Sembilan Langkah Sistematis Problem Solving

Langkah-langkah Sistematis Problem Solving

1. Tetapkan Tujuan, merupakan langkah awal yang harus dilakukan untuk fokus
menyelesaikan suatu masalah tertentu. Tujuan yang bias akan menyebabkan
proses pemecahan masalah tidak akan fokus dan tujuan tidak tercapai dengan
baik.
2. Tulis / petakan permasalahan yang ada, langkah ini bisa jadi merupakan langkah
paling penting dalam problem solving. Tanpa pemahaman yang baik atas
masalah, solusi tidak akan pernah benar. Agar pemetaan masalah dapat sesuai
dengan kondisi yang ada, diperlukan pengamatan, data dan informasi yang akurat
serta keterlibatan pihak-pihak yang berada di dalam atau yang berdekatan dengan
sistem termasuk motif masing-masing pihak. Pemetaan masalah ala SWOT
mungkin bisa membantu, hanya saja dalam SWOT tidak dikaji hal-hal lain yang
mungkin berperan lebih besar dari kelebihan-kelemahan-kesempatan-ancaman.
Petakan masalah sejelas mungkin, sederhana dan runtut berdasarkan kronologis.
Sangat baik memetakan dalam bentuk visual warna dan gambar yang
memperjelas diferensiasi dan rangkaian kejadian seperti pada metode MIND
MAPPING.
3. Cari akar permasalahan yang mungkin, suatu masalah sering disebabkan oleh
masalah lainnya sehingga atas suatu masalah terlihat banyak masalah yang
menjadi penyebabnya. Padahal sebenarnya hanya ada sedikit akar permasalahan
untuk kasus masalah yang kompleks sekalipun dan bahkan sering ditemui
masalah yang kompleks dengan satu akar permasalahan yang justru sangat
sederhana. Telah dikembangkan metode untuk menemukan akar permasalahan
(RCA / Root Cause Analisis) di antaranya 5 Why Analysis dan Fishbone. Akar
penyebab masalah yang tepat biasanya apabila secara rasional tidak terjadi
hubungan sebab-akibat yang tidak logis dengan beberapa masalah yang ada.
4. Kembangkan hipotesis, tahap ini pada dasarnya merangkum antara masalah
hingga akar masalah yang paling mungkin. Hipotesis bisa lebih dari satu jika
masalahnya kompleks. Hipotesis umumnya akan berupa pernyataan yang
menggambarkan hubungan antara dua variabel dalam konteks pemecahan
masalah.
5. Tetapkan analisis dan informasi yang diperlukan untuk menguji hipotesis,
hipotesis harus dapat diuji dengan cara / metode tertentu. Pengujian ini penting
untuk memastikan atau verifikasi hipotesis. Dalam kajian ilmiah, bila hipotesis
terverifikasi benar maka akan menjadi teori. Dalam konteks pemecahan masalah,
maka bila hipotesis terverifikasi maka dapat dikatakan akar penyebab masalah
telah dipastikan valid.
6. Kembangkan berbagai alternatif solusi, pada tahap ini dituntut kreatifitas tinggi
dalam mengembangkan solusi yang mungkin. Sangat baik memunculkan semua
solusi tanpa terkecuali. Sebagai pedoman, lihatlah sistem hingga subsistem yang
ada dan pahami motif pelaku yang terlibat. Disarankan mengurai solusi dalam
bentuk pohon solusi agar memudahkan untuk mengembangkan sebanyak
mungkin solusi berdasarkan masing-masing cabang dan ranting pohon solusi.
Sebaiknya alternatif solusi yang didapat disusun dalam suatu checklist. Untuk
mendapatkan lebih banyak solusi, sebaiknya dilakukan brainstorming, bertanya
kepada orang yang berpengalaman dengan masalah sejenis, membaca literatur,
dan lain-lain.
7. Seleksi alternatif solusi, tahap ini pada dasarnya mengevaluasi tiap solusi yang
telah ada. Jika solusi yang tersedia cukup banyak, maka dapat dilakukan dalam
beberapa tahap seleksi. Di mana pada tahap awal seleksi dengan
mempertimbangkan aspek yang dianggap prioritas utama bagi organisasi seperti
peraturan, norma dan etika, serta hal-hal prinsip lainnya. Setelah itu seleksi
berikutnya dengan mengevaluasi solusi dengan pertimbangan yang tingkat
prioritasnya lebih rendah seperti biaya yang diperlukan, waktu yang dibutuhkan,
tingkat kesulitan solusi, dan tingkat dampaknya. Kadang-kadang diperlukan
penggabungan solusi hasil seleksi untuk memecahkan masalah atau terdapat satu
solusi jitu yang dapat memecahkan beberapa masalah berbeda yang terjadi secara
bersamaan.
8. Susun prioritas tindakan, untuk menentukan prioritas tindakan atas beberapa
solusi pilihan, dapat dilakukan dengan cara pemetaan 4 kuadrant hubungan antara
penting-genting dan dampak-tingkat kesulitan. Tentu saja prioritas pertama
tindakan akan dimulai dari tindakan solusi yang penting-genting-dampak tinggi-
mudah.
9. Kembangkan rencana implementasi, dalam mengembangkan rencana
implementasi perlu dipertimbangkan momentum waktu. Rencana ini sebaiknya
dalam bentuk program kerja yang baik dan sistematis agar terkendali. Ada
kalanya dalam suatu waktu tertentu terjadi beberapa masalah berbeda. Rencana
implementasi juga harus dapat melihat efektifitas tindakan dengan menemukan
suatu langkah yang dapat menyelesaikan beberapa masalah sekaligus (strategi
jitu).