1

PENGELOLAAN PF
Pengelolaan PF merupakan siklus Kegiatan

yang dimulai dari perencanaan, pengadaan,

penerimaan, penyimpanan, pendistribusian,
pemberian, pengendalian, penghapusan,
pelaporan serta evaluasi.

PF adalah Sediaan farmasi yang

terdiri dari obat, bahan obat, alat
kesehatan, reagensia, radio
farmasi dan gas medis.

Fungsi 1

Pemilihan

Perencanaan

Pengadaan

Produksi

Penerimaan

Penyimpanan

Pendistribusian

Pencatatan & pelaporan

Monitoring & evaluasi

SIKLUS PENGELOLAAN
PERBEKALAN FARMASI
Perencanaan
Evaluasi

Pengadaan

Pelaporan

Penerimaan

Penghapusan

Penyimpanan

Pengendalian

Pendistribusian

Pemberian Obat

DARI PERTIMBANGAN
KENDALI MUTU
KENDALI BIAYA

PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI

HARUS EFEKTIF, EFISIEN DAN BERMUTU

I. PERENCANAAN
Tujuan : Utk menetapkan jenis & juml PF
sesuai dg pola perenc & kebut
Perencanaan yang baik :
Tepat Jenis
Tepat Jumlah
Tepat waktu

Tahapan perencanaan :
1). Pemilihan
Fungsi : utk menentukan agar PF sesuai
kebutuhan

Dasar pemilihan
a. Jenis : minim & harga relatif murah
b. Jika jenis obat banyak. Dipilih obat
pilihan
dari penyakit prevalensi tinggi

Pemilihan obat merujuk pada

ketentuan yang berlaku seperti :

- DOEN.
- Formularium
- Formularium jamkesmas
- Formularium Jamsostek
- DPHO
- ketentuan lain yg berlaku

Pemilihan alkes dapat berdasar :

- Data Pemakaian
- Standar ISO
- Daftar alkes yang dikeluarkan
dirjen Yanfar dan alkes
- Kebutuhan Pelayanan

10

2). Kompilasi penggunaan

Fungsi : Mengetahui penggunaan
bulanan masing2 jenis PF di unit
pelayanan dan sbg data
pembanding bg stok optimum
Data yang didapat
a. Jumlah penggunaan
b. Prosentasi penggunaan
c. Pengunaan rata-rata

tiap jenis di
masing-masing
unit.
11

3). Perhitungan kebutuhan.

A. Metode Konsumsi
Dasar : data riil periode lalu dg penyesuaian & koreksi.
Hal yg hrs diperhatikan
1. Pengumpulan & pengolahan data
2. Analisa data utk informasi & evaluasi
3. Perhitungan perkiraan kebutuhan
4. Penyesuaian jumlah kebutuhan dg dana

12

B. Metode morbiditas / epidemologi

Dasar : pola penyakit, perkiraan kenaikan
kunjungan dan waktu tunggu
Langkah
1. Menentukan jml px
2. Menentukan jml kunjungan kasus berdasar
prevalensi penyakit
3. Menyediakan formularium / standar
4. Menghitung perkiraan kebutuhan perbekalan
5. Penyesuaian dg alokasi dana

13

Kombinasi metode konsumsi dan

morbiditas di sesuaikan dg anggaran

yang tersedia.
1. DOEN, formularium, standar treatmen,
kebijakan setempat.
2. Data catatan medik / rekam medik
3. Anggaran
4. Penetapan prioritas
5. Pola penyakit
6. Sisa persediaan
7. Data penggunaan periode yang lalu
8. Rencana pengembangan
14

Perbandingan metode konsumsi & morbiditas :

Konsumsi
Morbiditas
- Pilihan pertama dalam
- Lebih akurat & mendekati
perencanaan dan pengadaan kebt. Yg sebenarnya
- Lebih mudah dan lebih
- Perhitungan lebih rumit
cepat dalam perhitungan
- Tidak dapat di gunakan
- Lebih mudah untuk RS
untuk semua penyakit
- Data yg di perlukan :
a Kunjungan pasien
b Sepuluh besar pola penykt
c Prosentase dewasa dan
anak
- Sulit untuk RS
15

4). Evaluasi perencanaan.

Tehnik evaluasi
- Analisa ABC aspek
ekonomi
- AnalisaVEN aspek medik
- Kombinasi ABC & VEN
- Revisi daftar PF
16

1. Analisa ABC
Kelompok A barang dg volume keuangan tinggi
(70%), biasanya jml item hanya 15%
Kelompok B barang dg volume keuangan 20%
jml item sekitar 30%
Kelompok C barang dg volume keuangan 10%
jml item 55%
Biasanya dilakukan analisa ABC berdasarkan
investasi

17

Urutan langkah Analisa ABC :

a. Kumpulkan data kebutuhan yang
diperoleh dari salah 1 metode
perencanaan, daftar harga, biaya yang
diperlukan untuk tiap nama dagang
kelompokkan dalam katagori jumlah
perjenis
b. Jumlahkan Anggaran total hitung
masing-masing jenis Perbekalan Farmasi

18

c. Urutkan mulai dari prosentase biaya terbanyak

d. Hitung prosentase kumulatif :
A = 70%
B = 71% - 90%
C = 91 % - 100
e. Identifikasi jenis yang masuk kategori :
A : 70%
B : 20%
C : 10%

19

2. Analisa VEN.
Analisa sesuai prioritas
V : Vital harus tersedia
E : Esensial perlu tersedia
N : Non esensial tdk prioritas utk
disediakan
misal : mahal tapi tidak lebih baik
dari dibanding sejenis lain.

20

Kriteria VEN
Vital (V) : Life saving
Esensial (E) : Efektif utk menyembuhkan
pasien atau mengurangi
penderitaan pasien
Non esensial (N) : Manfaat diragukan
atau kurang

21

3. Analisa kombinasi ABC dan

VEN
V
E
N

A
VA
EA
NA

B
VB
EB
NB

C
VC
EC
NC

metode gabungan di gunakan u/

pengurangan
22

 Mekanisme :

tahap I :
NC : prioritas 1 utk di kurangi /
dihilangkan
NB : prioritas 2 dikurangi
NA : prioritas 3 dikurangi
Tahap II :
EC : prioritas 1 dikurangi / dihilangkan
EB : prioritas 2 dikurangi
EA : prioritas 3 dikurangi
4. Revisi daftar PF
jika Perlu cepat revisi dg kriteria
23

II. PENGADAAN :
Tujuan : mendapatkan PF dg harga yg layak,
mutu yg baik, pengiriman brg terjamin
dan tepat wkt, proses berjalan lancar
dan tidak memerlukan tenaga serta
wkt berlebihan.
pengadaan dpt mel :
1. pembelian
2. produksi / pembuatan
3. sumbangan / droping / hibah

24

kriteria yg perlu :

Mutu produk
Reputasi produk
Harga
Mutu pelayanan pemasok
Ketepan waktu pengiriman
Dpt dipercaya
Kebijakan ttg brg di kembalikan
Pengemasan
25