PENDATAAN ULANG PNS

SECARA ELEKTRONIK
2015

Badan Kepegawaian, Pendidikan dan

Pelatihan Daerah Provinsi Riau

e-PUPNS
Proses pendataan ulang PNS
melalui sistem teknologi informasi
yang meliputi tahap pemutaktriran
data oleh setiap PNS, serta
validasi dan verifikasi data secara
menyeluruh
oleh
instansi
pusat/instansi
daerah
sesuai
dengan kewenangan yang dimiliki.

Dasar Hukum e-PUPNS

Undang-Undang

No. 5 Tahun
Aparatur Sipil

2015 tentang
Negara
Peraturan
Kepala
Badan
Kepegawaian Negara nomor 19
tahun 2015 tentang pedoman
pelaksanaan pendataan ulang
pegawai negeri sipil secara
elektronik tahun 2015

Latar Belakang
Kegiatan

PUPNS terakhir dilakukan tahun 2003 ->

perlu dilakukan PUPNS secara periodik minimal
setiap 10 tahun sekali.
Membangun fungsi monitoring dan evaluasi data
kepegawaian untuk meningkatan dan memelihara
keakurasian data
Membangun kepedulian dan kepemilikan (sense of
awareness/ownership) PNS terhadap data
kepegawaiannya
Menata ulang sistem informasi kepegawaian sesuai
amanat dalam UU No. 5 Tahun 2014 tentang ASN.
Dinamika perubahan organisasi dan pemekaran
wilayah, serta adanya perubahan dalam
manajemen kepegawaian termasuk didalamnya
manajemen ASN.
Kebutuhan spesifik data (data stakeholder PNS
seperti Perumahan, BPJS, KPE, Pendidikan dsj.)

Tujuan

Untuk

memperoleh data
yang akurat, terpercaya
dan terintegrasi,
sebagai dasar kebutuhan
dalam mengembangkan
sistem informasi
kepegawaian ASN yang
mendukung pengelolaan
manajemen ASN yang
rasional sebagai sumber
daya aparatur negara.

Cakupan Data
Data
Data

Pokok Kepegawaian (Core Data)

Riwayat (Historical Data)
Kepangkatan,
Pendidikan,
Jabatan,
Keluarga
Data Sosial Ekonomi (kesejateraan) PNS
Pendidikan anak
Perumahan
Self assessment
Competency and potency Individual
Lainnya (stakeholder PNS)

Lanjutan (1)
Registrasi

untuk mendapatkan login e-PUPNS:

1. PNS melakukan entry NIP serta mencetak tanda bukti

registrasi
2. Verifikator Registrasi SKPD melakukan persetujuan atas
registrasi PNS pada SKPD/Pemprov Riau

Entri

form e-PUPNS >> Entry formulir ePUPNS

Verifikator SKPD:

1. Data akan terkirim ke inbox e-PUPNS SKPD;

2. SKPD menerima dokumen kelengkapan (3
rangkap);
3. Petugas Verifikator level 1 SKPD melakukan
verifikasi data;

Lanjutan (2)
Verifikator

BKP2D Provinsi Riau:

1. Data akan terkirim ke inbox BKP2D;
2. BKP2D menerima dokumen kelengkapan (2
rangkap);
3. Petugas Verifikator Level 2 melakukan verifikasi
data;

Verifikator

Kanreg XII BKN/BKN Pusat:

1. Data yang membutuhkan verifikasi BKN, akan
terkirim ke inbox Kanreg XII BKN/BKN Pusat;
2. Kanreg XII BKN/BKN Pusat menerima dokumen
kelengkapan;
3. Kanreg XII BKN/BKN Pusat melakukan verifikasi
data;

Perkiraan Masalah
Data

SKPD (Unor) yang belum terupdate pada waktu akan mengisi

pendataan;
Data PNS tidak ada dalam
database, karena:
-Tidak ikut PUPNS 2003;
- Ada dalam database PNS pensiun ;
- Beda Instansi/Pemerintahan;
- Salah NIP;

Proses Registrasi e-PUPNS

1. Buka alamat
http://www.pupns.bkn.go.id

2. Kemudian Klik
tombol daftar;
3. Isi form yang ada
meliputi NIP baru
>> klik cari, maka
Nama dan Instansi
(Pemerintah
Provinsi Riau) akan
terisi secara
otomatis;

4. Isi email aktif yang anda

dimiliki
5. Pilih menu lanjut
6. Isi formulir
registrasi yang
terdiri atas:

7. Lalu pilih tombol registrasi;

8. Jika registrasi berhasil akan
segera muncul pemberitahuan;

 Klik

tombol Cetak, akan

tampil hasil cetakan Tanda
Bukti Pendaftaran
PUPNS 2015:
Lembar bagian atas dikirim
bersama dengan dokumen
berkas ke Petugas
Verifikator SKPD;
Lembar bagian bawah
dipegang oleh PNS;
Jika registrasi anda sudah
mendapat verifikasi
maka anda dapat login
untuk mengikuti proses
selanjutnya;

Pengisian Data PNS

PNS

mulai melakukan
entry data dengan cara:
Klik Login atau
Klik Register kemudian
Klik Masuk;
Ketik Kode Register dan
password yang telah
diperoleh;

Lakukan proses entry data dengan aplikasi e-PUPNS yang terdiri

atas:

Data Utama PNS;

Data Posisi PNS;

Data Riwayat PNS, terdiri dari 6 kelompok data sebagai berikut:

Riwayat Golongan;
Riwayat Pendidikan;
Riwayat Diklat Struktural;
Riwayat Diklat Fungsional (Pendidikan Teknis Formal/Non
Formal);
Riwayat Jabatan;
Data Keluarga (meliputi data ayah/ibu/istri/suami/anak);

Data untuk PNS Guru (hanya diisi oleh PNS Guru),

Data untuk PNS Dokter (hanya diisi oleh PNS Dokter) dan,

Data stakeholder (memuat data BPJS Kesehatan/ASKES dan

tanggapan PNS atas BAPERTARUM dan Kartu Pegawai Elektronik).

Untuk pengisian data, tombol utama yang tersedia antara lain:

Klik Jika data sesuai dengan seharusnya;
Klik Jika data belum sesuai, isi pada kolom yang tersedia.
Klik ,
data;

untuk melakukan perubahan dan penambahan

Klik ,
perlu;

untuk membuang data yang dirasa salah/tidak

 Klik

Kirim untuk
melanjutkan ke proses
Verifikasi Level1 (Petugas
SKPD).
Cetak bukti pengisian
data e-PUPNS untuk
dilampirkan dalam
dokumen pengukung
yang akan dikirim ke
petugas verikator level
1/level2/level3.
Contoh hasil cetakan
bukti pengisian data ePUPNS:

Catatan:
PNS sebaiknya mempersiapkan dokumen pendukung
sebelum melakukan entry data secara lengkap dan
tersusun;
Semua tab dalam entry, harus diisi atau diperiksa;
Selama PNS belum melakukan klik Kirim maka proses
entry ini dapat dilakukan berulang-ulang, sampai data
yang diisi telah sesuai dengan kondisi data kepegawaian
dan dirasa lengkap;
Setelah PNS melakukan klik Kirim, maka proses data
akan diteruskan ke Verifikator Level 1 (SKPD). Namun
Verifikator Level1 dapat mengembalikan proses entry atau
turun status/rollback jika PNS membutuhkan proses
entry data kembali.
PNS dapat memantau keseluruhan proses
pemutakhiran data dan progress data masing-masing
melalui sistem e-PUPNS.

JADWAL PELAKSANAAN EPUPNS

1 September 31 Desember 2015:
Setting

Sistem e-PUPNS tanggal 1-5 September

2015;
Registrasi/Pengisian data sistem aplikasi ePUPNS tanggal 6 September s/d 31 November
2015;
Proses verifikasi registrasi dilakukan tanggal
6 September s/d 5 Desember 2015;
Proses verifikasi level 1 (SKPD) dilakukan tanggal
6 September s/d 5 Desember 2015;
Proses verifikasi level 2 (BKP2D) dilakukan
tanggal
6 September s/d 15 Desember 2015;
Proses verifikasi level 3 (Kanreg XII/BKN)
dilakukan tanggal 6 September s/d 31 Desember
2015;

Dokumen Pendukung e-PUPNS

Cetakan

Tanda Bukti Pengisian Data e-PUPNS;

Cetakan Tanda Bukti Pendaftaran PUPNS 2015;
PNS mengisi Surat Pernyataan (terlampir);
Fotokopi Kartu Tanda Penduduk/KTP (ukuran kertas folio);
Fotokopi Kartu Pegawai (ukuran kertas folio);
Fotokopi Kartu Pegawai Elektronik (ukuran kertas folio);
Fotokopi Nomor Peserta Wajib Pajak/NPWP(ukuran kertas
folio);
Fotokopi Kartu BPJS/ASKES (ukuran kertas folio);
Fotokopi SK Pengangkatan sebagai CPNS (ukuran kertas
folio);
Fotokopi SK Pengangkatan sebagai PNS (ukuran kertas
folio);
Fotokopi SK Pindah (jika PNS mutasi ke lingkungan
Pemerintah Provinsi Riau, ukuran kertas folio);
Fotokopi SK Kenaikan Pangkat (dari SK KP pertama s/d SK
KP terakhir, ukuran kertas folio);

Dokumen Pendukung e-PUPNS

Fotokopi Ijazah (dari Sekolah Dasar s/d Pendidikan Terakhir yang diakui
BKN, ukuran kertas folio);

Fotokopi SK Jabatan Struktural (mulai dari Jabatan Struktural yang

pertama s/d Jabatan Struktural Terakhir yang pernah/sedang diduduki,
ukuran kertas folio);

Fotokopi Sertifikat Diklat Struktural (mulai dari Diklat Struktural

Adum/Pimpinan Tingkat I s/d Struktural Pimpinan Tingkat I yang pernah
diikuti, ukuran kertas folio);

Fotokopi Sertifikat Diklat Jabatan (Fungsional) Formal atau Non Formal

(Lampirkan sertifikat Diklat Jabatan Teknis Fungsional atau diklat
peningkatan kompetensi yang pernah diikuti, ukuran kertas folio);

Khusus Fungsional Guru, dokumen tambahan yang harus dilengkapi:

Fotokopi Surat Keputusan/Keterangan Riwayat Guru (ukuran kertas
folio);
Fotokopi Surat Keputusan/Keterangan Riwayat Mengajar (ukuran
kertas folio);

Khusus Fungsional Dokter, Fotokopi Surat Keputusan/Keterangan

Bidang Profesi/Jenis Dokter (ukuran kertas folio);

Daftar Riwayat Hidup (ukuran kertas folio);

Pasphoto 4x6 cm sebanyak 3 lembar (pakaian PDH dengan latar

belakang merah);

Ketentuan Penyerahan Dokumen

Pendukung e-PUPNS

PNS mengisi Surat Pernyataan terlampir;

Bagi yang berkas usulnya tidak memenuhi syarat karena terdapat

kekurangan dari ketentuan diatas maka proses verifikasinya tidak
akan dilanjutkan;

Untuk memperlancar proses verifikasi dokumen, semua dokumen ePUPNS dibuat dalam rangkap 3 (tiga) dengan ketentuan;
1 rangkap untuk SKPD;
1 rangkap untuk BKP2D Provinsi Riau;
1 rangkap untuk Kanreg XII BKN/BKN Pusat ;

Setiap rangkap dokumen pendukung ditempatkan dalam map tulang

plastik (contoh map terlampir) dengan ketentuan warna sebagai
berikut:
Warna kuning untuk Golongan I;
Warna hijau untuk Golongan II;
Warna biru untuk Golongan III;
Warna merah untuk Golongan IV;

Pemerintah Provinsi Riau