PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PADA PERCETAKAN DIGITAL

PONDOK DIGITAL BELITANG

Skripsi

Disusun oleh:
Askuri
07.12.2418

JURUSAN SISTEM INFORMASI

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM YOGYAKARTA
2011

MAKING INFORMATION SYSTEM OF DIGITAL PRINTING AT PONDOK DIGITAL

BELITANG
PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PADA PERCETAKAN DIGITAL PONDOK
DIGITAL BELITANG
Askuri
Jurusan Sistem Infornasi
STIMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Good service in a service company is important, therefore speed and accuracy in
providing services and highly influential records in a service company. For that, the thesis that I
will make is about the creation of a system of information on a company's digital printing services
are PONDOK DIGITAL.
This paper discusses the making of the system to support activities in PONDOK DIGITAL
include transaction recording job acceptance, purchase of raw materials, report the transaction
and the amount of stocks of raw materials. In addition to this system helps the company in receipt
records of orders and transactions quickly and appropriately, this system can also provide a
monthly transaction reports and the availability of raw materials so that admins and owners of
companies do not have difficulty in monitoring the company.
Keywords : Information System, Information System Of Digital Printing

1.

Pendahuluan
Seiring berkembangnya teknologi kita ketahui bahwa ternyata
teknologi sangat mempengaruhi kebutuhan kita. Pada saat ini kita mengenal
banyak teknologi yang semakin maju dan berperan mempermudah manusia
melakukan kegiatan dalam kehidupan sehari-hari. Kemajuan di bidang
teknologi informasi di bidang pendidikan, transportasi, penjualan, perbankan
dan lain-lain merupakan contoh bahwa kita semakin memerlukan teknologi
informasi dalam kehidupan kita.
Di era globalisasi pelayanan dan informasi yang cepat dan akurat serta
sesuai dengan kebutuhan sudah menjadi keharusan untuk tetap bisa bersaing
dalam dunia bisnis. Percetakan digital Pondok Digital adalah sebuah
perusahaan percetakan yang bergerak dibidang jasa pembuatan merchandise
foto. Selama ini Pondok Digital masih menggunakan cara-cara manual dalam
mencatat, menyusun dan menyimpan data-data informasi perusahaan, seperti
menulis pada selembar nota sebagai bukti order dan bukti transaksi dan
mencatat laporan bulanan pada sebuah buku. Cara-cara seperti ini sudah tidak
efektif lagi untuk digunakan karena menjadikan pemborosan waktu, tenaga
dan biaya dengan adanya penggunaan kertas yang lebih banyak.
Terkait masalah di atas, dalam skripsi ini penulis akan membuat
sebuah program sistem informasi yang terkomputerisasi untuk percetakan
Pondok Digital sehingga dengan adanya sistem otomatis diharapkan dapat
membantu perusahaan dalam mengolah data-data informasi perusahaan

menjadi lebih cepat, tepat dan akurat dengan tingkat kesalahan yang minimal
serta dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya.

2.

Landasan Teori
2.1. Konsep Dasar Sistem
Definisi sebuah sistem dapat dibedakan melalui dua pendekatan,
yaitu : pendekatan yang menekankan pada prosedurnya dan pendekatan
yang menekankan pada komponen-komponen/ elemen-elemennya.
Melalui pendekatan prosedurnya sistem didefinisikan sebagai
berikut: Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang
saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu
kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu (John Willey,
1981).
Sedangkan definisi sistem melalui pendekatan komponen/
elemennya sistem didefinisikan sebagai berikut:
Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang saling bereaksi untuk
mencapai suatu tujuan tertentu (Jogiyanto, 2005).
2.2. Konsep Dasar Informasi
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih
berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber dari informasi

adalah data. Data merupakan sebuah fakta dari suatu kejadian.

Sedangkan kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat
tertentu.
2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi
Sebuah informasi adalah suatu sistemdi dalam suatu organisasi
yang

mempertemukan

kebutuhan

pengolahan

transaksi

harian,

mendukung operasi,bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu

organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan
yang diperlukan.
2.4. Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen (management nformation system
atau MIS) merupakan sistem yang menyediakan informasi bagi
manajemen dalam sebuah organisasi untuk mendukung pengambilan
keputusan agar tercapai tujuan, serta membantu dalam pengambilan
keputusan.
2.5. Java
Java adalah suatu teknologi di dunia software komputer, yang
merupakan suatu bahasa pemrograman, dan sekaligus suatu platform.
Sebagai bahasa pemrograman, Java dikenal sebagai bahasa pemrograman
tingkat tinggi. Java mudah dipelajari, terutama bagi programmer yang
telah

mengenal

C/C++.

Java

merupakan

bahasa

pemrograman

berorientasi objek yang merupakan paradigma pemrograman masa

depan. Sebagai bahasa pemrograman, Java dirancang menjadi handal dan
aman. Java juga dirancang agar dapat dijalankan disemua platform, dan
juga dirancang untuk menghasilkan aplikasi-aplikasi dengan performansi
yang terbaik, seperti aplikasi database Oracle 8i/ 9i yang core-nya
dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman Java. Sedangkan
Java bersifat neutral architecture perangkat keras yang disebut sebagai
Java Bytecode.
3.

Konsep Dasar Database

Basis data sendiri terdiri dari dua suku kata, yaitu basis dan data.
Basis dapat diartikan sebagai tempat atau gudang. Sedangkan data adalah
representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu obyek seperti barang,
hewan, konsep, peristiwa, keadaan dan sebagainya yang direkam dalam
bentuk angka, teks, huruf, simbol atau kombinasinya.
Menurut Fathansyah dalam bukunya yang berjudul basis data
mendefinisikan basis data kedalam beberapa sudut pandang, yaitu :
a. Kumpulan file/ table/ arsip yang saling berhubungan yang disimpan
dalam media penyimpanan elektronis.
b. Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang
saling diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan
kembali dengan cepat dan mudah.

Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama

sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu,
untuk memenuhi berbagai kebutuhan.
4.

Perangkat Lunak Yang Digunakan

4.1. NetBeans IDE 6.7
Netbeans adalah IDE yang dikembangkan menggunakan
teknologi swing, teknologi yang sama yang digunakan Borland untuk
mengembangkan JBuilder. Dimana swing merupakan sebuah
teknologi Java yang standar yang mengikuti spesifikasi yang
diciptakan Sun.

Netbeans IDE standar memungkingkan untuk

membuat proyek-proyek Java dengan cepat dan gratis, karena

Netbeans

adalah

IDE

Open

Source

(http://ilmukomputer.org/2007/02/27/netbeans-open-source-java-ideberbasiskan-swing).
Netbeans dibuat dengan teknologi Swing, yaitu teknologi
Java untuk pengembangan aplikasi desktop. Tim Sun mengeluarkan
dua versi dari Netbeans yaitu Netbeans Platform dan Netbeans IDE,
dimana Netbeans IDE adalah Netbeans Platform dengan module
IDE. Netbeans memiliki kemampuan yang tidak dimiliki Eclipse
standar, yaitu adanya GUI Designer yang membuat pembuatan
aplikasi Java desktop menjadi lebih cepat.

4.2. My SQL
MySQL adalah Relational Database Management System
(RDBMS) yang didistribusikan secara gratis di bawah lisensi GPL
(General Public License). Dimana setiap orang bebas menggunakan
MySQL, namun tidak boleh dijadikan produk turunan yang bersifat
komersial. MySQL sebenarnya merupakan turunan salah satu konsep
utama dalam database sejak lama, yaitu SQL (Structured Query
Language). SQL adalah sebuah konsep pengoperasian database,
terutama untuk pemilihan atau seleksi dan pemasukan data, yang
memunginkan pengoperasian data dikerjakan dengan mudah secara
otomatis. Keandalan suatu sistem database (DBMS) dapat diketahui
dari cara kerjaoptimizer-nya dalam melakukan proses perintahperintah SQL, yang dibuat oleh user maupun program-program
aplikasinya. Sebagai database server, MySQL dapat dikatakan lebih
unggul dibandingkan database server lainnya dalam query data. Hal
ini terbukti untuk query yang dilakukan oleh singgle user, kecepatan
query MySQL bisa sepuluh kali lebih cepat dari PostgreSQL.
5.

Gambaran Umum Perusahaan

Pondok Digital adalah sebuah usaha percetakan digital yang
didirikan pada tanggal 18 Februari 2009 di Kecamatan Belitang
Kabupaten Ogan Komering Ulu Timur Provinsi Sumatera Selatan.
Letaknya cukup stategis di pinggir jalan menuju pusat pasar yang menjadi

tujuan utama masyarakat ketika berbelanja juga dekat dengan tempattempat pendidikan formal tingkat dasar, menengah dan perguruanperguruan tinggi swasta, sehingga percetakan Pondok Digital mudah
dikenal oleh masyarakat.
Nama Pondok Digital sendiri adalah nama yang diberikan oleh
owner/ pendiri usaha percetakan ini yaitu Marlina Susyanti, SE.
Percetakan digital ini melayani pembuatan merchandise atau cetak foto
pada media selain kertas seperti cetak foto di mug/ gelas, piring, keramik,
pin, gantungan kunci, topi, kaos, tas dan lain-lain. Berawal dari sebuah
kegemaran mengolah/ meng-edit foto, Marlina Susyanti (pemilik) ingin
mempunyai usaha yang berkaitan dengan hobinya tersebut, kemudian
muncullah ide di benaknya untuk mendirikan sebuah usaha percetakan
digital. Percetakan digital yang dimaksud adalah percetakan merchandise
atau sebuah kreasi mencetak foto pada media selain kertas seperti mug/
gelas, piring, keramik, pin, gantungan kunci, topi, kaos dan lain-lain.
Dari sejak berdiri sampai sekarang percetakan Pondok Digital
sudah banyak mengalami perkembangan baik dari segi tempat yang
awalnya tidak begitu baik dan kurang maksimal, sekarang sudah
mengalami perbaikan, begitupun juga dari segi manajemen.
6.

Analisis Sistem
Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai berikut : penguraian dari
suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya

dengan maksud mengidentifikasikannya dan mengevaluasi permasalahanpermasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi
dan kebutuha- kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan
perbaikan-perbaikannya (Jogiyanto, 2005).
6.1. Identifikasi Masalah
Informasi yang tepat dan cepat sangat dibutuhkan dalam sebuah
usaha agar bisa tetap bersaing dalam usaha jasa dan lainnya. Peningkatan
pelayanan sangat dipengaruhi oleh sistem atau cara kerja dalam sebuah
usaha, misalnya dalam pemrosesan data-data yang dilakukan secara
manual, hal ini akan memakan waktu dan tenaga yang lebih banyak, dan
akan menjadikan pelayanan kurang maksimal. Maka dari itu dalam
penulis akan berusaha membantu menyelesaikan masalah-masalah yang
ada dalam percetakan Pondok Digital agar dapat meningkatkan
pelayanan.
Dari hasil penelitian pada percetakan Pondok Digital Belitang
dapat diidentifikasikan berbagai permasalahan sebagai berikut :
1. Kesulitan memeriksa stok bahan baku
Hal ini terjadi karena admin tidak dapat mengetahui stok bahan
baku secara cepat karena harus memeriksa di gudang untuk
menghitung jumlah bahan baku yang tersisa. Tidak adanya catatan
otomatis yang dapat menghitung bahan baku yang sudah terpakai

dan yang belum terpakai sehingga dapat memperlambat proses

pemesanan dan pemrosesan order.
2. Kesulitan dan ketidaktepatan dalam pembuatan laporan
Laporan dibuat berdasarkan data-data yang ada, karena data masih
berupa

arsip

yang

tidak

tersusun,

penyusunan

laporan

membutuhkan waktu yang relatif lama dan apabila terjadi

kesalahan harus mengulang dari awal. Sehingga pada saat pemilik
perusahaan membutuhkan informasi secara cepat, admin tidak bisa
memenuhinya.
6.2. Analisis PIECES
Analisis yang digunakan dalam perancangan sistem yang akan
dibangun adalah metode PIECES (Performance, Information, Economic,
Control, Efficiency, Services). Dari analisis ini, maka akan diperoleh
beberapa masalah yang akhirnya dapat diketahui

masalah utamanya

dengan jelas dan lebih spesifik, sehingga dapat disimpulkan beberapa

usulan yang akan membantu dalam perancangan sistem baru yang lebih
baik.
1. Analisis Kinerja (Performance)
Analisis kinerja merupakan analisis terhadap kemampuan sistem
dalam menyelesaikan tugas dengan baik. Kinerja sangat penting karena
berkaitan dengan produktifitas dari hasil kerja yang dilakukan. Ukuran

hasil kerja dapat dilihat dari jumlah pekerjaan yang akan dilakukan pada
waktu tertentu dan adanya waktu yang tertunda dari satu pekerjaan ke
pekerjaan yang lain.
Masalah kinerja dapat terjadi ketika tugas-tugas operasional
diselesaikan terlalu lambat untuk mencapai sasaran yang diinginkan.
Performance dapat diukur dengan jumlah produksi (throughput) dan
waktu tanggap (response time) dari sistem (Hanif Al Fatta, 2007).
Kelemahan :
Pencarian dan pencatatan data pemesanan dan transaksi membutuhkan
waktu 4-5 menit setiap transaksi dan apabila terjadi kesalahan
pencatatan, front office akan membutuhkan waktu lebih lama lagi untuk
melakukan koreksi data sehingga akan terjadi penundaan pelayanan
terhadap pelanggan berikutnya.
2. Analisi Informasi (Information)
Informasi merupakan sesuatu yang tidak kalah penting bagi
perkembangan sebuah organisasi atau perusahaan. Karena informasi
tersebut yang akan dijadikan landasan bagi manajemen perusahaan
dalam

pengambilan

berikutnya.
Kelemahan :

keputusan

untuk

menentukan

rencana

1. Informasi yang dihasilkan belum akurat karena masih sering

terjadi kesalahan dalam penginputan jumlah uang, keamanan
data juga belum terjamin, karena belum ada keamanan hak akses
antara front office, manajer maupun pemilik perusahaan
sehingga apabila ada orang yang tidak bertanggung jawab
menyalah gunakan laporan keuangan maka bisa berakibat fatal
bagi perusahaan.
2. Informasi yang dihasilkan belum bisa tepat pada waktunya, front
office atau manajer tidak dapat melakukan laporan pemesanan,
transaksi, dan laporan bahan baku secara cepat apabila sewaktuwaktu pemilik perusahaan membutuhkan laporan, informasi
yang sudah usang (terlambat) tidak mempunyai nilai yang baik
bagi pengguna tertentu, sehingga bila digunakan sebagai dasar
dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal.
3. Informasi yang dihasilkan belum mempunyai manfaat yang
berbeda, antara pengguna satu dengan yang lain misalnya front
office bisa mengetahui semua transaksi dan informasi yang
dihasilkan oleh sistem dalam arti tidak ada batasan. Sehingga
informasi yang dihasilkan menjadi tidak relevan atau sesuai
dengan yang dibutuhkan.

3. Analisi Ekonomi (Economy)

Persoalan ekonomi berkaitan dengan masalah biaya dan
keuntungan, dengan

adanya kelemahan-kelemahan yang ada pada

sistem lama maka mungkin terjadi penambahan biaya yang tidak

dapat diramal.
Kelemahan :
Pencatatan masih menggunakan kertas, tinta dan alat tulis lainnya
sehingga apabila terjadi perubahan data atau terdapat arsip yang
rusak dan perlu diganti akan menambah biaya operasional.
4. Analisi Pengendalian (Control)
Pengendalian diterapkan untuk meningkatkan kinerja sistem,
mencegah atau mendeteksi kesalahan sistem, menjamin keamanan
data, informasi dan persyaratan.
Kelemahan :
Sistem pemesanan dan transaksi secara manual akan sulit
melakukan kontrol karena pemrosesan data dilakukan oleh manusia
sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan sangat besar tanpa
sistem perhitungan yang pasti. Misalnya kesalahan dalam
memasukan jumlah uang muka pemesanan, total pembayaran, sisa
kembalian, dan lain-lain.

5. Analisis Efisiensi (Eficiency)

Menyangkut bagaimana menghasilkan output sebanyakbanyaknya dengan input yang sekecil mungkin. Efisiensi dari sistem
yang dibangun adalah pemakaian secara maksimal atas sumber daya
yang tersedia meliputi manusia, informasi, waktu, uang, peralatan,
ruang dan keterlambatan pengolahan data.
Kelemahan :
Sistem pemesanan dan transaksi secara manual tidak efisien karena
perlu melakukan dokumentasi secara manual yang memerlukan
ketelitian sehingga belum bisa menekan pemborosan sumber daya,
waktu, dan penggunaan kertas.
6. Analisis Pelayanan (Service)
Analisis pelayanan merupakan analisis yang bertujuan
mengoreksi atau memperbaiki pelayanan kepada pelanggan, rekan
kerja maupun atasan. Dengan adanya analisis ini diharapkan bisa
meningkatkan pelayanan yang diberikan oleh sistem.
Kelemahan :
Pelayanan kepada pelanggan akan membutuhkan banyak waktu
karena harus menunggu informasi ketersediaan bahan baku dari
bagian gudang

ketika pelanggan melakukan pemesanan dan

menghitung

secara

manual

ketika

pelanggan

melakukan

pembayaran.
7.

Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan tahap setelah analisis dari siklus
pengembangan sistem dimana tahapan ini bertujuan untuk memberikan
ketentuan bentuk dan proses pada perangkat lunak yang dibuat agar
pembuatan program tidak menyimpang dari aturan dan hasil analisis yang
telah di tetapkan pada perancagan program.

8.

Hasil dan Pembahasan

1. Tampilan Menu Login

Sebelum masuk pada menu utama atau program diharuskan untuk

mengisi user id dan password sebagai kata kunci untuk kerahasiaan file
dan dokumen yang dibuat.

2. Tampilan Menu Utama

Tampilan menu utama berfungsi untuk menampilkan pilihan menu

yang akan disesuaikan dengan kebutuhan yang diperlukan. Tujuan dari
pembuatan menu utama adalah untuk mengumpulkan perintah-perintah
yang menunjukan letak dari form berdasarkan rancangan sesuai dengan
permasalahan dan kebutuhan.
Adapun menu yang ditampilkan adalah berbentuk puul down
terdapat menu input dengan berbagai sub-subnya, antara lain file, data,
transaksi dan laporan-laporan.

3. Tampilan Menu Transaksi Pemesanan

9.

Kesimpulan
Dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian, analisis sistem, perancangan
program hingga tahap implementasi, maka penulis dapat menarik kesimpulan
sebagai berikut :
1. Sistem Informasi percetakan Pondok Digital Belitang masih mengunakan
cara manual, sehingga masih ada kemungkinan terjadi kesalahan dalam
pencatatan dan perhitungan. Dengan sistem baru ini yang sudah
terkomputerisasi akan mempercepat proses pengolahan data percetakan
Pondok Digital Belitang dan menghasilkan laporan yang lebih akurat.

2. Penerapan Sistem Informasi Percetakan Pondok Digital Belitang yang baru

akan memungkinkan sistem lebih menarik dan interaktif serta dapat
menjadi solusi dalam penyimpanan data yang jauh lebih besar.
3. Pembuatan fasilitas password bertujuan untuk melindungi sistem dari pihak
yang tidak berkepentingan.
10. Saran
Demi kelancaran operasional di dalam perusahaan, penulis mengajukan
beberapa pemikiran dan saran antara lain :
1. Agar kegiatan pengolahan data yang dilakukan mendapatka hasil yang
maksimal perlu ditingkatkan ketelitian personil untuk menghindari
terjadinya kesalahan dalam sistem, untuk itu perlu sekali adanya tenaga
ahli yang menguasai bidang computer yang telah dikembangkan.
2. Demi kelancaran operasional secara umum di Percetakan Digital Pondok
Digital Belitang maka perlu diterapkan suatu aplikasi computer secara
terarah, terpadu dan menyeluruh.
3. Dengan sistem informasi yang baru, pemakai disarankan untuk
memperhatikan kekurangan dan kelemahan sistem baru agar dapat segera
dicari pemecahan masalahnya dan dilakukan pengembangan sistem untuk
masa yang datang demi kelangsungan pelaksanaan sistem informasi yang
baik.

DAFTAR PUSTAKA

Jerry FitzGerald, Fundamentals of Systems Analysis, 1981.

Jogiyanto. HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur

Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi Offset, 1999.

Hanif Al Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan

Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern ; Yogyakarta : Andi Offset, 2007.