KERTAS PENERANGAN

Basic Business Administration

(BPM 203)

MODUL 1 : EXPOSE TO OFFICE ORGANISATION /
PENDEDAHAN KEPADA ORGANISASI PEJABAT




Pengenalan kepada topik:
Hari ini, komunikasi adalah elemen yang penting dalam sesebuah organisasi khususnya institusi
sekolah yang terdapat dalamnya pelbagai sumber seperti alatan, bahan dan manusia. Menurut
Lunenberg (1995)

..if the people perform well, the school perform well; if the people
dont perform well, the school doesnt either. The principals job is to
help the school achieve a high level of perform through the utilization
of human and material resources.a principals job is to get done by
working with and through other people.

Kenyataan ini jelas sekali menunjukkan bahawa manusia adalah sumber utama di sesebuah
sekolah. Manakala prestasi dan kejayaan sekolah pula bergantung kepada aktiviti sumber
manusia dalamnya. Oleh itu pengetua sebagai pengurus haruslah dapat berkomunikasi dengan
berkesan bagi mencapai matlamat organisasinya.

DEFINISI ORGANISASI

Organisasi adalah dianggotai oleh sekumpulan individu yang bekerja bersamasama ke
arah mencapai matlamat yang sama.

Organisasi sebagai satu unit sosial yang mengandungi manusia yang bekerjasama dan
saling bergantungan antara satu sama lain bagi mencapai matlamat setiap manusia itu
dan organisasinya

Struktur organisasi yang diwujudkan harus membantu pihak organisasi mencapai
kejayaan kejayaan.





KERTAS PENERANGAN
Basic Business Administration
(BPM 203)

1.1 a.Menamakan jabatan utama antara organisasi
Contoh 1: Syarikat biskut QC










b. Jenis tugas yang diperolehi antara setiap jabatan.
Contoh 1: jenis tugasan yang diperolehi
Lembaga Pengarah Tugas dan tanggung-jawab utama lembaga pengarah terbahagi kepada 2 :-

1. Berkaitan dengan hal-ehwal syarikat. Contohnya, membantu pihak pengurusan menentukan
hala tuju syarikat, menilai prestasi bisnes, memastikan perancangan dilaksanakan dan sumber
hasil syarikat digunakan dengan betul serta membuat keputusan bagi kepentingan syarikat.

2. Memastikan syarikat melaksanakan kewajipan dan tanggung-jawabnya seperti dituntut oleh
pihak berkuasa daripada segi undang-undang. Antaranya :-

i. Memastikan rekod perakaunan dan rekod kewangan syarikat disimpan dan diselenggara
dengan betul.
ii. Memastikan rekod perakaunan diaudit oleh juruaudit bertauliah.
iii. Memastikan laporan tahunan syarikat difailkan kepada Pendaftar Syarikat.
iv. Memastikan segala keperluan dan tuntutan undang-undang pada syarikat dipatuhi.
Contohnya, pengambilan pekerja asing secara halal.

Peranan pengarah syarikat adalah sama seperti mana peranan pemegang amanah. Amanah
yang dipegang oleh pengarah syarikat adalah pada 3 pihak utama
iaitu syarikat, pemiutang dankakitangan syarikat.

Pengarah Urusan 1.membuat keputusan bagi pihak syarikat dalam bidang yang diperuntukkan
2.bertanggungjawab secara am untuk memberi tunjuk ajar kepada agen2 dan pekerja2
syarikat dalam melaksanakan tugas2 mereka
3.memastikan syarikat dijalnkan mengikut akta syarikat
Lembaga Pengarah
Pengarah Urusan
Pengarah Pemasaran
Pengarah Pengeluaran
Pengurus penjualan
Pengurus pengiklanan
Pengurus Penyelidikan
Pengurus pembuatan
Pengurus kawalan Mutu
KERTAS PENERANGAN
Basic Business Administration
(BPM 203)
Pengarah pemasaran -



Pengarah pengeluaran -Mencari input atau sumber mentah untuk tujuanpengeluaran.
-Memastikan kualiti input dan pengeluaran.
-Menyediakan jadual pengeluaran danmengumumkannya kepada semua ahli syarikat.
-Memastikan keselamatan stok.
-Memastikan semua produk dan projek perkhidmatandihasilkan mengikut jadual yang
ditetapkan.
-Memastikan stok sentiasa cukup untuk dijual
Pengurus penjualan , mengarah, serta menyelaras aktiviti jualan dan pemasaran perusahaan
atau organisasi berkenaan;
jualan dan penilaian pasaran;
erkhidmatan pelanggan dan
perkhidmatan lepas jualan serta memelihara hubungan baik dengan pelanggan;
produk, kawasan jualan berdasarkan kedudukan geografi, belanjawan promosi jualan, kaedah
jualan, standard perkhidmatan pelanggan, insentif khas, dan kempen khas;

Pengurus pengiklanan
bagi perusahaan atau organisasi berkenaan;

televisyen, pertubuhan sukan dan kebudayaan, dan agensi pengiklanan;

undang-undang, media massa, dan orang awam tentang rancangan, pencapaian dan
pandangan perusahaan, atau organisasi berkenaan;

kemanusiaan, dan organisasi yang bukan mengaut keuntungan;
an memastikan sumber digunakan dengan cekap;

Pengurus penyelidikan
sama ada secara dalaman atau yang ditugaskan daripada organisasi penyelidikan luar;
han program penyelidikan dan pembangunan perusahaan atau
organisasi dengan menetapkan matlamat dan keperluan belanjawan;



Pengurus pembuatan

barangan;


perbelanjaan;

Pengurusan kawalan Mutu
-mengawal mutu barang
-memantau proses kerja
-membuat analisis mutu produk



KERTAS PENERANGAN
Basic Business Administration
(BPM 203)
1.2 Menerangkan kepentingan komunikasi/ kerjasama antara jabatan.
Definisi Komunikasi dan Proses Komunikasi
Komunikasi adalah proses penyampaian maksud/mesej oleh individu kepada individu lain.
Kemahiran berkomunikasi amat penting dalam hubungan antara individu. Ini kerana individu
terlibat dalam perhubungan kemanusian
Proses Komunikasi
Komunikasi adalah proses yang memerlukan kedua-dua pihak penghantar memulakan
memulakan proses dan penerima melenkapkan proses
1.1.1 Elemen Proses Komunikasi
Individu yang aktif menggunakan 60% dari masa mereka untuk berkomunikasi. Semasa
berkomunikasi terdapat 6 elemen utama terlibat dalam aktiviti tersebut.
a. Pemberi/Penyampai Mesej (Enkod)
Individu yang menunjukkan perlakuan berkomunikasi. Perlakuan berkomunikasi lisan dan tanpa
lisan
b. Penerima Mesej (Dekod)
Individu yang memahami maksud yang disampaikan oleh penyampai mesej/maklumat
c. Mesej
Maksud/fakta/niat yang difahami oleh penerima mesej
d. Saluran
Ialah media penyampai maklumat dan pemberi mesej kepada penerima mesej. Saluran yang
paling asas ialah melalui pendengaran dan penglihatan. Saluran tambahan adalah seperti media
elektronik(televisyen,radio,internet) dan media masa (majalah,lukisan, gambar, simbol-simbol,
bahasa isyarat atau bahan cetakan ) yang lain.
e. Maklumbalas
Ialah perlakuan yang ditunjukkan oleh penerima penerima mesej sebagai tindakbalas kepada
mesej yang disampaikan oleh penyampai mesej
f. Konteks
Ialah keadaan ( situasi ) penyampaian mesej dari pemberi mesej kepada penerima mesej
( contoh: masa, persekitaran fizikal, jumlah peserta dan sebagainya ).

KERTAS PENERANGAN
Basic Business Administration
(BPM 203)
Proses Komunikasi digambarkan seperti Rajah 1.1

Rajah 1.1 : Proses Komunikasi
1.2 Kepentingan Komunikasi (umum)
1.2.1 Mengeratkan perhubungan
Keupayaan berkomunikasi secara berkesan samada secara lisan atau tanpa lisan akan dapat
mengambarkan tahap hubungan antara individu.
1.2.2 Menyampaikan Maklumat, Arahan dan Pesanan
Maklumat, arahan dan pesanan yang tepat hanya akan dapat disampaikan jika amalan
komunikasi berkesan dilaksanakan dalam organisasi, institusi keluarga dan sebarang pertubuhan
yang menggunakan medium komunikasi.
1.2.3 Keberkesanan Pengajaran dan Pembelajaran
Dalam aspek pengajaran dan pembelajaran keupayaan pelajar mendapatkan semaksimum ilmu
bergantung kepada tahap keupayaan pensyarah dan pelajar menguasai komunikasi berkesan.
Pensyarah harus meningkat penguasaan dalam menyampaikan ilmu manakala pelajar harus
meningkatkan keupayaan menerima ilmu yang maksimum.
KERTAS PENERANGAN
Basic Business Administration
(BPM 203)
1.2.4 Menentukan Kekuatan Jati Diri
Ramai negarawan yang mempunyai tahap komunikasi lisan dan tanpa lisan yang berkesan
berjaya menjadi negarawan ulung, seperti Sukarno (menguasai lima bahasa)di Indonesia, Anwar
Ibrahim dan Mahathir Muhamad di Malaysia, Mahatma Gandhi di India dan ramai lagi. Mereka
bukan sahaja mengusai lebih dari satu bahasa tetapi seorang pemidato yang hebat.
1.2.5 Luahan Perasaan dan Persepsi
Perasaan manusia boleh digambarkan melalui luahan kata-kata atau gerak badan, penulisan,
lukisan atau lakonan. Seorang kanak-kanak yang merengek bertujuan menarik perhatian ibunya
untuk menghilang rasa dahaga, perasaan kasih sayang juga wujud di antara ibu bapa dan anak-
anak, diantara adik beradik dan diantara pemimpin dan pengikut. Kasih sayang merupakan
komunikasi tersemat di hati, anugerah Ilahi.
1.3 Jenis-jenis Komunikasi
Kaedah yang biasa digunakan untuk membahagikan komunikasi ialah dengan mengambil kira
aktiviti percakapan sebagai asas pembahagian jenis komunikasi, Komunikasi boleh dibahagikan
kepada dua jenis komunikasi lisan dan bukan lisan. Komunikasi bukan lisan bukan sahaja
terbatas kepada penulisan, tetapi juga merangkumi aspek-aspek perbuatan (atau kelakuan),
bahasa isyarat dan mesej paralinguistik. Dengan itu, seseorang boleh menyampaikan maklumat
tanpa sebarang penulisan atau percakapan kepada orang lain dengan syarat orang yang lain itu
memahaminya.
1.3.1 Komunikasi lisan
Komunikasi yang diucapkan oleh penghantar mesej (enkod) dan diterma oleh penerima mesej
(dekod) dan mesej itu difahami. Contohnya ialah dua orang yang sedang berbual. Medium lain
juga selalu digunakan dalam berkomunikasi seperti penghantaran surat, penggunaan telefon,
pesanan ringkas (SMS), pesanan elektronik ( e-mail ), buku dan akhbar.
1.3.2 Komunikasi Bukan Lisan
Ia adalah maklumat yang tidak diucapkan atau bukan bentuk penulisan. Ini termasuklah:
Bahasa Badan/ body language
i. Muka :Muka anda dapat menyampaikan maklumat kepada orang lain. Iannya mengambarkan
kesedihan, kegembiraan, terkejut, marah dan malu
ii. Gaya Badan :Ini termasuk cara anda bertingkahlaku, contohnya cara anda berjalan bergerak
dan berlari. Gaya badan dapat menyampaikan maklumat dalam berkomunikasi. Antara maklumat
tersebut termasuklah keyakinan, kebimbingan, ketakutan, tertarik, status dan keagresifan.

KERTAS PENERANGAN
Basic Business Administration
(BPM 203)
iii. Gerakan Badan : Anda boleh menyampaikan maklumat kepada orang lain dengan
menggunakan gerakan badan dan lambang. Contohnya bye-bye dan lain-lain.
iv. Penampilan Diri : Pakaian menggambarkan gaya dan perwatakan peribadi seseorang. Gaya
berpakaian memberikan maklumat yang menjadi tanggapan pertama kepada orang lain. Ini
akan mempengaruhi proses komunikasi selanjutnya. Cara anda menyikat rambut termasuklah
dalam cara penampilan diri. Penampilan diri dapat melambangkan maklumat tentang tahap
ekonomi, tahap pendidikan, kepercayaan dan kedudukan sosial.
Tujuan berkomunikasi
a. memberi arahan
b. memberi maklumat
c. memberi motivasi
d. menyelesaikan masalah
e. untuk tujuan mengajar atau mendidik
f. untuk mengemukakan buah fikiran
g. tujuan mengingatkan
h. untuk tujuan hiburan
***Kepentingan berkomunikasi antara jabatan***
a. memudahkan proses penyebaran maklumat
b. membentuk kerjasama antara organisasi
c. melicinkan proses urusan antara jabatan








KERTAS PENERANGAN
Basic Business Administration
(BPM 203)
1.3 Kepentingan carta organisasi dalam sesebuah organisasi.
Carta organisasi
- ditakrifkan atau diertikan sebagai Satu bentuk rajah grafik yang menunjukkan struktur
susunan , kedudukan tempat atau posisi seseorang individu di dakam sesuatu irganisasi selaras
dengan bidang kuasa ( authority) , tugas dan tanggungjawabnya.
- Satu Encyclopedia Perancis yang diterbitkan antara tahun 1751 dan 1772 mempunyai satu
carta organisasi pengetahuan umum yang pertama. Seorang jurutera Amerika-Scotland Daniel
McCallum dikreditkan untuk mewujudkan carta organisasi perniagaan yang pertama di Amerika
sekitar tahun 1854.
Carta Organisasi bukan sekadar bertujuan memaparkan bagaimana sesebuah organisasi itu perlu
ditadbirkan mengikut struktur operasi organisasi itu tetapi carta itu menggariskan dengan jelas
bidang tanggungjawab tiap-tiap anggota organisasi itu.
-Setiap individu itu perlulah diberikan peranan yang khusus supaya tidak berlaku pertindihan
tugas dan kekeliruan yang akan menghalang dan mejejaskan kelicinan perjalanan organisasi itu.
-Carta organisasi merupakan gambarajah yang menunjukkan fungsi-fungsi jabatan , unit-unit ,
atau individu-individu dan bagaimana mereka berkait antara satu sama dengan lain .Unit unit
yang berasingan ditunjukkan dalam kotak-kotak segiempat yang berasingan. Kotak-kotak ini
pula terus dihubungkan antara satu sama lain menggunakan garisan terus . Garisan ini juga dapat
menunjukkan rantaian perintah dan saluran rasmi komunikasi antara unit dalam organisasi.
Secara umumnya carta organisasi dapat menunjukkan lima aspek pengurusan berikut:
a) Pembahagian Kerja
b) Hubungan ketua-pekerja bawahan
c) Jenis kerja yang dijalankan
d) Pengumpulan bahagian-bahagian kerja
e) Tingkat pengurusan





KERTAS PENERANGAN
Basic Business Administration
(BPM 203)
Contoh Gambarajah Carta Organisasi Kolej Vokasional Kuala Selangor



























ABDUL HAMID BIN SUHANI
PENGARAH
HARLINA BT ZAKARIA
KETUA JABATAN
PERNIAGAAN
KHAIRUL AZNAN BIN
KASIM
KETUA JABATAN
MOHD FAUZI BIN MOHD
JOHARI
KETUA JABATAN
TEKNOLOGI MAKLUMAT
NURHAMISAH BINTI
AHMAD
KETUA UNIT
NORHAYATI BT ABD RAHMAN
TIMBALAN PENGARAH AKADEMIK
AZMI BIN MISANI
KETUA UNIT JAMINAN KUALITI
AHMAD BIN ABD RAZAK
TIMBALAN PENGARAH SOKONGAN
AKADEMIK
ZARINA BINTI
SALLEH
KETUA
JABATAN
HOSPITALITI
HASNAH BT ZAKARIA
KETUA JABATAN PENILAIAN
& PENTAKSIRAN
AAZLIZA BINTI ABU
BAKAR
KETUA UNIT
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN
ROZMAN BIN
ABD AZIZ
KETUA UNIT
PERHUBUNGAN
AWAM
MOHAMAD BIN ISMAIL
KETUA JABATAN
PENYELENGGARAAN
NORAZURA BT MAHAT
KETUA UNIT
RAZILULDIN BIN
ABDULLAH
KETUA UNIT
SUKAN &
KOKURIKULUM
SITI SALMIAH BINTI HSAN
KETUA UNIT HUBUNGAN
INDUSTRI
AZLIWATI
BINTI MOHD
SHUID
KETUA UNIT
PUSAT
SUMBER
NAZRI BIN
ZAINURI
KETUA UNIT
TEKNOLOGI
MAKLUMAT
ROSNITA BINTI
ASPAN
KETUA JABATAN
TELEKOMUNIKASI
KERTAS PENERANGAN
Basic Business Administration
(BPM 203)
1.4 Prinsip tugas dan tanggungjawab ketua jabatan
Contoh Ketua jabatan sekolah:
-bertanggungjawab melaksanakan dasar yang telah ditetapkan oleh Kerajaan melalui rancangan
jangka panjang dan pendek seperti Rangka Rancangan Jangka Panjang Kedua (RRJP2) dan
Rancangan Lima Tahun. Pelaksanaan dasar dan program ini memerlukan perancangan rapi dan
bersepadu oleh setiap kementerian dan jabatan bagi merealisasikannya dalam bentuk projek dan
aktiviti tahunan jabatan. Dalam usaha ini, ketua jabatan perlu menggembleng segala sumber
yang ada dalam organisasinya secara optimum dari segi kos, kuantiti, kualiti dan masa.
Keberkesanan ketua jabatan menunaikan tanggungjawab ini bergantung kepada kebolehannya
mengurus sumber manusia di bawah pimpinannya.
-.Selaras dengan peranan dan tanggungjawab ini serta tujuan Sistem Penilaian Prestasi, ketua
jabatan hendaklah
(i) menentukan arah haluan, matlamat dan sasaran kerja organisasinya selaras dengan dasar dan
rancangan Kerajaan.
(ii) mewujudkan sistem kerja dan komunikasi yang berkesan bagi pencapaian sasaran kerja yang
ditetapkan.
(iii) mendapatkan komitmen daripada segenap lapisan anggota organisasinya melalui gaya
pengurusan berbentuk penyertaan (participative style of management).
(iv) memberi penekanan terhadap kemajuan kerjaya anggota dalam organisasinya.











KERTAS PENERANGAN
Basic Business Administration
(BPM 203)
LATIHAN
1. Organisasi dianggotai oleh __________________________________________ke arah
mencapai matlamat yang sama.
2. Organisasi sebagai
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
3. Senaraikan 5 jabatan utama antara organisasi.
----------------------------------------
----------------------------------------
----------------------------------------
----------------------------------------
----------------------------------------
4. Definisi komunikasi
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
5. Senaraikan 5 tujuan berkomunikasi
a)
b)
c)
d)
e)

6. Apakah lima aspek pengurusan carta organisasi.
i.
ii.
iii.
iv.
v.