BAB II

ADMINISTRASI DAN ORGANISASI

2.1 Umum
Proyek adalah kegiatan-kegiatan yang dapat direncanakan dan
dapat dilaksanakan dalam suatu bentuk kesatuan dengan mempergunakan
sumber-sumber untuk mendapatkan hasil yang diinginkan (Glive Gray
2002). Pengertian proyek pada umumnya mengacu pada rangkaian aktivitas
yang mempunyai dimensi waktu, mutu, dan biaya untuk mewujudkan suatu
gagasan. Perkembangan sebuah proyek dimulai dari timbulnya gagasan
atau ide dasar hingga menjadi kenyataan secara fisik dilapangan.

Gambar 2.1 Siklus Suatu Proyek

(Sumber: Gray, Glive. 2002. Pengantar Evaluasi Proyek.)
Dalam melaksanakan suatu proyek, salah satu faktor yang berperan
penting adalah pengelolaan proyek yaitu bagaimana menciptakan
administrasi dan susunan organisasi yang baik.
Dengan prosedur administrasi dan susunan organisasi yang baik
akan tercapai hasil pembangunan suatu proyek seperti yang diharapkan,
sehingga proyek besar maupun proyek kecil harus menerapkan sistem
tersebut agar sesuai dengan yang diharapkan. Faktor-faktor organisasi dan
administrasi memegang peranan yang sangat penting karena:
1.
Apabila susunan organisasinya tidak

baik,

akan

mengakibatkan keterlambatan dan bahkan bisa menyebabkan tidak

selesainya suatu proyek yang sedang dilaksanakan.

2.

Apabila sistem administrasinya yang tidak baik, akan

menimbulkan kesukaran-kesukaran, baik itu mengenai persoalanpersoalan

intern

perusahaan

maupun

hubungan

dengan

instansi/perusahaan lain.
Dengan organisasi yang sehat akan tercapainya perencanaan
proyek yang efektif dan efisien. Serta dengan administrasi yang baik dan
teratur maka akan dapat ditetapkan segala peraturan-peraturan dan
ketetapan-ketetapan yang harus dipatuhi misalnya keuangan, kepegawaian
dan sebagainya. Dalam usaha merealisasikan suatu proyek sangat mutlak
diperlukan suatu pemikiran yang matang. Mulai dari penjajakan terhadap
kemungkinan

realisasi

proyek,

kelayakan

proyek,

perencanaan,

pelaksanaan hingga pada pengoperasian serta pemeliharaan proyek

tersebut.
Organisasi merupakan wadah atau bentuk kerjasama beberapa
pihak yang terlibat dalam bentuk struktur organisasi. Struktur ini akan
menggambarkan hubungan formal, tetapi tidak melukiskan hubungan
informal yang umumnya timbul bila ada interaksi sosial. Untuk mencapai
tujuan proyek yang telah ditetapkan bersama, maka akan diadakan
pembagian kerja dimana masing-masing orang mempunyai tugas dan
wewenang serta kedudukan yang saling berkaitan. Untuk menjamin
terlaksananya realisasi proyek dengan baik, kelengkapan administrasi
pihak-pihak terkait juga merupakan hal mutlak yang harus disiapkan.
Berdasarkan pendapat para ahli di bidang manajemen, terdapat hubungan
yang sangat erat antara organisasi dan administrasi. Di bawah ini dijelaskan
uraian definisi secara singkat tentang administrasi dan organisasi.
2.1.1

Administrasi
Administrasi yang baik dan teratur, akan dapat menetapkan segala
peraturan-peraturan dan ketetapan-ketetapan yang harus dipatuhi, misalnya
dalam bidang keuangan, kepegawaian, dan sebagainya (Dipohusodo, 1995).
Peraturan dan ketetapan tersebut mempunyai tujuan dan sasaran sesuai
Bila kegiatan tersebut merupakan kegiatan di bidang pembangunan
sebuah proyek, maka yang dibutuhkan adalah administrasi proyek.

10

Administrasi proyek sangat dibutuhkan untuk mempermudah segala hal

yang berhubungan dengan suksesnya proyek yang sedang dilakukan.
Administrasi yang paling penting sebelum proyek dilaksanakan
adalah kontrak konstruksi. Kontrak konstruksi adalah keseluruhan
dokumen yang mengatur hubungan hukum antara pengguna jasa dan
penyedia jasa dalam penyelenggaraan pekerjaan konstruksi. Dalam kontrak
proyek pembangunan Jambuluwuk Hotel & Resort Petitenget ini, sebagai
pengguna jasa adalah PT. yang untuk selanjutnya disebut pihak pertama
dan penyedia jasa adalah PT. PULAUINTAN BAJAPERKASA yang untuk
selanjutnya disebut pihak kedua. Salah satu isi pasal dari kontrak tersebut
menyebutkan harga yang telah disetujui kedua belah pihak yaitu senilai Rp
38.000.000.000 dan harga tersebut sudah termasuk pajak.
Administrasi yang terbagi menjadi dua kegiatan yaitu administrasi
yang dilakukan di Office dan administrasi yang terdapat dilapangan.
Beberapa administrasi yang berlangsung di Office antara lain :

RFI (Request for Information) : formulir ini ditujukan kepada pihak

consultant yang terlibat jika terdapat ketidak jelasan dalam suatu
perencanaan pada proyek.

11

Gambar 2.2 Formulir RFI

Formulir Ijin Kerja : formulir ini ditujukan kepada pihak pengawas

yang mengawasi pekerjaan proyek untuk melaksanakan suatu

pekerjaan dalam proyek tersebut.

Formulir Ijin Pelaksanaan Pekerjaan : formulir ini ditujukan kepada
pihak pengawas yang mengawasi proyek untuk melaksanakan suatu
pekerjaan dalam proyek Tijili Hotel Seminyak.

Gambar 2.3 Formulir Ijin Pelaksanaan Pekerjaan.

Site Intruction : formulir ini ditujukan kepada pihak pengawas yang
mengawasi proyek untuk melaksanakan pekerjaan tambahan atau
pekerjaan yang tidak tercantum dalam kontrak namun perlu untuk
dikerjakan.
12

Gambar 2.4 Formulir Site Intruction.

Administrasi yang langsung ada di lapangan adalah administrasi
bidang logistik. Logistik proyek bangunan adalah suatu bagian profesi yang
ada dalam rangkaian struktur organisasi proyek dengan tugas pendatangan,
penyimpanan, dan penyaluran material atau alat proyek ke bagian
pelaksana lapangan. Beberapa bentuk administrasi logistik yang ada dalam
proyek pembangunan Tijili Hotel Seminyak antara lain:

Formulir permintaan barang : formulir ini ditujukan ke kantor pusat

kontraktor PT. PULAUINTAN BAJAPERKASA dari logistik proyek
untuk mengirimkan material-material yang bersangkutan ke lokasi
proyek. Formulir ini berisi no, nama barang, jumlah, dan keterangan
barang tersebut untuk jenis pekerjaan tertentu. Berikut ini merupakan
format formulir permintaan barang (formulir permintaan barang
terlampir).

13

Gambar 2.5 Formulir permintaan barang

Formulir Bukti Pengeluaran Kas (Surat Jalan) : formulir ini digunakan

untuk mencatat material yang masuk ke proyek dari kantor pusat.
Formulir ini berisi no, banyak material, harga satuan, pengirim atau
asal supplier, dan keterangan. Kumpulan dari formulir ini kemudian
disalin ke dalam buku laporan harian penerimaan material / bahan
oleh logistik.

14

Gambar 2.6 Formulir Surat Jalan

Formulir Pengambilan Material : formulir ini ditujukan ke logistik

dari palaksana lapangan untuk meminta izin mengeluarkan barang
yang bersangkutan dari gudang. Formulir ini berisi no, uraian barang,
jumlah, keterangan. Penerima yaitu tukang dengan mengatasnamakan
mandor dari tukang tersebut, dan keterangan barang tersebut untuk
jenis pekerjaan tertentu.

15

Gambar 2.7 Formulir Pengambilan Material

2.1.2

Organisasi
Pengertian bentuk organisasi yang paling sederhana adalah
bersatunya kegiatan-kegiatan dari dua individu atau lebih di bawah satu
koordinasi dan berfungsi untuk mempertemukan menjadi satu tujuan.
Untuk mengoptimalkan proses mengorganisir proyek maka dilakukan
diferensiasi pekerjaan , yang terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut :
1. Melakukan identifikasi dan klasifikasi pekerjaan.
2. Mengelompokkan pekerjaan.
3. Menyiapkan pihak yang akan menangani pekerjaan.
4. Mengetahui wewenang dan tanggumg jawab, serta melakukan
pekerjaan.
5. Menyusun mekanisme koordinasi.
Macam-macam struktur organisasi dalam pengelolaan proyek antara lain:
1. Organisasi fungsional
2. Organisasi koordinator
3. Organisasi gugus tugas / organisasi proyek murni

16

4. Organisasi matriks
Setiap macam struktur organisasi tersebut memiliki kelebihan dan
kekurangan masing-masing. Proyek pembangunan Tijili Hotel Seminyak
menggunakan struktur organisasi koordinasi, dimana organisasi tersebut
dipimpin oleh seorang koordinator yang bertugas sepenuhnya mengurusi
proyek dalam arti mengkoordinasi pekerjaan, tenaga, dan kegiatan yang
lain yang berhubungan dengan proyek. Koordinator berfungsi sebagai
anggota staf dari manager inti dan melaporkan segala perkembangan
proyek terhadap manager lini tetapi dapat pula melapor ke puncak
pimpinan perusahaan bila proyeknya dianggap cukup penting bagi
perusahaan. Keuntungan dan kelemahan organisasi koordinator antara lain:

Keuntungan organisasi koordinator :

a. Koordinator proyek sebagai pusat sumber informasi tentang
kemajuan proyek, kesulitan yang dihadapi dan memberikan saran
atas perbaikan yang diperlukan.
b. Proyek lebih terfokus oleh koordinator proyek.

Kelemahan organisasi koordinasi :

a. Koordinator proyek sulit melaksanakan kepimimpinan yang
efektif terhadap proyek karena wewenang terbatas hanya pada
menghimbau dan menganjurkan.
b. Kehilangan banyak keuntungan yang terkandung dalam konsep
manajemen proyek.

2.1.3

Fungsi-fungsi Manajemen
Organisasi tentunya memiliki sistem pengaturan yang disebut
manajemen, dimana didalamnya terdapat beberapa fungsi fungsi penting
yang terkait erat satu dengan lainnya. Suatu organinasi akan mengalami
kemajuan

yang

pesat

apabila

fungsi-fungsi

manajemennya

dapat

diberdayakan secara optimal. Adapun fungsi-fungsi manajemen tersebut

antara lain:
1.

Perencanaan (Planning)

17

Perencanaan merupakan fungsi dasar manajemen karena dapat

digunakan sebagai pedoman untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Perencanaan perlu dirinci lebih lanjut dengan menyusun rencana kerja dan
penjadwalan (scheduling). Perencana struktur proyek Tijili Hotel oleh PT.
Rekatama Konstruksi Indo. Perencana arsitektur proyek Tijili Hotel oleh
PT. Urbane Indonesia

Sedangkan perencana MEP (Mechanical

Electrical - Plumbing) dikoordinir oleh PT. Tiara Cipta Nirwana.

Dalam pembuatan suatu perencanaan struktur dipengaruhi oleh
beberapa faktor. Faktor-faktor yang mempengaruhi perencanaan antara
lain:
a.

Ketersediaan tenaga kerja dengan jumlah, keterampilan, keahlian,

b.

mutu serta pasaran harganya upah.

Ketersediaan materi bahan bangunan yang dibutuhkan dengan
memperhatikan jumlah, mutu, harga, dan pengangkutan sampai di

c.

lokasi proyek.
Pengadaan modal kas dan modal kerja serta penggunaannya secara

tepat dan hemat.

d.
Ketersediaan peralatan

pembangunan

proyek

baik

milik

perusahaan sendiri maupun disewa dari pihak lain.

2.

Pengorganisasian (Organizing)
Kegiatan pengorganisasian merupakan kegiatan penyusunan dan
pengaturan sistem kerja antara unsur-unsur pelaksana bangunan, dimana
masing-masing memiliki tugas dan kewajiban, tanggung jawab dan
wewenang sesuai dengan peraturan yang ditetapkan. Setiap personil
diharapkan mampu bekerja maksimal sesuai dengan kapabilitasnya. Dalam
organisasi yang bersangkutan juga diusahakan adanya pengaturan
hubungan vertikal dan horisontal yang harmonis sehingga betul-betul

3.

menjamin terciptanya suatu team work yang kompak dan mantap.

Penyediaan Staf (Staffing)
Dengan tersusunnya skema organisasi proyek, akan memudahkan
pemimpin/manajer proyek untuk pemilihan orang-orang yang tepat dan
cakap untuk menempati posisi yang ada dalam organisasi tersebut sesuai
dengan

keahliannya masing-masing. Hal ini penting untuk menjamin

dilaksanakannya rencana serta kegiatan yang sudah digariskan melalui

perencanaan dan struktur organisasi yang baik. Sesuai dengan organisasi

18

yang telah dibentuk, PT. PULAUINTAN selaku kontraktor menyediakan

staf-staf dilapangan untuk menempati posisi yang tepat berdasarkan
keahliannya masing-masing.
4.

Pengarahan (Directing)
Tahap pengarahan

ini

meliputi

kegiatan

pembinaan

dan

kepemimpinan yang dilaksanakan oleh atasan kepada bawahannya. Hal ini

dapat dilakukan dengan cara mengadakan komunikasi timbal balik yang
lancar antara atasan dan bawahan dan adanya unsur partisipasi dalam
memecahkan

suatu

masalah

dan

pengambilan

keputusan.

Fungsi

pengarahan ini bertujuan agar bawahan benar-benar mengetahui apa yang

harus dilakukan dan bagaimana cara melakukannya dengan benar, sehingga
pada akhirnya diharapkan tercipta hubungan yang harmonis antara
komponen-komponen pelaksana.
Pada proyek pembangunan Tijili Hotel , proses pengarahan
dilakukan pada penyerahan tugas dari Koordinator Proyek Tijili Hotel
kepada Project Manager. Pengarahan berisi urutan kegiatan yang akan
dilakukan beserta waktu di mulai dan batas akhir pekerjaan itu. Selanjutnya
Project Manager memberikan pengarahan kepada para pelaksana tentang
urutan kegiatan yang harus dilaksanakan pada masing-masing proyek.
Pelaksana dilapangan pada proyek pembangunan Tijili Hotel terbagi atas
project manager, site manager, site engineer, pelaksana, pelaksana K3,
drafter, quantity surveyor, administrasi, logistik, mekanik, surveyor.
Selanjutnya para pelaksana lapangan yang sesuai dengan bidang masing
masing memberikan pengarahan kepada mandor dan para teknisi proyek.
Selanjutnya para mandor memberikan pengarahan kepada para pekerja dan
tukang selama pekerjaan berlangsung serta adanya pengawasan langsung
dari pihak pelaksana dan pihak pengawas. Permasalahan-permasalahan
yang ditemui oleh mandor selama pekerjaan berlangsung dapat langsung
ditanyakan kepada pihak pelaksana.
5.

Pengkoordinasian (Coordinating)
Berupa koordinasi antara unsur-unsur yang terlibat di dalam proses
realisasi proyek seperti pemilik (owner), kontraktor, dan konsultan (baik

19

pengawas maupun pelaksana) yang diwujudkan dalam bentuk pertemuan

berkala (site meeting). Pada Tijili Hotel Seminyak rapat berkala diadakan
setiap minggu yaitu hari kamis, pada rapat ini hadir owner representative,
pihak konsultan dan pelaksana proyek. Pada rapat ini dibahas tentang
approve material, progress proyek dan juga kendala-kendala yang dihadapi
saat pelaksanaan proyek.
6.

Pengawasan (Controlling)
Merupakan suatu proses penilaian selama pelaksanaan kegiatan
dengan tujuan agar hasil pekerjaan sesuai dengan Rencana Kerja dan
Syarat-syarat (RKS) dan Rencana Waktu (time schedule) yang telah
ditetapkan dengan memperkecil kesalahan yang terjadi dari segi kualitas,
kuantitas, biaya maupun waktu. Pengawasan dimaksudkan untuk menjamin
pelaksanaan proyek sesuai dengan ketentuan dalam Rencana Kerja dan
Syarat-syarat (RKS) dan rencana waktu (time schedulle) yang telah
ditetapkan.
Pada proyek pembangunan Tijili Hotel ini, pengawasan dilakukan
dari kedua belah pihak secara berkala yaitu oleh pihak owner dan
pengawasan yang dilakukan oleh kontraktor itu sendiri. Pengawasan pada
proyek pembangunan Tijili Hotel dilakukan oleh semua pihak yaitu:
Pemilik proyek: Pengawasan dari pemilik proyek dalam hal ini
diwakilkan oleh owner representative. Pegawasan segi struktur,
artsitektur, pengawasan terhadap kualitas dan kuantitas perkerjaan,
pengawasan administrasi dan waktu pelaksanaan, ini bertujuan untuk
memperoleh keyakinan bahwa apa yang akan diterimanya telah
sesuai dengan apa yang dikehendaki atau dengan kata lain telah

sesuai dengan ketentuan dalam rencana kerja

Konsultan pengawas: Pengawasan terhadap

bahan/material,

pengawasan terhadap waktu pelaksanaan, pengawasan terhadap mutu

pelaksanaan, bertujuan untuk menghindari terjadinya hal-hal yang
tidak diinginkan dalam pelaksanaan proyek dan menjaga syarat
teknis perkerjaan.

20

Kontraktor : Pengawasan pihak kontraktor menitikberatkan pada

pencapaian mutu sesuai persyaratan teknis dengan penyelesaian
perkerjaan tepat waktu dengan biaya yang seekonomis mungkin.
Pengawasan oleh kontraktor diharapkan dapat memenuhi syarat
dalam kontrak dan berusaha menghindari denda keterlambatan.

2.2 Proses Realisasi Proyek

Proses realisasi proyek merupakan suatu kegiatan yang berurutan
secara sistematis yang terdiri dari Survey, Design, Construcsion, Operation
dan Maintenance. Dengan melalui tahapan-tahapan ini diharapkan agar
proyek yang dibangun dapat berdaya guna semaksimal mungkin. Berikut
uraian mengenai tahapan-tahapan tersebut :
1.

Survey ( Study Pengenalan / Preliminary Study )

Merupakan kegiatan penjajakan mengenai kemungkinan realisasi proyek.
Untuk itu perlu diadakan pengumpulan data-data yang berhubungan dengan
tujuan dan kegunaan proyek sehingga didapat gambaran yang menyeluruh
apakah suatu proyek memungkinkan untuk dilaksanakan. Dalam proyek
Tijili Hotel Seminyak yang melakukan kegiatan survey ialah pihak
Hitakara Development.

2.

Design (Perencanaan)
Design adalah kegiatan menyusun atau memformulasikan suatu gagasan
kedalam bentuk media informasi yang kemudian dilaksanakan di lapangan.
Design

biasanya

dilakukan

oleh

konsultan

perencana

dengan

mempertimbangkan spesifikasi atau keinginan pemberi tugas. Perencanaan

meliputi pembuatan program kerja, penyelidikan lapangan, penetapan tipe
konstruksi, serta perhitungan mekanika maupun penulangan. Pada Proyek
pembangunan Tijili Hotel perencanaan struktur, arsitektur dan MEP
dilakukan oleh konsultan perencana yang berbeda beda. Perencana
struktur proyek Tijili Hotel oleh PT. Rekatama Konstruksi Indo. Perencana
arsitektur proyek Tijili Hotel oleh PT. Urbane Indonesia.

Sedangkan

konsultan MEP (Mechanical Electrical - Plumbing) dilakukan oleh PT.

Tiara Cipta Nirwana.

21

3.

Construction (Pelaksanaan)
Construction adalah pembangunan fisik proyek sesuai dengan perencanaan
yang telah dibuat sebelumnya. Pada Proyek pembangunan Tijili Hotel
pelaksanaan pembangunan struktur konstruksi dilakukan oleh PT.
PULAUINTAN BAJA PERKASA Konstruksi.

4.

Operational and Maintenance (Pengoperasian dan Pemeliharaan)

Kegiatan ini dimulai sejak proyek terealisasi, atau satu hari sejak serah
terima pertama dilakukan. Pada tahap ini proyek dimanfaatkan secara
optimal untuk mencapai maksud dan tujuan yang telah ditetapkan.
Perawatan atau pemeliharaan fisik bangunan perlu dilakukan agar umur
bangunan bertahan lebih lama.

2.3 Pengelolaan Proyek

2.3.1

Organisasi Proyek
Pihak pihak yang terlibat dalam proyek pembangunan Tijili Hotel,
yaitu :
a.

Pemberi Tugas (Owner),

Proyek pembangunan Tijili Hotel merupakan proyek swasta, dimana
owner proyek ini adalah :
Nama

: PT. Hitakara Development

Adapun hak dan kewajiban pemberi tugas (owner) adalah sebagai

berikut:

Mempunyai
kebijaksanaan

serta

hak

tertinggi

pengambilan

dalam

penentuan

keputusan

mengenai

pembangunan.

Mengambil keputusan terakhir dalam penentuan segala sesuatu

yang terkait dengan pembangunan proyek.

Menerima atau menolak usul-usul/ saran pada tahap

perencanaan, anggaran biaya pelaksanaan dan lain-lain yang ada
hubungannya dengan proses pembangunan proyek.

22

Mengambil keputusan terakhir tentang pemilihan

kontraktor,

penyalur

bahan,

konsultan

perencana,

serta

konsultan-konsultan ahli yang telah ada.

Menandatangani semua surat perintah kerja (SPK)

dengan kontraktor, serta mengesahkan dokumen pembayaran

kepada kontraktor.
Merumuskan

dan

menyampaikan

keinginan,

kebutuhan dan sasaran yang hendak dicapai.

Menyediakan dana dan sarana yang diperlukan,

sesuai dengan jumlah dan jadwal yang telah disepakati.

Menunjuk atau membentuk sebuah tim atau wakil

yang diberi wewenang penuh untuk membuat keputusan yang

sah dan mengikat.

Mengambil ketetapan, pengarahan dan keputusan secepatnya

untuk menjamin kelancaran pekerjaan.

Pada proyek pembangunan Tijili Hotel, owner menunjuk ESA Candra

Manajeman Konstruksi sebagai perwakilan owner yang membantu
mengawasi pada setiap tahap kegiatan proyek yang disebut owner
representative.
b.

Tim Pengelola Proyek.

Tim pengelola proyek merupakan penyelenggara kegiatan yang

bertanggung jawab kepada pemberi tugas atau owner.

c.
Perencana.
Perencana merupakan suatu badan hukum maupun perorangan yang
menerima pekerjaan dari owner dalam bidang perencanaan.
Identitas Perencana
:
Arsitektur
: PT. Urbane Indonesia
Struktur
: PT. Rekatama Konstruksi Indo
MEP
: PT. Tiara Cipta Nirwana
d.
Pengawas.
Pengawas merupakan badan hukum atau perorangan yang diangkat
atau ditunjukan oleh owner. Pada proyek pembangunan Tijili Hotel
pengawasan struktur dan pengawasan arsitektur dilaksanakan oleh
pengawas yang sama.
Identitas Pengawas

23

Pengawas Struktur dan Arsitektur

Nama
: ESA Candra Project Management
e.
Pelaksana.
Pelaksana adalah perusahaan perorangan maupun badan hukum yang
menerima pekerjaan dari owner untuk melaksanakan pekerjaan
konstruksi.
Adapun struktur organisasi PT. Pulauintan Baja Perkasa Konstruksi
dalam Proyek pembangunan Tijili Hotel dapat dilihat pada Gambar
2.8.

24

Gambar 2.8 Struktur Organisasi Kontraktor di Lapangan

Sumber : PT. Pulau Intan
26

2.3.2

Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Masing - Masing Personil

1) Operational Director
Operational Director adalah orang yang diberi wewenang dan
tanggung jawab oleh kantor pusat untuk memimpin, mengatur dan
mengontrol proyek-proyek yang terdapat di suatu wilayah. Untuk
kantor wilayah bali selaku Operational Director ialah Augustinus
Setijanto.
2) Koordinator Project Manager
Koordinator Project Manager adalah orang yang mengawasi,
mengatur dan mengontrol para project manager yang bertanggung
jawab pada proyek di wilayah tersebut. Dalam hal ini tugas dari
Koordinator Project. Untuk kantor wilayah Bali selaku Koordinator
Project Manager ialah Metha Meiryana.
3) Project Manager (Manager Proyek)
Manager Proyek adalah orang yang diberi wewenang dan tanggung
jawab oleh kontraktor untuk memimpin, mengatur, mengawasi serta
membuat keputusan yang terbaik dalam pelaksanaan proyek secara
keseluruhan. Selaku manager proyek adalah Robertus Adithya yaitu
pemegang kekuasaan tertinggi pada organisasi di lapangan pada
proyek pembangunan Tijili Hotel Seminyak, adapun tugas tugasnya
adalah:
a. Menguasai detail kontrak dan spesifikasi teknis kontrak;
b. Menyusun Rencana Mutu Proyek termasuk jadwal serta metode
kerja bersama-sama dengan Site Manager pada awal proyek;
c. Menyusun Rencana Anggaran Pelaksana (RAP) berdasarkan RAP
awal dari Estimate Manager dan mempresentasikan pada Direksi
hingga diperoleh persetujuan;
d. Mengidentifikasikan dan menyelesaikan masalah yang timbul
selama proses kegiatan konstruksi di proyek.
4) Site Manager (Manager Lapangan)
Untuk proyek pembangunan Tijili Hotel Seminyak selaku Manager
lapangan adalah Wargo yang memiliki tanggung jawab kepada

27

manager proyek untuk membantu kelancaran pekerjaan di lapangan.

Manajer Lapangan memiliki tanggung jawab antara lain :
a. Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan metode konstruksi untuk
memenuhi persyaratan mutu, waktu dan biaya yang telah
disepakati;
b. Memberikan pengarahan dan pembinaan staf yang ada di
bawahnya;
c. Membuat keputusan dalam batasan yang telah digariskan oleh
manager proyek;
d. Mengarahkan, mengkoordinasi dan mengawasi tenaga kerja agar
efisien terhadap pemakaian tenaga, alat dan material serta target
kemajuan proyek agar tercapai sesuai dengan time schedule yang
telah ditetapkan;
e. Memeriksa bobot pekerjaan setiap akhir bulan dan jika terjadi
kemunduran dari time schedule maka site manager memutuskan
untuk melaksanakan pekerjaan lembur;
f. Mempelajari

kemungkinankemungkinan

perubahan

metode

konstruksi yang menguntungkan;

g. Memeriksa

laporan

pemakaian

alat

dan

membuat

surat

permohonan pemindahan alat dan bahan bila diperlukan;

h. Dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab atas segala
sesuatu yang bersangkutan dengan masalah teknis atau pengelola
proyek;
i. Bertanggung jawab atas surat masuk dan surat keluar dari proyek
tersebut;
j. Menjamin:
a) Tersedianya tenaga kerja, material dan alat yang memadai.
b) Tersedianya gambar kerja untuk dilaksanakan oleh mandor /
subkontraktor.
c) Tersedianya dana pembayaran upah / opname Mandor.

28

5) Administrasi Proyek
Pada proyek Tijili Hotel Seminyak selaku admin adalah Rahman Putra
yang

bertanggung

jawab

terhadap

administrasi

di

lapangan.

Admininistrasi Proyek memiliki tugas :

a. Meng-input data yang diterima dari Site Engineer dan sumber
lainnya, proyek, dan menyiapkan dalam bentuk laporan untuk
manajemen tepat pada waktu yang ditentukan.
b. Meng-adminstrasikan kegiatan keluar / masuknya surat dan barang
untuk proyek, menyimpannya dengan teliti dan rapi, serta
menjamin kesediaannya bila diperlukan.
c. Membuat laporan izin pekerjaan yang akan dilakukan dilapangan.
d. Menyiapkan bahan laporan, presentasi dan rapat proyek.
6) Pelaksana Struktur (Site Engineering)
Pada proyek Tijili Hotel Seminyak selaku Site Engineer adalah Amin
Abdulrohman, Tugas pelaksana struktur yaitu:
a. Membuat rencana dan perhitungan mengenai bahan-bahan dan alat
yang digunakan dalam suatu proyek bersama dengan manager
lapangan;
b. Membuat rencana dan perhitungan mengenai volume pekerjaan
yang akan ataupun yang telah dikerjakan dalam suatu proyek
bersama dengan manager lapangan;
c. Membuat gambar, perhitungan akibat perubahan desain gambar.
d. Bertanggung jawab kepada Project Manager.
7) Pelaksana Arsitek (Drafter)
Pada proyek Tijili Hotel Seminyak selaku Drafter ialah Widi, Rendy
dan Taufik. Tugas pelaksana arsitek yaitu:
a. Memeriksa Gambar agar sesuai dengan Bill Of Quantity;
b. Mempelajari gambar terutama gambar detail;
c. Menyiapkan perubahan perubahan pada gambar rencana yang
diakibatkan oleh lingkungan namun tetap berdasarkan gambar dari
konsultan perencana sebagai persetujuan;
d. Melakukan pengecekan gambar
29

8) Quantity Surveyor
Pada proyek Tijili Hotel Seminyak selaku QS ialah Duta, yang
memiliki tugas antara lain :
a.

Menghitung luas pekerjaan bangunan.

b.

Menghitung volume pekerjaan.

c.

Bekerja sama dengan logistic atau pengadaan barang untuk

memberikan informasi kebutuhan material yang harus didatangkan
ke lokasi proyek.

d.

Menghitung pekerjaan bangunan yang sudah dilaksanakan

dan sisa pekerjaan untuk keperluan pembuatan opname mandor /
pemborong dan untuk keperluan engineering dalam membuat
schedule pekerjaan pelaksanaan pembangunan.

e.

Menghitung kebutuhan material yang dibutuhkan dalam

setiap item pekerjaan bangunan.

f.

Mengecek penggunaan material apakah sudah sesuai

dengan apa yang dihitung estimator.

g.

Mengecek setiap gambar shop drawing baru apakah terjadi

perubahan dari apa yang sudahdihiting sebelumnya, jika terjadi
perubahan maka tugas Quantity Surveyor adalah menghitung ulang
volume pekerjaan tersebut atau menghitung pada penambahan atau
pengurangan item pekerjaan.

9) Surveyor
Pada proyek Tijili Hotel Seminyak selaku Surveyor ialah Joko
Setiawan , yang memiliki tugas antara lain :
a. Membuat rencana dan mengusulkan kepada Site Manager
mengenai kebutuhan alat alat ukur (Theodolit, Auto level, dan
Aksesorisnya) sesuai dengan besarnya areal dan schedule master
kerja;
b. Memastikan pengadaan alat alat ukur yang telah disetujui Site
Manager perihal jumlah, jenis, dan kelayakan pakai;
c. Memastikan bahwa hasil survei di lapangan sesuai dengan
persyaratan teknis yang ditentukan;

30

d. Melaporkan dan berkomunikasi langsung dengan site manager,

bila terjadi ketidak sesuaikan gambar dengan keadaan di lapangan.
10) Mekanik
Pada proyek Tijili Hotel Seminyak selaku Mekanik ialah Sugiyanto
dan Heri , yang memiliki tugas antara lain :
a. Mengatur dan mengontrol semua peralatan yang mendukung
pelaksanaan pekerjaan;
b. Mengkoordinasikan dengan site manager dan supervisor untuk
penggunaan peralatan di lapangan;
c. Memastikan semua peralatan yang digunakan untuk mendukung
pelaksanaan di lapangan siap pakai.
11) Logistik
Pada proyek Tijili Hotel Seminyak selaku Logistik ialah Budiyono,
yang memiliki tugas antara lain :
a. Bertanggung jawab kepada Project Manager;
b. Bertanggung jawab terhadap pengadaan jumlah dan mutu material
yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek tepat pada waktunya;
c. Menjaga keamanan material dan alat-alat yang disimpan di dalam
gudang penyimpanan;
d. Mengurus dan bertanggung jawab terhadap semua surat - surat
transaksi peralatan maupun material sebagai arsip;
e. Membuat laporan keuangan, absensi pegawai dan tenaga kerja;
f. Mengawasi pengadaan, pemakaian dan penempatan material di
gudang;
g. Mengadakan pengecekan atas kebenaran barang yang datang dari
rekanan harus sesuai dengan yang diminta;
h. Menerima dan mengeluarkan barang.

31