LAPORAN HASIL AUDIT INPUT DAN OUTPUT

SISTEM ABSENSI
PT. ABUABU

Ole
h
KELOMPOK
5
Anggota
:
Desy Kusuma Wardani
Dwina Artati
Nisa Azmi Durrachman
Petrisia Meiga Natalia

14066490
95
14066491
13
14066493
21
14066493
66

CSI4601851Dasar Dasar Audit Sistem

Informasi Semester Genap 2014/2015
Program S1 Ekstensi Fakultas Ilmu
Komputer Universitas Indonesia

1. RINGKASAN (EXECUTIVE SUMMARY)

Sistem absensi karyawan merupakan sistem yang mencatat data kehadiran para
karyawan. Sistem absensi ini nantinya akan berpengaruh pada sistem payroll dimana gaji
karyawan akan ditentukan. Oleh karena itu, data yang di-entry pada sistem absensi harus
benar dan akurat sehingga data tersebut dapat diproses dengan benar oleh payroll
sistem.
Secara umum prosedur input data pada sistem absensi PT. Abuabu sudah cukup baik
dengan diaplikasikannya RFID dan fingerprint recognition sebagai alat pencatatan data
kehadiran karyawan yang akan meminimalisir kesalahan data yang masuk pada sistem
absensi. Selain itu, terdapat juga pembagian roles pada sistem absensi, dimana para
karyawan tidak dapat mengubah jam kehadirannya, dan hanya admin / kepala bagian
saja yang dapat mengubah jam kehadiran para karyawan serta terdapat standar
prosedur yang harus diikuti untuk pengubahan data yang diharapkan dapat
meminimalisir terjadinya kecurangan.
Namun demikian kami melihat masih terdapat peluang bagi para karyawan untuk
melakukan kecurangan dalam melakukan absensi. Selain itu terdapat beberapa
kesempatan untuk meningkatkan kinerja sistem absensi tersebut dan juga beberapa
temuan yang dapat membantu karyawan untuk memastikan data kehadirannya
tersimpan dengan baik dalam sistem absensi tersebut.
Berikut ini kami sampaikan ringkasan temuan pemeriksaan dari kontrol input dan output
data pada sistem absensi. Secara lebih terperinci, dalam bagian III dari laporan kami,
disampaikan temuan-temuan pemeriksaan yang mencakup kondisi, akibat dan
rekomendasi.
2. PENDAHULUAN
2.1.

Latar Belakang

Sumber Daya Manusia atau karyawan merupakan salah satu sumberdaya terpenting
dalam suatu perusahaan karena karyawanlah yang menggunakan dan mengelola
sumber daya lainnya untuk menjalankan proses bisnis dalam suatu perusahaan.
Meskipun karyawan termasuk aset terpenting dalam perusahaan, perusahaan tetap
memiliki aturan-aturan yang harus dipatuhi oleh karyawan, salah satunya mengenai
kehadiran karyawan. Sistem perhitungan dan aturan - aturan mengenai kehadiran
karyawan bisa berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya.
Perhitungan kehadiran karyawan menjadi salah satu faktor penilaian kinerja
karyawan seperti untuk perhitungan gaji, pemberian reward, dan lain-lain. Karena
itu, perhitungan kehadiran karyawan harus dikelola sebaik dan seakurat mungkin.
PT. Abuabu telah menetapkan prosedur dalam absensi karyawan dengan
memanfaatkan sistem RFID (Radio Frequency Identification) dan juga fingerprint
recognition sebagai alat bantu input kehadiran pada sistem absensi karyawan. Oleh
karena itu, diperlukan kegiatan audit pada area kontrol input dan output pada sistem
absensi tersebut untuk memastikan bahwa sistem bekerja sesuai harapan.

2.2.

Tujuan Audit

Tujuan audit input dan output kontrol dimaksudkan untuk memastikan bahwa
data yang
dimasukkan dilakukan dengan benar ke dalam aplikasi sehingga dapat diproses serta
menghasilkan output yang sesuai dengan input. Sebelum data dimasukkan harus ada
prosedur yang jelas dari petugas tertentu, dalam kasus audit input dan output kontrol
absensi ini yaitu bagian HRD.
Dengan adanya audit kontrol input dan output ini juga bertujuan untuk mengurangi
resiko dalam sistem komputerisasi, seperti :
1. Kesalahan pengisian yang mengandung faktor kesengajaan
2. Kesalahan pembacaan input oleh sistem
3. Ketidaksesuaian output dengan input oleh sistem
2.3.

Metodologi Audit

1.
Perencanaan
Tahap perencanaan ini perlu dilakukan agar auditor mengenal benar obyek yang akan
di audit. Pada tahap ini auditor menentukan cara yang efektif dan efisien untuk
memperoleh bukti yang diperlukan agar sesuai dengan standar dan tujuan audit.
Aktivitas - aktivitas yang perlu dilakukan dalam perencanaan audit adalah sebagai
berikut :
1.1 Penentuan sasaran dan
tujuan audit
1.2 Penentuan ruang lingkup
audit
1.3 Pemahaman mengenai proses
bisnis klien
1.4 Penetapan resiko yang mungkin terjadi dalam
lingkungan audit
1.5 Pembuatan daftar kontrol yang akan digunakan dalam
proses audit
2. Persiapan program
audit
Pada tahap persiapan program audit, auditor melakukan pengumpulan bukti audit
dari auditee yang akan digunakan untuk menentukan hasil dari audit. Aktivitas yang
perlu dilakukan dalam persiapan program audit adalah sebagai berikut :
2.1
Observasi
aktivitas
operasional
di
lingkungan obyek
2.2 Pengkajian ulang sistem dokumentasi dari
obyek audit
2.3 Pengajuan pertanyaan dengan petugas yang
berwenang
2.4 Pengujian terhadap obyek
audit
2.5 Pencatatan data dan bukti (
dokumentasi )

3. Evaluasi
Auditor menggunakan data dan bukti yang telah didapat sebelumnya untuk melakukan
penilaian terhadap obyek audit. Jika level resiko yang telah ditetapkan sebelumnya
dalam perencanaan tinggi, maka dalam evaluasi juga harus mendapatkan bukti
yang cukup kuat untuk pengendalian resiko tersebut. Aktivitas yang perlu dilakukan
dalam evaluasi adalah sebagai berikut :
3.1 Penilaian kualitas pengendalian terhadap
resiko
3.2 Penilaian terhadap reliabilitas dan
validitas
3.3
Penilaian
kinerja
operasional

4. Mengkomunikasikan hasil
audit
Setelah dilakukan proses audit dan evaluasi terhadap obyek audit, auditor
menyiapkan beberapa laporan temuan dan mungkin beberapa rekomendasi terkait
dengan pemeriksaan yang didukung oleh bukti. Jika memang diperlukan, auditor juga
akan memantau apakah rekomendasi yang diberikan ditindaklanjuti atau tidak.
2.4.

Tim Audit

Adapun Eksetrnal Auditor yang melaksanakan audit adalah :

1.
2.
3.
4.

Desy Kusuma Wardani (Auditor)

Dwina Artati (Auditor)
Nisa Azmi Durrachman (Auditor)
Petrisia Meiga Natalia (Auditor)

3. TEMUAN DAN REKOMENDASI

a.

Adanya anomali saat input data otomatis via RFID dan finger print recognition
Penjelasan :
Berdasarkan hasil audit yang dilakukan ketika non-karyawan (tamu yang sudah
tercatat datanya pada database) menempelkan kartu pada mesin RFID dan mesin masih
dalam menu karyawan, data non-karyawan tersebut terbaca sebagai karyawan. Hal
tersebut terbukti ketika mesin membaca sidik jari non-karyawan tersebut dan monitor
menampilkan output pemberitahuan bahwa non-karyawan tersebut berhasil melakukan
absensi.
Rekomendasi :
Seharusnya sistem dapat membedakan role antara non-karyawan dengan karyawan
sehingga ketika non-karyawan melakukan tap kartu yang masih pada posisi menu
karyawan tidak akan terbaca sebagai absensi.
b. Adanya kecenderungan untuk melakukan kecurangan dalam melakukan input
kedalam sistem

Penjelasan :
PT Abubu saat ini memiliki dua cabang. Hal tersebut memungkinkan mobilitas karyawan
tinggi sehingga untuk absensi juga harus dapat dilakukan di kedua tempat tersebut. Tim
IT PT Abuabu sudah dapat mengintegrasikan database antara dua cabang tersebut
sehingga karyawan di cabang ke-1 dapat melakukan absensi di cabang ke-2. Hal ini baik
untuk menunjang mobilitas karyawan yang tinggi, namun di sisi lain juga dapat
menimbulkan kecurangan. Salah satu contoh kecurangan yang banyak terjadi yaitu
sebagai contoh karyawan A tinggal berdekatan dengan cabang ke-1 dan berkerja di
Cabang ke-2. Karyawan A pulang sebelum jam pulang kantor dari cabang ke-1 dan
melakukan absensi pulang di cabang ke-2. Bentuk kecurangan seperti ini yang belum
dapat diatasi oleh sistem.
Rekomendasi :
Ada banyak alternative :
- Adanya surat ijin / surat tugas untuk melakukan absensi di tempat yang berbeda.
- Karyawan yang harus bekerja ke cabang ke-2 harus melakukan tap in dan tap out di
cabang ke-1 dan ketika tiba di cabang ke-2 juga karyawan tersebut harus melakukan tap
in tap out. Sebagai contoh yaitu karyawan B merupakan karyawan di cabang ke-2.
Karyawan B ada keperluan di Cabang ke-1 pada siang hari. Maka, sebelum karyawan B ke
Cabang Ke-1, karyawan B harus tap out dahulu di cabang ke-2 dan ketika karyawan B
tiba di cabang ke-1, karyawan B harus melakukan tap in juga.
c. Output hanya berupa text yang ada di layar sehingga ada beberapa karyawan yang
kurang memperhatikan notifikasi berhasil/gagalnya input absensi karena terburu-buru.
Penjelasan :
Berdasarkan hasil audit yang dilakukan, notifikasi keberhasilan atau kegagalan ketika
melakukan tap in/out hanya berupa checklist atau tanda silang yang ditampilkan di
monitor. Hal ini terkadang kurang diperhatikan oleh karyawan sehingga tidak jarang
ditemukan kasus karyawan yang jam kehadiran atau kepulangannya tidak tercatat oleh
sistem karena ketika karyawan tidak sadar bahwa notifikasi gagal ditampilkan dan
mengharuskan karyawan mengulang proses absensi, karyawan sudah buru-buru
meninggalkan lokasi absensi dan tidak absen ulang.
Rekomendasi :
Untuk kedepannya, sistem dapat memberikan notifikasi tidak hanya pada monitor tapi
juga ada notifikasi dalam bentuk audio yang dapat didengar langsung oleh karyawan
yang melakukan absensi.

APPENDIX

Input Control
Nomor

Nama Kontrol

Identifikasi input control dalam sistem

Mengetahui program apa saja yang disediakan oleh sistem
sebagai Input Control
Hasil/Komentar
Nama Pelaksana
Tanggal
Mendapatkan
pemahaman
mengenai
bisnis
Nisa Azmi
28/05/2015
proses
dan
fitur
attendance
system
terkait.
Semua fitur yang
disampaikan dalam
wawancara tersedia
dalam sistem, yakni :
- Absensi karyawan
Nisa Azmi
28/05/2015
- Permohonan cuti,
tugas luar, dan
lembur
- Review gaji
Fitur
absensi
menggunakan
teknologi identifikasi
smartcard
milik
karyawan serta sidik
jari sedangkan fitur
permohonan cuti dan
Desy Kusuma
28/05/2015
sebagainya
telah
diantisipasi
dari
kesalahan
input
dengan desain form
yang
mampu
meminimalisir
kesalahan input data

Tujuan Audit
Prosedur Audit
Melakukan
wawancara
terkait
proses
bisnis dan fitur
attendance
system
Memastikan
keberadaan fitur
dalam
attendance
system

Mengidentifikasi
Format
input
yang dimasukkan
kedalam
attendance
system

Nomor

Nama Kontrol

Verifikasi akurasi, kelengkapan, dan kebenaran data

Memastikan data yang diinput benar, lengkap, dan akurat
serta dapat diproses oleh sistem
Hasil/Komentar
Nama Pelaksana
Tanggal

Tujuan Audit

Prosedur Audit
Memastikan
bahwa
orang
yang
bertanggung
jawab
untuk
Para karyawan sudah
input data telah
Dwina Artati
28/05/2015
di-training.
ditraining untuk
menyiapkan,
meng-entry dan
mengontrol data
yang diinput
Prosedur input data
terlaksana
dengan
baik,
namun
Memverifikasi
beberapa
kondisi
apakah
proses
memungkinkan
bisnis input data
Nisa Azmi
28/05/2015
karyawan melakukan
terlaksana
pengurangan
jam
dengan baik
kerja (lebih jelasnya
disampaikan
pada
bagian rekomendasi)
Memastikan
Absensi
yang
bahwa data yang dilakukan
tanpa
diinput
sesuai menggunakan
Dwina Artati
28/05/2015
dengan
format smartcard dan sidik
yang
harus jari
tidak
akan
dimasukkan.
diproses oleh sistem.
Berhubung
mesin
attendance
system
Nomor
1
juga
menyediakan
fitur
Nama Kontrol
Identifikasipengaturan
variasi ouput
akun
selain
Tujuan Audit
Mengetahui
struktur
karyawan,
makaorganisasi dan kebutuhan informasinya
akan
hasil
pengolahan
dilakukan percobaan data attendance system
Melakukan
Prosedur Audit
Hasil/Komentar
Tanggal
absensi
karyawan Nama Pelaksana
percobaan input
Identifikasi
Pengguna
adalah Petrisia Meiga
28/05/2015
dengan
smartcard
data yang tidak
Desy Kusuma
28/05/2015
pengguna
karyawan
dan
serta sidik jari milik
sesuai
dengan
attendance
pimpinan
selain
karyawan.
format input
system
departemen
Namun
hasilnya
Identifikasi
sistem
Karyawan
:
masih Petrisia Meiga
28/05/2015
informasi
apa Histori
mengenalinya
absensi dan
saja
yang informasi
sebagai penggajian
karyawan
dibutuhkan oleh Pimpinan
dan
mengeluarkan
setiap pengguna departemen
notifikasi
: absensi
attendance
berhasil dilakukan.
Histori
absensi
system
karyawannya
Data
sudah
Memastikan data Pimpinan
diverifikasi
oleh Petrisia Meiga
28/05/2015
bahwaditampilkan
yang
data yang departemen
admin
tidak
ditambahkan
dalam
system dapat
ditandatangani
melihat
oleh
Dwina Artati
28/05/2015
didapat dengan
sesuai
dari informasi
pimpinan
gaji
sumber
kebutuhan
yang
data karyawannya.
departemen sebelum
terpercayadengan ditambahkan
sesuai
ke
role user
dalam sistem

Output Control

Nomor
Nama Kontrol

Review laporan attendance system

Mengetahui anomali atau ketidaksesuaian penyajian
Tujuan Audit
informasi oleh sistem
Prosedur Audit
Hasil/Komentar
Nama Pelaksana
Tanggal
Terdapat
informasi
kehadiran
yang
Melihat
histori waktu
Petrisia Meiga
28/05/2015
absensi
kedatangannya diisi
dengan
informasi
waktu pulang.
Kesalahan
pencatatan
waktu
kehadiran sering kali
disebabkan
oleh
Melakukan
kelalaian karyawan
wawancara
yang
kurang
terhadap
memperhatikan
pengguna
notifikasi
Petrisia Meiga
28/05/2015
attendance
gagal/berhasil
dari
system
sistem hanya karena
(karyawan)
absensi
dilakukan
dengan terburu-buru
(lebih
jelasnya
disampaikan
pada
bagian rekomendasi)