BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Rumah sakit

adalah

institusi

pelayanan

kesehatan

yang

menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang

menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat (Ery
Rustiyanto, 2010).
Rumah Sakit mempunyai tujuan untuk mempermudah akses
masyarakat untuk mendapatkan pelayanan kesehatan, memberikan
perlindungan terhadap keselamatan pasien, masyarakat, lingkungan rumah
sakit dan sumber daaya manusia di rumah sakit, meningkatkan mutu dan
mempertahankan standar pelayanan rumah sakit dan memberikan
kepastian hukum kepaada pasien, masyarakat, sumber daya manusia
dirumah sakit (Ery Rustiyanto, 2010).
Rumah sakit mempunyai beberapa ruang baik untuk pengobatan,
pelayanan informasi maupun bagian rekam medis. Rekam Medis diartikan
sebagai keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentang
identitas, anamnese, penentuan fisik laboratorium, diagnosa segala
pelayanan dan tindakan medis yang di berikan kepada pasien, dan
pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan maupun yang
mendapatkan pelayanan gawat darurat (Depkes RI, 2006).
Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib
administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di
rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang
baik dan benar, tidak akan tercapai tertib administrasi rumah sakit
sebagaimana yang di harapkan. Sedangkan tertib administrasi merupakan
salah satu faktor yang menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan di
rumah sakit (Depkes RI, 2006).
Salah satu uapaya dalam meningkatkan pelayanan kesehatan
adalah dengan memberikan pelayanan yang cepat dan tepat yang semua ini

didukung dengan adanya sarana prasarana rekam medis medis yang

lengkap, diantaranya Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP), dimana Kartu
Indeks Utama Pasien (KIUP) merupakan salah satu cara untuk menunjang
kelancaran pelayanan terhadap pasien, karena Kartu Indeks Utama Pasien
(KIUP) merupakan kunci dalam menentukan lokasi catatan pasien dan
satu diantara alat yang paling penting difasilitas asuhan kesehatan. Kartu
Indeks Utama Pasien (KIUP), disebut juga Patients Master Index (PMI)
(Proposal Penelitian Tinjauan Kelengkapan Indeks Utama Pasien (IUP)
oleh Syahril Iriandi tahun 2012 dikutip dari buku Huffman, 1999).
PMI adalah daftar permanen yang mengandung nama pasien yang
pernah terlayani difasilitas kesehatan terkait (disebut juga : Patients
Master Index). Indeks pasien adalh kunci petunjuk lokasi rekam medis
pasien didalam jajaran file, oleh karenanya PMI adalah SALAH SATU
ALAT (TOOL) TERPENTING DI UNIT KERJA REJA REKAM MEDIS,
klinik atau pusat pelayanan kesehatan primer (Modul Mata Kuliah PSRM
III Henny Maria Ulfa, A.Md.PK, SKM, M.Kes, 2012).
Buku khusus atau kartu indeks dapat digunakan untuk mendaftar
nama pasien. Penerapan kartu indeks adalah yang paling banyak diminati.
Bila buku yang digunakan harus dipisahkan antara saksi-saksi berdasarkan
alphabet, nama pasien di daftar kronologis urut alphabet atas dasar huruf
perrtama keluarga (nama pertama) pasien sesuai tanggal admisi (Modul
Mata Kuliah PSRM III Henny Maria Ulfa, A.Md.PK, SKM, M.Kes, 2012).
Metode yang paling efesien dan paling populer adalah PMI dalam
urut alfabetis di dalam urut alfabetis didalam file vertical dengan masing
pasien memiliki satu kartu tersendiri. Metode ini memudahkan pencarian
dan pengambilan kembali setiap kartu pasien yang tersimpan (Modul Mata
Kuliah PSRM III Henny Maria Ulfa, A.Md.PK, SKM, M.Kes, 2012).

BAB II
TINJAUAN KEPUSTAKAAN

A. Kartu Indeks Utama Paien (KIUP)/Patients Master Index (PMI)

1. Pengertian Kartu Indeks Utama Paien (KIUP)
Kartu Indeks Utama Paien (KIUP) disebut juga Patients Master
Index (PMI) yang digunakan untuk mengindentifikasi semua nama
pasien yang pernah berobat dirumah sakit (Depkes RI, 2006).
Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) merupakan kunci dalam
menentukan lokasi catatan pasien dan satu diantara alat yang paling
penting difasilitas asuhan kesehatan ((Proposal Penelitian Tinjauan
Kelengkapan Indeks Utama Pasien (IUP) tahun 2012 dikutip dari buku
Huffman, 1999).
Informasi yang harus ada didalam kartu ini adalah :
a. Nama lengkap (nama keluarga dan nama diri), garis bawahi nama
keluarga
b. Alamat
c. Nomor rekam medis = nomor yang sesuai dengan nomor yang
digunakan untuk menjajar rekam medisnya
d. Tanggal lahir (hari, bulan dan tahun), usia (bila pasien memiliki
nama sama maka yanggal lahir bisa menjadi informasi tambahan
untuk identifikasi nomor pasien dan untuk mencari Rmnya).
e. Informasi identifikasi yang unik lain yang dapat membantu
menentukan identitas pasien adalah nama diri ibu
Pada halaman belakang kartu terdapat tanggal masuk, tanggal
keluar, hasil penunjang medis, dokter, nomor rekam medis (Modul
Mata Kuliah PSRM III Henny Maria Ulfa, A.Md.PK, SKM, M.Kes,
2012).
2. Ukuran Kartu Indeks Utama Paien (KIUP)
Ukuran kartu indeks penderita tergantung dari banyak
sedikitnya penderita yang berobat di rumah sakit. Ukuran yang
dianjurkan adalah 12,5 x 7,5 cm. Untuk rumah sakit yang sangat
banyak penderita rawat jalannya dianjurkan menggunakan kartu
dengan ukuran (4,25 x 7,5 cm) (Depkes RI, 2006).

3. Kegunaan Kartu Indeks Utama Paien (KIUP)

Kartu indeks penderita dapat digunakan sebagai kunci untuk
menemukan berkas rekam meddis seorang penderita (Depkes RI,
2006).
4. Cara penyimpanan
Kartu indeks disusun alpabet seperti susunan kata-kata dalam
kamus. Jika seorang penderita datang kembali dengan mengatakkan
bahwa dia telah brsuami, kartu yang sekarang harus dibuat catatan
petunjuk (tanda lihat atau tanda x) dengan kartunya yang dulu dan
sebaliknya (Depkes RI, 2006).
Untuk mempercepat dan mempermudah pengambilan kartu indeks
nama jika sewaktu-waktu dibutuhkan, penyusunan kartu indeks harus
diberi petunjukdan dibelakang setiap petunjuk maksimum diletakkan
dua kartu saja. Pengecekan terhadap penyimpanan kartu-kartu harus
dilakukan secara periodik untuk memperbaiki kekeliruan yang akan
mungkin terjadi (Depkes RI, 2006).
5. Lama Penyimpanan
Lama penyimpanan kartu indeks penderita sama dengan lama
penyimpanan berkas rekam medis (Depkes RI, 2006).

6. Alat Penyimpanan
a. Menggunakan lemari 8 laci dengan 3 kotak pada setiap laci. Ratarata 100 kartu dapat diletakkan pada setiap 2,5 cm, sehingga satu
lemari besi 8 laci dengan 3 kotak tersebut dapat menyimpan 63.000
kartu.
b. Menggunakan alat yang berkotak-kotak yang dapat di putar
c. Penyimpanan data pasien yang menggunnakan sistem
komputerisasi dapat disimpan sebagai data dasar pasien yang akan
tersimpan secara baku didalam data dasar pasien di rumah sakit
(Depkes RI, 2006).

B. Metode Penjajaran Masing-masing Penyimpanan

1. Alfabetis
Sistem penyimpanan KIUP jenis ini dilakukan dengan menyusun
KIUP secara verikal urut huruf satu persatuan sesuai abjad seperti
dalam kamus. Pada metode ini nama pada masing-masing huruf
diperhatikan, karena mempengaruhi letak penyimppanan KIUP (Modul
Mata Kuliah PSRM III Henny Maria Ulfa, A.Md.PK, SKM, M.Kes,
2012).
Cara penyimpanan : kartu inndeks disusun alphabet seperti susunan
kata-kata dalam kamus. Apabila nama pasien sama, maka KIUP
diurutkan berdasarkan urutan tanggal lahirnya (Modul Mata Kuliah
PSRM III Henny Maria Ulfa, A.Md.PK, SKM, M.Kes, 2012).
2. Sistem Fonik (Phonetic System)
Sistem penyimpanan KIUP jenis ini dilakukan dengan menyusun
KIUP dalam laci penyimpanan secara vertical atas dasar huruf pertama
nama pasien yang diikuti oleh lafal nama pasien (bukan ejaan nama
pasien) (Modul Mata Kuliah PSRM III Henny Maria Ulfa, A.Md.PK,
SKM, M.Kes, 2012).
C. Contoh Kartu Indeks Utama Paien (KIUP)/Patients Master Index
(PMI)
INDEKS UTAMA PASIEN
PATIENTS MASTER INDEX CARD
SANTOSO Hasan
Jl. Mawar No. 10
RT 005/014 Kedoya
Jakarta Barat, 111420
Nama Ibu : Siti Maryam
Tanggal masuk rawat pertama : 199-02-99
Tgl. Masuk

Tgl. Keluar

30-16-40
DOB 02-5-75 Age: 29
Sex. M

Tgl. Masuk

Tgl. Keluar

Menurut Depkes RI (2006) Halaman Depan : Nama Lengkap, Jenis

Kelamin, Umur, Alamat, Tempat dan Tanggal Lahir, Pekerjaan. Halaman
Belakang : nomor rekam medis, (No. MR), tanggal masuk, tanggal keluar,
hasil penunjang medis dan nama dokter yang merawat.

BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) adalah salah satu cara untuk
menunjang kelancaran pelayanan terhadap pasien, karena apabila seorang
pasien lupa membawa kartu berobat maka KIUP akan memantu untuk
mencarikan data pasien yang diperlukan.
KIUP merupakan kunci utama bagi setiap pasien, sehingga mutlak
harus dibuat, baik itu pasien berobat jalan maupun pasien untuk rawat
inap. KIUP suatu kartu tanda pengenal setiap pasien baru yang disimpan
selamanya pada instansi yang bersangkutan.
KIUP dibuat berdaasarkan atas ringkasan riwayat klinik yang
diperoleh dari tempat penerimaan pasien. Karena KIUP merupakan

sumber data yang selamanya harus disimpan, maka harus dibuat selengkap
dan sejelas mungkin.
Sistem penyimpanan KIUP jenis alphabet dilakukan dengan
menyusun KIUP secara verikal urut huruf satu persatuan sesuai abjad
seperti dalam kamus. Sedangkan Sistem penyimpanan KIUP jenis fonic
dilakukan dengan menyusun KIUP dalam laci penyimpanan secara vertical
atas dasar huruf pertama nama pasien yang diikuti oleh lafal nama pasien
(bukan ejaan nama pasien).
Seiring dengan semakin majunya teknologi maka bagi rumah sakit
yang telah menggunakan kemajuan teknologi komputer, didalam sistem
pengelolaan rekam medis maka penggunaan Kartu Indeks Utama Pasien
(KIUP) dapat dialihkan dengan menyimpan data-data pasien sebagai data
dasar pasien yang dismpan dalam sistem komputer yang juga dapat
berfungsi sebagai KIUP (pada rumah sakit yang masih menggunakan
sistem manual).
B. Saran
Dalam hal penyimpanan Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP)
metode yang paling efisien dan paling populer dapat diurut alfabetis
karena dapat mengurangi kekeliruan yang akan mungkin terjadi.
Lain hal untuk rumah sakit yang telah menggunakan sistem
komputerisasi harus memiliki sistem back up apabila sewaktu-waktu
terjadi computer error.

DAFTAR PUSTAKA

Depkes RI. 1997. Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah

Sakit Revisi I. Jakarta: Direktorat Jenderal Pelayanan Medik
Depkes RI. 2006. Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah
Sakit Revisi II. Jakarta: Direktorat Jenderal Pelayanan Medik
Rustiyanto, E. 2010. Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit. Yogyakarta:
Poltekes Permata Indonesia
Iriandi, S. 2012. Proposal Penelitian Tinjauan Kelengkapan Indeks Utama Pasien
(IUP) Program DIII (Perekam dan Informatika Kesehatan). Pekanbaru:
Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Hangtuah Pekanbaru
Ulfa Henny, M. 2012. Pengelolaan Sistem Rekam Medis III. Pekanbaru:
STIKes Hang Tuah