2.

FORMAT KERTAS KERJA DASAR

1.

Kertas kerja dasar yang lengkap mengandungi maklumat berikut :1.1

Nama Persatuan/Kelab

1.2

Tujuan sila nyatakan dengan ringkas tujuan kertas kerja ini

dikemukakan seperti contoh untuk mendapatkan pertimbangan Dekan
HEP & Alumni bagi kelulusan mengadakan kegiatan.

1.3

Maklumat Aktiviti
a) Pengenalan Latarbelakang program yang hendak dijalankan.
b) Objektif Nyatakan dengan ringkas dan padat.
c) Justifikasi mengadakan aktiviti
d) Tarikh dan tempat nyatakan dengan jelas dan spesifik
e) Senarai Tetamu Terhormat & Perasmi (jika ada)
f) Senarai penceramah (jika ada) maklumat lengkap
g) Jenis-jenis program Nyatan jenis-jenis program yang terlibat
dalam penganjuran aktiviti tersebut contohnya riadah, gotongroyong, ceramah dan sebagainya.
h) Bilangan peserta nyatakan dengan jelas termasuk Insitusi yang
menyertai.

1.4

Aturcara Program/Progam Cadangan/Pengisian Program Nyatakan

dengan jelas.

1.5

Carta Struktur Organisasi

1.6

Senarai nama Jawatankuasa Pelaksana

1.7

Senarai Tugas Ahli Jawatankuasa

1.8

Anggaran belanjawan Nyatakan dengan jelas dan terperinci sumber

pendapatan dan perbelanjaan dengan jumlah kos.
Anggaran
belanjawan hendaklah munasabah.

1.9

Ulasan Penasihat yang ditandatangani sendiri oleh Penasihat beserta

cop jawatan.

1.10

Surat sokongan agensi/korporat (jika ada)

1.11

Penutup

FORMAT PENYEDIAAN & PENULISAN KERTAS KERJA

1. Font jenis Arial, Tahoma atau Century Gothic
2. Saiz 12
3. Spacing 1.5
4. Margin 1
5. Mempunyai nombor muka surat
6. Align Justify
7. Page set up : Bentuk Potrait
8. Maksimumkan muka surat
9. Kertas saiz A4 berwarna putih dan hanya satu bahagian muka digunakan
10. Muka depan tak perlu fancy
11. Hanya simple binding
12. Logo KUKTEM dibahagian kiri
13. Logo Persatuan bahagian kanan (jika ada)
14. Setiap tajuk dihitamkan bold dan ada nombor
15. Penggunaan perkataan Inggeris perlu Italic

KANDUNGAN KERTAS KERJA

TUJUAN
Tujuan kertas kerja yang ingin dikemukakan mestilah mempunyai kaitan
yang jelas dengan matlamat atatu objektif kertas kerja. Hurain tujuan
adalah baik jika tidak begitu panjang , ringkas dan bertepatan dengan
tajuk kertas kerja tersebut.
2.0

PENGENALAN
Pengenalan kertas kerja hendaklah berdasarkan kerpada perkara-perkara
berikut :
i.

Latar belakang program yang akan dijalankan.

ii.

Menghuraikan kepentingannya jika perlu melibatkan pihak

luar.

iii.
3.0

Nyatakan pihak yang akan bekerjasama (jika ada).

OBJEKTIF
i.

Nyatakan

objektif

matlamat

yang

objektif

yang

hendak dicapai
ii.

Memberikan

huraian

mantap dan jelas maksudnya serta tidak meleret-leret.

iii.

Ada hubungkait dengan matlamat program jika sekiranya

bekerjasama dengan pihak luar.

4.0

JUSTIFIKASI

Memberikan penjelasan mengenai keperluan untuk mengadakan program

5.0

TARIKH, HARI DAN TEMPAT PROGRAM

Tarikh

: .....................................

Hari

: .....................................

Tempat Program

: ............................................

(Nyatakan justifikasi jika ingin mengadakan program di luar kampus)

6.0

SENARAI TETAMU KEHORMAT DAN PERASMI PROGRAM

Senaraikan nama TETAMU KEHORMAT dan nyatakan nama PERASMI
(jika orangnya berbeza).

7.0

SENARAI PENCERAMAH
Sila berikan maklumat lengkap mengenai setiap orang penceramah yang
dicadangkan.

8.0

KUMPULAN SASARAN/ PESERTA

8.1

Nyatakan siapa peserta program

(sama ada pelajar/ kakitangan/ masyarakat luar atau antarabangsa
dan jumlahnya)

8.2

Sertakan maklumat lengkap peserta

Nama

No. Matrik

Kursus

9.0

Tahun Pengajian

Alamat Tetap dan Alamat Semasa

No. Telefon untuk dihubungi (jika berlaku kecemasan)

TENTATIF PROGRAM
Sediakan cadangan tentatif program yang akan dilaksanakan dari awal
hingga akhir program termasuk aturcara perasmian dan penutup.
Nyatakan juga masa, tempat, nama penceramah dan tajuk ceramah.

10.

SENARAI

AHLI

JAWATANKUASA

PELAKSANA DAN

SENARAI

TUGAS
Sediakan senarai penuh nama Ahli Jawatankuasa beserta nombor
matrik dan jawatan yang disandang serta peranan dan bidang
tugasnya.
Penasihat Program
Pengarah Program
Timbalan Pengarah Program
Setiausaha Program
Bendahari Program

Ahli-Ahli Jawatankuasa :
- AJK Logistik
- AJK Jamuan
- AJK Publisiti
- AJK Jemputan
- AJK Protokol dan Sambutan
- AJK Tajaan dan sumbangan
- AJK Buku Cenderamata/Cenderamata
- AJK Pengangkutan
- AJK Perhubungan
- AJK Kebajikan dan Keselamatan

Bagi melicinkan aktiviti/projek, setiap AJK di atas perlu menyediakan

perincian tugas dan melantik Ahli Jawatankuasa Kecil masingmasing.
Semua jawatan dan AJK yang ditetapkan adalah kekal untuk digunakan
bagi setiap urusan surat menyurat dan sijil penyertaan.

CARTA ORGANISASI
AHLI JAWATANKUASA PELAKSANA
Penasihat

Pengarah
Program

Setiausaha

Bendahari

AJK Keselamatan & Disiplin

AJK Kebajikan
AJK Perasmian
AJK Jamuan
AJK Pengangkutan
AJK Peralatan & Kelengkapan
AJK Sambutan & Protokol
AJK Jemputan
AJK Motivasi

AJK Teknikal & Siaraya

AJK Promosi & Publisiti
AJK Pendaftaran
AJK Keluarga Angkat
AJK Kerohanian
AJK Sukan & Rekreasi
AJK Tugas-tugas Khas
AJK Pengurusan Peserta
AJK Dokumentasi

11.

IMPLIKASI KEWANGAN

Nyatakan secara terperinci dan logik anggaran pendapatan dan perbelanjaan

program dan diperincikan mengikut butir-butir perbelanjaan. Nyatakan jumlah
pembiayaan yang diperlukan. Di bawah adalah contoh anggaran perbelanjaan :
11.1

Pendapatan
RM

11.2

1. Yuran peserta (jika ada)

2. Peruntukan Pejabat Hal Ehwal Pelajar & Alumni
3. Sumbangan Luar (Penaja - jika ada)
4. Sumbangan Kelab/Persatuan
5. Lain-lain (jika ada)

0000.00
0000.00
0000.00
0000.00
0000.00

JUMLAH PENDAPATAN (A)

0000.00

Perbelanjaan
1. Pentadbiran
- Percetakan
( Buku Cenderamata, Sijil, Kad Jemputan dan dll.)
0000.00
- Pentadbiran Urusetia
0000.00
- Banner/Bunting
0000.00
2. Logistik
- Penginapan
0000.00
- Bayaran Penceramah
0000.00
3. Jamuan
- VIP
- AJK
- Peserta
0000.00

0000.00
0000.00

Permohonan Peruntukan Universiti

1. Cenderamata
- Cenderamata perasmi
- Cenderamata penceramah
- Cenderamata ahli panel
JUMLAH PERBELANJAAN

(B)

0000.00

JUMLAH KESELURUHAN

(A) (B)

0000.00

KEPERLUAN PERALATAN - (senaraikan lain-lain keperluan - jika ada)

12. ULASAN PENASIHAT
13.

SURAT SOKONGAN DARI AGENSI KORPORAT (JIKA ADA)

14. PENUTUP
(Nyatakan ucapan terima kasih dan memohon untuk pertimbangan serta
kelulusan)
PENGASAHAN
Pengesahan kertas kerja mestilah mendapat persetujuan atau tanda tangan
daripada pihak-pihak tertentu seperti pengarah, ketua kumpulan atau wakil
rakyat. Dengan kata lain, tantda tangan tersebut adalah daripada golongan yang
berjawatan atau berpengaruh.
Berikut adalah contoh pengasahan yang telah dibuat:

Disediakan oleh :

Pengarah Program
Kelab Taekwando
Kolej Universiti Kejuruteraan & Teknologi
Malaysia
.............................................

Disokong oleh :

Penasihat
Kelab Taekwando
Kolej Universiti Kejuruteraan & Teknologi
Malaysia
.............................................

Disemak oleh :

YDP
Majlis Perwakilan Pelajar
Kolej Universiti Kejuruteraan & Teknologi
Malaysia
.............................................

Permohonan diluluskan oleh :

Dekan
Pejabat Hal Ehwal Pelajar & Alumni
Kolej Universiti Kejuruteraan & Teknologi
Malaysia
............................................

GRAFIK
Senarai nama
Jawatankuasa Pelaksana

Tujuan

Carta Struktur Organisasi

Senarai Tugas Ahli

Jawatankuasa

Pengisian Program

Kertas kerja dasar yang lengkap

mengandungi maklumat berikut :-

Surat sokongan agensi

Nama Persatuan/Kelab

Anggaran belanjawan

Maklumat Aktiviti

Ulasan Penasihat

Penutup

Objektif atau matlamat

kertas kerja ini dikemukakn

TUJUAN

PENGENALAN

Latar belakang program yang

akan dijalankan.

Menghuraikan kepentingannya
jika perlu melibatkan
pihak luar.

Nyatakan pihak yang akan

bekerjasama (jika ada).

O
B
J
E
K
T
I
F

Nyatakan objektif / matlamat

yang hendak dicapai
Huraian objektif yang
mantap dan jelas
Ada hubungkait dengan
matlamat program

TARIKH, HARI DAN TEMPAT PROGRAM

Nyatakan justifikasi jika

ingin mengadakan program
di luar kampus