Organizational Design Environment
Organizational Design Environment
mereka,
tetapi
entitas
yang
sangat
kompleks,
menghadapi
kontingensi dan prinsip bahwa struktur mengikuti strategi yang dibahas dalam bab
2 - semua mengikuti tema umum yang harus ada kesesuaian antara lingkungan
dan organisasi.
Lingkungan menciptakan kedua batas dan peluang untuk strategi
perusahaan dan, kemudian, strukturnya. Lawrence ad Lorsch, misalnya,
berpendapat bahwa peningkatan ketidakpastian lingkungan menyebabkan
peningkatan diferensiasi organisasi. Mereka mendefinisikan diferensiasi berarti
bahwa suatu organisasi memiliki departemen yang berbeda di kedua tugas dan
orientasi. Lawrence dan Lorsch mempelajari tiga industri yang terdefinisi dengan
baik bahwa mereka dikategorikan ketidakpastian mulai dari rendah ke tinggi.
Mereka menemukan bahwa peningkatan ketidakpastian dalam lingkungan
diperlukan peningkatan diferensiasi dalam struktur organisasi agar organisasi
menjadi efisien. Maka integrasi diperlukan untuk membuat departemen yang
berbeda pekerjaan dalam koordinasi. Perangkat integrasi biasanya mencakup
aturan dan prosedur, rencana configurational, otoritas hirarki, dan komite
pengambilan keputusan.
Cara Anda harus mendefinisikan lingkungan adalah dalam hal apa yang
Anda ketahui mempengaruhi organisasi Anda. Jika suatu perusahaan adalah
monopoli, itu tidak memiliki pesaing yang relevan. Di sisi lain, jika suatu
perusahaan dalam pasar yang kompetitif yang sangat kuat, dimensi yang paling
signifikan dalam lingkungannya mungkin pesaingnya. Jika suatu perusahaan
menjual barang dalam industri musiman, maka siklus tuntutan konsumen
merupakan dimensi penting dari lingkungannya. Jadi beberapa dimensi
menggambarkan
lingkungan
satu
perusahaan
sedangkan
dimensi
lain
dampak
langsung
dan
signifikan
terhadap
perusahaan
yang
mempengaruhi
kinerjanya.
Untuk
perusahaan
secara
keseluruhan,
lingkungan biasanya adalah pasar yang kompetitif. Untuk unit departemen atau
bisnis, itu termasuk manajemen atas dan unit lain dari perusahaan yang
mempengaruhi bisnis departemen. Untuk tim, lingkungan departemen, unit lain
organisasi di mana tim beroperasi, dan mungkin tim lain yang mempengaruhi
beban kerja tim dan keberhasilan dalam melaksanakan tugasnya. Hal ini penting
untuk menilai suatu organisasi dalam hal lingkungan terdekatnya dan
melakukannya sebagai bagian dari proses yang sedang berlangsung desain
organisasi. Jika suatu perusahaan beralih industri, lingkungan akan berubah
(ketika bergerak ke pasar baru). Jika suatu perusahaan mengalami reorganisasi
internal, lingkungan untuk departemen tertentu, unit bisnis, atau tim dapat
berubah. Demikian juga, jika salah satu unit bisnis beroperasi di negara A,
sementara yang lain beroperasi di negara B, ada kemungkinan akan lingkungan
yang berbeda karena perbedaan adat istiadat, peraturan, dan sebagainya, di kedua
negara. Sekali lagi, lingkungan organisasi harus dinilai dari segi kekuatan yang
mempengaruhi organisasi, apakah pasukan ini terletak dalam organisasi yang
lebih besar di mana organisasi fokus beroperasi, atau apakah ini kekuatan yang
berada di luar di pasar eksternal. Ketika Anda berpikir tentang tekanan yang
menggambarkan lingkungan perusahaan, Anda dapat memprediksi bagaimana
mereka akan mempengaruhi perusahaan? Apakah Anda tahu apa yang pesaing
akan lakukan? Anda dapat memprediksi apa peraturan baru sistem politik akan
memulai di masa depan? Kadang-kadang Anda bisa dan kadang-kadang Anda
tidak bisa. Jika Parlemen Eropa telah menyepakati kerangka kerja baru, Anda
dapat memperkirakan sampai batas tertentu bagaimana peraturan daerah akan
berubah. Tapi Anda mungkin tidak tahu kapan pemerintah daerah akan melewati
undang-undang baru. Jika Perusahaan Anda secara vertikal terpadu Anda mungkin
dapat mengendalikan rantai nilai untuk beberapa derajat, tetapi dalam situasi lain
Anda mungkin sangat tergantung pada pemasok Anda dan Anda mungkin tidak
tahu reaksi mereka. Ketika krisis keuangan melanda industri perbankan pada
tahun 2008, tidak jelas implikasi dari krisis tersebut. Apakah krisis bersifat jangka
pendek atau panjang? Apakah krisis keuangan diikuti oleh krisis ekonomi?
Apakah ada intervensi pemerintah, dan apa yang akan terjadi? Dengan demikian
lingkungan memiliki beberapa tingkat ketidakpastian. Jelas, informasi yang baik
bisa sangat berharga, tetapi informasi tersebut tidak ada.
Ini mungkin agak mudah untuk negara faktor lingkungan yang mungkin
mempengaruhi tindakan dan kinerja dari suatu perusahaan, tetapi mungkin jauh
lebih sulit untuk memperkirakan tingkat ketidakpastian yang berhubungan dengan
faktor-faktor tersebut. Beberapa ketidakpastian dapat dinyatakan dalam istilah
probabilistik, sedangkan bagian lain dari ketidakpastian mungkin jauh lebih sulit
untuk memperkirakan probabilistik. Sebagai contoh, mungkin ada aspek-aspek
baru dari lingkungan organisasi yang Anda pilih telah pernah mengalami. Ini bisa
menjadi sebuah teknologi baru atau jenis baru regulasi.
Karakteristik lingkungan organisasi dalam hal kompleksitas
dan
pengolahan informasi dalam organisasi. Jika ada tingkat kompleksitas tinggi, lebih
banyak unsur yang harus dipantau dan dampak perubahan harus diperkirakan. Jika
ada tingkat ketidakpastian yang tinggi, rencana tambahan mungkin harus dibentuk
dan tingkat fleksibilitas yang lebih tinggi mungkin diperlukan.
Harus dideskripsi lingkungan organisasi bersifata objektif atau subjektif?
Ini merupakan masalah yang sering ditujukan selama bertahun-tahun dan masih
merupakan masalah yang sulit (Bourgeois, 1980). Kita sering berbicara tentang
kekuatan lingkungan seolah-olah mereka secara objektif ditentukan padahal
sebenarnya mereka mungkin tidak begitu. Anda sering menemukan bahwa
perusahaan dalam bidang industri sama, menghadapi lingkungan yang sama,
perilaku yang berbeda. Beberapa perusahaan industri memiliki kinerja yang
buruk, sementara perusahaan lain menunjukan kinerja yang sangat baik. Salah
satu alasan mengapa hal ini terjadi adalah karena mereka memahami dan
mengkategorikan lingkungan yang sama dengan sangat berbeda.
Salah satu alasan kapasitas kognitif individu dalam perusahaan mungkin
jauh lebih memahami lingkungan dibandingan dengan yang lain. Atau bisa juga
mereka lebih bisa membaca lingkungan jauh lebih baik dari perusahaan lain. Atau
perbedaan bisa terjadi karena manajemen.
Untuk bertahan hidup, organisasi terus memantau lingkungan mereka.
anda mungkin dapat mempresiksi lingkungan yang tepat pada suatu perusaaan
dengan berkomunikasi dengan pelanggan atau pemasok atau politisi atau
perusahaan khusus yang melakukan riset. Dengan mengikuti pameran
perdagangan atau mengikuti kegiatan penelitian dasar, anda mungkin dapat
pejabat
pemerintah
yang
mungkin
dapat
mengantisipasi
atau
mempengaruhi kejadian-kejadian politik yang ada. Satu hal yang pasti : anda
mungkin lebih mengetahui serta memahami lingkungan perusahaan anda dan
mengatisipasi dampak yang terjadi pada perusahaan anda.
Untuk menggambarkan lingkungan organisasi, kita menggunakan dua
dimensi: kompleksitas dan ketidakpastian. Kompleksitas diukur sebagai jumlah
faktor dalam lingkungan organisasi dan ketergantungan mereka. kompleksitas
lingkungan meningkat sebagai jumlah faktor dan atau independensi antara faktorfaktor. Ketidakpastian adalah kurangnya pemahaman atau ketidaktahuan
lingkungan dalam hal faktor dan varian mereka; varian yang lebih besar berati
lebih sedikit preditabilitas.
Dua dimensi kompleksitas dan ketidakpastian dipilih karena mereka bisa
berhubungan dengan literatur empiris organisasi, dan mereka sesuai dengan
informasi pengolahan desain organisasi. Peningkatan setiap dimensi lingkungan
terjadi untuk kapastitas informasi dalam setiap perusahaan, tetapi dengan cara
yang berbeda. Kompleksitas lingkungan yang lebih besar dapat meningkatkan
jumlah informasi, karena ada masalah yang lebih penting bagi organisasi. Sebuah
organisasi harus dapat menyesuaikan diri terhadap lingkungan dengan cepat.
Dua karakteristik lingkungan adalah atribut yang umum. Kompleksitas
mengacu pada jumlah kekuatan yang memperngaruhi organisasi. Jika suatu
perusahaan hanya memiliki satu atau dua pesaing utama yang dihadapi, maka
kompleksitas
dan
ketidakpastian
dimensi
untuk
lingkungan tinggi dalam memprediksi. Ada banyak faktor saling tergantung, tetapi
ini juga dikenal dan dapat diprediksi. Jika suatu perusahaan berada dalam
lingkungan badai lokal, maka kompleksitas lingkungan renda, tapi tak
terduga. Ada beberapa faktor dan biasanya independen, tetapi mereka tidak dapat
diprediksi. Kejutan yang tidak berhubungan membutuhkan banyak penyesuaian
yang dapat ditangani dengan satu per satu. Jika suatu perusahaan dalam
lingkungan yang penuh gejolak, maka kompleksitas lingkungan tinggi dalam
kompleksitas dan tidak dapat diprediksi. Ada banyak faktor yang saling tak
terduga. Ini adalah lingkungan yang paling menuntut untuk pengolahan informasi,
membutuhkan banyak penyesuaian jangka pendek dan jangka panjang dan respon
yang terkoordinasi pada bagian dari organisasi.
Calm Environment
Lingkungan yang tenang memiliki kompleksitas rendah dan ketidakpastian
yang rendah (sangat dapat diprediksi). Jika suatu perusahaan hanya memiliki
beberapa produk dan menjualnya ke pasar di mana pasar sudah dapat diprediksi.
Isu-isu politik dan keuangan bukan merupakan tantangan besar bagi manajemen,
peusahaan selalu berharap bahwa dia sedang berada dalam situasi monopoli yang
dilindungi oleh sistem politik. Beberapa organisasi masyarakat berpikir bahwa
mereka berada di calm environment. Tapi pemotongan anggaran tak terduga barubaru ini menciptakan tantangan pada calm environment. Perusahaan utilitas
dimana mereka yang belum diregulasi dan banyak menemukan diri mereka dalam
calm environment. Calm environment terjadi karena lebih banyak industri yang
diregulasi. Selanjutnya, regulasi sistem keuangan, penciptaan pasar tunggal Eropa,
perjanjian NAFTA dan perjanjian serupa telah dilakukan jauh dengan banyak
calm environment.
Jika Anda adalah seorang eksekutif calm environment, Anda tidak perlu
menghabiskan banyak waktu menilai lingkungan organisasi Anda, baik untuk
meramalkan apa yang akan terjadi atau untuk menyesuaikan diri dengan hal baru
yang mungkin dapat terjadi. Pada lingkungan hari ini dan besok akan ada
beberapa kejutan. Jadi, Anda dapat fokus pada masalah desain organisasi lainnya,
menangani konsep yang lebih internal.
Hal ini penting untuk mengenali risiko persepsi seorang eksekutif dari
lingkungan yang tenang. Pertama, persepsi eksekutif bisa salah. Kedua,
lingkungan dapat berubah, dan dengan asumsi calm environment, ada
kemungkinan bahwa perubahan akan diabaikan atau tidak terjawab. Jadi,
anggapan dari calm environment dengan seorang eksekutif berpotensi
menimbulkan risiko. CEO intel, Andy Grove, memiliki diktum terkenal yang
hanya paranoid bertahan hidup. Ini sebagai peringatan yang bermanfaat, terutama
bagi perusahaan yang melihat mereka berada pada calm environment
Jika Anda merasa bahwa organisasi Anda berada dalam calm environment
dalam jangka pendek, Anda akan terkejut dengan persepsi ini dan pola pikir,
jangka waktu yang diperlukan untuk perubahan cenderung panjang mungkin
terlalu panjang untuk kelangsungan hidup perusahaan. Bon Gout, importir barang
khusus di Denmark, berada di calm environment selama bertahun-tahun, di mana
ia memiliki hubungan kerja yang baik dengan Samsonite, salah satu pemasoknya.
Bon Gout menjual barang-barang Samsonite untuk gerai ritel di seluruh Denmark.
Ketika Samsonite memutuskan tanpa konsultasi bahwa mereka akan menjual
langsung ke pengecer, organisasi Bon Gout shock; lingkungan untuk Bon Gout
langsung berubah tenang untuk bergolak. Bon gout tidak lagi di calm environment
dan tindakan baru diperlukan. Demikian pula, krisis keuangan tidak jauh dengan
lingkungan yang tenang untuk setiap bank lokal yang lebih
kecil. Tiba-tiba
runtuhnya pasar antar bank mapan membalik semua itu. Efek samping yang
banyak dan tak terduga.
Varied Environment
lingkungan yang berubah sekitar tahun 2000 ke lingkungan badai lokal, di mana
penjualan yang tidak dapat diduga.
Local Strommy Environment
Locally strom environment sangat tak terduga tapi tidak sangat kompleks.
Artinya, ada beberapa faktor dalam lingkungan yang relatif independen, tetapi
mereka tidak bisa ditebak. Locally strom environment analog prediksi hujan
dengan probabilitas 0,5 untuk petani. Jumlah curah hujan mungkin salah satu dari
beberapa faktor yang menentukan tingkat pertumbuhan tanaman, tetapi
prediktabilitas hujan mungkin sangat rendah. Perusahaan start-up yang ere
bergantung pada hak paten atau hasil dari hasil tertentu dari uji klinis dalam
lingkungan badai lokal.
Dalam Locally strom environment, eksekutif yang paling prihatin tentang
ketidakpastian faktor lingkungan yang mempengaruhi perusahaan mereka.
Bertahun-tahun yang lalu Ashby (1956) mengusulkan Hukum Requisite Variety,
yang
menyatakan
bahwa
fleksibilitas
internal
sistem
harus
memenuhi
ketidakpastian luar untuk sistem untuk bertahan hidup. Untuk keperluan desain
organisasi, Hukum Ragam Requisite berarti bahwa perusahaan harus fleksibel
sehingga dapat memenuhi ketidakpastian lingkungannya. Dengan kata lain,
kapasitas pengolahan informasi dari perusahaan harus mampu menyesuaikan saat
kejadian tak terduga terjadi. Ketidakpastian berarti bahwa waktu respon di mana
perusahaan harus bereaksi jauh lebih pendek dibandingkan jika lingkungan yang
diprediksi. Dalam lingkungan diprediksi perusahaan memiliki waktu untuk
merencanakan masa depan; tetapi dalam situasi yang tak terduga kebutuhan
informasi puncak jauh lebih tinggi karena anda harus melakukan banyak hal
ketika faktor-faktor tak terduga di lingkungan tiba-tiba menjadi dikenal. Dalam
Locally strom environment keuntungan adalah bahwa hanya beberapa faktor yang
harus dipantau dan mereka relatif independen. Dengan demikian, penyesuaian
dapat dilakukan satu per satu - masalah yang jauh lebih sederhana dibandingkan
jika turbulen environment, seperti yang akan kita lihat di bawah.
Ketidakpastian tanpa kompleksitas dapat ditangani dapat ditangani dengan
secara lokal, tidak memerlukan koordinasi untuk seluruh perusahaan. Seperti
disebutkan sebelumnya, GE memiliki lingkungan yang berbeda untuk beberapa
kelompok produk yang relatif independen. Pasar ini dapat disesuaikan satu per
satu tanpa memperhatikan satu sama lain karena pasar yang independen satu sama
lain.
Turbulent Environment
Turbulent environment telah baik kompleksitas yang tinggi dan
ketidakpastian yang tinggi. Ada banyak faktor yang saling yang tidak dapat
diprediksi. Lingkungan yang dihadapi oleh petani yang memiliki tidak hanya
hujan untuk dipertimbangkan tetapi juga harga pasar untuk biji-bijian dan harga
dapat berkorelasi; keduanya sulit untuk memprediksi. Bagi Anda sebagai seorang
manajer, ini adalah lingkungan yang paling sulit yang akan beroperasi karena
membutuhkan peramalan terbatas dan juga fleksibilitas penyesuaian cepat dan
terkoordinasi peristiwa menjadi dikenal. Sebuah Turbulent environment menuntut
perusahaan untuk memiliki kapasitas pemrosesan informasi yang besar dan cepat
sehingga perusahaan dapat memilih dengan cepat di antara program alternatif dan
Diagnostic Questions
satu
peran
penting
dalam
b. What is the overall interdependency among these factors? That is, to what
extent is this set of factors interrelated, or correlated with one another?
Select an overall rating of : low, medium, or high.
High, karena pada masing-masing faktor yang sudah dijelaskan diatas
memiliki ketergantungan satu sama lainnya.
2. Unpredictability ; for each factor that you have included in the firms
environment in part 1a above, score its unpredictability on the scale from 1 to 5 as
follow very low-very high.
Critical Factors in the environment
1. Sektor industri dan pesaing
2. Pemasok
3. Distributor
4. Sumber daya manusia
5. Harga
6. Hubungan Pemerintah dan kondisi politik
7. Pembangunan Indonesia
Unpredictability Score : 2.3
So, Unilever in Varied Environment.
Unpredictability
3
2
1
1
3
3
3