KOMUNIKASI EFEKTIF

GUNA MENINGKATKAN KINERJA ORGANISASI

Oleh: Agung Winugroho)*
ABSTRAK
Komunikasi sangat penting, seperti halnya aliran darah bagi suatu
organisasi, dan miskomunikasi memberi kontribusi yang dapat disamakan dengan
rusaknya sistem peredaran darah dalam lebih dari satu organisasi. Tanpa komunikasi
yang efektif di antara berbagai pihak, pola hubungan yang kita sebut organisasi tidak
akan melayani kebutuhan seseorang dengan baik.
PENDAHULUAN
Keberadaan organisasi sebenarnya setua sejarah peradaban manusia di muka bumi.
Sepanjang hidupnya manusia telah menggabungkan diri dengan orang lain untuk
mencapai tujuan bersama. Namun, tidak semua orang sadar bahwa mereka sebenarnya
telah berorganisasi. Berkembangnya kesadaran mengenai pentingnya organisasi bagi
setiap orang sebenarnya melalui perjalanan yang amat lamban dibandingkan dengan
peradaban manusia itu sendiri. Karena baru dalam beberapa dasawarsa terakhir orang
mulai cenderung untuk melakukan studi tentang organisasi beserta perilakunya secara
mendalam.
Organisasi dapat didefinisikan sebagai sekelompok orang yang saling berinteraksi dan
bekerjasama untuk merealisasikan tujuan bersama. Berdasarkan definisi tadi jelaslah
bahwa dalam suatu organisasi minimum mengandung 3 elemen yang saling
berhubungan. Ketiga elemen tersebut adalah
!. Sekelompok orang
". #nteraksi dan kerja sama
3. $ujuan bersama
Salah satu cirri utama dari suatu organisasi adalah adanya sekelompok orang yang
menggabungkan diri dengan suatu ikatan norma, peraturan, ketentuan, dan kebijakan
yang telah dirumuskan dan masing%masing pihak siap untuk menjalankannya dengan
penuh tanggung jawab.
&iri yang kedua adalah bahwa dalam suatu organisasi yang terdiri atas sekelompok
orang tersebut saling mengadakan hubungan timbal balik, saling memberi dan
menerim, dan juga saling bekerja sama untuk melahirkan dan merealisasikan maksud,
sasaran, dan tujuan.
&iri yang ketiga adalah bahwa dalam suatu organisasi yang terdiri atas sekelompok
orang yang saling berinteraksi dan bekerja sama tersebut diarahkan pada suatu titik
tertentu, yaitu tujuan bersama dan ingin direalisasikan.Setiap organisasi memiliki
tujuan yang telah dirumuskan secara bersama%sama. $ujuan bersama yang hendak
direalisasikan tersebut dapat merupakan tujuan jangka panjang maupun tujuan jangka
pendek. 'ungkin juga tujuan yang pencapaiannya secara rutin maupun tujuan yang
pencapaiannya secara berkala saja.
Oleh karena itu, organisasi dikatakan sebagai wadah berarti suatu tempat orang
berinteraksi dan bekerja sama. Sedangkan organisasi dikatakan sebagai alat berarti
sebagai alat untuk merealisasikan tujuan bersama di antara orang yang berinteraksi
dan bekerja sama tersebut. Selain itu, organisasi dapat diartikan dalam arti dinamis
maupun dalam arti statis. Organisasi dalam arti dinamis adalah suatu proses penetapan
dan pembagian kerja yang akan dilakukan, pembatasan tugas dan kewajiban, otoritas
dan tanggung jawab, serta penetapan hubungan di antara elemen organisasi. (engan
demikian, orang yang bergabung dalam organisasi tersebut dapat bekerja sama untuk
merealisasikan tujuan bersama secara efisien dan efektif.
Organisasi dalam arti statis adalah suatu bagan atau struktur yang berwujud dan
bergerak demi tercapainya tujuan bersama, dalam istilah lain sering disebut sebagai
struktur atau tata raga organisasi. )adi, struktur organisasi adalah suatu
manifestasi*perwujudan organisasi yang menunjukkan hubungan antara fungsi
otoritas dan tanggung jawab yang saling berinteraksi dari orang yang diberi tugas dan
tanggung jawab atas setiap akti+itas. Struktur organisasi dapat dipandang sebagai
desain yang terpadu dan utuh yang menunjukkan hubungan fungsi dari masing%
masing orang yang terikat didalamnya. )adi, organisasi dalam arti dinamis lebih
cenderung disebut organisasi sebagai suatu wadah.
INDIVIDU DAN PERILAKU ORGANISASI
$erdapat empat ciri utama dari indi+idu yang mempengaruhi efekti+itas organisasi.
&iri yang diamaksud adalah persepsi dan sikap, kepribadian, dan pembelajaran. Setiap
faktor tersebut mempengaruhi pola perilaku manajer dan bawahan dalam organisasi.
'anajer maupun bawahan melihat dan memahami indi+idu dan objek, membentuk
sikap terhadap indi+idu lain atau organisasi, memiliki struktur kepribadian, dan
belajar sambil bekerja. Oleh karena itu, manajemen yang efektif meliputi pemahaman
terhadap empat ciri utama indi+idu dan pengetahuan tentang hubungannya. Berikut
deskripsi dari empat cirri utama indi+idu di atas.
!. ,ersepsi
-dalah proses pemberian arti terhadap lingkungan oleh indi+idu. Karena setiap
indi+idu memberi arti kepada stimulus maka indi+idu yang berbeda akan melihat
barang yang sama dengan cara yang berbeda. ,ara anggota organisasi melihat
situasi seringkali memiliki arti yang lebih penting untuk memahami perilaku
daripada situasi itu sendiri. ,ersepsi mencakup penerimaan masukan .stimulus/,
pengorganisasian stimulus, dan penerjemahan atau penafsiran stimulus yang telah
diorganisasi dengan cara yang dapat mempengaruhi perilaku dan membentuk
sikap.
". Sikap
-dalah kesiapsiagaan mental yang diorganisasikan melaui pengalaman yang
memiliki pengaruh tertentu kepada tanggapan seseorang terhadap orang, objek,
dan situasi yang berhubungan dengannya.
Sikap indi+idu dapat dibentuk melalui berbagai sumber, seperti dari keluarga,
teman sekerja dalam sekelompok, masyarakat, dan pengalaman pekerjaan
sebelumnya. ,engalaman keluarga sewaktu kanak%kanak membantu menciptakan
sikap indi+idu. Kelompok teman sepermainan mampu mempengaruhi sikap
karena indi+idu ingin diterima oleh indi+idu lain. Kebudayaan .adapt istiadat/ dan
bahasa dari masyarakat dapat mempengaruhi sikap. #ndi+idu belajar dan
mengetahui sikap melalui pengalaman kerja. 'ereka mengembangkan sikap
terhadap faktor%faktor seperti persamaan upah, penimbangan prestasi, kemampuan
manajemen, pendekatan kerja, dan keanggotaan serikat kerja.
Salah satu cara mengorganisasikan sejumlah sikap adalah nilai. Nilai memiliki
hubungan yang amat erat dengan sikap. Nilai adalah kumpulan dari perasaan
senang dan tidak senang, pandangan, keharusan, kecenderungan dalam diri
indi+idu, pendapat yang rasional dan tidak rasional, prasangka, dan pola asosiasi
yang menentukan pandangan seseorang tentang dunia.
Nilai amat penting untuk memahami perilaku manajemen yang efektif. -kan
tetapi, nilai tidak hanya mempengaruhi persepsi dari efekti+itas tujuan tetapi juga
mempengaruhi persepsi dari alat yang tepat untuk mencapai tujuan. -pabila
manajer menge+aluasi prestasi bawahan maka pengaruh dari nilai mereka akan
tampak dengan jelas. Bawahan yang memiliki nilai yang sama dengan manajer
akan mendapat penilaian yang lebih baik daripada bawahan yang berbeda
nilainya, demikian sebaliknya.
3. Kepribadian
Salah satu masalah paling rumit yang harus dipahami oleh para manajer suatu
organisasi adalah hubungan antara perilaku .beha+ior/ dan kepribadian
.personality/. 0aktor%faktor hasil cipta karya manusia dan sosial dapat
mempengaruhi kepribadian indi+idu. Secara singkat kepribadian seseorang adalah
kecenderungan perangai yang sebagian besar dibentuk oleh faktor keturunan dan
oleh faktor%faktor sosial, kebudayaan, dan lingkungan. Serangkaian +ariable ini
menentukan persamaan dan perbedaaan dalam perilaku indi+idu.
1. Belajar
Belajar adalah proses terjadinya perubahan yang relatif tetap dalam perilaku
sebagai akibat dari praktik. 2elatif menunjukkan bahwa perubahan dalam
perilaku harus banyak bersifat permanent. ,raktik dimaksudkan untuk mencakup
formal dan juga pengalaman yang tidak terkendalikan. ,erubahan yang menjadi
cirri belajar mungkin adaptif dan memajukan efekti+itas tetapi mungkin juga tidak
adaptif dan tidak efektif.
&iri utama indi+idu dan pengaruhnya terhadap efekti+itas organisasi disajikan
pada $abel berikut.
KELOMPOK DAN PERILAKU PENGORGANISASIAN
).3. 'c(a+id dan '. 4arari .!567"38/ mendefinisikan kelompok sebagai
suatu sistem yang terorganisasi yang terdiri atas dua orang atau lebih yang saling
berhubungan sedemikian sehingga sistem tersebut melakukan fungsi tertentu,
memiliki serangkaian peran hubungan antar anggotanya, dan memiliki serangkaian
norma yang mengatur fungsi kelompok dan tiap%tiap anggotanya.
(efinisi diatas menekankan beberapa cirri dari kelompok, seperti peran dan
norma. ,eran yang ada dalam kelompok terdiri atas
!. ,eran yang dirasakan adalah serangkaian perilaku yang dianggap harus dilakukan
oleh orang yang menduduki posisi yang bersangkutan.
Ciri Utama Deskripsi Faktr!"aktr
#a$% Mempe$%ar&'i
!. ,ersepsi ,roses pemberian arti
terhadap lingkungannya
a. Organisasi perspektual
b. Stereotip
c. ,ersepsi selektif
d. Karakteristik manajer
e. 0aktor situasional
f. Kebutuhan
g. 9mosi
". Sikap Kesiapsiagaan mental
yang diorganisasikan
lewat pengalaman
a. Keluarga
b. $eman sekerja dalam kelompok
c. 'asyarakat
d. :ingkungan
e. ,engalaman kerja sebelumnya
3. Kepribadian &iri yang relatif mantap,
Kecenderungan, dan
,erangai yang dimiliki
oleh indi+idu
a. 0aktor keturunan
b. 0aktor Sosial
c. Kebudayaan
d. ,endidikan
e. :ingkungan
1. Belajar ,roses pematangan diri
melalui perilaku dan
praktik
a. 'oti+asi
b. Kecerdasan
c. $untutan pekerjaan
d. :ingkungan
". ,eran yang dimainkan adalah perilaku yang benar%benar dilakukan oleh
seseorang.
Norma adalah standar yang diterima oleh para anggota kelompok. Norma
memiliki karakteristik tertentu yang penting bagi para anggota kelompok, yaitu
!. Norma hanya dibentuk sehubungan dengan hal%hal yang penting bagi kelompok
". Norma diterima dalam berbagai macam hierarki oleh para anggota kelompok
3. Norma mungkin berlaku bagi setiap anggota atau mungkin hanya berlakubagi
beberapa anggota kelompok saja
Kelompok menurut ;ibson adalah dua orang bawahan atau lebih yang saling
mempengaruhi dengan cara sedemikian rupa sehingga perilaku dan*atau hasil karya
seorang anggota dipengaruhi oleh perilaku dan*atau hasil karya para anggota lainnya.
(ua tipe kelompok, yaitu kelompok formal dan kelompok informal dibentuk karena
beberapa alasan
!. ,emuasan kepuasan
<ntuk memperoleh kepuasan .satisfaction/ atas terpenuhinya kebutuhan dapat
merupakan daya stimulus yang kuat untuk pembentukan kelompok. Khususnya
kebutuhan keamanan sosial, penghargaan, dan aktualitas diri dari beberapa bawahan
dapat dipuaskan dengan cara bergabung dalam kelompok.
". Kedekatan dan daya tarik
Kedekatan .pro=imity/ adalah jarak fisik antara bawahan yang melaksanakan
pekerjaan. Sedangkan daya tarik .attraction/ menunjukkan daya tarik indi+idu yang
satu dengan yang lainnya karena mereka memiliki kesamaan persepsi, sikap, hasil
karya, atau moti+asi.
3. $ujuan kelompok
-pabila dipahami secara seksama tujuan kelompok .group goal/ dapat merupakan
alasan mengapa indi+idu tertarik kepada kelompok.
1. -lasan ekonomi
Seringkali indi+idu membentuk kelompok karena berpendapat bahwa mereka
dapat memperoleh keuntungan ekonomis yang lebih besar daripada pekerjaan mereka.
Seperti halnya indi+idu, dalam pengembangannya kelompok perlu belajar. Kegiatan
belajar yang dilakukan, baik berupa kegiatan belajar indi+idual maupun belajar
bekerja sama dengan tiap%tiap anggota lainnya. Suatu proses perkembangan yang
berurutan menunjukkan bahwa pada dasarnya perkembangan dimulai dari saling
mempercayai di antara para anggota sampai kepada saling berkomunikasi dan
akhirnya memelihara pengendalian.
Brenard Bass .!56>!58%!57/ mengemukakan suatu model dari perkembangan
kelompok dengan suatu asumsi bahwa kelompok menempuh tahap perkembangan
sebagai berikut
a. Saling menerima
,ada tahap permulaan dari pembentukan kelompok, pada umumnya para
anggota segan untuk saling berkomunikasi. ,ara anggota secara spesifik tidak
bersedia menyatakan pendapatnya, sikap, dan kepercayaannya.
b. Komunikasi dan pengambilan keputusan
$ahap kedua setelah kelompok saling menerima, para anggotanya mulai
mengadakan komunikasi secara terbuka di antara yang satu dengan yang lainnya.
Komunikasi tersebut menghasilkan kepercayaan yang meningkat dan bahkan
menimbulkan interaksi yang lebih banyak di antara para anggota kelompok.
c. 'oti+asi dan produkti+itas
,ada tahap ini para anggota kelompok berusaha mencapai tujuaj kelompok.
Kelompok bekerja sebagai unit yang bekerja sama dan tidak sebagai unit yang saling
berkompetisi.
d. ,engendalian dan organisasi
,ada tahap ini merupakan tingkat dimana afiliasi kelompok dinilai dan para
anggotanya dikelolaoleh norma kelompok. $ujuan kelompok lebih penting daripada
tujuan indi+idu. Norma kelompok dipegang teguh. Oleh karena itu, setiap
pelanggaran diberi sanksi.
-pabila kelompok telah berkembang dengan melewati berbagai tahap
perkembangan maka kelompok tersebut mulai menampakkan karakteristik tertentu.
<ntuk memahami perilaku kelompok perlu diketahui karakteristik umum sebagai
berikut
!. Struktur
,ada tiap kelompok berkembang beberapa tipe struktur setelah melewati
jangka waktu tertentu. ,ara anggota kelompok dibedakan atas dasar faktor%faktor
seperti keahlian, kekuasaan, status, dan sebagainya. $iap%tiap anggota menduduki
posisi tertentu dalam kelompok. 4ubungan antara posisi merupakan struktur
kelompok. Struktur kelompok ini menunjukkan adanya hierarki.
". 4ierarki status
Status yang diberikan kepada posisi tertentu merupakan konsekuensi dari
karakteristik tertentu, yang membedakan antara posisi yang satu dengan posisi yang
lainnya. ,erbedaan status memiliki pengaruh yang amat besar atas pola dan isi
komunikasi dalam kelompok.
3. ,eran
Setiap posisi dalam struktur kelompok memiliki peran yang saling
berhubungan, yang terdiri atas perilaku yang diharapkan dari mereka yang menduduki
posisi tersebut.
1. Norma
-dalah standar yang diterima oleh para anggota kelompok.
>. Kepemimpinan
,eran kepemimpinan dalam kelompok merupakan suatu karakteristik penting
dalam kelompok. ,emimpin kelompok memiliki pengaruh tertentu para anggota
kelompok.
6. Kesatupaduan
Baik kelompok formal maupun informal tampaknya memiliki hubungan yang
amat erat kesamaan sikap, perilaku, dan perbuatan. Kedekatan ini biasanya disebut
kesatupaduan.
(. &artri+right dan -. ?ander .!567/, 2obbin .!551/ mengemukakan bahwa
suatu kelompok dapat memiliki daya tarik disebabkan oleh hal%hal berikut
!. $ujuan kelompok dan tujuan para anggota dapat sinkron dan ditentukan secara
jelas.
". Kelompok memiliki seorang pemimpin yang berkarisma.
3. 2eputasi atau nama baik kelompok menunjukkan bahwa kelompok berhasil
menyelesaikan tugasnya dengan baik.
1. Kelompok tersebut cukup kecil dan memungkinkan para anggotanya dapat saling
mendengar pendapat dan saling menge+aluasi.
>. ,ara anggotanya dapat mengatasi hambatan dan rintangan dan mereka saling
mendukung serta tidak membatasi perkembangan dan kemajuan pribadi.
Kelima faktor diatas memiliki hubungan yang amat erat dengan pemuasan
kebutuhan. Seperti telah dibahas sebelumnya bahwa salah satu alasan dari
pembentukan kelompok adalah memenuhi atau memuaskan kebutuhan. -pabila
seseorang dapat menggabungkan diri dalam kelompok maka pemuasan kebutuhan
akan meningkat.
$abel. Karakteristik Kelompok dan ,erilaku Organisasi
,eran
yang -da
-lasan
,embentukan
$ahap
,erkembangan
Karakteristik
Setelah
Berkembang
(aya $arik
!. ,eran
yang
dirasa
kan
". ,eran
yang
dimai
nkan
!. ,emuasan
kepuasan
". Kedekatan
dan daya
tarik
3. $ujuan
kelompok
1. -lasan
ekonomi
!. Saling
menerima
". Komunikasi
dan
pengambilan
keputusan
3. 'oti+asi dan
produkti+itas
1. ,engendalian
dan
organisasi
!. Struktur
". 4ierarki status
3. ,eran
1. Norma
>. Kesatupaduan
!. Sinkronisasi
tujuan
indi+idu
dengan
tujuan
kelompok
". -danya
pemimpin
yang
karismatik
3. 2eputasi
dan nama
baik
kelompok
1. Kelompok
relatif kecil
>. Saling
mendukung
dan
mengatasi
hambatan
PRINSIP!PRINSIP ORGANISASI
(alam rangka mencapai tujuan yang ditentukan agar organisasi dapat berjalan
sesuai dengan rencana yang digariskan maka seharusnya berpedoman pada prinsip%
prinsip organisasi sebagai berikut.
!. ,erumusan tujuan organisasi
(engan adanya perumusan tujuan organisasi, hal itu memudahkan setiap orang
bekerja sama mencapai hasil%hasil akhir. $ujuan itu yang menjadi sasaran dari setiap
kegiatan organisasi.
". ,embagian pekerjaan
Struktur organisasi harus disusun sesuai dengan kebutuhan dan tujuan yang
ditetapkan. ,embagian pekerjaan juga dapat meningkatkan produkti+itas karena
pembagian pekerjaan menciptakan tugas yang lebih sederhana yang dapat dipelajari
dan diselesaikan dengan relatif cepat. )adi hal ini memperkuat akan spesialisasi
pekerjaan.
3. Kontinuitas dan fleksibilitas
Kelangsungan dan kesinambungan sikap organisasi harus benar%benar
terjamin, baik dalam perencanaan sasaran, program maupun kegiatan pelaksanaan
.operasional/. 4al ini dimaksudkan agar mudah untuk menyesuaikan diri dengan
perubahan dan perkembangan masyarakat tanpa mengurangi tujuan yang ditetapkan
atau direncanakan.
1. (elegasi wewenang dan tanggung jawab
4arus jelas dan seimbang, tidak terlalu ketat, namun, harus juga
memperhatikan adanya batas wewenang, yang dimaksud dengan wewenang atau
otoritas, yaitu hak untuk memerintah atau bertindak. Sedangkan tanggung jawab,
yaitu kewajiban untuk melaksanakan tugas.
>. Kesatuan arah .<nity of (irection/
Semua kegiatan, pemikiran, keahlian, waktu dan kemampuan harus ditujukan
pada satu arah, yaitu pencapaian tujuan dengan cara efisien dan efektif.
6. Kesatuan komando .<nity of &ommand/
(engan adanya kesatuan komando maka kerja sama menjadi lebih terjamin
dengan baik, pemusatan usaha dan pengendalian komando lebih terpusat.
Setiapbawahan hanya mempunyai seorang atasan langsung kepada siapa ia harus
bertanggung jawab dan dari siapa dia menerima perintah untuk dilaksanakan.
8. 2entang kekuasaan
'aksudnya, berapa jumlah orang yang setepat%tepatnya harus berada di bawah
kekuasaan seorang pejabat atasan. -sas ini merupakan prinsip organisasi yang harus
diperhatikan untuk menjaga efekti+itas dan kesinambungan komunikasi.
7. $ingkat pekerjaan
-dalah suatu jaringan peranan yang dituntut orang dalam melaksanakan
pekerjaan untuk tugas yang harus dicapai. ,ekerjaan itu didelegasikan dari atas ke
bawah oleh pimpinan melalui tangga jabatan.
5. ,rinsip koordinasi
Semua kegiatan organisasi harus dikoordinasikan. 4al ini penting untuk
mencegah kesimpangsiuran tugas dan tanggung jawab. Kerja sama merupakan asas
koordinasi. -rtinya, mereka harus bertindak bersama%sama agar terdapat satu
kesatuan dalam tindakan. )adi, koordinasi sebagai pengaturan yang tertib dari suatu
kumpulan atau gabungan usaha untuk menciptakan kesatuan dalam mencapai tujuan
bersama.
KOMUNIKASI ORGANISASI
Komunikasi yang efektif penting bagi manajer karena tiga alasan utama.
!. Komunikasi menyediakan saluran umum untuk proses manajemen, yaitu
merencanakan, mengorganisasikan, memimpin, dan mengendalikan.
". Keterampilan komunikasi yang efektif dapat membuat manajer menggunakan
berbagai bakat yang tersedia dalam dunia multibudaya dari organisasi.
3. Kenyataan bahwa manajer banyak menghabiskan waktunya untuk berkomunikasi.
)arang sekali kita menjumpai manajer sendirian di mejanya berpikir, membuat
rencana, atau mempertimbangkan berbagai alternatif. Kenyataannya, waktu
manajerial banyak dihabiskan dalam komunikasi bertatap muka, elektronik, atau
lewat telepon dengan karyawan, super+isor, pemasok, atau pelanggan.
Komunikasi sangatlah +ital, tetapi komunikasi sering tidak efektif dengan
adanya kekuatan%kekuatan dari luar yang menghambatnya, antara lain
!. 4ambatan organisasional
-da 3 hambatan organisasional
a. $ingkatan hierarki
Bila suatu organisasi tumbuh, strukturnya berkembang, akan menimbulkan
berbagai masalah komunikasi. Karena berita harus melalui tingkatan .jenjang/
tambahan, yang memerlukan waktu yang lebih lama untuk mencapai tempat tujuan
dan cenderung berkurang ketepatannya.
b. 3ewenang manajerial
Banyak atasan merasa bahwa mereka tidak dapat sepenuhnya menerima
berbagai masalah, kondisi, atau hasil yang dapat membuat mereka tampak lemah.
Sebaliknya, banyak bawahan menghindari situasi dimana mereka harus
mengungkapkan informasi yang dapat membuat mereka dalam kedudukan yang tidak
menguntungkan. Sebagai hasilnya ada kesenjangan antara atasan dan bawahan.
c. Spesialisasi
&enderung memisahkan orang%orang, bahkan bila mereka bekerja saling
berdekatan. ,erbedaan fungsi, kepentingan dan istilah%istilah pekerjaan dapat
membuat orang%orang merasa bahwa mereka hidup dalam dunia yang berbeda.
-kibatnya dapat menghalangi perasaan memasyarakat, membuat sulit memahami, dan
mendorong terjadinya kesalahan%kesalahan.
". 4ambatan antar pribadi
-ntara lain
a. ,ersepsi selektif
'erupakan pengharapan yang mengarahkan seseorang untuk melihat atau
mendengar kejadian, orang, objek, atau situasi adalah sesuatu yang dia ingin lihat atau
dengar
b. Status atau kedudukan
Kecenderungan untuk menilai, mempertimbangkan dan membentuk pendapat
atas dasar karakteristik pengirim .sumber/, terutamanya kredibilitasnya.
c. Keadaan membela diri
'engakibatkan ekspresi wajah, gerakan tubuh, dan pembicaraan tertentu, dan
sebaliknya, meningkatkan tingkat pembelaan di pihak lain.
d. ,endengaran lemah
Berbagai kebiasaan sehubungan dengan pendengaran lemah meliputi.
% 'endengar hanya permukaannya saja
% 'emberikan pengaruh, melalui baik perkataan atau tanda%tanda
% 'enunjukkan kebosanan atau kejengkelan
% 'endengar dengan tidak aktif
e. Ketidaktepatan penggunaan bahasa
&ontoh, perintah manajer untuk mengerjakan @secepat mungkinA bisa berarti
satu jam, satu hari atau satu minggu. (i samping itu, bahasa%bahasa non+erbal yang
tidak konsisten, seperti nada suara, ekspresi wajah, dan sebagainya.
a( Km&$ikasi A$tar Pri)a*i
Komunikasi didefinisikan sebagai proses yang dipergunakan oleh manusia
untuk mencari kesamaan arti lewat transmisi pesan simbolik. Model proses
komunikasi adalah
!. Sender .pengirim/
,emprakarsa suatu komunikasi
". 9ncoding .,enyandian/
,enterjemahan informasi menjadi serangkaian symbol untuk komunikasi
3. &hannel .Saluran/
'edium komunikasi formal antara seorang pengirim dan seorang penerima
1. (ecoding .,engartian/
#nterpretasi dan menterjemahkan suatu pesan menjadi informasi yang berarti
>. 2ecei+er .penerima/
#ndi+idu yang menanggapi pesan dari pengirim
)( Memper)aiki Prses Km&$ikasi
,erbedaan antara komunikasi efektif dan tidak efektif dapat dilacak sampai
seberapa jauh pihak%pihak yang berkomunikasi menangani empat aspek proses
komunikasi
!. ,erbedaan persepsi
#ni adalah salah satu hambatan komunikasi yang umum dijumpai. Orang yang
mempunyai latar belakang pengetahuan dan pengalaman berbeda sering menerima
fenomena sama dari perspektif yang berbeda. Seandainya seorang super+isor baru
memuji seorang karyawan atas kerja yang efisisen dan bermutu tinggi. Super+isor itu
benar%benar menghargai usaha karyawan tadi dan pada saat yang sama ingin
mendorong karyawan yang lain untuk meniru contoh tersebut. -kan tetapi, orang lain
mungkin menganggap karyawan tadi membedakan diri untuk dipuji sebagai tanda dia
telah menjilat atasan. 'ereka mungkin bereaksi dengan menggoda atau menunjukkan
permusuhan secara terbuka. ,ersepsi indi+idu mengenai komunikasi yang sama dapat
berbeda secara radikal.
&ara untuk mengatasi perbedaan persepsi adalah pesan harus dijelaskan
sehingga dapat dipahami oleh penerima yang mempunyai pandangan dan pengalaman
berbeda. Kalau mungkin, kita harus mempelajari mengenai latar belakang mereka
yang akan berkomunikasi dengan kita.
". 9mosi
2eaksi emosional marah, cinta, mempertahankan pendapat, benci, cemburu,
takut, malu, dapat mempengaruhi cara kita memahami pesan orang lain dan cara kita
mempengaruhi orang lain dengan pesan kita sendiri.
,endekatan terbaik untuk berhubungan dengan emosi adalah menerimanya
sebagai bagian dari proses komunikasi dan mencoba untuk memahaminya ketika
emosi menimbulkan masalah.
3. Ketidakkonsistenan antara komunikasi +erbal dan non%+erbal
Banyak yang berpendapat bahwa bahasa lisan dan tertulis sebagai medium
utama komunikasi, tetapi pesan yang kita kirimkan dan kita terima amat dipengaruhi
oleh faktor non+erbal seperti gerakan tubuh, pakaian, jarak berdiri antar orang yang
berbicara, postur, gerakan anggota badan, ekspresi wajah, gerakan mata, dan sentuhan
badan. Bahkan pesan yang amat sederhana seperti @Selamat pagiA, dapat di sampaikan
dengan maksud berbeda%beda dengan komunikasi non+erbal.
Kunci untuk menghilangkan ketidakkonsistenan dalam komunikasi adalah
mewaspadainya dan berjaga%jaga agar tidak mengirimkan pesan palsu. Komunikasi
non+erbal harus selaras dengan pesan +erbal.
1. Kepercayaan
Seorang penerima mempercayai atau mencurigai suatu pesan pada umunya
merupakan fungsi kredibilitas dari pengririm dalam pikiran penerima. Kredibilitas
pengirim dipengaruhi oleh lingkungan dalam konteks dia mengirirmkan pesan.
,ada umumnya, kredibilitasseorang manajer akan tinggi kalau dia dianggap
oleh orang lain berpengetahuan luas, dapat dipercaya, dan tulus menyangkut
kesejahteraan lain. Kredibilitas merupakan hasil dari proses jangka panjang yang
mana kejujuran seseorang, keadilan, dan maksud baik dikenal oleh orang lain
,9N<$<,
2ingkasan dari uraian diatas, anatara lain
!. (efinisi organisasi adalah sekelompok orang yang saling berinteraksi dan
bekerjasama untuk merealisasikan tujuan bersama, didalamnya terkandung 3
elemen yang saling berhubungan yaitu, sekelompok orang, interaksi, dan tujuan
bersama.
". 'anajemen yang efektif dapat dilihat dari seberapa besar pemahaman suatu
manajemen terhadap empat ciri utama indi+idu yaitu, persepsi, sikap, kepribadian,
dan pembelajaran serta pengetahuan tentang hubungannya.
3. Kelompok adalah suatu sistem yang terorganisasi yang terdiri atas dua orang atau
lebih yang saling berhubungan sedemikian sehingga sistem tersebut melakukan
fungsi tertentu, memiliki serangkaian peran hubungan antar anggotanya.
1. Kelompok formal maupun kelompok informal dibentuk karena beberapa alasan,
antara lain
a. ,emuasan kepuasan
b. Kedekatan dan daya tarik
c. $ujuan kelompok
d. -lasan ekonomis
>. (alam rangka mencapai tujuan yang ditentukan agar organisasi dapat berjalan
sesuai dengan rencana yang digariskan maka seharusnya berpedoman pada
prinsip%prinsip organisasi sebagai berikut
a. ,erumusan tujuan organisasi
b. ,embagian pekerjaan
c. Kontinuitas dan fleksibilitas
d. (elegasi wewenang dan tanggung jawab
e. Kesatuan arah .<nity of (irection/
f. Kesatuan komando .<nity of &ommand/
g. 2entang kekuasaan
h. $ingkat pekerjaan
i. ,rinsip koordinasi
6. Komunikasi dapat didefinisikan sebagai proses yang dipergunakan oleh manusia
untuk berbagi arti lewat pesan simbolik.,roses komunikasi penting bagi manajer
karena hal ini membuat mereka dapat melaksanakan fungsi manajemen yaitu,
perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian.
(-0$-2 ,<S$-K-
Bacal, 2obert, "BB>, o! to Manage "erforman#e, )akarta, ,$ Bhuana #lmu ,opuler.
Siswanto, "BB>, "engantar Mana$emen, )akarta, Bumi -kasara.
Sondang ,. Siagian, !558, Teori "engembangan Organisasi, )akarta, Bumi -ksara.
Stoner, )ames -.0, !556, Mana$emen, %ilid &&, )akarta, ,$ Bhuana #lmu ,opuler.
$. 4ani 4andoko, "BB3, Mana$emen, 'disi &&, Cogyakarta, B,09.
$erry, ;eorge 2, "BB3, "rinsip(prinsip Mana$emen, )akarta, Bumi -ksara.
Cayat '. 4erujito, "BB!, )asar(dasar Mana$emen, )akarta, ;rasindo.
DDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDD
/E ,enulis adalah dosen tetap -kademi Sekretari dan 'anajemen -riyanti