PROGRAM KERJA TATA USAHA

TAHUN 2014

UPTD SMA NEGERI 4 TANGERANG

JL. PADASUKA I PO BOX 178 TELP. 5520538 FAX. 5530654
Website : www.sman4tangerang.sch.id
E-mail: admin@sman4tangerang.sch.id

TANGERANG

LEMBAR PENGESAHAN
Program Kerja Tata Usaha ini telah disahkan oleh Kepala Sekolah
Pada 1 Januari 2014
Bertempat di Kantor UPTD SMA Negeri 4 Tangerang
Jl. Padasuka I Pabuaran Tumpeng
TANGERANG

Kepala Sekolah

Dra. JUANA SADELI, M. IKom.

NIP 195807081982032010

ii

KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadlirat Allah SWT yang telah memberikan
berbagai nikmat dan rahmat, sehingga atas nikmat dan rahmatNya tersebut
kami dapat menyusun program kerja Tata Usaha

ini untuk tahun 2014,

meskipun disana sini masih terdapat banyak kekurangan dan kelemahan.

Program kerja ini disusun untuk menjadi acuan/pedoman dalam melaksanakan
tugas ketatausahaan.

Program kerja ini diharapkan dapat menjadi pijakan/dasar dalam melaksanan tugas
bidang katatausahaaan sehingga dapat membantu pihak-pihak terkait
khusunya dalam pengelolaan pendidikan di lingkungan UPTD SMA Negeri
4 Tangerang.
Program kerja ini merupakan bagian dari program kerja sekolah

yang ada,

sehingga dalam pelaksanaannya tidak terlepas dari kebijakan sekolah.

Semoga program kerja ini dapat bermanfaat bagi civitas akademika UPTD
SMA Negeri 4 Tangerang.

Tangerang,

Januari 2014

Kasubag Tata Usaha,

J AENAL

iii

DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN .................................................................. ii
KATA PENGANTAR ....................................................................................... iii
DAFTAR ISI ................................................................................................... iv
BAB I

BAB II

BAB III

BAB IV :

PENDAHULUAN

A.

Latar Bela kang ...............................................1

B.

Dasar Hukum .................................................................... 2

C.

Tujuan ................................................................... 3

D.

Manfaat ........................................................................ 3

E.

Dampak............................................................................. 3

SASARAN PROGRAM

A.

Kondisi Riil ............................................................. 4

B.

Sasaran ............................................................. 5

PERENCANAAN PROGRAM
A.

Program Kerja . 6

B.

Jadwal Pelaksanaan Program Kerja 9

P E NUT UP

A. Kesimpulan ......................................................... 10
B. Saran ................................................................. 10
C. Lampiran:
SK Pembagian Tugas
Struktur Organisasi Sekolah

iv

BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dengan diundangkannya Undang-undang Nomor : 20 Tahun 2003 tentang
Sistem Pendidikan Nasional dan Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun
2005 tentang Standar Nasional Pendidikan
Pendidikan

Nasional

Nomor

19

serta

Tentang

Peraturan
Standar

Menteri

Pengelolaan

Pendidikan menuntut adanya suatu perubahan paradigma dan langkahlangkah

konkrit

untuk mewujudkannya, sehingga tujuan pendidikan

nasional akan dapat tercapai. Pendidikan Nasional berfungsi untuk

mengembangkan kemampuan dan membentuk watak serta peradaban
bangsa yang bermartabat dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa.
Tujuan pendidikan adalah untuk

mengembangkan potensi peserta didik

agar menjadi manusia yang beriman dan bertaqwa kepada Tuhan Yang
Maha Esa, berakhlak mulia, sehat, berilmu, cakap, kreatif, mandiri dan
menjadi warga Negara yang demokratis serta bertanggungjawab.
Bertolak dari hal tersebut sebuah organisasi baik formal maupun non
formal, besar ataupun kecil, dalam usaha untuk mencapai suatu tujuan
sudah

barang

tentu

diawali

dengan

sebuah

perencanaan-

perencanaan/langkah-langkah yang disusun dalam sebuah catatan/tulisan

yang disebut dengan program kerja.
Sebaik apapun subuah program kerja apabila tidak diatur dan didukung
oleh pelaksanaan yang baik tentu akan sulit untuk

mencapai tujuan yang

telah ditentukan. Dalam hal pengaturan dan pelaksanaan program,

Sumber Daya Manusia menjadi faktor yang sangat menentukan untuk
pencapaian keberhasilan suatu tujuan.
Sejalan dengan hal tersebut UPTD SMA Negeri 4 Kota Tangerang adalah
sebuah organisasi formal yang menngelola pendidikan dan berada
dibawah naungan Dinas Pendidikan,

dalam melaksanakan peran dan

fungsinya tidak terlepas dengan kegiatan ketatausahaan. Dalam tugas dan

fungsinya untuk mencapai tujuan, segenap staf tata Usaha UPTD SMA
Negeri 4 Tangerang telah membuat program kerja Tata Usaha dalam
rangka untuk menunjang pencapaian Visi dan misi sekolah.
1

VISI DAN MISI SEKOLAH

Vis i Sekolah adalah :
Unggul dalam prestasi, prima dalam pelayanan, bernuansa religius. berwawasan
teknologi dan lingkungan.
Misi Sekolah adalah :
1. Meningkatkan Profesionalisme dalam Mengajar;
2. Mengembangkan proses pembelajaran yang demokratis

guna membentuk

pribadi yang terbuka dan kritis;

3 Menumbuhkan sikap inovatif, kreatif dan kompetitif serta prestatif;
4. Meningkatkan pemahaman terhadap perkembangan ilmu pengetahuan dan
teknologi;
5. Membina peserta didik menjadi pribadi yang berakhlak mulia;
6. Penataan ruang sekolah berwawasan lingkungan;
7. Meningkatkan hubungan kerjasama antara sekolah, orangtua, masyarakat dan
instansi terkait.
B. DASAR HUKUM
1. Undang-Undang No. 20 Thn 2003 tentang sistim pendidikan nasional.
2. Peraturan Pemerintah Nomor 19 Thn 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan.
3. Permendiknas Nomor . tahun 2006 tentang Standar Isi.
4. Permendiknas Nomor 23 tahun 2006 tentang Standar Kompetensi Lulusan untuk
Satuan Pendidikan Dasar dan Menengah.
5. Perme ndikna s Nomo r 19 ta hun 200 7 tentang Sta nda r Pengelolaan
Pendidikan oleh Satuan Pendidikan Dasar dan Menengah.
6. Permendiknas Nomor 20 tahun 2007 tentang Standar Penilaian Pendidikan
7. Permendiknas Nomor 24 tahun 2007 tentang Standar Sarana dan Prasarana
untuk Sekolah Dasar/Madrasah Ibtidaiyah (SD/MI), Sekolah Menengah
Pertama/Madrasah

Tsanawiyah

(SMP/MTs),

dan

Sekolah

Menengah

Atas/Madrasah Aliyah (SMA/MA)

8. Permendiknas Nomor 41 tahun 2007 tentang Standar Proses untuk Satuan
Pendidikan Dasar dan Menengah
9. Peraturan pemerintah No 24 Thn 2008 tentang Standar Tenaga Administrasi
Sekolah/Madrasah.
2

C. TUJUAN
Secara umum tujuan disusunnya program kerja Tata Usaha ini adalah
sebagai berikut: :
1. Sebagai pedo,am/landasan dalam melaksanakan tugas-tugas ketatausahaan;
2. Untuk menciptakan sistim pengnelolaan administrasi yang baik dan rapih.
3. Untuk memberikan pelayanan kepada pelanggan (Masyarakat) secara
cepat dan tepat.
4. Terciptanya kepuasan para pelanggan.

D. MANFAAT
Program kerja ini diharapkan dapat bermanfaat bagi :
1. Kepala Sekolah dan para wakasek bidang sebagai pemangku kepentingan
dalam rangka untuk menentukan kebijakan sekolah.
2. Seluruh tenaga kependidikan di lingkungan SMAN 4 Tangerang dalam
rangka melaksanakan tugas sehari-hari untuk mencapai tujuan sekolah.
E. DAMPAK
Dengan tersusunnya program kerja Tata Usaha ini mudah-mudahan dapat
berdapak positif terhadap pelaksanaan tugas ketatausahaan di lingkungan UPTD
SMA Negeri 4 Tangerang yakni :
1. Komunikasi antar pegawai dapat berjalan dengan baik.
2. Pelaksanaan administrasi menjadi tertib dan baik.
3. Pelaksanaan tugas dapat diselesaikan dengan tepat waktu.

BAB II
SASARAN PROGRAM
A.

KONDISI RIlL

Kenyataan yang ada disadari bahwa pelaksanaan kegiatan administrasi di

lingkungan UPTD SMA Negeri 4 Tangerang masih banyak kekurangankeurangan yang harus terus menerus diperbaiki sehingga kekurangan
tersebut dapat diminimalisir. Kondisi riil bidang administrasi yang ada adalah
sebagai berikut :
Bidang Administrasi Kepagawaian :
a. Penulisan Buku Induk Pegawai masih belum sempurna;
b. Penataan File Kepepagawaian belum rapih;
c. Data Base Kepegawaian masih kurang;
d. Pengisian Dapodik Kepegawaian belum selesai;
e. SKP Pegawai belum dibuat secara tepat waktu;
Bidang Administrasi Kesiswaan :
a. Penulisan Buku Induk belum selesai;
b. Data Base Kesiswaan bulum sempurna;
c. Pengisian Dapodik Siswa belum selesai;
d. Buku Klaper belum dikerjakan dengan baik;
Bidang Administrasi Barang :
a. Pengisian Buku Induk Barang Inventaris belum rapih;
b. Pembuatan KIR dan KIB belum selesai;
c. Belum adanya Jadwal pemeliharaan barang secara rutin;
d. Catatan pembukuan barang non inventaris belum rapih;
Bidang Administrasi Keuangan :
a. Penandatanganan penerimaan uang belum sepenuhnya penerima uang
menandatangani selesai dalam bulan berjalan;
b. Penerima uang kegiatan belum seluruhnya

membuat laporan hasil

kegiatan;
c. Belum semua pelaksanaan kegiatan melalui proposal dan menyampaikan
laporan secara rapih.
4

B.

Sasaran.
Untuk memenuhi kebutuhan pelayanan bidang administrasi di SMA
Negeri 4 Tangerang ada beberapa sasaran kegiatan untuk tahun 2014
diantaranya yaitu :
Bidang Administrasi Kepegawaian meliputi :
a. Mengisi Buku Induk Pegawai;
b. Membuat : DUK, DSO dan R7 R8;
c. Mengurus Kenaikan Gaji Berkala;
d. Mengurus Kenaikan Pangkat;
e. Mengurus Surat-Surat Dinas;
f. Membuat SKSK Kepala Sekolah;
g. Mengurus Mutasi Pegawai;
h. Mengurus Pensiun Pegawai;
i. Mengurus SKP Pegawai.;
j. Mengurus SK Inspasing;
k. Mengurus Sertifikasi Guru;
l. Mengurus Absensi Pegawai;
m.Membuat Rekapitulasi Absensi Pegawai;
n. Mengurus Insentif Pegawai.
Bidang Administrasi Keuangan Meliputi :
a. Membuat Jadwal Pembahasan RKA dan RKAS;
b. Menghimpun Data RKA dan RKAS;
c. Menganalisa Kebutuhan Sekolah;
d. Membuat RKA dan RKAS;
e. Mengusulkan RKA dan RKAS ke Dinas untuk disahkan menjadi DPA;
f. Membuat Usulan SPP Gaji dan BOP;
g. Membayar Gaji dan Belanja BOP;
h. Membuat SPJ Gaji dan BOP;
i. Mengirim SPJ Gaji dan BOP;

Bidang Administrasi Kesiswaan Meliputi :

a. Mengisi Buku Induk Siswa;
b. Mengurus Mutasi Siswa Masuk dan Keluar;
c. Membuat Buku Absensi Siswa Untuk Sekretaris Kelas dan Wali Kelas;
d. Membuat Buku Agenda Kelas;
e. Mengurus Legalisir Ijasah dan SKHUN;
f. Membuat US1 dan US2;
g. Membuat Daftar Tatap Muka dan Daftar Nilai Siswa Untuk Pegangan
Guru;
h. Mengarsipkan Foto Copy Ijazah Dan SKHUN;
i. Melayani Siswa Sidik Jari Ijazah Dan SKHUN;
j. Membuat Laporan Keadaan Siswa Tiap Awal Tahun Pelajaran, Akhir
Bulan

dan Akhir Tahun Pelajaran;

k. Mencetak Nilai Siswa Untuk diisi Ke Buku Induk Siswa;

l. Membuat Agenda Pegangan Guru untuk mengajar;
m.Melegalisir Foto Copy Ijazah dan SKHUN;
n. Mencetak Raport Siswa;
o. Mengolah dan Mengisi Nilai Siswa untuk SNMPTN dan US/UN Pada
Program;
p. Mengisi Buku Klaper;
q. Membuat Database Siswa;
r. Membuat Surat Undangan Konsultasi Siswa;
s. Membuat Surat Dispensasi Siswa;
t. Membuat Surat Keterangan Siswa;
u. Membuat SKKB Siswa;
v. Membuat Surat Keterangan Kelulusan;
w. Membuat SKHUN Sementara;
x. Membuat Surat Pengantar Kesiswaan;

Bidang Administrasi Sarana dan Prasarana Meliputi :

a. Mencatat/Membukukan setiap penerimaan barang Inventaris & non
inventaris
b. Mencatatat pemeliharaan barang inventaris;
c. Mencatat/Membukukan pengeluaran barang non inventaris;
d. Mencatat setiap peminjaman barang inventaris;
e. Membuat Kartu Inventaris Barang (KIB);
f. Membuat Kartu Inventaris Ruangan (KIR);
g. Membuat jadwal pemeliharaaan Barang Inventaris;
h. Mengadakan pemeliharaan barang Inventaris.
i. Mengajukan Usul Penghapusan Barang Inventaris;
Bidang Administrasi Perpustakaan Meliputi :
a. Membuat Kartu Tanda Anggta Perpustakaan;
b. Mencatat Jumlah Anggota Perpustakaan;
c. Membuat Kartu Katalog;
d. Membuat Daftar Pengunjung;
e. Mencatat Jumlah Pengunjung;
f. Mencatat Peminjaman Buku;
g. Merekap Jumlah Pengunjung setiap akhir bulan;
h. Mengklasifikasikan Jenis dan Judul Buku;
i. Membuat Kode Buku;
j. Mencatat setiap penerimaan Buku;

Bidang Administrasi Persuratan Meliputi :

a. Menyiapkan Buku Agenda Surat;
b. Mencatat/mengagendakan surat masuk dan keluar;
c. Mengarsipkan Surat-Surat Masuk dan Keluar
d. Memeliharan Arsip;
e. Menyebarkan Disposisi Kepaala Sekolah;
f. Merekap Surat Masuk dan Keluar tiap akhir bulan;

Bidang Administrasi Laboratorium IPA Meliputi :

a. Mencatat setiap penerimaan barang laboratorium, baik dari pengadaan
maupun hibah;
b. Mencatat setiap penggunaan bahan laboratorium;
c. Menginventarisir/mengecek kebutuhan bahan praktikum laboratorium;
d. Mempersiapkan bahan-bahan praktikum;
e. Menjaga keberadaan ruang laboratorium beserta sarana prasarananya.
f. Membuat laporan tentang keadaan barang laboratorium.

BAB III
PERENCANAAN PROGRAM
A.

PROGRAM KERJA
Pelaksanaan administrasi meliputi beberapa kegiatan diantaranya: perencanaan,

pengorganisasian,

penggerakan,

pengadaan,

penyimpanan, pemeliharaan dan

pencatatan,

pengarsipan

pengumpulan,

berkas-berkas komponen

administrasi sesuai dengan kondisi nyata untuk menuju kondisi yang ideal.
Untuk hal terse but perlu dite ntukan skala prio ritas dalam melakukan
kegiatan administrasi dengan menyesuaikan kebutuhan dan kemampuan
sekolah dalam mencapai kondisi ideal administrasi.
Berangkat dari kondisi riil yang ada saat ini, maka untuk mengatasi
permasalahan tersebut skala prioritas sasaran program untuk tahun 2014
adalah sebagai berikut :
1. Membuat Program Buku Induk Secara Komputerais;
2. Meningkat Data Base Kepegawaian;
3. Menyempurnakan Data Base Kesesiswaan;
4. Membuat Data Base Barang Inventaris dan Non Inventaris;
5. Merapihkan File Kepegawaian;
6. Merapihkan arsip setiap laporan kegiatan.

BAB IV
PENUTUP
Berdasarkan kriteria pelaksanaan Program kerja Bidang Administrasi di atas dapat
diambil suatu bahan kajian berupa kesimpulan dan saran antara lain:
A. KESIMPULAN
1. Bahwa pelaksanaan Program dan jadwal Bidang Administrasi perlu dilaksanakan
dengan planning yang baik, disiplin, tertib dan tetap waktu sesuai dengan
tuntutan kepentingan.
2. Sebagai pelaksana Bidang Administrasi perlu ditumbuhkan kultur yang
kondusif, kultur disiplin, rasa tanggung jawab, berfikir rasional dan mempunyai
motivasi serta inisiatif untuk terus belajar dalam memecahkan masalah secara
rasional.
3. Keberhasilan suatu pekerjaan hanya bisa dilakukan apabila program itu dilaksakan
dengan benar serta dievaluasi

melalui pengorganisasian yang tepat

sehingga menghasilkan data yang akurat, valid dan sistematis.

B. SARAN
1. Untuk mencapai kerja yang maksimal, maka perlu tempat (Ruang) Khusus
Tenaga Administrasi yang menyangkut tata ruang, ventilasi dan ruang gerak
perlu memperoleh perhatian yang serius.
2. Untuk menghasilkan mekanisme kerja yang baik diperlukan sarana atau a lat
yang mendu kung de mi menunjang keberhasilan pelaksanaan kerja,
sehingga keakuratan, ketepatan, keefektifan serta keefesiensian kerja menjadi
lebih baik.
3. Perlu adanya dukungan dan kerjasama dari elemen sekolah dalam menentukan
strategi serta langkah-langkah yang digunakan para petugas administrasi.
Demikian Program Kerja Bidang Administrasi yang bisa kami buat, untuk dapat
dijadikan kerangka dasar atau acuan dasar dalam mengerjakan tugas Administrasi
dan Manajemen Sekolah. Sebagai manusia biasa segala kesalahan adalah
tanggungjawab bersama. Masih ada waktu, masih ada ruang dan gerak untuk
memperbaikinya.
10