Dokumentasi

Dalam Pengelolaan Instalasi Komputer

Definisi
Dokumen: Segala jenis catatan tertulis, gambar
atau rekaman yang berkaitan dengan keperluan
pengelolaan baik bersifat hardcopy ataupun
softcopy
Dokumentasi : Aktivitas
pengelolaan dokumen

pembuatan

dan

Hardcopy = berupa dokumen cetak (printed)

Softcopy = berupa file digital

Tujuan
1.

Arus Komunikasi (instruksi, laporan dan

lateral/saran)

2.

Informasi (ke user, ke bagian pemroses data

yang lain, internal)

3.

Identifikasi (tracer study)

4.

Penetapan prosedur dan standar (flowchart,

tabel keputusan, tick-list form)

5.

Pencatatan (monitor kinerja peralatan, sistem

dan personil)

6.

Referensi

Prinsip Dokumentasi
1.

Metode (pelaku, cara, tempat dan

aksesibilitas)

2.

Jumlah dokumentasi (berkaitan dengan

anggaran/budget)

3.

Kesederhanaan (bentuk dokumen, penataan

dokumen, klasifikasi dokumen)

4.

Desain form (kebutuhan format, layout dan

warna)

5.

Identifikasi (Nama dan Kode)

Sistem Penyimpanan
Dokumen
1. Sistem penyimpanan menurut abjad
2. Sistem penyimpanan menurut abjad bernomor
3. Sistem penyimpanan menurut pokok/hal masalah
4. Sistem penyimpanan menurut wilayah
5. Sistem penyimpanan menurut tanggal/waktu
6. Sistem penyimpanan menurut nomor urut

Dokumentasi Teknis
Adalah dokumen yang berkaitan dengan kegiatan
teknis/operasional, dengan jenis sbb:
1. Manual administrasi/manajemen operasi
2. Manual operasi, lebih dikenal sebagai SOP
(Standart Operational Procedure) atau POB
(Pedoman Operasional Baku)
3. Dokumen hardware, seperti : manual penggunaan
hardware, spesifikasi teknis, CD driver, kartu
garansi.
4. Dokumen software, seperti: manual penggunaan
software, lembar lisensi/serial number, source
code, tabel-tabel basisdata.

Jenis File softcopy

*.doc Microsoft Word

*.ppt

*.xls Microsoft Excel

*.pdf

Adobe Acrobat

*.zip

kompresi winzip

*.jpg/gif/bmp gambar

*.ps

*.htm/html hypertext browser IE

*.exe file executable program

*.mov movie Quick Time

*.MP3 musik

*.mpg Mpeg

*.avi format video

Microsoft Powerpoint

postscript ubah ke pdf distiller