Siklus Pembelian

I. Pengertian Siklus Pembelian

Siklus pembelian adalah suatu kegiatan atau transaksi pembelian, baik itu secara tunai
maupun kredit dalam suatu organisasi.
Sistem Informasi Akuntansi Pembelian berarti suatu sistem pembelian atau suatu sistem
transaksi untuk mendapatkan barang-barang baik secara kredit maupun secara tunai di dalam
suatu organisasi / perusahaan yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi,
media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi
yang penting, memberi sinyal kepada management dan menyediakan suatu dasar informasi
pembelian untuk pengambilan keputusan yang cerdik.
Siklus pembelian terdiri atas :
. Pembelian !unai berdasarkan pena"aran supplier
#. Pembelian !unai berdasarkan inisiatif perusahaan
$. Pembelian kredit berdasarkan pena"aran supplier
%. Pembelian kredit berdasarkaninisiatif perusahaan
II. RISIKO DALAM SIKLUS PEMBELIAN
Sistem informasi pembelian dibangun dengan tujuan untuk:
a. &emasikan bah"a perusahaan membeli barang yang dibutuhkan dengan tepat "aktu.
b. &emastikan bah"a p"rusahaan tidak terlambat membayar utang yang telah jatuh tempo.
c. &emastikan bah"a perusahaan membayar utang untuk barang yang benar-bebar
diterima.
d. &emastikan bah"a tidak ada peluang kecurangan dalam siklus pembelian yang dapat
dimanfaatkan oleh karya"an.
Sedangkan resiko dalam siklus pembelian antara lain meliputi:
a. Perusahaan kehabisan stok barang karena terlambat memesan barang kepada pemasok.
b. Salah membeli barang yang tidak dibutuhkan.
c. Salah membeli barang yang harganya terlalu mahal.
d. 'agian penerimaan barang menerimaan pesanan yang tidak sesuai (tidak sesuai dalam
jumlah atau jenis).
e. Salah tagih.
f. *alai tidak membayar utang.
g. *alai membayar dua kali untuk satu utang yang sama.
h. +ata pembelian jatuh ke tangan pihak yang tidak dikehendaki.
i. ,erusakan data karena ada -irus atau karena kerusakan hard"are komputer.
III. PENGENDALIAN UNUK SIKLUS PEMBELIAN
Pengendalian diharapkan dapat meminimalkan setiap resiko.pengendalian yang dapat
diterapkan dalam siklus pembelian antara lain:
. 'agian pembelian perlu menganalisis perputaran setiap jenis persediaan untuk
mengetahui persediaan yang laris dan digemari oleh pelanggan.
#. Perusahaan perlu meminta pena"aran harga dari beberapa pemasok. .ntuk
pengeluaran besar perusahaan dapat melakukan lelang untuk mendapatkan harga
yang bagus. dengan adanya pena"aran harga lebih dari satu pemasok, maka pemasok
yang tidak efisien akan sulit bersaing dengan pemasok yang bersih.
$. Perusahaan perlu merancang surat permintaan pembelian untuk memastikan bah"a
departemen pembelian hanya membeli barang yang memang dibutuhkan departemen
lain atau membeli barang dagangan yang memang laris.
%. Perusahaan perlu memiliki surat order pembelian untuk merekam transaksi
pemesanan barang kepada pemasok.
/. Perusahaan perlu memastikan bah"a penerimaan barang benar-benar mengecek
barang yang datang dan menghitung jumlah barang yang datang.
0. Akuntan perlu memiliki arsip faktur pembelian berdasarkan tanggal jatuh tempo
faktur.
1. 'agian utang hanya akan memproses pembayaran utang hanya jika sudah menerima
bukti penerimaan barang dari bagian penerimaan barang. +engan demikian, utang
dilunasi setelah barang diterima.
2. Akuntan perlu mengarsip faktur bersama dengan nota retur, sehingga akuntan
memiliki informasi pasti mengenai berapa utang kepada pemasok dan berapa yang
harus dibayar.
3. 'agian utang harus melakukan pengecekan atas kebenaran perhitungan dalam faktur
dari pemasok.
4. 'agian utang harus mengarsip faktur yang belum lunas terpisah dari faktur yang
sudah lunas.
. Perusahaan harus memastikan bah"a terdapat pemisahan antara bagian pembelian,
bagian penerimaan barang, dan bagian yang ber"enang untuk menandatangani cek.
#. +ata pembelian, maupun data pengeluaran kas perlu dibackup secara teratur.
$. 5ile pembelian dan pengeluaran kas seharusnya hanya boleh diakses oleh karya"an
yang ber"enang.
Pengendalian untuk siklus transaksi pembelian menurut 'odnar meliputi akti-itas :
a) Permintaan pembelian dan penerimaan barang.
b) Akti-itas pembelian.
c) Akti-itas penerimaan barang.
d) Pencatatan utang dagang.
e) Akti-itas pembayaran utang dagang/pengenluaran kas.
f) Akti-itas pencatatan transaksi pada buku besar.
g) Akti-itas pemeriksaan internal (audit internal).
I!. IN"ORMASI #ANG DI$ASILKAN DALAM SIKLUS PEMBELIAN
Salah satu tujuan sistem informasi pembelian adalah untuk menghasilkan ragam
informasi yang dapat membantu perusahaan untuk mengambil keputusan. 'erikut beberapa
informasi yang mestinya bisa dihasilkan oleh sebuah sistem informasi pembelian:
. Saldo utang setiap pemasok.
#. !abel umur utang.
$. .tang yang hampir jatuh tempo.
%. !otal pembelian per bulan.
/. 6etur pembelian per bulan.
!. %ONO$ PROSEDUR PEMBELIAN UNAI PERUSA$AAN &
'erikut merupakan Prosedur Pembelian !unai 'erdasarkan Pena"aran Supplier :
. 'agian supplier mengirimkan SP7 (Surat Pena"aran 7arga) ke bag pembelian.
#. 'agian pembelian menerima SP7 dari pemasok lalu membuat permintaan daftar barang
yang dikirim ke bagian gudang.
$. 'agian gudang menerima permintaan daftar barang lalu membuat daftar barang yang ada
dan dikirimkan ke bagian pembelian.
%. 'agian pembelian menerima daftar barang yang ada lalu memutuskan apakah akan
memesan atau tidak. 8ika tidak akan memesan maka berakhir, tetapi juka mau memesan
maka bagian pembelian akan membuat SPP(Surat Permintaan Pembelian) yang dikirim
ke pemimpin
/. Pemimpin setelah menerima SPP dari bagian pembelian, jika menyetujuinya akan
mengacc SPP. SPP yang telah diacc dikirim ke bagian pembelian
0. 'agian pembelian setelah menerima SPP yang telah diacc akan membuat S9P(Surat
9rder Pembelian) rangkap %. S9P lembar akan dikirimkan kepada supplier,S9P lembar
kedua akan dikirimkan ke bagian gudang, S9P lembar ketiga akan dikirimkan ke bagian
keuangan dan S9P lembar keempat akan disimpan sebagai arsip.
1. Supplier menerima S9P dari bagian pembelian. Setelah itu supplier membuat faktur, lalu
mengirimkan faktur beserta barang yang dibeli kepada bagian pembelian.
2. 'agian pembelian menerima barang dan faktur dari supplier setelah itu mengirimkan
barang beserta faktur kepada bagian gudang
3. 'agian gudang menerima barang dan faktur dari bagian pembelian. 'agian gudang
membuat laporan penerimaan barang rangkap # berdasarkan barang dan S9P. *aporan
penerimaan barang lembar disimpan sebagai arsip, sedangkan lembar kedua dikirim ke
bagian keuangan beserta faktur.
4. 'agian keuangan melakukan pembayaran berdasarkan atas S9P, laporan penerimaan
barang dan faktur. Pembayaran tersebut dikirim ke supplier .
. Supplier setelah menerima pembayaran membuat faktur lunas yang dikirimkan ke bagian
keuangan.
#. 'agian keuangan menerima faktur lunas dan berdasarkan faktur lunas tersebut bagian
keuangan membuat laporan pemeblian tunai rangkap #, lembar pertama kan disimpan
sebagai arsip dan lembar kedua kan dikirimkan ke pemimpin.
'erikut merupakan 5lo"chart Pembelian !unai 'erdasarkan Pena"aran Supplier :

'erikut merupakan Prosedur Pembelian !unai 'erdasarkan Inisiatif Perusahaan :
a) 'agian :udang yang biasanya membutuhkan barang, membuat SPP (Surat Permintaan
Pembelian) rangkap #. *embar dikirim ke 'agian Pembelian, dan lembar # disimpan
oleh 'agian :udang sebagai arsip.
b) 'agian Pembelian menerima SPP lembar dari 'agian :udang. 'erdasarkan SPP lembar
, maka 'agian Pembelian membuat SPP7.
c) SPP7 tersebut dikirimkan ke 'agian Supplier. +an Supplier membuat SP7. SP7 tersebut
dikirimkan ke 'agian Pembelian. 'erdasarkan SP7 tersebut, 'agian Pembelian membuat
S+P (Surat +aftar Pembelian)dikirim ke Pimpinan untuk mendapat persetujuan.
d) 8ika Pimpinan menyetujui S+P tersebut, maka S+P yang telah disetujui dikirimkan
kembali ke 'agian Pembelian. 8ika tidak, maka kembali ke transaksi a"al.
e) 'erdasarkanS+P yang sudah disetujui, 'agian Pembelian membuat S9P (Surat 9rder
Pembelian) rangkap%. *embar ke- dikirim kepada Supplier. *embar ke-# dikirim ke
'agian ,euangan. *embar ke-$ dikirim ke 'agian :udang dan lembar ke-% disimpan
sebagai arsip.
f) Supplier menerima S9P lembar ke- dari'agianPembelian. ,emudian Supplier membuat
faktur rangkap #. *embar ke- dikirim beserta barang pesanan ke 'agian Pembelian.
*embar ke-# disimpan sebagai arsip.
g) 'agian Pembelian menerima faktur beserta barang pesanan dari Supplier. ,emudian,
faktur dan barang dikirim ke 'agian :udang.
h) 'agian :udang menerima barang dan mencatat barang masuk berdasarkan S9P lembar
ke-$ dan membuat *P' (*aporan Penerimaan 'arang) rangkap $. *embar ke-
dikirimkan ke 'agian Pembelian. *embar ke-# dan 5aktur dikirim ke 'agian ,euangan.
+an lembar ke-$ disimpan sebagai arsip.
i) 'agian ,euangan menerima S9P lembar ke-#dan, 5aktur serta *P' lembar ke-# dari
'agian :udang.
j) 'erdasarkan S9P lembar ke-#, 5aktur dari 'agian Pembelian serta *P' lembar ke-#,
'agian ,euangan melakukan pembayaran kepada 'agian Supplier.
k) 'agian Supplier menerima uang dari 'agian ,euangan. Supplier membuat 5aktur *unas
rangkap #. *embar ke- dikirmkan ke 'agian ,euangan dan lembar ke-# disimpan
sebagai arsip.
l) 'agian ,euangan menerima faktur lunas. 'erdasarkan faktur lunas tersebut, 'agian
,euangan membuat *aporan Pembayaran !unai rangkap #. *embar ke- dikirimkan ke
Pimpinan dan lembar ke-# disimpan sebagai arsip.
'erikut merupakan 5lo"chart Pembelian !unai 'erdasarkan Inisiatif Perusahaan :

'erikut merupakan Prosedur Pembelian ,redit 'erdasarkan Pena"aran Supplier :
. 'agian supplier mengirimkan SP7 (Surat Pena"aran 7arga) ke bag pembelian.
#. 'agian pembelian menerima SP7 dari pemasok lalu membuat permintaan daftar barang
yang dikirim ke bagian gudang.
$. 'agian gudang menerima permintaan daftar barang lalu membuat daftar barang yang ada
dan dikirimkan ke bagian pembelian.
%. 'agian pembelian menerima daftar barang yang ada lalu memutuskan apakah akan
memesan atau tidak. 8ika tidak akan memesan maka berakhir, tetapi juka mau memesan
maka bagian pembelian akan membuat SPP(Surat Permintaan Pembelian) yang dikirim
ke pemimpin
/. Pemimpin setelah menerima SPP dari bagian pembelian, jika menyetujuinya akan
mengacc SPP. SPP yang telah diacc dikirim ke bagian pembelian
0. 'agian pembelian setelah menerima SPP yang telah diacc akan membuat S9P(Surat
9rder Pembelian) rangkap %. S9P lembar akan dikirimkan kepada supplier,S9P lembar
kedua akan dikirimkan ke bagian gudang, S9P lembar ketiga akan dikirimkan ke bagian
keuangan dan S9P lembar keempat akan disimpan sebagai arsip.
1. Supplier menerima S9P dari bagian pembelian. Setelah itu supplier membuat faktur, lalu
mengirimkan faktur beserta barang yang dibeli kepada bagian pembelian.
2. 'agian pembelian menerima barang dan faktur dari supplier setelah itu mengirimkan
barang dan faktur ke bagian gudang.
3. 'agian gudang menerima barang dari bagian pembelian. 'agian gudang membuat
laporan penerimaan barang rangkap # berdasarkan barang dan S9P. *aporan penerimaan
barang lembar disimpan sebagai arsip, sedangkan lembar kedua dikirim ke bagian
keuangan beserta dengan faktur.
4. 'agian keuangan membuat laporan pembelian kredit rangkap # berdasarkan S9P,faktur
dan laporan penerimaan barang. *aporan pembelian kredit lembar pertama akan disimpan
sebagai arsip dan laporan keuangan kedua akan dikirmkan ke pemimpin.
'erikut merupakan 5lo"chart Pembelian ,redit 'erdasarkan Pena"aran Supplier :

'erikut merupakan Prosedur Pembelian ,redit 'erdasarkan Inisiatif Perusahaan :
. 'agian :udang yang biasanya membutuhkan barang, membuat SPP (Surat Permintaan
Pembelian) rangkap #. *embar dikirim ke 'agian Pembelian, danl embar # disimpan
oleh 'agian :udang sebagai arsip.
#. 'agian Pembelian menerima SPP lembar dari 'agian :udang. 'erdasarkan SPP lembar
, maka 'agian Pembelian membuat SPP7.
$. SPP7 tersebut dikirimkan ke 'agian Supplier. +an Supplier membuat SP7. SP7 tersebut
dikirimkan ke 'agian Pembelian. 'erdasarkan SP7 tersebut, 'agian Pembelian membuat
S+P (Surat +aftar Pembelian) dikirim ke Pimpinan untuk mendapat persetujuan.
%. 8ika Pimpinan menyetujui S+P tersebut, maka S+P yang telah disetujui dikirimkan
kembali ke 'agian Pembelian. 8ika tidak, maka kembali ke transaksi a"al.
/. 'erdasarkan S+P yang sudah disetujui, 'agian Pembelian membuat S9P (Surat 9rder
Pembelian) rangkap %. *embar ke- dikirim kepada Supplier. *embar ke-# dikirim ke
'agian ,euangan. *embar ke-$ dikirim ke 'agian :udang dan lembar ke-% disimpan
sebagai arsip.
0. Supplier menerima S9P lembar ke- dari 'agian Pembelian. ,emudian Supplier
membuat faktur rangkap #. *embar ke- dikirim beserta barang pesanan ke 'agian
Pembelian. *embar ke-# disimpan sebagai arsip.
1. 'agian Pembelian menerima faktur beserta barang pesanan dari Supplier. ,emudian,
faktur dan barang dikirim ke 'agian :udang.
2. 'agian :udang menerima barang dan mencatat barang masuk berdasarkan S9P lembar
ke-$ dan membuat *P' (*aporan Penerimaan 'arang) rangkap $. *embar ke-
dikirimkan ke 'agian Pembelian. *embar ke-# dan faktur dikirim ke 'agian ,euangan.
+an lembar ke-$ disimpan sebagai arsip.
3. 'agian ,euangan menerima S9P lembar ke-#, 5aktur serta *P' lembar ke-# dari 'agian
:udang.
4. 'erdasarkan S9P lembar ke-#, 5aktur dari 'agian Pembelian serta *P' lembar ke-#,
'agian ,euangan membuat *aporan Pembelian ,redit (*P,) rangkap #. *embar
pertama diserahkan ke Pimpinan dan lembar kedua disimpan sebagai arsip.
'erikut merupakan 5lo"chart Pembelian ,redit 'erdasarkan Inisiatif Perusahaan :