Manual Access

Manual Pengguna SSDMver3 Access
PANDUAN PENGGUNA
1.0
PENDAHULUAN
Sistem Disiplin murid (SSDM) adalah sistem maklumat kes salahlaku pelajar di
sekolah. SSDM telah dipertingkatkan dan dikenali sebagai SSDMver3. Sistem ini
dipertingkatkan dengan menggunakan MS ACCESS 2000. SSDM baru ini lebih
mudah dan dapat mengeluarkan maklumat penting yang dikehendaki diperingkat
sekolah khasnya dan di peringkat lain amnya. Penggunaan sistem sepenuhnya amat
penting bagi menghasilkan maklumat yang tepat dan terkini. Maklumat yang tepat
akan dapat membantu pengurusan disemua peringkat membuat perancangan bagi
mengatasi masalah disiplin murid dengan lebih teratur, baik dan berkesan.
2.0
TUJUAN PANDUAN
Tujuan panduan pengguna ini adalah sebagai panduan bagi memudahkan pengguna
menggunakan SSDMver3 ini.
Panduan pengguna ini merangkumi cara-cara
penggunaan dan fungsi setiap skrin. Sila baca Panduan Pengguna ini bersama Senarai
Semakan sebelum menggunakan sistem ini.
3.0
PERHATIAN (PENTING !!!)

Sebelum memulakan sistem pastikan :
3.1
Komputer di set mengikut tarikh semasa kerana sistem akan menggunakan

tarikh dan masa ini.
3.2
Format tarikh sistem mestilah dd/mm/yyyy.
3.3
Untuk paparan yang baik, set display monitor kepada 600x800 pixel.
3.4
Sila rujuk Senarai Semakan Kegunaan peringkat anda untuk mempastikan

peralatan/perisian yang diperlukan telah diperolehi dan sekiranya tiada, perlu
diinstall.
4.0
PENYELENGGARAAN
Sistem baru ini dibangunkan dengan MS ACCESS versi 2000. Oleh itu, sistem ini
hanya boleh digunakan untuk komputer yang menggunakan MS ACCESS versi 2000
dan ke atas.
Disediakan Oleh Bahagian Teknologi Maklumat & Komunikasi

Kementerian Pelajaran Malaysia
5.0 CARA-CARA UNTUK INSTALL SISTEM

5.1 Masukkan CD ssdm versi Access ke dalam pemacu CD.
5.2 Klik pada My Computer dan cari pemacu CD.
5.3 Klik pada CD ROM Disc anda.
5.4 Pilih folder SSDMVer3. Copy dan paste dalam pemacu C.

5.5 Klik pemacu C dan cari folder SSDMVer3 yang telah disalin tadi.
PERHATIAN:Jika komputer anda WINDOWS XP, arahan instalasi SSDMVer3 setakat 5.5 sahaja.
Jika komputer anda WINDOWS 98, sila teruskan arahan 5.6 - 5.7
5.6 Klik pada folder tersebut dan Select All . Klik mouse kanan dan pilih Properties.

5.7 Buangkan tanda pada kolum Read-Only. Klik butang Apply dan kemudian
OK.
MEMBUAT SHORTCUT
5.8 Untuk memudahkan penggunaan sistem, klik pada fail berlogo SSDMver3 dan
klik mouse kanan, pilih Send To Desktop (create shortcut).
5.9 Pastikan shortcut SSDMVer3 berada di desktop anda.

6.0 MEMULAKAN SISTEM

Untuk memulakan sistem, klik pada icon shortcut SSDMver3 di desktop anda.
6.1 Apabila klik pada icon tersebut, skrin pertama sistem disiplin murid akan
dipaparkan.
6.2 Kemasukan nama ID dan katalaluan.
Skrin Kemasukan Nama ID Dan Katalaluan
Nama ID yang salah, akan diberitahu.
6.2.1
Skrin ini adalah skrin pertama apabila login kepada sistem disiplin
murid.
6.2.2
Masukkan nama ID = SSDM
6.2.3
Masukkan Katalaluan = XXXXXX
6.2.4
Kemudian klik OK.
6.2.5
Untuk keluar dari sistem ini, klik pada butang Batal.
Nota: Anda boleh guna huruf kecil atau besar.

Jika nama ID dan Katalaluan salah, anda tidak dapat masuk ke
sistem.

6.3 Menu Maklumat Sekolah

Skrin Kemasukan Maklumat Sekolah
Skrin ini akan dipaparkan setiap kali sistem ini digunakan. Pastikan maklumat sekolah
anda adalah lengkap dan tepat kerana maklumat ini akan digunakan pada surat-surat
yang disediakan dalam sistem ini.
6.3.1
Masukkan kod sekolah, contoh WBA0003
6.3.2
Masukkan nama sekolah, contoh SK SENTUL (1). Jika nama

panjang, sila guna singkatan. Panjang yang dibenarkan hanyalah 40
digit.
6.3.3
Masukkan jenis sekolah, contoh SEK KEB
6.3.4
Masukkan kategori sekolah, contoh BANDAR
6.3.5
Masukkan nama guru besar/pengetua dan nama guru disiplin, contoh

MAHMUD BASRI BIN HASAN (tanpa gelaran).
Jika nama
panjang, sila guna singkatan.

6.3.6
Masukkan alamat, bandar, poskod, negeri dan telefon dengan

lengkap.
6.3.7
Masukkan nama daerah, contoh KERAMAT. Jika tiada dalam

senarai, sila masukkan nama daerah yang baru dalam ruangan yang
disediakan.

6.3.8
Klik pada ikon
jika sistem hanya digunakan oleh sebuah
sekolah sahaja.
6.3.9
Untuk kemudahan penambahan rekod sekolah bagi kegunaan di
(tambah rekod sekolah). Dengan
PPD/JPN, sila gunakan ikon
ikon ini, anda hanya perlu menekan ikon
sekali sahaja
untuk penambahan beberapa rekod sekolah.

6.3.10 Satu dialog box akan dipaparkan.
6.3.11 Jika semua kemasukan adalah betul, klik pada YES.
Jika ada
kesilapan klik pada NO dan buat pembetulan.

6.3.12
Untuk di JPN/PPD, gunakan scrollbar
untuk menyemak maklumat sekolah-sekolah lain yang telah

anda rekodkan.
6.3.13 Untuk ke menu utama, klik pada ikon
6.3.14 Senarai sekolah dalam pangkalan data juga disediakan untuk
menyemak sekolah-sekolah yang telah tersedia dalam sistem.
Perhatian:
Jika ada sebarang perubahan, sila klik maklumat sekolah

di menu utama untuk membuat perubahan.
Bagi
kegunaan
di
PPD
/JPN,
anda
perlu
masukkan/tambahkan setiap rekod sekolah dalam PPD

atau semua sekolah di negeri masing-masing dengan
menekan ikon
Manakala untuk kegunaan di sekolah, anda hanya perlu

memasukkan maklumat sekolah anda sahaja.

6.4 Menu Utama

Skrin Menu Utama
6.4.1
Menu
Utama
memaparkan 6 pilihan iaitu Kemasukan Data Pelajar, Maklumat

Sekolah, Senarai Pelajar Bermasalah, Laporan, Import/Backup Data
dan Tiada Rekod Salahlaku.
6.4.2
Untuk masukkan maklumat peribadi pelajar dan kes salahlaku, klik

pada pilihan Kemasukan Data Pelajar.
6.4.3
Untuk ubah maklumat sekolah, klik pada pilihan Maklumat Sekolah.
6.4.4
Untuk paparan data dan cetakan analisa statistik data, klik pada
Laporan.
6.4.5
Senarai Pelajar Bermasalah menyenaraikan maklumat setiap pelajar

yang telah terlibat dengan kes disiplin.
6.4.6
Untuk import data dari disket ke hardisk atau backup data dari
hardisk ke disket, klik pada pilihan Import/Backup Data.
6.4.7
Untuk masukkan maklumat sekolah yang tiada rekod salahlaku, klik

pada menu Tiada Rekod Salahlaku.
6.5 Menu Kemasukan data

Pastikan anda telah pilih rekod sekolah pada Maklumat Sekolah di
Menu Utama yang diperlukan sebelum melaksanakan proses
Kemasukan/Kemaskinian data.
6.5.1
6.5.2
Apabila klik pada pilihan Kemasukan Data di menu utama, skrin

berikut akan dipaparkan.
Masukkan maklumat pelajar.

Skrin kemasukan Data Peribadi

Laman Peribadi
Nama pelajar akan

sentiasa dipaparkan
Keluar
Laman Salahlaku
MENU KEMUDAHAN DALAM SSDM:

(1) Simpan Rekod
(2) Tambah Rekod
(3) Cari Data
(4) Hapus Rekod
Perhatian
Untuk membuat penambahan data peribadi pelajar yang baru, pastikan anda menekan
butang tambah rekod sebelum membuat penambahan.
Jika kursor berada di laman peribadi, maka simpan rekod adalah untuk rekod peribadi
berkenaan manakala tambah rekod adalah untuk rekod baru peribadi (pelajar lain)
dan hapus rekod adalah untuk hapus rekod berkenaan sahaja.
Jika kursor ada pada laman salah laku, maka simpan rekod, tambah rekod dan hapus
rekod adalah untuk rekod kes salahlaku pelajar berkenaan sahaja.
6.5.3
6.5.4
Laman PERIBADI mengandungi dua jenis maklumat utama iaitu:

i.
Maklumat Pelajar
ii.
Maklumat Ibubapa/Penjaga
Isikan semua butir peribadi pelajar dan ibubapa/penjaga.

Nombor sijil beranak/kad pengenalan adalah wajib diisi kerana ia
adalah kunci utama bagi setiap rekod. Medan nombor sijil beranak
membenarkan sehingga 12 aksara dimasukkan. Bermakna anda boleh
membuat kemasukkan nombor sijil beranak pelajar itu sendiri atau
nombor kad pengenalan beliau tanpa (-).
6.5.5
Jika nombor sijil beranak/kad pengenalan yang dimasukkan telah

wujud, akan dipaparkan satu dialog box seperti yang berikut :
6.5.6
Jika tiada sijil beranak pelajar/kad pengenalan, sila isikan nombor

dokumen yang digunakan untuk pendaftaran sekolah.
6.5.7
Pilihan
jantina,
agama,
kaum,
penerima
biasiswa
dan
kewarganegaraan wajib ditandakan.

Jika pilihan tersebut tidak dibuat, maka dipaparkan satu dialog box
seperti dibawah.

Setelah buat pilihan, Klik OK

6.5.8
Klik pada OK dan klik pada laman PERIBADI untuk buat pilihan.
6.5.9
Keadaan ini juga berlaku pada Maklumat Ibubapa/Penjaga.
6.6 Kemasukan Kes Salahlaku

Skrin Kes Salahlaku
Sistem membenarkan anda memasukkan jenis kes yang sama yang telah dilakukan
pada tarikh yang sama tetapi pada masa yang berbeza. Anda hanya perlu
menambahkan rekod salah laku pelajar berkenaan seperti biasa dengan menekan
Tambah Rekod.
6.6.1
Masukkan jenis kes dengan klik pada anak panah, dan buat pilihan.
Di sini disediakan dua cara masukkan mudah samada melalui kes
salahlaku atau keterangan kes. Carian akan lebih mudah dengan
hanya menaip nombor pertama kod jika anda memilih untuk mencari
melalui kes salahlaku. Keterangan kes akan dipaparkan secara
automatik. Begitu juga jika anda memilih untuk membuat carian
melalui keterangan kes yang mana anda hanya perlu menaip huruf

10
pertama bagi keterangan kes dan secara automatik, kes salahlaku

juga akan dipaparkan.
6.6.2
Masukkan tarikh kes tersebut berlaku. Contoh, 31/03/2005. Anda

boleh juga guna kotak kalender di sebelah ruangan Tarikh Kes untuk
mengisi tarikh kes.
6.6.3
Masukkan masa kes berlaku. Anda boleh menggunakan sistem 12

jam dengan memasukkan am/pm atau sistem 24 jam.
Cth : Sistem 12 jam : 8.30am
Sistem 24 jam : 15.30 dan sistem akan wujudkan am/pm.
6.6.4
Masukkan Tingkatan/Tahun dengan klik pada anak panah dan buat

pilihan.
6.6.5
Punca kes juga menggunakan konsep yang sama seperti kes

salahlaku yang mana anda boleh membuat dua pilihan cara
kemasukan. Klik pada anak panah dan buat pilihan.
6.6.6
Masukkan pilihan untuk hubungi penjaga, tempat kejadian dan

tindakan diambil serta keterangan akhbar.
6.6.7
Mesej Tarikh Akhbar akan dipaparkan apabila kursor berada pada

kolum Tarikh Akhbar. Masukkan tarikh akhbar yang tersiar.
6.6.8
Anda boleh menggunakan pop up kalender yang disediakan dengan

klik sekali pada kolum Tarikh Buang Sekolah, Tarikh Digantung,
Tarikh Ambil Semula, Tarikh Mula Ponteng dan Tarikh Akhir
Ponteng. Untuk menghilangkan paparan kalender klik dua kali pada
kolum tarikh tersebut.

11
PERHATIAN
PASTIKAN
SEBARANG
PAPARAN
YANG
DIPAPARKAN
DIISIKAN
SELENGKAPNYA SUPAYA MAKLUMAT YANG TEPAT DISIMPAN UNTUK

PROSES SELANJUTNYA. KAWALAN AKAN DIPAPARKAN APABILA
ANDA GAGAL BERBUAT DEMIKIAN.

12
Skrin Kes Salahlaku yang lengkap
A
B
Jika diklik sudah,
B akan dipaparkan
C
Jika kes berkaitan
dengan dadah, A
akan dipaparkan
Jika Tersiar
Diakhbar = Ya maka
C akan dipaparkan
Beberapa situasi yang

berkemungkinan akan
dipaparkan berdasarkan
kepada Tindakan yang
Diambil. Paparan yang
berkemungkinan akan
ditunjukkan pada muka surat
seterusnya.

13
Paparan yang berkemungkinan berdasarkan kepada Tindakan yang Diambil.

a. Jika Tindakan yang Diambil adalah DIROTAN.
b.
Jika Tindakan yang Diambil adalah DIGANTUNG SEKOLAH.
c. Jika Tindakan yang Diambil adalah DIBUANG SEKOLAH.
d. Jika Tindakan yang Diambil adalah DILAPORKAN KEPADA POLIS.
e. Jika Tindakan yang Diambil adalah DIBUANG ASRAMA.
f. Jika Tindakan yang Diambil adalah DIGANTUNG ASRAMA.
PERHATIAN :
Sila pastikan setiap paparan diisikan selengkapnya.

14
6.6.9
Carian data
6.6.9.1
Apabila klik pada butang Cari Data, akan dipaparkan satu

dialog box seperti dibawah. Dialog box akan meminta
maklumat samada nombor sijil beranak, nama pelajar
Cari data
atau sebagainya mengikut dimana kursor berada.
Kursor berada di ruang No. Sijil

Beranak.
Maka dialog box akan
minta maklumat no sijil beranak
Ruang Match boleh diubah mengikut

keperluan :
Whole Field
Carian dibuat mengikut data pada ruang
yang dipilih.
Any part of field
Carian akan dibuat pada mana-mana
bahagian data yang ada pada ruang yang
dipilih.
Start With
Carian akan dibuat mengikut data yang
bermula dengan maklumat yang dicari
pada ruang yang dipilih.

15
6.6.10 Hapus data

7.7.8.1 Apabila klik pada butang hapus data, akan dipaparkan satu
dialog box dan tekan YES jika data hendak dihapuskan.
6.7 Menu Maklumat Sekolah
6.7.1
Segala perubahan maklumat sekolah boleh diubah dengan klik pada

butang Maklumat Sekolah. Untuk PPD dan JPN, apabila menerima
disket dari sekolah, anda perlu import data sekolah.txt untuk
dimasukkan ke dalam table sekolah.
6.8 Menu Senarai Pelajar Bermasalah

6.8.1
Di sini disenaraikan maklumat pelajar yang telah terlibat dengan kes

salahlaku. Anda hanya perlu klik pada pilihan berkenaan untuk
mengetahui
maklumat
makluman.
berkenaan. Paparan ini
hanya
untuk
Skrin Pelajar Bermasalah
6.9 Menu Laporan

6.9.1
Menu Laporan
Apabila klik pada laporan di menu utama, skrin menu

laporan seperti dibawah akan dipaparkan.

16
Skrin ini ada enam pilihan iaitu

i. Senarai Kes
ii. Statistik Dadah
iii. Statistik Kes dan Pelajar
iv. Senarai Maklumat Sekolah
v. Senarai Pelajar Dibuang Sekolah
vi. Senarai Salahlaku Yang Belum Dikodkan
Apabila klik pada menu laporan, pilih mana-mana laporan yang

hendak dicetak.
Apabila Laporan Statistik Kes, Statistik Dadah, Senarai Kes dan

Pelajar dan Senarai Pelajar diBuang Sekolah diklik, pop-up akan
terpapar .
Terdapat pilihan Penggal Pertama, Kedua, Keseluruhan dan

pilihan Tahun. Sila masukkan Penggal dan Tahun yang
dikehendaki. Klik Papar.
Senarai kes dan pelajar akan dipaparkan mengikut kes salahlaku.

17
Untuk cetakan, klik pada ikon cetak.
Perangkaan yang dijanakan dalam laporan adalah bersifat

cumulative di mana jumlahnya akan bergantung kepada masa
laporan itu disediakan. Sebagai contoh, perangkaan yang dicetak
pada mei 2005 akan diambilkira apabila melaksanakan cetakan
laporan semula pada september 2005.
Skrin senarai kes dan pelajar Kelas Kes : Tingkahlaku Jenayah.
Skrin Senarai Kes dan Pelajar akan memaparkan senarai nama pelajar mengikut kod
sekolah, kelas kes dan jenis kesalahan yang disusun mengikut kod sekolah, kelas kes
dan jenis kesalahan.
Skrin statistik kes

18
Skrin statistik dadah
Skrin Maklumat Sekolah
Skrin ini adalah untuk memudahkan PPD/JPN membuat semakan sekolah di

daerah/negeri masing-masing.

19
Skrin Pelajar Dibuang Sekolah
Skrin Senarai Salahlaku Yang Belum Dikodkan
PPD/PPB/JPN sekiranya mendapati bahawa ada jenis salahlaku yang belum dikodkan
perlu menghantar sesalinan laporan ini ke Bahagian Sekolah/BTMK untuk penyediaan
kod untuk jenis salahlaku tersebut.
6.9.2
Laporan terperinci individu

Skrin Laporan Individu
Surat pemberitahuan
penjaga/ibubapa
mengenai kes
Untuk butir
pelajar dan
kes-kes
salahlaku
20
Skrin Terperinci
Maklumat peribadi
pelajar yang melakukan
kes salahlaku
Senarai Maklumat kes

salahlaku pelajar tersebut
Untuk cetak laporan terperinci ini, klik pada ikon cetak.

6.9.3
Surat pemberitahuan
Pastikan anda berada di rekod sekolah yang diperlukan sebelum
menyedia surat pemberitahuan ini.
Apabila klik pada pemberitahuan, akan dipaparkan dialog box yang
meminta nombor rujukan fail. Masukkan nombor rujukan fail dan
klik OK seperti di skrin bawah.
Jika anda ingin memasukkan no rujukan fail secara manual, anda hanya perlu
menekan OK untuk paparan surat pemberitahuan. Pastikan anda menyimpan
no. Rujukan fail bagi setiap surat pemberitahuan untuk rujukan peribadi.
Anda perlu melampirkan maklumat terperinci pelajar bersama surat
pemberitahuan untuk makluman ibu-bapa.

21
Skrin Surat Pemberitahuan
6.9.4
Surat Amaran
Surat Amaran disediakan untuk memudahkan penjanaan surat amaran
bagi pelajar-pelajar yang terlibat dengan kes salahlaku PONTENG
SEKOLAH. Ia dibuat mengikut standard format yang telah
disediakan dalam buku panduan disiplin (buku merah).
Jika pelajar berkenaan terlibat dengan kes salahlaku ponteng sekolah
(kod 882), segala maklumat mengenai pelajar berkenaan akan
dipaparkan pada surat secara automatik. Jika pelajar berkenaan
TIDAK terlibat dengan kes ponteng sekolah tetapi Surat Amaran
diaktifkan maka surat akan hanya memaparkan dokumentasi surat
tanpa maklumat pelajar. Sila ambil perhatian.
Sistem ini menyediakan kemudahan surat dari pihak sekolah untuk
pemberitahuan ibu-bapa dan juga lampiran untuk jawapan ibu-bapa.
Penghantaran surat amaran ponteng sekolah adalah dihadkan seperti
berikut:
Lampiran 7A Amaran Pertama dihantar bersama

Lampiran 7A1 (Surat jawapan ibu bapa).

22
Pada hari ke-3 jika ponteng berturut-turut atau pada hari ke10 jika ponteng tidak berturut-turut.
Lampiran 7B
Amaran Kedua dihantar bersama

Lampiran 7B1 (Surat jawapan ibu bapa).
Pada hari ke-7 selepas Amaran Pertama jika ponteng
berturut-turut atau selepas hari ke-10 Amaran Pertama jika
ponteng tidak berturut-turut.
Lampiran 7C
Amaran Terakhir dihantar bersama
Lampiran 7C1 (Surat jawapan ibu bapa).
Pada hari ke-7 selepas Amaran Kedua jika ponteng berturutturut atau selepas hari ke-20 Amaran Kedua jika ponteng
tidak berturut-turut.
Buang Sekolah 14 hari selepas Amaran Terakhir jika

ponteng berturut-turut atau 20 hari selepas Amaran Terakhir
jika ponteng tidak berturut-turut.
Penyelia sistem perlu tahu manakah surat yang sesuai untuk

dijanakan.
Untuk capaian Surat Amaran:
1. Pastikan Skrin Peribadi pelajar yang terlibat diaktifkan. Klik pada
Surat Amaran pada menu bar.
2 pilihan akan dipaparkan :

i.
ii.
Lampiran Sekolah Surat amaran dari pihak sekolah untuk

dihantar kepada ibu bapa.
Lampiran Ibu Bapa Surat jawapan ibu bapa untuk
dilampirkan bersama Lampiran Sekolah.

23
2. Klik pada Lampiran Sekolah.
4 pilihan akan dipaparkan. Klik pada pilihan anda samada surat

yang akan dikeluarkan adalah untuk amaran pertama, kedua,
terakhir ataupun buang sekolah.
3. Klik pada Lampiran Ibu Bapa.
3 pilihan akan dipaparkan. Buat pilihan yang sepadan mengikut

kriteria yang telah ditetapkan di atas.
Menu ini akan dipaparkan setiap kali surat amaran dijanakan.

24
Contoh-contoh Surat Amaran

Lampiran Sekolah Amaran Pertama (Lampiran 7A)

25
Lampiran Ibu Bapa Lampiran 7A1
6.10
Menu Import/Backup Data

6.10.1 Apabila klik pada import/backup data di menu utama, dipaparkan
dialog box yang meminta pemacu yang akan digunakan (Rajah 1).
6.10.2 Buat pilihan pemacu cakera dan klik OK.
6.10.3 Klik butang batal jika ingin kembali ke menu utama.
Rajah 1

26
Skrin kemudahan Import/Backup
6.10.4 Kemudahan import/backup:

7.11.4.1
IMPORT
Import - mengimport data dari disket ke hardisk dan juga dari

hardisk ke hardisk (sama ada tambah data
atau ganti data).
Pastikan apabila melaksanakan proses ini, skrin kemasukan

data tidak dipaparkan pada sistem. Dengan kata lain, skrin
kemasukan data ditutup.
Jika ingin mengimport data dari hardisk ke hardisk,

pastikan folder SSDM wujud dalam direktori C .
Import kod salahlaku data kod salahlaku dari disket akan di

salin dalam hardisk.
7.11.4.2 BACKUP
Backup data dari hardisk akan di salin kedalam disket ataupun

sebagai .txt file di hardisk pada direktori c:\SSDMVer3, d:\, e:\
dan f:\. Proses ini boleh dilaksanakan pada bila-bila masa.
Jika pilih
backup dibuat mengikut tarikh, akan di paparkan
dialog box pilih tarikh. Sila ikut jadual seperti dinyatakan di

senarai semakan.
27
Backup kod salahlaku data kod salahlaku dari hardisk akan

disalin dalam disket.
PERIBADI Segala data mengenai peribadi pelajar yang

dikenakan tindakan salahlaku.
KES Maklumat kes pelajar.
MASTER Gabungan maklumat peribadi dan kes pelajar.

Untuk kegunaan di JPN.
SEKOLAH Maklumat sekolah
PERHATIAN :
Apabila backup dan import dilaksanakan, 4 files akan dijanakan oleh sistem ini iaitu
peribadi.txt, kes.txt, master.txt dan sekolah.txt. Master.txt adalah untuk kegunaan
BTMK/Bah Sek. dan JPN untuk diimport ke sistem SSDM manakala peribadi.txt,
kes.txt dan sekolah.txt adalah untuk kegunaan modul Access di sekolah dan
PPD/JPN.
Setelah itu, anda perlu APPENDkan data berkenaan untuk menggabungkan data dari
kesemua disket.
Kemudian pastikan anda melakukan proses BACKUP untuk memastikan segala data
dari semua disket yang digabungkan tersimpan hanya di dalam satu disket. Jika lebih
pun boleh asalkan berlabel.
Pastikan proses ini dilakukan dengan sebaik mungkin bagi mengelakkan sebarang
kesulitan. Sila hubungi PPSM di Unit Maklumat sekiranya anda menghadapi
masalah.
Skrin Pilih Tarikh
Klik sini, untuk kosongkan

Butang tarikh mula dan kedua-dua ruang tarikh
tarikh akhir.

28
6.10.5 Pilih tarikh dengan klik pada kalendar, kemudian klik pada butang
tarikh.
6.10.6 Selepas buat pilihan tarikh, klik pada ikon
6.10.7 Klik pada ikon
6.11
untuk ke menu asal.
Menu Tiada Rekod Kesalahan

6.11.1 Menu ini digunakan untuk merekod sekolah yang tidak mempunyai
kes salahlaku pada penggal tertentu.
6.11.2 Klik pada menu dan isikan nama sekolah sahaja. No Sijil Lahir,
tarikh kes dan jenis salahlaku adalah secara automatik akan
dimasukkan.
6.11.3 Pastikan nama sekolah sama seperti di Maklumat Sekolah. Contoh :
di maklumat sekolah nama sekolah diletakkan sebagai SMK
TELUK PANGLIMA GARANG maka pada borang tiada rekod
kes juga MESTI letakkan sebagai SMK TELUK PANGLIMA
GARANG.
6.11.4 Setelah lengkap isi, tekan butang Simpan Rekod untuk simpan data
tersebut sebelum backup.
6.11.5
6.12
Keluar Sistem
Setelah selesai memasukkan data, import atau backup data, klik pada butang
keluar sistem untuk keluar dari sistem.

29
Nasihat Teknikal :
Pihak PPD perlu memaklumkan kepada pihak BTMK sekiranya terdapat salahlaku
baru
yang belum wujud di dalam sistem. Pindaan/tambahan kod baru perlu
mendapat persetujuan/kelulusan dari Bahagian Sekolah.
Sebarang peningkatan PC perlu dimaklumkan kepada pihak BTMK untuk

memudahkan penyelenggaraan.
Jika terdapat sebarang masalah teknikal, sila hubungi BTMK dengan segera.

30
Table agama
kodagama
ketagama
01
ISLAM
02
KRISTIAN
03
BUDDHA
04
HINDU
05
SIKH
06
LAIN-LAIN
Table Kat_sek
kod_kat
Jenis Kategori
01
BANDAR
02
LUAR BANDAR
03
PINGGIR BANDAR
04
FELDA
Table kesjenis
KOD
KET_KOD
111 BERJUDI
112 MENCURI
113 MELAWAN/MENGANCAM/MEMUKUL/MENCEDERAKAN GURU
114 MELAWAN/MENGANCAM/MEMUKUL/MENCEDERAKANPENGAWAS
115 MEMERAS UGUT
116 MEMBULI/PELANCOAN
117 MENGANGGOTAI KUMPULAN HARAM / KONGSI GELAP
118 MENYALAHGUNAKAN DADAH
119 MEMBAWA SENJATA MERBAHAYA
120 MENCABUL KEHORMATAN
121 MENGANCAM/MEMUKUL/MENCEDERAKAN MURID LAIN
122 MENCEROBOH BILIK KHAS/KEDAI KOPERASI/PEJABAT SEKOLAH/ASRAMA
124 MENUNJUK PERASAAN/BERPIKET/MENGGANGGU KETENTERAMAN SEKOLAH
125 BERTARUH SECARA BESAR-BESARAN
221 BERCUMBU-CUMBUAN
222 BERKHALWAT
223 MEMBAWA BAHAN-BAHAN LUCAH KE SEKOLAH
224 MENGINTAI MURID-MURID PEREMPUAN
225 MENGGUNAKAN KATA PERBUATAN LUCAH
226 MELUKIS DAN MENULIS KATA-KATA DAN GAMBAR-GAMBAR LUCAH

31
KOD
KET_KOD
331 RAMBUT PANJANG/FESYEN RAMBUT KETERLALUAN

332 BERKUKU PANJANG
333 BERMISAI / BERJANGGUT
334 MEMAKAI PAKAIAN TIDAK MENGIKUT PERATURAN SEKOLAH
335 MEMAKAI BARANG-BARANG PERHIASAN YANG DILARANG KE SEKOLAH
441 BERKELIARAN DI KAWASAN SEKOLAH
442 DATANG LEWAT KE SEKOLAH
443 LEWAT KE PERHIMPUNAN
444 MAKAN DI KANTIN DI LUAR MASA REHAT
445 LEWAT PULANG KE ASRAMA
551 BERKELAKUAN KASAR TERHADAP GURU
552 BERKELAKUAN KASAR TERHADAP PENGAWAS
553 BERKELAKUAN KASAR TERHADAP MURID
554 BERBAHASA KESAT
555 MENYIMPAN ROKOK
556 MENGHISAP ROKOK
557 MENGANGGU PENGAJARAN DAN PEMBELAJARAN
558 TIDAK MENGHORMATI GURU
559 TIDAK MENGHORMATI PENGAWAS
560 MINUM MINUMAN KERAS
661 MEROSAKKAN HARTA BENDA SEKOLAH
662 MEROSAKKAN HARTA BENDA PENGETUA/GURU BESAR DAN GURU-GURU
663 MEROSAKKAN HARTA BENDA KANTIN
664 MEROSAKKAN HARTA BENDA MURID
771 MENIPU YANG MELIBATKAN WANG
772 MENIPU YANG MELIBATKAN KEPERCAYAAN
881 PONTENG KELAS
882 PONTENG SEKOLAH
883 PONTENG PERHIMPUNAN
884 PONTENG KEGIATAN LUAR BILIK DARJAH/KO-KURIKULUM
885 PONTENG UJIAN
886 PONTENG PEPERIKSAAN
887 PONTENG UNTUK 'PRIVATE STUDY'
888 PONTENG ASRAMA
911 BERGADUH/BERKELAHI
912 KENAKALAN/HOOLIGANISM
913 KESALAHAN SIBER
914 MEMBAWA TELEFON BIMBIT KE SEKOLAH
A11 PENGLIBATAN DALAM POLITIK
L01 TIADA REKOD KES

32
Table keskump
kodkk
groupkes
TINGKAHLAKU JENAYAH
TINGKAHLAKU LUCAH
KEKEMASAN DIRI
TINGKAHLAKU TIDAK MEMENTINGKAN MASA
TINGKAHLAKU KURANG SOPAN DAN BIADAP
TINGKAHLAKU MUSNAH
TINGKAHLAKU TIDAK JUJUR
PONTENG
KENAKALAN/HOOLIGANISM
POLITIK
TIADA REKOD KES
Table KOD-AKHBAR
KOD
KET_KOD
01
BERITA HARIAN / BERITA MINGGU
02
UTUSAN MALAYSIA / MINGGUAN MALAYSIA
03
THE MALAY MAIL
04
THE NEW STRAITS TIMES
05
THE STAR / SUNDAY STAR
06
NANYANG SIANG PAU
07
SIN CHEW JIT POH
08
THE SUN
09
AKHBAR-AKHBAR LAIN
10
METRO
11
TAMIL NESAN
12
BORNEO POST
13
SARAWAK TRIBUNE
14
UTUSAN SARAWAK
15
SABAH TIME
16
DAILY EXPRESS
17
BORNEO MAIL

33
Table KOD-BAHANLAIN
KOD
KET_KOD
LAIN-LAIN
IN
INHALAN
UB
UBAT BATUK
Table KOD-JENISDADAH
KOD
KET_KOD
HIDU GAM
CANDU
ECSTASY
GANJA
HEROIN
LAIN-LAIN
MORFIN
PIL-PIL KHAYAL
RACUN
SYABU
Table KOD-KEDUDUKAN
KOD
KET_KOD
01
MENANTI PERBICARAAN
02
DALAM PERHATIAN
03
KES SELESAI DI PERINGKAT POLIS/MAHKAMAH
Table KOD-LATAR
KOD
KET_KOD
01
IBU
02
AYAH
03
IBU DAN AYAH
04
DATUK / NENEK
05
ABANG
06
KAKAK
07
WARIS / PENJAGA
08
TINGGAL DI ASRAMA

34
Table KOD-PUNCA
KOD
KET_KOD
01
DIRI SENDIRI
02
PERSEKITARAN
03
KELUARGA
04
SEKOLAH
05
PENGARUH LUAR
Table KOD-SAMBUTAN
KOD
KET_KOD
01
DATANG BERJUMPA PENGETUA/GURU BESAR/GURU-GURU
02
TIADA SAMBUTAN / RESPON
Table KOD-TAHAP
KOD
KET_KOD
T/BERKENAAN
ED
MENGEDAR
MC MENCUBA
MI
MEMILIKI/MENYIMPAN
TA
MENAGIH
Table KOD-TAHTING
KOD
KET_KOD
00
TINGKATAN PERALIHAN
01
TINGKATAN 1 / TAHUN 1
02
03
04
05
06
TINGKATAN 6 RENDAH/ TAHUN 6
07
TINGKATAN 6 ATAS
Table KOD-TAJUKAKHBAR
35
KOD
KET_KOD
01
MENGENAI MURID
02
MENGENAI GURU
03
MENGENAI PENTADBIR SEKOLAH
04
MENGENAI ORANG LUAR (IBU BAPA/PENJAGA)
Table KOD-TEMPAT
KOD
KET_KOD
01
DALAM KAWASAN SEKOLAH
02
LUAR KAWASAN SEKOLAH
Table KOD-TINDAKAN
KOD
KET_KOD
01
NASIHAT / KAUNSELING
02
AMARAN
03
ROTAN SATU KALI
04
ROTAN DUA KALI
05
ROTAN TIGA KALI
06
ROTAN MELEBIHI TIGA KALI
07
DIGANTUNG SEKOLAH
08
DIBUANG SEKOLAH
09
LAPORKAN KEPADA POLIS
11
DIBUANG ASRAMA
12
DIGANTUNG ASRAMA
Table KOD-UJIAN
KOD
KET_KOD
00
TIDAK DILAKUKAN
01
POSITIF
02
NEGATIF
Table KOD-BeritahuDadah
kod ket_kod
01 YA
02 TIDAK

36
Table KOD_DRIVE
KOD KET_KOD
A
PAMACU A
PEMACU C
PEMACU D
PEMACU E
PEMACU F
Table Kod_Jensek
kod_sek
jenis_sek
SEK KEB
SJK(C)
SJK(T)
SEK MEN KEB
SEK MEN KEB AGAMA
SEK BERASRAMA PENUH
SEK MEN TEKNIK/VOK
SEK AGAMA MEN/SWASTA
SEK MEN MURID KHAS
Table KOD_NEGERI
KOD
KET_KOD
PERAK
SELANGOR
PAHANG
KELANTAN
JOHOR
KEDAH
W.P LABUAN
MELAKA
NEGERI SEMBILAN
PULAU PINANG
PERLIS
TERENGGANU
W.P KUALA LUMPUR
SABAH
SARAWAK
Table KOD_PPD

37
kod_PPD
PPD
M0
ALOR GAJAH
D0
BACHOK
K0
BALING
K1
BANDAR BARU
Z01
BANGSAR
P3
BARAT DAYA
A0
BATANG PADANG
J0
BATU PAHAT
Y11
BAU
X60
BEAUFORT
Y72
BELAGA
X21
BELURAN
C0
BENTONG
CA
BERA
T0
BESUT
Y24
BETONG
Y91
BINTULU
C1
CAMERON H
Y35
DALAT
Y64
DARO
T1
DUNGUN
B7
GOMBAK
D8
GUA MUSANG
A5
HILIR PERAK
000
Hubungi Unit Maklumat Untuk Kod Baru
B4
HULU LANGAT
A7
HULU PERAK
B5
HULU SELANGOR
T5
HULU TERENGGANU
M1
JASIN
N0
JELEBU
D9
JELI
N6
JEMPOL
C2
JERANTUT
J1
JOHOR BHARU
Y62
JULAU
A4
K KANGSAR
X40
K KINABALU
B1
K LANGAT
C3
K LIPIS
B3
K SELANGOR
T3
K TERENGGANU

38
kod_PPD
PPD
Y33
KANOWIT
Y71
KAPIT
T2
KEMAMAN
X10
KENINGAU
Z02
KERAMAT
X22
KINABATANGAN
A2
KINTA
B0
KLANG
J2
KLUANG
X53
KOTA BELUD
D1
KOTA BHARU
X51
KOTA MARUDU
K2
KOTA SETAR
J3
KOTA TINGGI
A3
KRIAN
D7
KUALA KRAI
K3
KUALA MUDA
X63
KUALA PENYU
N1
KUALA PILAH
C4
KUANTAN
K4
KUBANG PASU
Y12
KUCHING BANDAR
Y13
KUCHING LBNDR
X50
KUDAT
J8
KULAI
K5
KULIM
X32
KUNAK
Z99
LABUAN
X31
LAHAD DATU
K6
LANGKAWI
A6
LARUT/MTG/SEL
Y52
LAWAS
Y51
LIMBANG
E00
LUAR NEGERI
Y23
LUBOK ANTU
Y14
LUNDU
D2
MACHANG
A1
MANJUNG
C9
MARAN
T4
MARANG
Y43
MARUDI
M2
MELAKA TGH

39
kod_PPD
PPD
X61
MEMBAKUT
Y63
MERADONG
J4
MERSING
Y41
MIRI
J5
MUAR
Y34
MUKAH
X11
NABAWAN
K7
PADANG TRAP
X41
PANAMPANG
X42
PAPAR
D3
PASIR MAS
D4
PASIR PUTIH
C5
PEKAN
KA
PENDANG
A8
PERAK TENGAH
R0
PERLIS
B8
PETALING
X52
PITAS
J6
PONTIAN
N2
PORT DICKSON
X6
PPB BEAUFORT
Y9
PPB BINTULU
Y7
PPB KAPIT
X1
PPB KENINGAU
Y1
PPB KUCHING
Y5
PPB LIMBANG
Y4
PPB MIRI
X5
PPB PANTAI BARAT (U)
X4
PPB PANTAI BARAT(S)
Y8
PPB SAMARAHAN
X2
PPB SANDAKAN
Y6
PPB SARIKEI
Y3
PPB SIBU
Y2
PPB SRI AMAN
X3
PPB TAWAU
Z03
PUDU
X54
RANAU
C6
RAUB
N3
REMBAU
C8
ROMPIN
B6
SABAK BERNAM
Y81
SAMARAHAN

40
kod_PPD
PPD
X20
SANDAKAN
Y22
SARATOK
Y61
SARIKEI
P4
SEBERANG PERAI SELATAN
P0
SEBERANG PERAI TENGAH
P2
SEBERANG PERAI UTARA
J7
SEGAMAT
X33
SEMPORNA
Z04
SENTUL
B9
SEPANG
N4
SEREMBAN
Y82
SERIAN
T6
SETIU
Y31
SIBU BANDAR
Y32
SIBU LBNDR
K8
SIK
Y83
SIMUNJAN
X62
SIPITANG
Y73
SONG
Y21
SRI AMAN
Y44
SUBIS
X12
TAMBUNAN
X44
TAMPARULI
N5
TAMPIN
D5
TANAH MERAH
Y92
TATAU
X30
TAWAU
C7
TEMERLOH
X13
TENOM
P1
TIMUR LAUT
X43
TUARAN
D6
TUMPAT
W0
WP K LUMPUR
W1
WP LABUAN
K9
YAN
Table T-master
Bil
1.
2.
Field Name
tmasuk
kodsekolah
Field Size
7

Data Type
Date / Time
Catitan
dd/mm/yyyy
Text
41
3.
tarikh
Date / Time
4.
masa
Text
5.
nosijilb
12
text
6.
kodjkes
Text
7.
nama
40
Text
8.
thntkt
Text
9.
jantina
Text
10. kaum
Text
11. warga
Text
12. punca
Text
13. latar
Text
14. hubungi
Text
15. sambutan
Text
16. tknlain
Text
17. polistempat
Text
18. poliskes
Text
19. saksi
40
Text
20. akhbarkod
Text
21. akhbartajuk
Text
22. akhbarsahih
Text
23. dadahjenis
Text
24. dadahtahap
Text
25. dadahlain
Text
26. penjaga
30
Text

dd/mm/yyyy
42
27. alt1
30
Text
28. alt2
30
Text
29. akhbartarikh
Date / time
30. trkbuang
Date / time
31. trkambil
Date / time
32. trkgantung
Date / time
33. lapakhabar
Text
34. bandar
30
Text
35. ujian1
Text
36. ujian2
Text
37. mulaponteng
Date / time
38. akhirponteng
Date / time
39. ADK
Text
40. PPD
Text
41. no_tel
12
Text
42. Catatan
40
Text
43. agama
Text
44. biasiswa
Text
45. kerja
Text
46. Kat_sek
Text
47. Jen_sek
Text
48. negeri
Text
49. pendapatan
Text
50. Kod_PPD
Text
51. kodbaru_ppd
40
Text

000\ - 99999999
43

44

Manual Access

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Manual Access

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Manual Pengguna SSDMver3 Access

Panduan pengguna ini merangkumi cara-cara

PERHATIAN (PENTING !!!)

Komputer di set mengikut tarikh semasa kerana sistem akan menggunakan

Format tarikh sistem mestilah dd/mm/yyyy.

Sila rujuk Senarai Semakan Kegunaan peringkat anda untuk mempastikan

Disediakan Oleh Bahagian Teknologi Maklumat & Komunikasi

Manual Pengguna SSDMver3 Access

5.0 CARA-CARA UNTUK INSTALL SISTEM

5.3 Klik pada CD ROM Disc anda.

5.4 Pilih folder SSDMVer3. Copy dan paste dalam pemacu C.

Disediakan Oleh Bahagian Teknologi Maklumat & Komunikasi

Manual Pengguna SSDMver3 Access

Disediakan Oleh Bahagian Teknologi Maklumat & Komunikasi

Manual Pengguna SSDMver3 Access

6.0 MEMULAKAN SISTEM

Nama ID yang salah, akan diberitahu.

Masukkan nama ID = SSDM

Masukkan Katalaluan = XXXXXX

Kemudian klik OK.

Untuk keluar dari sistem ini, klik pada butang Batal.

Nota: Anda boleh guna huruf kecil atau besar.

Disediakan Oleh Bahagian Teknologi Maklumat & Komunikasi

Manual Pengguna SSDMver3 Access

6.3 Menu Maklumat Sekolah

Masukkan kod sekolah, contoh WBA0003

Masukkan nama sekolah, contoh SK SENTUL (1). Jika nama

Masukkan jenis sekolah, contoh SEK KEB

Masukkan kategori sekolah, contoh BANDAR

Masukkan nama guru besar/pengetua dan nama guru disiplin, contoh

panjang, sila guna singkatan.

Masukkan alamat, bandar, poskod, negeri dan telefon dengan

Masukkan nama daerah, contoh KERAMAT. Jika tiada dalam

Disediakan Oleh Bahagian Teknologi Maklumat & Komunikasi

Manual Pengguna SSDMver3 Access

Klik pada ikon

jika sistem hanya digunakan oleh sebuah

Untuk kemudahan penambahan rekod sekolah bagi kegunaan di

(tambah rekod sekolah). Dengan

PPD/JPN, sila gunakan ikon

ikon ini, anda hanya perlu menekan ikon

untuk penambahan beberapa rekod sekolah.

6.3.11 Jika semua kemasukan adalah betul, klik pada YES.

kesilapan klik pada NO dan buat pembetulan.

Untuk di JPN/PPD, gunakan scrollbar

untuk menyemak maklumat sekolah-sekolah lain yang telah

Jika ada sebarang perubahan, sila klik maklumat sekolah

masukkan/tambahkan setiap rekod sekolah dalam PPD

Manakala untuk kegunaan di sekolah, anda hanya perlu

Disediakan Oleh Bahagian Teknologi Maklumat & Komunikasi

Manual Pengguna SSDMver3 Access

6.4 Menu Utama

memaparkan 6 pilihan iaitu Kemasukan Data Pelajar, Maklumat

Untuk masukkan maklumat peribadi pelajar dan kes salahlaku, klik

Untuk ubah maklumat sekolah, klik pada pilihan Maklumat Sekolah.

Senarai Pelajar Bermasalah menyenaraikan maklumat setiap pelajar

Untuk masukkan maklumat sekolah yang tiada rekod salahlaku, klik

6.5 Menu Kemasukan data

Apabila klik pada pilihan Kemasukan Data di menu utama, skrin

Disediakan Oleh Bahagian Teknologi Maklumat & Komunikasi

Manual Pengguna SSDMver3 Access

Skrin kemasukan Data Peribadi

Nama pelajar akan

MENU KEMUDAHAN DALAM SSDM: