Aktivitas Akuntansi
Aktivitas akuntansi secara umum dapat dibagi menjadi akuntansi keuangan atau akuntansi
manajerial. Area tambahan untuk akuntansi yaitu akuntansi pajak, tidak dibahas di sini. Akuntansi
pajak umumnya terkait dengan pelaporan eksternal tentang akitivias bisnis kepada departemen
pajak sehingga data yang didapatkan untuk akuntansi keuangan menjadi dasar untuk akuntansi
pajak.
Akuntansi Keuangan termasuk mendokumentasikan seluruh transaksi perusahaan yang memiliki
dampak pada status keuangan dari organisasi, kemudian dengan transaksi yang terdokumentasi ini
membuat laporan untuk investor dan pihak eksternal. Laporan-laporan ini yang umum disebut
dengan laporan finansial, harus mengikuti aturan-aturan dan petunjuk yang telah ditetapkan oleh
berbagai badan seperti Financial Accounting Standards Board (FASB), the U.S. Securities and
Exchange Commission (SEC) dan Internal Revenue Service (IRS).
Laporan keuangan yang umum adalah neraca keuangan dan laporan pemasukan. Neraca Keuangan
adalah rangkuman saldo rekening seperti kas yang dipegang; jumlah yang terhutang oleh pelanggan
kepada perusahaan; biaya bahan baku dan persediaan produk jadi; nilai asset tetap seperti
bangunan; jumlah yang terhutang kepada vendor, bank dan kreditur lainnya; dan jumlah yang
diinvestasikan investor kepada perusahaan. Sebuah neraca keuangan memberikan gambaran umum
tentang kesehatan keuangan perusahaan pada suatu saat, yang merupakan sebuah pertimbangan
penting untuk kreditur dan investor perusahaan. Gambar 7.1 menunjukkan sebuah contoh neraca
keuangan Fitter Snacker.
Laporan pendapatan, atau neraca rugi laba (profit and loss statement) menunjukkan pendapatan
dan pengeluaran perusahaan dan keuntungan atau kerugian untuk suatu periode waktu (biasanya
kuartal atau tahunan). Profitabilitas penting untuk kreditor dan investor, juga informasi penting
untuk manajer yang bertanggung jawab atas operasional sehari-hari. Secara umum, manajer melihat
keuntungan sebagai indikator kesuksesan dan kerugian sebagai indicator permasalahan yang harus
diselesaikan. Gambar 7.2. menunjukkan contoh laporan pendapatan Fitter.
Umumnya, perusahaan menyiapkan laporan keuangan per kuartal, atau terkadang lebih sering.
Untuk menyiapkan laporan ini, sebuah perusahaan harus menutup buku (close its books), yang
berarti neraca untuk akun nominal yang temporer (seperti pemasukan, biaya, pendapatan dan
kerugian) ditransfer ke akun laba ditahan (retained earnings account. Akun nominal yang ditutup
akan memiliki saldo nol untuk mengawali pengumpulan (akumulasi) pendapatan dan pengeluaran
pada periode pelaporan berikutnya. Tutup buku dilakukan untuk mentransfer saldo dan memberikan
saldo nol untuk akun nominal. Untuk melakukan hal ini, staf harus memeriksan akun-akun yang ada
untuk memastikan akun tersebut akurat dan terkini. Jika system informasi perusahaan secara rutin
menghasilkan data yang akurat dan tepat waktu, maka tutup buku bisa berjalan lancar. Jika tidak,
penyesuaian catatan harus dilakukan, yang menyebabkan tutup buku menjadi tugas yang
memakan waktu dengan hasil yang tidak akurat.
Salah satu kelebihan dari system informasi terintegrasi adalah ia dapat menyederhanakan proses
penutupan buku dan membuat laporan keuangan. Staf akunting tidak perlu menyambungnyambungkan data dari sistem yang berbeda-beda karena semua data yang dibutuhkan ada pada
sebuah system tersentralisasi. Gambar 7.3 menunjukkan neraca Fitter dan Laporan Rugi Laba di
system SAP ERP.
Gambar 7.3. Neraca Keuangan dan Laporan Rugi Laba Fitter dalam SAP ERP
Dalam system ERP, neraca dan laporan rugi laba adalah laporan basis data yang dapat dibuat dengan
cepat kapan saja, dan karena data untuk menyiapkan laporan dibaca dari tabel basis data, laporanlaporan ini selalu up-to-date. Fitur lain dari neraca dan laporan rugi laba ERP adalah kemampuan
untuk dengan cepat menampilkan data pada tingkat kedetilan yang berbeda. Selain itu, system ERP
memungkinkan pengguna membuat varian laporan keuangan, yaitu laporan keuangan dengan
format berbeda yang disiapkan untuk memenuhi kebutuhan pengguna yang berbeda.
Akuntansi Manajerial berkaitan dengan menentukan biaya-biaya dan profitabilitas dari aktivitas
perusahaan. Informasi high-level yang muncul pada laporan neraca keuangan dan laporan rugi laba
menunjukkan apakah sebuah perusahaan menghasilkan keuntungan, tujuan dari akuntansi
manajerial adalah untuk menyediakan informasi yang detil kepada manajer untuk membuat
keputusan yang baik, menyiapkan anggaran, menentukan profitabilitas dari produk, area penjualan,
atau kampanye pemasaran tertentu, dan lain-lain. Akuntansi manajerial menghasilkan informasi
yang digunakan manajer untuk mengontrol aktivitas-aktivitas sehari-hari perusahaan dan membuat
rencana jangka panjang untuk operasi, pemasaran, kebutuhan tenaga kerja, pengembalian hutang,
dan masalah manajemen lainnya. Akuntansi manajerial menyediakan laporan dan analisis untuk
keperluan internal, perusahaan dapat fleksibel dalam mengkonfigurasi sistem akuntansi
manajerialnya.
Pada prakteknya, penjual mengelola hubungan ini dengan menetapkan sebuah batasan tentang
berapa banyak dana yang dapat dihutang pleh seorang pelanggan pada periode tertentu, dan
memonitor batasan ini saat pesanan baru datang dan pembayaran diterima. Sebagai contoh, penjual
dapat memberitahu pembeli bahwa kredit limitnya adalah $10,000, yang berarti paling banyak utang
pembeli kepada penjual adalah $10,000. Jika pembeli mencapai jumlah ini, penjual tidak akan
menerima pesanan penjualan sampai pelanggan membayar sebagian atau seluruh hutangnya. Saat
membuat sebuah penjualan berdasarkan kredit, penjual membuat sebuah masukan pada buku
untuk meningkatkan account receivable dan saldo penjualan. Sehingga, saat saldo account
receivable pembeli di buku penjual mencapai $10,000, pembeli harus melakukan pembayaran
sebagian hutangnya.
Meneruskan contoh di atas, asumsikan bahwa pembeli menghubungi penjual untuk memesan
barang senilai $3,000. Jika saldo account receivable pembeli sudah mencapai $8,000, penjual
seharusnya tidak menerima pesanan $3,000 karena itu akan membuat saldo account receivable
pembeli menjadi $11,000, yang melebihi batasan kredit pembeli. Daripada menolak pesanan, staf
penjualan pembeli mungkin dapat menyarankan pembeli menurunkan ukurang pesanan, atau
meminta mereka mengirim pembayaran sebelum memroses pesanan, sehingga dapat mengurangi
hutang pembeli. Jelas bahwa untuk membuat sistem ini bekerja, staf penjualan harus memiliki akses
terhadap saldo account receivable terkini dari seluruh pelanggannya.
Jika akuntansi memastikan buku selalu up to date dan memberikan saldo account receivable saat ini
kepada pemasaran dan penjualan saat dibutuhkan, maka batasan kredit dapat dikelola dengan baik.
Pemasaran dan penjualan dapat membandingkan batasan kredit pelanggan dengan jumlah hutang
pelanggan (dan nilai order yang baru) untuk membuat keputusan. Akan tetapi dalam sistem tak
terintegrasi, akuntansi tidak dapat mencatat penjualan dan/atau penerimaan pembayaran saat
kedua hal ini terjadi. Dalam kasus ini, saldo account receivable tidak terkini. Terlebih lagi, bagian
penjualan mungkin bekerja dari cetakan saldo kredit yang tidak terupdate. Jika cetakan tidak
menunjukkan pembayaran terkini, seorang pelanggan mungkin ditolak kreditnya. Pelanggan
mungkin dapat membantah penolakan pemesanan, yang akan memicu permintaan untuk
pembaharuan informasi pada akuntansi. Penundaan karena penyelidikan tersebut dapat mengurangi
kepuasan pelanggan, dan melakukan penyelidikan akan memakan waktu pekerja.
Masalah ini tidak perlu muncul untuk sistem informasi terintegrasi. Saat penjualan dilakukan, sistem
secara langsung meningkatkan saldo account receivable pelanggan. Saat perusahaan menerima dan
mencatat sebuah pembayaran, saldo account receivable dikurangi langsung. Database tersedia
untuk akuntansi dan juga pemasaran dan penjualan, maka staf penjualan memiliki akses terkini
terhadap informasi saldo pelanggan. Sehingga, staf penjualan tidak perlu membuat permintaan ke
Akuntansi tentang saldo account receivable pelanggan. Dengan latar belakang ini, kita kemudian
dapat mempelajari bagaimana manajemen kredit Fitter pada sistem tak terintegrasi.
Prosedur Manajemen Kredit Fitter
Seperti digambarkan pada bab sebelumnya, ketika sebuah pesanan baru datang untuk Fitter,
seorang petugass penjualan mengacu pada sebuah cetakan bulanan terkait saldo pelanggan dan
batasan kredit untuk melihat apakah kredit dapat diberikan. Jika diasumsikan tidak ada masalah
kredit, petugas penjualan memasukkan penjualan dalam sistem pemasukan penjualan, yang
merupakan program computer tersendiri. Data penjualan ditransfer ke akuntansi dengan
Modul Ajar Mata Kuliah Perencanaan Sumber Daya Perusahaan
Mahendrawathi ER, 2015
memberikan file setiap akhir hari kerja. Seorang petugas akuntansi menggunakan data yang
ditransfer oleh sistem penjualan untuk menyiapkan tagihan pelanggan.
Akuntansi harus membuat penyesuaian jika ada pengiriman sebagian sebelum membuat tagihan.
Akurasi dari proses penyesuaian tergantung pada bagian gudang dapat mengirimkan perubahan
pesanan pada waktu yang tepat atau tidak. Setelah membuat tagihan, akuntansi membuat masukan
akuntansi untuk mengenali pemasukan: sebuah debit pada account receivable dan credit pada
penjualan sesuai dengan jumlah tagihan.
Petugas akuntansi juga memroses pembayaran pelanggan. Petugas menerima dan secara manual
menangani cek. Mereka memasukkan data pada program akuntansi, meningkatkan saldo kas dan
mengurangi saldo account receivable. Data ini kemudian digunakan untuk membuat pembaharuan
terhadap akun individual pelanggan, mengurangi jumlah yang dihutang pelanggan kepada Fitter. Jika
waktu memungkinkan, akun dipost (dan setoran bank dilakukan) pada saat pembayaran diterima;
jika tidak, pemasukan akan dilakukan segera di hari berikutnya. Sehingga, kemungkinan terdapat
delay antara waktu Fitter menerima cek dari pelanggan dan pengurangan sesungguhnya pada saldo
account receivable pelanggan, yang dapat menimbulkan kesalahan pada manajemen kredit.
Selanjutnya mari kita lihat bagaimana SAP ERP dapat meningkatkan proses manajemen kredit Fitter.
Manajemen Kredit pada SAP ERP
Sistem SAP ERP memungkinkan sebuah perusahaan untuk menentukan batasan kredit untuk setiap
pelanggan. Sebuah perusahaan dapat mengkonfigurasi jumlah apapaun untuk pilihan credit-check
pada sistem SAP ERP, termassuk kapan mengecek kredit pelanggan (misalnya, pada saat pembuatan
pesanan, pada saat pembuatan dokumen pengiriman, atau pada saat goods issue) dan siapa yang
harus diberitahu saat sebuah pesanan akan membuat pelanggan melebihi batasan kreditnya
(misalnya, petugas penjualan atau petugas manajemen kredit). Gambar 7.4 menunjukkan sebuah
pengecekan kredit dinamis dengan Reaksi C yang dipilih.
Reaksi C berarti jika pesanan yang disimpan akan menyebabkan pelanggan melebihi batasan
kreditnya, sistem akan mengeluarkan peringatan yang menunjukkan jumlah dimana pesanan
melebihi batasan kredit. KArena sistem mengeluarkan peringatan, pesanan dapat disimpan, tetapi
akan memblok pemrosesan selanjutnya sampai masalah kredit terselesaikan.
Seringkali, perusahaan tidak mengkonfigurasi sistem untuk menyediakan peringatan kepada petugas
pemesanan karena mereka tidak dapat menyelesaikan masalah dank arena masalah kredit adalah
masalah atara departemen account receivable penjual dan departemen account payable pembeli.
Akan tetapi, seorang pada fungsi manajemen kredit secara regular meninjau pesanan yang terblok
dan menyelesaikan masalah kredit secara langsung dengan pelanggan.
Gambar 7.4 menunjukkan bahwa pengecekan kredit adalah dinamis dan memiliki horizon (tenggang
waktu) peninjauan selama dua bulan. Ini berarti hanya dua bulan beriktunya dari pesanan pembelian
akan digunakan untuk menghitung pengecekan kredit. Pelanggan bisa melakukan pemesanan untuk
jadwal jangka panjang, namun hanya yang akan dikirim dalam waktu dekat yang biasanya
dipertimbangkan saat pengecekan kredit.
variances dapat timbul pada biaya-biaya langsung maupun tidak langsung. Variansi ini dihitung
dengan membandingkan pengeluaran sebenarnya untuk bahan baku, tenaga kerja, utilitas, sewa, dll
dengan biaya standar yang diprediksi.
Jika perusahaan menyimpan catatan untuk berbagai elemen secara terpisah, mengumpulkan
penyesuaian-penyesuaian variansi ini menjadi sangat sulit. Jika produk dibuat dengan merakit
berbagai bagian yang dibuat pada pabrik manufaktur yang berbeda, dan pabrik menggunakan sistem
informasi yang berbeda, penyesuaiannya akan menjadi sangat tidak tepat.
ERP dan Akuntansi Biaya Persediaan
Banyak perusahaan dengan sistem informasi tak terintegrasi jarangn menganalisis cost variances
karena kesulitan untuk melakukannya. Sehingga perusahaan seringkali tidak tahu berapa besar biaya
sesungguhnya untuk memproduksi sebuah produk. Seperti diilustrasikan pada contoh berikutnya,
mengetahui dengan tepat berapa biaya produksi bisa menjadi hal yang sangat penting.
Misalkan Fitter memiliki kesempatan untuk menjual 300,000 NRG-A bar kepada pelanggan baru. Ini
adalah pesanan yang besar untuk Fitter. Pelanggan menginginkan sebuah harga $0.90 per bar. Biaya
standar fiter per bar saat ini adalah $0.75 berdasarkan informasi yang berumur dua bulan. Fitter
tahu bahwa biaya untuk memproduksi snack bar telah meningkat secara signifikan pada beberapa
bulan terakhir. Fitter tidak ingin menjual dengan kerugian per unit, tetapi juga tidak mau kehilangan
pesanan besar atau pelanggan yang potensial menjadi pelanggan jangka panjang. Karena kesulitan
mengumpulkan seluruh data untuk menghitung cost variances, Fitter hanya menganalisis cost
variances per kuartal, dan data terbaru tidak akan tersedia sampai sebulan lagi. Haruskah Fitter
menerima pesanan skala besar tersebut?
Jika Fitter memiliki sistem ERP, tenaga kerja di seluruh perusahaan akan mencatat biaya-biaya di
database perusahaan pada saat biaya tersebut muncul. Metode untuk mengalokasikan biaya ke
produk dan untuk menghitung variansi-variansi sudah dibangun ke dalam sistem saat sistem
tersebut dikonfigurasi. Dengan demikian sistem dapat menghitung variansi secara otomatis saat
dibutuhkan. Hal ini akan menyederhanakan proses untuk penyesuaian akun, dan manajemen Fitter
akan selalu memiliki informasi akurat dan terkini terkait cost variances. Fitter dapat membuat
keputusan berdasarkan informasi terkait utung atau tidak menjual snack bar seharga $0.90 per bar.
Terlebih lagi, dengan menjalankan proses perencanaan penjualan dan operasi, Fitter dapat
menentukan apakah mereka memiliki kapasitas untuk menyelesaikan pesanan dengan tepat waktu.
Jika lembur dibutuhkan untuk memenuhi pesanan, maka analis dapat menggunakan kapabilitas
perencanaan sistem ERP untuk mengevaluasi biaya-biaya menggunakan produksi lembur.
Konfigurasi sistem ERP memungkinkan analis untuk menelusuri biaya-biaya menggunakan berbagai
dasar berdasarkan pekerjaan, berdasarkan area kerja, atau berdasarkan aktivitas produksi. Ini
berarti biaya unit dapat dihitung dengan berbagai alokasi overhead yang berbeda, yang
memungkinkan analis untuk bermain dengan what if dengan keputusan profitabilitas produk.
Dalam sistem tak terintegrasi, melalukan penelusuran untuk beraneka segi tersebut merupakan
pekerjaan yang sulit dan memakan waktu.
Contoh Perhitungan Biaya Produk
Misalkan Fitter ingin memperbaharui biaya standar untuk NRG-A bar. Dengan menganalisis biayabiaya tidak langsung terkait dengan produksi sebuah produk belakangan ini, akuntan biaya Fitter
dapat menghitung tariff overhead yang baru. Mengingat biaya material jauh lebih besar daripada
biaya tenaga kerja langsung di Fitter, perusahaan memutuskan untuk mengggunakan overhead
produksi sebagai persentase dari biaya-biaya material langsung. Tarif baru untuk overhead produksi
adalah 100% dari biaya-biaya material langsung.
Modul Ajar Mata Kuliah Perencanaan Sumber Daya Perusahaan
Mahendrawathi ER, 2015
Gambar 7.5 menunjukkan analisis biaya produk untuk NRG-A bar. Analisis biaya dilakukan untuk 7
kotak, yang merupakan jumlah bar yang dapat diproduksi dengan adonan berukuran 500-pound.
Resep untuk 500-pound batch sudah ditunjukkan gambar 6.7. Informasi ini diulang kembali pada
analisis biaya pada gambar 7.5 disertai dengan biaya per unit dari setiap material.
Analisis biaya produk memungkinkan kita menentukan apakah menjual 300,000 NRG-A bar kepada
pelanggan baru dengan hara $0.90 per bar akan menghasilkan keuntungan untuk Fitter. Mengingat
terdapat 24 bar untuk sebuah box dan 12 kotak dalam sebuah kotak pengiriman, biaya saat ini untuk
NRG-A bar adalah:
$209.82/
=$0.73/
(24
)(12
)
Berdasarkan perhitungan ini, kita dapat melihat bahwa Fitter dapat menjual bar seharga $0.90 dan
menghasilkan keuntungan sebesar $0.17 per bar.
Latihan 7.2
Estimasi COGM dan COGS per kotak untuk NRG-B bar menggunakan informasi produksi pada gambar
6.7 dan biaya produk sebagai berikut:
Protein Powder (lb.)
Hazelnuts (lb.)
Dates (lb.)
$4.40
$1.64
$3.55
Gunakan biaya tenaga kerja langsung dan persentase overhead seperti analisis biaya produk NRG-A
yang ditunjukkan pada gambar 7.5.
Analisis Biaya Produk dalam SAP ERP
Sebuah perusahaan besar mungkin memproduksi ribuan produk yang kompleks, dan tugas untuk
mengumpulkan informasi yang dibutuhkan untuk menghasilkan biaya-biaya produk bisa menjadi
tantangan besar. Salah satu keuntungan dari sistem informasi terintegrasi seperti SAP ERP adalah
informasi terkini dan akurat tersedia dalam sistem informasi. Informasi kunci untuk analisis biaya
adalah biaya material langsung dan biaya tenaga kerja langsung. Pada SAP ERP, biaya material
langsung ditentukan dari BOM, yang dikelola dengan modul Production Planning (PP). Biaya tenaga
kerja langsung ditentukan dari alur produksi, yang menunjukkan mesin dan work centers yang
digunakan untuk memproduksi sebuah produk, termasuk waktu setup peralatan, laju produksi, dan
kebutuhan tenaga kerja. BOM dan informasi alur prduksi dikombinasikan dengan beberapa data
yang dikelola oleh modul PP, memungkinkan sistem SAP ERP menentukan kuantitas dari material
langsung dan tenaga kerja langsung yang digunakan dalam sebuah produk. Data produksi ini
dikombinasikan dengan informasi biaya material yang disimpan dalam modul Financial Accounting
memberikan dasar untuk analisis biaya produk.
Pada sistem SAP ERP, sebuah biaya produk adalah berdasarkan atas sebuah product cost variant.
PAda SAP ERP, terminology variant digunakan untuk mengacu pada sebuah versi dari sebuah
rencana atau analisis. Sebuah product cost variant pada dasarnya adalah prosedur untuk
menghasilkan sebuah analisis biaya produk; banyak variant dapat dibuat untuk kebutuhan
perencanaan yang berbeda. Sekali sebuah product cost variant dibuat, hanya membutuhkan
beberapa detik untuk sistem SAP ERP mendapatkan informasi yang dibutuhkan untuk menghasilkan
estimasi biaya produk. Gambar 7.6 mennunjukkan hasil dari analisis biaya produk pada sistem SAP
ERP. Layar ini tidak hanya menyediakan analisis biaya, tetapi juga memungkinkan pengguna untuk
mengeksplorasi detil tentang perhitungan analisis biaya.
Alat perhitungan biaya produk SAP ERP menurunkan waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan
estimasi biaya secara cukup signifikan dan dapat meningkatkan akurasi karena data didapatkan
secara langsung dari modul sistem, dan data bersifat real time.
Activity-based costing membutuhkan lebih banyak pencatatan buku dari pada metode perhitungan
biaya tradisional karena sebuah perusahaan harus melakukan activity-based costing selain
perhitungan biaya tradisional, dan karena activity-based costing mengharuskan perusahaan untuk
mengikuti seluruh kemunculan aktivitas, bukan hanya biayanya. Untuk banyak perusahaan, biaya
dan usaha yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan activity-based costing terjustifikasi dengan
nilai informasi yang dihasilkan. Perusahaan seringkali menggunakan activity-based costing untuk
tujuan strategis, sementara perhitungan tradisional digunakan untuk pencatatan buku dan pajak.
Dengan memiliki sistem informasi terintegrasi memungkinkan perusahaan untuk melakukan kedua
jenis akuntansi dengan lebih mudah. Setbuah studi terhadap perusahaan dengan dan tanpa ERP
menunjukkan bahwa: 1) perusahaan dengan ERP memiliki dua kali lebih banyak dasar alikasi biaya
untuk digunakan dalam pengambilan keputusan manajemen, dan 2) manajer perusahaan ERP
menilai sistem akuntansi biayanya lebih baik. Perusahaan ERP juga memiliki kepercayaan lebih pada
angka-angka yang dihasilkan sistem akuntansi.
Sebuah servey akuntan manajemen menunjukkan beberapa temuan menarik terkait dengan
bagaimana mereka memandang sistem ERP. Peneliti yang melakukan survey memperoleh respon
dari sekitar 500 anggota dari IMA, asosiai untuk akuntan dan professional keuangan dalam bisnis.
Sistem ERP dipandang oleh manajer akunting lebih baik dibandingkan tidak memiliki sistem ERP
karena memiliki atribut satu database menyeluruh, menyediakan data secara real time, dan
membuat informasi tersedia untuk manajemen operasional. Sebagai tambahan, sistem ERP
dianggap mampu menyelesaikan konflik tujuan, menstandarkan proses-proses dasar, dan
mengontrol biaya produk. Sistem ERP di bidang akuntansi juga membantu memperpendek waktu
untuk membuat keputusan dan memperbaiki pengambilan keputusan. Di sisi negatifnya, responden
memandang sistem ERP terlalu kompleks dan membutuhkan terlalu lama untuk diimplementasikan.