ANALISIS SISTEM PENGAJUAN BARANG INVENTARIS

PADA KANTOR CABANG UTAMA

PT TASPEN (PERSERO)

LAPORAN KERJA PRAKTEK LAPANGAN

Diajukan untuk memenuhi syarat mata kuliah kerja praktek

Program Strata 1 Jurusan Manajemen Informatika
Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer
Universitas Komputer Indonesia
Oleh :
M. GAMA N.S NIM.10506462
CRISTIAN S
NIM.10506440
FERNANDO
NIM.10506465

JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
2009

Lembar Pengesahan
ANALISIS SISTEM PENGAJUAN BARANG INVENTARIS
PADA KANTOR CABANG UTAMA
PT TASPEN (PERSERO)
Laporan Praktek Kerja Lapangan
Diajukan untuk memenuhi syarat mata kuliah kerja praktek
Program Strata 1 Jurusan Manajemen Informatika
Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer
Universitas Komputer Indonesia
Oleh :
M. GAMA N.S NIM.10506462
CRISTIAN S NIM.10506440
FERNANDO NIM.10506465

Bandung,10 Oktober 2009

Pembimbing Jurusan,

Pembimbing Lapangan,

Dadang Munandar,S.E,M.Si.
NIP.4127.7026.019

Answardi
NIP.19851954070

Ketua Jurusan Manajemen Informatika

Dadang Munandar,S.E.,M.Si.
NIP.4172.70.26.019

Kata Pengantar

Pertama-tama kami panjatkan puji dan syukur kehadirat sang Maha

Pencipta dan Maha Mengetahui, ALLAH SWT. Bahwa atas rahmat dan
karunianya kami dapat menyelesaikan laporan akhir kerja praktek ini.
Shalawat serta salam bagi jungjungan kita Nabi Muhammad SAW beserta
keluarga dan para sahabatnya serta kita sebagai pengikutnya.
Laporan akhir kerja praktek ini merupakan laporan hasil kerja praktek
kami selama melakukan kerja praktek di PT TASPEN(PERSERO) KCU
Bandung Barat, Jawa Barat. Dengan melaksanakan kerja praktek ini, banyak
manfaat yang telah kami peroleh terutama merasakan bagaimana terjun langsung
dalam dunia kerja dengan menerapkan ilmu- ilmu yang telah kami peroleh dalam
perkuliahan.
Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan kekurangan dalam
penyusunan laporan kerja praktek ini, untuk itu penulis mengharapkan kritik,
saran dan perbaikan dari semua pihak, agar apa yang kami kerjakan ini dapat
bermanfaat bagi kami khususnya dan bagi para pembaca umumnya.

Bandung, Agustus 2009

Penulis

DAFTAR ISI
LEMBAR JUDUL
LEMBAR PENGESAHAN ........................................................................
KATA PENGANTAR ................................................................................
DAFTAR ISI ...............................................................................................
DAFTAR TABEL .......................................................................................
DAFTAR GAMBAR ..................................................................................
DAFTAR SIMBOL ....................................................................................
DAFTAR LAMPIRAN
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Kerja Praktek .
1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah .
1.2.1 Identifikasi Masalah ....................................................
1.2.2
Rumusan Masalah .......................................................
3
1.3 Maksud dan Tujuan Kerja Praktek .........................................
1.4 Batasan Masalah .....................................................................
1.5 Waktu dan Tempat Pelaksanaan ............................................

i
ii
iv
viii
ix
xi

BAB I

1
2
2
3
4
4

BAB II LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Sistem ...................................................................
7
2.1.1 Elemen Sistem ............................................................
8
2.1.2 Karakteristik Sistem ...................................................
8
2.1.3 Klasifikasi Sistem ......................................................
10
2.2
Pengertian Informasi ...............................................................
11
2.3
Pengertian Sistem Informasi ...................................................
11
2.4 Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur ......................
12
2.4.1 Flow
Map ...................................................................
12
2.4.2 Diagram
Kontek .........................................................
12
2.4.3 Data Flow Diagram

14
2.5 Detail Komponen Sistem Informasi
15
BAB III PROFIL PERUSAHAAN
3.1 Tinjauan Umum Perusahaan .................................................
3.1.1 Sejarah Perusahaan ..................................................
3.1.2 Bentuk dan Badan Usaha............................................
3.1.3 Nilai Utama Taspen ...................................................
3.2 Struktur Organisasi ................................................................
3.3 Deskripsi Kerja ..
BAB IV ANALISIS KERJA PRAKTEK

16
17
19
20
24
25

4.1
Analisis
Sistem .......................................................................
31
4.1.1. Analisis dokumen .......................................................
4.1.2 Analisis Prosedur yang sedang berjalan .....................
4.1.2.1 Flow Map .......................................................
4.1.2.2 Diagram Kontek .............................................
4.1.2.3 Data Flow Diagram ........................................
4.1.3
Evaluasi Analisis Sistem yang berjalan ......................
4.2
Usulan Perancangan Analisis Sistem ......................................
4.1.1
Tujuan Perancangan Analisis Sistem .......................... 40
4.1.2
Perancangan Prosedur Yang Diusulkan .....................
40
4.2.2.1 Flow Map .......................................................
4.2.2.2 Diagram Konteks .............................................
4.2.2.3 Data Flow Diagram ........................................
4.2.2.4 Kamus Data ....................................................
4.1.3
Evaluasi terhadap sistem yang diusulkan ...................
46
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan ............................................................................
5.2 Saran ......................................................................................
DAFTAR PUSTAKA...
LAMPIRAN

31
32
34
36
37
39
39
42
43
44
45

47
47
49

DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Kerja Praktek .....................................................

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.2. Blok Sistem Informasi ...............................................................

14

Gambar 3.2. Struktur Organisasi ....................................................................

12

Gambar 4.1. Flow Map Yang Sedang Berjalan ..............................................

35

Gambar 4.2 Diagram Konteks Yang Sedang Berjalan.....................................

36

Gambar 4.3. DFD Yang Sedang Berjalan........................................................

38

Gambar 4.4 Flow Map Yang Diusulkan...........................................................

42

Gambar 4.5 Diagram Konteks Yang Diusulkan...............................................

43

Gambar 4.6 DFD Yang Diusulkan...................................................................

44

DAFTAR SIMBOL
a.

Simbol Diagram Alir Dokumen (Flowmap)

Simbol

Keterangan

Merupakan simbol untuk menunjukkan dokumen,

input maupun output dan untuk proses manual,
mekanik maupun komputer
Merupakan simbol untuk dokumen rangkap/lebih
dari satu dokumen

Merupakan simbol proses dalam operasi program

komputer

Merupakan
keyboard

simbol

input

yang

menggunakan

Simbol arsip/simpanan offline

A : Alphabetic
N : Numeric
C : Cheonological
Simbol harddisk (tempat penyimpanan dengan
komputer)

Menunjukkan simbol aliran dokumen atau prosedur.

Simbol untuk proses yang masih manual.

b.

Simbol pada Diagram Konteks

Simbol

Keterangan
Merupakan simbol untuk entitas luar dari sistem
yang mempunyai hubungan dengan sistem
Merupakan simbol untuk menunjukkan proses, baik
proses manual, mekanik maupun komputer
Merupakan simbol yang menunjukkan arus data

c.

Simbol pada Data Flow Diagram (DFD)

Simbol

Keterangan

Merupakan simbol untuk entitas luar

Merupakan simbol untuk menunjukkan proses, baik
proses manual, mekanik maupun komputer
Simbol untuk penyimpanan database komputer

Merupakan simbol yang menunjukkan arus data

BAB I
PENDAHULUAN

1.1

LatarBelakang
Di jaman sekarang ini perkembangan teknologi di bidang komputer

semakin pesat sejalan dengan perkembangan ilmu pengetahuan, sehingga

kemampuan komputer untuk membantu manusia dan menyelesaikan masalah
semakin meningkat baik permasalahan yang komplek maupun permasalahan yang
sederhana. Selain digunakan untuk menyimpan data, Komputer juga dapat
digunakan sebagai alat untuk mengolah data, juga menyajikan data kedalam
bentuk yang lebih mudah dipahami.
Pengajuan barang inventaris merupakan salah satu aktifitas penting yang
ada pada PT. TASPEN (PERSERO) KCU Bandung pengajuan barang inventaris
pada PT. TASPEN (PERSERO) KCU Bandung saat ini masih dilakukan secara
sederhana, kondisi ini mengakibatkan proses pengajuan barang inventaris menjadi
tidak baik, misalnya lamanya pencarian data mengingat perkembangan pada PT.
TASPEN (PERSERO) KCU Bandung Barat cukup pesat sehingga alangkah
baiknya jika proses pengajuan barang inventaris dilakukan dengan cara sistem
komputerisasi yang akan menggambarkan antar muka bagi pengguna dalam entry
dan pencarian data.
Maka untuk mempermudah proses pengajuan barang inventaris pada PT.
TASPEN (PERSERO) KCU Bandung diperlukan komputerisasi yang mampu

untuk mengolah data barang inventaris tersebut, sehingga proses pengajuan

barang inventaris dapat secara langsung dilihat. Dengan adanya data barang
inventaris ini diharapkan dapat lebih cepat dan akurat untuk dilihat.
1.2

Identifikasi dan Rumusan masalah

Permasalahan

yang teridentifikasi di PT. TASPEN (PERSERO) Kota

Bandung terutama di bagian pengajuan barang inventaris.

1.2.1. Identifikasi Masalah
Adapun masalah yang timbul dalam pengolahan data inventaris :
1. Kurang efektifnya sistem pengajuan barang inventaris.

2. Masih banyak barang inventaris yang tidak lengkap.

3. Masih banyak terjadi kesalahan-kesalahan data inventaris.

4. Penyimpanan barang inventaris yang masih kurang efektife dan

efisien.

1.2.2. Rumusan Masalah

Sedangkan untuk rumusan masalah penulisan mengemukakan beberapa
hal di antaranya:

1. Bagaimana sistem pengajuan barang inventaris yang berjalan di PT.

TASPEN (PERSERO).

2. Bagaimana sistem pengajuan barang inventaris yang diusulkan pada

PT. TASPEN (PERSERO).

1.3.

Maksud dan Tujuan

Maksud dilaksanakan kerja praktek adalah untuk mengimplementasikan

pengetahuan yang didapat diperkuliahan dengan kenyataan yang sesungguhnya di

lapangan, sedangkan tujuan dilaksanakannya kerja praktek adalah untuk :
1. Mengetahui sistem pengajuan barang inventaris yang berjalan pada
PT. TASPEN (PERSERO).

2. Untuk membantu mempermudah sistem pengajuan barang

inventaris pada PT. TASPEN (PERSERO).

1.4.

Batasan Masalah
PT. TASPEN merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang

tabungan asuransi pegawai negri. Mengingat keterbatasan dan luasnya materi

yang akan dibahas, maka penulis membatasi permasalahan yang akan disajiakan.
Adapun yang akan dibatasi adalah:
1. Hanya mencakup pada pengajuan barang inventaris.

2. Pengajuan hanya dilakukan di KCU tetapi tidak dilakukan di Kantor

pusat.

3. Hanya mencakup barang yang ada di Kantor TASPEN.

1.5.

Waktu dan Tempat Pelaksanaan.

Kerja Praktek dilakukan selama 1 bulan yang terhitung pada tanggal 6 juli

sampai 6 agustus 2009. Tempat pelaksanaan Kerja Praktek yaitu pada PT.
TASPEN (PERSERO) KCU Bandung pada bagian personalia dan umum
sekretariat yang beralamat di JL.PHH Mustopa no78,dengan jadwal kerja sebagai
berikut :
:

Tabel 1.1
Jadwal Pelaksanaan Kerja Praktek Di PT. TASPEN
No

Aktivitas

Juli

I
1

Rekapitulasi absen.

Inventaris Aset Kantor

Penempelan No Inventaris

Rekapitulasi Inventaris Aset Kantor

Pengambilan Data

Gambar Jadwal Pelaksanaan

BAB II
LANDASAN TEORI

2.1.

Pengertian Sistem

II

III

IV

Sistem adalah kumpulan elemen yang berhubungan, yang merupakan

suatu kesatuan. Asal kata system berasal dari bahasa yunani yaitu systema,
yang artinya menempatkan bersama.

Suatu sistem biasanya terdiri atas

beberapa komponen (elemen) yang dihubungkan bersama untuk memudahkan

aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk
menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model
matematika seringkali bisa dibuat.
JFG90,Jerry Fitz Gerald menyatakan bahwa: Suatu sistem adalah suatu
jaringan kerja dari prosedur - prosedur yang saling berhubungan, berkumpul
bersama - sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu
sasaran tertentu.
CA89,Cristian Algama menyatakan bahwa: Sistem adalah kumpulan/
group dari bagian/ komponen apapun baik fisik ataupun nonfisik yang saling
berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai
satu tujuan tertentu.
Berdasarkan pengertian di atas maka dapat disimpulkan bahwa yang
dimaksud dengan Sistem adalah :
Suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul
bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan
atau organisasi untuk mencapai sasaran tertentu.

2.1.1. Elemen Sistem

Bentuk umum dari suatu sistem terdiri atas masukan (input), pengolah
(process) dan keluaran (output). Dalam bentuk umum sistem ini bisa melakukan

satu atau lebih masukan yang akan diproses dan menghasilkan keluaran sesuai
dengan rencana yang telah direncanakan sebelumnya.
Ciri - ciri utama yang terdapat dalam suatu sistem adalah sebagai berikut :
1. Mengarah kepada suatu tujuan tertentu.
2. Merupakan suatu keseluruhan.
3. Sistem bersifat terbuka.
4. Adanya proses.
5. Adanya hubungan timbal balik (feed back) antara elemen sistem
yang satu dengan yang lainnya atau dengan lingkungan.
2.1.2. Karakteristik Sistem
Sistem itu sendiri memiliki karakteristik atau beberapa sifat tertentu, yaitu
mempunyai komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar
sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran
(output), pengolah (process), dan sasaran suatu tujuan (goal). Adapun penjelasan
mengenai karakteristik dari suatu sistem adalah sebagai berikut:

1. Komponen Sistem (Components)

Bagian sistem yang saling berinteraksi dan membentuk satu kesatuan.
Komponen atau elemen sistem dapat berupa subsistem atau beberapa
bagian sistem.
2. Batas Sistem (Boundary)

Daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan lingkungannya

atau dengan sistem lainnya. Batas sistem inilah yang membuat sistem
dipandang sebagai satu kesatuan.
3. Lingkungan Luar Sistem (Environments)
Segala sesuatu yang berada diluar sistem yang mempengaruhi sistem.
Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan sistem atau
merugikan sistem.
4. Penghubung Sistem (Interface)
Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem
lainnya. Penghubung inilah yang menyebabkan beberapa subsistem
berintegrasi dan membentuk satu kesatuan.
5. Masukan Sistem (Input)
Sesuatu yang dimasukkan ke dalam sistem yang berasal dari
lingkungan.
6. Keluaran Sistem (Output)
Suatu hasil dari proses pengolahan sistem yang dikeluarkan ke
lingkungan.
7. Pengolah Sistem (Process)
Bagian dari sistem yang mengubah masukan (input) menjadi keluaran
(output).
8. Sasaran Sistem (Objectives) atau Tujuan (Goal)

Sasaran sistem adalah sesuatu yang menyebabkan mengapa sistem itu

dibuat atau ada. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran
atau tujuannya.

2.1.3. Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan menjadi beberapa sudut pandang, antara lain
sebagai berikut :
1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system)
dan sistem fisik (physical system).
2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah dan sistem buatan
manusia (human made system).
3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic
system) dan sistem tak tentu (probabilistic system).
4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan
sistem terbuka (open system).

2.2.

Pengertian Informasi
Informasi dalam sebuah organisasi sangat penting dan vital peranannya,

karena tanpa adanya informasi, suatu sistem tidak akan berjalan dan organisasi
pun akan menjadi vakum. Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan
bentuk jamak dari bentuk tunggal data atau data item. Data adalah kenyataan yang
menggambarkan sesuatu yang terjadi pada saat tertentu.

KC86,Kendel Catro menyatakan bahwa: Informasi adalah data yang

diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang
menerimanya.
GA84,Gustavo Aleandro menyatakan bahwa: Informasi adalah hasil
pengolahan data yang memberikan arti dan bermanfaat.
2.3.

Pengertian Sistem Informasi

Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (Information system) atau

disebut juga dengan processing system atau information processing system atau
information generating system.
RAL86,Robert A. Leitch dalam buku , dinyatakan bahwa: Sistem
Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan
kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial
dan kegiatan strategi dari suatu organisasi serta menyediakan pihak luar tertentu
dengan laporan - laporan yang diperlukan.

2.4.

Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur

Tahap analisis sistem merupakan tahap yang sangat penting, karena

kesalahan di tahap ini akan menyebabkan kesalahan di tahapan selanjutnya.

Analisis sistem dikerjakan oleh seorang analis sistem yang bertugas untuk
menganalisis sistem dan menemukan kelemahan - kelemahan dari sistem tersebut
sehingga dapat diusulkan perbaikannya.
Metode pendekatan system yang digunakan oleh penulis adalah Analisis
dan Perancangan Terstruktur. Di dalam tahap analisis system terdapat langkahlangkah dasar yang harus dilakukan oleh analisis sistem sebagai berikut:

1. Identif,y yaitu mengidentifikasi masalah.

2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.
3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.
4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

2.4.1. Flow Map

Flow Map / Functional Chart disebut juga Diagram Prosedur Kerjaatau
Diagram

Alir

fungsional.

Flow

maf

Merupakan

diagram

alir

yang

menggambarkan pergerakan proses diantara unit kerja yang berbeda-beda,

sekaligus menggambarkan arus dari dokumen, aliran data fisik, entitas-entitas
system informasi dan kegiatan informasi yang berhubungan dengan system
informasi.

Flow map juga berisi kegiatan-kegiatan manual dan kegiatan-kegiatan

komputer, menampilkan kegiatan-kegiatan logis dan kegiatan-kegiatan fisik dari
siapa,apa,bagaimana dan dimana proses-proses informasi dan proses-proses
operasi terjadi.

2.4.2. Diagram Kontek

Diagram Konteks adalah DFD tingkat paling atas dari sebuah system
informasi

yang

menggambarkan

sistem

dalam

satu

lingkaran

yangn

merepresentasikan keseluruhan proses dalam suatu system.

Menggembar konteks diagram terdiri dari :
1. Gambar system berupa 1 (satu) lingkaran dan beri nama system
2. Gambar kotak entitas eksternal dan beri nama entitasnya
3. Buatkan arus data dari setiap entitas eksternal
Berikut adalah Hal- hal yang perlu diperhatikan :
1. Eksternal Entity atau entitas eksternal atau terminator adalah
kelompok pemakai, organisasi atau system lain yang merupakan
sumber atau tujuan data dimana system yang dirancang melakukan
komunikasi
2. Data yang diterima adalah data dari lingkungan dan data yang
dihasilkan diberikan pada tujuan system atau lingkungan
3. Context diagram merupakan batsan system dari lingkungan yang
dimulai dengan mengambatkan entitas eksternal, aliran data, aliran
control, penyimpana dan proses tunggal yang merepresentasikan
keselurujan system.
2.4.3. Data Flow Diaggram (DFD)
DFD adalah representasi grafik dari suatu system informasi yang
menggambarkan komponen-komponen system, aliran data yang menggambarkan
asal dan tujuan data tersebut serta menyimpan datanya.

DFD merupakan alat analisis dan perancangan system informasi yang

berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi yang terstruktur, sehingga
mudah dikomunikasikan oleh perancang system kepada pembuat program aplikasi
maupun kepada pemakai.
2.5.

Detail Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi terdiri dari komponen - komponen yang disebut dengan

istilah Blok Bangunan (Building Block), seperti yang terlihat pada gambar 2.2
Sistem Informasi berinteraksi:

Gambar 2.2 Blok Sistem Informasi yang Berinteraksi.

a.i.1.1.

Blok Masukan (Input Block)

Input mewakili data-data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input

disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang
akan dimasukkan.
2. Blok Model (Model Block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematika
yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di dasar

data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran

yang diinginkan.
3. Blok Keluaran (Output Block)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan
informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk
semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi (Technology Block)
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model,
menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirim keluaran
dan membantu pengendalian dari sistem keseluruhan. Teknologi terdiri
dari tiga bagian utama yaitu: teknisi, perangkat lunak, dan perangkat
keras.
5. Blok Basis Data (Database Block)
Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan
satu dengan yang lainnya, tersimpan di dalam perangkat keras
komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
6. Blok Kendali (Controls Block)
Agar sistem informasi berjalan sesuai dengan yang diharapkan, maka
pelru diterapkan pengendalian - pengedalian didalamnya. Banyak hal
yang dapat merusak sistem informasi, seperti human error, api, air,
temperatur, debu, kegagalan sistem, sabotase, dan sebagainya.

BAB III
PROFIL PERUSAHAAAN
Bab ini merupakan tinjauan umum KCU Bandung sebagai tempat
pelaksanaan kegiatan kerja praktek yang dilakukan. Adapum yang dibahas dalam
bab ini adalah profil KCU Bandung dan tugas-tugas tenaga kerjanya.
3.1.

Tinjauan Umum Perusahaan

PT.

Taspen

(Persero)

Kantor

Cabang

Utama

(KCU)

Bandung

berkedudukan di Jl. PH.H Mustofa no.78 Bandung, 40124 Tlp. (022) 7206545
Fax (022) 7206482. Cakupan kerja KCU Bandung adalah wilayah kerja Kota
Bandung, Kabupaten Bandung, Kota Cimahi, Kabupaten Purwakarta, Kabupaten
Subang dan Kabupaten Sumedang.
Selain beroperasional sebagai Kantor Cabang yang melayani peserta, KCU
Bandung juga bertindak sebagai Koordinator atas Kantor-Kantor Cabang di
Wilayah Jawa Barat dan Banten, yaitu:
1. Kantor Cabang Bogor
2. Kantor Cabang Cirebon
3. Kantor Cabang Tasikmalaya
4. Kantor Cabang Serang/Banten
Produk yang dikelola oleh KCU Bandung adalah Program Pembayaran
Pensiun dan Program Tabungan Hari Tua (THT) untuk Pegawai Negeri Sipil
(PNS) termasuk didalamnya Asuransi Kematian serta program THT dan Multi
Guna Sejahtera untuk BUMN.

3.1.1. Sejarah Perusahaan

PT. DANA TABUNGAN DAN ASURANSI PEGAWAI NEGERI atau
yang lebih dikenal oleh masyarakat peserta yaitu PT. TASPEN (PERSERO)
adalah suatu Badan Usaha Milik Negara yang mendapat kepercayaan dari
Pemerintah untuk mengelola Asuransi Sosial Pegawai Negeri Sipil termasuk Dana
Pensiun dan Dana Tabungan Hari Tua (THT ).
PT. TASPEN (PERSERO) didirikan berdasarkan hasil konferensi di
Jakarta pada tanggal 25 26 Juli 1960 yang diikuti oleh seluruh kepala urusan
kepegawaian dari seluruh Departemen yang ada di Indonesia.
Dalam konferensi tersebut, para peserta menyadari bahwa Pegawai Negeri
Sipil (PNS) adalah sebagai Unsur Aparatur Negara dan Abdi Masyarakat
dipandang penting dalam melaksanakan tugas-tugas Pemerintahan guna
tercapainya Pembangunan Nasional.Oleh karenanya ketenangan dalam bekerja
merupakan salah satu faktor keberhasilan dalam melaksanakan tugas-tugasnya.
Berkaitan dengan hal tersebut, maka dalam konferensi telah membahas
konsep perlunya dibentuk suatu badan yang dapat memberikan jaminan sosial
bagi PNS beserta keluarganya. Sebagai hasil dari konferensi tersebut telah
dituangkan kedalam Keputusan Menteri Pertama RI No.380/MP/1960 tanggal 25
Agustus 1960, yang antara lain menetapkan perlunya pembentukan jaminan sosial
sebagai bekal bagi pegawai negeri dan keluarganya disaat mengakhiri
pengabdiannya kepada negara. Dan selanjutnya berdasarkan Peraturan Pemerintah
No. 9 tahun 1963 tentang Pembelanjaan Pegawai Negeri, Peraturan Pemerintah

No. 10 tahun 1963 tentang Tabungan Asuransi Pegawai Negeri dan berdasarkan
Peraturan Pemerintah No. 15 tahun 1963 pada tanggal 17 April 1963 dibentuklah
Badan yang diberi nama Perusahaan Negara Dana Tabungan dan Asuransi
Pegawai Negeri atau PN. TASPEN yang memiliki kantor di Jl. Merdeka No. 64
Bandung.
Dalam perjalanannya, PN TASPEN mengalami peningkatan kinerja yang
sangat baik, karenanya dipandang perlu oleh Pemerintah untuk dilakukan
penyesuaian bentuk Badan Hukum, sehingga pada tanggal 18 Nopember 1970
berdasarkan

Keputusan

Menteri

Keuangan

Republik

Indonesia

No.:

749/MK/IV/11/1970 PN TASPEN berubah menjadi PERUM TASPEN. Dan

terakhir mengingat fungsi dan tugas TASPEN yang semakin strategis untuk
mendukung tercapainya pembangunan nasional khususnya dunia perasuransian
dan perekonomian nasional, maka berdasarkan Peraturan Pemerintah No.:
26/1981 tanggal 30 Juli 1981 PERUM TASPEN berubah status Badan Hukum
menjadi PT. TASPEN (PERSERO) yang Kantor Pusatnya beralamat di Jl.
Letjend. Soeprapto, Cempaka Putih Jakarta Pusat.
Sesuai Peraturan Pemerintah No. 25 tahun 1981 tentang Asuransi Sosial
PNS maka lingkup usaha PT TASPEN terdiri dari Program Tabungan Hari Tua
(THT) dan Pensiu. Program THT telah dilaksanakan sejak pendirian TASPEN.
Sedangkan

untuk

program

Pembayaran

Pensiun

PNS

yang

semula

diselenggarakan oleh Ditjen Anggaran telah dialihkan kepada PT. TASPEN

(PERSERO) secara bertahap sejak tahun 1987. Penyelenggaraan pembayaran
Program Pensiun secara nasional dilakukan sejak tahun 1990.

3.1.2. Bentuk dan Badan Usaha

Dengan pemberlakuan Undang-undang Nomor 9 tahun 1969 tentang
bentuk-bentuk perusahaan negara, PN Taspen diubah menjadi Perum Taspen yang
ditetapkan

dengan

Surat

Keputusan

Menteri

Keuangan

Nomor:

KEP.749/MK/V/II/1970. Selanjutnya, berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor

26 tahun 1981, badan hukum Perum Taspen diubah menjadi PT Taspen (Persero)
sebagaimana tertuang dalam Anggaran Dasar PT Taspen (Persero) Nomor 3 tahun
1982 tanggal 4 Januari 1982 yang mengalami beberapa kali perubahan, terakhir
dengan Akta Notaris Imas Fatimah, S.H. Nomor 53 tanggal 17 Maret 1988 dan
telah diperbaiki dengan Akta Nomor 10 tahun 1998 tanggal 2 Juli 1998 di
hadapan Zulkifli Harahap, S.H., pengganti notaris Imas Fatimah, S.H.
Perubahan Anggaran Dasar dimaksud dalam rangka penyesuaian terhadap
Undang-undang Nomor 1 tahun 1995 tentang Perseroan Terbatas yang
menetapkan tambahan modal dasar yang disetor, semula sebesar Rp 10 miliar
ditingkatkan menjadi sebesar Rp 12,50 miliar untuk memenuhi modal disetor 25%
dari modal dasar sebesar Rp 50 miliar. Perubahan terakhir ini memperoleh
persetujuan dari Menteri Kehakiman Republik Indonesia dengan Surat Keputusan
Nomor C.2-14096-HT.01.04 Th 98 tanggal 17 September 1998 dan telah dimuat
dalam Berita Negara RI Nomor 31 tahun 1999, Tambahan Berita Negara RI
Nomor 2207 tahun 1999, Tambahan Berita Negara RI Nomor 2207 tahun 1999
Berdasarkan persetujuan pemegang saham dengan Nomor: KEP17/DI.MBU/2008, dilakukan perubahan anggaran dasar yang merupakan

penyesuaian modal dasar yang disetor 25% dari modal dasar sebesar Rp 400
miliar. Berkas anggaran dasar telah disampaikan ke notaris dan telah disampaikan
ke notaris dan telah dibuatkan akta notaris pada tanggal 24 November 2008
dengan nomor akta 06 dan saat ini masih menunggu persetujuan dari Menteri
Hukum dan HAM
3.1.3. Nilai utama Taspen
Taspen mampu menciptakan keunggulan kompetitif yang mampu
menjawab tantangan global serta mampu menerjemahkan visi, misi dan tata nilai
perusahaan yang pada akhirnya dapat meningkatkan kinerja perusahaan secara
keseluruhan dan mempunyai lima nilai utama Taspen, yaitu:
TUMBUH
1. Menumbuh kembangkan perusahaan sesuai dengan Visi dan Misi
TASPEN.
2. Mengembangkan diri dan mampu mengikuti tuntutan perubahan
yang terjadi baik karena tuntutan

lingkungan internal maupun

eksternal.
3. Berpikir positif dan konstruktif serta bertindak produktif tanpa
keinginan untuk berbuat yang kontra produktif.
4. Senantiasa meningkatkan kesejahteraan dan pelayanan kepada
peserta.
ETIKA

1. Menjunjung standar etika yang tinggi dalam berinteraksi antara

sesama rekan kerja maupun dalam memberikan pelayanan kepada
peserta. Ramah dan rendah hati .
2. Menjaga rahasia dan citra perusahaan.
3. Menghargai dan menghormati sesama rekan kerja maupun peserta.
PROFESIONAL
1. Mengatakan yang salah itu salah dan yang benar itu benar .
2. Mengerjakan dan mengelola pekerjaanya serta melayani peserta
TASPEN dengan 5 Tepat.
3. Menyelesaikan setiap masalah dengan memberikan solusi yang
tepat berdasarkan kompetensinya.
4. Mampu melaksanakan komunikasi lisan maupun tertulis secara
baik dan benar.
AKUNTABILITAS
1. Setiap pekerjaan dapat ditelusuri prosesnya berdasarkan sistem dan
prosedur kerja.
2. Dapat dipercaya Bertanggung jawab dan tidak melemparkan
kesalahannya kepada orang lain.
3. Tuntas dalam melaksanakan semua pekerjaan dan tugasnya secara
baik dan benar.

INTEGRITAS
1. Jujur (tidak bohong).
2. Konsisten dalam apa yang diucapkan dan apa yang dijalankan.
3. Disiplin dan dan taat dengan semua ketentuan dan peraturan
TASPEN.
4. Dedikasi kepada tugas dan kewajiban serta loyal kepada TASPEN
sebagai perusahaan pengelola Dana Pensiun dan THT.

VISI
Menjadi pengelola Dana Pensiun dan THT serta jaminan sosial lainnya
yang terpercaya
Makna Visi
Menjadi pengelola Dana Pensiun dan THT serta jaminan sosial lainnya
Ruang lingkup usaha Taspen adalah menyelenggarakan program Tabungan Hari
Tua (termasuk asuransi kematian), Dana Pensiun (termasuk Uang Duka Wafat),
program kesejahteraan PNS serta program jaminan sosial lainnya.
Terpercaya"
Taspen menjadi pilihan peserta dan stakeholder lainnya dengan kinerja yang
bersih dan sehat.
Bersih
Taspen beroperasi dengan menerapkan tata kelola perusahaan yang baik (Good
Corporate Governance)

Sehat
Adanya peningkatan kinerja yang berkesinambungan pada bidang keuangan
maupun non keuangan.
MISI
Mewujudkan manfaat dan pelayanan yang semakin baik bagi peserta dan
stakeholder lainnya secara Profesional dan Akuntabel, berlandaskan Integritas dan
Etika yang tinggi.
Makna Misi
"Manfaat dan pelayanan yang semakin baik.."
Untuk memenuhi harapan peserta yang semakin tinggi, Taspen berupaya
meningkatkan nilai manfaat dan pelayanan secara optimal.
"Profesional"
Taspen bekerja dengan terampil dan mampu memberikan solusi dengan 5 Tepat
(tepat orang, tepat waktu, tepat jumlah, tepat tempat dan tepat administrasi )
didukung dengan SDM yang memiliki integritas dan kompetensi yang tinggi.
"Akuntabel"
Taspen dalam melaksanakan pekerjaan berdasarkan sistem dan prosedur kerja
yang dapat dipertanggungjawabkan.
"Integritas"
Taspen senantiasa konsisten dalam memegang amanah, jujur dan melaksanakan
janji sesuai visi dan misi perusahaan.
"Etika"

Taspen melayani peserta dan keluarganya dengan ramah, rendah hati, santun,
sabar dan manusiawi.

3.2.

Struktur Organisasi

3.3.

Deskripsi Kerja
Tabungan Asuransi Pegawai Negeri

Kantor Cabang Utama Bandung

(TASPEN) mempunyai tugas pokok membantu para pegawai negeri untuk

mengasuransikan jiwa yang telah lanjut usia dan meninggal dunia.
Adapun tugas-tugas dari pegawai TASPEN adalah sebagai berikut:

1. Kepala KCU

Pembinaan yang dapat mendukung mutu pelayanan demi kepuasan

peserta dan karyawan untuk kantor Cabang Utama dan Kantor Cabang
di wilayahnya, yang meliputi:
1. Pengelolaan system dan teknologi informasi.
2. Pelayanan.
3. Keuangan.
4. Audit Mutu Internal dan.
5. Personalia dan Umum.
2. Wakil Kepala Kantor KCU
1. Perencanaan dan pengendalian kegiatan KCU.
2. Pengelolaan kegiatan operasional KCU.
3. Pembinaan program kemitraan dan bina lingkungan di unit
kerjanya.
4. Penyelenggaraan tugas yang dapat mendukung mutu pelayanan
untuk kantor cabang utama, meliputi: tinjauan manajemen, audit
mutu ainternal, tindakan koreksi dan pencegahan, control dokumen
dalam data, teknik statistic, dan pengendalian catatan mutu.

3. Kepala Bidang Sistem Informasi

1. Pengelolaan asset TI yang terdistribusi di Kkantor Cabang.

2. Pengolahan data Kantor Cabang di wilayah.

3. Penyusunan

prosedur

penggunaan,

pengoperasian

serta

pemeliharaan computer dan kelengkapannya.

4. Fungsional Pengendali
1. Rencana kerja pengendalian mutu operasional Kantor cabang.
2. Penelitian, analisa penilaian dan pengujian terhadap system dan
prosedur.
3. Penyelenggaraan kegiatan pertanggungan dar calon peserta
program TASPEN.
4. Koordinasi dan pelaksanaan kegiatan pemasaran atas produk
program TASPEN.
5. Kepala Seksi Penetapan Klim
1. Pengesahan kebenaran pengajuan klim manfaat program TASPEN.
2. Penyelenggaraan perhitungan hak peserta sesuai dengan ketentuan
yang berlaku.
3. Pelayanan pembayaran klim pensiun dan asuransi.
4. Penetapan besarnya klim manfaat program TASPEN.

6. Kepala bidang Personalia dan Umum

1. Pengelolaan

kegiatan

pengadaan

barang

dan

jasa

serta

pendistribusian ke uniy-uniy kerja di lingkungan Kantor Cabang

sesuai kebutuhan unit kerja.
2. Koordinasi dan evaluasi pengelolaan fasilitas-fasilitaskerja di
Kantor Cabang.
3. Pengelolaan kegiatan Kesekretariatan, Kehumas, dan Keamanan,
Kearsipan dan Latihan serta Non Kedinasan lainnya.
4. Penyelenggaraan kegiatan pembinaan dan administrative PKBL di
wilayahnya.
5. Evaluasi rekanan dalam kurun waktu 1 tahun anggaran.
6. Dokumentasi terhadap seluruh kegiatan system mutu yang telah di
sepakati.
7. Kepala Seksi Data Peserta dan Pemasaran
1. Administrasi dan pemeliharan data peserta program TASPEN.
2. Penyelenggaraan kegiatan pertanggungan dari calon peserta
program TASPEN.
3. Koordinasi dan pelaksanaan kewgiatan pemasaran atas produk
program TASPEN.
4. Amnalisis dan pengendalian data peserta program TASPEN
penetapan besarnya tagihan premi peserta program TASPEN.

8. Kepala Bidang Pelayanan

1. Perencanaan dan kordinasi pelaksanaan kegiatan Pelayanan dan
Pemasaran.
2. Pengelolaan kegiatan pengumpulan, pengolahan dan penyajian
Data Peserta Program TASPEN.
3. Persetujuan atas keabsahan dan pembayaran manfaat klim yg di
ajukan.
4. Penetapan besarnya tagihan premi peserta Program TASPEN.
5. Pengelolaan kegiatan pelayanan sesuai dengan prosedur yang di
tetapkan, verifikasi dan pelaporan kepada manajemen kantor
cabang.
6. Peningkatan kualitas pelayanan di kantor cabang.
7. Tindak lanjut terhadap keluhan pelayanan yang di terima dengan
tindakan koreksi dan pencegahan guna memperbaiki mutu
pelayanan.
9. Kepala Seksi Personalia
1. Penyimpanan dan pemeliharaan keakuratan serta karahasiaan data
atau dosir karyawan.
2. Kordinasi pembayaran hak-hak karyawan di kantor cabang(gaji,
tunjangan, penggantian biaya2, dll).

3. Penyusunan daftar gaji dan kompensasilainnya serta pajak

penghasilan.
10. Kepala Seksi Umum
1. Penyelenggaraan

kegiatan

Kesekretariatan, Kehumasan, dan

Kearsipan di kantor cabang.

2. Pengelolaan kegiatan operasional dan administrasi PKBL.
3. Penyelenggaran tertib administrasi aktiva.
4. Pelaksanaan kegiatan pengamanan karyawan dan aset perusahaan
di kantor cabang.
11. Kepala Bidang Keuangan
1. Perencanaan dan pengendalian fungsi-fungsi keuangan di kantor
cabang.
2. Perencanaan dan pengendalian anggaran di kantor cabang.
3. Penyelenggaraan kegiatan akuntansi dan penyusunan laporan
Keuangan Kantor Cabang.
4. Penyelenggaraan kegiatan perbendaharaan Kantor Cabang.
12. Kepala Seksi Kas
1. Perencanaan dan pengendalian penerimaan dan pengeluaran (cash
flow) Kantor Cabang.

2. Penerimaan dan pembayaran atas perintah Kepala Bidang

Keuangan.
3. Verifikasi sebagai langkah pre-audit transaksi keuanngan di Kantor
Cabang.
4. Penyimpanan uang dan surat-surat berharga.
5. Penagihan premi Kantor Cabang.
13. Kepala Seksi Administrasi Keuangan
1. Penyusunan laporan keuangan dan laporan manajemen keuangan
Kantor Cabang.
2. Penyelenggaraan administrasi aktiva tetap Kantor Cabang.
3. Rekonsiliasi Bank dan pengecekan terhadap catatan pembukuan
program TASPEN.
4. Kajian dan analis laporan keuangan Kantor Cabang.

BAB IV
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

4.1.

Analisis Sistem
Analisis sistem merupakan suatu tahap pemahaman proses yang bertujuan

untuk mengetahui proses apa saja yang terlibat dalam sistem dan berhubungan
satu proses dengan proses lainnya.
Dari pemahnman proses tersebut maka dapat dilakukan suatu evaluasi dan
usulan terhadap sistem yang ada, untuk dikembanggkan lebih lanjut. Dengan
demikian, dapat dikatakan bahwa tahap analisis merupakan tahap yang cukup
kritis, sebab kesalahan dalam analisis akan mempengaruhi pada tahap selanjutnya.

Sistem yang diamati adalah analisis sistem pengajuan barang inventaris

PT.TASPEN (PERSERO) KCU Bandung.

4.1.1 Analisis Dokumen

Analisis dokumen diperlukan untuk mengetahui dokumen-dokumen yang
digunakan dalam suatu perusahaan. Selain itu analisis dokumen bertujuan untuk
mengetahui lebih jelas dan fungsi dari semua dokumen yang ada di
PT.TASPEN(PERSERO) KCU Bandung khususnya di Bagian Personalia dan
Umum, yaitu diantaranya:
1. Nama Dokumen : Laporan Data Inventaris.
2. Fungsi

: Untuk menjelaskan kegunaan informasi yang

digunakan

3. Sumber

: Asal dokumen.

4. Distribusi

: Menjelaskan ke proses apa atau ke bagian mana

informasi itu mengalir.

5. Rangkap

: Jumlah salinan dokumen.

6. Bentuk

: Dokumen yang digunakan dalam bentuk apa.

Berikut adalah dokumen yang digunakan dalam analisis Sistem pengajuan

barang inventaris yang ada di PT TASPEN KCU Bandung.
1. Nama Dokumen : Pengajuan Barang Inventaris
2. Item

: ID barang,nama barang,tanggal mpembuatan surat

3. Aliran

: Dari Seksi Umum ke Kepala Bag Seksi Umum ke

Kepala Bidang Personalia dan Umum ke Kepala

Cabang Utama ke Kepala Pusat

4. Fungsi

: Untuk mengetahui jumlah Jumlah barang yang perlu

di ganti

5. Periode

: Setiap Bulan sekali

4.1.2. Analisis Prosedure yang sedang Berjalan

Prosedur yang sedang berjalan di PT.TASPEN (PERSERO) KCU
Bandung adalah sebagai berikut:
1. Seksi Umum mengajukan data laporan inventaris yang di butuhkan
kepada Kepala Seksi Umum.
2. Selanjutnya Kepala Seksi Umum menyeleksi data laporan inventaris
yang di serahkan seksi umum sesuai atau tidak, jika sesuai maka akan di
ACC dan jika tidak maka akan di kembalikan ke seksi umum.
3. Setelah di ACC Kepala Seksi Umum membuat surat pengantar kepada
Kepala Bidang Personalia dan Umum beserta data laporan inventaris
yang telah di ACC.
4. Kepala Bidang Personalia dan Umum memeriksa kembali data laporan
inventaris yang telah di ACC dan surat pengantar dari kepala seksi
umum, jika sesuai maka kepala bidang personalia dan umum mengACC
dan membuet surat pengajuan yang di berikan kepada Kepala Cabang
Umum.
5. Dari Kepala Cabang Umum menerima surar pengajuan dan langsun
mengACC tanpa memeriksa kembali.

6. Selanjutnya Kepala Cabang Umum membuat surat pengantar kepada

Kepala Pusat, yang langsung di serahkan.
7. Dari Kepala Pusat langsung mengACC surat pengantar tersebut untuk
segera dip roses.
8. Setelah Kepala Pusat menyatakan setuju maka data laporan inventaris di
serahkan kepada kepala pusat melalui Kepala Cabang Umum.
9. Setelah semunya di nyatakan sesuai maka proses pengadaan barang
inventaris bisa di laksanakan dan di berikan kepada kepala seksi umum.

4.1.2.1. Flow Map

Yaitu bagan alir sistem yang digunakan untuk menggambarkan arus dari
dokumen-dokumen yang ada di perusahaan. Adapun Flow Map yang sedang
berjalan di Bagian pengajuan barang inventaris di PT.TASPEN(PERSERO)KCU
Bandung adalah sebagai berikut:

Flow Map
procedur yang sedang berjalan
Gambar.4.1.
Flow Map sistem yang berjalan

4.1.2.2. Diagram Konteks

Diagram konteks adalah diagram tingkat tinggi yang menggambarkan
hubungan antar entitas eksternal dengan sistem. Dimana data yang diinputkan
oleh bagian komponen eksternal yang akan diproses didalam sistem dan akan
menghasilkan laporan yang diinginkan oleh komponen eksternal tersebut. Untuk
lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.2 Diagram Konteks Sistem Informasi
Pengajuan data inventaris pada PT.TASPEN(PERSERO)KCU Bandung di bawah
ini.

Diagram Kontek
Yang Sedang Berjalan

Gambar 4.2
Diagram Konteks yang Sedang Berjalan
4.1.2.3. Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) adalah sebuah diagram yang sering digunakan
untuk menggambarkan secara logika bagaimana data itu mengalir, dimana data
tersebut akan disimpan dan kemana saja laporan yang akan dibuat itu diberikan.
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.3 DFD Analisis pengajuan
barang inventaris di PT.TASPEN(PERSERO)KCU Bandung di bawah ini.

Data Flow Diagram

Yang Sedang Berjalan

Gambar 4.3
DFD yang Sedang Berjalan
4.1.3 Evaluasi Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan
Berdasarkan Analisis Sistem yang dilakukan, maka penulis menemukan
kelemahan/kekurangan dari Analisis Sistem yang sedang berjalan dalam
pengajuan barang inventaris di PT. TASPEN(PERSERO)KCU Bandung yaitu:
1. Masih sederhananya proses penginputan yang dilakukan saat ini.
2. Data yang tersimpan masih menggunakan data sementara, sehingga
masih berkemungkinan data akan hilang atau terhapus.
Dengan melihat kelemahan dan kekurangan tersebut, diperlukan suatu
sistem aplikasi yang diharapkan dapat memperkecil kekurangan dan kelemahan
pada analisis sistem yang sedang berjalan.

4.2.

Usulan Perancangan Analisis Sistem

Perancangan analisis sistem ini akan memberikan gambaran mengenai

dokumen-dokumen, proses-proses dan aliran data apa saja yang akan terlibat
dalam analisis sistem yang akan diusulkan. Proses yang akan dirancang bertujuan

untuk memperbaiki kinerja analisis sistem yang ada, sehingga kelemahan yang
ada pada analisis sistem dapat kita diperbaiki. Pada tahap perancangan sistem
akan dibuat bagan-bagan yang berhubungan dengan proses yang akan
berlangsung pada analisis sistem yang diusulkan antara lain flow map, diagram
konteks, DFD (Data Flow Diagram) yang diusulkan dan kamus data yang
diusulkan.

4.2.1. Tujuan Perancangan Analisis Sistem

Perancangan analisis sistem dapat didefinisikan sebagai gambaran dan
pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen terpisah ke dalam satu
kesatuan yang utuh. Tahap desain ini dilakukan setelah tahap analisis sistem
selesai dilakukan dan berdasarkan hasil analisa sistem selesai dilakukan dan
berdasarkan hasil analisa.
Perancangan analisis sistem ini disebut juga desain konseptual atau logical
design yang bertujuan untuk memberikan gambaran secara umum kepada user
tentang sistem yang baru, dimana rancangan secara umum mengidentifikasikan
komponen-komponen sistem inforamsi yang dibuat secara terinci. Selain itu,
perancangan analisis sistem ini bertujuan untuk mempermudah dalam pengajuan
barang inventaris di PT.TASPEN (PERSERO) agar data yang diperoleh lebih
cepat, tepat dan akurat.

Desain terinci dimaksudkan untuk pemrogram komputer dan ahli teknik

lainnya yang akan mengimplementasikan sistem. Perancangan analisis sistem ini
dimulai dari usulan flow map, diagram konteks, data flow diagram dan yang
lainnya.

4.2.2 Perancangan Prosedur yang Diusulkan

Perancangan prosedur yang diusulkan oleh penulis adalah sebagai berikut:
1. Seksi Umum menyerahkan laporan data inventaris kepada kepala Seksi
Umum.
2. Kepala Seksi Umum memeriksa kebenaran laporan data inventaris, jika
data tidak sesuai maka laporan data inventaris di kembalikan kepada
Seksi Umum dan jika data sesuai maka kepala Seksi Umum mengACC
laporan data tersebut.
3. Selanjutnya Kepala Seksi umum membuat surat pengantar yang mana di
ajukan kepada Kepala Bidang Personalia dan umum maupun Kepala
Cabang Umum.
4. Dari Personalia dan Umum mengACC suran pengantar dari Kepala Seksi
Umum dan begitu juga Kepala Cabang Umum mengACC surat pengantar
tersebut.
5. Surat pengantar yang telah di ACC oleh Kepala Bidang Personalia dan
Umum maupun Kepala Cabang Umum diserahkan kepada pusat.

6. Selanjutnya kepala pusat mengACC kembali dan membuat surat

anggaran dana inventaris untuk diserahkan kepada Seksi Umum.
7. Seksi Umum selanjutnya menjalankan anggaran tersebut sesuai dengan
data laporan yang telah di ACC.

4.2.2.1 Flow Map

Flow Map
Yang Diusulkan

Gambar.4.4.
Flow Map sistem yang diusulkan
4.2.2.2.Diagram Konteks
Diagram Konteks
Yang Diusulkan

Gambar 4.5
Diagram Konteks yang diusulkan

4.2.2.3.Data Flow Diagram

Data Flow Diagram

Yang Diusulkan

Gambar 4.6
DFD yang diusulkan
4.2.2.4. Kamus Data
Kamus data merupakan katalog fakta tentang data dan kebutuhankebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan kamus
data, analisis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan
lengkap. Kamus data dibuat pada tahap analisis maupun pada tahap perancangan
sistem. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada pada DFD. Arus data
di DFD sifatnya adalah global, hanya ditunjukan nama arus datanya saja.
Keterangan lebih lanjut tentang struktur dari suatu arus data di DFD secara lebih
terperinci dapat dilihat di kamus data.
1. Nama Arus : Laporan Data Inventaris

Alias

:-

Alur Data

: S.Umum-P.1.0, P.1.0-K.S.Umum, K.S.Umum -P.2.0, K.S.Umum

-P.3.0,P.3.0-Kep.Bid.Personalia dan Umum, Kep.Bid.Personalia
dan Umum-P.7.0, P.7.0-Sub Kep.Cabang Utama, P.9.0Kep.Cabang Pusat.

Atribut

: ID barang,nama barang,tanggal pembuatan surat, lampiran.

2. Nama Arus : Surat Pengantar

Alias

:AlurData :K.S.Umum-P.1.0,P.1.0-Kep.Bid.Personalia dan Umum,

Kep.Bid.Personalia dan Umum -P.2.0, Kep.Cabang Utama
-P.3.0, P.3.0- Kep.Cabang Utama, Kep.Cabang Utama -P.7.0,
P.7.0- Kep.Cabang Pusat.

Atribut
3. Nama Arus
Alias
Alur Data

:No surat, lampiran

Keterangan surat.
: Surat Pengajuan

surat,

tanggal

pembuatan

surat.

::K.S.Umum -P.1.0, P.1.0- Kep.Bid.Personalia dan Umum,

Kep.Bid.Personalia dan Umum -P.2.0, Kep.Cabang Utama
-P.3.0, P.3.0- Kep.Cabang Utama, Kep.Cabang Utama -P.7.0,
P.7.0- Kep.Cabang Pusat.

Atribut

:No surat, lampiran surat, tanggal pembuatan surat, Keterangan

surat

4. Nama Arus
Alias

: Dana Anggaran
:-

Alur Data

:Kep.Cabang Pusat.-P.1.0, P.1.0- S.Umum, S.Umum -P.2.0

Kep.Cabang Utama, Kep.Cabang Utama -P.3.0, P.3.0S.Umum Atribut: ID barang, nama barang, nominal
anggaran,

4.2.3. Evaluasi Terhadap Analisis Sistem yang di Usulkan/dirancang

Dari evaluasi yang diusulkan ini penulis memberikan kemudahan dalam
menginput data yang diusulkan. Analisis sistem pengajuan barang inventaris yang
di gunakan di PT. TASPEN (PERSERO) KCU Bandung lebih rumit dibandingkan
dengan analisis sistem pengajuan yang diusulkan oleh penulis. Jadi pengajuan
barang inventaris tidak harus diAcc oleh dulu oleh Kepala Bidang Personalia dan
Umum, tetapi langsung saja ke Kepala Cabang Utama. Setelah itu baru di ajukan
ke Kepala Pusat.
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN

5.1.KESIMPULAN
Setelah melakukan pengujian terhadap sistem informasi pengajuan barang
inventaris yang telah dibangun dapat ditarik kesimpulan bahwa Sistem Informasi
yang dibangun:
1. Pemeliharaan data menjadi lebih efektif serta efisien dengan adanya sistem
pengajuan barang inventaris yang akan dibangun di PT. TASPEN.

2. Dapat mempercepat proses pengajuan barang inventaris dan pembuatan

laporan kejadian sehingga keterlambatan informasi dapat dihindari dan
dapat membantu meningkatkan pelayanan pengajuan barang inventaris dan
mengoptimalkan kinerja sumber daya manusia.

5.2.SARAN
Bagi sistem yang dirancang dan kemudian system tersebut diterapkan
dalam lingkungan kerja, maka ada beberapa hal yang sangat penting dan perlu
diperhatikan agar system dapat berjalan dengan baik dan dapat memenihi target
yang dinginkan. Adapaun beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah sebagai
berikut :
1. Diperlukan analisis yang lebih mendalam dan mengacu pada sistem yang
telah dibuat ini untuk pengembangan sistem selanjutnya.
2 PT. TASPEN (PERSERO) diharapkan untuk lebih meningkatkan
produktifitas dan kinerja karyawan, dengan memaksimalkan penggunaan
program aplikasi untuk mengoperasikan program dalam sistem komputer
yang telah tersedia.

DAFTAR PUSTAKA
Date, C.J. An Introduction to Database System Seventh Edition 2004 PT
Index Group Gramedia
Pressman. Roger S, 2002, Rekayasa Perangkat Lunak (buku satu), McGrowHill Book and ANDI, YOGYAKARTA.
Wahyono. Teguh, 2003, Prinsip Dasar dan Teknologi Komunikasi Data,
GRAHA ILMU, YOGYAKARTA.

Alter, Steven.2001.Communications of the Association for the Information

Systems.Which Life CycleWork System, Information System, Or
Software.October.p.8.
Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Andi. Yogyakarta.
Al Bahra Bin Ladzamudin. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Graha
Ilmu. Yogyakarta.
http://www.google.com/Sistem dan Analisis Sistem/27 Maret 2009.
http://www.google.com/Informasi/27 Maret 2009.
http://www.nicdesain.net/Information system/27 Maret 2009.
http://www.dwiantoro.com/Diagram Konteks (16 juni 2009)
http://www.dwiantoro.com/document/modul 2 Sistem%Basis%20Data.pdf
(17 juni 2009)