PROGRAM STUDI TEKNIK GEOLOGI

FAKULTAS TEKNIK, UNIVERSITAS SRIWIJAYA

STUDENT CENTER LEARNING INQUIRY AND DISCOVERY
NAMA

: DOLVI SASMITA

NIM

: 03071381419063

KELAS

: GEO 14 PALEMBANG

Mata Kuliah/Kode
Jumlah Beban Studi
Pertemuan keTanggal
Pokok Bahasan
Pengajar

: Sistem informasi Geografis

: 4 (Sks)
:3
: 1 September 2014
: Manajemen Data
: Idarwati, S.T.,M.T

MATERI KULIAH DAN PENDALAMAN PENGETAHUAN

MANAJEMEN DATA
Manajemen data adalah fungsi organisasi yang bertanggung jawab terhadap
pengembangan

kontrol

sistematis terhadap

pembuatan,

penyimpanan,

penelusuran juga pemeliharaan dan penempatan data. Fungsi yang luas tidak
dapat dianggap sama dengan pekerjaan pengarsipan atau penyimpanan yang
merupakan fase kecil dalam rentang hidup data. Tujuan program manajemen
pendata yang dikembangkan dengan baik yang ada pada industri skala besar
didiagramkan dalam Gambar 9-1. Konsep program ini diatur dalam siklus
hidup dari pembuatan penempatan data, dengan prosedur administrasi yang
sesuai untuk menangani setiap tahapan siklus tersebut.
Tujuan Manajemen Data.
Manajemen data, seperti fungsi manajemen lain, harus berorientasi hasil dan
berfikir pelayanan. Ini berarti tujuan harus ditetapkan sebagai standar untuk
mengukur kinerja program. Sebagai hasil dari tujuan pelayanan umum ini,
muncul tujuan program yang lebih spesifik yaitu :
1. Menyediakan informasi akurat dan tepat waktu.
2. Mengembangkan dan mempertahankan satu sistem yang efisien untuk

membuat, menyimpan, memanfaatkan, memelihara dan menempatkan

informasi firma.
3. Melindungi kepentingan informasi firma, dan mendisain dan mengontrol
standar yang efektif dan metode evaluasi periodik berkaitan dengan
manajemen data, peralatan dan prosedur.
4. Membantu mendidik pegawai perusahaan dengan metode yang paling
efektif untuk mengontrol dan mengolah data perusahaan.
secara jelas menggambarkan setiap fase kontrol dalam program manajemen
data dan yang paling penting tujuan setiap fase.Organisasi Manajemen
DataSecara historis tanggung jawab fungsi kantor, termasuk kontrol terhadap
datanya, telah dibebankan pada pengontrol, penyimpan atau sekretaris kantor,
masing-masing
data.Pengaturan

memilikit

tugas

manajemen

utama
data

berkaitan

yang

dengan

ditunjukkan

pengolahan

Gambar

9-2

menempatkan fungsi tersebut dalam lingkungan alami dari aktivitas yang

berkaitan. Dalam organisasi yang memberikan pengakuan penuh pada
manajemen informasi pada tingkat top manajemen, posisi baru wakil presiden
direktur untuk manajemen informasi telah dibuat. Dalam perusahaan kecil
tingkat kekhususan ini tidak ditemukan, tetapi fungsi administrasi umum yang
sama ada.

Pada perusahaan lain, manajer pelayanan kantor dapat

menangani pemilihan personel, penempatan pelatihan dan fungsi manajemen

kantor umum termasuk kontrol data dan formulir, sementara jasa dan sistem
pengolahan data mungkin tanggung jawab orang lain.Administrasi Manajemen
DataAdministrasi manajemen data berarti penetapan tujuan yang tepat dan
kemudian

merencanakan

dan

mengorganisasi

program

untuk

mencapainya.Sebagai seorang administrator, perhatian utama manajer data

adalah apa informasi yang dibutuhkan perusahaan untuk mencapai tujuannya;
dimana informasi ini dapat ditemukan; bagaimana cara terbaik menyimpan,
mengolah dan menggunakan dan akhirnya bagaimana program dapat
diadministrasikan

pada

waktu

minimal

dan

biaya

terendah

Personal

Manajemen Data. Karena program manajemen data meliputi seluruh firma,

seorang eksekutif yang memahani kebutuhan informasi seluruh perusahaan,

tujuannya dan strukturnya harus dipilih sebagai manajer data. Jenis posisi ini
membutuhkan seorang umum yang mengenal prinsip manajemen, ekonomi
dan

akuntansi,

juga

seorang

ahli

dalam

manajemen

penyimpanan,

penelusuran dan pengarsipan informasi.Melapor kepada manajer data

umumnya petugas pengarsipan yang ditunjukkan pada Gambar 9-3.Biaya
Manajemen Data. Dalam pekerjaan manufaktur, akuntansi biaya telah lama
digunakan untuk menentukan biaya langsung dan tidak langsung semua unit
kerja yang dihasilkan. Gambar 9-4 mengidentifikasi biaya kertas kerja dalam
pekerjaan administrasi yang harus dikontrol.Menghitung secara tepat biaya
manajemen data menjadi tugas yang berbelit-belit karena banyaknya faktor
biaya seperti gaji, sewa kantor dan perkiraan umur peralatan. Namun,
sejumlah faktor dasar dapat ditentukan.Walaupun setiap faktor kerja
menawarkan kesempatan yang baik untuk menghemat biaya kertas kerja,
manajer harus memberikan perhatian utama pada pengurangan biaya
personel

yang

umumnya

merupakan

70

sampai

80

biaya

pengarsipan.Sebagai tambahan, manajer data harus mengembangkan satu

kesadaran biaya pada semua kerja dan menjalankan penggunaan waktu,
peralatan dan persediaan yang lebih baik.Mengurangi Biaya Manajemen Data.
Perang terhadap peningkatan biaya kantor adalah satu proses yang tidak
pernah berhenti yang mengharuskan manajer kantor untuk mengkaji secara
terus-menerus sistem. pengarsipan untuk memastikan mereka memenuhi
semua kebutuhan informasi perusahaan. Saran berikut dapat membantu
manajer kantor mengurangi biaya dan pada saat yang sama meningkatkan
efisiensi
1. Pemusatan arsip yang digunakan oleh semua departemen
1. Menyediakan tata letak untuk departemen pengarsipan yang akan
menjamin satu aliran kerja yang mulus dan efisien dari dan ke
departemen arsip.
2. Menggunakan alat fasilitas kerja, seperti rak arsip, rak sortir, pedoman

STUDENT CENTER LEARNING INQUIRY AND DISCOVERY

arsip, dan folder dengan label berwarna.

3. Jadwalkan pengumpulan dan pendistribusian material yang akan
diarsip ke atau akan dikirimkan dari departemen pengarsipan.
4. Mengembangkan satu metode pentransferan data tidak aktif yang baik
dari

departemen

pengarsipan

dan

jadwal

yang

praktis

untuk

pemeliharaan dan penghancuran data.

5. Mengunakan lemari arsip khusus, seperti arsip peta dan arsip kupon,
untuk kertas atau data yang tidak cocok dengan laci ukuran kuarto atau
folio biasa.
6. Pertimbangkan pemikrofilman data sebagai penyimpan data pengganti
dalam kasus transfer.
7. Mengembangkan manual pengarsipan untuk pelatihan pegawai dan
pengontrolan pekerjaan pengarsipan.
8. Perkirakan secara cermat dan awasi jumlah pekerjaan yang harus
diselesaikan di departemen pengarsipan.
9. Beli peralatan dan persediaan yang tahan lama.
10. Gunakan jasa ahli dari pembuat peralatan dan persediaan pengarsipan,
disediakan orang yang tepat di firma sebagai bantuan dalam pemilihan
peralatan tersebut dan untuk mengawasi penggunaannya setelah
dipasang.
11. Pertimbangkan

untuk

menyewa

ahli

kontrol

data

yang

akan

menganalisa arsip untuk menentukan arsip kadaluarsa yang akan

dibuang, mempertahankan arsip penting, dan yang tidak bermanfaat
atau penting disimpan di suatu lokasi dimana mereka dapat disimpan
dengan biaya murah.

Saran

diatas

dapat

menunjukkan

satu

gambaran

sempurna

seorang supervisor data dalam memeriksa pekerjaan dan

bagi

bagi manajer

administrasi kantor dalam mengevaluasi fungsi manajemen data. Evaluasi

Manajemen Data. Administrator manajemen data harus secara teratur
menanyakan pertanyaan ini : seberapa baik program mencapai tujuannya?
Jawaban dari pertanyaan ini dapat ditemukan melalui satu program evaluasi
terencana. Satu aturan sepintas menganjurkan bahwa satu audit yang
dilakukan paling sedikit dua tahun sekali untuk menjawab jenis pertanyaan
yang ditunjukkan Gambar 9-5.Selama bertahun-tahun pedoman lain dibuat
oleh manajer data untuk mengevaluasi efesiensi program data. Digambarkan
sebagai rasio efisiensi, pedoman yang paling bermanfaat adalah :
1.

Rasio Referensi.

2.

Rasio Akurasi.

3.

Rasio Personel.

4.

Rasio Tata Letak Fisik.

5.

Rasio Biaya Kerja.

Teknikteknik evaluasi ini memungkinkan untuk mengumpulkan laporan

periodik terhadap volume data yang diterima dan dihancurkan; berapa banyak
ruang data tersedia dan berapa biayanya; apa pola aktivitas referensi yang
ditemukan; berapa banyak tempat arsip yang terisi dan tidak terisi yang
tersedia; dan informasi lain seperti jumlah arsip yang dimusnahkan. Data jenis
ini akan bermanfaat untuk perbaikan program manajemen data.Manual
Manajemen Data. Program manajemen data yang lengkap memasukkan satu
manual yang memformalisasi organisasi kontrol data dan semua prosedur
kerjanya. Manual tersebut membantu memperbaiki tanggung jawab untuk
melaksanakan program dan mengidentifikasi dan menugaskan semua tugas
untuk melaksanakan program. Ia juga berguna untuk pelatihan pekerja baru
dan untuk mensistemasikan dan menjelaskan kepada semua pekerja metode
yang disetujui untuk pembuatan, penggunaan dan pembuangan data.Dalam
perusahaan besar satu manual manajemen data yang lengkap dapat
memuat : (1) tujuan, cakupan dan tanggung jawab program; (2) penetapan
tugas personel pada program; dan (3) area fungsional. Dalam perusahaan
kecil prinsip kontrol yang sama ini dapat digabungkan dalam satu buku data

STUDENT CENTER LEARNING INQUIRY AND DISCOVERY

kerja untuk digunakan oleh petugas arsip dan manajer kantor.Manajemen

Data Otomatis
Di era komputer banyak informasi dicatat dalam bentuk magnetis pada pita,
cakram dan tabung. Banyak data yang dibuat oleh sistem komputer kemudian
dicetak dalam bentuk hardkopipada kertas dan oleh karena itu, dapat disimpan
dan digunakan seperti data kertas lain. Peralatan khusus dibutuhkan untuk
menyimpan pita magnetik dan cetakan komputer, tetapi peralatan ini sifatnya
nonteknis dan dapat segera disediakan manager data. Gambar 9-6
menggambarkan peralatan ini.Di sisi lain, manajemen data otomatis bukan
masalah sederhana. Ia membutuhkan pemahaman yang baik mengenai data
yang dikodekan dengan kualitas khas juga sejumlah ciri umum yang data
tersebut miliki bersama dengan dokumen kertas biasa. Untuk menjaga dan
mengontrol data pada data otomatis biasanya dua pita magnetik asli dan
salinan dibutuhkan dan diarsip secara manual dengan satu nama atau
nomor kontrol. Akurasi dari data disediakan dengan sejumlah cara : (1)
dengan pengecekan internal komputer; (2) dengan secara cermat mengetes
program komputer; dan (3) dengan memeriksa akurasi dan kelengkapan data
sebelum mereka masuk sistem komputer.Seiring berjalannya waktu semakin
banyak data yang akan disimpan dalam bentuk tidak terlihat, sehingga
memerlukan kerjasama erat diantara manajer data, petugas sistem, dan
manajer pengolahan data dan departemen operasional.Jenis data lain, bentuk
mikro, juga harus diperhatikan. Seluruh keluarga data ini, merentang dari data
mikrofilm manual sampai output mikrofilm komputer semakin penting dan
banyak digunakan dari tahun ke tahun
PEMBUATAN DATA
Semua orang di perusahaan, dari petugas arsip sampai presiden perusahaan,
mengunakan data dan memiliki peran dalam pembuatannya. Jika tidak ada
program pengontrol, data akan terus bertambah dan segera menyumbat
saluran komunikasi firma. Karena alasan ini program manajemen data dimulai
dari pembuatan data. Pembuatan data, oleh karena itu, satu program
pemeliharaan preventif yang dibuat berdasarkan jawaban jujur dari pertanyaan
berikut :

1. Siapa yang boleh membuat data antar departemen? Umumnya semua

pegawai dapat membuat data, tetapi hanya mereka yang bertanggung
jawab atas aliran informasi antar departemen yang boleh membuat data
antar departemen.
2. Kapan dan dimana data dibuat? Pekerja di semua kantor boleh
membuat data jika ada kebutuhan.
3. Bagaimana data dibuat? Data dibuat dengan tangan atau mesin
4. Mengapa data dibuat? Data mengirim dan menyimpan informasi yang
dibutuhkan.
5. Bagaimana pembuatan data dapat dikontrol? Pembuatan dapat
dikontrol melalui satu persetujuan pengguna dari semua data kunci.
PENYIMPANAN INFORMASI DAN DATA
Dengan perhatian saat ini yang diberikan pada komputer dan alat
penyimpanan magnetik, kelihatannya era lemari arsip telah berakhir. Tapi
diperusahaan kecil dan besar sejenis, sistem pengarsipan manual terus
menyediakan jasa penyimpanan maksimum dalam sistem data.Pengalaman
menunjukkan secara jelas bahwa sistem pengarsipan kantor tidak bisa
mengatur dirinya sendiri, meskipun telah diorganisasi dengan sangat baik.
Sebaliknya, manajemennya membutuhkan perhatian yang sungguh-sungguh
yang diberikan pada banyak faktor administrasi.Sistem PengarsipanAkses
yang cepat pada semua jenis data yang disimpan dipastikan dengan sistem
pengarsipan yang efektif, pengertian sistem pengarsipan merujuk pada
prosedur dan metode yang digunakan untuk mengklasifikasi, menyusun atau
menyortir, dan menyimpan data untuk kemampuan untuk diakses secara cepat
ketika dibutuhkan. Sistemnya ada dua alfabet dan numeris, masingmasing
dapat dibagi lagi sebagai berikut :
1. Sistem Alfabet

STUDENT CENTER LEARNING INQUIRY AND DISCOVERY

2. Sistem

Numeri ,Pengarsipan

nama)Pengarsipan

korespondensi.

geografis.Pengarsipan

berdasarkan

subyek.Pengarsipan

Numeris.Pengarsipan Kronologis.banyak firma mengunakan kedua

sistem ini, masing masing memiliki pilihan yang spesifik tipe fungsi
penyimpanan data.
Organisasi Arsip.Kebutuhan penyimpanan data berbeda antar kantor,
tergantung pada jumlah staf kantor, jenis pekerjaan bisnis, dan faktor seperti
persaingan dan peraturan dan pengawasan pemerintah. Dua jenis arsip
organisasi yang biasa ditemukan di kantor : pengarsipan tersebar dan
pengarsipan terpusat
Pengarsipan Tersebar. Berdasarkan rencana pengarsipan tersebar, setiap
divisi kantor mempertahankan sistem dan peralatan pengarsipanya sendiri;
dan pekerjaannya dilakukan oleh satu atau lebih pegawai yang mungkin
memiliki pekerjaan kantor lain. Pengaturan ini sering berakibat pada
penggandaan

peralatan

yang

tidak

dibutuhkan;

personel

melakukan

pengarsipan dengan tidak efisien karena juga mengerjakan pekerjaan lain;

kemungkinan sistem pengarsipan yang membingungkan, karena sistem
pengarsipan suatu departemen mungkin berbeda sama sekali atau tidak
konsisten dengan sistem pengarsipan departemen lain.Alasan menggunakan
sistem pengarsipan tersebar adalah :
1. Materi arsip yang bersifat rahasia disarankan dijauhkan dari mayoritas
pegawai.
2. Penundaan

yang

tidak

perlu

dalam

mendapatkan

kertas

dari

departemen pemusatan dihindari.

3. Kertas yang diarsipkan tidak dibutuhkan departemen lain.
Pengarsipan Terpusat. Alasan utama pengarsipan terpusat adalah bahwa data
mengenai nilai umum seluruh perusahaan harus dibagi dan maka disimpan
dan dikontrol oleh satu departemen terpusat. Lokasi dan kontrol terpusat

memberikan keuntungan berikut :

1. Pemeliharaan dan penyaluran data dipermudah dan dengan demikian
satu program manajemen data dikembangkan
2. Tanggung jawab arsip diberikan pada seorang ahli, dan efisiensi
personil secara keseluruhan tercapai.
3. Penggandaan peralatan, persediaan dan data yang tidak perlu dapat
dihilangkan dan semakin sedikit uang yang dihamburkan karena
praktek pembelian yang lemah dan penelusuran alat dan persediaan
yang tidak terkontrol.
4. Semua data yang berhubungan disimpan bersama yang mengakhiri
kebingungan yang disebabkan kehilangan data.
Ketika firma membesar ukurannya dan volume informasi yang akan diproses
dan disimpan meningkat, ada kecenderungan untuk memusatkan manajemen
data dan pekerjaan pengarsipan. Namun, bahkan dimana sistem pengarsipan
terpusat

ditemukan

sejumlah

pekerjaan

mungkin

tersebar.Pengarsipan

Jaringan. Satu bentuk kompromi organisasi arsip muncul dalam perusahaan

besar. Perencanaan ini disebut pengarsipan jaringan, mengizinkan arsip
departemen dilokasikan dalam setiap departemen dengan kontrol terpusat
manajemen

data

administrasi

kantor

tetap
harus

berada

di

departemen

menimbang

secara

manajemen.Manajer

cermat

kelebihan

dan

kekurangan dari sejumlah perencanaan pengarsipan. Data yang akan diarsip

perdepartemen harus diminimumkan dan jika mungkin, diarsipkan hanya
secara sementara dalam pengarsipan departemen.Peralatan Dan Persediaan
PengarsipanKetika akan membeli peralatan dan persediaan pengarsipan,
manajer kantor menghadapi sangat banyak sumber penyedia dan model serta
merek.Dalam pemilihan peralatan pengarsipan, manajer pertama-tama harus
mempertimbangkan

tujuan

penggunaan

alat

tersebut

dan

kemudian

penghematan yang mungkin dihasilkan melalui standarisasi peralatan dan

persediaan. Faktor lain yang harus dikaji manajer sebelum melakukan
investasi peralatan pengarsipan adalah : (1) jenis dan ukuran data; (2) pilihan

STUDENT CENTER LEARNING INQUIRY AND DISCOVERY

manajerial mengenai permintaan informasi; (3) penampilan, disain, hemat

tempat, dan daya tahan alat; (4) kemampuannya dalam menghemat waktu
pekerja.Peralatan pengarsipan dapat diklasifikasikan sebagai berikut : (1)
vertikal, (2) horisontal, (3) kartu terlihat, (4) kartu berputar, dan (5) mobil.Arsip
Vertikal. Dalam arsip vertikal, kertas diarsip pada pinggir dengan cara yang
ramping dan dapat diakses. Lemari arsip dengan satu sampai enam laci
adalah jenis Arsip vertikal yang paling umum dimana kartu dan dokumen yang
lebih besar, seperti surat dan memo disimpan. Gambar 9-8 mengilustrasikan
bagaimana penelusuran ruang lantai yang lebih baik dapat dicapai
dengan peningkatan jumlah

laci

arsip

dan

pada

saat

yang

sama penurunan jumlah ruang lantai yang dibutuhkan untuk jumlah arsip
tertentu. Juga semakin sedikit langkah dan posisi membungkuk yang
dilakukan petugas arsip, dan sebagai hasilnya pekerjaan pengarsipan
diselesaikan semakin cepat dan mudahDalam pengarsipan rak terbuka, folder
diatur pada rak untuk mengizinkan penglihatan tidak terbatas, kepadatan yang
tinggi, akses yang lebih cepat ke data dibanding lemari arsip sebenarnya.
Pengarsipan rak terbuka jauh lebih rapi dan umumnya lebih murah
dibanding pengarsipan lemari.Arsip vertikal lain termasuk lemari gulung atau
laci samping dimana laci digulung dari samping, jadi pengeksposan semua
data yang disimpan dalam setengah ruang lorong yang dibutuhkan laci lemari;
lemari ayun dimana laci diayun kesamping juga membutuhkan sedikit ruang
lantai Arsip Horizontal. Peralatan pengarsipan horisontal digunakan untuk
menyimpan kertas atau data, seperti peta dan lukisan, dalam posisi rata.
Sering, alat pengarsipan horisontal disain meja tinggi dibeli sehingga, tanpa
ada biaya ekstra, juga berfungsi sebagai satu area kerja meja tinggi. Arsip
Kartu Terlihat. Arsip kartu terlihat mengizinkan penglihatan lengkap data
referensi kunci (nama, nomor rekening, nomor telepon, sebagai contoh)
dicatat pada pinggir setiap kartu. Kecepatan penempatan kartu dan entrinya
menjadi pembenar penggunaan dan biaya peralatan ini. Arsip terlihat tersedia
dalam bentuk nampan yang berbaring datar secara horisontal dalam satu
lemari, pada rak putar, atau dalam penjilid buku bolak-balik.Arsip Kartu Putar.
Arsip kartu putar data berputar dari pusat yang sama, dan dokumen dapat
dipindahkan atau ditambahkan dengan memutar arsip ketempat yang

diinginkan.Arsip Bergerak. Peralatan arsip bergerak didisain untuk sistem data

aktif yang sangat besar. Tempat arsip bergerak ditunjukkan dalam Gambar 9-7
menyediakan tempat kerja meja-kursi untuk petugas pengarsipan dengan
akses ke semua divisi dalam sebuah arsip dengan memundurkan dan
memajukan pada jalur tempat kerja. Peralatan ini menerapkan prinsip keahlian
tekhnik yang membuat pekerjaan lebih efisien dan tidak melelahkan karena
mendatangkan pekerjaan ke pekerja bukan pekerja ke pekerjaan.
Evaluasi Peralatan Pengarsipan
Efisiensi pekerja bergantung pada peralatan dan alat yang tersedia untuk
digunakan. Karena fakta ini satu tujuan penilaian peralatan pengarsipan yang
digunakan harus dibuat sebagai salah satu alat pengukur efisiensi suatu
departemen

pengarsipan.

Manajer

data

dari

satu

firma

besar

merekomendasikan bahwa setiap evaluasi menyeluruh peralatan pengarsipan

harus meliputi komponen berikut :
1. Waktu, termasuk analisa gerakan dan waktu untuk membandingkan
manfaat pengarsipan rak terbuka dengan pengarsipa laci konvensional
1. Metode, seperti pengaruh peralatan pada gaya kerja
2. Peralatan, terutama penerapan mesin dan peralatan yang tepat
3. Uang, berkaitan ekonomi biaya dan pekerjaan peralatan
4. Material, seperti pembelian folder dan pedoman yang kuat, dan
dapat digunakan kembali.
5. Faktor-faktor lain, seperti selalu menyimpan informasi muktahir
mengenai pasar peralatan pengarsipan.
PENELUSURAN INFORMASI DAN DATA
Penelusuran, merujuk pada proses penempatan informasi tersimpan, salah
satu fase kontrol data yang penting. Prosedur yang spesifik untuk penelusuran
dokumen dan informasi beragam tingkat pada setiap kantor. Namun, dalam
kasus manapun langkah yang harus diikuti untuk penelusuran.

STUDENT CENTER LEARNING INQUIRY AND DISCOVERY

Metode Penelusuran Manual Berdasarkan metode penelusuran manual,

pekerja datang ke lemari penyimpan dan mengeluarkan dokumen yang
diinginkan.

Sistem

ini

sederhana

dalam

teori

tetapi

sering

sulit

dilakukan.Seringkali, index manual arsip dibuat untuk membantu menemukan

informasi yang diarsip ketika pengguna meminta satu data pada satu basis
berbeda. Ketika data pegawai diminta, ada satu kebutuhan akan satu index
duplikasi arsip nama pegawai yang di referensi silang dengan nomor jaminan
sosial mereka.
Metode Penelusuran Mesin
Dalam sistem penelusuran mesin, orang biasanya membuat rencana dan
mengorganisasi sistem penelusuran, dan mesin melaksanakan operasi
pencarian. Eksekutif kantor, menghadapi meningkatnya kebutuhan untuk
mengurangi waktu pengolahan informasi, waktu pengeluaran informasi dan
biaya ruang, berpaling kepada penelusuran mesin untuk menyelesaikan
banyak masalah informasi. Untuk memahami mesin penelusuran kembali
informasi, harus diingat bahwa dalam sistem otomatis data dapat disimpan
dalam bentuk kode pada kartu berlubang untuk digunakan dalam mesin kartu
berlubang, dalam komputer, dan dalam pita dan disket penyimpan dari sistem
komputer.Penelusuran dengan Mesin Kartu berlubang. Setiap kartu berlubang
biasanya memuat informasi mengenai hanya satu unit atau item yang nampak
pada dokumen sumber (disebutprinsip rekaman-unit). Karena itu, sejumlah
besar kartu harus dilubangi dan hasilnya arsip yang banyak. Kartu waktu
penggajian, kartu penjualan produk, kartu penerimaan rekening adalah contoh
umum arsip tersebut, yang merupakan data input pada sistem komputer.
Penelusuran dengan Komputer. Sistem komputer menyimpan informasi
secara internal dan eksternal. Secara internal, data disimpan dalam tabung
magnetik, inti magnetik dan disket magnetik. Secara eksternal, tetapi
terhubung dengan komputer adalah alat penyimpanan lain, seperti pita
magnetik, pita kertas, dan mesin kartu berlubang. Walaupun komputer dapat
menyimpan informasi secara internal atau eksternal, ia juga harus memiliki
kemampuan untuk menemukan apa yang telah disimpan. Untuk melakukan
hal ini dibutuhkan program penelusuran yang tepat yang menginstruksikan
komputer bagaimana menelusuri kumpulan data yang dapat dibaca mesin.

Fasilitas komunikasi data modern meliputi terminal keyboard-mesin tik yang

digunakan seorang individu menelusuri informasi dari sebuah file komputer.
Untuk melakukannya dibutuhkan pengetahuan prosedur pengkodean yang
cukup juga pemograman dan persyaratan penyimpanan untuk sistem yang
dipertanyakan. Penelusuran cepat, tetapi biaya mengambil data dari
penyimpanan komputer tinggi dan membutuhkan jasa analis dan programer
sistem

yang

ahli.Sistem

Penelusuran

Lanjutan.

Penemuan

untuk

meningkatkan cara penelusuran informasi dari arsip terus muncul, muncul

masing-masing dari ahli ilmu perpustakaan dan komputer. Salah satu
pengembangan berpendapat bahawa data dapat di indekskan dan diringkas
atas dasar jumlah kata yang dikandungnya. Jika kata-kata kunci itu benarbenar mewakili dan menggambarkan isi data, mereka dapat bekerja sebagai
wahana untuk penyimpanan dan lokasi informasi.Kata kunci dalam konteks
(KWIC) sistem pengindeksan ditunjukkan Gambar 9-10 adalah contoh sistem
penelusuran

baru.

Penelusuran

dapat

dicapai

secara

cepat

dengan

menggunakan angka yang disematkan pada data terdaftar.

PEMELIHARAAN DATA
Program pemeliharaan data adalah data instruksi manajer untuk memerangi
penyakit serius penimbunan kertas. Pemeliharaan data melibatkan survei
semua data yang ada, pengembangan jadwal penyimpanan data, dan transfer
sistematis dari arsip yang aktif ke penyimpanan arsip tidak aktif atau
pembuangan arsip yang tidak dibutuhkan lagi.

Survey Data

Sebelum kontrol firma dapat dipertahankan terhadap sistem data, manajer

kantor atau data harus diinformasikan dengan baik semua data firma,
terutama dokumen penting yang bekerja dalam saluran antar departemen.
Untuk mempertahankan kontrol data manajer harus mensurvei semua data
kunci, dengan mengirimkan daftar pertanyaan ke semua departemen atau
meminta salinan data mereka, atau lebih disukai mengunjungi masing-masing
departemen. Dengan memiliki informasi ini, manajer kemudian dapat membuat
jadwal pemeliharaan data.Kebijakan yang jelas harus dikembangkan dan
diikuti dengan pemeliharaan material dalam arsip, kertas mikrofilm, dalam

STUDENT CENTER LEARNING INQUIRY AND DISCOVERY

penempatan material dalam ruangan di pusat data dan dalam penghancuran

data. Jadwal pemeliharaan sering melibatkan top manajemen dan departemen
akuntansi dan hukum dalam kombinasi dengan kepala departemen yang
memegang data. Dalam kantor sedang dan menengah, top manajemen
biasanya bertanggung jawab untuk menyetujui jadwal pemeliharaan data.
Sebelum jadwal pemeliharaan data dikembangkan, perusahaan harus
mengklasifikasikan data mereka dalam satu dari empat cara : vital, penting,
bermanfaat, dan tidak perlu. Data yang dianggap vital atau penting harus
disimpan selamanya, yang dianggap bermanfaat bisa disimpan beberapa
tahun; dan data yang tidak perlu dihancurkan.Salah satu jadwal yang
disarankan untuk pemeliharaan data bisnis ditampilkan pada Gambar 9-11.

PENEMPATAN DATA

Fase terakhir dalam siklus kontrol data, penempatan, melibatkan dua jenis
data : data tidak aktif yang mungkin tidak dihancurkan dan ditransfer ke
penyimpanan biaya rendah dan data lain yang tidak dibutuhkan lagi
dihancurkan.Pentransferan Data Tidak Aktif ,Keputusan untuk mentransfer
data ke penyimpanan tidak aktif harus melibatkan petugas pusat data dan
anggota setiap departemen yang bertanggung jawab terhadap data tersebut.
sejumlah praktek pentransferan tersedia, tergantung pada sifat pekerjaan
data. Praktek transfer tersebut, disebut metode periodik mengharuskan
material arsip diperiksa pada interval tetap enam bulan atau satu tahun; dan
semua material yang dianggap tidak aktif kemudian ditempatkan dalam kotak
data murah dan dikirim ke penyimpanan tidak aktif.Metode peralatan
pengganda, salah satu jenis metode periodik, material tahun lalu disimpan
dalam lemari arsip tidak aktif diletakkan disebelah lemari arsip aktif. Walaupun
metode ini mahal peralatan yang dibutuhkan, tetapi sangat efisien.
Pada metode kontinu atau perpetual; data ditransfer ke arsip tidak aktif setelah
waktu tertentu atau ketika dianggap tidak diperlukan. Metode ini bekerja baik
pada arsip kasus di kantor hukum, arsip konsumen di perusahaan real estate,
atau arsip kerja di perusahaan konstruksi dimana penyelesaian kerja biasanya
berarti berkurangnya perujukan terhadap arsip. Pada jenis perusahaan lain,
metode kontinu dapat dianggap tidak efisien.Sebagai satu perlindungan dari

bencana eksekutif bisnis mengasuransikan hartanya, termasuk data bisnis,

terhadap resiko kerugian. Namun, informasi adalah aset unik dan sulit dan
tidak memiliki perlindungan terhadap kehilangan informasi yang ada pada
data. Oleh karena itu, pengukuran luarbiasa, sebagian digambarkan dibahwa
ini, harus dilakukan untuk melindungi data vital ini:
1. Tempat khusus anti api untuk menyimpan arsip, lemari penyimpanan
dan lemari pengaman baik gedung rusak atau tidak.
2. Penyebaran termasuk mengirimkan data vital kelokasi yang jauh dari
bisnis
3. Penggandaan membahas

penggandaan

dokumen

vital

sehingga

salinannya dapat disimpan jauh dari data asli.

4. Peraturan standar kebakaran tidak mengizinkan merokok disekitar
komputer, menjauhkan material mudah terbakar dari area penyimpanan
dan memastikan pintu ruang penyimpanan tertutup ketika tidak
digunakan.
Setiap tahun data yang disimpan yang tidak dibutuhkan harus dihancurkan.
Manajer departemen harus diingatkan material apa yang akan dihancurkan
berkaitan dengan jadwal pemeliharaan data. Untuk mencegah kesalahan
dalam penghancuran data yang masih bermanfaat, formulir otorisasi yang
ditandatangani manajer departemen harus digunakan dan disimpan dalam
pusat data sebagai bukti penyisihan akhir data. Dalam kantor, penghancur
kertas sering digunakan untuk menghancurkan data. Dokumen juga dapat
dikirim ke perusahaan kertas lokal untuk didaur ulang jika informasi dalam
data tidak bersifat rahasia.
2.1 PENGAMBILAN DATA
2.1.1.Data Grafis
Secara garis besar MI pro membagi data grafis menjadi 3 bagian, yaitu titik
(point), garis (line/polyline) dan area (region/poligon). Objek titik hanya terdiri

STUDENT CENTER LEARNING INQUIRY AND DISCOVERY

dan satu pasangan koordinat x,y, sedangkan garis terdini dan posisi x,y awal
dan x,y akhir. Sementara objek area terdani dan beberapa pasangan x,y.
Gambar berikut memberikan ilustrasi tentang macam-macam data grafis.

2.1.2.Data Atribut
Jenis data

atribut atau data non spasial

yaitu

jenis data

yang

merepresentasikan aspek aspek deskriptif dari fenomena yang dimodelkan .

Jenis data atribut atau non spasial digunakan oleh sistem sistem manajemen
basis data (selanjutnya akan dituliskan sebagai DBMS database
management system). System ini dapat digunakan diberbagai bidang mulai
dari bidang pendidikan, bisnis, teknik, manajemen, akademis, perdagangan,
pekantoran dan masih banyak objek objek atau aktifitas aktifitas lainny
2.2 PENGELOLAHAN DATA
2.2.1 .Pengertian Pengelolaan Data
Pengelolaan Data adalah kegiatan atau operasi yang direncanakan guna
untuk mencapai tujuan. Dalam pengelolaan ini di dalamnya ada kegiatan yang
di lakukan oleh pengelola data guna untuk mencapai tujuan yang telah
direncanakan bersama atau pun secara pribadi.dalam pengelolaan itu
melibatkan manusia sebagai pelaksana dan dapat menyimpan data yang ada
dan didapat dari informasi pengambilan keputusan, selain itu juga ada alat
bantu mungkin berupa computer yang yang ada di lapangan. Dengan alat
bantu tersebut semua data-data yang ada dapat diproses dan di jadikan
sebuah informasi.

2.2.2 Pengelolaan Data

Proses pengelolaan data dapat melibatkan secara keseluruhan atau sebagian
dari unsure-unsur pengelolaan data berikut:
a. Pengumpulan Data (Data Capturing)
Pengelolaan data merupakan aktifitas penangkapan data dari dalam dokumen
dasar. Dokumen ini merupakan lembaran isian data yang diisi oleh petugas
atau orang lain secara langsung. Tentang dokumen diisi dan dirancang dengan
jelas, mudah diisi dan dapat meminimalisir kesalahan data.
b. Pembacaan (Reading)
Pembacaan data adalah proses pembacaan data dari dokumen dasar yang
digunakakn agar dapat diproses lebih lanjut. Proses pembacaannya dapat
dilakukakn secara manual atau dengan menggunakan alat bantu berupa
mesin.
c. Pemeriksaan (Verifying)
Pemeriksaan perlu dilakukan hal ini bertujuan untuk menghindari kesalahan
dari data yang di baca dari dokumen dasar
d. Perekaman (Recording)
Perekaman data merupakan proses penyimpanan data yang di bacakan dan
diferifikasikan kedalam alat penyimpanan berupa memori penyimpanan.
Dalam system computer dapat di simpan data dimemori sekunder berupa disk,
hard-disk dan lainnya.
e. Penggolongan (Classifying)
Penggolongan informasi perlu dilakukan untuk memenuhi kebuthan informasi
berdasarkan klasifikasi tertentu.
f. Pengurutan (sorting)

STUDENT CENTER LEARNING INQUIRY AND DISCOVERY

Sorting selalu digunakan dalam pengelolaan data. Data-data itu perlu

diurutkan agar informasi yang di hasilkan dapat dipahami, memudahkan
pembaca dan pencarian informasi yang disajikan.
g. Peringkasan (Sumarizing)
Peringkasan data dimaksut sebagai operasi untuk menghilangkan kemunculan
data yang sama atau berulang dari sekumpulan rincian data sebagi basis data
yang tersimpan dalam memory.
h. Pehitungan (Calculating)
Perhitungan merupakan proses pengolahan data yang melibatkan seluruh
operasi aritmatika.
i. Perbandingan (Comparing)
Data-data dalam basis sumber data-data yang ada perlu dibandingakan
dengan data-data yang lain untuk mengetahui posisi dan kondisi data dalam
kesimpulan data yang direkam.
j. Pemindahan (Transmitting)
Dalam suatu system jaringan computer perlu ada pengiriman data dari satu
terminal ke terminal lain melalui media tranmisi data intuk diproses lebih lanjut.
k. Penampilan Kembali (Retrieving)
Pada prinsipnya informasi yang ada merupan penampilan hasil kembali dari
data-data yang telah disimpan disuatu tempat penyimpanan sebelumnya, dan
untuk menapilan kembali diusahakan data-data itu dapat ditampilkan dengan
cepat

l. Penggandaan (Reproductiont)
Penyajian informaasi, khususnya dalam bentuk hardcopy perlu dikendalikan

agar informasi tersebut dapat dikirim ke seluruh pemakai, dengan tujuan agar
infomasi itu tidak hilang.
m. Penyebarluasan (Distribution)
Distribusi informasi dapat dilakukan

melalui media komunikasi data atau

dikirim dalam bentuk hardcopy kepada setiap pemakai dalam setiap daftar
tebusan laporan.
2.2.2 Metode Pengolahan Data
Ada empat metode yang digunakan dalam system pengolahan data yaitu:
1. Metode Manual
Dalam metode ini semua proses pengolahan data dilakukan dengan tangan
dan menggunakan alat bantu

yang sederhana seperti pensil, pulpen,

penggaris, kertas kerja dan lain-lain.

2. Metode Elektromaknetik
Dalam metode ini pengolahan data dikerjakan secara manual dan dibantu
mesin elektronik sederhana. Contoh seorang kariyawan yang bekerja dengan
menggunakan mesin cetak kolom.
3.Metode System Waarkat
Dalam system ini pengolahan data dilakukan dengan system warkat, prinsip
kerja system ini adalah data-data mengenai suatu objek dicatat dalam suatu
kartu dengan menggunakan sandi lubang. Sejumlah kartu yang mengandung
sejumlah data-data objek yang sama digabung untuk membentuk suatu
berkas file.
2.3 SISTEM MANAJEMEN BASIS DATA
2.3.1 Pengertian sistem manajemen basis data
Istilah "basis data" berawal dari ilmu komputer. Meskipun kemudian artinya
semakin luas, memasukkan hal-hal di luar bidang elektronika, artikel ini
mengenai basis data komputer. Catatan yang mirip dengan basis data
sebenarnya sudah ada sebelum revolusi industri yaitu dalam bentuk buku

STUDENT CENTER LEARNING INQUIRY AND DISCOVERY

besar, kuitansi dan kumpulan data yang berhubungan dengan bisnis.

Konsep dasar dari basis data adalah kumpulan dari catatan-catatan, atau
potongan dari pengetahuan. Sebuah basis data memiliki penjelasan terstruktur
dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya: penjelasan ini disebut
skema.Skema menggambarkan obyek yang diwakili suatu basis data, dan
hubungan di antara obyek tersebut.
Definisi basis data adalah kumpulan data yang dihubungkan secara bersamasama, dan gambaran dari data yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan
informasi dari suatu organisasi. Berbeda dengan sistem file yang menyimpan
data secara terpisah, pada basis data data tersimpan secara terintegrasi.
Basis data bukan menjadi milik dari suatu departemen tetapi sebagai sumber
daya perusahaan yang dapat digunakan bersama.
1. Menurut Date (1990,p5), definisi dari basis data adalah kumpulan
terintegrasi dari file yang merupakan representasi data dari suatu model
enterprise.
2. Menurut Fathansyah (1999,p2), basis data adalah :
Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang
diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali
dengan cepat dan mudah.
Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara
bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang
tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan.
Kumpulan file/ tabel/ arsip yang saling berhubungan yang disimpan
dalam media penyimpanan elektronis.
Data dalam basis data disimpan dalam tiga struktur, yaitu file, tabel atau
objek. File terdiri dari record dan field, tabel terdiri dari baris dan kolom.
Objek terdiri dari data dan instruksi program yang memfungsikan data.
Tabel terdiri dari kolom-kolom yang saling terkait, seperti file yang terdiri

dari record yang saling terkait. File didalam basis data dapat terhubung
kepada beberapa tabel. Dalam sebuah tabel, data pada tiap kolom
terdiri dari ukuran dan tipe yang sejenis (char/ numeric).
2.3.2 manfaat basis data
1. Mengurangi duplikasi data
2. Meningkatkan integritas data
3. Memelihara independensi data
4. Meningkatkan keamanan data
5. Memelihara konsistensi data
6. Manipulasi data lebih canggih
7. Mudah untuk digunakan
8. Mudah untuk di akses
Kekurangan Basis Data:

Sistem lebih rumit, jadi memerlukan tenaga ahli dalam disain, program
dan implementasi

Lebih mahal

Bila ada akses yang tidak benar, kerusakan dapat terjadi

Karena semua data di tempat terpusat, kerusakan software dan

hardware dapat terjadi

Proses pemeliharaan dapat memakan waktu karena ukurannya yang

besar

STUDENT CENTER LEARNING INQUIRY AND DISCOVERY

Proses back up data memakan waktu

2.3.3 Komponen- Komponen yang ada pada basis data

Berikut merupakan Komponen-komponen dalam sistem basis data :

1. Hardware(Perangkat Keras). : Pengertian dari hardware atau dalam

bahasa indonesia-nya disebut juga dengan nama perangkat keras
adalah salah satu komponen dari sebuah komputer yang sifat alat nya
bisa dilihat dan diraba secara langsung atau yang berbentuk nyata,
yang berfungsi untuk mendukung proses komputerisasi.
2. Operating System(Sistem Operasi). : Operating system (OS) atau yang
sering di sebut sistem operasi adalah sekumpulan perintah dasar yang
berperan untuk menjalankan dan mengoperasikan komputer
3. Database(Basis Data). : 1.Database adalah kumpulan informasi yang
disimpan di dalam komputer secara sistematik untuk memperoleh
informasi dari basis data tersebut.
4. Database Management System(Sistem Manajemen Basis Data).
:Software yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri
(query) database
5. User(Pemakai). pengguna software
6. Aplication(Perangkat Lunak)
2.3.4 Operasi dasar sistem Basis Data
Perangkat lunak basis yang banyak digunakan dalam pemrograman dan
merupakan perangkat basis data tingkat tinggi (high level):

Microsoft SQL Server

Oracle

Sybase

Interbase

XBase

Firebird

MySQL

PostgreSQL

Microsoft Access

dBase III

Paradox

FoxPro

Visual FoxPro

Arago

Force

Recital

dbFast

dbXL

Quicksilver

Clipper

STUDENT CENTER LEARNING INQUIRY AND DISCOVERY

FlagShip

Harbour

Visual dBase

Lotus Smart Suite Approach

Selain perangkat lunak di atas, terdapat juga perangkat lunak pemrograman

basis data aras rendah (low level), diantaranya:
Btrieve,Tsunami Record Manager.

2.3.5 Model Basis Data

1. Model Hirarkis / Model Pohon
2. Model Jaringan
3. Model Relasional
Model Relasional merupakan model yang paling sederhana sehingga mudah
digunakan dan dipahami oleh pengguna, serta merupakan model yang paling
populer saat ini.
Model ini menggunakan sekumpulan tabel berdimensi dua ( yang disebut
relasi atau tabel ), dengan masing-masing relasi tersusun atas tupel atau baris
dan atribut.
DBMS yang bermodelkan relasional biasa disebut RDBMS (Relational Data
Base Management System).
Ada Beberapa Sifat yang melekat pada suatu relasi :
1. Tak ada tupel (baris) yang kembar)
2. Urutan tupel tidaklah penting
3. Setiap atribut memiliki nama yang unik
4. Letak atribut bebas ( urutan atribut tidak penting)
5. Setiap atribut memiliki nilai tunggal dan jenisnya sama untuk semua
tupel.Pada model relasional, jumlah tupel suatu relasi disebut kardinalitas dan

jumlah atribut suatu relasi disebut derajat (degree) atau terkadang disebut
arity. Relasi yang berderajat saru (hanya memiliki satu atribut) disebut unary.
Relasi yang berderajat dua disebut binary dan relasi yang berderajat tiga
disebut ternary. Relasi yang berderajat n disebut n-ary. Istilah lainnya yang
terdapat pada model relasional adalah domain. Domain adalah himpunan nilai
yang berlaku bagi suatu atribut.

DAFTAR PUSTAKA
http://tridayanti123.blogspot.com/2013/03/pengertian-manajemen-data.html,
http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_data