PENGANTAR MANAJEMEN PRODUKSI

T.Oerbandono, Manajemen Produksi & Maintenance

Fungsi Produksi/Operasi Pada Perusahaan

Organisasi dapat berlangsung jika dapat memberi kepuasan
kepada konsumen atau dapat melayani konsumen.
Kriteria tersebut merupakan persyaratan umum bagi
kelangsungan hidup suatu organisasi.

Produk adalah sesuatu yang dapat memuaskan kebutuhan

konsumen. Produk dapat berupa fisik (Physical Product) maupun
yang tidak berwujud(Intangible Product).
Konsumen dapat berada di dalam maupun di luar organisasi.
Konsumen tersebut dapat berupa perorangan sebagai pengguna
produk maupun sebagai pemakai sebuah sistem.

 Organisasi digambarkan dengan diagram masukan-keluaran

(Input-Output Diagrams).
Pada diagram ditunjukkan bahwa kebutuhan konsumen mengalir
ke dalam organisasi yang kemudian mentransformasikan
menjadi sesuatu yang memuaskan konsumen/produk.

Alat
Pemuas
(product)

Kebutuhan
(Need)

Konsumen

Organisasi

Konsumen

Gambar: Hierarki Diagram Dasar Input/Output Organisasi

 Karena keluaran(Output) kembali ke tempat semula, maka diagram

Input/Output tersebut dapat digambarkan sebagai putaran tertutup (Closed
Loop), sebagaimana gambar berikut;
Gambar:
Siklus Tertutup (Closed
Loop) Diagram Hierarki
Organisasi

Organisasi

Alat Pemuas
(product)

Kebutuhan
(Need)

Konsumen

Diagram dasar tersebut dijabarkan menjadi lima diagram Input-Output yang

berurutan seperti pada gambar Penjabaran Hierarki Diagram Dasar Organisasi

Kebutuhan

Fasilitas Identifikasi
dan Peramalan

Konsumen

Ramalan-ramalan
Explisit

Fasilitas Analisis dan

Integrasi
Rencana-rencana
Sumberdaya

Ramalan-ramalan
Explisit

(i)
Rencana-rencana
Sumberdaya

(ii)
Masukan-masukan
Produksi/Pengoperasian

(iii)

Fasilitas Suplai
Masukan-masukan
Produksi/Pengoperasian

Keluaran-keluaran

Fasilitas Transformasi

Keluaran-keluaran

(iv)

Alat Pemuas

Fasilitas Distribusi
Gambar: Penjabaran Hierarki Diagram Dasar Organisasi

(v)

Ramalan-ramalan
Eksplisit

(II)
Fasilitas Analisis
dan Integrasi

(I) Fasilitas
Identifikasi dan
Peramalan

Rencana-rencana
Sumberdaya

(III) Fasilitas Suplai

Masukan
produksi/Operasi

Kebutuhan

Konsumen

Alat-alat pemuas
(Produk)

(IV) Fasilitas
Transformasi

(V) Fasilitas
Distribusi

Keluaran-keluaran

Gambar: Rangkaian Tertutup Fungsi Manajemen

 Keluaran(output) dari setiap diagram merupakan masukan(input)

bagi diagram berikutnya dan keluaran yang terakhir kembali lagi
ke awal, diagram keseluruhan ditunjukkan pada gambar
transformasi total.
Diagram tersebut masih terlalu sederhana. Sebagai contoh ketika
manganalisis ramalan mungkin ditemukan bahwa dengan fasilitasfasilitas yang tersedia tidak dapat diperoleh hasil yang diinginkan.
Reaksi umpan balik(Feedback)dari diagram tersebut
menyebabkan ramalan tersebut diperbaiki kembali/modifikasi.
Demikian pula pada fasilitas distribusi dapat tidak memadai untuk
menghasilkan keluaran(produk) dari fasilitas transformasi
sehingga perlu diadakan serangkaian modifikasi pada tahap-tahap
sebelumnya.

 Karena kaitannya sangat erat maka umumnya fasilitas ii sampai

iv dari fungsi manajemen tersebut dianggap sebagai satu
fasilitas sehingga manajer produksi/operasi dapat dianggap
sebagai sebagai manajer dari seluruh proses transformasi,
sebagaimana gambar berikut.

Input

Proses
Transformasi Total

Output

Gambar: Proses Transformasi Total

 Demikian Fasilitas Identifikasi dan Peramalan (Forecasting)

sangat erat hubungannya dengan fasilitas distribusi sehingga
dapat dianggap sebagai suatu kesatuan, yaitu sebagai fasilitas
pemasaran.
Pada kondisi lain contohnya pada perdagangan eceran fasilitas
transformasi mungkin hanya sedikit bahkan tidak ada sama
sekali. Meskipun kemungkinan-kemungkinan tersebut ada maka
tugas utama dari setiap organisasi dapat dikatakan sebagai
Memasarkan dan Memproduksi/Mengoperasikan
sebagaimana ditunjukkan pada diagram pembagian fungsi
manajemen produksi & pemasaran.

Fasilitas
Analisis dan
Integrasi

Ramalan
Eksplisit
Fasilitas
Identifikasi dan
Peramalan

Rencana-rencana
Sumber daya

Fasilitas
Pemasokan
(Suplai)

Kebutuhan

PEMASARAN

Konsumen

PRODUKSI/
OPERASI

Masukan
Produksi/Operasi

Alat-alat
Pemuas

Fasilitas
Distribusi

Fasilitas
Transformasi

Keluaran

Gambar: Pembagian Fungsi Manajemen menjadi Pemasaran dan Produksi/Operasi

 Hubungan antara fungsi Pemasaran dan Produksi/Operasi

sangat penting sekali bagi kesuksesan atau kelangsungan
hidup organisasi.
Semakin erat kedekatan kedua fungsi tersebut maka semakin
besar kemungkinan untuk sukses.
Pada awal berdirinya suatu organisasi fungsi-fungsi
pemasaran dan produksi biasanya dilaksanakan oleh orang
yang sama.
Pemisahan kedua fungsi tersebut maupun pengurangan
hubungan keduanya dapat meningkatkan kemungkinan
terjadinya kegagalan organisasi. Hal ini ditunjukkan pada
gambar Pengaruh pemisahan fungsi pemasaran dengan
produksi.

PEMASARAN

PRODUKSI

Kelangsungan
Hidup Organisasi
Yang Menurun

Sukses Yang
Meningkat
PEMASARAN

PEMASARAN

PRODUKSI

PRODUKSI

Gambar: Pengaruh pemisahan fungsi pemasaran dengan produksi

Perbedaan antara Produksi dan Operasi .

Beberapa keluaran dari fasilitas Transformasi adalah sesuatu yang tak
berwujud (intangible) jadi bukan benda melainkan sesuatu yang
memungkinkan konsumen melakukan apa yang diinginkannya. Contoh,
menghasilkan sesuatu untuk memenuhi kebutuhan konsumen dalam
melakukan hubungan sosial (misal: Entertainment). Dengan demikian
proses transformasi menghasilkan penyediaan tempat dengan suasana
menyenangkan yang memungkinkan berlangsungnya hubungan sosial.
Manager perusahaan tersebut secara konseptual melaksanakan tugas
yang sama dengan manager perusahaan yang memproduksi barangbarang.
Demikian juga untuk memuat pekerjaan pada perangkat mesin tidak
begitu berbeda dengan menyediakan akomodasi penumpang pada
sederetan pesawat-pesawat terbang.
Penambahan persediaan pada suatu pabrik mempunyai kesamaan
karakteristik dengan masalah penambahan staf di sebuah perusahaan
penerbangan.

 Alat-alat yang mantap bagi seorang manajer produksi

perusahaan yang menghasilkan barang-barang dapat diterapkan
pada manajer di perusahaan yang menghasilkan produk tak
berwujud (intangible product). Hal tersebut tidak berarti bahwa
setiap teknik dapat juga digunakan dalam setiap keadaan
melainkan terdapat gagasan-gagasan yang tersedia yang
sebaiknya diketahui oleh para manajer produksi/operasi agar
mampu meilih alat yang sesuai.
Hal tersebut Sebagaimana seperangkat peralatan (perkakas
seperti obeng ) yang lengkap, yang mana tidak semua peralatan
tersebut selalu terpakai akan tetapi tetap harus ada dan siap
digunakan

Manajemen Produksi dan keahlian teknik/Teknologi

Manajemen tidak sama dengan keahlian teknik atau teknologi.
Meskipun terdapat banyak bidang-bidang yang menjadi perhatian
bersama.
Insinyur atau ahli teknik banyak berurusan dengan pembuatan
peralatan fisik sedangkan manajer menaruh perhatian pada
organisasi untuk penggunaan alat-alat dan sumber daya lainnya
seperti halnya manusia, bahan(material) dan uang.
Perlu dimengerti bahwa pengetahuan keahlian teknik dan
teknologi dalam jenis apapun bukan merupakan persyaratan yang
dibutuhkan bagi seorang manajer produksi/ Operasi.

Kerangka Konseptual Manajemen Produksi

Dari semua tugas-tugas manajemen, fungsi manajemen
produksi/operasi merupakan yang paling sulit didefinisikan,
karena mencakup begitu banyak tugas yang saling berkaitan.
Pembagian fungsi manajemen produksi dan operasi dapat
merusak akan tetapi tanpa pembagian maka akan mengalami
kesulitan untuk membahas pekerjaan manajer produksi/operasi
tersebut.
Pembagian tersebut dibuat supaya memberikan kerangka
konseptual yang bermanfaat untuk memikirkan pekerjaan
produksi/operasi.

 Manajemen Produksi dan Operasi merupakan penggabungan

seluruh aspek berikut; Produk, Manusia, Pabrik, Proses,
Program. Hal ini sebagaimana ditunjukkan pada gambar berikut.

Produk

Manusia

program

Pabrik
Proses

Gambar: Tugas Manajer Produksi/Operasi

Produk
Produk adalah perwujudan yang paling jelas dari pertemuan
antara pemasaran dan produksi.
Konsumen membutuhkan produk sedangkan organisasi
(perusahaan) harus mampu memproduksinya. Karena alasan
tersebut sehingga perlu dicapai kesesuaian antara semua
fungsi-fungsi bisnis terhadap permasalahan seperti;
Prestasi(Performance)
Estetika(Aestetics)
Kualitas (Quality)
Keandalan(Reliability)
Kuantitas(Quantity)
Harga jual atau biaya produksi (Cost/ Cost Of Production)
Tanggal dan waktu penyerahan (Delivery Time)

 Dalam mencapai kesepakatan tentang hal-hal tersebut,

pengetahuan akan faktor-faktor eksternal harus diambil seperti
kebutuhan pasar dan budaya yang berlaku, batasan hukum dan
tuntutan lingkungan(Environtment).
Pada saat yang sama terdapat sejumlah pertimbangan internal
yang harus diperhatikan Seperti ;
kesesuaian produk maupun jasa baru dengan sistem.
Fasilitas dan tradisi yang ada
Apakah perusahaan baru terlalu berlebihan meningkatkan
variasi kegiatan yang dijalankan oleh organisasi tersebut.

 Keputusan untuk meningkatkan keanekaragaman tersebut

harus dilakukan dengan sadar. Hal tersebut tidak hanya
dilakukan oleh Manajemen Produksi dan Operasi secara sendiri,
melainkan harus menjadi bagian penting dari strategi
perusahaan(Corporate Strategy) tersebut.

Pabrik (Factory):
Untuk membuat produk, diperlukan pabrik yang terdiri dari bangunan
dan peralatan.
Pabrik merupakan aset tetap organisasi perusahaan, yang harus sesuai
dengan kebutuhan produk, pasar, operator dan organisasi serta harus
selalu terjaga selama kebutuhan konsumen dapat diramalkan.
MPO akan menaruh perhatian atas pertanyaan-pertanyaan tentang:
Kemungkinan permintaan yang akan datang
Desain dan tata letak bangunan dan kantor
Daya guna dan keandalan
Pemeliharaan pestasi(Performance)
Keamanan instalasi dan operasi
Tanggung jawab sosial
Hal-hal tersebut harus dipertimbangkan dalam hubungan dengan
keuangan, perpajakan dan batasan-batasan politik/budaya yang
ditimbulkan oleh lingkungan tempat produksi harus dilakukan.

Proses:
Keputusan tentang pembuatan produk dilakukan dengan
menggabungkan antara kebutuhan-kebutuhan yang bersifat
teknis dan organisasi dengan orang-orang didalam organisasi.
Sangat jarang dijumpai bahwa hanya terdapat satu cara untuk
membuat suatu produk maupun untuk menyediakan suatu jasa
tertentu.
Kecerdikan manusia perlu dibatasi jika tidak maka variasi
metode akan meningkat.
Pada saat yang sama sangat bijaksana untuk mencoba mengikat
kecakapan pengetahuan dan kecerdasan orang-orang yang
melakukan proses tersebut.

Dalam menentukan suatu proses perlu diperiksa faktor-faktor

berikut:
Kapasitas yang tersedia
Tenaga ahli yang tersedia
Tipe Produksi
Tata letak pabrik dan peralatan pabrik
Keselamatan
Kebutuhan Pemeliharaan
Biaya yang akan dicapai

Program
Jadwal waktu menetapkan tanggal penyerahan barang-barang
kepada atau penyediaan jasa bagi, konsumen adalah ungkapan
lain yang dapat dilihat tentang pertemuan produksi/pemasaran.
Tidak hanya menetapkan waktu dan tanggal melainkan juga
menentukan secara efektif arus kas yaitu kendali utama bagi
kelangsungan hidup organisasi.
Jika program-program tidak disesuaikan secara tepat maka
pemrograman akan menjadi janji-janji yang tidak bertanggung
jawab dengan sumber-sumber yang tidak memadai.

 Daftar waktu penyerahan menghasilkan jadwal untuk :

Pembelian
Transformasi
Pemeliharaan
kas
penyimpangan
Transportasi.
Meskipun masalah penyusunan waktu mudah dibuat
tetapi penyelesaiannya sangat kompleks.

Faktor Manusia :
Produksi sejak awal hingga akhir bergantung pada orangorang. Manusia itu sendiri bervariasi baik dalam kecerdasan,
kecakapan maupun keinginannya.
Pekerjaan para ilmuwan sosial secara kontinu menambah
pengertian tentang manusia dan organisasi serta membawa
hasil bahwa resep ampuh sederhana seperti:
Komunikasi yang lebih baik
Kelompok-kelompok kecil
Demokrasi Industri
Pengayaan pekerjaan

 Meskipun terdapat perkembangan spesialisasi fungsi pernyataan

paling tajam tentang kebijakan kepegawaian terjadi di dalam unit
produksi itu sendiri, karena disitulah sekelompok orang
dipekerjakan.
Kebutuhan akan keterlibatan MPO dalam menentukan kebijakan
yang demikian adalah jelas. Pemisahan dan perceraian dalam
fungsi manajemen akan meningkatkan kemungkinan malapetaka.
Oleh sebab itulah manajer produksi hendaknya dilibatkan dalam
pembahasan tentang;
Upah/gaji
Keamanan
Syarat-syarat kerja
Motivasi
Serikat Buruh
Pendidikan dan Latihan

MPO dan Kebijakan Perusahaan

Fungsi transformasi akan mempekerjakan banyak karyawan,
menggunakan sebagian besar aset fisik dan melibatkan sumber
dana yang tidak sedikit.
Karena itu besar sekali tekanan untuk memecahkan masalah
transformasi dengan cepat.
Kegagalan penyerahan barang, mesin yang menggangur , para
pekerja yang tidak produktif, penurunan kualitas, proses atau
servis yang tidak aman, kesemuanya itu meminta perhatian.
Tanpa pemahaman strategi jangka panjang dari organisasi yang
diperoleh melalui keikutsertaan dalam penyusunannya maka
MPO akan dipaksa untuk mengambil putusan operasional
berjangka pendek yang dapat menyebabkan tindakan-tindakan
jangka panjang tidak bisa diterima organisasi secara
keseluruhan.

 Harus diingat bahwa faktor-faktor penentu keberhasilan dan

kesinambungan operasi setiap perusahaan meliputi antara lain:
Kualitas produk
Keandalan (reliability) produk
Penyerahan Produk
Biaya Produk
Arus kas (Cash Flow) Organisasi
Tindakan mencoba memisahkan kebijakan MPO dari kebijakan
perusahaan merupakan tindakan bunuh diri.
Suatu kebijakan mengenai penyerahan (misal: Kebijakan perusahaan
adalah untuk menyerahkan dalam waktu 24 jam sejak pesanan
diterima akan berarti jika diikuti oleh kebijakan:
Pemanfaatan Pabrik
Pemanfaatan Tenaga Kerja
Investasi dalam Persediaan(logistics)
Biaya

Kebijakan MPO(MPO Policy)

Kebijakan MPO adalah istilah yang digunakan untuk aspekaspek kebijakan perusahaan yang khusus menyangkut
bagian produksi atau manufaktur(Pabrik).
Hal tersebut jelas merupakan bagian integral dari kebijakan
perusahaan dan harus bekerja di dalam dan tidak terlepas
dari kebijakan perusahaan tersebut.
Manajer produsi/Operasi menentukan kebijakan MPO
secara efektif dalam membuat kebijakan dan keputusan
operasi yang berada dalam kompetensinya.
Kegagalan menyatukan MPO ke dalam kebijakan
perusahaan atau memisahkan pertimbanganpertimbangan produksi dari kebijakan perusahaan tanpa
dapat dihindarkan akan membuat konflik yang sangat
sering terjadi dan harus dihadapi MPO.

Mengaudit fungsi MPO

Menetapkan kebijakan bukan merupakan pekerjaan yang mudah,
demikian pula melaksanakan tugas tersebut dalam fungsi
bertahap seperti produksi.
Sebelum suatu kebijakan ditetapkan, penting untuk mengaudit
situasi dan menemukan apa yang ada dan dibutuhkan.
Para ahli strategi perusahaan sejak lama menyarankan bahwa
dalam menyusun strategi hal-hal berikut bermanfaat untuk
dipertimbangkan;
Kekuatan dan kelemahan perusahaan

Peluang
Hambatan

Yang dihadapi

S= Strength; W=Weakness; O= Opportunity; T= Threat

Dalam mempertimbangkan permasalahan MPO maka dapat

menggabungkan keempat pertimbangan tersebut dengan lima
bagian yang menjadi pusat perhatian MPO sehingga menghasilkan
sebuah jaringan(grid):
Strentgh
Produk
Pabrik
Proses

Program
Orang

Weakness

Opportunity

Threat

Penyederhanaan Tugas MPO

Tugas manajer produksi terdiri banyak tahapan (multi faceted).
Kenyataannya bahwa manajer produksi mengendalikan setumpuk
sumber-sumber fisik dan personel organisasi yang memberikan
terus-menerus segudang permasalahan yang harus diselesaikan.
Beberapa metode penting dapat digunakan untuk memudahkan
pekerjaan manajer produksi/operasi.
Putusan-putusan bersifat dapat diprogramkan(programmable) dan
tidak dapat diprogramkan(non-programable).
Putusan yang bisa diprogramkan bersifat berulang dan rutin,
sehingga prosedur yang tetap bisa disusun untuk memecahkannya.

 Putusan yang tidak bisa diprogramkan adalah baru, tidak

teratur(unstructured) dan seringkali berkaitan dengan manusia,
yang mana penyelesaiannya tergantung pada pertimbangan,
pengetahuan dan pengalaman si pengambil keputusan.
Semakin mudah problem-problem dapat dirumuskan maka
semakin mudah pula putusan-putusannya dapat diprogramkan,
sehingga semakin banyak waktu yang dapat digunakan untuk
mengurus problem-problem yang tidak dapat diselesaikan.

 Untuk memudahkan tugas maka manajer produksi/operasi

sebaiknya menyusun prosedur yang memungkinkan
permasalahan yang telah diprogram dapat dipecahkan sebagai
permasalahan rutin. Bidang-bidang yang dapat dibuat seperti
hal tersebut antara lain:
Manajemen Bahan
Metode kerja
Kebijakan Pemeliharaan
Penyusunan Jadwal
Persiapan Estimasi
Manajemen Mutu
Prosedur Keselamatan
Kebijakan Pembayaran Upah/gaji

Customer
market

Marketing

Market research

Is there a
market need ?

No

Yes
modify
Product Idea
Research &
Development

modify
Product Specification
modify
Concept Design
modify
Detail Design

Is Design
Cost Effective ?

After Sales Data

Gambar :
Manufacture
Cycle

No

Yes
Prototyping
No
Prototype OK ?
Yes
Pilot and test run

Production Planning

Demand
Data

Manufacture

Sales

Costumer
Orders