Indonesian Jurnal on Computer Science Speed (IJCSS) 19 FTI UNSA Vol 11 No 2 Mei 2013 - ijcss.unsa.ac.

id

Pembuatan Sistem Antrian Pelayanan Masyarakat Pada Dinas Kependudukan dan

Pencatatan Sipil Kabupaten Pacitan
Riesda Ganevi 1) Indah Uly Wardati 2)
rganevi@yahooo.com

Description - Queuing system is being run on the Department of Population and Recording Sipill
Pacitan queuing system is still conventionally. The problem arises because there is no limit
consumers, where less extensive, and the book queue officers still recorded its own data file to be
processed. This study aims to develop the existing system into the new system by using the software
Microsoft Visual Basic 6.0. In this study, in addition to exposing the theory study used as the basis for
the preparation, will also be discussed on interviews, analysis, system design and system
implementation. So the results are expected to facilitate the performance of employees in The call
queue becomes more effective and efficient.
Deskripsi - Sistem antrian yang sedang berjalan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipill
Kabupaten Pacitan adalah sistem antrian yang masih secarakonvensional. Masalah tersebut timbul
karena tidak ada batasan konsumen, tempatnya kurang luas, dan pada buku antrian petugas masih
mencatat sendiri-sendiri data berkas yang akan diproses. Penelitian ini bertujuan untuk
mengembangkan sistem yang sudah ada menjadi sistem yang baru dengan menggunakan perangkat
lunak Microsoft Visual Basic 6.0. Dalam penelitian ini selain memaparkan kajian teori yang digunakan
sebagai dasar penyusunan, juga akan dibahas mengenai wawancara analisis, perancangan sistem,
dan implementasi sistem.
Sehingga hasil yang diharapkan dapat memudahkan kinerja karyawan dalam pemanggilan antrian
menjadi lebih efektif dan efisien.
Kata Kunci : Sistem Antrian
1.1. Latar Belakang Masalah
Pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan
Sipil terjadi antrian yang cukup banyak sekitar
250-300 orang per hari bahkan lebih. Sehingga
Kepala dinas menerapkan pelayanan prima
yaitu pelayanan dibuka dari jam 07.00 - 17.00
WIB sehingga karyawan disini dituntut untuk
bekerja ekstra. Masalah tersebut timbul karena
faktor kurangnya karyawan, tidak ada batasan
konsumen, tempatnya kurang luas, dan pada
buku antrian masih mencatat sendiri-sendiri
data berkas yang akan diproses.
Sistem yang berjalan pada Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil adalah
sistem antrian yang masih secara konvensional
yaitu dengan mengambil nomor urut antrian
yang sudah disediakan pada instansi tersebut
kemudian pada loket pelayanan akan
memanggil konsumen satu per satu sesuai
dengan nomor antrian tersebut dengan
memakai mikrofon, Bila nanti sudah dipanggil
kemudian kelengkapan berkas yang diberikan
untuk pembuatan Kartu Tanda Penduduk (KTP)
atau Kartu Keluarga (KK) kurang, maka
konsumen tersebut harus melengkapi terlebih
dahulu semua kelengkapan berkas tersebut
dan nanti baru akan di proses,sehingga
konsumen harus antri kembali.
1.2. Rumusan Masalah
Sistem Antrian yang ada pada Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil masih
konvensional.

1.3.

Batasan Masalah
1. Jumlah antrian mencapai 500
orang
2. Aplikasi ini hanya diterapkan pada
Dinas
Kependudukan
dan
Pencatatan
Sipil
Kabupaten
Pacitan.
3. Pengujian berbasis suara dan
tampilan.
4. Aplikasi
sitem
ini
dibangun
menggunakan Microsoft Visual
Basic 6.0.
5. Jumlah loket yang digunakan pada
sistem ini hanya 2 loket.

1.4. Tujuan Penelitian

Menghasilkan Sistem Antrian Pelayanan
Masyarakat Pada Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kabupaten Pacitan.
1.5. Manfaat Penelitian
Mahasiswa dapat melihat dan menghadapi
langsung masalah di dunia kerja yang dimulai
dari menentukan peluang, analisa masalah,
penentuan sistem sampai implementasi sistem
sehingga dihasilkan produk yang bermanfaat.
2.1. Sistem
Menurut Mulyadi dalam tugas akhir yang
disusun oleh Windi Octriyani Putri berjudul
Sistem dan Prosedur Pembelian Barang
Dagangan
Pada
PT.Stars
Internasional
Surabaya, sistem adalah sekelompok unsur

ISSN : 1979-9330 (Print) - 2088-0154 (Online) - 2088-0162 (CDROM)

Indonesian Jurnal on Computer Science Speed (IJCSS) 19 FTI UNSA Vol 11 No 2 Mei 2013 - ijcss.unsa.ac.id

yang erat berhubungan satu dengan yang

lainnya, yang berbagian bersama-sama untuk
mencapai tujuan tertentu.
(2001 : 2).
Menurut James A. Hall (2001 : 5) bahwa
sebuah sistem adalah sekelompok dua atau
lebih komponen komponen yang bersatu
untuk mencapaitujuan yang sama (common
purpose).
Nugroho
Widjayanto
(2001
:
2)
menyatakan bahwa Sistem adalah sesuatu
yang memiliki bagian bagian yang saling
berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu
melalui tiga tahapan yaitu input, proses, dan
output. Input merupakan penggerak atau
pemberi
tenaga
dimana
sistem
itu
dioperasikan. Proses merupakan aktivitas yang
merubah input menjadi output, sedangkan
output merupakan hasil operasi.
Pengertian menurut Marshall B. Romney,
Paul John Steinbart (2006 : 2) Sistem adalah
merupakan rangkaian dari dua atu lebih
komponen

komponen
yang
saling
berhubungan,
yang
berinteraksi
untuk
mencapai suatu tujuan. Dari pengertian
tersebut dapat diambil suatu kesimpulan bahwa
sistem adalah kumpulan komponen yang
berinteraksi membentuk satu kesatuan dan
keutuhan yang komplek didalam komplek
tertentu untuk mencapai tujuan umum.
Sesuatu dapat disebut sebagai sistem
apabila memenuhi dua syarat, pertama adalah
memiliki bagian bagian yang saling
berinteraksi dengan maksud untuk mencapai
tujuan tertentu. Bagian bagian itu disebut
subsistem atau ada yang menyebutkan sebagai
prosedur. Agar sistem dapat berjalan dengan
baik maka sub subsistem atau prosedur
prosedur itu harus saling berinteraksi antara
satu dengan yang lainnya. Syarat kedua bahwa
adanya suatu sistem harus memiliki tiga unsur
yaitu input,
proses, dan uotput. Input
merupakan penggerak atau pemberi tenaga
pada saat sistem dioperasikan. Proses
merupakan penggerak yang merubah input
menjadi output, sedangkan output merupakan
hasil operasi.
2.2. Antrian
Menurut Siagian (1987), antrian ialah suatu
garis tunggu dari nasabah (satuan) yang
memerlukan layanan dari satu atau lebih
pelayan (fasilitas layanan). Pada umumnya,
sistem antrian dapat diklasifikasikan menjadi
sistem yang berbeda beda di mana teori
antrian dan simulasi sering diterapkan secara
luas.
2.3. Sistem Antrian

Dalam skripsi yang berjudul Optimalisasi

Antrian Pembelian Karcis di Stasiun Bandung
dengan Menggunakan Algoritma Genetika,
Riza Fauzi Rahman mengatakan bahwa sistem
antrian adalah kedatangan pelanggan untuk
mendapatkan pelayanan, menunggu untuk
dilayani jika fasilitas pelayanan (server) masih
sibuk, mendapatkan pelayanan dankemudian
meninggalkan sistem setelah dilayani. Pada
umumnya, sistem antrian dapat diklasifikasikan
menjadi sistem yang berbeda-beda di mana
teori antrian dan simulasi sering diterapkan
secara luas. Klasifikasi menurut Hillier dan
Lieberman adalah sebagai berikut :
1. Sistem pelayanan komersial.
Sistem
pelayanan
komersial
merupakan aplikasi yang sangat luas
dari model-model antrian, seperti
restoran, kafetaria, toko-toko, salon,
butik, supermarket, dan sebagainya.
2. Sistem pelayanan bisnis-industri.
Sistem
pelayanan
bisnis-industri
mencakup sistem produksi, sistem
material,handling,
sistem
pergudangan, dan sistem-sistem
informasi komputer.
3. Sistem pelayanan transportasi.
4. Sistem pelayanan sosial.
Sistem pelayanan sosial merupakan
sistem-sistem pelayanan yang dikelola
oleh kantor-kantor dan perusahaanperusahan lokal maupun nasional,
seperti kantor registrasi SIM dan STNK,
kantor pos, rumah sakit, puskesmas,
dan lain-lain.
2.4. Flowchart
Flowchart adalah gambaran dalam bentuk
diagram alir dari algoritma dalam suatu
program atau prosedur sistem secara logika,
yang menyatakan arah alur program dalam
menyelesaikan suatu masalah. Digambarkan
dengan simbol sebagai berikut :
3.1. Analisis Masalah
Masalah
yang
dirasakan
pada
Dinas
Kependudukan
dan
Pencatatan
Sipil
Kabupaten Pacitan yang sangat terlihat adalah
pada lamanya antrian pada awal permohonan
berkas maupun pada akhir pengembalian
berkas yang sudah selesai kepada konsumen.
Kapasitas antrian tidak dibatasi oleh dinas
tersebut sehingga setiap hari mencapai 250300 orang. Pada antrian sendiri sistem yang
ada
masih konvensional yaitu konsumen
mengambil nomor antrian pada petugas yang
ada.
Kemudian konsumen mengisi form
Kartu Pelayanan pendaftaran tersebut yang
sekaligus adalah nomor antrian untuk
konsumen.Lalu menunggu untuk dipanggil

ISSN : 1979-9330 (Print) - 2088-0154 (Online) - 2088-0162 (CDROM)

Indonesian Jurnal on Computer Science Speed (IJCSS) 19 FTI UNSA Vol 11 No 2 Mei 2013 - ijcss.unsa.ac.id

menggunakan mikrofon oleh karyawan sesuai

dengan urutan nomor antrian. Dan pada
penulisan kwitansi pun masih konvensional
yaitu menuliskan total biaya pembuatan berkas
pada nota atau kwitansi dan menyerahkannya
pada konsumen untuk dibayarkan pada kasir.

3.4. Perancangan Output

Perancangan output merupakan
bentuk
keluaran yang akan dihasilkan dari sistem yang
baru, yang akan ditampilkan pada keluaran ini
adalah informasi tentang antrian pada loket
yang ada di dinas tersebut.

3.2. Analisis Pendukung

1. Pendukung Sumber Daya Manusia
(SDM)
Karyawan
yang
bekerja
pada
Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil berjumlah 38
orang yang terdiri dari 31 orang Pegawai
Negeri Sipil dan 7 orang adalah Pegawai
Kontrak.Mayoritas Pegawai adalah lulusan S1
(70%) lulusan S2 (10%), dan lulusan SMA
(20%). Usia
karyawan dari 23tahun55tahun(Tua 30% dan Muda 70%).Karyawan
yang bekerja pada dinas tersebut 80% bisa
mengoperasikan komputer karena pada
bagian-bagian tertentu seperti tenaga operator
TI, kasir, dan pada kantor pelayanannya semua
lulusan S1.
2. Pendukung Hardware
Hardware yang ada pada dinas tersebut semua
mendukung dan memenuhi syarat untuk
adanya Sistem Antrian nantinya. Spesifikasi
hardware yang digunakan untuk implementasi
sistem antrian pelayanan masyarakat yang
dibutuhkan adalah sebagai berikut :

Tabel 3.2. Tabel informasi antrian

NO
ANTRIAN
1
2

Loket
1
1

3.5. Flowchart
Secara garis besar alur proses pada
sistem antrian pada Dinas Kependudukan
dan Pencatatan Sipil Kabupaten Pacitan
dapat digambarkan sebagai berikut :
START

LOGIN

Tambah
antrian

Tabel 3.1.spesifikasi hardware dan software

NO

Nama
Komponen

Processor

Intel P3 700 Mhz

Ram

256 MB

VGA card

64 MB

Hard Disk

10 GB

Mouse

Standart ps/2

Keyboard
Number

USB

Monitor LCD

SVGA 1924x78 pixel

Speaker
Aktif

Sistem
Operasi

Panggil

Spesifikasi

END

Gambar 3.3. Flowchart secara garis besar

3.6. Perancangan Desain Interface
1. Form Login
LOGIN ADMIN
Password

SIGN IN

CANCEL

LOADING

Windows xp

3.3. Perancangan Input

Adapun bentuk input yang digunakan pada
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
untuk sistem antrian adalah nomor yang
diberikan pada kertas antrian mulai dari nomor
1 (satu) sampai nomor tertentu.

Gambar 3.4. perancangan form login

2. Form Splash
DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN
SIPIL

ISSN : 1979-9330 (Print) - 2088-0154 (Online) - 2088-0162 (CDROM)

Indonesian Jurnal on Computer Science Speed (IJCSS) 19 FTI UNSA Vol 11 No 2 Mei 2013 - ijcss.unsa.ac.id

Gambar 4.1. Form Login

Gambar 3.5. perancangan form splash
3. Form Antrian

b. Splash
Halaman ini merupakan halaman pendukung
sebagai ucapan selamat datang pada user.

RUN TEXT

LOKET 1

LOKET 2

NO
ANTRIAN

NO
ANTRIAN

Control User
Tambah

Start

Gambar 4.2. Form Splash

pangg

ulan

panggi

ulan

NAMA
ISTAN

EXI

RESET

c. Antrian
Halaman ini merupakan menu utama dari
alikasi ini.

Gambar 3.6. perancangan form antrian

4. Form Tambah
jumlah antrian

OK

Clear

Cancel

Gambar 4.3. Form Antrian

Gambar 3.7. perancangan form tambah antrian
4. Implementasi Sistem dan Hasil
4.1. Tampilan Sistem
Sistem antrian pada Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kabupaten Pacitan memiliki
beberapa tampilan halaman yang tiap-tiap
halaman mempunyai fungsi masing-masing.
Berikut ini akan dijelaskan halaman yang
terdapat pada sistem antrian ini dan fungsinya.
a. Login
Halaman ini berfungsi sebagai halaman
awal pembuka sebelum kita masuk
pada
menu
utama,
dengan
memasukkan
password
yang
sebelumnya sudah diseting.

Adapun fungsi dari tombol yang ada pada

halaman ini adalah sebagai berikut :
1. Tambah antrian , tombol ini berfungsi
untuk menambahkan atau menginputkan
nomor antrian yang merupakan jumlah
antrian dengan cara memasukkan nilai
atau angka dari 1-500 antrian.
2. Start antrian, tombol ini digunakan untuk
memulai panggilan nomor antrian.
3. Panggil, tombol ini digunakan untuk
memanggil nomor antrian sesuai dengan
urutan nomor antrian dan nomor loket
yang ditekan oleh admin.
4. Ulang, tombol ini digunakan jika
panggilan pertama tidak ada user yang
sesuai dengan nomor antrian dan nomor
loket yang disebutkan maka akan
panggilan akan diulang.

ISSN : 1979-9330 (Print) - 2088-0154 (Online) - 2088-0162 (CDROM)

Indonesian Jurnal on Computer Science Speed (IJCSS) 19 FTI UNSA Vol 11 No 2 Mei 2013 - ijcss.unsa.ac.id

5. Reset, tombol ini digunakan untuk

mengembalikan jumlah antrian menjadi
nol kembali.
6. Exit, tombol ini digunakan jika anda ingin
keluar dari sistem ini
d. Tambah antrian
Halaman ini adalah form yang
berfungsi untuk menginputkan berapa
banyak antrian yang akan dipanggil.

2 loket dengan kapasitas antrian

untuk
500
antrian.
Setelah
melakukan panggilan kita klik tombol
reset kemudian klik tombol exit untuk
keluar dari form antrian ini. Uji coba
ini membuktikan bahwa program
dapat bekerja dengan baik.
3. Sistem secara keseluruhan
Pengujian ini dilkukan untuk memastikan
bahwa aplikasi ini sudah dapat dipasang
dan digunakan sebagaimana mestinya.
Setelah
semua
rangkaian
kita
hubungkan pada komputer, maka kita
dapat menghidupkan sistem pada
komputer dengan cara menekan tombol
ON pada komputer, kemudian kita dapat
menjalankan aplikasi antrian pada
desktop sehinga pada tampilan layar
monitor menampilkan menu utama dari
sistem ini yang nomor antriannya masih
0. Hal ini menandakan bahwa belum ada
antrian
pada
loket
pelayanan
pendaftaran.

Gambar 4.4. Form Tambah Antrian

Adapun fungsi dari tombol yang ada pada
halaman ini adlah sebagai berikut :
1. Input jumlah antrian, berfungsi untuk
memasukkan jumlah antrian.
2. Ok, tombol ini digunakan jika jumlah
antrian sudah sesuai.
3. Clear, tombol ini untuk menghapus
jumlah antrian yang sebelumnya
sudah diinputkan.
4. Cancel, tombol ini digunakan untuk
keluar dari form Tambah antrian.
4.2. Pengujian Alat dan Sistem
Sistem Antrian ini dapat diuji berdasarkan
beberapa aspek, yaitu :
1. Perangkat keras (hardware)
Pengujian perangkat keras meliputi
pengujian pada tombol ulang , tombol
panggil, reset, keluar, tombol start, layar
tampilan, speaker.
2. Perangkat lunak (software)
Pengujian pada perangkat lunak sistem
antrian ini menggunakan simulasi
program antrian. Sebelum masuk pada
tampilan utama kita masuk pada bagian
login admin, setelah admin melakukan
login, selanjutnya dapat melakukan
simulasi pada tampilan utama pada

sistem antrian ini yaitu dengan cara

menambahkan
nomor
32
antrian,kemudian klik start antrian
kemudian kita bisa mulai melakukan
panggilan dengan menekan tombol
panggil pada masing-masing loket.
Pada saat itu juga speaker akan
mengeluarkan sura nomor antrian
sesuai dengan nomor antrian yang
dipanggil.
Untuk
mengulang
panggilan klik tombol ulang. Dalam
sistem antrian ini kita menggunakan

5.1. Kesimpulan
a. Dengan
menggunakan
sistem
komputerisasi pada antrian akan
sedikitnya mengubah pola kerja
karyawan dalam pemanggilan nomor
antrian.
b. Adanya sistem antrian ini akan
mengurangi penumpukan antrian
pada tiap harinya sehingga konsumen
juga akan merasa nyaman.
c. Dapat melayani hingga 500 antrian
5.2. Saran
a. Sistem yang digunakan sekarang yang
secara konvensional dengan sistem
antrian yang terkomputerisasi bisa di
jadikan sebagai perbandingan.
b. Diharapkan dengan adanya sistem
antrian ini dapat memberikan nilai
positif pada Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kabupaten Pacitan
di mata masyarakat.
c. Agar proses pengambilan nomor dapat
berjalan dengan cepat, sebaiknya
disediakan printer thermal paper cut
agar dapat mengambil nomor dengan
otomatis.
DAFTAR PUSTAKA

ISSN : 1979-9330 (Print) - 2088-0154 (Online) - 2088-0162 (CDROM)

[1]

Bambang
Eka
Purnama,
Pemanfaatan
Global
Positioning
System Untuk Pelacakan Objek
Bergerak,
Indonesian
Jurnal
on
Computer Science - Speed 10 Vol 8 No
1 Februari 2011, ISSN 1979 9330

Indonesian Jurnal on Computer Science Speed (IJCSS) 19 FTI UNSA Vol 11 No 2 Mei 2013 - ijcss.unsa.ac.id

[2]

[3]

[4]

[5]

[6]

[7]

[8]

[9]

[10]

[11]

[12]

[13]

Bambang Eka Purnama (2006),

Perancangan Sistem Perangkat Keras
dan Perangkat Lunak Pengendali
Komputer Jarak Jauh Menggunakan
Sinar Infra Merah, Seminar Nasional
Aplikasi
Teknologi
Informasi
(SNATI), UII Yogyakarta
Amsyah, Zulkifli. 2005. Tutorial
Membuat Program Dengan Visual
Basic .Jakarta : Gramedia Pustaka.
Fauzi
Rahman,
Riza.
2010.
Optimalisasi Antrian Pembelian Karcis
di
Stasiun
Bandung
dengan
Menggunakan Algoritma Genetika.
Skripsi. Surakarta : UNSA.
James, A. Hall. 2001. Sistem Informasi
Akuntansi. Edisi Ketiga. Salemba
Empat.
Kep.MenPan.No.81/93
tentang
Pelayanan Umum( Pacitan: Pemerintah
Daerah Kabupaten Pacitan, 1993)
Leong, Marlon. 2006. Dari Programer
Untuk Programer Visual Basic 6.0.
Yogyakarta : Penerbit Andi.
Marshal, B. Romney dan Paul John
Steinbart.
2006.
Accounting
Information System.Edisi Kesembilan.
Salemba Empat.
Octriyani Putri, Windi. 2010. Sistem
dan Prosedur Pembelian Barang
Dagangan Pada PT.Stars Internasional
Surabaya. Tugas Akhir. Surabaya :
STIE Perbanas.
Pebrianto, Slamet. 2012. Sistem
Antrian Pendaftaran di Rumah Sakit
Umum Daerah Kabupaten Pacitan.
Kerja Praktik. Surakarta : Universitas
Surakarta.
Pemerintah Daerah Nomor 20 tahun
2007 tentang Struktur Organisasi Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Kabupaten Pacitan.
Syahrini Utami, Alvi. 2009. Simulasi
Antrian Satu Channel Dengan Tipe
Kedatangan
Berkelompok.
Jurnal
Ilmiah Generic, volume 4 : 1.
Yusuf, Nilawaty. 2007. Penerapan
Model Antrian Pada PT.Bank Negara
Indonesia (Persero) Tbk Cabang
Gorontalo. Jurnal Inovasi , volume 4
(3): 1693-9034.

ISSN : 1979-9330 (Print) - 2088-0154 (Online) - 2088-0162 (CDROM)