Pendekatan sistem untuk perencanaan

Ironisnya, sangatlah sulit untuk menggambarkan sistem perencanaan secara

sistematis. Usaha untuk menggambarkan elemen-elemennya, proses ataupun
tahapannya sering terlihat linear, seperti yang telah kita dapati pada outline dari
Constantino dan Delapan Langkah dari Merchant. Pekerjaan ini dapat digambarkan
secara umum sebagai penyederhanaan dari sebuah kompleksitas. ebuah cara untuk
menerka si!at kompleksitas dari pekerjaan perencanaan adalah dengan mendesain
beberapa prinsip untuk mengatasi sisem pekerjaan perencanaan
Prinsip-prinsip sistem
Prinsip interdependensi
istem terdiri dari jaringan hubungan interaksi antar bagian. Mencari hubungan antara
hal dan cara-cara pada bagian mana dari sistem yang bereaksi satu sama lain. ebagai
contoh, bisa saja seorang karya"an atau satu departemen dengan lainnya terjebak
pada pola tindakan dan reaksi yang negati! satu sama lain. #ecenderungan yang
terjadi adalah ber!okus pada perilaku indi$idu atau departemen itu sendiri
dibandingkan dengan lingkup pada pola interaksi seluruh pihak. #etika kita
merancang sebuah sistem, kita ingin melihat bagaimana pola-pola ini bisa
diimpro$isasi. ebagai contoh, kita dapat melatih karya"an untuk bernegosisasi
dengan yang lain secara langsung kepada tingkat yang terendah, atau kita juga dapat
mengembangkan !ungsi hubungan reguler antara departemen untuk menangani
kembali dan sebagainya aliran negosiasi yang konstan.
Prinsip Connections
istem terhubung satu sama lain dan selalu menjadi bagian dari sistem lainnya. %anya
satu bagian sistem yang terhubung dengan bagian lain, sebuah sistem selalu
terhubung dengan sistem lainnya. &angan pernah membuat suatu sistem terisolasi.
#etika merancang sistem managemen kon!lik, carilah cara untuk membangun
hubungan yang positi! antar sistem yang ada dam buatlah sebuah hubungan positi!
yang baru. #ita sering mendengar ungkapan, '(angan kiri tidak mengetahui apa yang
tangan kanan lakukan), ini berarti apa yang dimiliki oleh suatu bagian dalam
organisasi belum tentu bisa menyelesaikan masalah pada bagian organisasi yang lain.
Permasalahan semacam ini berarti sebuah perencanaan sistem haruslah melihat
sebuah gambaran besar dalam organisasi dan membangun proses guna
menghubungkan satu bagian dengan yang lainnya dengan cara yang produkti!.
ebagai contoh, kita dapat menggunakan sumberdaya yang ada dalam pembelajaran
dan membangun lingkungan untuk memberikan segenap kemampuan yang ada untuk
managemen kon!lik dalam lingkungan produksi.
Prinsip Control
isem mengembangkan diri dan mengarahkan !eedback secara terus menerus. Ini
menakjubkan dan ironis bah"a solusi yang paling dinilai baik justru mereproduksi
masalah yang harusnya mereka rancang untuk diatasi. ering kali sistem resolusi
kon!lik justru berkembang memunculkan lebih banyak kon!lik. istem yang dibuat
haruslah memperkuat, bukan justru menghancurkan diri sendiri. Inter$ensi
managemen adalah sebagai contoh salah satu jenis sistem yang justru dapat membuat
kon!lik. *lternati! solusi yang telah terbukti e!ekti! pada banyak organisasi adalah
mediasi rekan secara rahasia. Pada beberapa organisasi, pendekatan ini mungkin lebih
baik karena memba"a karya"an menjadi kolaborati! daripada hubungan yang
kompetiti!.
Prinsip Balance
istem cenderung untuk menolak penyimpangan dan mempertahankan program yang
sudah stabil. &ika kita menekan tenaga dari suatu sistem, maka ia akan mendorong
kita balik. Upaya untuk mengubah sistem dari luar sering mendapat penolakan, karena
sistem cenderung kembali ke tempat semula. Di sisi lain, jika anda bekerja dengan
energi dari sistem, menjalankannya dan mengarahkannya maka anda akan dapat
meman!aatkan energi positi! yang sudah ada itu. ebagai contoh, jika ada karya"an
yang saling berebut dalam kekuasaan satu sama lain, lihatlah bah"a kekuasaan itu
sebagai suatu sumberdaya yang positi!. &enis kekuasaan seperti apa yang
dimunculkan, dan bagaimana sumber daya yang ada digunakan dalam cara yang
konstrukti! guna mendapatkan rancangan managemen kon!lik yang baik pada suatu
tempat.
Prinsip Adaptation
istem harus berubah untuk bertahan hidup dalam lingkungan yang dinamis. *da
sebuah parado+ dalam sistem yang terbuka, dimana dalam bertahan hidup, sistem
haruslah menjaga stabilitas namun, stabilitas dalam lingkungan yang dinamis
membutuhkan perubahan. istem mengelola kedua pertentangan ini antara stabilitas
dan perubahan dalam banyak cara, dan itu penting bai perancang untuk menemukan
point dimana stabilitas dan perubahan ber-irisan. Dalam organisasi anda akan
menemukan beberapa momen dimana karya"an terancam oleh perubahan dan
berusaha untuk keluar untuk mensabotase itu. ebuah ja"aban untuk hal ini adalah
dengan menemukan point yang menjadi rasa !rustasi dan juga mengembangkan proses
yang dapat mengatasinya. ebagai contoh, jika ada kebuntuhan mengenai keluhan
yang ada, anda harus bisa menemukan cara untuk menyelesaikan kon!lik tersebut
untuk mencegah keluhan dan kon!lik tadi menjadi lepas kendali.
Prisnip Redundansi
istem memiliki banyak cara untuk menggapai tujuan. #etika satu cara tertutup, maka
yang lainnya akan terbuka. ebagai contoh, ketika karya"an merasa !rustasi bah"a
saluran komunikasi !ormal yang ada tidaklah menangani komplain mereka dengan
baik, mereka akan mencari cara in!ormal untuk melampiaskan rasa !rustasi mereka.
,leh karena itu, Perancang suatu sistem, mungkin menginginkan untuk membuat
beberapa pilihan yang atrakti! dan e!ekti! dalam manajemen kon!lik. Pada prinsipnya,
mengakui bah"a redundansi pasti terjadi, dan berusahalah untuk berjalan selaras
dengan itu bukan menentangnya.
Meninjau kembali lima karakteristik manajemen konflik yang konstruktif
Pada beberapa point dalam buku ini, kami mencatat ada lima karakteristik komunikasi
yang coba dicapai dalam pekerjaan kita sebagai praktisi sistem. #etika membangun
sistem untuk mengelola kon!lik, karakteristik ini paling atas dalam pikiran kita. Mari
kita kaji untuk terakhir kalinya dan mengeksplorasi dampaknya terhadap perancangan
sistem.
#olaborasi
#ami bekerja dengan orang-orang untuk membangun sistem, bukan untuk mereka.
etiap diskusi tentang kerjasama biasanya mencakup kisah berikut yang akan
diuraikan, yang merupakan salah satu akar motto kami yaitu -orang akan mendukung
apa yang mereka buat). eorang psikolog social datang ke * dari &erman pada tahun
./01-an tertarik pada kekuatan kelompok-kelompok kecil untuk mengubah perilaku
orang. elama perang terjadi ketika itu ada penjatahan daging dan pemerintah ingin
masyarakat menggunakan potongan-potongan daging dari bagian yang biasanya tidak
dikonsumsi seperti 2lidah, otak, hati, dll3. ebagai bagian dari upaya ini, Le"in
memprakarsai apa yang sekarang disebut percobaan klasik. *udiens perempuan
mendengar ahli gi4i menjelaskan nilai gi4i dari potongan daging, memberikan
demonstrasi, resep dan kuliah. #emudian setengah "anita pulang sementara separuh
lainnya mendiskusikan apa yang telah mereka dengar dalam kelompok kecil. Di akhir
diskusi para perempuan diminta untuk membuat komitmen bersama. 5nam bulan
kemudian, para peneliti bertanya kepada para perempuan yang telah mendengar
ceramah mengenai apakah mereka menggunakan potongan daging sapi sesuai yang
mereka dengar. orang-orang yang telah berpartisipasi dalam diskusi dan telah
membuat komitmen bersama lebih mungkin untuk membeli dan memasak potongan
daging daripada mereka yang hanya mendengar ceramah. Partisipasi pat mendorong
pada komitmen
6ila diterapkan pada perancangan sistem kon!lik, prinsip ini menunjukkan bah"a kita
bisa mengambil man!aat dari kolaborasi internal tim perancang, mempekerjakan tim
kerja lintas !ungsional dan periksa dengan seksama bersama peserta setiap langkah
yang diambil, semua langkah ini dapat mengarah pada yang berkepentingan dari
sistem dan hasilnya.
Po"er Management
ebuah sistem manajemen kon!lik yang mena"arkan kesempatan bagi peserta untuk
-melihat diri mereka- dan -melihat yang lain- 2ingat pemberdayaan dan rekognisi dari
bab 03 meliputi komitmen pada keadilan dan kebebasan dari hukuman. istem perlu
didukung oleh semua tingkat manajemen, dan manajemen harus terus bertanggung
ja"ab untuk beberapa tingkat kee!ekti$an program. Peserta harus merasa bah"a
mereka dapat berbicara, mendengarkan dan didengar saat bertemu dengan rekan atau
dengan manajer. Perbedaan komunikasi dan teknik pengambilan keputusan adalah
penghargaan atas proses di mana kekuatan dikelola secara e!ekti!...
#ami beruntung dapat bekerja dengan kelompok yang sangat baik dari
indi$idu dari kepemimpinan tim manajemen di *lbu7uer7ue %yatt %otel 8egency.
(im ini terdiri dari para top eksekuti! dari masing-masing departemen, %8D, katering,
sales dll.
9eneral manager, Mike Casey membuat kami terkesan dengan bagaimana ia
mengambil keputusan dan proses promosi jabatan, dimana ia berbagi kekuasaan
dengan karya"annya di semua tingkatan. Dia akan bertanya dalam pertemuan sta!
mingguan -apa yang bisa saya lakukan untuk mendukung *nda-. Mike membangun
kepercayaan dan keseimbangan kekuasaan dengan komitmennya untuk menjadi
!leksibel dan responsi! untuk mengubah situasi, usahanya untuk bersama-sama
mengembangkan tujuan yang jelas dan melalui pendekatan-pendekatan, dan usahanya
untuk menjalin komunikasi yang mendukung pemecahan masalah secara cepat. Mary
cooley, direktur %8D untuk %yatt. Memberikan energi pada karya"an dengan $isi
kerja bah"a mereka semua harus berkontribusi dan berusaha sekeras tenaga.
akibatnya, tingkat omset %yatt adalah luar biasa rendah selama masa mary
6erbagai pilihan yang tersedia untuk membantu partisipan secara jelas, pilihan
yang e!ekti! tentang bagaimana mengelola kon!lik mereka. 6anyak sistem yang
menggunakan menggunakan konsiliasi, mediasi, negosiasi, e$aluasi rekan, membuat
kon!erensi, pertemuan yang di!asilitasi, arbitrase, sidang gugatan, dan pada akhirnya
pada layanan hukum sebagai pilihan untuk memberdayakan peserta dalam
pengelolaan kon!lik. #ami menyukai model -membuka pintu gedung pengadilan-,
yang memungkinkan orang yang mengalami kon!lik untuk masuk dan memilih dari
berbagai pilihan manajemen kon!lik, memilih kondisi yang paling sesuai untuk situasi
mereka sendiri