BAB II

LANDASAN TEORI
2.1 SISTEM
2.1.1 Definisi Sistem
Suatu sistem adalah kumpulan prosedure, proses-proses, metode-metode atau
teknik-teknik yang dipersatukan oleh beberapa bentuk inveteraksi yang diatur
untuk membentuk suatu kesatuan terorganisir dalam (kamus besar Bahasa
Indonesia).
Pengertian sistem adalah pelaksanaan dari suatu pekerjaan dan dalam Bahasa
Inggris kata sistem mengandung arti pelaksanaan atau penerapan.
Dari definisi di atas, maka dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem dapat
terdiri dari beberapa sub sistem atau sistem-sistem bagian suatu kesatuan sehingga
tujuan dan sasaran sistem dapat tercapai.
2.1.2 Karakteristik Sistem
Karakteristik Sistem Sesuai dengan maknanya, pengembangan sistem harus di
tinjau dari pendekatan sistem.Hal ini berarti pengembangan sistem itu sendiri
dimana proses pengolahan data yang berlangsung harus dilihat sebagai sistem.
a. Komponen Sistem (System Component)
Suatu sistem yang terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi,
saling bekerjasama membentuk satu kesatuan yang dapat berupa sistem atau
sub sistem.
b. Batasan Sistem
Batas Sistem (Sistem Boundary) Batas Sistem adalah suatu daerah yang
membatasi suatu sistem dengan sistem yang lain.

Batasan tersebut dapat berupa :

1. Peralatan yang digunakan
2. Personal-personal
3. Biaya-biaya
4. Peraturan-peraturan
c. Lingkungan Luar Sistem (System Environment)
Lingkungan Luar sistem adalah apapun diluar batas dari suatu sistem yang
mempengaruhi operasi sistem.
d. Penghubung Sistem (System Inferface)
Interface merupakan media penghubung antar satu sub sistem dengan sub
sistem yang lain.
e. Masukan Sistem (System Input)
Suatu energi yang dimasukkan ke dalam sistem, merupakan bagian yang
berfungsi untuk menerima data masukan. Dalam pemasukan data terdapat
beberapa hal yang harus diperhatikan :
1. Jenis data yang dimasukkan
2. Dari mana data dimasukkan
3. Frekuensi pemasukan data
f. Keluaran Sistem (System Output)
Output adalah hasil energi yang telah selesai diproses atau tujuan akhir
dari suatu sistem yang berguna bagi pemakai.
g. Pengolahan Sistem (System Proses)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan
merubah masukan data menjadi keluaran/informasi, yang sesuaidengan
kebutuhan organisasi atau pengguna.
h. Sasaran Sistem (System Objectives)

Suatu sistem dikatakan berhasil apabila mengenai sasaran atau tujuan.

Karakteristik Sistem Yang Baik Harus mampu menganalisa sebuah sistem,
adapun kriteria- kriteria sistem yang baik yaitu :
1. Ekonomis
Semua bagian dari sistem termasuk laporan-laporan, pengawasanpengawasan harus mempunyai nilai tambah dan tidak terjadi pemborosan
biaya.
2. Kegunaan
Sistem yang baik menghasilkan informasi tepat pada waktu dan relevan
dalam proses pengambilan keputusan manajemen danpersonal operasi
dalam organisasi.
3. Keandalan
Keluaran sistem harus mempunyai tingkat ketelitian yang tinggi dan harus
mampu beroperasi secara efektif dan efisien.
4. Kapasitas
Sistem harus memiliki kapasitas yang memadai untuk menangani periodeperiode operasi puncak seperti pada operasi normal.
5. Fleksibel
Sistem harus mampu menampung perubahan-perubahan
2.2 INFORMASI
2.2.1 Definisi Informasi
Informasi merupakan salah satu unsur yang sangat penting di dalam
organisasi. Suatu sistem yang kurang organisasi akan menjadi luruh,
sehingga informasi sangat penting bagi suatu organisasi.
Menurut Azhar Susanto ( 2004:8) adalah : informasi adalah hasil
pengolahan data yang memberikan arti dan manfaat
Menurut Jogiyanto (2005:8) adalah : informasi adalah data yang diolah
menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berari bagi yang
menerimanya.
2.2.2 Siklus Informasi

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna. Data
yang diolah melalui suatu model informasi. Penerima akan menerima
informasi tersebut dan membuat keputusan serta diwujudkan dengan
suatu tindakan yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang membuat
sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangap sebagai input,
diproses lewat suatu model dan seterusnya sehingga membentuk suatu
siklus.
Untuk lebih jelasnya sistem informasi dapat dijelaskan dengan gambar
sebagai berikut. Adapun gambar siklus informasi tersebut dapat dilihat
pada gambar dibawah ini :

Gambar 2.2.1 Siklus Informasi

2.3 SISTEM INFORMASI
2.3.1 Definisi Sistem Informasi
Sistem informasi menurut Robert A. Leitch dan K. RoscoeDavis
(Jogiyanto,2005:18) adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung
operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan
menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Sistem informasi merupakan suatu perkumpulan data yang terorganisasi

beserta tatacara penggunaanya yang mencangkup lebih jauh dari pada
sekedar penyajian. Istilah tersebut menyir atkan suatu maksud yang ingin
dicapai dengan jalan memilih dan mengatur data serta menyusun tatacara
penggunaanya.Keberhasilan

suatu

sistem

informasi

yang

diukur

berdasarkan maksud pembuatanya tergantung pada tiga faktor utama, yaitu

: keserasian dan mutu data, pengorganisasian data, dan tatacara
penggunaanya.untuk memenuhi permintaan penggunaan tertentu, maka
struktur dan cara kerja sistem informasi berbeda-beda ber gantung pada
macam keperluan atau macam permintaan yang harus dipenuhi. Suatu
persamaan yang menonjol ialah suatu sistem informasi menggabungkan
berbagai ragam data yang dikumpulkan dari berbagai sumber. Untuk dapat
menggabungkan data yang berasal dari berbagai sumber suatu sistem alih
rupa (transformation) data sehingga jadi tergabungkan (compatible).
Berapa pun ukurannya dan apapun ruang lingkupnya suatu sistem
informasi perlu memiliki ketergabungan (compatibility) data yang
disimpannya. (Hanif Al Fatta, 2009:9)
Menurut Sutabri (2005:42), sistem informasi adalah suatu sistem di dalam
suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi
harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial
dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan
kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

2.4 ARSIP
2.4.1 Definisi Arsip
Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu
archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian
arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan
arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut
arsip sebagai warkat itu sendiri.

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs. The Liang Gie Arsip
adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena
mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat
ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan
lembaranlembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus
mempunyai 3 (tiga) syarat yaitu disimpan secara berencana dan teratur,
mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali secara tepat

2.4.2 Jenis-Jenis Arsip

1. ditinjau dari kepentingannya
a) arsip tidak penting adalah arsip yang kegunaannya habis setelah
dibaca. contohnya seperti : surat undangan, memo
b) arsip biasa adalah arsip yang menmpunyai nilai kegunaan biasa
untuk jangka waktu biasa. contohnya : surat-surat niaga.
c) arsip penting adalah arsip yang mempunyai nilai kegunaan besar
untuk suatu organisasi dalam jangka waktu yang cukup lama.
contohnya : surat penjanjian kerjasama

d) arsip sangat penting adalah arsip yang mempunyai nilai guna sangat
penting bagi suatu organisasi oleh karena itu arsip ini harus disimpan
secara terus menerus atau abadi oleh organisasi tersebut. contohnya :
surat tanah, surat kepemilikan bangunan dll
e) arsip rahasia adalah arsip yang hanya boleh diketahui oleh orang
yang berkepntingan dengan surat tersebut. contohnya : laporan
keuangan, strategi pemasaran

2. ditinjau dari fisiknya atau bentuk wujudnya

a) arsip berbentuk lembaran adalah wujud arsip yang berupan
tulisan/tertulis. contohnya : surat, memo, akta dll
b) arsip visual adalah wujud arsip yang dilihat dapat berupa gambar,
lukisan, ukiran, peta dll

3. ditinjau dari masalahnya atau isinya

a) financial record adalah arsip yang berisi catatan yang berhubungan
kegiatan/ masalah keuangan. contoh : kwitansi, cek, giro, faktur dll
b) personal record adalah arsip yang berisi tentang data-data
kepeawaian. contohnya : riwyata hidup, surat lamaran pekerjaa,
absen pegawai dll
c) inventory record adalah arsip yang berisi tentang data-data keadaan
barang dagangan. contoh : surat yang memuat tentang jumlah
barang, kondisi barang, lokasi/tempat barang trsbt.

d) production record adalah arsip yang berisi catatan mengenai keadaan

produksi. contohnya laporan produksi
e) sales record adalah arsip yang berisi catatan-catatn informasi
mengenai penjualan . contoh : surat pesanan, list harga dll

4. ditinjau dari pemiliknya

a) berasal dari Lembaga pemerintahan
b)berasal dari instansi pemerintah/swasta
5. ditinjau dari fungsinya
a) arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan pada umumnya. arsip dinamis
dibagi menjadi tiga yaitu : arsip aktif, semi inaktif dan inaktif.
b) arsip statis adalah arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terusmenerus oleh organisasi namun dipergunakan untuk kepentingan
masayarakat umum/negara karena bernilai kebangsaan dan hanya
dipergunkan sebagai refrensi saja

2.5 Surat
2.5.1 Definisi Surat
Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis
oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana

pemberitahuan, permintaan, buah pikiran dan gagasan; alat bukti tertulis;

alat pengingat; bukti historis; dan pedoman kerja. Surat masuk
(Wursanto,1991:108) adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi
lain maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos)
maupun

yang

diterima

dari

kurir

(pengiriman

surat)

dengan

mempergunakan buku pengiriman. Sedangkan pengertian surat keluar

adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel dan
telah ditandatangani oleh pejabat yang bewenang) yang dibuat oleh suatu
instansi, kantor atau lembaga untuk ditujukan/dikirim kepada instansi,
kantor atau lembaga lain. (Wursanto, 1991: 144).
2.5.1 Fungsi Surat
Sebagaimana kita pahami penjelasan di atas mengenai pengertian surat,
kita bisa mengambil salah satu fungsi dari surat itu sendiri sebagai alat
komunikasi. Tapi bukan itu saja fungsi surat, ada beberapa fungsi surat
diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Surat sebagai sarana komunikasi.
2. Surat sebagai alat menyampaikan

pemberitahuan,

permintaan,

permohonan, buah pikiran ataupun gagasan.

3. Surat sebagai alat bukti tertulis, misalkan surat perjanjian.
4. Surat sebagai alat untuk mengingat, misalkan surat yang diarsipkan.
5. Surat sebagai pedoman kerja, misalkan surat keputusan dan surat

perintah.
6. Surat sebagai historis.

2.6 Analisa Sistem

2.6.1 Definisi Analisa Sistem

Analisa sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu system

informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan
maksud untuk mengidentifikasikn dan mengevaluasi permasalahanpermasalahan, kesempatankesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi
dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan
perbaikan-perbaikannya.
Adapun beberapa definisi pakar :
1. Menurut Mc Leod :Analisa Sistem Adalah Suatu studi dari sistem yang
telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau
memperbaiki kekurangan dari sistem yang telah ada.
2. Menurut Pressman : Analisa Sistem Adalah Kegiatan menemukan atau
mengidentifikasikan masalah, mengevaluasi, membuat model serta
membuat spesifikasi sistem.
3. Menurut

Yourdan

Analisa

Sistem

Adalah

Suatu

kegiatan

mentransformasikan dua masukan utama, yaitu kebijaksanaan pemakai

dan anggaran proyek kedalam spesifikasi yang terstruktur. Kegiatan
tersebut melibatkan alat dan model diagram aliran data, diagram antar
entitas dan komunikasi data.
4. Analisa Sistem Secara Umum :adalah Memandang, Pengamatan dan
menyimpulkan konsep sistem berdasarkan Sistem Informasi secara fisik
dan konseptual.

2.7 Data Flow Diagram (DFD)

2.7.1 Definisi DFD

Data Flow Diagram (DFD) merupakan suatu cara atau metode untuk
membuat rancangan sebuah sistem yang mana berorientasi pada alur data
yang bergerak pada sebuah sistem nantinya. Dalam pembuatan Sistem
Informasi, DFD sering digunakan. DFD dibuat oleh para analis untuk
membuat sebuah sistem yang baik. Dimana DFD ini nantinya diberikan
kepada para programmer untuk melakukan proses coding. Dimana para
programmer melakukan sebuah coding sesuai dengan DFD yang dibuat
oleh para analis sebelumnya. Tools yang digunakan pada pembuatan DFD
(Data Flow Diagram) yaitu EasyCase, Power Designer 6. Salah satu cara
lain untuk mendesain sistem yaitu menggunakan UML(Unified Manual
Language).

Notasi
Terminator

Proses

Data Flow
Data Store

Gambar

2.7.2 Komponen DFD (Data Flow Diagram):

1. User / Terminator: Kesatuan diluar sistem (external entity) yang
memberikan input ke sistem atau menerima output dari sistem berupa
orang, organisasi, atau sistem lain.
2. Process: Aktivitas yang mengolah input menjadi output.
3. Data Flow: Aliran data pada sistem (antar proses, antara terminator &
proses, serta antara proses & data store).
4. Data Store: Penyimpanan data pada database, biasanya berupa tabel.
Didalam DFD terdapat 3 level, yaitu :
1. Diagram Konteks : menggambarkan satu lingkaran besar yang dapat
mewakili seluruh proses yang terdapat di dalam suatu sistem. Merupakan
tingkatan tertinggi dalam DFD dan biasanya diberi nomor 0 (nol). Semua
entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram konteks berikut aliranaliran data utama menuju dan dari sistem. Diagram ini sama sekali tidak
memuat penyimpanan data dan tampak sederhana untuk diciptakan.
2. Diagram Nol (diagram level-1) : merupakan satu lingkaran besar yang
mewakili

lingkaran-lingkaran

kecil

yang

ada

di

dalamnya.

Merupakan pemecahan dari diagram Konteks ke diagram Nol. di dalam

diagram ini memuat penyimpanan data.

3. Diagram Rinci : merupakan diagram yang menguraikan proses apa

yang ada dalam diagram Nol.

2.7.3 Fungsi DFD

Fungsi dari Data Flow Diagram adalah :

1.

Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang

memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai
suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan
alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.

2.

DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan,
khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting
dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata
lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya
pada fungsi sistem.

3.

DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur
data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran
analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh
profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.

2.8 ERD
2.8.1 Definisi ERD
ERD adalah model konseptual yang mendeskripsikan hubungan antara
penyimpanan (dalam DFD). ERD digunakan untuk memodelkan struktur data
dan hubungan antar data. Dengan ERD, model dapat diuji dengan

mengabaikan proses yang dilakukan.

ERD pertama kali dideskripsikan oleh Peter Chen yang dibuat sebagai bagian
dari perangkat lunak CASE. Notasi yang digunakan dalam ERD dapat dilihat
pada Tabel di bawah ini

2.9 Kamus Data

Data Dictionary ( Kamus data ) adalah Kumpulan elemen-elemen atau simbolsimbol

yang

digunakan

untuk

membantu

dalam

pengambaran

atau

pengidentifikasian setiap field atau file di dalam sistem (Kristanto,2003)

2.10 Normalisasi
Menurut Fatansyah

(2002:39)

normalisasi

merupakan

pendekatan

dalam

membangun rancangan basis data reasional yang tidak secara langsung berkaitan
dengan model data, tetapi dengan menerapkan sejumlah aturan dan kriteria standar
untuk mengasilkan struktur tabel yang benar.

Menurut Abdul Kadir (2009:116),Normalisasi adalah suatu proses yang

digunakan untuk menentukan pengelompokan atribut-atribut dalamsebuahrelasi
sehingga diperoleh relasi yang berstruktur baik.

Dalam hal ini yang dimaksud dengan relasi yang berstruktur baik adalah
relasiyang memenuhi dua kondisi berikut:

Tahapan bentuk normal dalam normalisasi dapat berupa:

1. Bentuk normal pertama (1NF/First normal form).
2. Bentuk normal kedua (2NF/Second normal form).
3. Bentuk normal ketiga (3NF/Third normal form).
4. Bentuk normal Boyce-Codd (BCNF/Boyce-Code normal form).
5. Bentuk normal keempat (4NF/Fourth normal form).
6. Bentuk normal kelima (5NF Fifth normal form)
2.11
Relasi Antar Tabel / LRS
LRS Dibentuk dengan nomor dari tipe record. Beberapa Tipe record digambarkan
ole kotak segi empat persegi panjang dengan nama yang unik. LRS juga terdiri dari
hubungan diantara tipr record. Dua metode yang dapat di konversikan ke LRS.
Metode lain dimulai dengan ER dan langsung di konversikan ke LRS
2.12
HIPO
HIPO ( Hierarchy Input Process Output ) adalah suatu teknik pendokumentasian
program yang dapat digunakan untuk mengkomunikasikan spesifikasi sistem
kepada para programer melalui proses perancangan. Setiap modul HIPO
digambarkan oleh fungsi utamanya.

Fungsi dari sistem digambarkan oleh HIPO dalam tiga tingkatan

( diagram ), yaitu :
1. visual table of content
2. Overview diagram
3. Detail diagram.

2.13
WEBSITE
Website merupakan halaman situs sistem informasi yang dapat diakses secara
cepat. Website ini didasari dari adanya perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi. Melalui perkembangan teknologi informasi, tercipta suatu jaringan
antar komputer yang saling berkaitan. Jaringan yang dikenal dengan istilah
internet secara terus-menerus menjadi pesanpesan elektronik, termasuk e-mail,
transmisi file, dan komunikasi dua arah antar individu atau komputer

2.14

Dreamweaver CS6

Adobe Dreamweaver CS6 merupakan salah satu aplikasi populer yang digunakan
untuk mendesain sekaligus melakukan pemrograman web. Dreamweaver
memberikan fasilitas untuk mengedit HTML secara visual. Aplikasi ini
menyertakan banyak perangkat yang berkaitan dengan pengkodean dan fitur
seperti HTML, CSS, hingga JavaScript. Selain itu, aplikasi ini juga
memungkinkan pengeditan JavaScript, XML, dan dokumen teks lainnya secara
langsung.

2.15

PHP

Menurut Antonius Nugraha Widi Pratama (2010:9) PHP adalah Kependekan dari
Pretext Hyper Processor yang dibangun oleh Rasmus Lerdorf pada tahun 1994.
Pada awal pengembangan PHP disebut sebagai kependekan dari Personal Home
Page. PHP merupakan produk open source sehingga kita dapat mengakses source
code, mengunakan , dan mengubahnya tanpa membayar sepeserpun.

2.16 MYSQL
MySQL merupakan database yang bersifat client server, dimana data dietakan di
server yang bias diakses melalui computer client. Berbeda dengan database
desktop, dimana segala pemrosesan data harus dilakukan pada komputer yang
bersangkutan. (Sugiri Haris Saputro 2008 :1)
2.17 XAMPP
XAMPP adalah software grafis gratis yang di tujukan pada pengguna Windows
Operating System. Walaupun dalam versi linux telah ada software ini, namun
dalam pengoperasiannya mengunakan perintah text. Hal ini mengakibatkan
menjalankan software ini dalam linux sedikit sulit di banding dengan windows.
Namun kelebihan software ini jika di jalankan pada linux lebih lancar di banding
dengan windows.