Kebijakan Teknologi Informasi

Penggunaan E-mail Pada Lingkungan Kampus

Dewa Gede Adnyana Sutha Widja

1304505089
Kebijakan Teknologi Informasi (B)

JURUSAN TEKNOLOGI INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS UDAYANA
2015

Latar Belakang
Dalam dunia perkuliahan perkembangan teknologi semakin tak terbendung lagi yang
memaksa kita harus selalu terus beradaptasi agar kita nantinya tidak tertinggal dengan metode
pembelajaran yang kini sudah mulai memasuki penggunaan teknologi dalam belajar, tugas,
maupun konsultasi pelajaran. Begitu juga pada penggunaan e-mail yang berfungsi untuk
memudahkan sarana pertukaran informasi dalam suatu lingkungan perkuliahan.
E-mail (electronic mail) adalah surat dalam bentuk elektronik. E-mail merupakan salah
satu fasilitas atau aplikasi internet yang paling banyak digunakan dalam hal surat-menyurat.
Hal ini dikarenakan e-mail merupakan alat komunikasi yang murah, cepat, dan efisien.
Menggunakan e-mail memungkinkan kita untuk mengirimkan pesan dalam bentuk surat ke
seluruh dunia dalam waktu yang sangat cepat dan biaya yang murah. E-mail yang dikirimkan
akan sampai ke alamat yang dituju sesaat e-mail tersebut dikirimkan. Biaya yang dikluarkan
pun hanyalah biaya untuk mengakses internet pada saat kita mengirimkan/membuka untuk
menerima e-mail tersebut.
Manfaat penggunaan email pada ruang lingkup kampus yaitu e-mail atau surat
elektronik merupakan media komunikasi yang biasa dilakukan secara personal atau umum
(komunitas) untuk saling berbagai informasi antar civitas akademik, dengan menggunakan email kita bisa mengirimkan data ke banyak orang hanya dalam hitung menit bahkan detik,
melakukan pengiriman data melalui e-mail sangat efektif, efisien, dan murah dimana kita tidak
perlu keluar rumah dan pergi ke kantor pos hanya untuk mengirim foto atau lamaran pekerjaan.
Cukup melalui koneksi internet dan alamat e-mail kita, pengiriman akan cepat sampai ke
alamat tujuan dan tidak perlu biaya mahal.
Pembahasan
Kebijakan dalam penggunaan e-mail (electronic mail) pada dunia perkuliahan, jika pihak
kampus memberi alamat email pada setiap civitas akademik dalam suatu kampus, yaitu
1. Implementasi E-mail
-

Pengguna menulis email dan kemudian menginstruksikan aplikasi email untuk

mengirimkannya pada alamat penerima.

Aplikasi email mengirim email pada komputer mirip seperti seperti kantor pos dan
melayani proses penerimaan dan pengiriman email. Komputer demikian disebut
email server.

Email server mengidentifikasikan alamat tujuan dan mengirimkannya ke email

server yang lain yang lebih dekat ke alamat tujuan. Ada kalanya, sebuah email
dikirimkan melalui beberapa email server, tergantung pada rute yang dilaluinya.

Setelah email sampai pada alamat penerima kemudia disimpan di email server
hingga membuka kotak posnya.

Saat penerima membuka kotak posnya, aplikasi email penerima akan meminta
email baru yang terdapat di email server dan mengunduhnya ke dalam komputer
pengguna.

Penerima dapat segera membaca email baru yang telah di unduh.

2. Kebijakan Penggunaan E-mail

- Seluruh mahasiswa atau staff yang sudah mendapatkan ijin dari Ketua Jurusan,
bertanggung jawab dan wajib untuk mematuhi semua kebijakan yang tercantum
dalam kebijakan operasional ini.

- Seluruh infrastruktur civitas akademik berada dibawah tanggung jawab ketua

jurusan. Tidak diijinkan untuk siapapun juga untuk meniru, merubah, menambah
atau melampirkan sesuatu kedalam infrastruktur TI tanpa persetujuan tertulis dari
Ketua Jurusan. Contoh dari infrastruktur TI adalah data logis dan fisik serta koneksi
nirkabel, server, konferensi video, email, keamanan, otentifikasi dan operasional
dari pusat data.

- Kebijakan operasional ini berlaku bagi setiap dan seluruh civitas akademik dan bagi
setiap dan seluruh pengguna yang sudah mendapatkan ijin dari Ketua Jurusan.

- Adanya pelanggaran terhadap klausa-klausa yang terdapat dalam Kebijakan

Operasional ini akan mengakibatkan penerapan tindak disipliner atau konsekuensi
lainnya sesuai peraturan, Peraturan Tata Tertib (PTT), Peraturan Kampus, Surat
Keputusan Ketua Jurusan atau bentuk lainnya yang mencantumkan konsekuensi
terkait dengan pelanggaran Kebijakan Operasional ini.
3. Perilaku Yang Bertanggung Jawab

- Ijin penggunaan sumber daya TI dari kampus dapat sewaktu-waktu dicabut untuk
sementara atau permanen disebabkan oleh perilaku yang tidak bertanggung jawab.
Perilaku yang tidak bertanggung jawab antara lain sebagai berikut, namun tidak
terbatas pada: Menempatkan informasi yang tidak benar ke dalam sistem,
penggunaan bahasa yang kasar atau tidak senonoh dalam pesan yang bersifat baik,

publik atau pribadi, juga segala sesuatu yang dapat mengakibatkan terhambat atau
hilangnya data dalam sistem dan jaringan akademik kampus.
4. Penggunaan E-mail dan Data Lainnya

- Perlu diperhatikan bahwa segala bentuk komunikasi via email, messenger atau
bentuk lainnya, yang menggunakan dan/atau disimpan dalam peralatan kampus
merupakan hak milik penuh dan eksklusif kampus. Pihak kampus dan personel yang
berwenang memiliki wewenang untuk mengakses materi email atau data atau
dokumen dalam unit komputer mahasiswa dan staff setiap saat diperlukan oleh
pihak kampus.

- Seluruh media komunikasi elektronik, penyimpanan data maupun akses yang

dihasilkan atau disimpan di peralatan kampus atau merupakan materi pembelajaran
dari kampus dianggap bukan sebagai milik pribadi mahasiswa dan staff, namun
sebagai hak milik penuh dan eksklusif kampus.
5. Pencitraan

Mahasiswa dan staff dilarang keras untuk membuka, mengirim, menerima,

mendistribusikan, mencetak atau menyimpan dokumen dalam bentuk apapun,
elektronik atau hardcopy yang mengandung pemahaman seksual, yang dapat
memberikan penilaian yang tidak baik terhadap sumber daya TI kampus.

Setiap penggunaan email kampus untuk keperluan memposting ataupun berbagi

dalam hal akademik disarankan agar mencantumkan alamat email yang telah
diberikan pada setiap postingannya, agar publik dapat mengetahui bahwa dari
kampus ini yang telah memposting materi pembelajaran dan pihak kampus
mengetahui mahasiswa/staff mana yang telah memposting hal tersebut, serta hak
eksklusif dari data materi yang telah diposting tidak dapat di pindah tangankan
ataupun dibajak oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.

6. Kebijakan Umum
Seluruh mahasiswa dan staff yang sudah mendapatkan izin dari ketua jurusan, wajib
mematuhi semua peraturan dibawah ini. Sebagai berikut:

- Melaporkan atau menginformasikan segala kelemahan dari sistem TI kampus

kepada ketua jurusan.

- Melaporkan atau menginformasikan kepada ketua jurusan akan setiap adanya

kemungkinan penyalahgunaan atau pelanggaran sistem TI sesuai dengan kebijakan
operasional kampus.

- Pengaksesan informasi hanya untuk informasi yang telah dimiliki secara sah dan
legal atau yang dapat diakses secara merata oleh publik atau yang sudah memiliki
ijin untuk mengakses. Hanya diizinkan untuk memakai komputer yang telah
disiapkan atau hanya untuk tujuan khusus dimana sudah dikeluarkan
persetujuannya oleh ketua jurusan.

- Mahasiswa atau staff yang sudah mendapatkan ijin dari ketua jurusan, wajib
menjaga kerahasiaan dari User ID, password atau sistem yang sedang digunakan
dari pihak yang tidak berwenang. Berbagi informasi dengan pihak lain yang tidak
berwenang, walaupun dengan sesama mahasiswa, akan dianggap bertanggung
jawab atas seluruh aktifitas penggunaan account bersangkutan.

- Dilarang keras memindahkan atau meng install perangkat lunak yang telah
disediakan kampus untuk komputer tertentu, ke komputer lainnya tanpa seijin ketua
jurusan.

- Dilarang untuk menyalahgunakan, mengancam atau menjiplak sistem tehnik atau

pemograman, jaringan atau sumber dari internet, menghancurkan integritas dari
data informasi, informasi dengan akses tertentu dan/atau menjalankan suatu sistem
tanpa ijin tertulis dari ketua jurusan.

- Dilarang keras untuk memasang/meng install piranti keras atau piranti lunak, pada
peralatan kampus, yang tidak berkaitan dengan akademik kampus.

- Dilarang keras untuk mengubah atau mengutak atik priranti keras atau piranti lunak
milik kampus tanpa seijin ketua jurusan.

- Dilarang keras untuk mengubah, memasang atau memindahkan piranti lunak untuk
keamanan, namun tidak terbatas pada, spyware, firewall, internet browser atau
email client software.

- Dilarang keras untuk memasang atau menggunakan aplikasi hasil modifikasi atau
buatan sendiri pada peralatan atau sistem TI kampus.

- Wajib melaporkan kepada ketua jurusan apabila mengetahui terjadinya gangguan

atau kerusakan pada piranti keras atau piranti lunak atau pada sistem TI kampus.
Tidak diperbolehkan sama sekali untuk mencoba memperbaiki gangguan atau
kerusakan tanpa ijin tertulis dari ketua jurusan.

- Dilarang keras menempatkan materi yang mengandung pemahaman seksual dalam

bentuk apapun dan tidak berhubungan dengan akademik, kedalam sistem TI
kampus.

- Dilarang keras untuk memanfaatkan sistem atau peralatan TI kampus bagi

kepentingan pribadi yang bersifat komersial ataupun non-komersial, seperti, namun
tidak terbatas pada, menjual atau membagi akses User ID atau password dari sistem
TI atau peralatan TI kampus.

- Dilarang keras untuk menggunakan email atau messaging service untuk

mengganggu atau mengintimidasi orang lain, seperti, namun tidak terbatas pada,
pesan-pesan sampah atau email-email sampah yang tidak diinginkan dan tidak
berhubungan dengan akademik.

- Dilarang keras membuka email atau pesan dari siapapun yang terlihat
mencurigakan dari sisi keamanan. Email atau pesan seperti tersebut harap dihapus
dari inbox secepatnya. Apabila dianggap perlu, harap konsultasikan terlebih dahulu
dengan ketua jurusan sebelum membukanya atau menghapusnya. Kerusakan
terhadap fasilitas TI kampus yang disebabkan oleh ketidakwaspadaan pihak
mahasiswa atau staff yang sudah mendapatkan ijin dari ketua jurusan, akan
mendapat tindakan disipliner sesuai dengan peraturan kampus yang berlaku.

- Dilarang keras menyimpan file-file musik atau film, yang tidak berhubungan
dengan akademik, kedalam sistem TI kampus. File-file tersebut akan dihapus dari
server sewaktu-waktu tanpa adanya pemberitahuan terlebih dahulu.

- Penggunaan file sharing yang berkapasitas besar hanya diperbolehkan dalam

jaringan internal kampus dengan ijin tertulis ketua jurusan.

- Penggunaan peralatan TI pribadi, seperti, namun tidak terbatas pada, lap top,
flashdisk, blueetooth, camera atau komputer dengan menggunakan sistem jaringan
kampus hanya dapat dilakukan dengan ijin tertulis dari ketua jurusan.

- Dilarang keras untuk mendownload file yang tidak berhubungan dengan akademik.
- Dilarang keras mengirim atau menerima email atau file terlampir (attachment)
apapun juga yang melebihi kapasitas.

- Dilarang keras menjalankan bisnis pribadi dengan menggunakan fasilitas TI

kampus. Pelanggaran atas hal ini dapat mengakibatkan pemberian ganti rugi dalam
bentuk apapun dari pihak kampus.

Daftar Pustaka
http://www.indoza.com/2014/04/pengertian-email-electronic-mail-serta.html
http://comments.gmane.org/gmane.org.region.indonesia.itcenter/24540
https://legallysmart.wordpress.com/2008/03/02/contoh-kebijakan-operasional-teknologiinformasi-bagi-perusahaan/