DATA SUPPLIER

DALAM IMPLEMENTASI SPAN

PROSES REGISTRASI SUPPLIER

Satker

Menyampaikan
ADK SPM
dan/atau ADK
Kontrak

Petugas
Konversi
Seksi PD

Konversi ADK:
SPM Kontraktual:
ADK SPM BCSR,
PMRT
ADK Kontrak
BCSR, BCKA
SPM Non Kontraktual:
ADK FTP
SPM BCSR,
PMRT

Petugas
Staff PD

Unduh file hasil

konversi ADK SPM
dan/atau ADK
Kontrak dari FTP &
unggah file BCSR
melalui aplikasi
SPAN
Proses Validasi
supplier

Petugas
Review

Review data
supplier
Persetujuan/
penolakan
supplier

Kasi PD

Proses
persetujuan/
penolakan data
supplier
Cetak laporan
pendaftaran
supplier

TANDA TERIMA ADK KONVERSI

KATEGORI SUPPLIER DALAM APLIKASI SAS

KATEGORI SUPPLIER DAN JUMLAH PENERIMA PEMBAYARAN

KODE

TIPE SUPPLIER

JUMLAH PENERIMA PEMBAYARAN

SATU PENERIMA

BANYAK PENERIMA

Satker

Penyedia barang dan

jasa

Pegawai

BA 999
selain Penerusan
Pinjaman & transfer

Transfer Daerah

Penerusan Pinjaman

Lain-lain

KATEGORI SUPPLIER DAN JENIS TRANSAKSI (SPM)

KO
DE

TIPE SUPPLIER

JENIS KOMITMEN (SPM)

-

1 Satker

Penyedia barang
dan jasa

3 Pegawai

BA 999
4 selain Penerusan
Pinjaman & transfer

BA/NON
BA

Permintaan dan
penggantian/pertanggungjawaban UP
Permintaan dan pertanggungjawaban TUP
LS Bendahara

Non
BA 999

LS Pihak ke-3 (Kontraktual Non Kontraktual)

Non
BA 999

Pembayaran gaji
Honor
Lembur
Uang makan

Investasi
Pemerintah
Subsidi
Kredit Program
Loan repayment

Non
BA 999

Pembayaran terkait SBN

Jasa Bank penatausaha
PP
BA 999
Jasa Bank Persepsi
Pengembalian PFK
Lain-lain

KATEGORI SUPPLIER DAN JENIS TRANSAKSI

KO
DE
5

TIPE SUPPLIER

JENIS KOMITMEN (SPM)

BA/NON
BA

Transfer Daerah

- Transfer ke Daerah
- Hibah ke Daerah

BA 999

Penerusan
Pinjaman

- Pembayaran Penerusan Pinjaman [BUMN/D dan

Pemda]
- Bansos, Penerima Beasiswa

BA 999
dan
NON
BA 999

Lain-lain

- Pengembalian
- Pengembalian setoran
Non
pajak/PBB/BPHTB/BM-C
uang pensiun
BA999
- Pengembalian PNBP
- Lain-lain

Struktur Data Supplier

Informasi Pokok (Header): Memuat informasi utama berupa
Nama Supplier dan NPWP. Untuk setiap kombinasi unik dari
dua elemen tersebut yang didaftarkan ke SPAN akan
memperoleh Nomor Register Supplier
Nama
NPWP
NRS
Supplier
Informasi Lokasi (Site Address): Memuat kode tipe supplier,
kode pos dan alamat supplier
Kode Tipe
Kode Pos
Alamat
Supplier
Informasi Bank (Site Bank): Memuat primary key atas
informasi bank yang kombinasinya secara unik terkait
dengan nama pemilik rekening tertentu
Nama
Kode
Nama
No.
Nama Pemilik
Bank
Bank
Cabang
Rek
Rekening

INFORMASI POKOK

INFORMASI POKOK SUPPLIER DALAM APLIKASI SAS

INFORMASI LOKASI

1.
2.
3.

Menggunakan alamat email Satker;

Pastikan kebenaran penulisan alamat email;
Digunakan untuk pengiriman status atas pengajuan SPM dan/atau pendaftaran
kontrak.

INFORMASI LOKASI DALAM APLIKASI SAS

INFORMASI REKENING

INFORMASI REKENING DALAM APLIKASI SAS

INFORMASI TAMBAHAN
REKENING

DATA TAGIHAN
DALAM IMPLEMENTASI SPAN

PROSES TAGIHAN SATKER

SPAN
Tagihan
(invoicing)

Satker

Sampaikan
ADK
SPM

Petuga
s
Konver
si

Konversi &
simpan data
tagihan
Ke FTP

FTP

Petugas
Validiator

Unggah,
Validasi, &
Persetujua
n Awal

Hirarki Persetujuan
(workflow hierarchy)

Petugas
Review

Review &
Persetujua
n pertama

Pembayaran
(payment)

Kasi
PD

Staf
Seksi
Bank

Review &
Persetujua
n akhir

Pembuatan
Permintaan
Proses
Pembayaran
(PPR)

Kasi
Bank

Persetujuan
pembayara
n/Pengesah
an

PENERBITAN SP2D
SP2D dibayarkan dari Bank Pusat
Overbooking pada hari yang sama,
RTGS/SKN butuh 1-2 hari.
Satker menerima Daftar SP2D dalam
bentuk Cetakan atau File dan email.
Cetakan SP2D hanya untuk Gaji Bank
Lokal atau Retur sebelum SPAN.
Masa Transisi masih ada beberapa
kendala, sehingga agak lambat.

VALIDASI SUPLIER PADA SPM (1)

Tipe 1
Tipe 2, 4, 7
Selain Kode Satker, NPWP Satker,
Selain Nama Header, NPWP Header,
Tipe dan Kode Pos harus tepat,
Tipe dan Kode Pos harus tepat, isian
isian di bawah ini HARUS SAMA:
di bawah ini HARUS SAMA:
+ Bank Penerima,
+ Bank Penerima,
+ Rekening Penerima,
+ Rekening Penerima,
+ Nama di Rekening.
+ Nama di Rekening.
+ Nama Satker.
Tipe 3
Selain Kode Satker, NPWP Satker, Tipe dan Kode
Pos harus tepat, isian di bawah ini HARUS
SAMA:
+ Nama Pegawai,
+ NIP Pegawai,
+ NPWP Pegawai,
+ Bank Penerima,
+ Rekening Penerima,
+ Nama di Rekening.

VALIDASI SUPLIER PADA SPM (2)

Tipe 5
Selain Nama Header, NPWP
Header, Tipe dan Kode Pos
harus tepat, isian di bawah ini
HARUS SAMA:
+ Nama Pemda,
+ NPWP Pemda,
+ Bank Penerima,
+ Rekening Penerima,
+ Nama di Rekening.

Tipe 6
Selain Nama Header, NPWP
Header, Tipe dan Kode Pos
harus tepat, isian di bawah ini
HARUS SAMA:
+ Nama Penerima,
+ NPWP Penerima,
+ Bank Penerima,
+ Rekening Penerima,
+ Nama di Rekening.

VALIDASI DATA KONTRAK

Data Kontrak Disampaikan

SEBELUM SPM
Data Kontrak akan mencadangkan
dana DIPA pada SPAN
1 SPM akan disandingkan dengan
1 Termin Kontrak, Nilai SPM
tidak dapat melebihi nilai
termin kontrak
Kontrak yang disandingkan
dengan SPM adalah:
Kontrak Tahunan; dan
Kontrak Release Tahunan untuk
Kontrak Multiyear.
Disebutkan pada Uraian SPM:
Nomor dan Termin Kontrak

Validasi SPM terhadap Kontrak

+ Nama Suplier Harus Sama
+ NPWP Suplier Harus Sama
+ Bank Suplier Harus Sama
+ Rekening Suplier Harus Sama
+ Bagan Akun Standard Harus Sama
+ Nilai Termin

NOTIFIKASI EMAIL
Notifikasi menggunakan email merupakan salah satu fasilitas
dalam SPAN sebagai alat bantu untuk mengetahui status
pengajuan SPM pada KPPN yang menggunakan SPAN.
Apabila diperlukan, seperti halnya keterlambatan notifikasi
melalui email, Satuan Kerja dapat meminta laporan
hardcopy ataupun softcopy langsung kepada KPPN yang
bersangkutan yang berupa:
Laporan Informasi Suplier;
Laporan Pendaftaran Kontrak; dan
Daftar SP2D untuk Satker.
Notifikasi akan dikirimkan kepada alamat email yang
tercantum pada ADK (Data Softcopy) untuk setiap SPM
yang diajukan. Dalam hal terjadi kesalahan penulisan
alamat email pada data suplier aplikasi SPM, maka
notifikasi tidak akan diterima.

APLIKASI ONLINE MONITORING SPAN (OM

SPAN)
1. Aplikasi OM SPAN merupakan aplikasi yang digunakan dalam rangka memonitoring
transaksi dalam SPAN dan menyajikan informasi sesuai kebutuhan yang diakses
melalui jaringan berbasis web;
2. Menggunakan alamat spanint.kemenkeu.go.id;
3. Setiap Satker mempunyai user dan password yang berbeda;
4. Dapat diakses melalui smartphone.

MEKANISME PENYELESAIAN
SP2D YANG BELUM MASUK
REKENING PENERIMA

Jika dalam waktu h+2 sejak SP2D di terbitkan

belum masuk ke rekening penerima SATKER,
yang harus dilakukan oleh SATKER adalah:
Meminta bukti rekening koran dari Bank
bersangkutan yang menyatakan bahwa dana
belum masuk
Menghubungi KPPN mitra kerjanya dan
menanyakan status SP2D

MEKANISME PENYELESAIAN
SP2D YANG BELUM MASUK
REKENING PENERIMA (2)
Mekanisme konfirmasi atas penyaluran dana SP2D
pada KPPN telah diatur oleh S-369/PB.8/2014
KPPN akan melakukan pengecekan melalui
monitoring SP2D dan menginfokan statusnya.
KPPN akan menghubungi DTP sesuai dengan
ketentuan apabila SP2D mempunyai status
SUKSES tapi belum masuk ke rekening
penerima.
DTP akan melakukan pengecekan apakah proses
penyaluran OVERBOOKING, RTGS ATAU KLIRING
Untuk Status OVERBOOKING DTP akan
menghubungi Perbankan untuk meminta
capture rek koran dan nomor jurnal transaksi

MEKANISME PENYELESAIAN
SP2D YANG BELUM MASUK
REKENING PENERIMA (3)

Untuk RTGS akan meminta NO BOR (Bank's Own

Reference) , untuk KLIRING akan meminta no
SOR (Stop Out Rate) ke Perbankan.
Bukti Bukti yang ada dari Perbankan akan di
kirim kepada KPPN
Selanjutnya KPPN akan memberitahukan
SATKER, kalau transaksi ini sudah dijalankan
oleh Perbankan
Bukti yang diterima oleh KPPN, selanjutnya
SATKER mendatangi BANK Bersangkutan
dengan memberikan bukti yang diterima dari
KPPN

POIN PENTING & PERMASALAHAN

Hal-hal Menjadi Perhatian

Satker

1. Satker wajib menggunakan aplikasi SPM terbaru serta

melakukan pemisahahan ADK Gaji induk dan lainnya dalam
pengajuan tagihan ke KPPN
2. Menggunakan data supplier secara konsisten

3. Jumlah Nama rekening penerima tidak boleh lebih dari 30 digit

4. Supplier penerima bansos menggunakan tipe 6
5. SPM Bansos dilampiri dengan daftar hasil konfirmasi nama
dan nomor rekening penerima BansosApabila seorang pegawai
menerima honor/ allowance beasiswa/ hak selain belanja
pegawai, jangan menggunakan rekening yang biasa
digunakan untuk menerima gaji
6. Data yang didapat dari pihak eksternal harus ditulis sama
persis dengan yang diterbitkan pihak eksternal tersebut,
terutama nama rekening harus sama dengan nama rekening
pada rekening koran/buku tabungan yang diterbitkan bank
7. Pengajuan SPM gaji selain gaji induk dilakukan paling cepat
pada bulan berkenaan

Permasalahan (1)
N
o.

Solusi

Permasalahan
SUPPLIER

1.

NPWP tidak valid

Konfirmasi ke KPP terkait NPWP yang valid. Sistem

memvalidasi NPWP harus 12 digit dan digit ke-10 s.d digit
ke-12 adalah kode KPP

2.

Nama pemilik rekening

(Nomor rekening yang sama
telah terdaftar dengan nama
pemilik
rekening
yang
berbeda)

Untuk mencegah retur dan penolakan data supplier karena

perbedaan nama pemilik rekening, satker harus memastikan
kebenaran nama pemilik rekening dengan meminta referensi
bank supplier dan melakukan perekeman pada aplikasi SPM
dengan benar dan tepat sesuai referensi bank

3.

Data-data yang bersifat

mandatory tidak diisi

Lihat lampiran perdirjen 58 Tahun 2013 untuk mengetahui

data-data yang wajib diisi pada saat merekam data supplier

4.

Terdapat karakter yang tidak

dapat dikenali sistem
sehingga mengakibatkan data
ditolak

Perhatikan pada saat perekaman data supplier agar

operator tidak menggunakan karakter-karakter ASCII dalam
perekaman data supplier. Karakter-karakter tersebut
biasanya berupa simbol seperti simbol , simbol , dll

Permasalahan (2)
No
.

Permasalahan

Solusi

5.

Pembayaran kepada penerima

tunggal untuk tipe supplier banyak
penerima

Kesalahan menentukan tipe supplier, sebagian data

mandatory tidak terisi
Tetap menggunakan tipe supplier ke banyak penerima
sesuai peruntukannya. Tujuan dalam baris additional bank
info diisi hanya 1 penerima.

6.

Pembayaran langsung ke rekening

penerima untuk selain belanja
pegawai (menggunakan supplier
tipe 6 untuk beasiswa, honorarium
dan sejenisnya)

Apabila penerima adalah pns/ polri, informasi rekening

tujuan yang digunakan (untuk pembayaran dengan tipe
supplier 6) tidak boleh sama dengan yang digunakan
untuk pembayaran gaji (tipe supplier 3).

7.

Pembayaran ke rekening bank di

luar negeri

Dipersyaratkan menggunakan kode swift. Dapat

menggunakan kode swift dari bank koordinator dari bank
tujuan.

8.

Kode Pos

Supplier satker menggunakan kode pos satker, sesuai

pada data referensi aplikasi SPM
Supplier rekanan menggunakan kode pos rekanan
Kode pos untuk supplier yang digunakan pada data
kontrak tertentu harus konsisten (khususnya apabila telah
terdapat pembayaran)

Permasalahan (3)
N
o.

Permasalahan

Solusi

9.

Alamat e-mail

Menggunakan alamat email satker (email untuk vendor

belum diaktifkan)

10.

Pembayaran ke rekening bank di

luar negeri

Dipersyaratkan menggunakan kode swift. Dapat

menggunakan kode swift dari bank koordinator dari bank
tujuan.
KONTRAK

1.

Data-data yang bersifat mandatory

tidak diisi

Lihat lampiran perdirjen 58 Tahun 2013 untuk mengetahui

data-data yang wajib diisi pada saat merekam data
kontrak

2.

Terdapat karakter yang tidak dapat

dikenali sistem sehingga
mengakibatkan data ditolak

Perhatikan pada saat perekaman data kontrak agar

operator tidak menggunakan karakter-karakter ASCII
dalam perekaman data kontrak. Karakter-karakter tersebut
biasanya berupa simbol seperti simbol , simbol permil,
dll

3.

Nilai kontrak tidak sama dengan

total nilai termin

Agar dipastikan pada saat merekam data kontrak total

nilai termin yang direkam sama dengan nilai kontraknya

Permasalahan (4)
N
o.

Permasalahan

Solusi

4.

Tidak memenuhi
validasi terkait tanggaltanggal dalam kontrak
(Tanggal kontrak,
tanggal mulai dan
selesai kontrak, tanggal
kontrak release dan
multiyear)

Agar dipastikan pada saat perekaman

tanggal sesuai dokumen kontrak .
Tanggal mulai kontrak/pekerjaan tidak
boleh lebih awal dari tanggak kontrak,
tanggal

5.

Informasi Supplier
dalam ADK Kontrak
tidak sama dengan
data Supplier yang
telah terdaftar di SPAN

Agar memperhatikan data/informasi

yang
tercantum
dalam
laporan
informasi supplier yang telah dikirim ke
satker.

6.

Penolakan addendum
kontrak terkait
perubahan struktur
kontrak (menambah
atau mengurangi baris

Sesuai Perdirjen 58 tahun 2013,

Perubahan struktur kontrak dilakukan
dengan user kepala KPPN. Satker
mengajukan
surat
permintaan
perubahan data kontrak.

Permasalahan (5)
No
.

Permasalahan

Solusi
PEMBAYARAN

1.

Error terjadi saat

pengecekan Nomor DIPA

2.

Informasi suplier berbeda

dengan database SPAN

Pastikan bahwa login ke SPAN menggunakan SPAN. Trik

termudah adalah dengan melihat bahasa yang digunakan
pada pojok kiri atas adalah KELUAR bukan LOG OUT.
Pastikan bahwa nomor DIPA pada ADK Resume Tagihan
sama dengan database SPAN dengan mengacu pada nomor
DIPA pada Karwas DIPA SPAN.
Pastikan bahwa proses pendaftaran supplier telah selesai
sepenuhnya dengan mencetak dan meneliti data-data supplier
berkenaan pada Laporan Informasi Supplier.
Pastikan bahwa tipe supplier yang dipilih pada LoV telah
sesuai dengan tipe supplier sebagaimana dimaksud pada
SPM. Laporan informasi Supplier yang dilampirkan dalam
proses pengajuan SPM ke KPPPN dapat dipergunakan
sebagai acuan.
Lakukan komparasi data secara manual antara data supplier
pada ADK Resume tagihan (PMRT) dengan Laporan
Informasi Supplier atau gunakan Aplikasi Supplier Data
Rekonsiliator untuk mengidentifikasi perbedaan data yang
terjadi.

Permasalahan (6)
No
.

Permasalahan

Solusi

4.

Kesalahan pengisian Jenis

Dokumen, misal: SPM LS
Kontraktual menjadi SPM
LS Non Kontraktual

Jenis SPM tidak dapat divalidasi by system SPAN, sehingga

harus dilakukan secara manual oleh Petugas Reviewer dan Kasi
PD. Apabila tagihan belum terbit SP2D maka lakukan pembatalan
di Petugas Validasi. Apabila tagihan sudah terbit SP2D maka
harus dilakukan void oleh DTP melalui pengajuan surat
permintaan void SP2D dari Kepala KPPN.

5.

Kesalahan pengisian
Kelompok bayar, misal:
Nihil UP dan TUP tidak
menggunakan Transito UP
Nihil, Gaji tidak
menggunakan RPKBUN
GAJI

Lakukan perubahan paygroup dengan menggunakan user staf

bank dengan syarat SP2D belum diterbitkan. Selanjutnya, KPPN
menginformasikan perubahan dimaksud kepada Direktorat PKN
secara manual.

6.

Satker salah dalam

kodefikasi program,
kegiatan, output (dana
tidak cukup) atau dana
telah menjadi kontrak

Pastikan bahwa segment BAS pada tagihan sama dengan

database SPAN melalui inquiry fund dan/atau cetak Karwas DIPA.

7.

SPM ditolak namun tidak

dibatalkan oleh FO
Validator

Lakukan pembatalan tagihan secara manual. Pastikan setelah

dilakukan pembatalan, status tagihan adalah dibatalkan.

PANDUAN PEREKAMAN SPM

No
.
1.

Jenis SPM
Gaji induk, Susulan Gaji,
Kekurangan Gaji, Gaji
Lainnya.

Yang harus diperhatikan

1. Menggunakan supplier tipe 3 (pegawai);
2. Penulisan nama rekening harus sama dengan data yang ada
pada bank. Meminta copy halaman buku tabungan yang
terdapat nomor dan nama rekening kepada pegawai
bersangkuan;
3. Npwp tiap pegawai harus diisi. Npwp harus 12 digit. Digit ke 10
s.d 12 adalah kode KPP;
4. Kode pos tiap pegawai harus diisi. Dapat menggunakan kode
pos kantor;
5. Jika terdapat pegawai yang kode kedudukannya 08
(Dipekerjakan Satker Baru). Apabila menggunakan nomor
rekening yang sama dengan nomor rekening yang digunakan
pada Satker Asal. Maka penulisan nama rekening, nama
pegawai harus sama persis dengan data pada Satker Asal.
Pergunakan adk dari GPP Satker Asal;
6. Perhitungan gaji yang tidak menggunakan GPP. Pengisian data
para penerima menggunakan format excell yang telah tersedia.
File dapat diunduh pada alamat kppnjkt6.net;
7. Pengajuan SPM Gaji selain Gaji Induk dilakukan paling cepat
pada awal bulan berkenaan.

PANDUAN PEREKAMAN SPM

No
.
2.

No
.
3.

Jenis SPM
Uang Duka Wafat, Gaji
Terusan, Honor, Uang
Makan.

Jenis SPM
UP, TUP, GUP, PTUP, GU
Nihil, LS Bendahara

Yang harus diperhatikan

1. Menggunakan
supplier
tipe
1
(Satker/Bendahara
Pengeluaran);
2. SPM Uang Makan yang dibayar langsung kepada para
pegawai, menggunakan supplier tipe 3 (Pegawai)
3. Pengisian struktur supplier tetap berpedoman pada slide
tentang informasi pokok supplier, informasi lokasi supplier dan
informasi rekening
supplier.
Yang
harus diperhatikan
1. Menggunakan
supplier
tipe
1
(Satker/Bendahara
Pengeluaran);
2. Pengisian struktur supplier tetap berpedoman pada slide
tentang informasi pokok supplier, informasi lokasi supplier dan
informasi rekening supplier.

PANDUAN PEREKAMAN SPM

No
.
4.

Jenis SPM
LS pihak ke tiga

Yang harus diperhatikan

1. Menggunakan supplier tipe 2 (Penyedia BJ);
2. Pergunakan aplikasi OM SPAN untuk cek data supplier yang
akan digunakan. Jika nomor rekening supplier yang akan
digunakan telah ada pada aplikasi OM SPAN, ikuti cara
penulisan sesuai data yang ada pada aplikasi OM SPAN;
3. Jika data supplier yang akan digunakan belum terdapat pada
aplikasi OM SPAN. Pergunakan rekening koran dari supplier
untuk dasar penulisan nomor dan nama rekening supplier.

PANDUAN PEREKAMAN SPM PEMBAYARAN TAGIHAN TELKOM DAN PLN

CONTOH TAGIHAN

PANDUAN PEREKAMAN SPM PEMBAYARAN TAGIHAN TELKOM DAN PLN

HEADER SUPPLIER

PANDUAN PEREKAMAN SPM PEMBAYARAN TAGIHAN TELKOM DAN PLN

ALAMAT SUPPLIER

PANDUAN PEREKAMAN SPM PEMBAYARAN TAGIHAN TELKOM DAN PLN

BANK SUPPLIER

PANDUAN PEREKAMAN SPM PEMBAYARAN TAGIHAN TELKOM DAN PLN

No
.

Jenis SPM

Yang harus diperhatikan

LS. Pembayaran tagihan

listrik dan telepon

1.Menggunakan supplier tipe 2 (Penyedia BJ);

2.Pergunakan aplikasi OM SPAN untuk cek virtual account
yang tercantum dalam tagihan listrik dan telepon;
3.Penulisan nomor dan nama rekening sesuai nomor
virtual account yang telah tercantum dalam aplikasi OM
SPAN;
4.Jika data supplier yang akan digunakan belum terdapat
pada aplikasi OM SPAN, segera lapor ke KPPN dengan
melampirkan copy tagihan listrik dan telepon.

PANDUAN PENYELESAIAN RETUR SP2D TA. 2014

TERIMA KASIH