TUGAS INTERNAL AUDIT

CHAPTER 16
Tri Septian Rizki Aditya
040710736
DOCUMENTING RESULTS THROUGH
PROCESS MODELING AND WORKPAPERS
16.1 Internal Audit D!u"ent# Re$uire"ent
Dokumentasi internal audit mengacu pada laporan audit diterbitkan,
rencana kegiatan, dan bahan lain yang mendukung laporan, lembar kerja audit,
key meeting minute, alat audit dengan bantuan komputer dan teknik (CAATTs)
bahan, dan data lain serta informasi untuk mendukung internal audit. Tentu saja,
fungsi internal audit harus menetapkan dan mengikuti beberapa standar
minimum retensi dokumentasi.
SC mengharuskan bah!a catatan disimpan untuk tujuh tahun setelah
auditor menyimpulkan audit atau mere"ie! laporan keuangan. #ntuk internal
audit, periode retensi catatan akan menjadi minimal tujuh tahun setelah laporan
audit dikeluarkan. Sebuah fungsi internal audit harus mengatur untuk
mempertahankan semua catatan penting dari internal audit untuk periode
retensi tujuh tahun. $erikut adalah tiga aspek penting dokumentasi internal
audit.
%roses pemodelan
&embar kerja audit
Dokumen manajemen
'nternal auditor kadang memulai proses auditnya dari area baru dimana
tidak adanya laporan audit sebelumnya atau belum pernah dilakukan audit pada
bagian tersebut dan mungkin dokumentasi perusahaan yg minim tentang bagian
tersebut. 'nternal auditor perlu mengamati operasi, laporan tinjauan dan
prosedur, dan mengajukan pertanyaan untuk mengembangkan pemahaman dari
proses baru. Dokumentasi yang dihasilkan penting untuk memahami lingkungan
pengendalian internal dan untuk membuat rekomendasi(konsultasi yang
bersangkutan pada saat yang tepat.
Pr#e# %e"delan
%roses pemodelan adalah cara yang membantu auditor internal mena"igasi
melalui kegiatan )
Dimana kita berada sekarang
*emana kita harus pergi
*ita berasal darimana
Cara untuk ke tempat tujuan
%roses pemodelan merupakan suatu bentuk peta untuk membantu auditor
mena"igasi melalui serangkaian kegiatan yang diamati. +amun, proses
pemodelan yang baik adalah jalur yang menunjukkan bagaimana mendapatkan
dari satu titik ke titik lain dengan jalan yang lebih sederhana. %roses pemodelan
merupakan alat penting auditor internal baik untuk re"ie! dari proses
perusahaan yang ada dan untuk menyarankan daerah untuk perbaikan.
Le"&ar 'er(a
&embar kerja adalah dokumen(dokumen yang menggambarkan kerja
internal auditor dan menyediakan dasar dan pemahaman untuk internal audit.
&embar kerja internal audit juga dapat memiliki makna hukum. &embar kerja
internal audit adalah catatan pokok pekerjaan tampilan audit dan pada suatu
saat mereka dapat memberikan bukti tentang apa yang terjadi atau tidak terjadi
saat pengadutian berlangsung.
,ungsi utama dari lembar kerja auditor meliputi)
( Dasar perencanaan audit. &embar kerja audit sebelumnya dari auditor dengan
informasi latar belakang untuk melakukan re"ie! saat ini di daerah secara
keseluruhan yang sama.
( -ekaman audit yang dilakukan. &embar kerja menjelaskan tampilan audit saat
ini dan juga memberikan referensi ke sebuah program audit yang dibentuk.
( %enggunaan audit.
( Deskripsi situasi minat khusus. Seperti kebijakan dan prosedur, akurasi,
e.siensi, kinerja personil, atau potensi penghematan biaya.
( Dukungan untuk kesimpulan audit tertentu. &embar kerja memberikan materi
pembuktian yang cukup yang akan disertakan dalam laporan audit.
( -eferensi sumber. &embar kerja dapat menja!ab pertanyaan tambahan yang
diajukan oleh manajemen maupun oleh auditor eksternal.
( Staf penilaian kinerja staf selama audit secara langsung tercermin dalam atau
ditunjukkan oleh lembar kerja.
) Le"&ar 'er(a #tandar
&embar kerja dirancang terutama untuk mendukung internal audit indi"idu
dan dapat digunakan oleh anggota lain dari fungsi internal audit, termasuk
pengelolaan dan jaminan kualitas. &embar kerja harus mengikuti serangkaian
standar yang konsisten dan dapat berdiri sendiri. &embar kerja standar audit
internal harus mencakup bidang(bidang)
( -ele"ansi untuk tujuan audit
( %enyingkatan detail
) Le"&ar 'er(a d'u"en r*ani#a#i
Seperti halnya dalam sistem pengarsipan manual, bahan lembar kerja
diklasi.kasikan menurut jenis dasar mereka dan dikelompokkan bersama dalam
sebuah .le. &embar kerja dapat dipisahkan ke dalam bidang audit yang luas)
,ile permanent
,ile administrasi
,ile prosedur audit
) Le"&ar 'er(a te'ni' %er#ia%an
%roses rinci mensyaratkan bah!a auditor internal mengikuti standar
departemen audit secara keseluruhan untuk persiapan lembar kerja dan juga
membuat lembar kerja mudah untuk diikuti dan dipahami. $agian yang penting
adalah untuk memastikan bah!a semua anggota staf audit internal memahami
tujuan dan lembar kerja audit mereka.
) Le"&ar 'er(a tin(auan %r#e#
Terdapat adanya peninjauan terhadap inisial reviewer dan tanggal pada
setiap lembar lembar kerja. $eberapa fungsi internal audit menyiapkan
memorandum atau checklist e"aluasi lembar kerja untuk sifat dokumen dan
tingkat tinjauan mereka. %roses re"ie! !orkpaper harus selalu dilakukan
sebelum penerbitan laporan audit .nal.
/. Catatan D'u"en Mana(e"en
Catatan dokumen manajemen merupakan cara untuk mempertahankan
catatan organisasi dari !aktu ke !aktu. 0al ini dapat meliputi klasi.kasi,
penyimpanan, pengamanan, dan kehancuran (atau dalam beberapa kasus,
pelestarian arsip) catatan. Catatan dokumen manajemen melibatkan)
1. %erencanaan kebutuhan informasi dari sebuah organisasi
2. 3engidenti.kasi kebutuhan informasi rahasia
/. 3embuat, menyetujui, dan menegakkan kebijakan dan praktek tentang
catatan, termasuk organisasi mereka dan pengeluaran
4. 3engembangkan rencana penyimpanan catatan, yang mencakup jangka
pendek dan jangka panjang catatan .sik dan informasi digital
5. 3engidenti.kasi, mengelompokkan, dan menyimpan catatan
6. *oordinasi akses ke catatan internal dan di luar organisasi,
menyeimbangkan persyaratan kerahasiaan bisnis, data pribadi, dan akses
publik.
7. %elaksana kebijakan retensi dari penjualan catatan yang tidak lagi
diperlukan untuk alasan operasional, sesuai dengan kebijakan organisasi,
persyaratan hukum, dan peraturan lain ini mungkin melibatkan
penghapusan atau pelestarian arsip permanen.
.
16.+ Pr!e## Mdelin* ,r Internal Auditr#
3odel proses adalah suatu bentuk peta8bagan yang dapat membantu
auditor internal untuk mengendalikan proses melalui serangkaian aki"itas
pengamatan. Dengan ini maka internal auditor bias mendapatkan informasi yang
mereka butuhkan dengan lebih jelas dan detail. $erikut adalah langkah(langkah
yang dilakukan oleh auditor internal )
Under#tandin* t-e Pr!e## Mdelin* Hierar!-.
Disini internal auditor harus memahami bagaimana satu proses dengan
proses yang lain saling berhubungan. $eberapa proses kunci yang membantu
internal auditor untuk berkomunikasi lebih baik kepada lainnya,
Sistem
%roses
Akti"itas
%elanggan eksternal
%elanggan internal
De#!ri&in* and D!u"entin* Ke. Pr!e##
Deskripsi proses disiapkan oleh auditor internal,dimana harus menjadi
bagian dari kertas kerja audit untuk ditinjau sebagai penjelasan dalam bagian
selanjutnya. Tujuan mereka adalah untuk menggambarkan aliran input dan
output antara kegiatan proses. Audit internal menggembangkan pendekatan
standar dan konsisten untuk diagram aliran prosesnya. Dua pendekatan yang
paling mudah digunakan dan dipahami adalah )
1. 'nput8output process 9o!charts
%endekatan ini baik digunakan untuk objek yang berhubungan dengan
objek .sik. ,okusnya adalah pada objek pasif yang sedang dikonsumsi,
diproduksi atau diubah oleh akti"itas proses.
2. :ork(9o! description process 9o!charts
%endekatan ini menekankan pada urutan kegiatan daripada akti"itas
yang tidak bekerja.
Pr!e## Mdelin* and t-e Internal Audit
3odel proses adalah alat yang penting bagi auditor internal yang
digunakan baik untuk mengkaji proses perusahaan yang ada maupun untuk
menyarankan bagian mana yang membutuhkan perbaikan.
16./ Internal Audit Wr'%a%er#
:orkpaper merupakan bukti audit untuk mendeskripsikan hasil dari
internal audit. $ukti audit yang didokumentasikan pada kertas kerja auditor,
seharusnya cukup untuk mendukung asersi audit dan kesimpulannya. fungsi
utama dari kertas kerja auditor mencakup )
1. Dasar untuk merencanakan audit
2. %encatatan dari kinerja audit
/. %enggunaan selama audit
4. Deskripsi situasi yang diperhatikan
5. 3endukung kesimpulan audit spesi.k
6. Sumber referensi
7. %enilaian staf
;. *oordinasi audit
a. :orkpaper standard
'nternal auditor harus mencatat informasi rele"an untuk mendukung
kesimpulan dan hasil perikatan. Standard kinerja internal audit harus mencakup
area(area seperti)
a. -ele"ansi untuk audit objektif
b. %enyingkatan (condensation) dari detail
c. *ejelasan dari presentasi
d. *ecermatan kertas kerja
e. Tindakan dalam item terbuka
f. Standard bentuknya, yang mencakup )
%reparation of headings
nterprise
+eatness and legibility
Cross(inde<ing
b. :orkpapers formats
<hibit 16.5 menunjukkan kertas kerja yang dipersiapkan secara manual
dari audit operasional atas obser"asi persediaan .sik.
c. :orkpaper document organi=ation
#ntuk kebanyakan internal audit, kertas kerja dapat dipisahkan dalam
beberapa area audit)
1. ,ile permanen
$eberapa data mungkin mencakup )
*eseluruhan chart audit atas unit audit
Chart dari akun dan salinan dari kebijakan utama dan
prosedur
&aporan keuangan mengenai entitas potensial yang berguna
untuk data analitis
Salinan dari laporan audit terakhir, program audit yang
digunakan
'nformasi tentang audit unit
'nformasi logistic untuk membantu auditor selanjutnya
2. ,ile administrati"e
:orkpaper administratif .les mungkin tidak dibutuhkan untuk audit
kecil.
/. ,ile prosedur audit
&istings of completed audit procedures
Completed >uestionnaries
Description of operations procedures
-e"ie! acti"ities
Analysis and schedules pertaining to .nancial statements
nterprise documents
,inding points sheet, super"isor notes, or draft of reports
Audit bulk .les
d. :orkpaper preparation techni>ues
Dalam mempersiapkan !orkpapers, melibatkan drafting audit comment
dan membuat skedul untuk mendeskripsikan kerja audit dan mendukung
kesimpulannya. Aspek penting adalah meyakinkan atau memastikan bah!a
semua member dari sta? internal audit memahami tujuan dan kritikal dari audit
!orkpapers. 3empersiapkan secara manual maupun menggunakan sistem
computer(based, audit !orkpaper harus memiliki inde<ing dan standar notasi
yang akan menjadikan re"ie! menjadi mudah dan profesional audit lainnya.
(') :orkpaper inde<ing and cross(referencing
Cross(references dan notasi membuat auditor atau re"ie!er mengambil
referensi signi.kan dan menelusuri kembali original citation(nya atau
sumbernya. 'nde< number pada !orkpaper, sama seperti "olume dan
nomor halaman dalam published book.
('') Tick 3arks
Tick marks merupakan form manual auditor atau notasi menggunakan
pensil. Auditor dapat mengembangkan particular mark untuk
mengindikasikan gi"en "alue dalam skedul keuangan cross(foots ke other
related "alues dan tick mark lain untuk mengindikasikan pada trial
balance.
(''') -eferences to e<ternal audit sources
'nternal auditor kadang mencatat informasi yang diperoleh dari sumber
luar. %enting untuk mencatat sumber seperti komentar langsung pada
!orkpaper. Auditor butuh referensi hukum dan regulasi untuk mendukung
kerja auditnya.
('@) :orkpaper -ough +otes
Saat inter"ie!, internal auditor membuat "ery rough notes, penulis
personal form of shorthand readable only by the author. Auditor harus
menulis atau memasukkan ulang rough notes ini ke komentar !orkpaper.
*arena ada alasan untuk re"ie! lagi, original note sheets harus termasuk
dalam !orkpaper, terletak di belakang !orkpaper manual binder atau di
bagian .le.
e. :orkpaper -e"ie! %rocesses
$ergantung pada ukuran staf audit dan kepentingan relatif dari gi"en
audit, mungkin ada multiple re"ie! atas !orkpaper, satu melalui in(charge
auditor, dan lainnya melalui senior member dari manajemen internal audit.
$eberapa internal audit function menyiapkan memorandum atau !orkpaper
re"ie! checklist untuk dokumen dan perluasan re"ie!nya. %oin dari re"ie! ini
atau pertanyaan may simply highlight electrical errors, seperti missing cross(
references. %ertanyaan ulang harus kembali diajukan, dan re"ie!er harus
mengambil tanggung ja!ab untuk memastikan bah!a open >uestions telah
diatasi. %roses re"ie! !orkpaper memastikan bah!a semua report .ndings
memiliki dukungan melalui bukti audit sebagai dokumentasi dalam !orkpaper.

16.0 Internal Audit Re!rd# Mana*e"ent
*ebutuhan yang penting untuk praktik manajemen dokumen untuk
internal audit function dalam lingkungan hari ini dalam auditor laptops dan
!ireless net!ork )
D!u"ent #tandard# 1 re2ie3 %r!e##e#
'nternal audit butuh membuat standar untuk soft!are yang digunakan,
laptop computer "on.guration,dokumen umum dan template standards.
Tujuannya agar semua menggunakan e>uipment yang sama dengan format dan
standar. %roses formal dan aman harus diset dalam tiap skedul audit. %ada
kesimpulan audit, material !orkpaper dapat dido!nload ke system pusat ser"er
department audit.
4a!'u%5 #e!urit.5 1 !ntinuit.
#ntuk personal emails, internal auditor dapat menggunakan salah satu
small portable ser"ices. %engamanan yang dibuat dan pengendalian pass!ord
harus diinstal, seperti jika system dicuri, kontennya tidak bisa dengan mudah
diakses. %rosedurnya juga membuat .le internal audit untuk di backed up dan
dido!nload ke sistem ser"er internal audit pada regular basis
Hard3are 1 #,t3are re#ur!e "ana*e"ent
Dengan relati"ely eAcient dan lo!er B cost resources yang tersedia, tidak
ada alas an kenapa internal audit function tidak punya system ser"er terdedikasi
untuk tujuan internal audit
CAATT Re%#itr.
Setiap usaha yang dibuat grup dan organi=e sumau CAATT B related
materials dengan catatan !orkpaper internal audit
Audit re%rt#5 ri#' "ana*e"ent5 1 internal audit ad"ini#tratin
'nternal audit butuh persiapan dan distribusi a alarge body of material,
ternasuk laporan audit, risk management analysis, budgets, dan komunikasi
dengan audit komite. Dokumen 7 tahun menggunakan rule should appaly ke
catatan administrati"e internal audit, dan ditempatkan dalam folder aman dalam
sisten ser"er departemen audit.
16.6 Pentin*n.a Mend'u"enta#i'an Internal Audit
Dokumentasi yang cukup itu dibutuhkan untuk menampilkan keseluruhan
proses internal audit. Chapter ini menekankan pada pentingnya kertas kerja
audit untuk akti"itas internal audit sebaik proses untu k menampilkan deskripsi
dari akti"itas perusahaan. *emampuan untuk mempersiapkan deskriptif dan
efekti"ias kertas kerja sebagai kunci dari internal C$Ck yang diminta. Dalam hal
ini semua auditor internal dari CA sampai sta? audit, harus menyesuaikan diri
dengan banyak peralatan T' yang disediakan untuk mendeskripsikan dan
mendokumentasikan proses internal audit.