Anda di halaman 1dari 8

MENTERI SEKRETARIS NEGARA

REPUBLIK INDONESIA

BAB III
PENATAAN SOP

A. Prinsip-pinsip Penyusunan SOP


Penyusunan SOP harus berdasarkan pada prinsip-prinsip sebagai berikut.
1. Kemudahan dan kejelasan artinya prosedur yang distandarkan harus dapat
dengan mudah dimengerti dan diterapkan oleh seluruh pejabat dan pegawai
di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara.
2. Efisiensi dan efektivitas artinya prosedur yang distandarkan harus merupakan
prosedur yang paling efisien dan efektif dalam proses pelaksanaan tugas.
3. Keselarasan artinya prosedur yang distandarkan harus selaras dengan
prosedur standar lain yang terkait.
4. Keterukuran artinya output dari prosedur yang distandarkan mengandung
standar kualitas (mutu) tertentu yang dapat diukur pencapaian
keberhasilannya.
5. Dinamis artinya prosedur yang distandarkan harus dengan cepat dapat
disesuaikan dengan kebutuhan peningkatan kualitas dalam pelaksanaan
tugas pajabat/pegawai.
6. Berorientasi pada kelancaran tugas pejabat/pegawai artinya prosedur yang
distandarkan harus memberikan kejelasan dan kemudahan kepada
pejabat/pegawai dalam rangka melaksanakan tugas.
7. Kepatuhan hukum artinya prosedur yang distandarkan harus memenuhi
ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
8. Kepastian
hukum
artinya
prosedur
yang
distandarkan
harus
ditetapkan/ditandatangani oleh pejabat yang berwenang di lingkungan
Kementerian Sekretariat Negara.

B. Prinsip-prinsip ...

MENTERI SEKRETARIS NEGARA


REPUBLIK INDONESIA
- 19 B. Prinsip-prinsip Pelaksanaan SOP
Pelaksanaan SOP harus memenuhi prinsip-prinsip sebagai berikut.
1. Konsisten artinya SOP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke
waktu, oleh siapapun, dan dalam kondisi apapun di lingkungan Kementerian
Sekretariat Negara.
2. Komitmen artinya SOP harus dilaksanakan dalam komitmen penuh dari
seluruh pejabat dan pegawai di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara.
3. Perbaikan berkelanjutan artinya pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap
penyempurnaan-penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benarbenar efektif dan efisien.
4. Mengikat artinya SOP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan
tugasnya sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.
5. Seluruh unsur memiliki peran penting artinya seluruh pegawai memiliki peran
tertentu dalam setiap prosedur yang distandarkan.
6. Terdokumentasi dengan baik artinya seluruh prosedur yang telah
distandarkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat selalu
dijadikan referensi bagi yang memerlukan.

C. Penomoran SOP
1. Nomor SOP
Tata cara penomoran SOP adalah sesuai dengan ketentuan penomoran
sebagaimana diatur dalam Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas
Kementerian Sekretariat Negara, sebagai berikut.
a. SOP yang ditetapkan dengan Peraturan Menteri Sekretaris Negara, urutan
penomorannya diurutkan per satuan organisasi/unit kerja/unit kerja lini
mengacu pada struktur organisasi yang diatur dalam Peraturan Menteri
Sekretaris Negara tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian
Sekretariat Negara.

b. SOP ...

MENTERI SEKRETARIS NEGARA


REPUBLIK INDONESIA
- 20 b. SOP yang ditandatangani oleh pimpinan satuan organisasi/unit kerja/unit
kerja lini penomorannya dilakukan secara berurutan dalam tahun
takwim/kalender pada masing-masing satuan organisasi/unit kerja/unit
kerja lini.
c. Nomor SOP di bawah angka 10 menggunakan awalan angka 0 (nol).
d. Akronim nomenklatur unit kerja mengacu kepada akronim satuan
organisasi/unit kerja/unit kerja lini yang diatur dalam Sublampiran Petunjuk
Pelaksanaan Tata Naskah Dinas Kementerian Sekretariat Negara, yang
diketik dengan huruf kapital dan diletakan secara simetris di bawah kotak
nomor SOP.
e. Tulisan Standard Operating Procedure (SOP) diketik dengan huruf kapital
dan ditebalkan, serta diletakkan secara simetris di antara kotak nomor
SOP dan kotak tanggal penetapan SOP.
f. Tanggal penetapan dilakukan secara berurutan dalam tahun
takwim/kalender, dan untuk penanggalan SOP di bawah tanggal 10 tidak
menggunakan awalan angka 0 (nol).
Contoh Penomoran SOP dapat dilihat pada Gambar 6.
Gambar 6
Contoh Penomoran SOP
SOP NO. 01/2001
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
ORTALA-AK

TANGGAL
DITETAPKAN
1 Oktober 2011

2. Unit Kerja Pemberi Nomor SOP


a. Penomoran SOP yang ditandatangani oleh Menteri Sekretaris Negara
dilakukan oleh Biro Tata Usaha dan Hubungan Masyarakat, Sekretariat
Kementerian.
b. Penomoran SOP yang ditandatangani oleh pimpinan satuan
organisasi/unit kerja/unit kerja lini dilakukan oleh unit tata usaha pada
satuan organisasi/unit kerja/unit kerja lini masing-masing.

D. Kaidah ...

MENTERI SEKRETARIS NEGARA


REPUBLIK INDONESIA
- 21 D. Kaidah Penulisan Narasi di Flowchart dan Uraian Prosedur
1. Flowchart
Flowchart ditulis menggunakan struktur bahasa Indonesia yang tidak lengkap,
tetapi menggambarkan setiap tahapan kegiatan dengan jelas. Contoh:
- Pemberian arahan oleh pimpinan
- Penyusunan rencana pemantauan
- Pengumpulan data dan analisis permasalahan
- Koordinasi dengan instansi terkait
- Pelaksanaan pemantauan
- Penyusunan laporan hasil pemantauan dan perumusan rekomendasi
- Pemeriksaan dan persetujuan hasil pemantauan
2. Uraian Prosedur
Uraian kegiatan ditulis dengan menggunakan struktur bahasa Indonesia yang
lengkap (memuat unsur Subjek-Predikat-Objek/Keterangan), sehingga dapat
diketahui siapa melakukan apa. Contoh:
- Asisten Deputi memberikan arahan kepada Kepala Bidang untuk
melakukan pemantauan.
- Kepala Bidang menyusun rencana pemantauan.
- Kepala Subbidang/staf melakukan pengumpulan data dan melaksanakan
analisis permasalahan.
- Kepala Bidang melakukan koordinasi dengan instansi terkait.
- Tim melaksanakan pemantauan di lapangan.
- Kepala Bidang/Kepala Subbidang menyusun laporan hasil pemantauan
dan merumuskan rekomendasi.
- Asisten Deputi memeriksa dan memberikan persetujuan atas hasil
pemantauan.
E. Dokumen SOP
1. Jenis Dokumen SOP
SOP yang telah ditandatangani oleh masing-masing pimpinan satuan
organisasi/unit kerja/unit kerja lini akan didokumentasikan menjadi:
a. dokumen SOP Kementerian Sekretariat Negara, yaitu dokumen SOP yang
berlaku bagi seluruh satuan organisasi/unit kerja/unit kerja lini di
lingkungan Kementerian Sekretariat Negara, instansi terkait, atau
masyarakat luas, dan SOP yang berkaitan dengan Presiden dan/atau
Istri/Suami Presiden, Wakil Presiden dan/atau Istri/Suami Wakil Presiden,
Menteri Sekretaris Negara, dan Tamu Negara;
b. dokumen ...

MENTERI SEKRETARIS NEGARA


REPUBLIK INDONESIA
- 22 b. dokumen SOP satuan organisasi/unit kerja, yaitu dokumen SOP yang
berlaku bagi masing-masing satuan organisasi/unit kerja di lingkungan
Kementerian Sekretariat Negara; dan
c. dokumen SOP unit kerja lini, yaitu dokumen SOP yang berlaku bagi
masing-masing unit kerja lini di lingkungan Kementerian Sekretariat
Negara.
2. Unsur-unsur Dokumen SOP
Dokumen SOP terdiri dari unsur-unsur sebagai berikut.
a. Halaman Judul (Cover)
Halaman judul terdiri dari:
1) Lambang Negara/Logo Kementerian Sekretariat Negara;
2) tulisan Standar Operating Procedures (SOP);
3) nama instansi Kementerian Sekretariat Negara/satuan organisasi/unit
kerja/unit kerja lini; dan
4) tahun pembuatan.
Contoh halaman judul dokumen SOP Kementerian Sekretariat
Negara/satuan organisasi/unit kerja/unit kerja lini dapat dilihat pada
Gambar 7, Gambar 8, Gambar 9, dan Gambar 10.
Gambar 7
Contoh Halaman Judul Dokumen SOP
Kementerian Sekretariat Negara

Lambang Negara

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)


KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA
REPUBLIK INDONESIA

KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA


REPUBLIK INDONESIA
2011

Tulisan Standar Operating Procedures (SOP) dan


nama instansi Kementerian Sekretariat Negara
Republik Indonesia

Nama instansi Kementerian Sekretariat Negara


Republik Indonesia
Tahun pembuatan

Gambar 8 ...

MENTERI SEKRETARIS NEGARA


REPUBLIK INDONESIA
- 23 Gambar 8
Contoh Halaman Judul Dokumen SOP
Satuan Organisasi Kementerian Sekretariat Negara

Logo Kementerian Sekretariat Negara

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)


SEKRETARIAT PRESIDEN

KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA RI


SEKRETARIAT PRESIDEN
2011

Tulisan Standar Operating Procedures (SOP)


dan nama satuan organisasi

Nama instansi Kementerian Sekretariat Negara RI


dan nama satuan organisasi
Tahun pembuatan

Gambar 9
Contoh Halaman Judul Dokumen SOP
Unit Kerja Kementerian Sekretariat Negara

Logo Kementerian Sekretariat Negara

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)


BIRO PERSONEL TNI DAN POLRI

KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA RI


SEKRETARIAT MILITER PRESIDEN
2011

Tulisan Standar Operating Procedures (SOP)


dan nama unit kerja

Nama instansi Kementerian Sekretariat Negara RI


dan nama satuan organisasi
Tahun pembuatan

Gambar 10 ...

MENTERI SEKRETARIS NEGARA


REPUBLIK INDONESIA
- 24 Gambar 10
Contoh Halaman Judul Dokumen SOP
Unit Kerja Lini Kementerian Sekretariat Negara

Logo Kementerian Sekretariat Negara

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)


ISTANA KEPRESIDENAN YOGYAKARTA

KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA RI


SEKRETARIAT PRESIDEN
2011

Tulisan Standar Operating Procedures (SOP)


dan nama unit kerja lini

Nama instansi Kementerian Sekretariat Negara RI


dan nama satuan organisasi
Tahun pembuatan

b. Peraturan Menteri Sekretaris Negara atau Kata Pengantar


Ketentuan penetapan SOP adalah sebagai berikut.
1) Peraturan Menteri Sekretaris Negara diletakkan di halaman pertama
(setelah halaman cover) untuk SOP yang berlaku bagi seluruh satuan
organisasi/unit kerja di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara,
instansi terkait, atau masyarakat luas, dan SOP yang berkaitan dengan
Presiden/Wakil Presiden/Menteri Sekretaris Negara/Tamu Negara.
2) Kata Pengantar pimpinan satuan organisasi/unit kerja/unit kerja lini
diletakkan di halaman pertama (setelah halaman cover) untuk SOP
yang berlaku hanya di lingkungan satuan organisasi/unit kerja/unit
kerja lini tertentu di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara.

c. Daftar ...

MENTERI SEKRETARIS NEGARA


REPUBLIK INDONESIA
- 25 c. Daftar Isi Dokumen
Daftar isi dibutuhkan untuk membantu mempercepat pencarian SOP yang
ada di dalam lampiran dokumen SOP. Untuk dokumen SOP Kementerian
Sekretariat Negara, mengingat SOP yang ada di dalam lampiran berasal
dari satuan organisasi/unit kerja/unit kerja lini yang banyak dan berbeda
karakteristiknya, maka SOP tersebut dapat dikelompokkan ke dalam
pengelompokan berdasarkan satuan organisasi/unit kerja.
d. Lampiran
Bagian lampiran merupakan bagian inti dari dokumen SOP yang berisi
kumpulan SOP dari satuan organisasi/unit kerja/unit kerja lini di
lingkungan Kementerian Sekretariat Negara.

BAB IV ...