BAB I

PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Rumah sakit adalah bagian integral dari keseluruhan sistem
pelayanan kesehatan. Departemen Kesehatan RI telah menggariskan
bahwa rumah sakit umum mempunyai tugas melaksanakan upaya
kesehatan secara berdaya guna dan hasil guna dilaksanakan secara serasi
dan

terpadu

dengan

upaya

peningkatan

dan

pencegahan

serta

melaksanakan upaya rujukan (Aditama, 2007:7)

Pelayanan kesehatan bertujuan untuk meningkatkan derajat
kesehatan masyarakat. Ditinjau dari tingkat pelayanan kesehatan terdiri
dari pelayanan kesehatan dasar dan pelayanan kesehatan rujukan.
Pelayanan rujukan mempunyai pelayanan yang lebih dibandingkan dengan
pelayanan dasar (Rustiyanto, 2009:82)
Dalam rangka peningkatan mutu dan jangkauan pelayanan rumah
sakit serta pengaturan hak dan kewajiban masyarakat dalam memperoleh
pelayanan kesehatan, perlu mengatur rumah sakit dengan undang-undang
rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan bagi masyarakat dengan
karakteristik tersendiri yang dipengaruhi oleh perkembangan ilmu
pengetahuan kesehatan, kemajuan teknologi dan kehidupan sosial ekonomi
masyarakat harus tetap mampu meningkatkan pelayanan yang lebih

bermutu dan terjangkau oleh masyarakat agar terwujud derajat kesehatan

(Undang-Undang RI No 44. 2009)
Salah satu upaya dalam meningkatkan pelayanan kesehatan adalah
dengan memberikan pelayanan yang cepat dan tepat yang semuanya ini
didukung adanya menggunakan kartu indeks utama pasien (KIUP),
dimana KIUP merupakan salah satu cara untuk menunjang kelancaran
pelayanan terhadap pasien, karena apabila seorang pasien lupa membawa
kartu berobat maka KIUP akan membantu untuk mencari data pasien
dengan cepat, agar pasien tidak menunggu lebih lama.
Seiring dengan semakin majunya teknologi maka bagi rumah sakit
yang telah menggunakan kemajuan teknologi komputer dan dalam sistem
pengelolaan rekam medis maka pengguna KIUP dapat diahlikan dengan
menyimpan data pasien diatas sebagai data dasar pasien yang disimpan
dalam sistem komputerisasi yang juga dapat berfungsi sebagai KIUP (pada
rumah sakit yang masih menggunakan sistem manual). Setiap rumah sakit
yang telah memiliki sistem komputerisasi harus memiliki sistem back up
apabila sewaktu terjadi computer error (Depkes RI, 2006:18)
Untuk mempermudah atau mempercepat pengambilan kartu indeks
utama pasien jika sewaktu-waktu dibutuhkan, penyusunan kartu indeks
utama pasien harus diberi petunjuk dibelakang setiap petunjuk minimal
diletakkan dua kartu saja. Pengecekan terhadap penyimpanan kartu-kartu
harus dilakukan secara periodic, untuk memperbaiki kekeliruan yang
mungkin terjadi. Adapun penyimpanan KIUP sama dengan lamanya
penyimpanan berkas rekam medis (Depkes, RI 2006:29)

Dengan keterangan diatas, kami membuiat sebuah makalah tentang

Sistem Fonetik Soundex dalam penyimpanan Kartu Indeks Utama
Pasien apabila ada huruf yang setara
B. RUMUSAN MASALAH
Bagaimana sistem fonetik soundex dalam penyimpanan KIUP
apabila ada huruf yang setara.
C. TUJUAN
Untuk mengetahui cara penggunaan sistem fonetik soundex
dalam penyimpanan KIUP apabila ada huruf yang setara.

BAB II
PEMBAHASAN
1. KARTU INDEKS UTAMA PASIEN (KIUP)
a. Pengertian Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP)
KIUP adalah salah satu cara untuk menunjang kelancaran
pelayanan terhadap pasien, karena apabila seorang pasien lupa
membawa kartu berobat maka KIUP akan membantu untuk
mencarikan data pasien yang diperlukan. KIUP merupakan kunci
utama bagi setiap pasien, sehingga mutlak harus dibuat, baik itu pasien
rawat jalan maupun rawat inap.
KIUP merupakan suatu tanda pengenal setiap pasien yang
disimpan selamanya pada instansi yang bersangkutan dan KIUP
merupakan suatu sumber data yang harus disimpan selamanya dan

harus dibuat dengan selengkap dan sejelas mungkin. Dalam KIUP

memuat data identitas pasien yang harus dibuat secara terperinci dan
lengkap. Fungsi dari KIUP adalah kunci I untuk menemukan berkas
rekam medis pasien (Depkes RI, 2006:29)
b. Ukuran KIUP
Adapun ukuran KIUP, penderita tergantung dari banyaknya pasien
berobat ke rumah sakit, adapun ukuran yang dianjurkan adalah 12,5 x
7,5 cm. Untuk rumah sakit yang banyak pasien rawat jalan dianjurkan
menggunakan kartu dengan ukuran (4,25x7,5 cm).
c. Alat penyimpanan KIUP
Alatpenyimpanan KIUP menggunakan lemari 8 laci dengan 3
kotak pada setiap laci, rata-rata 100 kartu dapat diletakkan pada setiap
2,5 cm sehingga satu lemari besi 8 laci dengan 3 kotak tersebut dapat
menyimpan 63.000 kartu.
2. CARA PENYIMPANAN KARTU INDEKS UTAMA PASIEN
Menurut Depkes RI Dirjen Pelayanan Medik dalam buku pedoman
penyelenggaraan dan prosedur Rekam Medis Rumah Sakit Indonesia
cara penyimpanan KIUP adalah :
a. Kartu indeks disusun alphabet seperti susunan kata-kata dalam
kamus.
b. Jika seseorang datang kembali dengan mengatakan bahwa dia telah
bersuami, kartunya yang sekarang harus dibuat catatan petunjuk
(tanda lihat atau tanda X), dengan kartunya yang dulu dan
sebaliknya.
c. Untuk mempercepat dan mempermudah mengembalikan kartu
indeks nama jika sewaktu-waktu dibutuhkan, penyimpanan kartu
4

indeks harus diberi petunjuk dan dibelakang setiap petunjuk

maksimum hanya diletakkan 20 kartu saja.
d. Pengecekan terhadap penyimpanan kartu-kartuharus dilakukan
secara periodic untuk memperbaiki kekeliruan yang mungkin
tertjadi.
e. Pada rumah sakit yang telah menggunakan komputerisasi data
pasien akan tersimpan secara otomatis pada saat petugas menginput
data-data pasien pada saat pasien mendaftar diloket karcis dan akan
menjadi data dasar pasien untuk selamanya.
f. Jika pasien ingin merubah nama, By, Ny, X berubah menjadi
anita maka hanya petugas rekam medis yang berwenang untuk
merubahnya, di dalam data dasarnya.
3. SISTEM FONETIK SOUNDEX (SOUNDEX PHONETIC
SYSTEM)
Sistem

penyimpanan

KIUP

secara

fonetik

Soundex

dikembangkan dari Phonetic Filling oleh Remington Rand. Pada

sistem penyimpanan ini alphabet dimanfaatkan menjadi 6 huruf kunci,
kecuali huruf hidup (a,i,u,e,o) dan w,h,y tidak dikode. Penyimpanan
KIUP jenis ini akan menyusun KIUP berdasarkan huruf pertama yang
diikuti dengan huruf kode sesuai hasil pengkodean nama pasien
dengan huruf kunci tersebut.
Kode kunci pada penyimpanan KIUP Sistem Fonetik Soundex
adalah :
Huruf Kunci
B
C
D
L

Nomor Kode
1
2
3
4
5

Huruf yang dianggap setara

P,F,V
S,K,G,J,Q,X,Z
T
Tidak ada yang setara

M
R

5
6

N
Tidak ada yang setara

Menurut IFHRO, ketika huruf h dan w memisahkan antar huruf

kunci atau huruf kunci dengan huruf setaranya, maka hanya satu huruf
yang dikode, contoh HEATHDALE
Nama pasien HEATHDALE, mempunyai KIUP dengan kode
penyimpanan Soundex:
H = H merupakan huruf awalan
E = - huruf hidup tidak termasuk daftar kode,jadi tidak dikode
A = - huruf hidup tidak termasuk daftar kode kode,jadi tidak dikode
T = 3, berdasarkan table kunci,huruf T setara dengan D.
H = - huruf ini tidak ada di daftar kode,jadi tidak dikode
D = - huruf ini tidak dikode, karena huruf sebelumnya setara dengan
D dan hanya dipisahkan dengan huruf H sehingga D tidak
dikode. Apabila ada huruf kunci yang setara dalam suatu
A
L
E

nama,maka hanya digunakan 1 huruf kunci yang dikode.

= - huruf hidup tidak termasuk daftar kode kode,jadi tidak dikode
= 4, berdasarkan table kunci
= - huruf hidup tidak termasuk daftar kode kode,jadi tidak dikode
Jadi, untuk nama pasien HEATHDALE kode penyimpanan

menggunakan H-340. Mengapa ada angka 0? Karena disebabkan

apabila suatu nama setelah dikode hanya dua huruf yang terkode,maka
ditambah 0 dibelakang kode.
BAB III
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil makalah yang kelompok kami buat,
dapat disimpulkan bahwa :
1. KIUP adalah salah satu cara untuk menunjang kelancaran
pelayanan terhadap pasien, karena apabila seorang pasien lupa
membawa kartu berobat maka KIUP akan membantu untuk
6

mencarikan data pasien yang diperlukan. KIUP merupakan

kunci utama bagi setiap pasien, sehingga mutlak harus dibuat,
baik itu pasien rawat jalan maupun rawat inap.
2. Sistem penyimpanan KIUP secara fonetik Soundex
dikembangkan dari Phonetic Filling oleh Remington Rand.
Pada sistem penyimpanan ini alphabet dimanfaatkan menjadi 6
huruf kunci, kecuali huruf hidup (a,i,u,e,o) dan w,h,y tidak
dikode. Penyimpanan KIUP jenis ini akan menyusun KIUP
berdasarkan huruf pertama yang diikuti dengan huruf kode
sesuai hasil pengkodean nama pasien dengan huruf kunci
tersebut.
3. Huruf pertama dalam suatu nama tidak di beri kode, karena itu
merupakan suatu PREVIK dari nomor 3 digit angka
pengkodean.
4. Jika dalam suatu nama terdapat huruf yang setara dengan
sebelumnya, maka huruf setara yang dibelakang nya tidak
dikode.
5. Apabila suatu nama setelah dikode hanya dua huruf yang
terkode, maka ditambah 0 dibelakang kode.

B. SARAN
1. Sistem Fonetik Soundex ini sangat sulit untuk digunakan,
karena akan menyebabkan terlalu lama nya pasien menunggu
berkas rekam medis nya.hal ini disebabkan apabila petugas
menemukan kesulitan dalam mengkode suatu nama, dan
terlalu lama dalam mengeja suatu nama jika ada nama pasien
yang panjang ejaan nya.
2. Hendak nya di suatu instansi pendidikan memiliki contoh
KIUP untuk digunakan mahasiswa dalam proses pendidikan.
3. Melakukan
praktek
pembuatan
KIUP
dan
cara
penyimpanan/pencarian nya dalam beberapa pertemuan. Agar
mahasiswa

lebih

mengerti

penyimpanan/pencarian KIUP.

dalam

melakukan

DAFTAR PUSTAKA
Depkes RI. 1997. Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia
Revisi I. Jakarta: Ditjen YanMedik
Depkes RI. 2006. Pedoman Penyelenggaraandan Prosedur Rekam Medis Rumah
Sakit di Indonesia Revisi II. Jakarta: Ditjen YanMedik
Aditama, Y. 2007. Manajemen Administrasi Rumah Sakit. Jakarta: Universitas
Indonesia
Ulfa, Henny Maria. 2012. Modul Mata Kuliah Pengelolaan Sistem Rekam Medis
III. Pekanbaru: STIKes Hang Tuah
Sari, Nisna. 2011. Tinjauan Belum Terlaksananya Kartu Indeks Utama Pasien di
Rumah Sakit. Pekanbaru: STIKes Hang Tuah
Anita, Rivi. 2011. Tinjauan Penataan Kartu I ndeks Utama Pasien di Rumah Sakit.
Pekanbaru: STIKes Hang Tuah