PERTEMUAN 4

PURCHASE
A. PURCHASE
a. Mencatat Transaksi Pembelian Kredit
Tanggal 11 Januari 2009 perusahaan membeli barang dagangan
secara kredit kepada Raja Prima dengan rincian sbb :
Unit
2
3

Kode
P-003
P-004

Nama Barang
TSP
Pupuk Kandang

Harga
3.000
4.000

Diskon

Jumlah
6.000
12.000

Langkah-langkah mencatat transaksi pembelian kredit :

Dari modul Purchase, klik Enter Purchase, ubah tampilan
fakturnya dengan klik icon Layout, pilih Item, kemudian klik OK, pilih
status transaksinya yakni Bill, selanjutnya isi data pembeliannya.
b. Mencatat Return Pembelian Kredit
Tangal 12 Januari 2009 perusahaan mengembalikan barang yang
dibelikan karena rusak yakni 1 Unit Pupuk Kandang (P-004), oleh Raja
Prima barang tersebut diganti dengan 1 Unit TSP (P-003).
Langkah-langkah mencatat return pembelian kredit :
1. Catat pengembalian dan penukaran barang melalui Purchase, klik
Enter Purchase, kemudian isikan datanya sbb, kolom Receive diisi (-)
jumlah barang yang dikembalikan dan (+) jumlah barang
penggantinya/penukarnya.
2. Catat pengurangan Hutang, melalui modul Purchase, klik Purchase
Register, pilih bilahReturn & Debit, sorot nama Suppliernya (Raja
Prima), klik bilah Apply to Purchase, nilai yang ada di kolom Debit
Amount distribusikan ke kolom Amount Aplied pada transaksi yang
dikurangkan hutangnya (apabila dikolom discount ada nilainya,
hapuslah niali tersebut/jangan diberlakukan discount tersebut).

14

15

c. Mencatat Transaksi Pembelian Tunai

Tanggal 13 Januari 2009 perusahaan membeli barang kepada
supplier Siapa Saja dengan perincian sebagai berikut:
Unit
3

Kode
P-002

Nama Barang
Urea

Harga
2.000

Diskon

Jumlah
6.000

Langkah-langkah mencatat transaksi pembelian tunai :

Dari modul Purchase, klik Enter Purchase, ubah tampilan
fakturnya dengan klik icon Layout, pilih item, kemudian klik OK, pilih
status transaksinya yakni Bill, selanjutnya isi data pembeliannya sbb,
perhatikan juga pada kolom Paid Today diisi dengan jumlah dana yang
dikeluarkan untuk membayar.
d. Mencatat Return Pembelian Tunai
Masih berhubungan dengan contoh 3, misalkan tanggal 14 Januari
2009 Perusahaan mengembalikan barang yang dibeli yaitu 1 Unit Urea
(P- 002) karena rusak. Supplier (Siapa Saja) setuju untuk mengembalikan
dana yang telah diberikan kepadanya karena perusahaan kita.
Langkah-langkah mencatat return pembelian tunai :
1. Catat pengembalian dan penukaran barang melalui modul Purchase,
klik Enter Purchase, kemudian isikan datanya sbb, kolom Receive
diisi (-) jumlah barang yang dikembalikan.
2. Catat penerimaan Dana, melalui modul Purchase, klik Purchase
Register, pilih bilah Return & Debit, sorot nama Supliernya (Siapa
Saja), klik bilah Receive Refund.
e. Mencatat Transaksi Pelunasan Hutang
Tanggal 15 Januari 2009 Perusahaan membayar hutang ke supplier
Raja prima 24.960 dengan perincian 10.000 untuk melunasi Hutang Awal
sedangkan sisanya untuk melunasi pembelian pada tanggal 11 yang lalu.
Langkah-langkah mencatat transaksi pelunasan hutang :
Dari modul Purchase, pilih Pay Bill, kemudian pada kolom
Amount diisi dengan jumlah dana yang dikeluarkan, selanjutnya
distribusikannilai tsb pada kolom Amount Aplied.

16

f. Mencatat Order Pembelian Barang

Tanggal 16 Januari 2009 perusahaan memesan barang kepada
Suplier (Maltindo) dengan rincian sebagai berikut :
Unit
3
2

Kode
P-002
P-003

Nama Barang
Urea
TSP

Harga
2.000
3.000

Diskon

Jumlah
6.000
6.000

Langkah-langkah mencatat order pembelian barang :

Dari modul Purchase, klik Enter Purchase, ubah tampilan
fakturnya dengan klik icon Layout, pilih item, kemudian klik OK, pilih
status transaksinya yakni Order, selanjutnya isi data pembeliannya.
g. Mengubah Transaksi Order Menjadi Bill
Masih berhubungan dengan contoh 6, misalkan tanggal 17 Januarui
2009 Perusahaan menerima barang yang dipesan dari Maltindo.
Langkah-langkah mencatat transaksi order menjadi bill :
Dari modul Purchase, pilih Purchase Register, pilih bilah Order,
sorot nama Supliernya (Maltindo), klik bilah Change to Bill
B. EXPORT-IMPORT REKENING
1. EXPORT REKENING: Mengcopy account atau rekening dari file data
akuntansi yang pernah dibuat.
Langkah-langkah export rekening :
a. Buka salah satu file Myob yang telah selesai dikerjakan
b. Klik menu FILE, EXPORT DATA, ACCOUNT pilih bulannya, klik
CONTINUE
c. Klik kategori yang akan dieksport
d. Klik export, kemudian simpan file eksport tersebut.
2. IMPORT REKENING : Mengambil rekening dari file export dan
dicopykan pada file data akuntansi baru.
Langkah-langkah export rekening :
a. Buka satu file data baru
b. Klik menu FILE, IMPORT DATA, ACCOUNT, pada Duplicate
Record, pilih Update Existing Record, klik CONTINUE

17

c. Buka file export anda tadi, klik nama file nya, klik OPEN
d. Pilih kategori yang akan diimport
e. Klik IMPORT, kemudian akhiri dengan OK
C. BACKUP DATA
Membuat file cadangan/back up data sangat diperlukan apabila nantinya
kita akan memindahkan data akuntansi ke media perekam yang kapasitasnya
terbatas. Hasil back up data berupa file baru yang berextension ZIP.
Langkah-langkah mambackup data:
1. Buka file data yang akan dibackup
2. Klik menu FILE, BACKUP, klik Continue, kemudian ketik nama file
untuk file backup Anda, akhiri dengan SAVE
D. RESTORE DATA
File Backup tidak dapat digunakan dan dibuka apabila belum di
Restore. Kegunaan dari Restore data untuk menguraikan kembali file Backup
agar dapat di buka dengan MYOB. Proses Restore data menghasilkan file
baru yang sama persis dengan file aslinya (sebelum dibackup). Untuk
merestore data, Anda bisa menggunakan aplikasi WINZIP, WINRAR atau
MYOB juga bisa.
Langkah metestore file Backup:
1. Aktifkan MYOB, klik menu FILE, RESTORE
2. Buka file Backup Anda, klik nama file Backup, klik Open
3. Kemudian ketik nama file untuk file hasil Restore data nantinya, akhiri
dengan SAVE
E. TUTUP BUKU
Proses tutup buku pada dasarnya menutup semua saldo perkiraan
nominal dan dipindahkan ke rekening 3-8000 Retairned earning (Laba di
Tahan) untuk memulai pencatatan transaksi di periode akuntansi yang baru.
Proses tutup buku biasanya dilakukan di akhir periode akuntansi (misal di
tanggal 31 Desember).

18

Hal-hal yang perlu diperhatikan sebelum melakukan proses tutup buku :

1. Pastikan semua transaksi telah dicatat semua.
2. Buatlah file backup terlebih dahulu.
3. File data yang telah ditutup buku, jurnalnya tidak bisa ditampilkan kembali
(close),
4. Jika ada jurnal yang lupa belum dicatat, Anda harus merestore file backup
yang sebelumnya anda buat, kemudian catat jurnal pada file hasil restore
tsb, akan tetapi kalau anda tidak mempunyai file backup maka Anda harus
membuat ulang file data dan mencatat ulang semua transaksi pada file data
tersebut (dari Januari sampai Desember).
Langkah melakukan tutup buku:
1. Buka file data yang akan ditutup buku, tetapi sebelumnya ingat no. 1 & 2
diatas
2. Klik menu FILE, START A NEW YEAR, START A NEW
FINANCIAL YEAR, klik Continue 2x
Keterangan:
a. Financial Year Just Completed menunjukkan Tahun Periode
Akuntansi yang aktif (sebelum proses tutup buku).
b. New Financial Year menunjukkan Tahun Periode Akuntansi (setelah
proses tutup buku).
c. The Last Mont of The New Financial Year menunjukkan Bulan
Akhir Periode Akuntansi yang Baru (setelah proses tutup buku).
d. Number of Periods in New Financial Year menunjukkan Periode
Bulan yang digunakan untuk Periode Akuntansi yang Baru (setelah
proses tutup buku).
3. Anda bisa lakukan perubahan pada option tsb, kemudian klik Continue3x.
akhiri dengan klik Start a New Financial Year

19

F. PASSWORD DATA AKUNTANSI

Kadang kala kita perlu untuk member password atau kata sandi untuk
file data akuntansi agar tidak semabarang oleh bisa membuka dan melihat
data kita, karena data akuntansi merupakan data yang rahasia serta tidak
boleh sembarang orang tahu data tersebut.
Langkah memberi password sbb:
1. Buka file data akuntansi yang akan diberi password.
2. Klik menu SETUP, PREFERENCE, SECURITY, selanjutnya klik icon
PASSWORD
3. Ketik kata sandi yang akan dibuat pada kotak New master Pasword,
kemudian klik. Dilayar akan muncul konfirmasi untuk mengingat Anda
tentang kata sandi yang telah Anda berikan tadi (Ingat dan catat kata sandi
RECORD NEW PASSWORD tsb, apabila nanti Anda lupa maka file
data tidak akan bisa dibuka), klik OK untuk mengakhiri.
G. SUB MASTER PASSWORD
Kita juga bisa membatasi hak akses sseorang untuk memasukkan
transaksi kedalam file data akuntansi. Sebagai contoh, misalkan Anda seorang
Kepala Pembukuan di suatu perusahaan dan mempunyai 3 orang bawahan
yakni si Cantik bagian umum hanya bisa akses Modul ACCOUNT, si Ayu
bagian pembelian hanya bisa akses Modul PURCHASE dan si Beauty bagian
penjualan hanya bisa akses Modul SALES. Sebagai catatan yang bisa
memberikan hak akses yakni yang mempunyai kata sandi MASTER
PASSWORD.
Langkah memberi Sub Master Password
1. Buka file data akuntansi dan masuk dengan kata sandi MASTER
PASSWORD.
2. Klik NEW ketik kata sandi pada kotak New sub password (misal Cantik),
akhiri dengan klik Record New Password.
3. Untuk membatasi hak akses Cantik, klik Modul yang tidak boleh atau bisa
diakses Cantik, sehingga Modul tsb kan ditandai dengan tanda centang.
4. Ulangi cara yang sama untuk User yang lain.