BUKU

PANDUAN
TOOLS

KOREKSI OMR

http://www.primagama.co.id

CSekretariat

Email : ad min@primagama.co.id

DAFTAR ISI
DAFTAR ISI................................................................................................................ 2
PENDAHULUAN.........................................................................................................3
A. Kebutuhan Hardware......................................................................................3
B. Konfigurasi......................................................................................................3
PENGGUNAAN PROGRAM.......................................................................................5
A. Memulai Program............................................................................................5
B. Keterangan Menu............................................................................................5
C. Pembacaan DAT.............................................................................................7
D. Penggabungan data......................................................................................12
E. Manipulasi Data............................................................................................14
F. Hasil Pengolahan Data.................................................................................15
MAINTENANCE DAN TROUBLESHOOTING..........................................................16
A. Maintenance.................................................................................................16
B. Troubleshooting............................................................................................17
C. Pelaporan Bug..............................................................................................17

PENDAHULUAN
Program pembacaan file tipe dat (*.dat) yang dibentuk oleh program
pembacaan OMR (ScanTools) ini, merupakan program yang mengolah file dat
berdasarkan pengelompokkan karakter yang ditampilkan dari pembacaan OMR.
Sebagai Program Baru yang berjalan dalam platform Windows, maka diharapkan
lebih mempermudah para Operator OMR Lembaga Pendidikan Primagama untuk
melakukan koreksi, baik koreksi tes uji maupun koreksi terhadap lembar
pendaftaran.
Versi Under Windows ini merupakan penterjemahan atas kebutuhan Operator
OMR, dan merupakan penambahan kelengkapan dari Program Olah Data terdahulu.
Versi ini selain sebagai alat koreksi juga merupakan alat pendukung bagi Program
Konsultasi Siswa Lembaga Pendidikan Primagama untuk input data nilai tes Siswa,
baik untuk kebutuhan internal Lembaga Pendidikan Primagama maupun dari
kebutuhan Marketing.

.A Kebutuhan Hardware
Versi Under Windows Aplikasi Pembaca dan Koreksi DAT ini tidak
memerlukan instalasi dan hardware komputer yang spesifik. Program ini
dapat diletakkan dimana saja, baik dalam folder tersendiri dalam hardisk atau
dari disket sekalipun, asalkan tidak terpisah dari file profile yang otomatis
terbentuk setelah kita membentuk profile.
Segi Hardware, versi ini hanya membutuhkan minimal Processor Intel 233
MMX (Recommended P-II 300Mhz) dengan RAM 32(Recommended 64 MB),
space harddisk 25 MB, dan Graphics Display High Colour(16bit) 640x480.
Segi Software, program ini minimal berjalan dalam platform Windows 98
(Recommended Windows ME) dengan Microsoft Office 2000, karena
kecepatan dari perpindahan data Program Aplikasi ke Excel atau pembacaan
nilai dari Program KONSIS dari Program Aplikasi ini lebih cepat
menggunakan software terbaru tersebut.

.B Konfigurasi
Program Aplikasi Pembacaan dan Koreksi DAT seperti dijelaskan dalam
pendahuluan, dapat diletakkan dimana saja dalam harddisk meskipun
harddisk dipartisi. Program inipun tanpa memerlukan proses instalasi, hanya
memindahkan dari master ke tempat folder yang diinginkan seperti pada
contoh gambar 1. Pada contoh tersebut file OMR yang bergambar
dan file data pilihan yang bergambar
diletakkan dalam folder OMR.
Gambar 1 menunjukkan terdapat icon profiles, icon tersebut muncul otomatis
bila kita telah membuat profiles lembar jawab komputer atau lembar

pendaftaran. Profil ini dapat turut di-copy agar tidak perlu mendefinisikan
ulang jika telah didefinisikan..

Gambar 1

PENGGUNAAN PROGRAM
.A Memulai Program
Untuk memulai program hanya melakukan double klik pada icon OMR
, setelah itu akan muncul tampilan seperti pada gambar 2. Pada
gambar 2 menunjukkan tampilan awal. Terdapat tab lembar 1 yang disorot,
lembar ini menunjukkan tempat koreksi pertama. Bila koreksi hanya 1 lembar
dan 1 hari maka hanya terletak di lembar 1, dan bila lebih dari 1 maka akan
menambah lembar 2 dan seterusnya.

Gambar 2

.B Keterangan Menu
Dalam tampilan window program Aplikasi Pembaca dan Koreksi Dat terdapat
beberapa Menu dan Icon. Dalam Menu terdapat beberapa fungsi yang terkait
sedangkan icon merupakan shortcut dari fungsi yang terdapat dalam menu.
Menu dalam program ini adalah
1. Sesi: Dalam menu sesi terdapat fungsi
a. Baru: Sesi baru mempunyai pengertian setiap kita akan
melakukan koreksi atau pembacaan dat maka tampilan
window yang ada merupakan satu sesi, walaupun kita akan
menggabungkan beberapa lembar jawab, atau penggabungan
lembar pendaftaran bila itu merupakan satu kesatuan maka
dianggap satu sesi.
b. Buka: Buka sesi adalah membuka sesi koreksi bila sesi telah
disimpan. Membuka sesi berfungsi bila pada saat lalu kita
telah selesai melakukan koreksi tetapi tidak langsung cetak

dan kita ingin mencetaknya saat ini, atau kita menggabungkan

lembar jawab komputer tapi kita lakukan dalam beberapa hari.
c. Simpan: Simpan disini dimaksudkan untuk menyimpan sesi.
d. Ekspor ke Excel: Fungsi ini digunakan bila kita ingin
mencetak hasil koreksi ke Microsoft Excel.
e. Ekspor ke DBF: Fungsi ini digunakan untuk ekspor data ke
program Konsis dan juga sangat berguna untuk mengekspor
hasil koreksi ke Microsoft Excel bila jumlah lembar jawab
komputer yang kita koreksi dalam jumlah besar, yaitu diatas
5000 lembar sekali koreksi. Pengiriman ke Excel secara tidak
langsung ini akan bermanfaat terutama jika komputer yang
digunakan memiliki memori kecil.
f.

Keluar: Fungsi untuk keluar dari Program.

2. Data: Dalam menu data terdapat fungsi

a. Tambah lembar baru: Menambah koreksi untuk satu lembar
jawaban baru. Misalnya suatu tes menggunakan banyak
lembar jawaban.
b. Hapus lembar: Menghapus hasil koreksi suatu lembar
jawaban (jika tes tersebut menggunakan banyak lembar
jawab).
c. Buka Dat dan Koreksi: Mengoreksi file dat dan hasilnya akan
ditimpakan kepada lembar yang sedang aktif (data lama akan
terhapus).
d. Tambah Data: Mengoreksi file dat dan hasilnya akan
ditambahkan kepada lembar yang sedang aktif.
e. Urutkan Data: Mengurutkan
bersangkutan.
f.

data dalam

lembar

yang

Edit Kunci: Membuat kunci jawaban.

g. Penyesuaian Nilai: Menyesuaikan nilai hasil koreksi dengan

cara dikalikan dengan faktor perkalian antara 0% sampai
200%.
3. Gabungan: Dalam menu gabungan terdapat fungsi
a. Gabungkan Ulang: Digunakan untuk menggabungkan ulang
data dari banyak lembar dan mencari kecocokan berdasar
nomor dan nama. Fungsi ini otomatis dipanggil jika
menggunakan banyak lembar jawab. Hasilnya tidak 100%
cocok terutama jika banyak kesalahan pengisian atau
kerusakan lembar jawab.

b. Cari Ketidakcocokan:
penggabungan data.

Mencari

ketidakcocokan

pada

c. Cek Gabungan: Memeriksa data dan menghapus data yang

terulang serta memunculkan data yang tidak ditampilkan
akibat proses pencocokan data.

.C Pembacaan DAT
Memulai untuk melakukan pembacaan Dat dari hasil output Scantools OMR
adalah dengan menekan tombol data, kemudian menekan tombol Buka Dat
dan Koreksi (ctrl+D), seperti pada gambar 3.

Gambar 3

Selain dimulai dengan cara diatas dapat dilakukan langsung dengan

menekan icon
pada deretan icon tampilan Program Aplikasi Pembaca
dan Koreksi DAT, seperti pada gambar 4.

Gambar 4

Setelah kita menekan icon tersebut maka akan muncul tampilan window
seperti pada gambar 8. Pada tampilan tersebut terdapat beberapa kolom,
yaitu :
1. Kolom Profil: Dalam kolom ini diisikan nama profile untuk LJK yang
akan dibaca dan dikoreksi program ini. Nama profile akan otomatis
tersimpan bila kita melanjutkan ke window berikutnya. Nama profile
akan lebih baik bila memudahkan operator OMR mengingatnya.

Gambar 5

2. Kolom Dat Muka: Kolom ini berisi nama file yang akan diolah oleh
program ini. Kita dapat mencari program yang akan diolah dengan
menekan tombol browse. Contoh gambar 6

Gambar 6

3. Kolom Isi File: Kolom ini berisi tampilan isi file dat yang akan
diproses, cara menampilkan isi file tersebut dengan menekan tombol
preview. Contoh gambar 7.

Gambar 7

4. Kolom Dat Belakang: Fungsi kolom ini untuk menampilkan file dat
halaman kedua bila LJK terdiri dari 2 halaman tiap lembarnya dan
koreksi menggunakan OMR yang hanya memiliki 1 head scanning,
sehingga pengolahan koreksi lebih mudah, hanya menggabungkan
dua file dat dalam satu kali proses.
5. Kolom Isi File: Kolom ini sama fungsinya dengan kolom isi file Dat
Muka diatas.

Gambar 8

Setelah selesai membuka file dat untuk masuk langkah selanjutnya menekan
tombol lanjut dibawah.
Tampilan window berikutnya setelah kita menekan tombol Lanjut adalah
seperti pada gambar 9.

Gambar 9

Tampilan ini terdiri dari tampilan isi dat dan kolom pengisian field data
berdasarkan letak karakter.
Untuk menentukan field data arahkan cursor ke tampilan isi dat dan klik
mouse pada deretan angka yang terlihat. Setelah kita klik mouse maka akan
terlihat batas merah yang menentukan akhir karakter untuk tiap field data,
seperti terlihat pada gambar 10.

Gambar 10

Setelah selesai menentukan garis batas karakter yang akan dikoreksi,

selanjutnya kita menentukan isian label dan menentukan Tipe Field data.
Tampilan Field data terdiri atas :
1. Dari: Karakter pertama lokasi data.
2. Ke: Karakter terakhir lokasi data.
3. Label: Label data atau judul kolom
4. Karakter: Jumlah karakter
5. Tipe: Tipe kolom yang terdiri atas:
a. Tak terpakai: Tipe tak terpakai adalah bila dalam isian dat
pada field tertentu tidak akan kita tampilkan dalam hasil
koreksi, dalam contoh yang tidak kita tampilkan adalah nomor
register dari mesin OMR yang secara otomatis tercounter, dan
muncul pada field data paling awal.
b. Nomor Tes: Tipe nomor tes merupakan field data yang kita
tetapkan sebagai nomor tes yang muncul pada isian dat.
Nomor tes kita tetapkan berfungsi untuk kita mengurutkan data
berdasarkan nomor tes atau berguna untuk mengurutkan
ranking, sebab nomor tes dan nama merupakan field kunci.
c. Nama: Tipe ini fungsinya sama dengan tipe nomor tes yang
berguna sebagai field kunci dalam mengurutkan data koreksi.
d. Jawaban: Tipe ini berfungsi untuk kita menentukan bahwa
lembar yang kita koreksi dan isian dat yang muncul itu
merupakan lembar jawab komputer yang memerlukan koreksi
rinci mengenai jawaban soal tes atau kita hanya mengolah dat
dari hasil input data lembar pendaftaran atau yang lainnya.
Bila tipe Jawaban kita pilih, setelah kita tekan tombol lanjut
maka akan masuk ke tampilan window pengisian kunci

jawaban, bila dalam field data tidak terdapat tipe jawaban

maka tanpa ada tampilan window berikutnya, tetapi langsung
memunculkan hasil koreksi isian dat berdasarkan teks yang
ada.
e. Pilihan: Tipe pilihan adalah field data yang kita tentukan
dimana letak pilihan siswa.
f.

Teks: Tipe teks adalah bila dalam field data isian dat tidak
berpengaruh pada koreksi tapi hanya bersifat informasi
tambahan. Default Tipe terletak pada tipe teks.

Tampilan penentuan field data terlihat pada gambar 11.

Gambar 11

Kemudian jika ada kolom jawabannya, maka tampilan berikutnya adalah

kunci jawaban LJK. Kunci dapat diisikan langsung pada kolom yang tersedia.

Gambar 12

Walau kunci dapat disimpan dalam formatnya sendiri (*.kun), kunci dapat
juga diimpor dari DAT dan diekspor ke DAT. Semua ini bertujuan agar
program ini tetap kompatibel dengan program lama dan memungkinkan

pembuatan kunci dari LJK. Fasilitas pembuatan kunci juga bisa diakses dari
menu Edit Kunci.
Selain itu juga ada metode penilaian yang berisi tiga opsi, yaitu:
1. Dihitung secara keseluruhan: Nilai dihitung dan ditampilkan semua
menjadi satu.
2. Per bidang studi: Nilai dihitung dan ditampilkan untuk tiap bidang
studi.
3. Per bidang studi dengan konversi: Nilai dihitung dan ditampilkan
untuk tiap bidang studi dan hasilnya lalu dikonversi. Misalnya benar
10 dari 20 soal dan dikonversi dengan nilai maksimum 10 maka nilai
hasil konversi adalah 5.
Di sebelah kanan ada isian untuk skor nilai benar, kosong dan salah. Secara
default nilainya adalah benar = 4, kosong = 0 dan salah = -1.

Gambar 13

Jika dipilih penilaian per bidang studi ataupun per bidang studi dengan
konversi, maka tampilan selanjutnya adalah isian bidang studi. Isian ini terdiri
atas tiga kolom, yaitu bidang studi, jumlah soal dan nilai maksimum. Isilah
bidang studi beserta jumlah soalnya. Nilai maksimum hanya perlu diisikan jika
nilai juga dikonversi, jika tidak isi kolom ini tidak diperhatikan.
Setelah semua proses selesai, aplikasi akan segera mulai mengoreksi
jawaban dan hasilnya akan ditampilkan di window utama.

.D Penggabungan data
Apabila tes menggunakan banyak LJK, maka harus dilakukan pembacaan
DAT untuk tiap LJK. Setelah melakukan pembacaan LJK pertama, gunakan
menu tambah lembar baru untuk menambah LJK dan lakukan koreksi seperti
biasa. Akan muncul tab bertuliskan Lembar ke-2, sebuah tab Penggabungan
dan Hasil Keseluruhan.

Gambar 14

Tab penggabungan berisi informasi penggabungan data. Saat pertama

diakses, program akan secara otomatis menganalisis data dan
menggabungkan data berdasar nama dan nomor. Proses ini dapat dilakukan
lagi dengan menu Gabungkan Ulang.

Gambar 15

Program masih akan mentolerir kesalahan nama dan nomor sampai ke

tingkat tertentu, namun adakalanya hasilnya tidak sesuai. Oleh karena itu tiap
baris yang tidak sesuai akan ditandai dengan kode warna yang
melambangkan ketidaksesuaian:
1. Kuning: Nomor cocok tapi nama tidak sesuai
2. Oranye: Nama sesuai tapi nomor tidak cocok
3. Ungu: Nama dan nomor tidak sesuai (dipaksakan)
4. Merah: Terjadi duplikasi (sudah dipakai di baris yang lain)
Oleh karena sering terjadinya kesalahan akibat gagalnya pembacaan atau
salah mengisi, maka operator perlu memeriksa apakah data yang tidak
sesuai itu milik orang yang sama.

Gambar 16

Untuk mempermudah pencarian data gunakan menu Cari Ketidakcocokan.

Fokus akan segera berpindah ke baris yang tidak cocok berikutnya. Klik pada

nomor atau nama untuk membuka daftar seluruh nama atau nomor yang ada.
Pilih data yang sesuai.
Apabila banyak data yang dikoreksi atau diubah secara manual, maka ada
kemungkinan munculnya data yang berganda ataupun data yang tertutupi
oleh data lain. Gunakan fungsi Cek Gabungan untuk memeriksa data,
menghilangkan penggandaan dan jika ada data yang sebelumnya tertutupi
akan ditampilkan di baris terakhir.

.E Manipulasi Data
Proses manipulasi data meliputi perubahan data dan juga pengurutan data
serta penyesuaian nilai.
1. Perubahan Nomor dan Nama: Jika diperlukan perubahan nomor dan
nama, klik pada sel yang dimaksud dua kali (atau tekan F2) untuk
memasuki mode editing. Setelah selesai mengedit data, tekan Enter.
2. Pengurutan Data: Data dapat diurutkan berdasar ranking, nomor dan
nama. Pilih menu Urutkan Data. Kemudian pilih kolom dimana
pengurutan didasarkan (boleh lebih dari satu kolom) dan klik Ok.

Gambar 17

3. Penyesuaian Nilai: Penyesuaian nilai dilakukan dengan cara

mengalikannya dengan suatu konstanta antara 0% - 200%. Setelah
menu diklik akan muncul window sebagai berikut:

Gambar 18

Ubah faktor penyesuaian tersebut dengan menuliskannya langsung

atau menggeser trackbar. Klik Ok jika sudah.

.F Hasil Pengolahan Data

Setelah melakukan pengolahan data LJK, hasilnya dapat disimpan ke dalam
file untuk dibuka lagi di kemudian hari jika memerlukan pengolahan lanjutan
atau diekspor ke dalam bentuk lain. Fasilitas ekspor yang ada adalah:
1. Ekspor ke Excel: Program akan membuka Excel dan mengirimkan
data koreksi LJK untuk semua lembar dan hasil keseluruhan.
Kemudian melalui Excel ini dapat dilakukan pencetakan atau
mengolahan data lebih lanjut.
2. Ekspor ke DBF: Program akan menyimpan data lembar yang aktif
saja ke dalam file berformat DBF. File ini dapat digunakan untuk
memasukkan data hasil tes ke dalam program konsis.

MAINTENANCE DAN
TROUBLESHOOTING
.A Maintenance
Maintenance yang perlu dilakukan terhadap program ini adalah menjaga
validitas data program studi dan passing grade-nya. Semuanya tersimpan
dalam file pilihan.csv.

Gambar 19

Apabila file ini kita buka dengan Excel, akan tampak tiga kolom tanpa header.
Kolom-kolom ini berisi kode program studi, nama program studi, dan
passing grade. Ketiganya dapat langsung diubah apabila diperlukan untuk
menjaga agar analisis hasil tes selalu up-to-date.
Mungkin pada saat menyimpan akan muncul peringatan bahwa format file
yang akan disimpan (CSV) mungkin tidak kompatibel. Klik Yes karena fiturfitur yang tidak kompatibel itu tidak dibutuhkan dan akan dihilangkan.

Gambar 20

.B Troubleshooting
Terkadang dalam menggunakan program komputer akan muncul berbagai
error. Hal ini dapat disebabkan oleh berbagai macam sebab. Demikian juga
dengan proram OMR ini. Tidak tertutup kemungkinan adanya error. Berikut
adalah beberapa kemungkinan error dan cara mengatasinya.
1. Nama program studi dan persentasenya tidak keluar! Silakan cek
apakah file pilihan.csv sudah ada dalam satu folder dengan program
OMR. Jika sudah namun tetap gagal, cobalah jalankan program OMR
langsung dengan mendoble-klik iconnya dan tidak menggunakan
shortcut. Jika berhasil, maka kemungkinan shortcut tersebut pada
item Start in tidak menunjuk ke folder tempat file OMR.exe tersebut.
Jika masih juga gagal, coba buka file tersebut dengan Excel dan
periksalah isinya (seperti saat maintenance). Periksa apakah kode
program studi yang ada di LJK memang ada di pilihan (kodenya
benar). Jika semuanya normal tapi tetap gagal juga silakan laporkan
masalah ini sebagai bug.
2. Saat ekspor ke Excel komputer tiba-tiba hang! Masalahnya dapat
disebabkan karena kegagalan komputer menjalankan Excel. Ini
seringkali terjadi jika memori komputer terlalu kecil dan data yang
diolah sangat besar. Menyimpan file ke DBF kemudian baru dibuka
dengan Excel akan sangat menolong dalam mengatasi masalah ini.
3. Muncul pesan error Access Violation .. address XXXXXXXX!
Ini kemungkinan besar adalah bug, yaitu error yang mungkin timbul
akibat kesalahan pemrograman. Silakan segera laporkan.

.C Pelaporan Bug
Jika ditemukan bug, dimohon segera melaporkan ke kantor pusat untuk
disampaikan kepada pengembang software ini. Laporan tersebut akan sangat
berguna untuk perbaikan dan penyempurnaan program ini. Laporan tersebut
seyogyanya disertai data-data berikut:
1. Kapan error muncul, saat sedang mengerjakan apa.
2. Bagaimana data yang sedang diproses, berapa besarnya dan lebih
baik jika disertakan datanya.
3. Kondisi dan spesifikasi komputer yang digunakan.
4. Aplikasi background apa yang sedang aktif (misalnya antivirus, dll)