MODUL

KKPI

Microsoft Office

ACCESS 2007
Materi Dasar
Metode Belajar
Cepat
Menguasai Access
Tutorial dan Lembar
kerja

Modul KKPI/Ms.Access 2007

MATERI DASAR
MICROSOFT OFFICE ACCESS 2007
Disusun Oleh : Nana Turmono, S.Pd

PENDAHULUAN
Microsoft Access merupakan program aplikasi database yang digunakan untuk
merancang, membuat dan mengelola database secara mudah dan cepat. Ini
dikarenakan oleh kemudahanya dalam pengolahan berbagai jenis database
serta hasil akhir berupa laporan dengan tampilan dengan desain yang lebih
menarik. Database terdiri dari : Tables, Forms, Reports

MEMULAI MICROSOFT ACCESS 2007

Untuk menjalankan Microsoft Access 2007 dapat dilakukan dengan memilih
tombol Start pada taskbar, pilih All Programs, kemudian pilih Microsoft Office
dan klik pilihan Microsoft Office Access 2007. Setelah menjalankan Microsoft
Access 2007, Access akan menampilkan Getting Started With Microsoft
3
1 Office Access
2 page seperti pada gambar.
4 5 6

KOMPONEN ACCESS 2007

Sebelum anda lebih jauh belajar Access 2007, sebaiknya mengenal dahulu
mengenai komponen untuk mempermudah pengoprasian.
1. Office Button
Tombol yang menampung perintah menu yang sering digunakan dalam
access antara lain; New, Open, Save, Save as, Close, Database dan perintah
lainya.
2. Quick Access ToolBar.
Kumpulan tombol untuk melaksanakan suatu perintah tertentu dalam
mengoprasikan Access 2007.misal; Save, Undo, Redo.
3. Title Bar Berfungsi untuk menempilkan nama dari jendela program
tersebut, selain itu berfungsi untuk memilih posisi jendela program tersebut.
4. Minimize Tool Untuk meminimalkan jendela program Access 2007 sehingga
tampilan berubah menjadi sebuah ikon yang diletakan pada taskbar
Windows XP.
5. Maximixe Tool Berfungsi untuk memaksimalkan ukuran jendela program,
sehingga tampilanya memenuhi layar monitor.
Modul KKPI/Ms.Access 2007

6. Close Tool berfungsi untuk menutup jendela atau keluar dari program
Access 2007
7. Status Bar Digunakan untuk menampilkan status aktif dari lembar kerja
program Access 2007 misalnya; Caps Lock, Num Lock, Scroll Lock.
Dalam Microsoft Access 2007, anda tidak menjumpai deretan menu pada menu
bar. Karena dalam program Access 2007, menu bar sudah digantikan dengan
tampilan tab yang didalamnya terdapat grup-grup. Dalam masing masing grup
terdapat beberapa tombol perintah.

Meskipun tidak menampilkan menu bar anda dapat menggunakan/ menekan

tombol dialog yang terdapat pada masing masing grup atau dapat juga
menggunakan Shortcut Menu (menu popup) juga dengan menggunakan
Shortcut Key (misal: Ctrl +S)

MENUTUP PROGRAM ACCESS 2007

Untuk menutup Access 2007, dapat dilakukan Klik tombol Office Exit Access
atau Close pada sudut kanan atas jendela Access 2007.

PENGERTIAN TABEL,FIELD DAN RECORD

Seperti kita ketahui bahwa database merupakan kumpulan dari beberapa
table yang terintegrasi menjadi satu kesatuan yang saling
berhubungan.Tabel merupakan kumpulan beberapa record dan field
sebagai ilustrasi adalah sebagai berikut :
Fields

Ni
Nama
Alamat
Nilai UNAS
m
01 Nina
Jakarta
90
02 Devi
Malang
80
Records
03 Zatira
Yogyakarta
80
Jadi yang dimaksud dengan fields adalah atribut yang dimiliki oleh
Sedangkan Recods adalah isian data yang dimiliki oleh tabel.

Nilai UAS
90
70
80
suatu table.

KETERANGAN :
Field Name : Fungsinya untuk memasukan nama- nama field dari suatu table.
Data Type : Jenis tipe data yang dikenal pada Microsoft Access adalah :
Text
Serangkaian huruf, angka, spasi dan tanda baca
Memo
Serangkaian kata yang sangat panjang berupad ata
campuran antara huruf, spasi dan tanda baca.
Number
Data berupa angka untuk perhitungan matematika
Data/Time
Data Berupa tanggal dan waktu
Currency
Data berupa nilai mata uang untuk perhitungan matematik
Auto Number
Bilangan atau penemoran beraturan secara berurutan
otomatis dan nilainya tidak dapat dirubah
Yes/No
Data masukan yang berupa penyangkalan
OLE Object
Digunakan untuk eksternal objek misalnya gambar, suara
dsb.
Hyperlink
Gabungan dari tek dan numeric yang disimpan dalam bentuk
Modul KKPI/Ms.Access 2007

Lookup Wizard
Description
field name.

tek digunakan untuk menyimpan pointer ke situs web

Untuk memilih sebuah nilai dari table lain atau list box atau
combo Box
:Keterangan yang akan mempermudah dalam memahami

Primary Key: Untuk menghindari terjadinya pemasukan data yang sama/dobel

atau sebagai field index utama atau field kunci pengurutan data
dari sebuah table.(Gambar Kunci)

MEMULAI LEMBAR KERJA

Memulai lembar kerja baru dari getting

Blank DatabaseFile NameCreate

started dipilih

Create : Untuk Membuka jendela dokumen

.accdb : file ekstensi Access Database

PEMBUATAN TABEL
Setelah Buka jendela program(Create) selanjutnya kita memulai dengan
membuat objects Tabel.

Pada menu Tab pilih

Create Table Design

Setelah field name dan Data Type
sesuai format yang diinginkan dan
berikan Primary Key selanjutnya
disimpan(Save) mis: daftar
karyawan OK

MEMBUAT FORM
Untuk menghasilkan tampilan yang lebih kumunikatif, maka dibutuhkan
suatu interface yang dapat membantu pengguna atau operator dalam
menjalankan suatu program aplikasi, salah satunya adalah form. Untuk
membuat form otomatis caranya sangat mudah karena field yang
digunakan semua yang ada pada Tabel sebagai sumber datanya.
Pada menu Tab pilih

Create More FormsForm Wizard

Untuk
memindahkan
Modul KKPI/Ms.Access 2007

semua field pilih >> Kemudian Next selanjutnya pilih Layout form Misal:
ColumnarNext

Selanjutnya pilih Style formNext dan isikan title untuk form misal : Daftar
karyawanFinish

Tombol Navigasi pada Form Wizard

Tombol > untuk memasukan field dari kolom Available Fields ke

dalam kolom Selected Fields satu persatu
Tombol >> untuk memasukan field dari kolom Available Fields ke
dalam kolom Selected Fields secara bersamaan
Tombol < untuk mengembalikan field dari kolom Selected Fields ke dalam
kolom Available Fields satu persatu
Tombol << untuk mengembalikan field dari kolom Selected Fields ke dalam
kolom Available Fields secara bersamaan

MEMODIFIKASI FORM(PEMBUATAN HEADER DAN

FOOTER)
Pembuatan form dengan menggunakan fasilitas wizard tampilanya kurang
sesuai dengan yang dikehendaki. Anda dapat mendesainya dan mengatur
sendiri sesuai keinginan. Atau dapat juga anda menambahkan
Header,
footer,image, mengganti warna background, font. Dan untuk mendesain form
anda dapat gunakan salah satu jendela tampilan yaitu : HomeView :
Form View : Untuk mengisi dan melihat tampilan form yang telah dimodifikasi
Layout View
: Untuk memodifikasi dan melakukan perubahan pada form.
Design View
: Memberikan tampilan detail dari struktur form. Anda dapat
melihat bagian Header, Detail, dan Footer. Juga bisa
menambahkan,Label, Garis , Image, persegi panjang dan lainnya.

Logo : merupakan control yang berfungsi untuk menampung objek gambar

yang terletak pada bagian Form Header.
Aa Label : fungsinya hampir sama dengan Title hanya saja penempatan label
dapat disembarang tempat area form.

PEMBUATAN REPORT
Modul KKPI/Ms.Access 2007

Report atau laporan merupakan bentuk olahan data yang didesain untuk
dicetak ke media cetak atau printer. Access memudahkan pekerjaan pembuatan
laporan karena menyediakan fasilitas Refort Wizard yang mampu digunakan
untuk merancang berbagai bentuk Report. Anda dapat menampilkan semua
field dan record dari sebuah table, form yang telah diisi serta memodifikasi
laporan pada jendela Layout dan Design View.

Report Wizard digunakan sumber data dari table dan form yang telah dibuat.
Langkah kerjanya klik CreateReport Wizard sehingga akan tampil kotak
dialog report wizard pertama
Gunakan tombol navigasi yang ada untuk
memindahkan posisi nama field dari kolom Available
Fields ke kolom
Selected Fields
(caranya seperti
pembuatan Form)
Klik Next untuk
melanjukan proses.
Anda diminta untuk menentukan nama field tertentu
yang dapat digunakan sebagai kunci pengelompokan
untuk hasil report yang diinginkan.
Klik Next untuk melanjutkan Proses. Pada kotak ini anda diminta untuk menentukan
nama field yang dapat digunakan sebagai kunci
pengurutan untuk masing masing group untuk report.
Pola pengurutan secara Ascending(menaik) dan
Descending(menurun)
Klik Next untuk memilih
pola atau bentuk
tampilan report pada
bagian layout dengan
berbagai pilihan Portrait (halaman kertas tegak) dan
Landscape (kertas mendatar)
Pada kotak wizard
tentukan salah satu
nama style untuk report, Klik tombol Next.

report
akan
disamakan
atau form sebagai sumber
report.Anda dapat mengganti
komunikatif dan mudah untuk
Finish
untuk
mengakhiri
laporan yang telah terbentuk pada gambar dibawah ini:

Modul KKPI/Ms.Access 2007

Selanjutnya
anda
diminta
memberikan
nama title untuk report.
Secara default nama
dengan
nama
table
data
pembuatan
nama report yang lebih
diingat.Setelah itu Klik
pembuatan report dan

MEMODIFIKASI REPORT
Memodifikasi report sama dengan memodifikasi Form yaitu :pada struktur
Report(Header, Detail, Footer) dengan cara HomeView :
Report View
: Berfungsi untuk melihat tampilan report yang telah diisi
dan dimodifikasi.
Print Preview
: Berfungsi untuk melihat batas pencetakan dokumen
Layout View
: Untuk melakukan perubahan pada Report
Design View
:Untuk memodifikasi Report(Header, Footer, warna, image
dan lainya.
Pengisian (input data) dan perubahan data hanya dapat dilakukan pada Form
yang telah dibuat.

DAFTAR PUSTAKA
Microsoft Office Access 2007.CV. Andi offset Yogyakarta, Tahun 2007.
Tutorial Microsoft Access 2007, www. Rudytarigan.com

Modul KKPI/Ms.Access 2007