BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1 Umum
Sebagai solusi dari permasalahan yang ada didalam sistem akuntansi berjalan
penulis mencoba menguraikan didalam sistem usulan ini seperti yang sudah
diterangkan pada bab sebelumnya bahwa salah satu alternatif pemecahan masalah
yang baik adalah dengan membuat sistem yang terkomputerisasi.
Setelah mengamati dan mempelajari sistem yang berjalan di PT. Armorindo Artha
dan menganalisis serta menemukan masalah sistem pengeluaran kas, penulis
mencoba menjelaskam prosedur sistem berjalan usulan yaitu mengenai komputerisasi
sistem pengeluaran kas, diagram alir data, rancangan input, dan output, normalisasi
file, spesifikasi file, struktur kode, spesifikasi program, spesifikasi sistem komputer,
serta jadwal implementasi.
Sistem pengeluaran kas untuk pengisian ATM akan memeberikan manfaat dan
kemudahan dalam menyelesaikan masalah yang ada di perusahaan ini. Dalam hal ini
penulis mengajukan sistem usulan yaitu komputerisasi sistem alur pengeluaran kas
untuk pengisian ATM yang meliputi input file masuk dan keluar. Dengan sistem
usulan ini diharapkan dapat membantu pengolahan dan pendataan secara cepat, tepat
dan mempunyai tingkat ketelitian yang tinggi, sehingga akan meningkatkan efisien
dan efktifitas kerja yang lebih baik.

56

4.2 Prosedur Sistem Usulan

Prosedur sistem berjalan pengeluaran kas untuk pengisian ATM di mulai dengan
proses permintaan kas (request) pengisian, pengiriman kas, pengolahan kas, pengisian
kas ke ATM dan selanjutnya proses pembuatan laporan. Adapun penjelasan prosedur
berjalannya :
1.

Prosedur permintaan (request) pengisian

Setiap aktivitas saldo lokasi ATM minim dibawah 30% , bagian monitoring
memberikan pemberitahuan ke Admin Armorindo dengan mengisi form
aktivitas saldo (FAS), admin meminta form aktivitas saldo untuk permintaan
kas, setelah diisi oleh monitoring form aktivitas saldo kemudian oleh admin
dibuatkan data saldo minim dalam file permintaan saldo.

2.

Prosedur pengiriman kas

Setelah itu admin memberitahukan Data saldo minim kepada BCA untuk di
proses sesuai yang diminta oleh monitoring. BCA langsung kirim email
informasi saldo ke G4S. G4S acc email BCA. Setelah Acc BCA memberitahu
informasi bahwa laporan telah di Acc. Lalu pihak G4S mengirimkan uang
sesuai data saldo minim, setelah itu G4S memberikan report kas 2 rangkap
(putih, hijau) untuk diisi bagian CPC sebagai tanda terima uang kas. Setelah
diisi CPC, report kas tadi diberikan ke G4S satu lembar (hijau) Oleh CPC
report kas (putih) kemudian diberikan ke admin untuk dibuat ke dalam data
report kas dalam file penerimaan kas.

3.

Prosedur pengolahan kas

57

Setelah uang kas sampai di armorindo, admin memberikan laporan via telepon
informasi saldo Acc dan meminta Form balancing ke BCA. BCA kirim fax
berupa form balancing untuk diisi CPC saat mengolah uang kas. Selesai
bagian CPC mengolah kas dan mengisi Form balancing dan ditanda tangani
oleh leader, form balancing tersebut akan diberikan lagi ke admin untuk di
simpan ke dalam file pengisian kas.
4.

Prosedur pengisian uang kas ke mesin ATM

Uang kas yang sudah balance akan dimasukkan ke dalam cartridge oleh CPC
untuk langsung dimasukkan ke mesin ATM namun sebelum itu bagian
monitoring memberikan form trip ke CPC untuk alur lokasi ATM dan ditanda
tangani oleh leader. form trip akan dibawa oleh CPC. CPC ke lokasi ATM dan
mengisi atau memasukkan kas ke dalam mesin. CPC kembali ke kantor dan
mengisi form pengisian dari Bagian Admin sesuai form trip tadi dan diberikan
lagi ke Admin untuk membuat data pengisian kas ke dalam file pengeluaran
kas. Setelah itu form trip disimpan dalam arsip Form trip.

5.

Prosedur pembuatan Jurnal Penerimaan kas

Pada proses pembuatan jurnal pengeluaran data data yang nantinya akan
dibuat jurnal pengeluaran kas adalah data pengisian dan data trip.

6.

Prosedur pembuatan laporan pengeluaran kas

Berdasarkan data jurnal bagian admin membuat laporan penerimaan dan
laporan pengeluaran kas setiap bulannya dengan rinci serta dapat
dipertangggung jawabkan kebenarannya dan kemudian melaporkannya pada
leader.
58

4.3 Diagram Alir Data

Kegiatan pengeluaran kas untuk pengisian ATM pada PT. armorindo Artha Jakarta
dapat digambarkan Diagram Alir Data (DAD) yang fungsinya untuk mempermudah
pemahaman tentang sistem yang berjalan. Adapun DAD dari Diagram Alir Data
sistem berjalan, berikut ini :

FAS, FT

Monitoring

Informasi_saldo

FAS, FT

BCA

Email_is, FB

PERANCANGAN

RK, FB, FT

SISTEM INFORMASI

Email_is_acc, RK_ttd

PENGELUARAN
KAS UNTUK

RK_ttd, FP

PENGISIAN ATM

RK_ttd

PADA PT.

CPC

ARMORINDO
ARTHA

59

G4S

Laporan penerimaan, Laporan

Pengeluaran Kas

LEADER

Keterangan :
FAS = Form Aktivitas Saldo
Email_is = Email Informasi Saldo
FT = Form Trip
FB = Form Balancing
FP = Form Pengisian
RK = Report Kas

Gambar IV.1
Diagram Konteks Sistem Akuntansi Berjalan

60

Email_is = email informasi saldo

FAS = Form Aktivitas Saldo
RK = Report Kas
FB = Form Balancing
FT = Form Trip
FP = Form Pengisian

Gambar IV.1
Diagram Nol Sistem Usulan
4.4 Kamus Data Sistem Usulan
61

Untuk keterangan lebih lanjut tentang struktur dari arus data di diagram alir data
sistem berjalan, maka secara lebih terinci dapat dilihat pada kamus data sebagai
berikut :
1. Kamus data Sistem Usulan Dokumen Masukkan
a. Nama Arus Data
: FAS
Alias
: Form aktivitas saldo
Bentuk Data
: Cetakan komputer
Arus Data
: Permintaan kas Proses 1.0
Proses 1.0 Arsip_FAS
Penjelasan
:Sebagai tanda bukti lokasi ATM dengan
saldo minim
Periode

: Setiap ada lokasi ATM dengan saldo

Volume
Struktur data
Header
Keterangan
Isi

minim
: 1 lembar per hari
: Header + Isi + Footer
: Judul
: Judul *FORM AKTIVITAS SALDO*
:1{@kode_monitoring + No_saldo +
tanggal+ nama_lokasi +Jumlah_saldo}N
: @Kode_monitoring *terdiri dari 15
digit*
No_saldo *terdiri 2 digit*
Tanggal *tanggal + bulan + tahun*

Keterangan

Nama_lokasi *diisi nama alamat

lokasi*
Jumlah_saldo *jumlah saldo

yang

diminta*
: Dibuat oleh + Ttd_bagian_monitoring
:Dibuat
oleh
*Admin*

Footer
Keterangan

Ttd_bagian_monitoring *tanda tangan

bagian monitoring*
: Data Saldo
:: Cetakan komputer
: Permintaan kas proses 1.0

b. Nama Arus Data

Alias
Bentuk Data
Arus Data
62

Penjelasan
Periode
Volume
Struktur data
Header
Keterangan
Isi
Keterangan

Footer
Keterangan
c. Nama Arus Data
Alias
Bentuk Data
Arus Data
Penjelasan
Periode

: Sebagai informasi data saldo

: Setiap ada data saldo yang diminta
: 1 lembar
: Header + Isi + Footer
: Judul
: Judul *DATA SALDO*
:1{@No_saldo + nama_lokasi +
Denom + jumlah_saldo +
Sisa_stok_cartridge*
: Denom *diisi pecahan mata uang*
Jumlah_saldo *diisi dari jumlah kas
yang diminta*
sisa_stok_cartridge *diisi jumlah kaset
yang ada*
: Dibuat oleh + Approval by
: Dibuat oleh *Admin*
Approval by *Monitoring*
: Data Monitoring
:: Cetakan Komputer
:Proses 1.0 Permintaan kas
File Monitoring Proses 1.0
: Daftar petugas monitoring
:Setiap ada pergantian shift petugas
Monitoring
: 1 lembar
: Header + Isi
: Judul
: Judul *DATA MONITORING*
: 1 {@kode_monitoring +
Nama_petugas}N
: nama_petugas *terdiri dari 25

Volume
Struktur Data
Header
Keterangan
Isi
Keterangan
Footer
Keterangan

karakter*
: Dibuat oleh + tandatangan
: Dibuat oleh *Tandatangan Admin*
Tandatangan *Tandatangan

d. Nama Arus Data

Alias
Bentuk Data
Arus Data

Monitoring*
: Report Kas
:: Cetakan komputer
: Pengiriman kas Proses 2.0
Proses 2.0 File_penerimaan_kas
63

Penjelasan

Penjelasan
Periode
Volume
Struktur Data

: Sebagai bukti tanda terima penerimaan

Kas
: Setiap penerimaan kas
: 2 lembar
: Header + Isi + Footer
: Judul
: Judul *Report Kas*
: 1{@No_penerimaan + tgl_penerimaan
+ no_saldo + jumlah_saldo}N
: @No_penerimaan *terdiri dari 5 digit*
Tgl_penerimaan *tanggal+bulan+
Tahun*
Jumlah_saldo *diisi jumlah
Penerimaan ditambah jumlah saldo*
: Dibuat oleh + tandatangan
: Dibuat oleh *Admin*
Ditanda tangani *Bagian CPC
: Form Balancing
:: Cetakan komputer
: Proses 3.0 pengolahan kas
Proses 3.0 File_pengisian_kas
: Sebagai bukti pengolahan kas
: Setiap pengolahan kas diterima
: 1 lembar setiap ada kas masuk
: Header + Isi + Footer

Header

: Judul + to

Keterangan

: Judul *FORM BALANCING*

Isi

: 1{@No_ penerimaan + no_balance +

Tgl_balancing
+
saldo_awal
+

Periode
Volume
Struktur Data
Header
Keterangan
Isi
Keterangan

Footer
Keterangan
e. Nama Arus Data
Alias
Bentuk Data
Arus Data

uang_bagus

uang

reject

saldo_akhir}N
Keterangan

: @No_balance *Terdiri dari 5 digit*

Tgl_balancing *tanggal+bulan+tahun*
Saldo_awal *diisi jumlah kas diterima*
Uang bagus *diisi jumlah uang bagus*
Uang reject *diisi jumlah uang rusak*
Saldo_akhir *diisi jumlah kas yang
sudah disortir*
: Dibuat oleh + approval by
: Dibuat oleh *Admin*

Footer
Keterangan
64

Approval by *tanda tangan CPC*

: Form Trip
:: Cetakan Komputer
: Proses 4.0 Pengisian kas ke mesin

f. Nama Arus data

Alias
Bentuk Data
Arus Data

ATM
Proses 4.0 Arsip_FT
: Untuk alur pengisian kas ke lokasi
: Setiap pengisian kas ke satu wilayah
: 1 lembar
: Header + Isi + Footer
: Judul
: Judul *FORM TRIP*
: 1 {@kode_mesin + nama_mesin +
+ tanggal_trip + nama_lokasi +

Penjelasan
Periode
Volume
Struktur Data
Header
Keterangan
Isi

no_balance}N
: @kode_mesin *terdiri dari 5 digit*
Nama_mesin *terdiri dari 10 karakter*
Tgl_trip *tanggal+bulan+tahun*
Nama_lokasi *diisi nama alamat
lokasi*
: Disetujui oleh + dibuat oleh
: Dibuat oleh *Admin*
Disetujui oleh *tandatangan leader*
: Form pengisian
:: Cetakan komputer
: Proses 4.0 pengisian kas ke mesin
ATM
Proses 4.0 File_pengeluaran_kas
: Sebagai bukti pengisian ke lokasi ATM
: Setiap mengisi ke satu
wilayah lokasi
: 1 lembar
: Header + Isi + Footer
: Judul
: Judul *FORM PENGISIAN*
: 1{@No_pengisian + tanggal_pengisian

Keterangan

Footer
Keterangan
g. Nama Arus Data
Alias
Bentuk data
Arus Data
Penjelasan
Periode
Volume
Struktur Data
Header
Keterangan
Isi

+ @kode_mesin + nama_mesin +
nama_lokasi}N
: @No_pengisian *terdiri dari 5 digit*
Tgl_pengisian*tanggal+bulan+

Keterangan
65

tahun*
: Dibuat oleh + tanda terima
: Dibuat oleh *Admin*
Tanda Terima *tandatangan CPC*
: Data Perkiraan
:: Cetakan komputer
: Proses 5.0 - Pembuatan Jurnal
File Perkiraan Proses 5.0
: Daftar nama nama perkiraan
: Setiap Bulan
: 1 lembar
: Header + Isi + Footer
: Judul
: Judul *DATA PERKIRAAN*
: 1{@kode_perkiraan +

Footer
Keterangan
h. Nama Arus Data
Alias
Bentuk Data
Arus Data
Penjelasan
Periode
Volume
Struktur Data
Header
Keterangan
Isi

nama_perkiraan}N
Keterangan
: @kode_perk *terdiri dari 5 digit*
Nama_perkiraan *nama perkiraan*
Footer
:2. Kamus Data Sistem Usulan Dokumen Keluaran
i. Nama Arus Data
: Data Jurnal
Alias
:Bentuk Data
: Cetakan komputer
Arus Data
: Proses 5.0 Pembuatan Jurnal
Proses 6.0 Pembuatan Laporan
Penjelasan
: Mencatat Transaksi pengeluaran kas
Periode
: Setiap bulan
Volume
: Satu bulan sekali
Struktur Data
: Header + Isi + Footer
Header
: Judul + periode
Keterangan
:Judul *JURNAL PENGELUARAN
KAS*
Periode *bulan + tahun*
: 1 {No_Jurnal + Tgl_jurnal +
@kode_perkiraan + nama_perkiraan +
Debit + kredit}N
: @No_Jurnal *nomor jurnal terdiri dari

Isi
Keterangan

5 digit*
Tgl_jurnal *tanggal + bulan +
tahun*
@kode_perk *nomor terdiri dari 5
66

digit*
Nama_perkiraan *perkiraan transaksi*
Debit *terdiri dari 10 digit*
Kredit *terdiri dari 10 digit*
: Disusun oleh *Bagian admin dan
Ditandatangani*
: Laporan Penerimaan kas
:: Cetakan komputer
: Proses 6.0 Pembuatan Laporan
Proses 6.0 - Leader
: Sebagai bukti laporan bulanan
: Setiap bulan
: Satu lembar perbulan
: Header + Isi + Footer
: Judul + periode
: Judul *LAPORAN PENERIMAAN
KAS*
Periode *Bulan+tahun*
: 1 {No_jurnal + tgl_jurnal +
nama_petugas + @no_saldo +

Footer
j. Nama Arus Data
Alias
Bentuk Data
Arus Data
Penjelasan
Periode
Volume
Struktur Data
Header
Keterangan
Isi

jumlah_saldo + keterangan}N
: Tgl_jurnal *tanggal+bulan+tahun*
Jumlah_saldo *total pengisian*
Keterangan *nama lokasi pengisian*
: Disusun oleh + Disetujui oleh
: Disusun_oleh *nama bagian admin
Tanda tangani*
Disetujui oleh *Tandatangan Leader*
: Laporan Pengeluaran Kas
:: Cetakan komputer
: Proses 6.0 Pembuatan Laporan
Proses 6.0 - Leader
: Sebagai bukti Laporan Bulanan
: Satu lembar per bulan
: Header + Isi + Footer
: Judul + Periode
: Judul *LAPORAN PENGELUARAN
KAS*
Periode *bulan + tahun*
: 1 {No_jurnal + tgl_jurnal +
@No_pengisian + nama_lokasi +
Kode_mesin + nama_mesin +

Keterangan
Footer
Keterangan
k. Nama Arus Data
Alias
Bentuk Data
Arus Data
Penjelasan
Volume
Struktur Data
Header
Keterangan
Isi

67

Total_pengisian}N
:Total_pengisian
*jumlah_pengeluaran*
Keterangan *Catatan pengeluaran*
: Disusun oleh + disetujui oleh
: Disusun oleh *nama bagian Admin*
Disetujui oleh *Tandatangan Leader*

Keterangan
Footer
Keterangan

4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan

Setelah ditinjau dari awal sampai akhir proses pengeluaran kas yang
digambarkan dengan Diagram Alir Data Pada PT. Armorindo Artha tersebut ternyata
dalam proses penyimpanan data pengeluaran kas serta petugas yang terlibat pengisian
masih manual, maka dalam hal ini penulis mengusulkan agar dokumen masukan dan
keluarannya disimpan dan diproses secara terkomputerisasi. Adapun spesifikasi
sistem usulan ini terdiri dari dokumen masukan yang digunakan sebagai bahan
masukan dari dokumen keluaran yang digunakan sebagai hasilnya.

4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan

Adapun bentuk-bentuk dokumen masukan yang diperlukan dalam proses
pengeluaran kas pada sistem usulan yaitu :
a.

b.

Nama dokumen
Fungsi
Sumber
Tujuan
Media
Frekuensi
Jumlah
Bentuk
Nama dokumen
Fungsi
Sumber

: Form Aktivitas Saldo

: Sebagai bukti permintaan saldo
: Admin
: Monitoring
: Cetakan Komputer
: Setiap kali ada informasi ATM saldo minim
: Satu lembar
: Lampiran C-1
: Data Saldo
: Sebagai data saldo untuk jumlah pengisian
: Monitoring
68

Tujuan
Media
Frekuensi
Jumlah
Bentuk
c. Nama Dokumen
Fungsi
Sumber
Tujuan
Media
Jumlah
Frekuensi
Format
d. Nama Dokumen
Fungsi Dokumen
Sumber
Tujuan
Media
Jumlah
Frekuensi
Format

: Admin
: Kertas
: Setiap ada permintaan pengisian
: 1 lembar
: Lampiran C-2
: Data Monitoring
: Sebagai data petugas monitoring
: Monitoring
: Admin
: Kertas
: 1 lembar
: Sesuai kebutuhan
: Lihat lampiran C-3
: Report Kas
: Tanda terima pengiriman kas
: CPC
: Admin
: Kertas
: 1 lembar
: Harian
: Lampiran C-4

e. Nama Dokumen

: Form Balancing

Fungsi

: Media untuk mengolah kas

Sumber

: Admin

Tujuan

: CPC

Media

: Kertas Cetakan

Jumlah

: 1 lembar

Frekuensi

: Setiap ada pengisian saldo ke lokasi ATM

Bentuk

: Lampiran C-5

f. Nama Dokumen

Fungsi
Sumber
Tujuan
Media
Jumlah
Frekuensi

: Form Trip
: Sebagai bukti alur pengisian kas ke lokasi
: Monitoring
: CPC
: Kertas
: 1 lembar
: Setiap ada pengisian ke lokasi
69

Bentuk
g. Nama Dokumen

Fungsi
Sumber
Tujuan
Media
Frekuensi
Jumlah
Bentuk
h. Nama Dokumen
Fungsi
Sumber
Tujuan
Media
Jumlah
Frekuensi
Format

: Lampiran C-6
: Form Pengisian
: Media untuk mengolah tripan
: CPC
: Admin
: Kertas Cetakan
: Setiap melakukan pengisian ke lokasi ATM
: 1 lembar
: Lampiran C-7
: Data Perkiraan
: Sebagai dasar pembuatan jurnal
: Admin
: Leader
: Kertas
: 1 lembar
: Bulanan
: Lihat lampiran C-8

4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluar ini berdasarkan hasil pengolahan dari masukan, adapun
dokumen keluaran yang dihasilkan adalah sebagai berikut:
i. Nama Dokumen
Fungsi
Sumber
Tujuan
Media
Jumlah
Frekuensi
Bentuk
j. Nama Dokumen
Fungsi
Sumber
Tujuan
Media
Jumlah
Frekuensi
Bentuk
k. Nama Dokumen
Fungsi
Sumber

: Data Jurnal
: Untuk mencatat jurnal pengeluaran kas
: Admin
: Leader
: Kertas
: 1 Lembar
: Setiap bulan
: Lampiran D-1
: Laporan Penerimaan Kas
: Sebagai bukti laporan bulanan
: Admin
: Leader
: Kertas
: 1 lembar
: Setiap bulan
: Lihat lampiran D-2
: Laporan Pengeluaran Kas
: Sebagai bukti laporan bulanan
: Admin
70

Tujuan
Media
Jumlah
Frekuensi
Bentuk

: Leader
: Kertas
: 1 lembar
: Setiap bulan
: Lihat lampiran D-3

4.5.3. Normalisasi File

Proses normalisasi merupakan proses pengelompokan elemen data menjadi
tabel-tabel yang menunjukan entity dan relasinya proses normalisasi file yang
diusulkan oleh penulis pada sistem usulan ini hanya pada tingkat bentuk normal.

No_saldo
Nama_lokasi

1.

Denom Tidak Normal (Unnormalized form)

Bentuk
Jumlah_saldo
Sisa_stok_cartridge

No_pengisian

Kode_monitoring

Tgl_pengisian

Nm_petugas

Kode_mesin

No_penerimaan

Nama_mesin

Tgl_penerimaan

Nama_lokasi

No_saldo

Kode_perkiraan

Jumlah_saldo

Nama_perkiraan

No_penerimaan

No_jurnal

No_balance

Tgl_jurnal

Tgl_balancing

Kode_perkiraan

Saldo_awal

Nama_perkiraan

Uang_bagus

Debit

Uang_reject

Kredit

Saldo_akhir
Kode_mesin
Nama_mesin
Tgl_trip

71

Gambar IV.3
Normalisasi Tidak Normal (Unnormalized form)

No_saldo*

2.

Normalisasi
Nama_lokasi Bentuk Pertama (1stNF/First Normal Form)
Denom
Jumlah_saldo

No_pengisian*

Sisa_stok_cartridge

Tgl_pengisian

Kode_monitoring*

Kode_mesin

Nm_petugas

Nama_mesin

No_penerimaan*

Nama_lokasi

Tgl_penerimaan

Kode_perkiraan*

No_saldo

Nama_perkiraan

Jumlah_saldo

No_jurnal*

No_penerimaan

Tgl_jurnal

No_balance*

Kode_perkiraan

Saldo_awal

Nama_perkiraan

Uang_bagus

Debit

Uang_reject

Kredit

Saldo_akhir
Kode_mesin*
Nama_mesin
Tgl_trip
Nama_lokasi

72

Keterangan :
*

: Candidate Key
Gambar IV.4
Normalisasi Bentuk Pertama (1NF/First Normal Form)
3. Bentuk Normal Kedua (2ndNF/Second Normal Form)

Tabel Penerimaan

Tabel Balancing

Tabel Monitoring

No_penerimaan*

Kd_monitoring*

Tgl_penerimaan

Tgl_balancing

Nm_petugas

No_saldo

Saldo_awal

Jumlah_saldo

Uang_bagus

Kd_monitoring**

Uang_reject

No_saldo**

Saldo_akhir

No_balance*

No_penerimaan**

Tabel Saldo

No_saldo**

No_saldo*
Tabel Trip

Nama_lokasi
Denom
Jumlah_saldo
Sisa_stok_cartridge

Tabel Pengisian

No_pengisian*
Tgl_pengisian

Nama_lokasi

Nama_mesin
Tgl_trip
Nama_lokasi

Kode_mesin
Nama_mesin

Kode_mesin*

No_balance**
73

Tabel Jurnal

No_jurnal

Tabel Perkiraan

Tgl_perk

Kode_perk*

Kode_perk
Nama_perk

Nama_perk

Debet
Kredit
No_pengisian**
Kode_mesin**
Kode_perk**

Keterangan

: Primary Key

**

: Foreign key
Gambar IV.5
Normalisasi Bentuk Kedua (2ndNF/Second Normal Form)

74

4.5.4 Spesifikasi File

Dalam merancang sistem usulan penulis menggunakan spesifikasi file sebagai
berikut:
a.

Nama File

: Data Saldo

Fungsi File

: Untuk Data Saldo

Tipe File

: Master

Akronim File

: Sld

Organisasi File

: Index sequential

Akses File

: Random

Media

: Hard disk

Software

: Microsoft Visual Basic Versi 6.0

Panjang Record

: 46 karakter

Kunci Field

: no_sld
75

TABEL IV.1
Spesifikasi File Aktivitas Saldo
No
1
2
3

Elemen Data
No saldo
Jumlah saldo
Denom

b. Nama File

Akronim
No_sld
Jml_sld
Dnm

Type
Text
Text
Cur

Lebar
5
20

Keterangan
Primary key

: Monitoring

Fumgsi File

: Untuk data monitoring

Tipe File

: Master

Akronim File

: Mtr

Organisasi File

: Index sequential

Akses File

: Random

Media

: Hard disk

Software

: Microsoft Visual Basic 6.0

Panjang Record

: 53 karakter

Kunci Field

: Kd_mtr
TABEL IV.2
Spesifikasi File Monitoring

No
1

Elemen Data
Kode

monitoring
Nama petugas

c. Nama File
Fungsi File

Akronim
Kd_mtr

Type
Text

Lebar
5

Keterangan
Primary
Key

Nm_petugas Text

20

: Perkiraan
: Untuk data nama nama perkiraan
76

Tipe File

: File Master

Akronim File

: Perk

Organisasi File

: Index sequential

Akses File

: Random

Media

: Hard disk

Software

: Microsoft visual basic 6.0

Panjang Record

: 35 karakter

Kunci Field

: Kd_Perk

TABEL IV.3
Spesifikasi File Perkiraan
No
1
2

Elemen Data
Kode perkiraan
Nama perkiraan
d. Nama File

Akronim
Kd_perk
Nm_perk

Type
Text
Text

Lebar
5
30

: Penerimaan Kas

Fungsi File

: Untuk data transaksi

Tipe File

: File transaksi

Akronim File

: Penerimaan

Organisasi File

: Index sequential

Akses File

: Random

Media

: Hard disk

Software

: Microsoft Visual Basic 6.0

Panjang Record

: 35 karakter
77

Keterangan
Primary key

Kunci Field

: no_penerimaan

TABEL IV.4
Spesifikasi File Penerimaan
No
1
2

Elemen Data
No penerimaan
Tanggal

Akronim
Type
No_penerimaan Text
Tgl_penerimaan Date

Lebar
8
8

Keterangan
Primary key

3
4

penerimaan
Nomor saldo
Jumlah saldo

No_sld
Jml_sld

5
4

Foreign key

e. Nama File

Text
Single

: Balancing

Fungsi File

: Untuk data transaksi

Tipe File

: File Transaksi

Akronim File

: Balancing

Organisasi File

: Index sequential

Akses File

: Random

Media

: Hard disk

Software

: Microsoft Visual Basic 6.0

Panjang Record

: 74 karakter

Kunci Field

: nobal

78

TABEL IV.5
Spesifikasi File Balancing
No
1
2

Elemen Data
Nomor balance
Tanggal

Akronim
Nobal
Tgl_balancing

4
5

balance
Total saldo
No penerimaan

Total_saldo
Text
No_penerimaan Text

f. Nama File

Type
Text
Date

Lebar
8
8
8
8

Keterangan
Primary key

Foreign key

: Pengisian kas

Fungsi File

: Untuk data pengisian kas

Tipe File

: File Transaksi

Akronim File

: Pengisian

Organisasi File

: Index sequential

Akses File

: Random

Media

: Hard disk

Software

: Microsoft Visual Basic 6.0

Panjang Record

: 60 karakter

Kunci Field

: no_pengisian

TABEL IV.6
Spesifikasi File Pengisian
No Elemen

Akronim

Type
79

Lebar

Keterangan

Data
Nomor

pengisian
Tanggal

Tgl_pengisian

Date

pengisian
Nomor

No_balance

Text

Balancing
Nama

Nm_mesin

Text

20

mesin
Lokasi

Lokasi

Text

20

g. Nama File

No_pengisian

Text

Primary
key

Foreign key

: Trip

Fungsi File

: Untuk alur pengiriman kas ke lokasi ATM

Tipe File

: Transaksi

Akronim File

: Trip

Organisasi File

: Index sequential

Akses File

: Random

Media

: Hard disk

Software

: Microsoft Visual Basic 6.0

Panjang Record

: 60 karakter

Kunci Field

: no_trip
TABEL IV.7
Spesifikasi File Trip

No
1
2
3

Elemen Data
Nomor trip
Tanggal trip
Lokasi

Akronim
No_trip
Tgl_trip
Lokasi

Type
Text
Date
Text
80

Lebar
5
8
20

Keterangan
Primary key

Nomor

No_pengisian Text

pengisian
Jumlah ATM

Jml_atm

10

h. Nama File

Numeric

Foreign key

: Jurnal

Fungsi File

: Untuk data jurnal

Tipe File

: File Transaksi

Akronim File

: Jurnal

Organisasi File

: Index sequential

Akses File

: Random

Media

: Hard disk

Software

: Microsoft Visual Basic 6.0

Panjang Record

: 38 karakter

Kunci Field

: No_jurnal
TABEL IV.8
Spesifikasi File Jurnal

No
1
2

Elemen Data
Nomor jurnal
Tanggal

Akronim
Type
No_jurnal
Text
Tgl_perkiraan Date

5
5

3
4
5
6
7

perkiraan
Kode perkiraan
Nama perkiraan
Debet
Kredit
No Pengisian
No Trip

Kd_perk
Nm_perk
Debet
Kredit
No_pengisian
No_trip

5
20
10
10
5
5

81

Text
Text
Text
Text
Text
Text

Lebar

Keterangan
Primary key

Foreign key

Foreign key
Foreign key

4.5.5. Struktur Kode

1. Nomor Saldo
X

Nomor urut
Singkatan perusahaan

Contoh : Nomor Saldo

A

Nomor urut saldo

Singkatan perusahaan
2. Kode monitoring

9
Nomor urut belakang NIK
Singkatan perusahaan

Contoh :
A

1
Nomor urut belakang NIK
Singkatan perusahaan
82

3. Kode Perkiraan
9

9
Nomor Urut Perkiraan
Sub Kelompok Perkiraan
Nomor Perkiraan

Contoh :
1

Nomor Urut Perkiraan

Sub Kelompok Perkiraan
Kelompok Perkiraan

4. Nomor Penerimaan
9

Nomor urut penerimaan

Bulan penerimaan
Tahun penerimaan

Tanggal penerimaan

Contoh :
0

3
83

Nomor urut penerimaan

Bulan penerimaan

Tanggal penerimaan

Tahun penerimaan

5. Nomor Balancing
X

9
Nomor Urut
Kode Balancing

Contoh :
B

1
Nomor Urut
Kode Balancing

6. Nomor Jurnal
X

9
Nomor Urut
Kode Jurnal

Contoh :
J

Nomor Urut

84

Kode Jurnal

7. Kode Pengisian Kas

X

9
Nomor Urut
Kode mesin

Contoh :
O

1
Nomor Urut
Kode Pengisian Kas

8. Nomor Trip
X

9
Nomor urut
Kode wilayah

Contoh :
B

1
Nomor urut
Kode wilayah

85

4.5.6. Spesifikasi Program

Program dibutuhkan untuk memanipulasi data data pada suatu file dan
menghasilkan suatu informasi yang berguna. Suatu program didapatkan dari suatu
paket program yang tersusun sedemikian rupa membentuk suatu program tertentu.
Dalam sistem usulan ini penulis menguraikan secara garis besar program yang
disajikan kedalam Diagram HIPO (Hirarki Input Proses Output).

86

0
Login

0.0
Menu Utama

2.0

1.0
Menu Master

Transaksi
1.1
Data saldo

3.0

4.0

Laporan

Exit

2.1

3.1

Penerimaan kas

Laporan

2.0

Penerimaan

1.0

Kas
1.2
Data Monitoring
1.0

3.0

2.2
Balancing

3.2

2.0
1.2
Data Perkiraan
1.0

Laporan
pengeluaran

2.3

kas

Pengisian kas

3.0

2.3
Trip
2.0
2.4
Data Jurnal

Spefikasi Program yang digunakan

di sistem usulan pada tugas akhir ini adalah
2.0
sebagai
berikut :
1. Spesifikasi Program Menu Login
87

Nama program

: Login

Akronim

: Login

Fungsi Program : Untuk menampilkan menu user

Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : E-1
Proses Program :
1. Jalankan Username
2. Isi nama pada Username kemudian isi Password
3. Klik masuk untuk menjalankan program atau batal untuk
membatalkan
2. Spesifikasi Program Menu Utama
Nama Program

: Menu Utama

Akronim

: Menu

Fungsi Program

: Untuk menampilkan menu menu sub

program

Bahasa Program

: Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Tampilan

: E-2

Proses Program

: Dalam pemilihan menu utama user hanya

tinggal mengklik atau mendouble klik pada
menu yang diinginkan. Pilih menu exit jika
ingin keluar dari program. Pada program
menu utama ini terdapat empat pilihan yaitu :

1. Menu Master
88

2. Menu Transaksi
3. Laporan
4. Exit
3.

Spesifikasi Program Menu Master

Nama Program

: Menu master

Akronim Master

: MASTER

Fungsi Program

: Untuk menampilkan menu menu :

1. Menu Saldo
2. Menu Monitoring
3. Menu Perkiraan
Bahasa Program

: Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Tampilan

: Lampiran E-3

Proses Program

: Gunakan tombol anak panah untuk memilih menu

yang diinginkan.
4. Spesifikasi Program Menu Transaksi
Nama Program

: Menu Transaksi

Akronim

: Transaksi

Fungsi Program

: Untuk menampilkan menu menu

1. Menu Penerimaan kas

2. Menu Balancing
3. Menu Pengisian Kas
4. Menu Trip
5. Jurnal Pengeluaran
89

Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Tampilan : Lampiran E-4
Proses Program

: Gunakan tombol anak panah untuk memilih menu

yang diinginkan.

5. Spesifikasi Program Menu Laporan

Nama Program : Menu Laporan
Akronim

: Laporan

Fungsi Program

: Untuk menampilkan menu Laporan review

operasional ATM dan laporan pengeluaran kas

Bahasa Program

: Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Tampilan

: E-5

Proses Program

: Gunakan tombol anak panah untuk memilih menu

yang diinginkan.

6. Spesifikasi Menu Saldo

Nama Program

: Menu Saldo

Akronim

: Sld

Fungsi Program : Memilih program program

1.

ADD Saldo

2.

SAVE Saldo

3.

Delete Saldo

4.

Close Saldo

Bahasa Program

: Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Tampilan

: Lampiran E-6
90

Proses Program

: Menu di data saldo dapat diisi dengan menekan

tombol,

1. Untuk pengisian jumlah saldo yang diminta salah satu lokasi ATM
dijalankan dengan ADD
2. Penyimpanan data saldo dijalankan dengan SAVE
3. Apabila salah memasukkan angka saldo bisa dengan penghapusan
dijalankan dengan DELETE
4. Keluar dari menu saldo dengan CLOSE
7. Spesifikasi Program Menu Monitoring
Nama Program

: Menu Monitoring

Akronim

: Monitoring

Fungsi Program

: Untuk mengendalikan dan memilih program

program

1. ADD Monitoring
2. SAVE Monitoring
3. DELETE Monitoring
4. CLOSE Monitoring
Bahasa Program

: Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Tampilan

: Lampiran E-7

Proses Program

: Menu di data monitoring dapat dipilih dengan

menekan tombol

1. Untuk pengisian data monitoring dijalankan dengan ADD

2. Penyimpanan data monitoring dijalankan dengan SAVE
91

3. Penghapusan data monitoring dengan DELETE

4. Keluar dari menu Monitoring dengan CLOSE

8. Spesifikasi Program Menu Perkiraan

Nama Program

: Menu Perkiraan

Akronim

: Perk

Fungsi Program

: Untuk mengendalikan dan memilih program program

1. ADD Perkiraan
2. SAVE Perkiraan
3. DELETE Perkiraan
4. CLOSE Perkiraan
Bahasa Program

: Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Tampilan

: Lampiran E-8

Proses Program

: Menu di data monitoring dapat dipilih dengan

menekan tombol

1. Untuk pengisian data perkiraan dijalankan dengan ADD

2. Penyimpanan data perkiraan dengan SAVE
3. Penghapusan data perkiraan dengan DELETE
4. Keluar dari menu Perkiraan dengan CLOSE
9. Spesifikasi Program Menu Penerimaan Kas
Nama Program

: Menu Penerimaan Kas

Akronim

: Penerimaan
92

Fungsi Program

: Untuk mengendalikan dan memilih program

program

1. ADD Penerimaan
2. SAVE Penerimaan
3. DELETE Penerimaan
4. CLOSE Penerimaan
Bahasa Program

: Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Tampilan

: Lampiran E-9

Proses Program

: Menu di data Penerimaan dapat dipilih dengan

menekan tombol :

1. Untuk pengisian data penerimaan kas dijalankan dengan ADD

2. Penyimpanan data penerimaan dengan SAVE
3. Penghapusan data penerimaan dengan DELETE
4. Keluar dari Menu Penerimaan dengan CLOSE
10.

Spesifikasi Program Menu

Nama Program

: Menu Balancing

Akronim

: Balancing

Fungsi Program

: Untuk mengendalikan dan memilih

program

1. ADD Balancing
2. SAVE Balancing
3. DELETE Balancing
4. CLOSE Balancing
93

Bahasa Program

: Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Tampilan

: Lampiran E-10

Proses Program

: Menu di data Balancing dapat dipilih

dengan menekan tombol

1. Untuk pengisian data Kas yang sudah balance di jalankan dengan

ADD
2. Penyimpanan data Balancing dengan SAVE
3. Penghapusan data Balancing dengan DELETE
4. Keluar dari menu Balancing dengan CLOSE
11. Spesifikasi Program Menu Pengisian Kas
Nama Program

: Menu Pengisian Kas

Akronim

: Pengisian

Fungsi Program

: Untuk mengendalikan dan memilih program program

1. ADD Pengisian Kas

2. SAVE Pengisian Kas
3. DELETE Pengisian Kas
4. CLOSE Pengisian Kas
Bahasa Program

: Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Tampilan

: Lampiran E-11

Proses Program

: Menu di data pengisian dapat dipilih dengan

menekan tombol.

1. Untuk pengisian data Pengisian dijalankan dengan ADD

94

2. Penyimpanan data Pengisian dengan SAVE

3. Penghapusan data Pengisian dengan DELETE
4. Keluar dari menu Pengisian dengan CLOSE
12. Spesifikasi Menu Trip
Nama Program

: Menu Trip

Akronim

: Trip

Fungsi Program

: Untuk mengendalikan dan memilih program

program

1. ADD Trip
2. SAVE Trip
3. DELETE Trip
4. CLOSE Trip
Bahasa Program

: Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Tampilan

: E-12

Proses Program

: Menu di data Trip dapat dipilih dengan menekan

tombol

1. Untuk pengisian data Trip dijalankan dengan ADD

2. Penyimpanan data Trip dengan SAVE
3. Penghapusan data Trip dengan DELETE
4. Keluar menu Trip dengan CLOSE
13. Spesifikasi Program Menu Jurnal
Nama Program

: Menu Jurnal
95

Fungsi Program

: Untuk mencatat jurnal transaksi pengisian

yang terjadi selama satu bulan

Bahasa Program

: Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Tampilan

: Lampiran E-13

Proses Program

: Menu di Jurnal dapat dipilih dengan menekan

tombol

1. Untuk pengisian data Jurnal dijalankan dengan ADD

2. Penyimpanan data Jurnal dengan SAVE
3. Penghapusan data Jurnal dengan DELETE
4. Keluar dari menu Jurnal dengan CLOSE
14. Spesifikasi Program Menu Penerimaan Kas
Nama Program

: Menu Laporan Penerimaan

Fungsi Program

: Untuk melaporkan transaksi pengeluaran

kas selama satu bulan

Bahasa Program

: Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Tampilan

: Lampiran E-14

Proses program

: Menu di laporan dapat dipilih dengan

1. Untuk melihat hasilnya dibuka dengan TAMPIL

2. Untuk mencetak data laporan Operasional dengan CETAK
3. Keluar dari menu dengan KELUAR
15. Spesifikasi Program Laporan Pengeluaran Kas
Nama Program

: Menu Laporan

96

Fungsi Program

: Untuk melaporkan transaksi pengeluaran kas

selama satu bulan

Bahasa Program

: Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Tampilan

: Lampiran E-15

Proses Program

: Menu di Laporan dapat dipilih dengan

1. Untuk melihat hasilnya dibuka dengan TAMPIL

2. Untuk mencetak data Laporan pengeluaran kas dengan CETAK
3. Keluar dari menu dengan KELUAR

4.6 Spesifikasi Sistem Komputer

Saat ini perkembangan zaman semakin maju di segala bidang salah satu bidang
yang mengalami kemajuan pesat adalah teknologi komputer. Oleh karena itu
penggunaan komputer untuk memproses data baik dalam perusahaan maupun
yayasan pendidikan dirasasakan semakin perlu. Dengan menggunakan komputer
terutama untuk menangani masalah keuangan, maka sudah selayaknya bagian
keuangan atau orang orang yang menangani masalah keuangan mengetahui seluk
beluk komputer.
Pengetahuan mengenai komputer baik tentang perangkat keras (hardware) dan
perangkat lunak (software). Perangkat keras merupakan bentuk fisik komputer.
Perangkat keras berupa monitor, keyboard, CPU, mouse. Perangkat lunak adalah
sekumpulan interaksi yang disebut sebagai program. Program ini digunakan untuk
mengatur kerja komputer. Salah satu jenis perangkat lunak adalah sistem operasi.

97

Kedua sarana pendukung tersebut merupakan suatu kesatuan yang harus saling
mendukung dan serasi dalam arti software dan hardware harus seimbang.

4.6.1 Umum
Perkembangan dunia teknologi saat ini telah mengalami kemajuan yang cukup
pesat. Kecanggihan teknologi membuat proses dalam menyelesaikan suatu pekerjaan
menjadi lebih mudah dan lebih cepat terutama dalam hal pengambilan keputusan.
Sistem komputer juga merupakan perkembangan dari kecanggihan teknologi. Sistem
komputer terdiri dari aspek aspek yang terintegrasi didalamnya, diantaranya adalah
perangkat keras (Hardware), perangkat lunak (Software), dan juga unsur manusia
(Brainware).

4.6.2 Perangkat Keras

Yang dimaksud dengan perangkat keras (Hardware) adalah seperangkat alat
yang membantu sistem diusulkan dengan alat bantu lain. Terdiri dari unit masukkan
(Input), unit pusat pemrosesan, unit keluaran (Output) dan untuk simpanan keluaran
(memory). Pemilihan suatu komputer antara lain ditentukan oleh kapasitas komputer
unit pengolahan datanya (Central Processor Unit, CPU), unit pemasukkan datanya
yaitu keyboard dan media penyimpanan datanya yaitu Hardisk dan Diskdrive.
Adapun konfigurasi komputer yang dibutuhkan adalah :
Processor

: Pentium IV

Memory

: 2 GB
98

Harddisk

: 750 GB

Disk Drive

: 1.44 MB

Keyboard

: 102 Keys

Monitor

: SVGA 15

Printer

: Inkjet printer

4.6.3 Perangkat Lunak

Perangkat lunak (software) adalah serangkaian interaksi atau prosedur berupa
kumpulan data data yang diberikan pada komputer untuk menghasilkan informasi
atau tujuan tertentu. Software yang diusulkan penulis adalah :
1. Sistem operasi
2. Paket program

: Windows 7
: Microsoft Visual Basic 6.0

Dimana paket program ini mempunyai kelebihan sebagai berikut :

a. Merancang sendiri format penyimpanan informasi dan penyimpanan data
dalam jumlah besar
b. Mudah dalam pengoperasian
c. Visual basic dapat menangani pemrograman dengan database sehingga
data yang banyak tidak menjadi kendala

99

4.6.4 Konfigurasi Sistem Komputer

KEYBOARD
104 KEYS

PROCESSOR
HARDDISK

PENTIUM IV

2 GB

MONITO
PRINTER

INKJET

SVGA 15

PRINTER

Gambar IV.7
Konfigurasi Sistem Komputer

100

4.7 Jadwal Implementasi

Jadwal implementasi merupakan suatu tahap dalam penerapan sistem atau
realisasi sistem usulan. Dalam jadwal implementasi dijelaskan mengenai langkah
langkah sistem yang diusulkan serta lamanya waktu yang digunakan dalam penerapan
sistem usulan ini. Berikut ini adalah langkah langkah implementasi sistem usulan
yaitu :
1. Analisa Sistem
Adalah mempelajari sistem yang berjalan beserta masalah yang ada.
Tujuannya untuk mendapatkan gambaran tentang bentuk permasalahan yang
ada di Pengeluaran kas tersebut, serta mencoba mencari solusi. Dilaksanakan
selama tiga minggu
2. Penyiapan Data Awal
Yaitu mengumpulkan data data, dokumen dokumen yang berhubungan
dengan elemen yang berjalan, dilaksanakan selama dua minggu.
3. Pembuatan Program dan Test Program
Beberapa factor yang mempengaruhi lamanya pembuatan program, yaitu :
a. Banyaknya program
b. Tingkat permasalahan
c. Kondisi komputer baik Hardware maupun Software

Waktu yang digunakan untuk pembuatan program dan test program adalah
3 minggu.
4. Pembuatan Buku Petunjuk
101

Pembuatan buku petunjuk ini dimaksudkan untuk membantu bagi pengguna

atau pemakai sistem pengoperasian komputer. Untuk ini dibutuhkan waktu
satu minggu.
5. Pelatihan dan Training Personil
Pelatihan merupakan kegiatan untuk memberikan petunjuk atau pengarahan
dalam berbagai latihan kepala personil yang akan mengoperasikan program
yang baru, agar dapat menoperasikan dengan baik dan benar. Waktu yang
diperlukan untuk keiatan ini adalah satu minggu.
6. Test Sistem
Test sistem adalah kegiatan yang bertujuan untuk mengadakan uji coba
terhadap sistem secara menyeluruh dan sampai dimana sistem ini dapat
dipahami secara baik dan benar. Untuk test ini diperlukan waktu empat
minggu.
7. Operasional dan Evaluasi
Operasional sistem merupakan proses dalam menjalankan sistem yang baru
secara utuh. Pengolahan sistem baru harus tetap diadakan evaluasi namun
pemeliharaan harus tetap berlanjut agar sistem tetap memenuhi target
kebutuhan yang diharapkan bagi si pengguna. Waktu yang diperlukan adalah
tiga minggu.

Tabel IV.8
102

Bulan 1

Bulan 2

Bulan 3

Bulan 4

Kegiatan

Analisa Sistem
Penyimpanan
Data File

Pembuatan File
Pembuatan dan
pengetesan
program
Pelatihan
Personil

Test sistem
Operasi sistem
Jadwal Implementasi

103