Menyusun Proposal

Sebelum
Kumpulkan informasi tentang kebutuhan
yang akan diutarakan
Tengarai kebutuhan proyek
Staffing
Peralatan
Bahan
Garis besar anggaran
Tentukan siapa yang akan menulis proposal

BAGAIMANA MEMULAINYA

Mulailah lebih awal

Alasan harus jelas
Rencanakan: jangan mengejar uang
Bentuk kelompok kerja
Ikuti panduan
Sertakan surat pengantar
Surat terpisah
Jangan lupa, nama, alamat, lembaga

Ingat batas akhir

Kiat menulis proposal

Buatlah argumen yang terpadu

Selalu mengingat rencana
Hindari jargon yang berlebihan
Pikirkan Penilai (reviewer)
Tidak ada informasi yang tidak penting
Revisi
Minta orang lain membaca
Edit
Tunjukkan antusiasme

Bagian-bagian proposal
Ringkasan

Kebutuhan

Rencana
Evaluasi

Anggaran

Metoda

Pernyataan Ringkasan

Mulai dengan ringkasan proposal.

Jawab: Siapa, Apa, Bagaimana, Berapa?
Mengapa ada kebutuhan?
Bagaimana kita mengatasi kebutuhan ini?
Ringkasan ini dikenal sebagai ringkasan
eksekutif

Menengarai kebutuhan
Bagaimana kita tahu adanya kebutuhan?
Cari tahu usaha organisasi lain?
Apakah berjalan?

Apa yang tleah dilakukan pada masa lalu?

Apakah proyek anda berbeda?

Bagaimana proyek itu mengutarakan

kebutuhan?

Tujuan dan sasaran

Apa yang akan anda capai?
Daftarlah sasaran dan tujuan untuk mencapai
tujuan:
Sasaran: Meningkatkan jumlah remaja mengunjungi
Perpustakaan Umum
Tujuan:
Menerbitkan profil perpustakaan umum di Majalah Remaja
Melaksanakan persentasi di SMA/SMK
Melaksanakan training penelusuran di Perpustakaan Umum

Gunakan kata-kata aksi: Meningkatkan,

mengurangi, mengembangkan

Tujuan Proyek

Tujuan proyek berdasarkan hasil akhir proyek

Perubahan apa yang kita inginkan dengan proyek kita?
Siapa yang akan terpengaruh oleh perubahan ini?
Batasi secara jelas kelompok target dan penerima.
Ingat, apa yang akan kita capai harus spesifik.
Pilihlah tujuan yang realistik sehingga kita mampu
mencapai dan mengukurnya misalnya meningkatkan
pelayanan perpustakaan umum terlalu luas, juga tujuan
yang banyak akan sulit diukur.

Hasil yang diharapkan dan indikator

pencapaian

Hasil adalah perubahan yang akan

dicapai proyek. Hasil harus fokus pada
apa yang akan dilakukan proyek bukan
pada proses untuk mencapainya.
Tengariailah hasil yang diharapkan
sebagai akibat dari kegiatan proyek.
Contoh tujuan proyek:
Meningkatkan jumlah remaja
mengunjungi Perpustakaan Umum"

Gambaran kebutuhan atau kendala

Dalam mengembangkan proposal proyek,
gambarkan dengan jelas kebutuhan proyek
dengan menggunakan data yang relevan dan
terpercaya (Misalnya, laporan dan statistik
terkini) dan gambarkan bagaimana proyek kita
akan merespon kebutuhan atau kendala yang
telah ditengarai. Termasuk garis besar
lingkungan dan faktor-faktor yang mengarah
pada kebutuhan proyek anda ajukan (Mis. Sosial
ekonomi, politis dls.).

Rencana kegiatan
Rencana kegiatan harus mencakup:
Daftar semua kegiatan dan bahaimana masing masing kegiatan
mendukung tujuan proyek , termasuk jadwal kegiatan proyek dan
siapa yang bertanggunjawab melaksanakannya.
Berapa lama penyelesaian proyek (tanggal dimulai dan selesai)
Sumberdaya manusia, ketrampilan, sumberdaya keuangan setiap
kegiatan.
Bagaimana kita memantau dan mengevaluasi hasil dan keefektifan
proyek.
Realistislah berkaitan dengan waktu yang diperlukan untuk
penerapan proyek. Pastikan rekan kita setuju dengan garis waktu
yang sesuai dengan kebutuhan dan keadaan.

Resiko dan kesempatan

Tengarailah resiko dan peluang yang
dapat diakibatkan oleh penyelesaian
proyek yang berhasil. Termasuk faktor
internal dan eksternal yang dapat
meningkatkan atau memelihara
pencapaian proyek dalam mencapai
tujuan. Rincilah tindakan-tindakan yang
diambil untuk menghindari resiko.

Keberalanjutan

Taksirlah keberalanjutan jaka panjang dampak terhadap kelompok

target dan penerima akhir, termasuk untuk pengulangan dan
perpanjangan hasil dari kegiatan dan penyebaran informasi
Apakah hasil yang diharapkan proyek itu berkelanjutan:
Secara finansial: Bagaimana kegiatan akan dibiayai jika pendanaan
berakhir?
Secara kelembagan: Apakah struktur membolehkan kegiatan untuk
berlanjut di tempat itu apa akhir tindakah kegiatan? Apakah akan
ada kepemilikan lokal dari hasil kegiatan?
Pada tingkat kebijkan (Bila dapat diterapkan): Apa dampak
struktural dari kegiatan itu, misalnya akan mengarah pada legislasi,
metoda, etika dll?
Lingkungan (jika dapat diterapkan): Apakah kegiatan mempunyai
dampak negatif/positif terhadap lingkungan?

Populasi/kawasan geografis

Identifikasi kelompok target

Identifasi kawasan geografis
Gunakan data (contoh statistik)
Usahakan spesifik:
Demografi
Data sosioekonomi
Informasi sensus- penduduk

Pernyataan kebutuhan
Kita sangat memerlukan

Metodologi / Pendekatan
Sediakan rasional untuk menyatakan tujuan dan rencana
kerja dalam mencapainya.
Masukkan pula pengalaman dengan metodologi,
mengantisipasi kesulitan dan kejadian luarbiasa.

Jadwal/ timeline:
Berikan kegiatan sesuai dengan waktu untuk mencapai tujuan.

Publikasi / Promosi

Apa rencana kita untuk publikasi?

Publikasi, Lieflets, Koran, Radio?
Situs Web?
Pameran?
Membubuhkan pada program yang ada?

Personnel
Mengidentifikasi semua personil proyek
Memasukkan kualifikasi mereka yang
terkait dengan pernyataan tanggungjawab
dalam proyek

Menentukan data dasar

Bagaimana kita menentukan titik awal?
Data dasar memungkinkan kita
menentukan keberhasilan atau kegagalan
proyek

Fasilitas / dukungan lembaga

Gambarkan lembaga kita

Apa yang membuat lembaga kita unik?
Gambarkan pelayanan atau fasilitasnya
Rinci dukungan dari mitra kerja misalnya
perpustakaan lain, universitas, LSM dll.
Sumber dana lain
SUrat dukungan

Anggaran

Anggaran
Langkah 1
Kontak kantor pemberi dana

Anggaran (cont.)
Langkah 2
Tekankan item dalam anggaran dengan naratif
Dengan kata lain, masing-masing item yang muncul
dalam anggaran harus dijabarkan dalam naratif
Bagi anggaran menjadi beberapa bagian

Peralatan

Rp.
15.000.000

Peralatan

Komputer personal #
Remote Mouse

Rp. 14.500.000
Rp. 500.000

Anggaran (cont.)
Langkah 3
Pastikan bahwa donor setuju untuk
membiayai item yang anda sebutkan.
Bersiap-siap untuk wawancara.

Anggaran (cont.)
Langkah 4
In kind (sumbangan tidak dalam bentuk uang)
harus disebutklan dalam proposal
Nyatakan dengan jelas bentuknya apa.

Anggaran (cont.)
Langkah 5

Spesifikasi
Quotes
Upah per jam
Rincian upah
Perjalanan
Kendaraan
Per diem

Anggaran (cont.)
Langkah 6
Apakah anggaran realistik?
Tip: Perimbangkan waktu kinerja proyek
sehubungan dengan jumlah pengeluaran
misalnya biaya produksi, komunikasi,
perjalanan dls.

Anggaran(cont.)
Langkah 7
Pastikan apakah angka yang
dijumlahkan benar
Pastikan anggaran yang kita ajukan
tidak melebihi apa yang akan diberikan

Menyatupadukan:

Judul: Buatlah deskriptif

Masukkan daftar isi
Jangan dijilid
Lampiran:

Grafik, peta dll

Formulir evaluasi
DRH masing-masing anggota
Surat-surat pendukung

Latihan:
Merencanakan
Program

Proposal Kegiatan
Perpustakaan Umum
Panjang 5-7 halaman
Proposal:
Cover
Ringkasan Executive
pernyataan kebutuhan
Deskripsi Proyek
Anggaran
Kesimpulan

Sertakan Surat pengantar

Ingat:
Semua berawal dari
gagasan

Pertanyaan?