah melaksanakan sidang TA-2.
2. Setelah melaksanakan sidang TA-2, mahasiswa harus mengumpulkan hasil revisi TA-2
ke jurusan/program studi.
3. Jurusan akan melakukan sidang akademik sarjana untuk mahasiswa yang telah
mengumpulkan revisi aktivitas ini dilakukan khusus pada sidang TA-2 periode
terakhir, karena data semua mahasiswa, baru akan terkumpul pada sidang periode terakhir
atau setelah semua mahasiswa yang mengambil mata kuliah TA-2 melaksanakan sidang
TA-2.
4. Mahasiswa yang telah menyerahkan revisi, diperbolehkan untuk mendaftar wisuda.
Waktu pelaksanaan aktivitas yang diperlukan sebelum mahasiswa diperbolehkan mendaftar
wisuda, yaitu sebagai berikut :
1. Di IT Telkom, sidang TA-2 dilaksanakan berkala selama 2-3 periode per semester. Untuk
sidang TA-2 periode terakhir dilaksanakan maksimal 6 minggu sebelum pelaksanaan
wisuda.
2. Batas pengumpulan revisi sidang TA-2 yaitu 1 minggu setelah mahasiswa tersebut
melaksanakan sidang TA-2. Untuk batas pengumpulan revisi sidang TA-2 periode
terakhir, yaitu 5 minggu sebelum pelaksanaan wisuda.
3. Sidang akademik sarjana dilakukan 4 minggu sebelum pelaksanaan wisuda.
4. Pendaftaran wisuda dilaksanakan 3 minggu sebelum pelaksanaan wisuda.

Berikut ini adalah prosedur layanan wisuda yang dilaksanakan setelah sidang akademik TA-2
periode terakhir, yang harus dilalui oleh para mahasiswa IT Telkom yang telah dinyatakan
lulus sidang akademik untuk memperoleh gelar Diploma/Sarjana/Magister :
1. Pihak BAA mengumumkan waktu pendaftaran wisuda dan menyediakan formulir biodata
ijazah dan pendaftaran. Waktu pelaksanaan aktivitas ini yaitu kurang lebih 3 minggu
sebelum pelaksanaan wisuda.
2. Mahasiswa mengisi formulir pendaftaran wisuda dan biodata ijazah, serta melengkapi
persyaratan. Persyaratan yang harus dipenuhi yaitu:
3
 a) Bukti tanda pembayaran biaya wisuda.
b) Bukti tanda bebas pinjaman buku perpustakaan.
c) Bukti tanda telah menymbang buku di perpustakaan.
d) Bukti bebas biaya pendidikan
Aktivitas ini dilaksanakan selama 1 minggu, dan waktu pelaksanaannya 3 minggu
sebelum pelaksanaan wisuda.
1. Mahasiswa menyerahkan seluruh persyaratan pendaftaran wisuda ke BAA. Proses ini
dilakukan pada minggu yang sama dengan proses/aktivitas 2.
2. Pihak BAA memeriksa kelengkapan persyaratan pendaftaran yang diserahkan
mahasiswa. Waktu pelaksanaan aktivitas ini yaitu 2 minggu sebelum wisuda. Pada
minggu ini, seluruh berkas mahasiswa diperiksa, jika ada yang kurang pihak BAA
menginformasikan kembali ke mahasiswa. Segala kekurangan yang ada, harus
diselesaikan dalam waktu 1 minggu.
3. Pihak BAA merekap data mahasiswa yang telah terdaftar sebagai peserta wisuda dan
mengumumkan daftar peserta wisuda tersebut. Waktu pelaksanaan aktivitas ini dilakukan
bersamaan dengan pelaksanaan aktivitas 4.

Setelah proses pendaftaran wisuda, proses berikut yang dilakukan oleh pihak BAA adalah
mempersiapkan pelaksanaan wisuda. Aktivitas ini tidak termasuk dalam prosedur layanan
wisuda. Aktivitas yang dilakukan dalam proses ini adalah pencetakan buku wisuda,
peminjaman toga, dan pelaksanaan gladi resik untuk pelaksanaan wisuda. Waktu proses
dalam mempersiapkan pelaksanaan wisuda adalah kurang lebih 5 hari sebelum pelaksanaan
wisuda.

Uraian prosedur diatas dapat dilihat pada flowchart berikut ini :

4
 Proses
Layanan Administrasi W isuda

Mahasiswa Jurusan/Program BAA Bank BAU Perrpustakaan Students

Pengumuman
Mulai Pendaftaran
Wisuda

Formulir
Pendaftaran dan
Formulir Biodata
Ijazah

Rekomendasi tgl
lulus, IPK
Isi Dengan
Pembayaran
benar dan
Biaya
Lengkapi Bebas Pinjam
Wisuda Bebas Biaya
Persyaratan Buku
Pendidikan
Perpustakaan &
Sumbangan
Buku
TAK(Transkrip
Aktifitas
Kemahsiswaan)

Sertifikat
TOEFL

Persyaratan
Lengkap

Syarat- syarat
Lengkap….?

Terdaftar Sebagai
Peserta Wisuda

Pengumuman
Rekap Daftar
Data Peserta
Peserta
Wisuda

Selesai

BAB III
ANALISIS DAN PERBAIKAN

5
III.1 Analisis prosedur eksisting
Setelah mengamati kondisi eksisting di IT Telkom, maka terdapat beberapa
aktivitas yang kurang penting dan terkesan mempersulit mahasiswa dan pihak-pihak
yang ada dalam lingkungan kerja IT Telkom, sehingga perlu dilakukan analisis lebih
lanjut terhadap tiap-tiap aktivitas.
1. Pihak BAA mengumumkan waktu pendaftaran wisuda dan menyediakan formulir
biodata ijazah dan pendaftaran.
Aktivitas ini dianggap tidak perlu. Biasanya, mahasiswa yang telah selesai
melaksanakan sidang Tugas Akhir II, akan disibukkan dengan kegiatan untuk
melamar pekerjaan dimana-mana. Jika pengumuman pendaftaran dilakukan
sebulan/lebih terhitung sejak mahasiswa melaksanakan sidang TA II, maka ada
kemungkinan mahasiswa tersebut tidak akan mengetahui pengumuman tersebut
secara cepat, misalnya dengan alasan sedang berada diluar kota Bandung untuk
mengikuti tes untuk melamar pekerjaan. Contohnya, seorang mahasiswa yang telah
melaksanakan seluruh proses sidang TA II pada bulan Juni. Berpatokan pada
kegiatan akademik IT Telkom yang biasanya mengadakan wisuda akademik pada
bulan Oktober/November, maka kemungkinan pengumuman pendaftaran sidang
dilakukan pada bulan Agustus/September. Jika mahasiswa tersebut sedang mengikuti
serangkaian tes untuk melamar pekerjaan di PT.Telkom didaerah Semarang, pada
bulan juli, maka sulit bagi mahasiswa tersebut untuk mengetahui pengumuman
pendaftaran wisuda yang disampaikan oleh pihak BAA. Sehingga menurut kami,
proses/aktivitas ini, tidak perlu untuk dicantumkan kedalam prosedur layanan wisuda
di IT Telkom.
2. Mahasiswa mengisi formulir pendaftaran wisuda dan biodata ijazah, serta
melengkapi persyaratan. Persyaratan yang harus dipenuhi yaitu:
a) Bukti pembayaran biaya wisuda.
b) Bukti bebas pinjaman buku perpustakaan.
c) Bukti telah menyumbang buku di perpustakaan.
d) Bukti bebas biaya pendidikan.
Aktivitas ini adalah aktivitas yang penting untuk dilakukan, namun
birokrasinya yang terlalu rumit. Misalnya untuk memenuhi persyaratan “Bukti
pembayaran biaya wisuda”. Untuk mendapatkan bukti ini, mahasiswa harus ke Bank
untuk membayar biaya wisuda. Selanjutnya, bukti pembayaran inilah yang nanti
akan diserahkan ke BAA.
Selanjutnya untuk syarat “Bukti bebas pinjaman buku perpustakaan” dan
“Bukti telah menyumbang buku di perpustakaan”. Mahasiswa harus ke perpustakaan

6
 untuk mengecek apakah mahasiswa yang bersangkutan sudah bebas pinjaman buku
atau belum. Jika sudah bebas, maka mahasiswa tersebut berhak mendapatkan bukti
bebas pinjaman buku yang telah ditandatangani oleh Ka.Unit Perpustakaan. Untuk
selanjutnya, mahasiswa tersebut harus menyumbangkan buku ke perpustakaan.
Setelah menyerahkan sumbangan buku tersebut, maka mahasiswa yang bersangkutan
berhak mendapatkan bukti telah menyumbang buku. Kedua bukti inilah yang
nantinya akan diserahkan ke bagian BAA untuk persyaratan wisuda.
Untuk bukti bebas biaya pendidikan, dapat diperoleh dari BAU (Bagian
Administrasi Umum). Mahasiswa yang masih mempunyai tunggakan biaya
pendidikan, belum dapat melakukan pendaftaran wisuda, sampai mahasiswa tersebut
dapat melunasi tunggakan biaya pendidikan tersebut. Untuk mahasiswa yang telah
bebas biaya pendidikan maka berhak mendapatkan bukti bebas biaya pendidikan.
Dari urutan syarat-syarat yang harus dipenuhi diatas, terlihat seperti sebuah
prosedur yang rumit. Mahasiswa harus mendatangi beberapa tempat yang berbeda
untuk mendapatkan persyaratan agar bisa melakukan pendaftaran wisuda.
3. Mahasiswa menyerahkan seluruh persyaratan pendaftaran wisuda ke BAA.
Setelah kedua formulir diisi dan seluruh persyaratan dilengkapi, mahasiswa
menyerahkan berkas-berkas tersebut ke BAA.
1. Pihak BAA memeriksa kelengkapan persyaratan pendaftaran yang diserahkan
mahasiswa.
Apabila semua berkas mahasiswa yang telah diperiksa mahasiswa tersebut
lengkap, maka mahasiswa tersebut terdaftar sebagai peserta wisuda, sedangkan jika
ada salah satu persyaratan yang belum lengkap, maka mahasiswa tersebut wajib
melengkapi persyaratannya.
5. Pihak BAA merekap data mahasiswa yang telah terdaftar sebagai peserta wisuda dan
mengumumkan daftar peserta wisuda tersebut.
Aktivitas ini adalah aktivitas terakhir dari rangkaian prosedur pendaftaran
wisuda di IT Telkom. Pada aktivitas ini, pihak BAA merekap data-data mahasiswa
yang telah terdaftar dan mengumumkan hasilnya.
III.2 Perbaikan
Untuk menghasilkan sebuah prosedur dengan performansi yang baik, maka perlu
dilakukan perbaikan. Oleh karena itu untuk memperoleh prosedur layanan wisuda
dengan performansi yang baik di IT Telkom, maka peneliti melakukan metode
reengineering dengan pendekatan kertas bersih.
Tahap-tahap dalam melakukan metodologi pendekatan kertas bersih :
Tahap 1: Mengembangkan pemahaman tingkat tinggi atas proses yang ada.

7
 Pada tahap ini peneliti harus benar-benar memahami proses eksisting.
Pemahaman proses eksisting ini meliputi pemahaman proses/prosedur, aliran
proses, Sumber Daya Manusia (SDM) yang berkontribusi, dan teknologi yang
digunakan.
Untuk prosedur layanan wisuda di IT Telkom, seperti yang telah
dijelaskan pada bagian analisis eksisting, terdiri dari 5 proses yang dimulai
dengan pengumuman pendaftaran wisuda oleh pihak BAA, Mahasiswa mengisi
formulir pendaftaran wisuda dan biodata ijazah, serta melengkapi persyaratan,
Mahasiswa menyerahkan seluruh persyaratan pendaftaran wisuda ke BAA,
Pihak BAA memeriksa kelengkapan persyaratan pendaftaran yang diserahkan
mahasiswa sampai dengan BAA merekap data mahasiswa yang telah terdaftar
dan mengumumkannya. SDM yang berkontribusi pada prosedur layanan
wisuda ini yaitu Mahasiswa, Jurusan/Program Studi, BAA, Bank, BAU, dan
Perpustakaan. Untuk permasalahan teknologi, prosedur layanan wisuda di IT
Telkom belum seluruhnya menggunakan teknologi canggih yang bisa
mendukung secara optimal performansinya. Misal untuk proses pengisian
formulir pendaftaran wisuda dan biodata ijazah, dimana mahasiswa harus
mengisinya dengan manual menggunakan alat tulis. Kemungkinan mahasiswa
akan melakukan kesalahan dalam penulisan, seperti tulisan yang tidak jelas
sehingga data tersebut sulit direkap oleh pihak BAA. Prosedur layanan wisuda
ini dapat dikatakan bahwa proses-proses yang ada kurang menunjukkan
performansi yang optimal. Hal ini dapat dilihat dari banyaknya SDM yang
berkontribusi terhadap prosedur layanan wisuda di IT Telkom. Semakin
banyaknya SDM yang berkontribusi, maka akan menimbulkan pemikiran
bahwa prosedur layanan wisuda ini rumit.
Tahap 2 : Fantasizing dan brainstorming
Fantasizing merupakan cara untuk memperoleh ide baru dengan
membayangkan ide-ide perbaikan tanpa harus memikirkan kendala/halangan
yang akan terjadi. Ide-ide yang muncul nantinya tidak terlalu cepat
disingkirkan, dan ide yang paling berpotensial dapat diteliti secara lebih
mendalam.
Contoh Ide yang peneliti bayangkan antara lain:
a) Layanan yang berbasis Web.
b) Layanan pendaftaran wisuda yang sangat sederhana yaitu tanpa syarat-
syarat.

8
 c) Mahasiswa tidak perlu mendaftar wisuda, karena seluruh mahasiswa yang
telah menyelesaikan seluruh rangkaian prosedur sidang TA II dianggap
telah terdaftar menjadi peserta wisuda.
d) Prosedur layanan pendaftaran wisuda yang cepat.
e) Pembayaran wisuda dilakukan pada awal masuk/ registrasi mahasiswa
baru.
f) Waktu pendaftaran wisuda dibuka lebih awal, yaitu pada saat dibuka
sidang periode pertama sampai 2 minggu sebelum tanggal pelaksanaan
wisuda.
Tahap 3 : Perancangan Proses
Pada tahap ini, ide-ide yang ada dipikirkan secara mendalam.
Hambatan-hambatan yang muncul sebaiknya dihilangkan, selanjutnya
merancanng proses secara iteratif dengan mempertimbangkan proses, sumber
daya manusia, dan teknologi.
Sebelum merancang proses yang baru, terlebih dahulu dilihat kelebihan dan
kelemahan dari masing-masing ide yang ada.
1. Untuk ide A, yaitu layanan yang berbasis Web
Kelebihan : Dengan adanya sistem yang terintegrasi dengan
nenggunakan web, maka akan memudahkan mahasiswa (sebagai
kastemer eksternal) dan karyawan dari masing-masing unit yang
berperan dalam proses pendaftaran wisuda (sebagai kastemer internal),
dalam melakukan proses registrasi/pendaftaran wisuda.
Kelemahan : Karena menggunakan teknologi web maka kecepatan
aksesnya masih tergantung dari traffic jaringan.
Jika dilihat dari segi SDM, maka untuk ide ini, dibutuhkan karyawan-
karyawan yang sudah mengenal teknologi berbasis web. Khususnya
bagian SISFO(Sistem Informasi) yang paling berperan penting untuk
menjalankan program ini dan mengintegrasikan bagian-bagian lain(BAA,
BAU, Perpustakaan, dan Jurusan) yang berkontribusi dalam program.
2. Untuk ide B, yaitu Layanan pendaftaran wisuda yang sangat
sederhana yaitu tanpa syarat-syarat.
Kelebihan : Mahasiswa akan lebih mudah dalam melakukan
pendaftaran karena tidak perlu mengurus persyaratan-persyaratan yang
biasanya diberikan oleh kampus.

9
 Kelemahan : Pihak kampus akan merasa sulit dalam mengkoordinasi
mahasiswa calon peserta wisuda yang belum mengembalikan buku di
perpustakaan, atau belum melunasi biaya pendidikan.
Jika dilihat dari segi SDM, maka ide ini hanya membutuhkan karyawan
yang lebih sedikit.
3. Untuk ide C, yaitu Mahasiswa tidak perlu mendaftar wisuda, karena
seluruh mahasiswa yang telah menyelesaikan seluruh rangkaian
prosedur sidang TA II dianggap telah terdaftar menjadi peserta
wisuda.
Kelebihan : mahasiswa tidak perlu melakukan proses pendaftaran
wisuda, sehingga mahasiswa merasa lebih dimudahkan.
Kelemahan : seperti halnya ide B, ide ini juga mengakibatkan pihak
kampus lebih sulit untuk mengkoordinasi mahasiswa calon peserta
wisuda yang belum menyelesaikan kewajibannya di kampus.
Jika dilihat dari segi SDM, maka ide ini membutuhkan jumlah karyawan
yang relatif sedikit.
4. Untuk ide D, yaitu Prosedur layanan pendaftaran wisuda yang cepat.
Kelebihan : proses pendaftaran yang lebih cepat akan memudahkan
mahasiswa dalam melaksanakannya, sehingga dapat memberi
kesempatan kepada mahasiswa untuk dapat mengerjakan pekerjaan yang
lain.
Kelemahan : Kampus belum mempunyai standarisasi untuk prosedur
pendaftaran wisuda yang “cepat”
Jika dilihat dari segi SDM, maka belum dapat diperkirakan berapa
jumlah karyawan yang dibutuhkan, karena belum tentu sebuah proses
yang cepat membutuhkan karyawan yang sedikit.
5. Untuk ide E, yaitu Pembayaran wisuda dilakukan pada awal masuk/
registrasi mahasiswa baru.
Kelebihan : dapat mempermudah mahasiswa dalam melakukan
pembayaran wisuda, dan dapat membantu pihak kampus dalam
mengkoordinasi pembayaran biaya wisuda.
Kelemahan : Biaya wisuda yang sudah dibayar pada awal masuk, tidak
dapat dikembalikan apabila mahasiswa yang bersangkutan tidak ingin
mengikuti wisuda.

10
 6. Untuk ide F, yaitu Waktu pendaftaran wisuda dibuka lebih awal, yaitu
pada saat dibuka sidang periode pertama sampai 2 minggu sebelum
tanggal pelaksanaan wisuda.
Kelebihan : mahasiswa lebih fleksibel dalam melakukan pendaftaran,
sehingga tidak terbatas waktu dan tempat.
Kelemahan : pihak kampus akan merasa kesulitan dalam
memprediksikan jumlah mahasiswa yang akan mengikuti wisuda.

Dari ke-6 ide-ide diatas maka dilakukan pertimbangan dari segi

hambatan-hambatan yang muncul pada setiap ide, sehingga ada beberapa
ide yang dibuang. Setelah memilih ide-ide yang dianggap memiliki
hambatan yang paling kecil (hambatannya dapat diatasi), maka dilakukan
perencanaan proses, yang dimulai dengan mengkombinasikan ide-ide
yang ada, untuk mendaptkan hasil/desain yang baru dengan performansi
yang baik. Berikut ini adalah beberapa kombinasi antara ide satu dengan
ide yang lain :
1. Mahasiswa terdaftar sebagai calon wisuda, saat mahasiswa tersebut
memberikan revisi TA II nya. Jadi tanpa mahasiswa harus mengisi
formulir pendaftaran dan biodata ijazah. Kemudian dilakukan
pembayaran dengan autodebet berdasarkan tenggang waktu yang sudah
ditentukan pihak BAU. Setelah proses autodebet berhasil, berarti
mahasiswa tersebut sudah terdaftar sebagai peserta wisuda.
2. Prosedur layanan wisuda menggunakan layanan khusus berbasis web
yang nantinya mahasiswa akan lebih mudah dalam pengaksesannya. Hal
yang dapat dilakukan seperti IT Telkom menambahkan layanan baru
dalam websitenya yaitu layanan wisuda. Dimana mahasiswa yang sudah
mengumpulkan revisi TA II dapat melakukan pendaftaran wisuda ataupun
mengisi biodata ijazah di manapun mereka berada. Penggunaan layanan
berbasis web ini juga mudah. Langkah pertama yang mahasiswa lakukan
adalah membuka website IT Telkom kemudian memasukkan NIM dan
password seperti halnya ketika melakukan registrasi. Setelah masuk,
mahasiswa memilih menu layanan wisuda. Nantinya didalam menu ini
ada sub menu syarat pendaftaran. Di dalam sub menu ini, akan terlihat
syarat-syarat pendaftaran wisuda dan status apakah mahasiswa tersebut
sudah melengkapi persyaratannya atau tidak. Persyaratannya antara lain
tidak mempunyai tunggakan biaya pendidikan, sudah bebas pinjaman

11
 buku, dan sudah menyumbangkan buku ke perpustakaan. Jika semua
persyaratan telah terpenuhi, akan ada pilihan next kemudian pilihan ini di
klik dan akan tampil berupa form pendaftaran dan form biodata ijazah
yang langsung dapat diisi oleh mahasiswa pada saat itu juga. Setelah
mahasiswa mengisi form-form tersebut dan memilih option selesai maka
mahasiswa ini sudah terdaftar sebagai peserta wisuda.

Dari hasil kombinasi ide-ide diatas, maka peneliti memutuskan bahwa

model 2 adalah proses rancangan baru yang akan diterapkan. Hal ini kami
dasarkan pada beberapa pertimbangan antara lain, teknologi yang
digunakan sudah berbasis web sehingga pengaksesannya mudah dan tidak
terbatas waktu dan tempat. Dengan menggunakan teknologi ini, maka
akan memudahkan mahasiswa dan juga karyawan yang bekerja di bagian-
bagian yang berkaitan dengan proses pendaftaran ini yaitu BAA,BAU,
perpustakaan, dan juga jurusan.

Tahap 4 : Validasi
Tahap ini adalah tahap akhir dari metodologi pendekatan kertas
bersih. Pada tahap ini, prosedur baru yang telah dirancang perlu divalidasi
dengan mensimulasikan bagaimana proses tersebut akan berlangsung dalam
dunia nyata.
Langkah pertama yang mahasiswa lakukan adalah membuka website
IT Telkom kemudian memasukkan NIM dan password seperti halnya ketika
melakukan registrasi. Setelah masuk, mahasiswa memilih menu layanan
wisuda. Nantinya didalam menu ini ada sub menu syarat pendaftaran. Di
dalam sub menu ini, akan terlihat syarat-syarat pendaftaran wisuda dan status
apakah mahasiswa tersebut sudah melengkapi persyaratannya atau tidak.
Persyaratannya antara lain tidak mempunyai tunggakan biaya pendidikan,
sudah bebas pinjaman buku, dan sudah menyumbangkan buku ke
perpustakaan. Jika semua persyaratan telah terpenuhi, akan ada pilihan next
kemudian pilihan ini di klik dan akan tampil berupa form pendaftaran dan
form biodata ijazah yang langsung dapat diisi oleh mahasiswa pada saat itu
juga. Setelah mahasiswa mengisi form-form tersebut dan memilih option
selesai maka mahasiswa ini sudah terdaftar sebagai peserta wisuda.

12
 BAB IV
HASIL DESIGN

Dalam menghasilkan design prosedur baru layanan wisuda, peneliti menganalisis

proses-proses pada kondisi eksisting, setelah itu peneliti membayangkan(berimajinasi) ide-ide
baru yang nantinya digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk merancang prosedur baru.
Pada saat penentuan ide-ide baru ini tidak memikirkan kendala/hambatan. Pada tahap
selanjutnya ide-ide baru dieliminasi dengan mempertimbangkan proses, sumber daya
manusia, dan teknologi. Ide-ide yang memiliki hambatan-hambatan paling kecil
dikombinasikan sehingga akan terbentuk proses baru. Setelah dirancang proses baru,
rancangan tersebut divalidasi dengan mensimulasikan bagaimana proses tersebut akan
berlangsung dalam dunia nyata.
Setelah melakukan reengineering dengan metodologi pendekatan kertas bersih, maka
dihasilkan sebuah prosedur layanan pendaftaran wisuda yang baru, dimana prosedur baru
yang dihasilkan, mempunyai proses, waktu proses, teknologi, dan SDM yang berbeda dengan
prosedur sebelumnya. Penjelasannya dapat dilihat pada poin-poin berikut :
1. Proses
Prosedur layanan wisuda yang baru lebih sederhana/simple. Dalam hal ini mahasiswa
lebih dimudahkan dalam mendaftar wisuda.

13
2. Waktu proses
Waktu proses dalam pelaksanaan pendaftaran wisuda menjadi lebih singkat. Waktu
pembukaan pendaftaran wisuda dimulai pada saat pengumpulan revisi TA-2 periode
pertama sampai dengan 3 minggu sebelum wisuda.
3. Teknologi
Teknologi yang digunakan pada prosedur pendaftaran wisuda adalah sistem yang
terkomputerisasi. Dalam hal ini digunakan sistem on-line yang berbasis web. Sistem ini
akan mengintegrasikan beberapa bagian yang berkontribusi, antara lain pihak
Perpustakaan, Prodi, Keuangan/BAU, Bank, BK, dan BAA dalam hal ini berfungsi sebagai
admin. Dalam sistem ini, bagian-bagian tersebut diatas akan memberikan data-data yang
diperlukan dalam registrasi wisuda ke sistem. Data-data tersebut antara lain :
a. Data yang menyatakan bahwa mahasiswa yang bersangkutan telah bebas tunggakan
biaya pendidikan di IT Telkom. Data ini diberikan oleh bagian keuangan/ BAU.
b. Data yang menyatakan bahwa mahasiswa yang bersangkutan telah bebas tunggakan
buku dan telah menyumbangkan buku ke perpustakaan IT Telkom. Data ini diberikan
oleh pihak Perpustakaan.
c. Data yang menyatakan bahwa mahasiswa yang bersangkutan telah membayar biaya
wisuda secara autodebet. Data ini diberikan oleh pihak Bank.
d. Data rekapan mahasiswa yang telah mengumpulkan revisi TA-2. Data ini diberikan oleh
pihak jurusan/prodi.
e. Data mengenai nilai TAK yang diperoleh oleh mahasiswa yang bersangkutan. data ini
diberikan oleh pihak BK. Selain TAK, pihak BK juga mempunyai database mengenai
TOEFL para mahasiswa yang akan mengikuti wisuda, sehingga data mengenai TOEFL
juga akan diberikan oleh pihak BK ke sistem.
Data-data diatas akan diintegrasikan oleh admin, yang dalam hal ini adalah pihak BAA. Dan
sistem inilah yang akan mewakili keseluruhan prosedur layanan wisuda yang baru.
Sebelum melaksanakan pendaftaran wisuda, mahasiswa harus melewati tahap-tahap berikut
ini :
1. Sidang TA-2.
2. Pengumpulan revisi TA-2. Proses ini dilakukan 1 minggu setelah sidang TA-2.
Setelah melaksanakan tahapan diatas maka mahasiswa dapat mendaftar wisuda, dimana
pendaftaran wisuda ini telah dibuka pada saat pengumpulan revisi TA-2 periode pertama dan
berakhir pada 3 minggu sebelum wisuda.
Untuk pelaksanaan sidang akademik dilakukan 3 minggu sebelum wisuda.

Berikut ini adalah prosedur baru layanan wisuda :

14
1. Mahasiswa membuka Website IT Telkom
2. Memasukkan NIM dan password
3. Memilih menu layanan wisuda
4. Memilih sub menu syarat pendaftaran
5. Mengisi form pendaftaran dan form biodata ijazah
6. Proses selesai

Prosedur diatas sudah dapat dilakukan oleh mahasiswa yang telah mengumpulkan revisi TA-2.
Batas waktu pelaksanaan prosedur diatas adalah 3 minggu sebelum wisuda. Selain prosedur
diatas, mahasiswa juga harus menyerahkan sertifikat-sertifikatnya ke BK untuk direkap
TAKnya. Aktivitas juga dilakukan dengan batasan 3 minggu sebelum wisuda. Pada minggu
berikutnya atau tepatnya 2 minggu sebelum wisuda, pihak BK memeriksa TAK para
mahasiswa. Hasil pemeriksaannya akan dimasukkan ke sistem. Proses pemeriksaan ini
berlangsung selama 1 minggu. Untuk persiapan wisuda dilakukan 1 minggu sebelum
pelaksanaan wisuda. Dalam tahap ini, dilakukan pencetakan buku wisuda, peminjaman toga,
dan juga pelaksanaan gladi resik wisuda.

15
Uraian prosedur baru diatas dapat dilihat pada flowchart berikut ini :

16
 Prose
dur Baru Layanan Administrasi Wisuda
Jurusan/
Mahasiswa SISFO BAA BAU Perpustakaan
Program

Mulai Revisi TA II

Masuk ke website
IT Telkom

Bebas Biaya
Pendidikan

Input NIM dan

Password

Software registrasi Bebas Pinjam

wisuda buku dan
Sumbangan Buku

Pilih Menu
Layanan Wisuda

Cek software
wisuda

Pilih Sub Menu Kelengkapan

syarat pendaftaran Persyaratan…? Tidak

Ya
Pengisian Form
Pendaftaran dan
Biodata Ijazah

Selesai

Lengkapi
Tidak Registrasi
Persyaratan

BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
V.1 Kesimpulan

17
 Dari hasil analisis prosedur layanan wisuda eksisting di IT Telkom dapat
disimpulkan bahwa performansi yang diberikan pihak IT Telkom kurang optimal. Hal
ini dilihat dari prosesnya yang begitu rumit karena mahasiswa harus mengumpulkan
berkas persyaratan satu per satu dimana untuk mendapatkan berkas-berkas tersebut
mahasiswa harus datang ke bagian yang berbeda-beda(BAA, Bank, BAU, dan
perpustakaan). Jumlah Sumber daya manusia yang berkontribusi terlalu banyak
sehingga terkesan mahasiswa harus berhadapan dengan banyak bagian. Teknologi
yang digunakan juga masih sistem manual.
Setelah dianalisis prosedur layanan wisuda eksisting di IT Telkom dan ditemukan
hal-hal yang membuat performansi prosedur eksisting kurang optimal, maka peneliti
merancang suatu prosedur baru untuk layanan wisuda di IT Telkom yang dapat
meningkatkan kepuasan kastemer eksternal(mahasiswa) maupun
internal(BAA,BAU,Perpustakaan, dan Jurusan). Setelah melalui reengineering dengan
metodologi Pendekatan Kertas Bersih, maka dihasilkan rancangan prosedur baru
layanan wisuda IT Telkom yang berbasis web.

V.2 Saran
Untuk penelitian selanjutnya, dapat menghasilkan suatu desain web prosedur
layanan wisuda agar rancangan baru dapat diimplementasikan langsung kedalam dunia
nyata.

Daftar Pustaka

Tenner, A.R dan DeToro, I.J. 1996. Process Redesign: the Implementation guide for Managers.
America: PH PTR.

18
STT Telkom. Buku Panduan Akademik STT Telkom tahun akademik 2007/2008. Bandung:STT
Telkom

19