ANALISIS SISTEM INFORMASI

PERPUSTAKAAN


JOY Library merupakan sebuah perpustakaan suatu
organisasi/LSM yang menyediakan buku, artikel, dan bacaan-
bacaan yang berhubungan dengan kerohanian dan pengembangan
pribadi, sehingga tidak ada pembedaan pengunjung/peminjam baik
siswa, mahasiswa maupun umum semuanya dianggap sama, yang
menjadi pembeda adalah pengunjung dibagi menjadi pengunjung
yang sudah menjadi member dan pengunjung yang belum menjadi
member atau pengunjung umum.
Sistem yang dipakai di perpustakaan ini masih bersifat manual
(pencatatan baik pencatatan member, buku maupun transaksi
peminjaman dan pengembalian)


Menggantikan sistem perpustakaan yang masih bersifat manual menjadi
sistem informasi perpustakaan terkomputerisasi sehingga pelayanan
dan proses transaksi di perpustakaan menjadi lebih efektif dan efisien.


Dalam pengumpulan data, akan digunakan beberapa metode untuk
menentukan kebutuhan sistem yang akan dibangun. Adapun metode yang
digunakan adalah:

1. Metode Observasi
Mengunjungi langsung perpustakaan tersebut untuk melihat fakta yang terjadi
disana.

2. Metode Wawancara
Melakukan tanya jawab secara langsung dengan pihak-pihak terkait untuk
mendapatkan permasalahan-permasalahan yang terjadi di perpustakaan JOY

3. Metode Kearsipan
Melihat arsip-arsip peminjaman, pengembalian dan pendataan member untuk
menentukan sistem yang akan dibuat.

Berdasarkan data dan informasi yang kami dapatkan bahwa didalam sistem sirkulasi
perpustakaan pada LSM tersebut, dapat diidentifikasi permasalahan-permasalahan
sebagai berikut:
1. Kurang maksimalnya kinerja petugas dalam melayani pengunjung perpustakaan
karena kegiatan sirkulasi yang terlalu banyak pencatatannya di jurnal(manual).
2. Pembuatan laporan yang cukup memakai banyak waktu dan data yang dihasilkan
belum akurat, misalnya penyelesaikan laporan statistik yang menghabiskan banyak
waktu.
3. Terlalu banyak pencatatannya di jurnal(manual) sehingga memakan banyak waktu
dan tidak efisien dalam hal penggunaan waktu, biaya dan tenaga.
4. Kontrol pada pencatatan, penyimpanan dan pengolahan dikerjakan oleh petugas
sehingga memungkinkan terjadinya banyak kesalahan baik pada pencatatan juga
kesalahan pengolah data serta penyajian informasi.
5. Tidak adanya layanan pencarian terhadap koleksi buku, meskipun ada itu terbatas
pada katalog buku yang membingungkan anggota.
6. Kurang efisien karena pencatatan dan dokumentasi dilakukan secara manual
memakan banyak waktu dan tempat.
ANALISIS SISTEM

Dalam analisis sistem perpustakaan ini, terdapat
beberapa hal yang kami analisis yaitu :
1.Business User
2.Analisis Fungsional dan Non Fungsional
Sistem
3.Analisis Jabatan
4.Business Rules
5.Business Problem & Solution


Siapa saja yang terlibat dalam sistem

1. Pengelola perpustakaan.
2. Pekerja/petugas perpustakaan.
3. Peminjam/member.


Dalam analisis fungsional sistem ini menjelaskan apa saja yang bisa dilakukan sistem
nantinya

1. Sistem harus mampu melakukan input, edit dan delete data buku maupun pencarian.
- Pengguna dapat memasukkan tentang data-data buku yang meliputi kode buku,
judul buku, pengarang, penerbit, jumlah halaman dll.
- Pengguna dapat menghitung data buku secara keseluruhan
- Pengguna dapat menampilkan data buku berdasakan kategori tertentu.
- Pengguna mampu menampilkan data-data buku yang sering di pinjam.
- Pengguna dapat menghapus data buku yang hilang.
- Pengguna dapat menampilkan laporan data buku baik harian, bulanan maupun
tahunan.
- Sistem menyediakan katalog dan informasi buku yang tersedia di perpustakaan
sehingga pengguna dapat melakukan pencarian buku dengan cepat.




2. Sistem harus dapat melakukan transaksi peminjaman dan pengembalian buku.
a. Sistem dapat melakukan transaksi peminjaman buku yang meliputi :
- Sistem dapat menampilkan jumlah buku yang dipinjam.
- Sistem dapat menampilkan tanggal kembali secara otomatis.
- Sistem dapat mengetahui apakah buku yang dipinjam sudah dikebalikan atau belum.
- Sistem dapat menampilkan data peminjam yang paling sering meminjam buku.

b. Sistem dapat melakukan transaksi pengembalian buku yang meliputi :
- Sistem dapat menampilkan denda yang harus dibayar.
- Sistem dapat menampilkan total buku yang dipinjam.
- Sistem dapat menampilkan data-data buku bila peminjam menghilangkan buku yang
dipinjam.
- Sistem dapat menampilkan data peminjam yang belum mengembalikan.

Pengguna dapat menampilkan laporan transaksi peminjaman maupun pengembalian baik
harian, bulanan maupun tahunan.



3. Sistem harus dapat melakukan pendataan member/anggota.
- Pengguna dapat memasukkan data member baru yang meliputi Nomor
member, nama, alamat dan no telp.
- Pengguna dapat mencetak kartu member.
- Pengguna dapat menampilkan data member berdasarkan kategori tertentu.
- Pengguna dapat menampilkan laporan data member baik harian, bulanan
maupun tahunan.


Tipe kebutuhan yang berisi property perilaku yang dimiliki oleh sistem

Operasional
- Menggunakan sistem operasi Microsoft Windows XP atau 7.
- Spesifikasi komputer minimum Pentium 4.
- Kebutuhan memori minimm 256 MB RAM.
- Kebutuhan Hardisk 10 GB.
- Monitor.
- Database menggunakan MySql.

keamanan
- Sistem dan databasenya dilengkapi dengan password.
- Setiap user yang akan menggunakan sistem ditentukan level
aksesnya.



Jabatan-jabatan yang terkait dengan sistem dan apa saja tugas dan pembagian kerja
masing-masing jabatan, serta bagaimana kontrol datanya.

1. Pengelola
Pengelola mendapat hak akses terhadap sistem dalam mengontrol data buku dan data
pekerja/petugas perpustakaan. pengelola juga mempunyai hak akses lebih dari
pekerja/petugas perpustakaan dan dapat juga melakukan tugas pekerja/petugas
perpustakaan. Dari 3 analisis fungsional sistem, maka pengelola mempunyai hak akses
atas :
- Melakukan input, edit dan delete data buku maupun pencarian.
- Melakukan transaksi peminjaman dan pengembalian buku.
- Melakukan pendataan member.
- Selain itu pengelola juga bisa memberikan hak akses lebih kepada petugas
perpustakaan melalui setting hak akses.







2. Pekerja/petugas perpustakaan.
Petugas perpustakaan mendapat hak akses melalui pengelola. Dari 3 analisis
fungsional sistem, petugas perpustakaan mempunyai hak akses atas :
- Melakukan transaksi peminjaman dan pengembalian buku.
- Melakukan pendataan member.
- Melakukan pencarian buku.

3. Pegunjung
Pengunjung hanya dapat melakukan pencarian buku saja.








Aturan atau batasan yang berlaku didalam sistem perpustakaan.

- Pengunjung perpustakaan terbagi menjadi pengunjung member dan umum (non-
member)
- Member
- Dapat meminjam buku.
- Mendapatkan kartu member perpustakaan.
- Umum (non-member)
Hanya dapat membaca di perpustakaan saja.
- Peminjam bisa meminjam maksimal 5 buah buku sekali pinjam.
- Jangka waktu peminjaman buku maksimal 5 hari (hari libur tidak dihitung).
- Keterlambatan pengembalian buku akan didenda sebesar Rp.500,-/buku/hari.
- Menghilangkan atau merusak buku akan dikenakan denda sebesar harga buku
tersebut.




Dari perumusan masalah yang telah dijelaskan diatas, maka didapat solusi
menggunakan analisis PIECES (Performance, Information, Economic,
Controlling, Eficiency dan Services) sebagai berikut :

Analisis Sistem lama Sistem baru (berbasis komputer)
Performance
(kinerja)
Kegiatan pencatatan
buku dan sirkulasi
peminjaman dan
pengembalian yang
terlalu banyak
pencatatannya di
jurnal(manual).
Semua kegiatan baik pencatatan
maupun sirkulasi peminjaman
dan pengembalian serta
penyajian informasi sudah
terkomputerisasi sehingga kinerja
lebih efektif dan lebih efisien
waktu.


Information
(informasi)
Data-data dicatat pada kertas-kertas dan tidak
adanya integrasi antardata yang disimpan, hal
ini menyebabkan sulitnya analisa data dalam
proses pembuatan laporan dan penyediaan
informasi lainya. Hal ini akan mempengaruhi
kualitas informasi yang dihasilkan, mungkin
menghasilkan informasi yang tidak akurat atau
bisa juga akurat tapi tidak tepat waktu.
Sistem informasi berbasis
komputer dengan
kemampuannya
mengintegrasikan dan
memproses data-data
akan memudahkan analisa
antardata dalam
pembuatan laporan.
Economic
(ekonomi)
Pencatatan dilakukan di jurnal(manual)
sehingga memakan banyak waktu dan tidak
efisien dalam hal penggunaan waktu, biaya
dan tenaga.
Dengan sistem berbasis
komputer maka
pencatatan dapat
dikerjakan dengan lebih
baik sehingga mengurangi
beban biaya, tenaga dan
waktu.


Control
(Keamanan)
Kontrol pada pencatatan,
penyimpanan dan
pengolahan dikerjakan oleh
petugas sehingga
memungkinkan terjadinya
banyak kesalahan baik pada
pencatatan juga kesalahan
pengolah data serta
penyajian informasi.
Pada sistem berbasis komputer
kontrol akan dilakukan
komputer dan petugas sehingga
kesalahan dapat diminimalisir.
Efisiency
(Efisiensi)
Pencatatan dan dokumentasi
dilakukan secara manual
memakan banyak waktu dan
tempat.
Dokumentasi dilakukan secara
otomatis sehingga lebih efisien.
Selain itu, penyimpanan
dokumentasi tersebut pada
pada harddisk tidak
memerlukan banyak tempat.


Services
(Layanan)
Pelayanan terhadap
transaksi peminjaman
dan pengembalian serta
pembuatan laporan akan
memakan waktu lama
karena pencatatan dan
pengecekan serta
validitas dilakukan secara
manual oleh petugas.
Sistem berbasis komputer
akan memberikan
pelayanan yang lebih
cepat karena validitas,
dokumentasi, analisa dan
pemprosesan data
transaksi dilakukan
oleh komputer.
MODEL DATA


MULAI
Log In?
Y
N
Pencarian
buku
Pengelola? Y N
Input, Edit, Delete,
pencarian Data
buku
Peminjaman,
pengembalian
Pendataan,
pendaftaran
member
Laporan
Y
Proses lagi?
Log Out
Selesai
Cari lagi?
N
Y



SI Perpustakaan
Pengelola
Perpustakaan
Petugas
Perpustakaan
Sirkulasi buku
Data member
Hak Akses
Informasi member
Informasi buku
Transaksi peminjaman
Transaksi pengembalian
Sirkulasi buku
Data member
Data petugas
Data buku
Hak Akses
Informasi member
Informasi buku
Transaksi peminjaman
Transaksi pengembalian
laporan


1
Login
Petugas
Perpustakaan
Pengelola
Perpustakaan
Petugas
2
Pengolahan
Data Buku, petugas
3
Pengolahan
Data Peminjaman,
pengembalian,
member
4
Pembuatan
Laporan
member Buku
Transaksi
Penjualan
Username
Password
Level
Pengguna
Username
Password
Level
Pengguna
Data Petugas
Data member
Data Transaksi
Peminjaman
pengembalian
Data Buku
Data Transaksi
Peminjaman
pengembalian
Data Buku
Laporan transaksi
peminjaman pengembalian
Laporan Barang
Laporan member
Laporan petugas
Data member
Data petugas


MEMBER TRANSAKSI BUKU
DENDA
TRANSAKSI
PETUGAS
RAK
terdapat
mengelola
terdapat
berada
KATEGORI
Id_member
alamat
No_telp
Nama_member
Id_member
Id_transaksi
Id_rak
Jml_denda
lokasi
Tgl_denda
Nama_petugas
alamat
No_telp
Id_petugas
password
status
Judul_buku
pengarang
penerbit
Kode_buku
Tgl_masuk
Thn_terbit
Status_pinjam
sinopsis
Id_kategori
No_rak
kategori
Kode_kategori Nama_kategori
Id_member
Id_transaksi
Kode_buku
Id_petugas
Tgl_pinjam
Tgl_kembali
Tgl_dikembalikan
Kode_buku
Jml_buku


1. Entitas MEMBER






2. Entitas TRANSAKSI





Atribut Tipe Data Konstrain
Id_member Char(5) Primary Key
Nama_member Varchar(50) Not null
Alamat Varchar(50)
No_telp Varchar(15)
Atribut Tipe Data Konstrain
Id_transaksi Char(5) Primary Key
Kode_buku Char(10) Primary Key
Id_member Char(5) Foreign Key
Tgl_pinjam Date Not null
Tgl_kembali Date Not null
Tgl_dikembalikan Date
Id_petugas Char(5)


3. Entitas BUKU











4. Entitas PETUGAS




Atribut Tipe Data Konstrain
Kode_buku Char(10) Primary Key
Judul_buku Varchar(50) Not null
Pengarang Varchar(50)
Penerbit Varchar(50)
Thn_terbit Integer
Tgl_masuk Date
Status_pinjam Boolean Not null
Sinopsis Text
Kode_kategori Char(5) Foreign Key
No_rak Char(5) Foreign Key
Jml_buku Integer Not null
Atribut Tipe Data Konstrain
Id_petugas Char(5) Primary Key
Nama_petugas Varchar(50) Not null
Alamat Varchar(50)
No_telp Varchar(15)
Status Varchar(20) Not null
Password Varchar(20) Not null


5. Entitas DENDA







6. Entitas KATEGORI




7. Entitas RAK





Atribut Tipe Data Konstrain
Id_transaksi Char(5) Primary Key
Kode_buku Char(10) Primary Key
Id_member Char(10)
Tgl_denda Date
Jml_denda Currency
Atribut Tipe Data Konstrain
kode_member Char(5) Primary Key
Nama_kategori Varchar(50)
Atribut Tipe Data Konstrain
No_rak Char(5) Primary Key
Lokasi Varchar(20)


member
PK id_member
nama_member
alamat
no_telp
transaksi
PK id_transaksi
PK,FK1 kode_buku
FK3 id_member
tgl_pinjam
tgl_kembali
tgl_dikembalikan
FK2 id_petugas
buku
PK kode_buku
judul_buku
pengarang
penerbit
thn_terbit
tgl_masuk
status_pinjam
sinopsis
jml_buku
FK1 kode_kategori
FK2 no_rak
kategori
PK kode_kategori
nama_kategori
petugas
PK id_petugas
nama_petugas
alamat
no_telp
status
password
rak
PK no_rak
lokasi
denda
PK,FK1 id_transaksi
PK,FK1 kode_buku
id_member
tgl_denda
jml_denda
TERIMA KASIH