A.

Langkah-Langkah Sukses Erp Pra Implementasi :

1.Sangatlah penting melakukan proses evaluasi dan perbaikan terhadap business process perusahaan
anda
2.Bahwa implementasi ERP berarti Perubahan besar dalam perusahaan anda
3.bersiap dan waspada terhadap hidden cost
4.Bersiap pada Post-ERP depression
5.Harus memiliki kualifikasi
B.

Kunci Sukses Implentasi ERP

1.

Dukungan dari dari manajemen

2.

Project ownership dan Bussines leadership

3.

Kecepatan dan kejelasan proses pengambilan keputusan

4.

Transfer pengetahuan sejak awal proyek

5.

Menggunakan staff terbaik sebagai counterpart konsultan

6.

Kejelasan dari tujuan proyek

7.

Team work

8.

Tim yang ditunjuk memiliki komitmen yang tinggi untuk keberhasilan

proyek
9.

Tim yang ditunjuk memiliki pengetahuan mengenai bisnis proses

serta data.
C.

Contoh perusahaan yang sukses ERP

Kata Pengantar
Rasa syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang maha Esa, yang dengan rahmat
dan ridho-Nya kami dapat menyelesaikan tugas makalah ini sebagai tugas akhir semester
mata kuliah Sistem Informasi Manajemen dengan judul Implementasi ERP System di
Indofood Tbk.
Atas kerjasama teman-teman, maka tersusunlah makalah ini yang diharapkan

dapat berguna bagi kami memenuhi tugas akhir semester di tahun ajaran 2012/2013 ini.
Dalam penulisan makalah ini, kami telah berusaha semampu kami. Jika
ditemukan ada kekurangan dan kesalahan, kami mengharapkan saran dan kritik
membangun guna perbaikan kedepan.
Profil Perusahaan
PT Indofood CBP Sukses Makmur Tbk. (dahulu PT. Indofood Sukses Makmur Tbk, PT Gizindo
Primanusantara, PT Indosentra Pelangi, PT Indobiskuit Mandiri Makmur, dan PT Ciptakemas
Abadi) (IDX: ICBP) merupakan produsen berbagai jenis makanan dan minuman yang bermarkas di
Jakarta, Indonesia. Perusahaan ini didirikan pada tahun 1990 oleh Sudono Salim dengan nama
Panganjaya Intikusuma yang pada tahun 1994 menjadi Indofood. Perusahaan ini mengekspor bahan
makanannya hingga Australia, Asia, dan Eropa.
Dalam beberapa dekade ini PT Indofood Sukses Makmur Tbk (Indofood) telah bertransformasi
menjadi sebuah perusahaan Total Food Solutions dengan kegiatan operasional yang mencakup seluruh
tahapan proses produksi makanan, mulai dari produksi dan pengolahan bahan baku hingga menjadi
produk akhir yang tersedia di rak para pedagang eceran.
Anak perusahaan
PT Indofood Fritolay Makmur (berpatungan dengan PepsiCo)
PT Nestl Indofood Citarasa Indonesia (berpatungan dengan Nestl)
PT Indolakto
PT PepsiCola Indobeverages (berpatungan dengan PepsiCo)
PT Sari Incofood Corporation (berpatungan dengan Incofood Corporation)
PT Quaker Indonesia (berpatungan dengan Quaker Oats Company)
PT Surya Rengo Container
PT Indomarco Adi Prima (Distribution)
Visi :
o

Perusahaan Total Food Solutions

Misi :
o

Memberikan solusi atas kebutuhan pangan secara berkelanjutan

Senantiasa meningkatkan kompetensi karyawan, proses produksi dan teknologi kami

Memberikan kontribusi bagi kesejahteraan masyarakat dan lingkungan secara

berkelanjutan

Meningkatkan stakeholders' values secara berkesinambungan

I.

Permasalahan Sebelum Implementasi Sistem ERP di Indofood

PT Indofood sebagai perusahaan Total Food Solutions memproduksi berbagai jenis olahan
pangan, mulai dari mie instant sampai biskuit. PT Indofood yang memiliki 14 pabrik yang
tersebar di seluruh dunia, diklaim sebagai perusahaan terbesar produsen mie instant di dunia.
Perusahaan mampu menjual 8 miliar paket mie instant setiap tahunnya.
Enteprise Resource Planning (ERP) merupakan salah satu faktor penting dalam kesuksesan
perusahaan ini, mengingat cakupan bisnis yang luas kedepannya. Sebagai contoh kecil, tiap
divisi harus menyesuaikan production plans mereka sehingga ketersediaan segala jenis bumbu
untuk kebutuhan segala varian mie instan dapat terpenuhi. Sedangkan pada waktu yang sama,
kondisi inventory di gudang harus tetap dijaga seminimal mungkin
II. Penerapan ERP di Indofood Tbk.
Hardware Platform for SAP R/3
Indofood membuat tiga buah kriteria pemilihan platform yang meliputi aspek reliability,
scalability, dan kemudahan management. Dari kriteria tersebut terpilihlah IBM i
Series sebagai platform hardware yang digunakan dengan operating system IBM oS/400 dan
database dB2

karena memenuhi ketiga kriteria persyaratan sehingga diyakini dapat

membantu PT Indofood mengoptimalkan solusi ERPnya.

Dengan mengadopsi SAP R/3 versi 4.6C, berikut adalah cakupan implementasi ERP yang
dilakukan pada PT Indofood

1.

Financial

Financial Accounting (FI)

menyediakan pengukuran secara kontinu terhadap profitabilitas dan kinerja keuangan

perusahaan berdasarkan transaksi internal maupun eksternal.
o

Controlling (CO)

mendukung empat kegiatan operasional, yang meliputi pengendalian capital investment,

pengendalian

aktivitas

keuangan

perusahaan

serta

memonitor

dan

merencanakan

pemabayaran, pengendalian pendanaan, dan juga pengendalian biaya dan profit berdasarkan
semua aktivitas perusahaan.
o

Investment Management (IM)

menyediakan analisis kebijakan investasi jangka panjang dan fixed assetsdari perusahaan
untuk membantu proses pengambilan keputusan.
o

Treasury (TR)

mengintegrasikan atara cash management dan cash forecasting dari aktivitas, logistik, dan
transaksi keuangan.
o

Enterprise Controlling (EC)

memberikan akses bagi Enterprise Controller kepada Information Warehouse mengenai halhal eperti kondisi keuangan perusahaan, hasil dari perencanaan dan pengendalian perusahaan,
investasi, maintenance dari aset perusahaan, akuisisi dan pengembangan SDM perusahaan,
kondisi pasar yang berkaitan dengan pengambilan keputusan (market size, market
share, dan competitor performance), serta faktor-faktor struktural dari proses bisnis (struktur
biaya, financial accounting, danprofitability analysis)

2.

Logistics

Logistics Execution (LE)

pengaturan logistik dari purchasing hingga distribusi. Dari purchase requisition, good receipt,
hingga delivery dengan informasi yang terintegrasi dengan modul-modul lainnya.
o

Sales and Distribution (SD)

membuat struktur data yang mampu merekam, menganalisis, dan mengontrol aktivitas untuk
memberikan kepuasan kepada pelanggan dan menghasilkan profit yang baik dalam periode
akuntansi berikutnya.
o

Materials Management (MM)

membntu manajemen dalam aktivitas sehari-hari dalam aspek konsumsi material, energi, dan
servis terkait.
o

Plant Maintenance (PM)

mendukung dan mengontrol pemeliharaan peralatan dan bangunan secara efekti, mengatur
data perawatan, dan mengintergrasikan data komponen peralatan dengan aktivitas operasional
yang sedang berjalan.
o

Production Planning and Inverntory Comtrol (PP)

merencanakan dan mengendalikan jalannya material sampai dengan proses delivery produk.
o

Quality Management (QM)

berfungsi menyediakan master data berdasarkan rekomendasi dari ISO-9000 series.

Project System (PS)

mendukung perencanaan pendahuluan terhadap waktu dan value, perencanaan detail

menggunakan cost element/unit costing, menetapkan waktu kritis, pendeskripsian aktivitas
dan penjadwalan, koordinasi dari resourced melalui otomatisasi permintaan material,
manajemen inventory, network planning (SDM, kapasitas, material, operating resources, dam
servis), monitoring material, kapasitas dan dana selama proyek berjalan, evaluasi akhir
proyek dengan analisis hasil dan perbaikan.

3.

Human Resources

Secara umum membantu dalam memudahkan melaksanakan manajemen yang efektif

terhadap salary, benefit, dan biaya yang berkaitan dengan SDM perusahaan, melindungi data
personalia dar pihak luar, serta membangun sistem rekruitmen dan pembanguna SDM yang
efisien melalui manajemen karir. Meliputi:
o

Personnel Management (PA)

Personnel Time Management (PT)

Payroll (PY)

Training and Event Management (PE)

Organizational Management (OM)

Travel Management (TM)

III. Manfaat dari Penerapan ERP System di Indofood

Beberapa perubahan berupa manfaat yang signifikan di luar features dan fungsi yang
dijabarkan adalah:
Meningkat drastisnya ketepatan antara supply dengan demand konsumen pada tiap
area distribusi
Distribusi informasi yang terintegrasi sehingga mempercepat alur informasi sekaligus
memberikan data akurat yang dibutuhkan untuk tiap jenjang pengambilan keputusan
di tiap lini divisi.
Meningkatkan efisiensi biaya
Mengurangi biaya administrasi melalui efektifitas metode manajemen pengarsipan
dan distribusi data terpadu
Pihak Indofood mengatakan, iSeries telah berjalan dengan sangat baik, dan kami

memilikikemampuan dasar dari OS/400. Oleh karena itu, merupakan pilihan logis
jika kami tetap mempertahankan teknologi dari IBM ini. iSeries memberikan virtually
trouble-free operation, dan memberikan apapun yang kami butuhkan sesuai
dengan kriteria kami yaitu scalability, reliability, dan maintainability.
Manfaat lain dari penerapan ERP System di Indofood Tbk. antara lain :
Menyesuaikan minat konsumen
Agar mendapatkan efisiensi produksi yang luar biasa dan memaksimalkan
pendapatan, Indofood harus dapat jeli melihat keinginan konsumen sebaik mungkin
di masa yang akan datang. Indofood dapat menganalisis transaksi data secara
mendetail, untuk melihat perubahan pola yangterjadi dalam minat konsumen
dan

kemudian

merespon

secara

efektif.

Informasi penjualan memberikan inputan ke dalam SAP

APO

d i m a n a i a a k a n memberikan informasi berkala pada produk apa saja

yang harus di produksi, berapa jumlahnya dan di pabrik mana akan diproduksi.
Integrasi Sistem Hilir
Dengan sistem ERP kelas dunia, indofood telah memulai untuk perencanaan
kedepan, bertujuan untuk memperluas operasinya sekaligus meningkatkan efisiensi
biaya. Salah satu tujuan bisnisnya saat ini adalah untuk mengelompokkan
pelanggan-pelanggan dengan lebih akurat, kemudian melayani kelompok sesuai
dengan minatnya masing-masing dan akan bekerja lebih erat dengan para distributor
hingga pengecer. Ini akan memungkinkan untuk meningkatkan perencanaan
kapasitas dan membantu meningkatkan efisiensi serta mengurangi biaya. Sudah jelas
bahwa platform komputasi terbuka adalah mutlak diperlukan untuk mendukung
integrasi sistem hilir, yang akan memungkinkan interoperabilitas aplikasitermasuk
warisan sistem dan aliran data realtime melalui berbagai sistem ERP.
Pengarsipan Dokumen
Akhirnya Indofood juga melakukan penyederhanaan sistem pengarsipan, dengan
menggunakan IBM Content Manager Common Store untuk SAP. Software ini
bertindak sebagai pengarsipan manajemen data terpadu dan solusi distribusi,
mengintegrasikan dokumen SAP

dan non SAP ke arsip tunggal untuk

memaksimalkan efisiensi sistem dan mwngurangi biaya administrasi. Dengan

menggunakan IBM Content Manager Common Store untuk SAP, perusahaan
mampu

mengurangi

kekbutuhan

penyimpanan

dokumen,

serta

tetap

mempertahankan kemampuan untuk mengambil dokumen lama seperti laporan

pajak tanpa kesulitan.
IV. Tantangan yang Dihadapi dalam Implementasi ERP System
Investasi ERP sangat mahal
Pembangunan sebuah sistem ERP dapat dipastikan memerlukan investasi yang
cukup mahal. Penyediaan hardware dan software, terlebih lagi biaya yang harus
dikeluarkan untuk maintenance sistem tersebut. Ini merupakan salah satu tantangan
yang harus diperhitungkan oleh perusahaan, mengingat Indofood Tbk. merupakan
perusahaan dengan cakupan yang luas di sekitar 14 negara di dunia.
ERP yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi jaminan
berhasil di perusahaan yang lain
Keberhasilan implementasi ERP bergantung pada tindakan yang dilakukan oleh
perusahaan dalam pelaksanaan sistem ini, bukan dari sistem ERP sendiri. Maka
ketika suatu sistem ERP berhasil diimplementasi di suatu perusahaan, belum tentu
perusahaan lain akan berhasil juga melaksanakannya.
Perencanaan harus dilakukan untuk menyeleksi ERP yg tepat
Bahkan dalam beberapa kasus yang ekstrem, evaluasi pilihan ERP menghasilkan
rekomendasi untuk tidak membeli ERP, tetapi memperbaiki Business Process yang
ada
Tidak ada keajaiban dalam ERP software. Keuntungan yang didapat dari ERP
adalah hasil dari persiapan dan implementasi yang efektif
Tidak ada software atau sistem informasi yang bisa menutupi business strategy yang
cacat dan business process yang parah
Pengetahuan tanpa pengalaman menyebabkan orang membuat perencanaan yang
terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan
Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan
perusahaan dalam memilih ERP
Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized, focused
dan simple

 Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga
penandatanganan order pembelian ERP
Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran
Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik
Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya
Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang
baru

V. Kegagalan dalam ERP System

a.

Kurangnya komitmen top management

b. Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisis strategi bisnis)

c.

Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan)

d. Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal)

e.

Kurangnya buy in sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan

f.

Kesalahan penghitungan waktu implementasi

g. Tidak cocoknya software dgn business process

h. Kurangnya training dan pembelajaran
i.

Cacatnya project design & management

j.

Kurangnya komunikasi

VI. Kesimpulan
a.

Kegiatan proses yang menggunakan ERP pada PT Indofood dimulai dari

Perencanaan dan Kontrol Produksi, melalui kebutuhan peramalan dan inteligensi
bisnis, Indofood mempercayakan SAP R/3 sebagai solusi ERP, SAP Advance
Plannerand Optimizer (SAP APO) sebagai solusi Supply Chain Management (SCM)

danmySAP Business Intelligence dengan SAP Business Information Warehouse

(SAPBW).
b. PT Indofood memiliki tiga criteria dalam memilih platform ERP, tiga kriteria antara
lain reliability, scalability dan kemudahan manajemen
c.

ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk
kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh
oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan

d. ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan
sebaliknya. Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing
perusahaan
e.

Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat

sendiri praktek implementasi ERP. Ada metodologi tertentu untuk implementasi ERP
yang lebih terjamin keberhasilannya