0134M Manajemen Proyek

LECTURE NOTES

The Risk Management Plan

0134M Manajemen Proyek

LEARNING OUTCOMES
Setelah menyelesaikan pertemuan ini, mahasiswa dapat:
Menentukan framework untuk project risk management planning
Mengidentifikasi resiko serta penyebabnya
Melakukan analisis kuantitatif dan kualitatif penyebab resiko
Menjelaskan mengenai risk monitoring and control

OUTLINE MATERI :
IT Project Risk Management Planning Process
Identifying IT Project Risk
Risk Analysis and Assessment
Risk Strategic
Risk Monitoring and Control
Risk Response and Evaluation

0134M Manajemen Proyek

ISI MATERI
Dalam sebuah proyek sistem informasi, risiko akan kegagalan sangat besar. Sehingga
dibutuhkan perencanaan yang matang untuk menghadapi risiko tersebut. Perencanaan risiko
proyek merupakan sebuah pertimbangan paling penting dalam pelaksanaan proyek.

1. Project Manajemen Risiko

Secara umum risiko dilihat sebagai ancaman. Dalam hal ini, dapat juga dikatakan sebagai
peluang terjadinya kehilangan atau kecelakaan. Risiko merupakan kejadian potensial yang
mungkin menunda proyek, menaikkan biaya, atau bahkan membahayakan proyek. Contohnya
sebuah perusahaan yang akan menerapkan ERP, melakukan evaluasi risiko yang ditimbulkan
dengan adanya instalasi dari sistem tersebut dan risiko yang mungkin timbul bilamana sistem
tidak berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Seperti yang dikatakan oleh Marchewka (2013),
risiko proyek merupakan kejadian atau kondisi yang tidak pasti, jika terjadi dapat berdampak
positif atau negatif terhadap tujuan proyek.
Kalau dilihat dari definisi diatas, maka risiko proyek itu harus di-manage. Sehinggal, hal
yang tercakup dalam manajemen proyek risiko (lebih tepat kalau disebut proyek manajemen
risiko) meliputi proses-proses yang bersangkutan dengan perencanaan, identifikasi, analisis,
tanggapan, dan pemantauan serta pengendalian proyek. Untuk mengurangi risiko pada Akhir
proyek, sebagian besar proses ini diperbarui sepanjang proyek itu berlangsung. Tujuan dari
manajemen risiko proyek adalah untuk meningkatkan probabilitas dan dampak positif dan
mengurangi probabilitas dari dampak buruk dari proyek. Gambar 8.1 dibawah ini merupakan
gambar dari proses dari proyek manajemen risiko teknologi informasi.

0134M Manajemen Proyek

Gambar 8.1. IT Project Risk Management Processes

Hubungan antara teknologi dan risiko proyek menjangkau berbagai dimensi. Pertama,
perubahan teknologi memberikan pengaruh khusus terhadap proyek sistem informasi. Perubahan
teknologi perlu dimonitor dan dipertimbangkan selama pembangunan proyek sistem informasi.
Teknologi juga mempengaruhi risiko proyek dengan memberikan alat bantu kepada manajer
proyek untuk menilai risiko. Tersedia banyak teknologi yang dapat digunakan oleh manajer
proyek dalam merencanakan dan mengidentifikasi risiko (analisis risiko). Dari perspektif
kerjasama kelompok, anggota tim terlibat dalam merencanakan, menilai, mengukur dan
mengendalikan risiko. Pengelolaan risiko berakibat pada meningkatnya kerjasama dan
komunikasi di dalam tim.
Risiko mempengaruhi setiap area proses manajemen proyek: inisiasi, perencanaan, eksekusi,
penyelesaian, dan pengendalian. Selama inisiasi, risiko sering terjadi pada tahap seleksi proyek.
Pada perencanaan proyek, bentuk lain dari risiko proyek juga terjadi. Contoh risiko yang terjadi
pada tahap perencanaan dapat berupa: ketergantungan terhadap pihak ketiga, penyusunan jadwal
proyek. Pada tahap eksekusi proyek, manajer proyek dihadapkan pada berbagai situasi
pengambilan kuputusan yang mengandung risiko. Pada tahap penyelesaian, manajer proyek juga
dihadapkan pada risiko. Satu risiko besar meliputi penerimaan dari proyek yang sudah
diselesaikan.

0134M Manajemen Proyek

2. Pengaruh dan Kategori Risiko Proyek

Risiko dapat dievaluasi dengan beberapa cara, bisa menggunakan matriks empat kuadran
sederhana ataupun spreadsheet risiko sebanyak 12 halaman. Walaupun cara mengevuasi risiko
ada banyak cara, tetapi emua itu pada intinya hanya mengevaluasi seberapa besar kemungkinan
keberhasilan proyek atau seberapa besar resiko kegagalan proyek. Sehingga, seorang proyek
manajer harus melihat berbagai faktor dan bagaimana faktor-faktor tersebut akan memengaruhi
proyek. Biasanya, sebuah organisasi yang sudah berpengalaman mengelola proyek, mereka
mempunyai template untuk mengevaluasi risiko yang siap untuk dipakai. Seperti contoh pada
gambar 8.5.
Berdasarkan hasil survey yang dilakukan oleh PM Network (Foti, 2003) kepada masingmasing manajer proyek terkait dengan pendekatan manajemen risiko pada masing-masing
organisasi didapat hasil seperti pada gambar 8.2 sebagai berikut;

Gambar 8.2. Pendekatan Organisasi terhadap manajemen risiko

(Fuller, Valacich, & George, 2008)
Paling sedikit terdapat 4 tipe risiko proyek yaitu
a. Perubahan teknologi
b. Mencari, melibatkan dan mempertahankan personil IT yang berkompeten
c. Penerimaan user
d. Pemilihan metodologi pengembangan yang tepat

0134M Manajemen Proyek

Perubahan teknologi dapat memberikan berbagai dampak kepada anggota tim. Perubahan
piranti lunak dapat merubah ruang lingkup dari proyek. Haruskah anggota tim mengikuti
lingkungan perubahan yang terjadi? Jawabannya tergantung pada beberapa faktor seperti:
seberapa jauh kemajuan yang sudah dilakukan anggotam tim, kesiapan kemampuan dari anggota
tim, estimasi sisa waktu dari proyek, dan kemampuan apa yang harus ditingkatkan untuk
mendukung perubahan tersebut. Selain itu perubahan teknologi juga dapat terjadi pada
perubahan perangkat keras atau infrastruktur jaringan seperti kompleksitas, mendukung peluang
baru, kebutuhan desain yang harus diubah.
Penempatan personil yang tepat di dalam proyek berdampak pada keberhasilan proyek.
Penggantian personil dengan kualifikasi yang lebih rendah berakibat pada penundaan proyek.
Proyek yang sudah diselesaikan diyakini untuk di terima oleh user, hanya saja kadang kala
user berpikir untuk melakukan sedikit perubahan terhadap lingkup sistem agar sistem yang
dihasilkan memberikan hasil yang maksimal bagi mereka. Mereka tidak memperhatikan dampak
risiko yang terjadi akibat perubahan kubutuhan yang dilakukan. Manajer proyek harus
memonitor dan melakukan negosiasi terhadap risiko yang mungkin terjadi akibat dari perubahan
kebutuhan tersebut.
Pemilihan metodologi yang benar akan mempengaruhi keberhasilan proyek. Terdapat banyak
sekali metodologi dengan berbagai kelebihan dan kekurangan, pemilihan metodologi dapat
merubah risiko proyek.
3. Teknik Mengelola Risiko Proyek
Risiko biasa terjadi selama pengembangan proyek dan sering disebabkan karena teknologi
baru dan metodologi yang digunakan. Penggunaan proses manajemen proyek dapat mengurangi
risiko selama proyek system infomasi. Proses manajemen risiko termasuk perencanaan
manajemen risiko (risk management planning), identifikasi risiko (risk identification), analisa
kualitatif risiko (qualitative risk analysis), analisa kuantitatif risiko (quantitative risk analysis),
rencana tanggapan risiko (risk response planning) dan monitoring dan pengendalian risiko (risk
monitoring and controlling).
Perencanaan manajemen risiko (risk management planning) termasuk pendekatan sistematik
untuk merencanakan aktivitas manajemen risiko bagi proyek. Sangatlah penting untuk
menetapkan strategi manajemen risiko yang sesuai dengan risiko yang terjadi selama proyek.

0134M Manajemen Proyek

Untuk pengembangan proyek dengan skala kecil dan berdiri sendiri, manajemen risiko tidak
diperlukan.
Input, alat bantu dan teknik serta output dari perencanaan manajemen risiko dapat dilihat
pada gambar 8.3 berikut;

Gambar 8.3. Input, alat bantu dan teknik serta output dari perencanaan manajemen risiko
(Fuller, Valacich, & George, 2008)

Pertemuan perencanaan manajemen risiko harus dihadiri oleh manajer senior, pimpinan tim
proyek, dan anggota proyek yang memiliki tanggung jawab untuk pengambilan keputusan.
Selama pertemuan seluruh issue yang terkait risiko didiskusikan dan diputuskan, termasuk
menetapkan rencana untuk mengadakan aktivitas manajemen risiko dan seluruh risiko yang
berhubungan dengan seluruh elemen proyek termasuk anggaran dan jadwal. Komponen dari
perencanaan manajemen risiko dapat dilihat pada gambar 8.4 berikut;

0134M Manajemen Proyek

Gambar 8.4. Perencanaan manajemen risiko (Fuller, Valacich, & George, 2008)
Pertemuan perencanaan manajemen risiko juga dipakai untuk mengembangkan template
untuk mendefinisikan dan mengelompokkan tipe risiko, pengaruh dan kemungkinan terjadinya.
Template ini dapat diubah sesuai dengan kebijakan manajemen risiko yang berlaku di dalam tiap
organisasi. Contoh template dapat dilihat pada gambar 8.5 berikut ini

Gambar 8.5. Template manajemen risiko (Fuller, Valacich, & George, 2008)

0134M Manajemen Proyek

Output dari perencanaan manajemen risiko adalah rencana manajemen risiko (risk
management plan) yang terdiri dari:
a. Metodologi (methodology). Metodologi harus didiskusikan untuk mengelola risiko
selama proyek
b. Posisi dan tanggung jawab (roles and esponsibilities). Termasuk posisi dan tanggung
jawab dari anggota proyek untuk tiap aktivitas risiko yang diidentifikasi di dalam rencana
manajemen risiko.
c. Waktu (timing). Pada bagian ini rencana manajemen risiko seharusnya dapat
menguraikan bagaimana aktivitas manajemen risiko secara tepat dengan daur hidup
proyek.
d. Penilaian dan interpretasi (scoring and interpretation). Bagian ini menggambarkan
parameter penilaian dan asosiasi interpretasi dari analisa risiko kualitatif dan kuantitatif
yang diharapkan selama proyek.
e. Ambang batas (thresholds). Komponen dari rencana manajemen risiko ini menetapkan
kriteria berdasarkan dimana risiko akan ditangani.
f. Format pelaporan (reporting format). Bagian ini menjelaskan format dari rencana
tanggapan

risiko

dan

menggambarkan

bagaimana

proses

manajemen

risiko

didokumentasikan dan dikomunikasikan selama proyek.

g. Pelacakan (tracking). Aktivitas perencanaan risiko proyek seharusnya dilacak,
didokumentasikan dan digunakan untuk mencapai proyek masa yang akan datang.

0134M Manajemen Proyek

Template dari rencana manajemen proyek dapat dilihat pada gambar 8.6 berikut ini

0134M Manajemen Proyek

0134M Manajemen Proyek

Gambar 8.6. Template rencana manajemen risiko (Fuller, Valacich, & George, 2008)
Identifikasi risiko (risk identification) berisi identifikasi dan dokumentasi potensial risiko
yang akan terjadi pada proyek. Proses ini seharusnya dilakukan oleh manajer proyek, tim proyek,
tim manajemen risiko, para ahli, pelanggan, user, para paka dari luar, dan stakeholder tambahan.
Input, alat bantu dan output dari identifikasi risiko dapat dilihat pada gambar 8.7 berikut;

Gambar 8.7. Input, alat bantu serta output dari identifikasi risiko
(Fuller, Valacich, & George, 2008)
Pengkategorian risiko akan membantu ketika membuat risk register. Kategori risiko
berdasarkan Project Management Institute (2004) dapat dilihat pada Table 8.1 berikut ini;

0134M Manajemen Proyek

Tabel 8.1. Kategori risiko

Risk Categories
Technical risks
Quality and performance risks
Project management risks
Organizational risks

External risks

Example
Reliance on new, unproven or unreliable technology
Performance goals that cannot be easily meet
Changing industry standard
Risks associated with poor project planning and poor use of recognized project
management processes
Inconsistent goals
Lack of funding
Conflicting priorities
Legal events
Environment concerns
Natural disaster, such as earthquakes and floods

Beberapa alat bantu dan teknik yang tersedia untuk mengkonversikan input menjadi output
yaitu:
a. Documentation reviews. Yang meliputi review dokumentasi proyek yang sedang
berjalan, termasuk rencana dan asumsi proyek. Histori informasi digunakan dalam
membuat risk register dan mencakup seluruh informasi manajemen risiko proyek yang
dikumpulkan selama proyek sebelumnya. Sumber dari histori informasi terdiri atas:
Project files, termasuk rencana manajemen proyek sebelumnya, laporan proyek, dan
pelajaran yang didapat
Published information, sering berisi database publik, laporan publik, studi akademik,
dan informasi publik yang digunakan sebagai pembanding.
b. Information gathering techniques. Teknik yang sering digunakan selama identifikasi
risiko adalah:
Brainstorming. Daftar dari potensial risiko disusun, didiskusikan untuk dikategorikan
sehingga dapat dianalisa.
Delphi techniques. Dimulai dengan mengedarkan kuesioner kepada grup ahli yang
dibentuk untuk mengeliminasi daftar risiko yang potensial. Daftar ini dikombinasikan
berdasarkan prioritas dan berdasarkan respon yang sejenis. Daftar ini dikirimkan
ulang kepada grup ahli yang memeringkat ulang risiko yang sudah diidentifikasi.
Proses ini akah berakhir hingga kesepakatan dicapai.
Interview. Para ahli dan manajer proyek dapat menginterview untuk mengidentifikasi
potensial risiko dari proyek. Untuk memfasilitasi proses ini, setiap individu harus
didukung oleh informasi proyek yang relevan seperti WBS dan daftar asumsi proyek.

0134M Manajemen Proyek

Analisa SWOT. Digunakan untuk meningkatkan jangkauan dimana risiko dapat

terjadi.
Checklists. Biasanya dipakai untuk proyek yang sama dengan proyek sebelumnya.
Keterbatasan dari alat bantu ini adalah serig kali tidak dapat mungkin dibuat untuk
menyusun daftar risiko proyek yang potensial.
Diagramming techniques. Beberapa teknik diagram yang digunakan adalah sebagai
berikut:
o Cause-and-effect diagrams. Diagram ini berguna selama identifikasi risiko karena
memberikan arahan kepada manajer proyek untuk mengidentifikasi potensial
risiko dan melacak kembali pada penyebabnya.
o System or process flow chart. Flowchart menggambarkan relasi kedalam selama
aktivitas proyek dan dapat digunakan untuk membantu manajer proyek
menetapkan risiko yang berhubungan dengan relasi tersebut.
o Influence diagram. Grafik diagram yang merepresentasikan masalah potensial
yang dihitung untuk menyebabkan pengaruh, waktu, dan hubungan lain antara
aktivitas proyek dan keluaran.
Output dari proses identifikasi risiko adalah risk register, sebuah alat bantu utama dalam
mengelola risiko proyek. Contoh dari risk register dapat dilihat pada gambar 8.8 berikut;

Gambar 8.8. Contoh Risk Register (Fuller, Valacich, & George, 2008)

0134M Manajemen Proyek

Analisa kualitatif risiko (Qualitative risk analysis) meliputi kemungkinan berdasarkan

pengaruh dan risiko yang terjadi. Alat bantu ini digunakan untuk megevaluasi keduanya. Input,
alat bantu dan teknik serta output dari analisa kualitatif risiko dapat dilihat pada gambar 8.9
berikut;

Gambar 8.9. Input, alat bantu dan teknik serta output dari analisa kualitatif risiko
(Fuller, Valacich, & George, 2008)
Teknik yang pertama adalah dimensi yang penting di dalam analisa kualitatif risiko. Teknik
ini berfokus kepada risiko yang pasti terjadi dan dapat diukur dengan skala dari sangat rendah
hingga sangat tinggi. Teknis yang kedua menyediakan teknik untuk menganalisa risiko proyek
yang mungkin akan terjadi dan pengaruhnya terhadap ouput proyek. Skala kemungkinan
menggunakan angka 0 dan 1, dimana 0 menunjukkan tidak ada risiko yang terjadi dan angka 1
menunjukkan kemungkinan risiko akan terjadi. Contoh dari teknik yang kedua dapat dilihat pada
tabel 8.2 berikut ini;
Tabel 8.2. Probability/Impact Risk Rating Matriks (Fuller, Valacich, & George, 2008)
Impact/Probability Very High
High
Medium
Low
Vry Low
Catastrophic
High
High
Moderate
Moderate
Low
Critical
High
High
Moderate
Low
None
Marginal
Moderate
Moderate
Low
None
None
Negligible
Moderate
Low
Low
None
None
Teknik yang ketiga merupakan penilaian sederhana terhadap kualitas dari data yang
digunakan untuk menilai risiko. Teknik ini termasuk project assumption testing, sebuah alat
bantu yang digunakan untuk menguji asumsi-asumsi yang melekat di dalam identifikasi risiko.
Ranking dari ketelitian data dapat digunakan untuk menilai kualitas data risiko. Beberapa
dimensi yang dipertimbangkan untuk diranking adalah:

0134M Manajemen Proyek

a. Pemahaman risiko yang luas

b. Ketersediaan data risiko
c. Kualitas data
d. Integritas data dan dapat dipercaya
Analisa kuantitatif risiko (Quantitative risk analysis) digunakan untuk menganalisa
kemungkinan risiko yang terjadi dan pengaruh risiko terhadap tujuan proyek. Input, alat bantu
dan teknik serta output dari analisa kuantitatif risiko dapat dilihat pada gambar 8.10.
Pengumpulan data dan teknik representasi yang digunakan meliputi interview, sensitivity
analysis, decision-tree analysis dan simulation. Teknik interview sebagai penolong selama
proses analisa kuantitatif risiko, karena interview dengan ahli proyek dan stakeholder lainnya
dapat membantu dalam mengukur kemungkinan risiko dan konsekuensinya. Sensitivity analysis
digunakan untuk menetapkan risiko mana yang memiliki pengaruh yang sangat potensial
terhadap proyek. Contoh dari sensitivity analysis adalah Tornado Analysis yang dapat dilihat
pada gambar 8.11.

Gambar 8.10. Input, alat bantu dan teknik serta output dari analisa kuantitatif risiko
(Fuller, Valacich, & George, 2008)

0134M Manajemen Proyek

Gambar 8.11. Tornado Analysis (Fuller, Valacich, & George, 2008)

Expected Monetary Value Analysis (EMV) adalah teknik statistik untuk menangkap rata-rata
nilai dari potensial proyek dengan menganalisa kemungkinan output proyek dan juga setiap
keluaran dari konsekuensi finansial. Penggambaran grafik EMV dapat ditangkap dengan
decision-tree analysis. Decision-tree analysis adalah teknik diagram yang digunakan untuk
mengevaluasi aliran dari tiap aksi dalam kondisi biaya dan manfaat yang berhubungan dengan
aliran aksi lainnya. Gambar 8.12 dibawah ini menunjukkan decision-tree analysis dan EMV.
Simulation adalah teknik dimana manajer proyek dapat menjalankan what-if analysis untuk
menetapkan efek dari situasi yang diberikan. Pada tujuan proyek.
Rencana tanggapan risiko (risk response planning) adalah metode untuk merespon risiko proyek.
Rencana tanggapan risiko seharusnya mempertimbangkan kerumitan dari risiko, tipe dari proyek,
dan informasi biaya dan manfaat. Proses ini fokus pada membangun strategi manajemen risiko
yang cocok untuk menetapkan siapa yang bertanggung jawab terhadap risiko. Seluruh
atekeholder proyek seharusnya setuju dengan seluruh aksi perencanaan risiko untuk
dilaksanakan. Input, alat bantu dan teknik serta output dari rencana tanggapan risiko dapat dilihat
pada gambar 8.12.

0134M Manajemen Proyek

Gambar 8.12. Decision-tree analysis dan EMV (Fuller, Valacich, & George, 2008)

Gambar 8.13. Input, alat bantu dan teknik serta output dari rencana tanggapan risiko
(Fuller, Valacich, & George, 2008)
Kedua input dipengaruhi oleh ambang batas risiko dari organisasi, daftar dari respon
potensial, pemilik risiko, penyebab risiko, kecenderungan yang diidentifikasi selama proses
analisa risiko kualitatif dan kuantitatif, daftar dari risiko yang diprioritaskan, ranking risiko dari
proyek, daftar prioritas risiko yang diukur, analisa kemungkinan dari proyek, dan kemungkinan
pencapaian tujuan dari biaya dan waktu.
Risk owner adalah anggota proyek yang bertanggung jawab secara untuk memutuskan
aktivitas risiko selama perencanaan tanggapan risiko.

0134M Manajemen Proyek

Banyak teknik dan strategi untuk merencanakan tanggapan risiko yaitu mencegah
(avoidance),

memindahkan

(transference),

mengurangi

(mitigation),

dan

menerima

(acceptance).
Memonitor dan mengendalikan risiko (risk monitoring and controlling) harus dilakukan
sepanjang proyek dilakukan. Tujuan dari memonitor dan mengendalikan risiko adalah untuk
mengidentifikasi, menganalisa dan merencanakan munculnya penambahan risiko baru,
mengamati risiko yang ada, memonitor kondisi yang dapat mentriger tanggapan risiko dan untuk
menetapkan apakah respon dapat bekerja baik. Input, alat bantu dan teknik serta output dari
rencana tanggapan risiko dapat dilihat pada gambar 8.13.

Gambar 8.14. Input, alat bantu dan teknik serta output dari mengawasi dan
mengendalikan risiko
(Fuller, Valacich, & George, 2008)

0134M Manajemen Proyek

SIMPULAN
Risiko dapat terjadi setiap saat dan setiap tahap dari proyek sistem informasi. Risiko dapat
berdampak positif dan negatif bagi keberhasilan suatu proyek. Kemampuan dan keahlian dari
seorang manajer proyek dan anggota tim sangat dibutuhkan untuk mengelola risiko yang dapat
muncul pada saat pelaksanaan proyek
Risiko proyek dapat dikelompokkan kedalam beberapa tipe, hal ini dilakukan dengan tujuan
untuk mempermudah dalam melakukan pengelolaan proyek. Perubahan teknologi, kemampuan
personil, penerimaan user dan metodologi yang digunakan adalah beberapa tipe risiko yang
umumnya terjadi.
Beberapa teknik untuk mengelola risiko biasanya mencakup risk management planning, risk
identification, qualitative risk analysis, quantitative risk analysis, risk response planning dan risk
monitoring and controlling. Penggunaan template manajemen risiko, template perencanaan
manajemen risiko dan risk register dapat membantu tim dalam mencegah, memindahkan,
mengurangi dan menerima risiko.

0134M Manajemen Proyek

DAFTAR PUSTAKA
Fuller, M. A., Valacich, J. S., & George, J. (2008). Information Systems Project Management.
Washington: Prentice Hall.
Jenkins, B. D. (1998). Risk Analysis helps establish a good security posture; Risk Management
keeps it that way. Retrieved 03 30, 2011, from Risk Analysis, Risk Assessment, Risk
Management: http://www.nr.no/~abie/RiskAnalysis.htm
Marchewka, J. T. (2013). Information Technology Project Management (4 ed.). Chinnei: Wiley.
Taylor, M. D. (2009, 03 02). How to Plan and Organize a Project. Retrieved 03 27, 2012, from
Network Diagrams: http://www.pmhut.com/network-diagrams