A.

PENGERTIAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

Standart Operating Prosedure (SOP) adalah serangkaian instruksikerja
tertulis yang dibakukan (terdokumentasi) mengenai proses penyelenggaraan
administrasi perusahaan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana
dan oleh siapa dilakukan.Menurut Tjipto Atmoko, Standart Operasional
Prosedur merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas
pekerjaan sesuai dengan ungsi dan alat penilaian kinerja instansi
pemerintah

berdasarkan

indikator!indikator

teknis,

administrati

dan

prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerjapada unit kerja
yang bersangkutan.".Man aat Standar Operasional Prosedur
sebagai standarisasi cara yang dilakukan pega#ai dalam menyelesaikan
pekerjaan yang menyelesaikan tugasnya.
Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh
seorang pega#ai dalam melaksanakan tugas.
Meningkatkan e$siensi dan eekti%itas pelaksanaan tugas dan tanggung
ja#ab indi%idual pega#ai dan organisasi secara keseluruhan.
Membantu pega#ai menjadi lebih mandiri dan tidak bergantung pada inter
%ensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam
pelaksanaan proses sehari!hari.
Meningkatkan akuntibilitas pelaksanaan tugas.
Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pega#ai cara
konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu menge%aluasi usaha
yang telah dilakukan.
Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat
berlangsung dalam berbagai situasi.
Memberikan inormasi mengenai kuali$kasi kompetensi yang harus
dikuasai oleh pega#ai dalam melaksanakan tugasnya.
Memberikan inormasi dalam upaya peningkatan kompetensi pega#ai.
Memberikan inormasi mengenai beban tugas yang dipikuloleh seorang
pega#ai dalam melaksanakan tugasnya. &.Tujuan Standard Operating
Prosedure (SOP)

Agar

petugas'pega#ai

menjaga

konsistensi

dan

tingkatkinerja

petugas'pega#ai atau tim dalam organisasi atau unit kerja.

Agar mengetahui dengan jelas peran dan ungsi tiap!tiap posisi dalam
organisasi.
Memperjelas

alur

tugas,

#e#enang

dan

tanggung

ja#ab

dari

petugas'pega#ai terkait.
Melindungi organisasi'unit kerja dan petugas'pega#ai dari malpraktek atau
kesalahan administrasi lainnya.
ntuk

menghindari

kegagalan'kesalahan,

keraguan,

duplikasi,

dan

ine$siensi. .*ungsi Standarad Operating Prosedure

Memperlancar tugas petugas'pega#ai atau tim'unit kerja.
Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
Mengetahui dengan jelas hambatan!hambatannya dan mudah dilacak
Mengarahkan petugas'pega#ai untuk sama!sama disiplin dala bekerja.
Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.Oleh karena itu
diperlukan standar!standar operasi prosedur sebagai acuan kerja secara
sungguh!sungguh untuk menjadi sumber daya manusia yang proesional,
handal

sehingga

dapat

me#ujudkan

%isi

dan

misi

perusahaan.

+.euntungan adanya Standard Operating Prosedure (SOP)

SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana, menjadi alat
komunikasi dan penga#asan dan menjadikan pekerjaan diselesaikan secara
konsisten.
Para pega#ai akan lebih memiliki percaya diri dalam bekerja dan tahu apa
yang harus dicapai dalam setiap pekerjaan.
SOP juga bisa dipergunakan sebagai salah satu alat

b. egunaan Simbol!simbol dalam prosedur".jenis!jenis pekerjaan, tahap!tahap, gerakan!

gerakan, dan bagian!bagian pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu bidang
tugas.&.<aktu rata!rata yang diperlukan baik untuk penyelesaian setiap tahap atau jenis
pekerjaan dan #aktu seluruhnya yang diperlukan untuk penyelesaian pekerjaan
tersebut..Persyaratan kecakapan dan keterampilan pega#ai yang diperlukan untuk dapat
mengerjakan pekerjaan dengan sebaik!baiknya.+.Peralatan dan asilitas kerja yang diperlukan

untuk dapat mengerjakan pekerjaan.6.=umlah tenaga kerja yang diperlukan untuk suatu bidang
tugas atau bidang kegiatan dan sebagai salah satu alat e%aluasi kerja pega#ai.:.Apakah peralatan,
asilitas, dan tenaga kerja telah dimanaatkan sesuai dengan kapasitas yang
semestinya.;.emacetan!kemacetan yang paling banyak terjadi.
C. JENIS-JENIS SOP DALAM ADMINISTRASI PERKANTORAN
".berdasarka si at kegiatan. a. SOP teknisciri!ciri SOP teknis
pelaksanaan berjumlah satu orang atau satu kesatuan tim kerja atau jabatan meskipun dengan
pemangku yang lebih dari satu.

erisi langakah rinci atau cara melakuakan pekerjaan atau langkah detail pelaksanaan
kegiatan.b. SOP administrati ciri!ciri administrati
Pelaksanaan berjumlah banyak atau lebih dari satu aparetur ataulebih dari satu jabatan dan bukan
merupakan satu kesatuan yangtunggal.

erisi tahapan pelaksanaan kegiatan atau langkah!langkah pelaksanaan kegiatan yang bersiat
maokro ataupun mikro yang tidak menggambarkan cara melakukan kegiatan
.
D.AZAS-AZAS PENYUSUNAN STANDARD APERATING PROSEDURE
Asas!asas penyusunan standard operating prosedue
asas pembukaan, yaitu disusun berdasarkan tata cara yang bentuk yang telah dibakukan sehingga
dapat menjadi acuan
yang baku dalam melakukankan suatu tugas.

Asas pertanggung ja#aban, hal ini harus dapat dipertanggung ja#abkan baik dari sisi isi, bentuk,
prosedur, standar yang ditetapkan maupun dari sisi keabsahannya.

Asas kepastian, yakni adanya keseimbangan hak dan ke#ajiban antara aparatur dan masyarakat
sehingga masing!masing pihak mempunyai tanggung ja#ab yang sama.

Asas keseimbangan, yakni adanya keseimbangan hak dan ke#ajiban antara aparatur dan
masyarakat sehingga masing!masing pihak mempunyai tanggung ja#ab yang sama.

Asas keterkaitan, yaiyu harus terkait dengan kegiatan administrasi umum baik secara langsung
maupun tidak langsung.

Asas kecepatan dan kelancaran, yakni yang dapat menjamin terselesaikannya suatu suatu tugas
pekerjaan sesuai dengan #aktu yang telah ditetapkan, tepat sasaran, menjamin kemudahan dan
kelancaran secara prosedural.

Asas keamanan, yaitu harus dapat menjamin kepentingan semuapihak yang terlibat dalam
pelaksanaan tugas.


Asas keterbukaan, yaitu keberadaan SOP dapat menciptakan transparansi dalam pelaksanaan
tugas
E. PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN STANDARD OPERATING PROSEDURE
a ) S t a n d a r d o p e r a t i n g p r o s e d u r e h a r u s d i t u l i s s e c a r a j e l a s , sederhana
dan tidak berbelit!belit sehingga mudah dimengerti dan diterapkan untuk satu kegiatan
tertentu.b ) S t a n d a r d o p e r a t i n g p r o s e d u r e h a r u s d a p a t m e n j a d i p e d o m a n
yang terukur baik mengenai norma #aktu, hasil kerja yang tepat dan akurat, maupun rincian
biaya pelayanandan tatacara pembayaran biladiperlukan adanya biaya pelayanan.c ) S t a n d a r d
o p e r t i n g p r o s e d u r e h a r u s d a p a t m e m b e r i k a n k e j e l a s a n kapan dan siapa
yang harus melaksanakan kegiatan, berapa lama #aktu yang dibutuhkan dan sampai dimana
tanggung ja#ab masing!masing pega#ai'pejabat.d ) S t a n d a r d o p e r a t i n g p r o s e d u r e
h a r u s u d a h d i r u m u s k a n d a n s e l a l u bisa menyesuaikan dengan kebutuhan dan
perkembangan kebijakan yang berlaku.e ) S O P h a r u s m e n g g a m b a r k a n a l u r
k e g i a t a n y a n g m u d a h d i t e l u s u r i jika terjadi hambatan." . M a n a a t
prosedur tertulis adalah>
a. Planning!controlling ? mempermudah dalam pencapaian tujuan. ? merencanakan besarnya
beban kerja yang optimal bagi masing!masing pega#ai. ? menghindari pemborosan atau
memudahkan penghematan biaya. ? mepermudah penga#asan.b. Organi@ing
?mendapatkan intruksi kerja yang dapat dimengerti oleh ba#ahan. ? dihubungkan dengan alat
yang mendukung pekerjaan kantor dan dokumen. ? menciptakan konsistensi kerja.c. Stang!
leading ? memmbantu atasan dalam memberikan intruksi kerja bagi pega#ai. ? konseling untuk
ba#ahan agar memberikan kontribusi maksimal ? mempermudah pemberian penilaian bagi
ba#ahan.d. 9oordination ? menciptakan koordinasi yang baik antar departemen ? untuk
menetapkan dan membedakan prosedur rutin dan independen
F. TEKNIK MENYUSUN SOP
Ada tujuh tahapan atau langkah yang dapat digunakan untuk membuat suatu prosedur yang baik
dan memaksimalkan semua potensi yang ada, anatara lain sebagai berikut-".Menentukan
tujuan yang ingin dicapai.&.Membuat rancangan a#al. .Melakukan e%aluasi
internal.+.Melakukan e%aluasi eksternal.6.Melakukan uji coba.:.Menempatkan
prosedur pada unit terkait.;.Menjalankan prosedur yang sudah dibuat.
G. PENERAPAN SOP DALAM MANAJEMRN PERKANTORAN
Proses penerapan harus dapat memastikan bah#a output yang dikehendaki dapat di#ujudkan
yaitu-".Setiap pelaksanaan mengetahui SOP yang baru disusun dan alasan
perubahannya.&.Salinan'kopi SOP disebarluaskan sesuai kebutuhan dan siap
diakses oleh semua pengguna potensial..Setiap pelaksanaan mengetahui perannya dalam SOP
dan dapat menggunakan semua pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki untuk
menerapkannya secara aman dan eekti.+.Ada mekanisme untuk memonitor'memantau
kinerja, mengidenti$kasi masalah!masalah yang mungkin timbul, dan menyediakan dukungan
dalam proses penerapan SOP.