PT.

OPTIMUS PRIMA INDO

Dokumen
No

: QM-01

Revisi

:0

Tanggal

Quality Manual

Halaman

: 12 Juni 2015
: 0 dari 26

PT. OPTIMUS PRIMA INDO

QUALITY MANAGEMENT MANUAL

Position / Jabatan

Name/ Name

Prepar
ed by

QM

Dikifli Zulfan

Review
ed by

Direktur

Josep Zulfan

Approv
ed by

Direktur
Josep Zulfan

Date /
Tanggal

Signature /
Tandatangan

PT. OPTIMUS PRIMA INDO

0
1

: QM-01

Revisi

:0

Tanggal

Quality Manual

BAB

Dokumen
No

Halaman

: 12 Juni 2015
: 1 dari 26

DAFTAR ISI
Daftar Isi
UMUM

1.
1
1.
2
1.
3

Profil Perusahaan
Tujuan
Lingkup Implementasi
STANDAR YANG DIIMPLEMENTASIKAN DAN
PENGENDALIAN DOKUMEN

2
2.
1
2.
2

Standar yang Diimplementasikan dan Ruang Lingkup

Pengendalian Dokumen
PENDEFINISIAN
PERSYARATAN SISTEM MANAJEMEN MUTU

3
4
4.
1.
4.
2.

Persyaratan Umum
Persyaratan Dokumen
4.2.
1.
4.2.
2.
4.2.
3.

Umum
Panduan Mutu
Pengendalian Dokumen

HALAMA
N

4
4
4
5
6
6
6
7
8
8
8
8
8
9

PT. OPTIMUS PRIMA INDO

Quality Manual
4.2.
4.
5
5.
1.
5.
2.
5.
3.
5.
4.

Dokumen
No

: QM-01

Revisi

:0

Tanggal
Halaman

: 12 Juni 2015
: 2 dari 26

Pengendalian Catatan Mutu

TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN
Komitmen Manajemen
Fokus kepada Pelanggan
Kebijakan Mutu
Perencanaan

5.4.
1.
5.4.
2.
5.
5

Sasaran Mutu
Perencanaan Sistem Manajemen Mutu
Tanggung Jawab, Wewenang, dan Komunikasi

5.5.
1.
5.5.
2.
5.5.
3.
5.
6

Tanggung jawab, dan Wewenang

Wakil Manajemen
Komunikasi Internal
Tujuan Manajamen

5.6.
1.
5.6.
2.
5.6.
3.

Umum
Masukan Tinjauan Manajemen
Hasil Tinjauan Manajemen

MANAJEMEN SUMBER DAYA

Penyediaan Sumber daya

6.
1.
6.
2.

Sumber Daya Manusia

6.2.
1.
6.2.

Umum
Kompetensi, Pelatihan, dan Kesadaran

9
10
10
10
10
11
11
11
11
11
12
12
13
13
13
13

14
14
14
14
14

PT. OPTIMUS PRIMA INDO

Quality Manual

Dokumen
No

: QM-01

Revisi

:0

Tanggal
Halaman

: 12 Juni 2015
: 3 dari 26

2.
6.
3
6.
4

Infrastruktur
Lingkungan Kerja

REALISASI JASA
Perencanaan Proses-proses Realisasi

7.
1
7.
2

Proses-proses yang Berhubungan dengan Pelanggan

7.2.
1.
7.2.
2.
7.2.
3.

7.
3.
7.
4.

Pembelian

7.
5.

Proses Pembelian
Informasi Pembelian
Verifikasi Jasa yang di Beli
Operasional Jasasi dan Pelayanan

7.5.
1.
7.5.
2.
7.5.
3.
7.5.
4.
7.5.
5.
8

Komunikasi Pelanggan
Desain dan Pengembangan

7.4.
1.
7.4.
2.
7.4.
3.

7.
6

Penentuan Persyaratan yang Berhubungan dengan

Pelanggan
Tinjauan Persyaratan Jasa

Pengawasan Jasasi dan Pelayanan

Validasi Proses Jasasi dan Pelayanan
Identifikasi dan Mampu Telusur
Barang / Dokumen Milik Pelanggan
Pemeliharaan Jasa
Pengendalian Alat Ukur dan Pantau
PENGUKURAN, ANALISA, DAN PENYEMPURNAAN

15
15
17
17
17
17
18
18
19
19
19
19
19
20
20
20
21
21
21
21
22

PT. OPTIMUS PRIMA INDO

Quality Manual
8.
1.
8.
2.

Dokumen
No

: QM-01

Revisi

:0

Tanggal
Halaman

Umum
Pengukuran dan Pemantauan
8.2.
1.
8.2.
2.
8.2.
3.
8.2.
4.

8.
3.
8.
4.

Kepuasan Pelanggan
Audit Internal
Tindakan Pencegahan
Pengukuran dan Pemantauan Jasa
Pengendalian Ketidaksesuaian Jasa
Analisa Data

8.
5.

Penyempurnaan
8.5.1
.
8.5.2
.
8.5.3
.

9
SO-1

Perencanaan Perbaikan
Tindakan perbaikan
Tindakan Pencegahan
LAMPIRAN:
Struktur Organisasi

: 12 Juni 2015
: 4 dari 26

22
22
22
22
23
23
24
24

24
24
25
25

PT. OPTIMUS PRIMA INDO

UMUM

Profil Perusahaan
Nama Perusahaan
PT. OPTIMUS PRIMA INDO

Jenis Usaha:

Revisi

:0

Halaman

BAB

: QM-01

Tanggal

Quality Manual

1.1

Dokumen
No

: 12 Juni 2015
: 5 dari 26

PT. OPTIMUS PRIMA INDO

Dokumen
No

: QM-01

Revisi

:0

Tanggal

Quality Manual

Halaman

: 12 Juni 2015
: 6 dari 26

CONTRACTOR

Alamat Perusahaan:
Head Office:
JL. Meranti No. 77 A Ko.Busines Jungtion G/8 Labuh Baru Timur
Payung Sekaki Pekanbaru
Tlp: (0761) 8417911
Fax: (0761) 8417910

1.2

N.P.W.P No: 72.010.359.7-216.000

Jumlah karyawan: 6 orang

Tujuan
Pedoman Mutu ini disusun dengan tujuan untuk menetapkan dan
menjelaskan Sistem Manajemen Mutu, dimana PT. OPTIMUS PRIMA
INDO dapat:
a) Menunjukkan kemampuannya untuk secara konsisten memberikan
pelayanan

yang

sesuai

dengan

dan

memenuhi

kebutuhan

pelanggan, para pengguna sistem mutu, serta memenuhi ketentuan

dan peraturan yang ada; dan
b) Mengutamakan kebutuhan pelanggan melalui efektifitas tindakan
di dalam Sistem Mutu, termasuk proses-proses untuk perbaikan
yang berkesinambungan serta pencegahan atas ketidaksesuaian
dengan Sistem Mutu.
1.3

Lingkup Implementasi
Semua persyaratan Standar ISO 9001:2008 diimplementasikan di
PT. OPTIMUS PRIMA INDO, kecuali;

PT. OPTIMUS PRIMA INDO

: QM-01

Revisi

:0

Tanggal

Quality Manual

Dokumen
No

Halaman

: 12 Juni 2015
: 7 dari 26

Pasal 7.3; Design and development

Perancangan dan pengembangan tidak diterapkan karena semua
jasa yang dibuat berdasarkan spesifikasi Standar SNI.

Pasal 7.5.2

; Validation of process for production

Pembenaran proses untuk jasasi tidak diterapkan karena semua

proses dapat dipantau dan diukur pada saat proses sedang
berjalan.

Pasal 7.5.2

; Customer property

Kepemilikan pelanggan tidak diterapkan karena semua jasa yang

dijual ke customer dibeli dari supplier.

BAB 2
STANDAR YANG DIIMPLEMENTASIKAN
DAN PENGENDALIAN DOKUMEN
2.1

Standar yang Diimplementasikan dan Ruang Lingkup

PT. OPTIMUS PRIMA INDO

Dokumen
No

: QM-01

Revisi

:0
: 12 Juni 2015

Tanggal

Quality Manual

: 8 dari 26

Halaman

1. Standar Mutu yang diimplementasikan adalah ISO 9001:2008

2. Ruang lingkup pekerjaan PT. OPTIMUS PRIMA INDO, yaitu;
Well

drilling

operation

services,

drilling

services,

maintenance

services termasuk meliputi semua persyaratan sistem manajemen

mutu ISO 9001:2008 yang digambarkan di Quality Management
Sytem

Diagram

QMS-01

termasuk

proses

utama

dan

proses

pendukung.
2.2

Pengendalian Dokumen:
Standar-standar

yang

berkaitan

dengan

Pedoman

Mutu

ini

ditunjukkan pada halaman Referensi Matriks Prosedur vs ISO

9001:2008.

PT. OPTIMUS PRIMA INDO

Dokumen
No

: QM-01

Revisi

:0

Tanggal

Quality Manual

Halaman

: 12 Juni 2015
: 9 dari 26

BAB 3
PENDEFINISIAN
3.

DEFINISI
Istilah-istilah yang berhubungan dengan Sistem Manajemen Mutu
yang digunakan didalam Pedoman Mutu ini, harus sesuai dengan
definisi yang digunakan di dalam ISO 9001:2008

PT. OPTIMUS PRIMA INDO

Dokumen
No

: QM-01

Revisi

:0
: 12 Juni 2015

Tanggal

Quality Manual

Halaman

: 10 dari 26

BAB 4
PERSYARATAN SISTEM MANAJEMEN MUTU
4.1

Persyaratan Umum
Sistem

Manajemen

Mutu

mencakup

penetapan

dokumentasi,

implementasi, pemeliharaan, dan perbaikan yang berkesinambungan

atas seluruh proses yang terkait dengan sistem atas semua aktifitas
PT. OPTIMUS PRIMA INDO.
4.2

Persyaratan Dokumentasi
4.2.1 Umum
Sistem dokumentasi di PT. OPTIMUS PRIMA INDO mencakup:

Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu yang terdokumentasi.

Pedoman Mutu

Prosedur terdokumen yang disyaratkan oleh ISO 9001 : 2008

Prosedur

dan

menunjang

instruksi

pelaksanaan

kerja

yang

digunakan

perencanaan

untuk

operasi

dan

pengendalian proses secara efektif.

Rekaman mutu yang dipersyaratkan oleh ISO 9001:2008

4.2.2 Pedoman Mutu:

Manajemen bersama-sama dengan Wakil Manajemen dan semua
Manager Departemen menyusun, menetapkan dan memelihara
Pedoman Mutu yang mencakup beberapa hal, yaitu;

PT. OPTIMUS PRIMA INDO

Dokumen
No

: QM-01

Revisi

:0
: 12 Juni 2015

Tanggal

Quality Manual

: 11 dari 26

Halaman

Pedoman Mutu tersebut harus memuat:

(1)

Ruang

lingkup

Sistem

Manajemen

Mutu,

termasuk

penjelasannya, lihat item 1.2.

(2)

Acuan

pada

prosedur-prosedur

yang

telah

didokumentasikan.
(3)

Penjelasan atas tahapan serta keterkaitan proses termasuk

Sistem Manajemen Mutu Diagram QMS-01

Management

Representative

bertanggungjawab

dalam

mengendalikan Pedoman Mutu.

4.2.3 Pengendalian Dokumen

Wakil Manajemen yaitu Managemen Representative Sekretariat,
bertanggung

jawab

terhadap

pendistribusian

dokumen

ke

Departemen atau Bagian terkait.

Persetujuan

kecukupan

penerbitan,

distribusi

dokumen,

perubahan dokumen dan status revisi okumen dijelaskan di

Prosedur Pengendalian Dokumen MR-01.
4.2.4 Pengendalian Catatan Mutu
Setiap Departemen harus membuat Daftar Catatan Mutu
yang berisi nama catatan mutu, metode penyimpanan, masa
simpan, dan lokasinya.
Catatan mutu yang masa simpannya sudah habis, akan
dipisahkan dari file penyimpanan.
Penyimpanan Catatan Mutu harus tercatat beberapa nama
catatan mutu, metode penyimpanan, masa simpan, dan
lokasinya. Pelaksanaan Pengendalian Catatan Mutu

PT. OPTIMUS PRIMA INDO

Dokumen
No

: QM-01

Revisi

:0
: 12 Juni 2015

Tanggal

Quality Manual

Halaman

: 12 dari 26

berdasarkan Prosedur Prosedur Pengendalian Rekaman

Mutu MR-02.

BAB. 5
TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN
5.1

Komitmen Manajemen
Direktur Utama bertanggung jawab atas seluruh tanggung jawab
manajemen yang berhubungan dengan pengembangan dan perbaikan
Sistem Manejemen Mutu.
Tanggung jawab tersebut meliputi :
a).

Mengkomunikasikan
pentingnya

kepada

pemenuhan

seluruh

kebutuhan

organisasi

pelanggan,

mengenai
pemenuhan

ketentuan maupun peraturan yang berlaku, serta aspek-aspek

hukum yang ada di dalam.
b).

Menetapkan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu (lihat elemen

5.3 dan 5.4.1).

c).

Melakukan Tinjauan Manajemen (lihat elemen 5.6).

PT. OPTIMUS PRIMA INDO

: QM-01

Revisi

:0
: 12 Juni 2015

Tanggal

Quality Manual
d).

Dokumen
No

: 13 dari 26

Halaman

Memastikan tersedianya Sumber Daya yang diperlukan (lihat

elemen 6).

5.2

Fokus Kepada Pelanggan

Direktur Utama harus memastikan bahwa persyaratan pelanggan
ditetapkan

dan

dipenuhi

dengan

tujuan

pencapaian

kepuasan

pelanggan (lihat elemen 7.2.1. dan 8.2.1).

5.3

Kebijakan Mutu
LIHAT LAMPIRAN KEBIJAKAN MUTU
Kebijakan mutu dikomunikasikan ke seluruh tingkat organisasi untuk
dipahami, dilaksanakan dan dipelihara.
PT. OPTIMUS PRIMA INDO akan selalu meninjau sistem manajemen
mutu sekali dalam dua tahun untuk mengikuti perkembangan
tehnologi dan kebutuhan harapan pelanggan.
Wakil

Manajemen

bertanggung

jawab

atas

pengendalian

Kebijakan Mutu dan memastikan bahwa Kebijakan Mutu tersebut

telah disosialisasikan serta dipahami oleh semua level di dalam
organisasi.

5.4 Perencanaan
5.4.1 Sasaran Mutu
Pucuk Pimpinan memastikan bahwa sasaran mutu,
termasuk yang diperlukan yang diperlukan untuk
memenuhi persyaratan pekerjaan/ jasa ditetapkan
pada fungsi dan tingkat relevan dalam organisasi.

PT. OPTIMUS PRIMA INDO

Dokumen
No

: QM-01

Revisi

:0
: 12 Juni 2015

Tanggal

Quality Manual

: 14 dari 26

Halaman

Sasaran mutu harus terukur dan taat azas dengan

kebijakan mutu.
Sasaran mutu PT.

OPTIMUS PRIMA INDO, lihat

lampiran Tabel Sasaran Mutu Departemen Q0-01.

5.4.2 Sistem Manajemen Mutu:
Pucuk Pimpinan memastikan bahwa:
A. Perencanaan sistem manajemen mutu dilakukan
untuk

memenuhi

persyaratan

pelanggan

dan

sasaran mutu.
B. Keterpaduan sistem manajemen mutu dipelihara
bila perubahan pada sistem manajemen mutu
direncanakan dan diterapkan, lihat dokumen al;
1. Matrix SMM-ISO 9001:2008
5.5. Tanggung Jawab, Wewenang, dan Komunikasi
5.5.1

Tanggung Jawab dan Wewenang

Pelaksana tugas harus melaksanakan tanggung jawab

yang diberikan, menghormati aturan, mengatur kerja
sama tugas antar departemen dan, berusaha membuat
efisiensi aktifitas kegiatan kerja.
Perusahaan menetapkan pembagian Tugas Tanggung
Jawab dan Wewenang dan tanggung jawab sesuai
dengan Struktur Organisasi PT.

OPTIMUS PRIMA

INDO.
a.

Struktur Organisasi PT.

INDO OS-1

OPTIMUS PRIMA

PT. OPTIMUS PRIMA INDO

Dokumen
No

: QM-01

Revisi

:0
: 12 Juni 2015

Tanggal

Quality Manual

: 15 dari 26

Halaman

b.

Uraian Tanggung Jawab dan Wewenang No:

PERS/KCB/011.

5.5.2.

Wakil Manajemen

Direktur Utama / Pucuk pimpinan menunjuk Wakil

Manajemen yaitu Bagian yang bertanggung jawab dan
diberi

wewenang

untuk

menjamin

pelaksanaan

penerapan Sistem Manajemen Mutu.

-

Memastikan proses-proses yang dibutuhkan untuk

sistem

manajemen

mutu

ditetapkan,

diimplementasikan, dan dipelihara.

-

Melaporkan kinerja Sistem Manajemen Mutu dan

kebutuhan

untuk

peningkatan

pada

Direktur

Utama/ Top Manajemen.

-

Melakukan sosialisasi atas kebutuhan-kebutuhan

pelanggan,

kepada

seluruh

jajaran

di

PT.

OPTIMUS PRIMA INDO

5.5.3.

Komunikasi Internal

Metode komunikasi internal di PT.

OPTIMUS PRIMA

INDO telah ditetapkan dan diterapkan, yaitu dengan

mengadakan

rapat-rapat rutin bulanan untuk level

Departemen yang dihadiri salah satu dan atau seluruh

anggota Direksi dan rapat Tinjauan Manajemen yang
dihadiri oleh salah satu dan atau seluruh Direksi dan
Manager Departemen minimal 1 kali setiap bulan.
Hasil rapat bulanan di catat di Notulen Rapat Bulanan.

PT. OPTIMUS PRIMA INDO

Dokumen
No

: QM-01

Revisi

:0

Tanggal

Quality Manual

Halaman

: 12 Juni 2015
: 16 dari 26

5.6. Tinjauan Manajemen

5.6.1.

Umum

Tinjauan Manajemen dilakukan 2 kali dalam satu

tahun.

Direktur Utama, Para Manager Departemen

mengadakan

rapat

untuk

melakukan

peninjauan

secara berkesinambungan.
Rincian tinjauan manajemen dijelaskan di Prosedur
Rapat Tinjuan Manajemen MR-06

5.6.2.

Masukan Tinjauan Manajemen

Agenda tinjauan manajemen harus meliputi hal-hal

sebagai berikut:
-

Tingkat pencapaian dari Kebijakan Mutu dan

Sasaran Mutu.

Hasil Audit Mutu Internal dan Eksternal.

Status dari Tindakan Perbaikan dan Pencegahan.

Keluhan Pelanggan dan Evaluasinya.

Umpan Balik dari Pelanggan.

Perubahan pada persyaratan eksternal

PT. OPTIMUS PRIMA INDO

Dokumen
No

: QM-01

Revisi

:0
: 12 Juni 2015

Tanggal

Quality Manual

: 17 dari 26

Halaman

Kesesuaian proses dan kesesuaian jasa.

Tindaklanjut

dari

Tinjauan

Manajemen

sebelumnya.
-

Perubahan

yang

mempengaruhi

Sistem

Manajemen Mutu.
-

Saran-saran untuk perbaikan

5.6.3.

Hasil Tinjauan Manajemen

Hasil

keputusan

dari

Tinjauan

Manajemen

harus

mengandung tindakan yang terkait dengan :

(1)

Peningkatan Sistem Manajemen Mutu beserta

proses-proses.

(2)

Peningkatan jasa yang terkait dengan kebutuhan

pelanggan.

(3)

Sumber daya yang diperlukan.

BAB. 6
MANAJEMEN SUMBER DAYA
6. MANAJEMEN SUMBER DAYA
6.1. Penyediaan Sumber Daya
PT. OPTIMUS PRIMA INDO menetapkan dan menyediakan
sumber daya yang diperlukan untuk :
-

Implementasi dan memelihara sistem manajemen mutu

dan

meningkatkan

menerus.

keefektifannya

secara

terus

PT. OPTIMUS PRIMA INDO

: QM-01

Revisi

:0
: 12 Juni 2015

Tanggal

Quality Manual
-

Dokumen
No

Halaman

: 18 dari 26

Meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi

persyaratan pelanggan.

Penjelasan rinci penyediaan SDM, lihat Struktur Organisasi

PT. OPTIMUS PRIMA INDO
6.2. Sumber Daya Manusia
6.2.1.
PT.

Umum
OPTIMUS PRIMA INDO menentukan kualifikasi

karyawan

atas

keterampilan,

dasar

dan/atau

pendidikan,
pengalaman

pelatihan,
yang

harus

dimiliki atau memberikan pelatihan yang memadai

untuk memenuhi persyaratan yang ditentukan bagi
personil yang ditunjuk untuk melaksanakan tugastugas yang diberikan.
6.2.2.

Kompetensi, Pelatihan, dan Kesadaran

Spesifikasi Pelatihan
Spesifikasi

pelatihan

pendidikan

berdasarkan

pelatihan pengetahuan umum karyawan baru;

pelatihan

pengetahuan,

berdasarkan

jabatan;

tehnik,

ketrampilan

Pelatihan

Pendidikan

Lapangan (OJT); dan sertifikat pelatihan.

Rencana dan Pelaksanaan Pelatihan Pendidikan.

Dibuat rencana pelatihan pendidikan berdasarkan
spesifikasi

pelatihan

pendidikan

yang

dikoordinasikan oleh Bagian Personalia dan setiap

Manajer/ Manager Bagian, dan disahkan oleh
Direktur Utama.

PT. OPTIMUS PRIMA INDO

: QM-01

Revisi

:0
: 12 Juni 2015

Tanggal

Quality Manual

Dokumen
No

: 19 dari 26

Halaman

Pelaksanaannya

proses

pelatihan

dapat

dilaksanakan secara internal maupun eksternal.

Proses pelatihan dijelaskan di Prosedur Pelatihan
No: HR-01

Evaluasi Pelatihan
Manager HRD bersama Manager Departemen
melakukan evaluasi effektifitas hasil pelatihan
dengan membandingkan kinerja personil yang
bersangkutan selambat-lambatnya enam bulan
setelah

pelatihan.

evaluasi

pelatihan

Data

pelatihan

personil

dan

hasil

bersangkutan

dilakukan updating dan dipelihara oleh Bagian

HRD.
6.3.

Infrastruktur
PT.

OPTIMUS PRIMA INDO mengidentifikasi kebutuhan

infrastruktur yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian

jasa, termasuk didalamnya :
(a)

Bangunan,

ruang

kerja

beserta

fasilitasnya

baik

perangkat

yang

berhubungan.
(b)

Peralatan

proses,

keras

ataupun

perangkat lunak.
(c)

Sarana pendukung (seperti: transportasi, komunikasi,

dan lain-lain).
Bagian Manager Departemen terkait bertanggung
jawab terhadap identifikasi kebutuhan alat kerja/
infrastruktur yang diperlukan dengan persetujuan
Direktur.

PT. OPTIMUS PRIMA INDO

Dokumen
No

: QM-01

Revisi

:0
: 12 Juni 2015

Tanggal

Quality Manual

: 20 dari 26

Halaman

Bagian Maintenance Departemen Jasasi bertanggung

jawab terhadap perawatan.

6.4. Lingkungan Kerja

PT.

OPTIMUS PRIMA INDO mengatur dan memelihara

lingkungan

kerja

yang

diperlukan

untuk

mencapai

kesesuaian jasa.
Lingkungan kerja meliputi, antara lain;
1.

Penggunaan Alat Pelindung Diri dari pekerjaan yang

mengandung resiko kecelakaan dan kesehatan misalnya
karena kebisingan, getaran dan polusi.

2.

Pemberian tanda-tanda keselamatan kerja di lapangan

yang memenuhi K3.

3.

Melakukan
tempat

interaksi

kerja

dengan

dengan

masyarakat

memberikan

disekitar
sosialisasi

keberadaan pekerjaan dan menampung pertanyaanpertanyaan masyarakat bila terdapat keluhan dan
mengupayakan tindakan perbaikan yang diperlukan.

PT. OPTIMUS PRIMA INDO

Dokumen
No

: QM-01

Revisi

:0

Tanggal

Quality Manual

Halaman

: 12 Juni 2015
: 21 dari 26

BAB. 7
REALISASI JASA
7. REALISASI JASA
7.1. Perencanaan Proses proses Realisasi Jasa dan Jasa:
PT.

OPTIMUS PRIMA INDO membuat rencana dan

mengembangkan

proses-proses

yang

diperlukan

untuk

pelaksanaan jasasi.
Perencanaan realisasi Jasa serta realisasi proses-proses
tersebut dibuat sebagai berikut;

Menetapkan sasaran mutu dan persyaratan mutu

Kebutuhan untuk menetapkan proses, dokumen

dan penyediaan sumber daya.

Kegiatan pemeriksaan material masuk, inspeksi

pekerjaan dalam proses, pekerjaan akhir kriteria
keberterimaan material dan hasil pekerjaan/ jasa

PT. OPTIMUS PRIMA INDO

: QM-01

Revisi

:0
: 12 Juni 2015

Tanggal

Quality Manual

Dokumen
No

: 22 dari 26

Halaman

Rekaman yang diuperlukan untuk memberikan

bahwa proses realisasi pekerjaan yang dihasilkan
memenuhi persyaratan.

7.2. Proses Proses yang berhubungan dengan Pelanggan

7.2.1.

PT.

OPTIMUS

PRIMA

INDO

menetapan

persyaratan yang berkaitan dengan dengan Jasa dan

Jasa sebagai berikut:

Persyaratan yang ditentukan oleh pelanggan,

termasuk

persyaratan

untuk

penyerahan

dan

kegiatan pasca penyerahan jasa.

Persyaratan
peratuan

undang-undang

yang

berkaitan

dan

peraturan-

dengan

jasa

atau

pekerjaan.
Persyaratan

tambahan

yang

ditentukan

oleh

PT.

OPTIMUS PRIMA INDO

7.2.2.

Tinjauan persyaratan berkaitan dengan jasa atau

pelaksanaan pekerjaan.

Bagian

Operasi

bersama-sama

dengan

Bagian

terkait lainnya meninjau persyaratan berkaitan

dengan jasa atau pelaksanaan pekerjaan dalam
bentuk
kontrak,

penyampaian
penerimaan

kemampuan PT.

penawaran,
perubahan

penerimaan
kontrak

dan

OPTIMUS PRIMA INDO untuk

memenuhi persyaratan yang ditentukan.

PT. OPTIMUS PRIMA INDO

: QM-01

Revisi

:0
: 12 Juni 2015

Tanggal

Quality Manual
7.2.3.

Dokumen
No

: 23 dari 26

Halaman

Komunikasi Pelanggan

Bagian

Operasi

menetapkan

dan

menerapkan

pengaturan yang efektif untuk komunikasi dengan

pelanggan berkaitan dengan;

Informasi jasa atau pelaksanaan pekerjaan.

Pertanyaan,

penanganan

kontrak

termasuk

perbahan.

Umpan

balik

pelanggan,

termasuk

keluhan

pelanggan ( 8.2.1, dan 8.5.2. )

Rincian

tentang

pelaksanaan

proses

penetapan

persyaratan, tinjauan persyaratan dan komunikasi

dengan pelanggan berdasarkan
a).

Business Quality Plan-Operation QP-3

7.3. Perancangan dan Pengembangan

Proses

design

and

development

(Perancangan

dan

Pengembangan) tidak diimplementasikan, lihat penjelasan di

item 1.3

7.4. Pembelian
7.4.1.

Proses Pembelian

Prosedur Pembelian, Seleksi dan Evaluasi Supplier

mengacu pada Prosedur Pembelian, Seleksi dan
Evaluasi Supplier Pemasok No. FA-09

PT. OPTIMUS PRIMA INDO

Dokumen
No

: QM-01

Revisi

:0
: 12 Juni 2015

Tanggal

Quality Manual

Halaman

PT.

: 24 dari 26

OPTIMUS PRIMA INDO memastikan bahwa

material/ jasa yang dibeli sesuai dengan persyaratan

pembelian yang ditentukan.
Evaluasi

terhadap

supplier/

pemasok

dilakukan

minimal 2 kali dalam 1 tahun kemudian setelah

evaluasi pertama.
Kriteria penilaian supplier/ pemasok berdasarkan mutu
jasa, waktu pengiriman, harga, pelayanan dan terminj
pembayaran.
Hasil evaluasi supplier disimpan dan dipelihara.
7.4.2.

Informasi Pembelian

Sebelum

pesanan

pembelian,

penanggung

jawab

Bagian Pembelian - Departemen Finance Accounting

mengajukan permintaan pembelian ke Direktur Utama
dilengkapi dengan informasi antara lain; jenis barang
yang dibeli, jumlah, harga, supplier dan persyaratan
mutu
7.4.3.

Verifikasi Jasa yang di beli

Pemeriksaan Barang Datang:

Untuk

memastikan

barang

yang

sesuai

dengan

persyaratan, harus dilakukan pemeriksaan material

oleh Bagian Departemen yang mengajukan permintaan
Bila

material

yang

dipasok

oleh

pemasok

tidak

memenuhi persyaratan akan dikembalikan ke pemasok

untuk diganti dengan yang sesuai dengan persyaratan.

PT. OPTIMUS PRIMA INDO

Dokumen
No

: QM-01

Revisi

:0
: 12 Juni 2015

Tanggal

Quality Manual

: 25 dari 26

Halaman

Penerimaan material dilaporkan oleh Bagian terkait ke

Bagian Finance Accounting untuk proses pencatatan
inventory dan pembayaran.
7.5.

Penyediaan Jasa:
7.5.1.

Pengendalian Penyediaan Jasa

Bagian

Operasi

bertanggung

jawab

untuk

merencanakan jasa dan kebutuhan material dalam

keadaan terkendali, yang mencakup antara lain, yaitu;
1.Tersedianya

informasi

karakteristik

yang

menguraikan

pekerjaan/ jasa, yaitu: informasi

kedatangan kapal dan termasuk dokumen terkait

lainnya.
2.Tersedianya instruksi kerja atau dokumen kapal
3.Pemakaian alat yang diperlukan untuk pelaksanaan
penyediaan jasa.
4.Tersedianya

dan

pemakaian

sarana

atau

alat

pemantauan dan pengukuran.

5.Penerapan kegiatan-kegiatan pelepasan, penyerahan
dan pasca penyerahan.
Rincian pengendalian proses jasa, pelepasan penyerahan
dan

paska

penyerahan

jasa,

dijelaskan

di

beberapa

dokumen, antara lain yaitu:

a.

Quality Plan QP-03

b.

Sistem Manajemen Mutu Diagram QMS-01

7.5.2. Proses Validasi Pelaksanaan Pekerjaan:

Proses Validasi Pelaksanaan Pekerjaan tidak diimplemnentasikan
karena

semua

proses

dapat

dilakukan

pemantauan

dan

PT. OPTIMUS PRIMA INDO

Dokumen
No

: QM-01

Revisi

:0
: 12 Juni 2015

Tanggal

Quality Manual

: 26 dari 26

Halaman

pengukuran pada saat proses dilaksanakan sesuai dengan

prosedur dan intruksi kerja setiap proses.
7.5.3. Identifikasi dan Mampu Telusur:

Identifikasi
Jasa diberikan identifikasi antara sesuai dengan
nama

kapal,

muatan

kapal,

tanggal,

nama

pelabuhan , nama sub-agent, nama principle

Mampu Telusur
Mampu telusur untuk status jasa sehubungan dari
hasil pemantauan dan pengukuran jasa dicatat
sesuai dengan formulir terkait

7.5.4. Barang Milik Pelanggan:

Proses

barang

titipan

milik

pelanggan

tidak

diimplementasikan karena PT. OPTIMUS PRIMA INDO

karena principle tidak pernah menitipkan barang
untuk kegiatan unloading dan loading cargo kapal.
7.5.5. Pengawetan

Penerimaan,

Penyimpanan

dan

Pengeluaran

Material:
PT.

OPTIMUS PRIMA INDO tidak menerapkan

klausal 7.5.5. karena barang yang dibeli untuk

kepentingan operasi dan kantor adalah barang
atau barang cetakan yang bersifat consummable

PT. OPTIMUS PRIMA INDO

Dokumen
No

: QM-01

Revisi

:0

Tanggal

Quality Manual

Halaman

untuk

langsung

: 12 Juni 2015
: 27 dari 26

dipakai

masing-masing

Departemen.
7.6.

Pengendalian Alat Ukur dan Pantau

PT. OPTIMUS PRIMA INDO tidak menerapkan klausal 7.5.5
karena untuk pemantauan dan pengukuran proses dan hasil
jasa tidak menggunakan alat ukur.

BAB. 8
PENGUKURAN, ANALISA, DAN PENYEMPURNAAN
8. PENGUKURAN, ANALISA, DAN PENYEMPURNAAN
8.1. Umum:
PT.

OPTIMUS PRIMA INDO merencanakan, menetapkan,

menerapkan

proses-proses

pemantauan,

pengukuran,

analisis dan perbaikan yang diperlukan untuk peningkatan

sistem mutu, untuk sbb:
1. Memperagakan kesesuaian pekerjaan/ jasa.
2. Memastikan kesesuaian sistem manajemen mutu.

PT. OPTIMUS PRIMA INDO

Dokumen
No

: QM-01

Revisi

:0
: 12 Juni 2015

Tanggal

Quality Manual

Halaman

3. Terus

menerus

memperbaiki

: 28 dari 26

keefektifan

sistem

manajemen mutu.
8.2. Pemantauan dan Pengukuran:
8.2.1.

Kepuasan Pelanggan:
PT.

OPTIMUS PRIMA INDO memantau informasi

berkaitan dengan persepsi atau kepuasan pelanggan

apakah PT.

OPTIMUS PRIMA INDO telah memenuhi

persyaratan pelanggan. Metode pengukuran persepsi

atau kepuasan pelanggan yaitu dengan cara mengirim
angket survey kepuasan pelanggan secara berkala
setiap tahun dengan cara sampling.asan Pelanggan
setiap tahunra sampling
8.2.2.

Audit Internal:
PT.

OPTIMUS PRIMA INDO melakukan audit mutu

internal untuk menentukan apakah sistem manajemen

mutu memenuhi persyaratan Standar ISO 9001:2008
sistem

manajemen

mutu

yang

telah

ditetapkan

organisasi diterapkan dan dipelihara secara efektif.

Wakil Manajemen bertanggung jawab untuk membuat
jadwal tahunan dan membuat rincian jadwal audit
mutu internal. Jadwal kegiatan audit mutu internal
ditetapkan sebanyak minimal 2 kali dalam satu tahun
dengan mempertimbangkan status dan pentingnya
proses dan bidang yang diaudit.
Kriteria Wakil Manajemen Mutu, Lead Auditor dan
Auditor Internal harus pernah mengikuti pelatihan
Audit Mutu Internal dan atau oleh Lembaga lainnya.

PT. OPTIMUS PRIMA INDO

Dokumen
No

: QM-01

Revisi

:0

Tanggal

Quality Manual

Halaman

: 12 Juni 2015
: 29 dari 26

Ruang lingkup audit mutu internal meliputi semua

proses sistem manajemen mutu.
Pemilihan Auditor, Auditor tidak boleh mengaudit
pekerjaan mereka sendiri. Hasil audit mutu internal
dilaporkan

kepada

Management

oleh

Wakil

Manajemen.
Rincian proses audit mutu internal dijelaskan di
Prosedur Audit Mutu Internal MR-03.
8.2.3.

Pemantauan dan Pengukuran Proses:

PT.

OPTIMUS PRIMA INDO melakukan pemantauan

dan pengukuran dari proses sistem manajemen mutu.

Meliputi proses jasa termasuk pengukuran dan

pemantauan proses-proses pendukung, proses
manajemen

dan

hasil

pekerjaan

sub-agent.

Rincian pemantauan dan pengukuran proses

dijelaskan di dokumen prosedur dan intruski
kerja terkait dari setiap proses.
8.2.4.

Pengukuran dan Pemantauan Jasa:

Pengukuran dan pemantauan karakteristik jasa untuk
memverifikasi

bahwa

persyaratan

jasa

dipenuhi

dilakukan pada tahapan-tahapan proses realisasi jasa

dan jasa sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.
Pengukuran dan pemantauan jasa dilakukan oleh
Bagian Operasi dengan melakukan pemantauan sesuai
dengan prosedur dan instruksi kerja yang ditentukan.
Bila hasil jasa tidak sesuai dengan persyaratan mutu

PT. OPTIMUS PRIMA INDO

Dokumen
No

: QM-01

Revisi

:0

Tanggal

Quality Manual

Halaman

: 12 Juni 2015
: 30 dari 26

maka jasa yang tidak sesuai akan dikendalikan sesuai

dengan Prosedur Penanganan Jasa Tidak Sesuai No:
MR-05.
8.3. Pengendalian Ketidaksesuaian Jasa:
PT.

OPTIMUS PRIMA INDO memastikan bahwa hasil

pekerjaan jasa yang tidak sesuai pada persyaratan diberi

tanda dan dikendalikan untuk mencegah pemakaian atau
penyerahan yang tidak disengaja. Bagian Operasi bersama
Departemen terkait bertanggung jawab untuk melakukan
analisa dan menentukan tindakan perbaikan.
Rincian penanganan jasa tidak sesuai dijelaskan di Prosedur
Penanganan Jasa Tidak Sesuai No: MR-05.
8.4. Analisa Data
PT. OPTIMUS PRIMA INDO menetapkan, menghimpun dan
menganalisa data untuk memperagakan kesesuaian dan
keefektifan sistem manejemen mutu dan menilai di mana
perbaikan

berlanjut

Continual

Improvement

sistem

manajemen mutu dapat dilakukan. Hal ini mencakup data

yang dihasilkan dari pemantauan dan pengukuran dari
sumber yang relevan.
Analisis data harus memeberikan informasi yang berkaitan
dengan antara lain, yaitu;

hasil survey kepuasan pelanggan,

kesesuaian persyaratan jasa atau pekerjaan,

PT. OPTIMUS PRIMA INDO

: QM-01

Revisi

:0

Tanggal

Quality Manual

Dokumen
No

Halaman

: 12 Juni 2015
: 31 dari 26

karakteristik dan kecenderungan proses dan jasa

dan peluang untuk tindakan pencegahan,

dan pemasok.

8.5. Perbaikan:
8.5.1

Perbaikan

berkesinambungan

(Continual

Improvement):
PT.

OPTIMUS PRIMA INDO secara terus-menerus

memperbaiki

keefektifan

sistem

manajemen

mutu

melalui pemakaian kebijakan mutu, sasaran mutu,

hasil

audit,

pencegahan

analisis
dan

data,

tinjauan

tindakan

koreksi,

manajemen.

dan

Usulan

continual improvement dapat diajukan oleh Bagian

terkait dan Wakil Manajemen untuk ditinjau dan
diputuskan oleh Top Managment. Usulan continual
improvement dapat berupa usulan perubahan dan
peningkatan jasa dan, proses, sistem manajemen mutu,
sumber daya dan organisasi.
8.5.2

Tindakan Perbaikan:

PT. OPTIMUS PRIMA INDO harus melakukan tindakan

perbaikan

untuk

menghilangkan

penyebab

ketidaksesuaian dan mencegah terulangnya secara

efektif dan terus menerus berdasarkan Prosedur

PT. OPTIMUS PRIMA INDO

Dokumen
No

: QM-01

Revisi

:0
: 12 Juni 2015

Tanggal

Quality Manual

: 32 dari 26

Halaman

Tindakan Perbaikan dan Pencegahan MR-04 , yaitu

meliputi:

Mencatat

ketidaksesuaian

termasuk

keluhan

pelanggan.

Melakukan analisa penyebab ketidaksesuaian.

Merencanakan
memastikan

kebutuhan
bahwa

tindakan

untuk

ketidaksesuaian

tidak

terulang.

Menetapkan dan melakukan tindakan perbaikan

yang diperlukan.

Memverifikasi

hasil

tindakan

perbaikan

dan

mencatat hasilnya.

Melaporkan tindakan pencegahan untuk tinjauan

manajemen mutu dengan mengadakan Rapat
Tinjauan Manajemen secara berkala yaitu 2 x
dalam

satu

tahun

untuk

masukan

dalam

peningkatan sistem mutu yang berkelanjutan.

8.5.3. Tindakan Pencegahan:

PT.

OPTIMUS

tindakan

PRIMA

untuk

INDO

harus

menghilangkan

menetapkan
penyebab

ketidaksesuaian potensial untuk mencegah terjadinya

berdasarkan

Prosedur

Tindakan

Perbaikan

dan

Pencegahan MR-04 , yaitu meliputi:

Menetapkan
potensial

mencatat

ketidaksesuaian

yang

PT. OPTIMUS PRIMA INDO

: QM-01

Revisi

:0
: 12 Juni 2015

Tanggal

Quality Manual

Dokumen
No

Halaman

: 33 dari 26

Melakukan implementasi pengukuran-pengukuran

pencegahan untuk tindakan pencegahan dengan
menggunakan histrogram dan analisa datanya dan
menganalisa potensi ketidaksesuaian.

Merencanakan

kebutuhan

pencegahan

untuk

akan

mencegah

tindakan
terjadinya

ketidaksesuaian.

Memverifikasi

hasil

tindakan

pencegahan

dan

mencatat hasilnya.

Melaporkan tindakan pencegahan untuk tinjauan

manajemen

mutu

dengan

mengadakan

Rapat

Tinjauan Manajemen secara berkala yaitu 2 x dalam

satu tahun untuk masukan dalam peningkatan
sistem mutu yang berkelanjutan.