MODUL 1

MENGIDENTIFIKASI SURAT/DOKUMEN

A. Pengertian, Fungsi, Jenis Dan Bentuk Surat

1. Pengertian surat
surat adalah setiap tulisan yang berisi pernyataan dari penulisnya
dan dibuat dengan tujuan penyampaian informasi kepada pihak lain.
Surat termasuk sebagai alat komunikasi tertulis. Begitu juga dalam
organisasi, surat merupakan salah satu alat komunikasi administrasi
antara sesama pegawai/pejabat baik secara interim maupun dengan
pihak luar secara timbal balik. Lalu lintas persuratan kemudian
menimbulkan kebiasaan-kebiasaan, tata cara, bentuk dan ukuran
tertentu, warna kertas, gaya bahasa, tata kesopanan, etika dan
koda etik tertentu yang dalam bahasa administrasi di sebut tata
persatuan.
2. Fungsi Surat.
a. sebagai wakil dan pengirim surat ( wakil instansi )
b. sebagai bahan pembukti;
c. sebagai pedoman untuk mengambil tindakan lebih lanjut dari
suatu masalah
d. sebagai alat pengukur kegiatan instansi;
e. sebagai sarana untuk memperpendek jarak.
3. Jenis-Jenis Surat
a. Menurut Sifatnya
1) Surat pribadi (prive)
Adalah surat yang ditulis seseorang, isinya menyangkut
kepentingan pribadi.
a) Macam-macam surat pribadi:
- Surat pribadi yang sifatnya kekeluargaan: surat
perkenalan, surat untuk orang tua, kakak, dsb
- Surat pribadi yang bersifat setengah resmi: surat
lamaran pekerjaan, surat ijin tidak masuk kerja, surat
ijin tidak masuk sekolah, dsb
b) Ciri-ciri surat pribadi
- Gaya bahasa sangat personal, bebas, tidak resmi serta
boleh menggunakan bahasa sehari-hari
- Tidak ada sistematika penyusunan surat yang baku
- Pesan, amanat dan isi surat sangat beragam.
Tergantung mood atau keperluan si pembuat
1

Tidak memerlukan kop surat dan aturan penulisan surat

resmi lainnya

c) Manfaat menulis surat pribadi

- Pesan dapat tersampaikan meskipun jarak jauh
- Mempererat tali persaudaraan
- Sarana latihan menulis efektif
2) Surat niaga
Adalah surat yang dibuat oleh badan-badan usaha atau
perusahaan yang isinya untuk kepentingan niaga.
a) Macam-macam surat niaga
- Surat permintaan penawaran
- Surat penawaran
- Surat pesanan
- Surat pengiriman barang
- Surat pengakuan penerimaan pembayaran
- Surat pengaduan
- Surat keberatan
- Surat permintaan penangguhan pembayaran
- Surat tagihan
- Surat edaran
- Surat promosi penjualan
- Surat telegram dan penegasannya
3) Surat dinas
Adalah surat yang dibuat oleh instansi pemerintah yang isinya
menyangkut soal kedinasan.
a) Macam-macam surat dinas
- Surat dinas swasta: surat penugasan, surat penelitian,
surat pemberhentian
- Surat dinas pemerintah: surat perintah tugas, surat
perjalanan dinas, surat teguran
b) Ketentuan penyusunan surat dinas
- Surat dibuat singkat, jelas, dan menggunakan bahasa
yang baik dan benar.
- Kata-kata asing tidak perlu digunakan seandainya sudah
ada padanannya dalam bahasa Indonesia.
- Gunakan kata-kata yang nyata dan positif.
2

Hindari pengulangan kata / kalimat yang sama.

Untuk urusan rutin yang terjadi berulang-ulang dalam
bentuk yang sama, hendaknya dibuatkan surat dalam
bentuk formulir.
Alamat surat ditujukan kepada pejabat yang dituju,
bukan kepada instansinya. Bila pejabat pada instansi
tersebut tidak diketahui, gunakan istilah PIMPINAN.
Dalam isi surat, sebutan untuk pejabat yang dituju,
yaitu SAUDARA atau BAPAK, bisa ditingkat menjadi
SDR atau BP asal diikuti dengan nama pejabat
tersebut.
Pengganti untuk pengirim surat menggunakan kata
kami
Surat tak perlu ditutup dengan kalimat yang berlebihan.
Surat diakhiri cukup dengan menyebutkan jabatan
penandatanganan surat dan namanya.

b. Menurut jangkauannya.
1) Surat intern, yaitu surat yang di kirim oleh pimpinan kepada
unit-unit di lingkungan instansi, atau surat dikirim oleh unit /
pejabat lainnya dalam instansi yang sama.
2) Surat ekstern, yaitu surat yang di kirim oleh suatu instansi
kepada instansi lain ( baik surat dari pimpinan instansi,
maupun surat dari pejabat lainnya ).
c. Menurut prosedur pengurusannya.
1) Surat masuk, yaitu surat yang di terima dari instansi lain.
2) Surat keluar, yaitu surat yang dikirim kepada instansi lain.
d. Menurut urgensi pengirimannya.
1) Surat sangat segera/kilat, yaitu surat yang harus dikirim/
diselesaikan/ disampaikan pada hari yang sama dengan batas
waktu 24 jam;
2) Surat segera, yaitu surat yang harus dikirim/ diselesaikan/
disampaikan paling lambat dalam waktu 2 x 24 jam;
3) Surat biasa, yaitu surat yang pengirimanya menurut asas FIFO
yaitu pengirimannya menurut urutan-urutan yang diterima
oleh bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan
caraka/kurir. Dengan batas waktu 5 hari.
e. Menurut keamanan isinya.
1) Surat sangat rahasia ( biasa diberi kode SR ), yaitu surat yang
tingkat keamanannya tertinggi sangat erat hubungan
3

keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh

ke tangan yang tidak berhak akan membahayakan keamanan
dan keselamatan negara.
2) Surat rahasia ( biasa diberi kode R ), yang isinya harus
dirahasiakan oleh pihak-pihak yang bersangkutan. Apabila
surat ini di bocorkan secara tidak sah, maka akan dapat
menurunkan martabat dan kewibawaan Negara, dapat
mengakibatkan
kerugian
besar
bagi
Negara,
atau
menimbulkan kegoncangan didalam masarakat.
3) Surat terbatas/konfidensial ( biasa diberi kode K ), yang isinya
hanya dapat diketahui oleh beberapa pejabat tertentu sesuai
dengan sifat kedinasannya. Bilamana disiarkan tidak sah,
dapat merugikan martabat dan kewibawaan pemerintah atau
dapat menimbulkan hal-hal yang tidak diinginkan.
4) Surat biasa disingkat (B), tingkat keamanan isi suatu surat ini
tidak termasuk dalam butir a sampai dengan c, namun tidak
berarti isi surat tersebut dapat disampaikan kepada yang
tidak berhak mengetahuinya.
f. Menurut jumlah penerimaannya.
1) Surat Biasa, yaitu bila yang menerimanya hanya satu
(seorang pejabat atau organisasi);
2) Surat Edaran, yaitu surat yang ditunjukan kepada beberapa
orang/pejabat/instansi;
3) Surat Pengumuman, yaitu surat yang ditunjukan kepada
sekelompok masyarakat.
g. Menurut tujuannya.
1) Surat Pemberitahuan, yaitu surat yang berisi sesuatu
informasi yang perlu diketahui oleh orang banyak.
2) Surat Perintah, yaitu surat yang berisi pernyataan kehendak
seseorang (misalnya dari seorang atasan ) kepada pihak lain
(
misalnya
kepada
seorang
bawahannya
)
untuk
melaksanakan sesuatu tugas tertentu.
3) Surat Peringatan, yaitu surat yang berisi teguran dari
seseorang ( misalnya dari seorang atasan , kepada orang lain
( misalnya kepada bawahan ), karena yang bersangkutan
melakukan sesuatu yang seharusnya tidak boleh dilakukan.
4) Surat Permintaan, yaitu surat yang isinya menghendaki orang
lain untuk melakukan sesuatu langkah atau perbuatan untuk
keperluan sipembuat surat
5) Surat Panggilan, yaitu surat dari seseorang ( misalnya
seseorang atasan ) kepada orang lain (misalnya seorang
4

bawahan), agar yang bersangkutan segera menghadap atau

menemui sipengirim surat.
6) Surat Susulan, yaitu surat yang merujuk kepada surat yang
dikirim terlebih dahulu (sebelumnya).
7) Surat Keputusan, yaitu surat yang membuat sesuatu
kebijaksanaan. Surat semacam ini biasanya dikeluarkan oleh
pimpinan.
8) Surat Perjanjian, yaitu surat yang berisi kesepakatan antara
pihak yang satu dengan pihak lainnya untuk melaksanakan
sesuatu.
9) Surat Izin, yaitu surat keterngan yang diberikan kepada
seseorang untuk meperoleh suatu hak atau fasilitas atau
dispensasi yang bukan menjadi milik atau kewenangannya,
untuk suatu periode tertentu.
10)
Surat Laporan, yaitu surat yang berisi informasi yang
disampaikan oleh bawahan kepada atasan.
h. Menurut wujudnya.
1) Kartu pos
2) Warkat pos
3) Surat bersampul
4) Nota
5) Memorandum
6) Telegram
7) Telex
8) Surat pengantar
B. Pengertian Surat Masuk dan Keluar
Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu
organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu
organisasi.
Surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu
organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik
perseorangan maupun kelompok.
Setiap kantor setiap harinya akan menangani surat-surat. Mungkin satu
hari ada 1 surat, 2 surat, bahkan ratusan surat. Jumlah yang banyak
tersebut jika tidak ditangani dengan baik tentunya akan dapat merugikan
banyak pihak, khususnya bagi kantor yang bersangkutan.
Kerugian-kerugian tersebut antara lain:
1. Surat dan informasinya bisa hilang
2. Kantor menjadi tidak rapi karena banyak tumpukan kertas yang
tidak tertata
5

3. Surat sulit ditemukan jika dicari karena letaknya tidak disusun

dengan teratur
Manfaat yang diperoleh jika ditangani dengan baik:
1. Surat akan tercatat dengan baik
2. Prosedur penanganan surat jelas
3. Surat akan tersimpan baik sehingga mudah untuk ditemukan
4. Rahasia akan terjaga

C. Pola Kegiatan Administrasi

Dalam penyelenggaraan administrasi, ada dua pola yang digunakan:
1. Pola sentralisasi
Merupakan pola penanganan berkas yang dilakukan secara
terpusat, yaitu ada unit tata usaha atau sekretariat dalam kantor
yang bertugas menangani administrasi seluruh bagian yang ada di
kantor tersebut, termasuk menangani surat masuk atau keluar. Pola
ini banyak digunakan di lembaga pemerintahan atau BUMN. Dan
tidak memungkinkan swasta pun menggunakan pola ini

2. Pola desentralisasi
Pola ini mempunyai ciri, kegiatan administrasi dilakukan di setiap
bagian dari unit yang ada pada kantor. Artinya tidak ada unit tata
usaha atau sekretariat di lingkungan kantor. Pola ini banyak dipakai
di perusahaan swasta karena lebih efisien dan lebih cepat dalam
penanganan administrasinya.
D. Perlengkapan dalam Penanganan Surat
1. Baki surat (tray)
Alat ini berguna sebagai tempat dari berkas surat yang ada.
2. Buku agenda surat masuk dan keluar
Buku ini harus disediakan jika penanganannya menggunakan sistem
buku agenda
3. Kartu kendali, lembar pengantar surat masuk, lembar pengantar
surat rahasia

Peralatan ini harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan

sistem kartu kendali. Digunakan untuk mencatat data surat yang
masuk maupun keluar
4. Secretaries desk file
Kumpulan map dengan kode jenis klasifikasi pekerjaan sesuai
dengan kelompok berkas yang ditanganinya
5. Alat tulis
Pulpen, pensil, penggaris, kertas catatan, stapler dan penjepit kertas
6. Kertas dan amplop
Kertas dengan kop surat atau kertas polos dan amplop
7. Alat pembuka surat
Pisau, gunting atau yang elektrik dengan mesin pembuka surat
8. Stempel
Stempel tanggal terima dan perusahaan
9. Formulir tanda terima/buku ekspedisi
Formulir tanda terima digunakan pada pola desentralisasi dan buku
ekspedisi digunakan pada pola sentralisasi
10.
Lembar disposisi
Untuk mencatat transaksi dari pimpinan berkaitan dengan proses
tindak lanjut. Lembar ini digunakan pada pola sentralisasi
E. Sistem Pengurusan Surat
Sistem pengurusan surat masuk dan keluar) dapat dilakukan dengan
cara:
1. Sistem buku agenda (sistem tradisional)
2. Sistem kartu kendali (sistem pola baru modern)
3. Sistem takah (tata naskah) digunakan di lingkungan TNI
Sistem buku agenda sudah ada sejak jaman belanda sebagai pengganti
dari sistem Kaulbach yang telah digunakan sebelumnya. Sementara
sistem kartu kendali baru tercipta sejak tahun 1971 yang diciptakan
oleh ARNAS (Arsip Nasional) yang sekarang dikenal dengan ANRI (Arsip
Nasional Republik Indonesia) bekerja sama dengan LAN (Lembaga
Administrasi Negar

MODUL 2
MENANGANI SURAT
A. Menangani Surat Masuk
Penanganan surat masuk adalah semua kegiatan yang dilakukan sejak
penerimaan surat masuk, pengelolahan/penyelesaian hingga surat
tersebut tersimpan.
Ada dua macam penanganan surat masuk, yaitu;
1. Sistem buku agenda
2. Sistem kartu kendali
1. Penanganan surat masuk sistem buku agenda
Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat
surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang
mengagendakan surat disebut agendaris.
Buku agenda ada 3 macam;
a. Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang
dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus
berurutan pada tiap halaman
b. Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang
dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah
kiri dan surat keluar di sebelah kanan, atau sebaliknya dengan
nomor urut sendiri-sendiri.

c. Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan

untuk mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku
sendiri-sendiri.
Beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda yaitu:
a. Buku verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat
surat keluar selama satu tahun. Disebut juga buku agenda keluar.
Petugasnya disebut verbalis.
b. Buku ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk mengantar
surat dan sekaligus sebagai tanda terima surat. Petugasnya
disebut ekspeditor
c. Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat
surat yang akan disimpan terbagi menurut kode-kode surat
dengan nomor urutnya masing-masing.
d. Disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan
dengan penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan
e. Blanko konsep, yaitu blanko/formulir yang dipergunakan khusus
untuk membuat konsep surat
f. Blanko surat, yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat
yang telah tercetak untuk membuat surat yang akan dikirimkan
g. Taklik, yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang
bertanggung jawab meneliti surat keluar yang baru diketik
sebelum ditandatangani oleh pimpinan
h. Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada surat
masuk setelah dicatat pada buku agenda dan diisi menurut isian
yang diperoleh dari buku agenda tersebut

Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah

sebagai berikut:
a) Penerimaan Surat
Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya
bekerja di bagian depan kantor atau front office, seperti satpam
dan resepsionis (receptionist). Bahkan ada di perusahaan yang
kecil penanganan suratnya dilakukan oleh resepsionis juga.
Kegiatannya mulai dari menerima sampai penyimpanan arsip,
Karena tempat mereka memang ada di pintu masuk suatu
kantor, maka apabila ada surat yang masuk, haik yang diantar
oleh petugas pos maupun oleh seorang kurir, merekalah yang
sering kali menerima surat.
Tugas penerima surat adalah:
a. mengumpulkan setiap surat yang masuk,
b. meneliti ketepatan alamat

b)

c)

d)

e)

c. menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah

diterima. Jangan sampai ada surat yang salah alamat. jika
alamat tidak tepat, maka surat itu harus dikembalikan kepada
petugas pos atau kurir. Tetapi jika sudah tepat maka surat itu
harus diberikan kepada petugas di bagian tata usaha atau
bagian administrasi.
Penyortiran Surat
Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat
dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. jika surat itu untuk
perseorangan dan menyangkut masalah pribadi, maka surat
dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju, tetapi
apabila surat itu merupakan surat dinas karena menyangkut
kepentingan perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus
diproses lebih lanjut.
Pencatatan Surat
Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda.
Petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui
apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau
rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan
membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan.
Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dapat diketahui
volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan, dan tahun. Juga
memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih
mudah ditemukan. Setelah dicatat selanjutnya petugas
membubuhkan stempel agenda sebagai tanda bahwa surat
sudah dicatat. Kemudian petugas memberikan surat tersebut
kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi untuk
mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau
proses selanjutnya dari surat tersebut.
Pengarahan Surat
Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang
selanjutnya
akan
memproses
surat
berkaitan
dengan
permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan,
karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap
penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan
instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang
harus memproses surat tersebut.
Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi
dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat
yang diterima dari pihak lain. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan
untuk menindaklanjuti surat yang dimaksud akan menangani
surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.
Penyampaian Surat
10

Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lemhar disposisi,

maka surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan
kepada prang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di
lembar disposisi. Jika prang yang dimaksud tersebut lebih dari
satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap
prang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat
surat tersebut diberikan kepada prang yang telah ditunjuk, maka
yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan di huku
ekspedisi intern.
Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu:
a. Buku ekspedisi intern adalah huku yang digunakan untuk
mencatat penyampaian/pengiriman, distribusi surat yang
disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan
sendiri.
b. Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk
mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada
pihak lain di luar organisasi/perusahaan.
Contoh:
f) Penyimpanan Surat
Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus
diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan
menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem
abjad. sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem
nomor.
2. Penanganan surat masuk sistem Kartu Kendali
a. Pengertian kartu kendali
Sistem kartu kendali adalah istilah lain yang sering dipakai untuk
nama kearsipan pola baru. Kartu kendali adalah Lembar isian
yang digunakan untuk pencatatn surat
b. Ciri-ciri kartu kendali
1) Pada system kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan
surat antara lain surat penting, surat rahasia dan surat biasa
2) Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1
berwarna kuning, Lembar 2 berwarna hijau dan Lembar 3
berwarna merah

c. Keuntungan menggunakan kartu kendali

- Lebih efisien dibanding buku agenda
- Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia)
11

Menghilangkan pencatatan berulang

Mudah melacak lokasi surat yang diproses
Memudahkan penyusunan arsip
Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip

d. Identifikasi kategori surat penting, biasa dan rahasia

Kategori surat penting adalah sebagai berikut.
Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan
kesulitan bagi instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat
diganti dengan surat tembusannya atau surat lainnya.
Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus
dilaksanakan.
Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak
terdapat dalam surat lain, sehingga kalau informasi tidak
diketahui oleh pimpinan atau unit pengolah tersebut akan
menimbulkan kesulitan.
Kategori surat biasa adalah sebagai berikut.
Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan
menimbulkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan.
Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya.
Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula
dalam surat lain.
Jika petugas penilai surat ragu-ragu menentukan surat penting
atau surat biasa, maka ditanyakan kepada atasannya, supaya
tidak terdapat kesalahan dalam penilaian.
Kategori surat rahasia adalah sebagai berikut.
Surat bersampul lebih dari satu sampul surat.
Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS.
e. Prosedur surat masuk penting
a) Penerimaan surat
Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap
instansi bahwa semua surat masuk dan keluar diterima
melalui satu pintu, yaitu unit kearsipan. Hal ini akan lebih
memudahkan untuk kontrol dan pengawasannya. Dalam
pelaksanaannya, kalau suatu unit kerja memerlukan
kecepatan dalam memproses surat keluar tersendiri sampai
dengan penyampaiannya ke instansi lain dilaksanakan sendiri.
Hal ini dapat dilakukan, asalkan dua kartu kendali diserahkan
kepada unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu
mengetahui pula apa yang telah dilaksanakan.

12

Tugas penerima surat (juru terima surat) adalah sebagai

berikut.
Menerima
surat
masuk
dari
instansi
lain
dan
menandatangani surat pengantarnya, serta membubuhi
cap tanggal pada sampul surat.
Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang
terdapat pada sampul antara lain surat kilat, surat segera,
surat pribadi, surat salah alamat, dan surat rahasia.
Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat.
Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk
dikirimkan melalui pos atau kurir.
b) Pencatatan surat
Surat-surat yang diterima oleh pencatat dinilai menjadi tiga
kategori, yaitu surat penting, biasa, atau rahasia. Kegiatan ini
memerlukan pemikiran yang tajam, mengerti segala
persoalan dalam lingkungan instansinya, dan harus teliti.
Untuk surat yang penting, maka dicatat menggunakan kartu
kendali rangkap tiga. Untuk surat yang biasa menggunakan
lembar pengantar surat biasa. Surat rahasia menggunakan
lembar pengantar surat rahasia.
Tugas mencatat surat bukanlah tugas yang mudah, sebab
petugas pencatat harus dapat benar-benar menentukan
indeks dan kode secara tepat. Kalau petugas pencatat
tersebut sukar menentukan indeks dan kode, sebaiknya
dikosongkan dulu dan diserahkan kepada pengarah (atasan)
untuk mengisi kolom tersebut. Kalau memang diperlukan
kecepatan dan volume surat penting banyak sekali, maka
pencatatan kartu kendali dapat dilakukan oleh heberapa
petugas lain yang juga telah terlatih.
Tugas pencatat surat (juru catat surat) adalah sebagai berikut.
1) Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat
biasa dengan lembar pengantar surat biasa, surat rahasia
menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
2) Menyatukan kartu kendali dengan surat menggunakan
paper clip dan meneruskan ke pengarah surat.
Kolom kartu kendali:
- Indeks: Diisi indeks surat
- Kode: Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi
- Tanggal: Diisi tanggal terima surat
- No urut: Diisi nomor surat sesuai dengan urutan kartu
kendali surat masuk
13

M / K: Diisi apakah surat masuk atau surat keluar

Perihal: Diisi hal surat
Isi ringkasan: Diisi ringkasan surat
Lampiran: Lampiran surat
Dari: Alamat pengirim surat kalau merupakan surat
masuk
Kepada: Alamat yang dikirimi surat untuk surat keluar
Tanggal surat: Diisi tanggal surat
No surat: Diisi nomor surat
Pengolah: Diisi unit pengolah
Paraf: Diisi paraf pengolah surat

c) Pengarahan atau pengendalian surat

Petugas pengarah surat adalah pimpinan pada unit kearsipan
(misalnya: Kepala Tata Usaha). Tugas pengarah surat antara
lain sehagai herikut.
1) Menerima surat yang telah dilampiri tiga lemhar kartu
kendali.
2) Menentukan arah surat, kepada siapa atau ke unit mana
surat diteruskan.
3) Mengisi kolom indeks, kode, dan pengolah pada kartu
kendali.
4) Mengamhil kartu kendali 1 (putih) dan disimpan disimpan
di kotak kartu kendali yang berfungsi sebagai alat
pengendali surat dan setelah satu tahun dijilid.
5) Meneruskan kartu kendali 2 dan 3 kepada unit pengolah.
d) Penyampaian surat ke unit pengolah
Unit pengolah terdiri dari hagian-bagian herikut.
1) Tata usaha unit pengolah
Tugasnya adalah sehagai herikut.
a) Menerima surat dan kartu kendali 2 dan 3 serta
memarafnya sehagai hukti hahwa surat sudah diterima.
b) Mengembalikan kartu kendali 2 kepada pengarah surat
untuk diteruskan kepada penata arsip (arsiparis), kartu
kendali 3 tetap melekat pada surat.
c) Membuat dua lembar disposisi, kemudian melampirkan
surat herikut lemhar disposisi 1 dan 2 untuk
disampaikan kepada pimpinan unit pengolah.
d) Menerima kembali surat, kartu kendali 3 dan lembar
disposisi 1 clan 2 yang telah diisi oleh pimpinan unit
pengolah.
e) Menyimpan kartu kendali 3 dan meneruskan surat
14

herikut dengan lembar disposisi kepada pelaksana

sesuai instruksi yang ada di disposisi.
f) Menerima surat dan lembar disposisi 1 kemhali dari
pelaksana, jika surat tersehut sudah selesai diproses,
untuk kemudian disimpan beherapa lama. Jika surat
tersehut sudah menurun nilai gunanya (in-aktif), maka
surat herikut kartu kendali 3 diserahkan kepada penata
arsip dan ditukar dengan kartu kendali 2, sehagai hukti
hahwa surat disimpan di unit kearsipan oleh penata
arsip.

2) Pimpinan unit pengolah

Tugasnya adalah sebagai berikut.
a) Menerima surat, kartu kendali 3, dan lembar disposisi 1
dan 2 dari tata usaha unit pengolah
b) Mengisi lembar disposisi untuk menindaklanjuti surat
yang masuk.
c) Menyerahkan kembali surat, kartu kendali 3, dan lembar
disposisi 1 dan 2 kepada tata usaha unit pengolah.
3) Pelaksana
Tugasnya adalah sebagai berikut.
a) Menerima surat berikut lembar disposisi 1 pimpinan dari
tata usaha unit pengolah.
b) Melaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis di lembar
disposisi.
c) Menyerahkan surat dan lembar disposisi 1 kepada tata
usaha unit pengolah jika surat sudah selesai
diproses/ditindaklanjuti.
e) Penyimpanan atau penataan arsip
Tugas penata arsip (arsiparis) adalah sebagai berikut.
1) Menerima kartu kendali 2 yang telah diparaf tata usaha
unit pengolah dan disimpan di kotak kartu kendali sebagai
bukti bahwa surat sedang diproses di unit pengolah.
2) Menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit
pengolah dan menukar kartu kendali 2 dengan kartu
kendali 3.
3) Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu
f. Prosedur pengurusan surat masuk biasa
15

Dalam penanganan surat masuk yang bersifat biasa, tidak perlu

dicatat dalam kartu kendali, tetapi menggunakan lembar
pengantar surat biasa. Alur kerjanya juga sedikit lebih pendek
jika dibandingkan dengan kartu kendali. Surat biasa tidak perlu
cepat disampaikan ke unit pengolah, tetapi dapat menunggu 1
atau 2 hari sampai terkumpul agak banyak, karena pencatatan
dapat dilakukan sekaligus untuk beberapa surat dalam satu
lembar pengantar surat biasa. Jika menggunakan kartu kendali,
satu lembar surat dicatat dalam satu lembar kartu kendali
rangkap 3, tidak bisa beberapa surat dicatat sekaligus dalam
satu kartu kendali. Karena bersifat biasa, penyimpanan surat
tidak terlalu lama, dan cukup disimpan di unit pengolah saja,
tidak perlu lagi diserahkan kepada penata arsip. Penghapusan
arsipnya pun dilakukan di unit pengolah.
Langkah-langkah pengurusan surat masuk biasa adalah sebagai
berikut.
1) Surat-surat masuk biasa dikumpul 1 atau 2 hari, setelah
banyak baru dicatat dalam lembar pengantar surat biasa
rangkap 2.
2) Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut disampaikan ke
unit pengolah bersama lembar pengantarnya.
3) Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar.
Selanjutnya lembar pengantar 1 dikembalikan kepada
pencatat.
g. Prosedur pengurusan surat masuk rahasia
Dalam menangani surat masuk yang bersifat rahasia, hanya
pimpinan yang boleh membaca surat, kalau pun ada yang boleh
mengetahui itu pun hanya pada orang tertentu saja yang sudah
ditunjuk langsung oleh pimpinan. Penyampaian surat kepada
pimpinan dalam keadaan tertutup atau masih bersampul.
Langkah-langkah pengurusan surat masuk rahasia adalah
sebagai berikut.
1) Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan
kepada pencatat surat.
2) Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam
lembar pengantar surat rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan
kepada pengarah surat.
3) Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan
meneruskan kepada pimpinan unit pengolah.
4) Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar
pengantar 1 dan 2.
16

5) Pimpinan unit pengolah menyimpan

pengantar 2, lembar pengantar

surat

dan

lembar

B. Menangani Surat Keluar

Surat keluar adalah surat yang dibuat/dikirimkan oleh suatu
instansi/kantor kepada pihak lain, balk perseorangan, kelompok
maupun suatu lembaga
Surat keluar dapat disebabkan tiga faktor antara lain sebagai berikut.
1. Surat keluar merupakan jawaban dari adanya surat masuk yang
diterima.
2. Surat keluar merupakan kebutuhan, misalnya kantor ingin
mengundang rapat, maka dibuat surat undangan rapat.
3. Surat keluar memberikan informasi, misalnya surat pemberitahuan,
surat edaran.
1. Penanganan surat keluar sistem buku agenda
a. Pembuatan Konsep
Konsep surat sering disebut sebagai draft. Saat pengetikan
belum menggunakan komputer (masih menggunakan mesin tik
manual atau mesin tik elektrik) untuk membuat surat harus
dibuat dulu konsepnya secara tertulis, di atas kertas
bergaris/kertas buram/lembar konsep surat. Hal ini karena jika
langsung diketik terjadi hanyak kesalahan. Saat ini mesin tik
sudah tidak lagi menjadi alat yang populer karena sudah
digantikan oleh komputer yang lebih canggih. Konsep yang ditulis
tangan pun kini sudah mulai ditinggalkan, konsep surat sudah
langsung diketik dengan komputer. Namun demikian, masih ada
yang tetap menggunakan cara yang lama dengan membuat
konsep ditulis tangan, kemudian diketik dengan menggunakan
komputer.
Walau pun hanya konsep, namun pembuatan konsep sebaiknya
juga dibuat dengan balk, disusun secara lengkap sesuai dengan
aturan pembuatan surat, dengan bagian-bagiar surat dibuat
lengkap, termasuk juga bentuk suratnya, sehingg; tidak terjadi
banyak perbaikan atau revisi pada saat pengetika
Pembuatan konsep dapat dilakukan secara:
a. Sentralisasi : dipusatkan pada unit tertentu yang menangani
kegiatan administrasi persuratan;
b. Desentralisasi : dibuat oleh masing-masing unit atau bagian
tertentu sesuai dengan kebutuhar masing-masing.
Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh:
1) Atasan atau pimpinan
17

b.

c.

d.

e.

Konsep dibuat dan diketik sendiri secara lengkap. Biasanya

untuk surat rahasia.
Konsep dibuat sendiri dan diserahkan kepada juru tik.
Konsep dibuat secara garis besar, diselesaikan secara
lengkap oleh sekretaris.
Konsep didiktekan langsung kepada sekretaris atau
pembantunya.
2) Orang yang ditunjuk (Konseptor)
Pimpinan dapat menunjuk langsung orang yang dipercaya
untuk membuat konsep surat.
Agar ada keseragaman dalam pembuatan konsep surat.
Sebaiknya konsep ditulis di lembar konsep surat. Selain agar
lebih rapi juga memudahkan dalam membuat konsep dan
mencegah ada informasi yang tertinggal serta jelas dalam
pertanggungjawabannya.
Persetujuan Konsep
Jika konsep surat dibuat oleh konseptor atau bawahan, maka
konsep tersebut harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan.
Tujuannya adalah memeriksa apakah konsep surat tersebut
sudah sesuai atau perlu diperbaiki atau dikoreksi. Bila konsep
sudah mendapat persetujuan dari pimpinan, maka pimpinan
akan memberi tanda/paraf (acc) pada konsep tersebut.
Pencatatan Surat
Konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari
pimpinan, selanjutnya dicatat ke dalam buku agenda surat keluar
untuk diregistrasi atau didaftarkan. Hal ini bertujuan untuk
mendapatkan nomor surat dari agendaris sesuai dengan aturan
pemberian nomor surat yang berlaku di kantor tersebut. Format
buku agenda dan cara pengisiannya dapat lihat pada materi
pengurusan surat masuk sistem buku agenda.
Pengetikan Konsep Surat
Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan pimpinan dan
mempunyai nomor surat, selanjutnya dapat diserahkan kepada
juru tik untuk diketik dengan rapi. Jangan lupa untuk mengetik
juga sampul surat yang akan digunakan.
Pemeriksaan Pengetikan
Juru tik harus memeriksa pengetikannya sebelum surat tersebut
diprint atau dicetak, jangan sampai ada kesalahan pengetikan
sekecil apa pun, walau pun hanya satu huruf sekali pun. Apalagi
jika berupa angka-angka, harus diteliti, karena beda angka
adalah kesalahan fatal. Bahkan konseptor harus memeriksa juga
pengetikan tersebut, sehingga benar-benar sesuai dengan
18

f.

g.

h.

i.

konsepnya. Selain itu, konseptor memberikan parafnya dengan

pensil pertanda surat sudah sesuai dengan konsep.
Penandatanganan Surat
Setelah surat sudah selesai diketik dengan rapi, maka pejabat
yang berwenang atau bertanggungjawab terhadap surat tersebut
dan membubuhkan tanda tangan di atas nama terang.
Pemberian Cap Dinas
Surat yang telah ditandatangani oleh penanggungjawab,
selanjutnya diberi cap dinas/stempel sebagai tanda syahnya
surat. Surat yang tidak ada cap dinas/stempel akan diragukan
keabsahannya. Pemberian cap dinas dibubuhkan di sebelah kiri
tanda tangan dengan menyinggung sedikit dari tanda tangan
tersebut.
Melipat Surat
Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat
secara rapi menggunakan aturan melipat surat. Serrientara itu,
tembusannya atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip, tanpa
dilipat, karena akan disimpan dalam map/folder di laci filling
cabinet. Untuk surat yang nantinya akan dimasukkan ke dalam
sampul berukuran besar, tidak perlu dilipat. Melipat surat harus
juga memperhatikan ukuran sampul yang akan digunakan.
Penyampulan Surat
Surat yang telah dilipat rapi selanjutnya dimasukkan ke dalam
sampul yang telah disediakan dan direkatkan dengan lem secara
rapi.
Perhatikan juga hal-hal berikut.
a. Gunakan kop surat juga untuk sampul surat.
b. Cantumkan nomor surat bila diperlukan.
c. Jika sampul tidak menggunakan kop surat, harus dibubuhkan
cap dinas/stempel pada sampul di sebelah kiri.
d. Perangko secukupnya.

j. Pengiriman Surat
Jasa pengiriman surat merupakan suatu hal yang tidak dapat
dipisahkan dalam proses prosedur pengurusan surat, balk surat
masuk/surat keluar. Oleh karena itu, dibutuhkan jasa pengiriman
surat yang tepat.
Hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan jasa
pengiriman surat:
a. jenis surat;
b. informasi yang tercantum dalam surat;
19

c. tujuan/alamat surat;
d. volume/banyaknya surat.
Pengiriman surat dapat dilakukan dengan empat cara berikut.
1) Melalui kurir, yaitu orang/pegawai yang ditugaskan untuk
mengantar langsung surat kepada alamat yatud -ju-Saat
menyerahkan suraflpada orang yang dituju, petugas kurir
meminta tanda tangan si penerima bahwa surat sudah
disampaikan dengan menggunakan Buku Ekspedisi Ekstern.
2) Melalui pos, surat diantar langsung ke kantor pos dan
diserahkan ke petugas pos dengan menggunakan Buku
Ekspedisi Ekstern untuk meminta cap pos setempat bahwa
surat sudah dikirim melalui pos. Jika hanya dimasukkan ke
kotak pos yang tersedia di tempat umum, cukup dicatat saja
dalam buku ekspedisi hahwa pengiriman dilakukan melalui
kotak surat.
3) Melalui perusahaan jasa pengiriman (DHL, TIKI, FEDEX, dan
sebagainya).
4) Melalui Internet (akan dijelaskan tersendiri dalam Kegiatan
Belajar 4 "Mengelola dan Mengirim E-Mail").
k. Penyimpanan Surat
Surat yang asli dikirimkan kepada alamat yang dituju, sedangkan
tembusan atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip.
Penyimpanan
dilakukan
dengan
menggunakan
sistem
penyimpanan, Misalnya: sistem abjad, sistem subjek, sistem
tanggal, sistem nomor, dan sistem wilayah.
Catatan:
a. Setiap satu surat harus dibuat minimal dua lembar, satu untuk
alamat yang dituju, dan lembar kedua untuk arsip.
b. Apabila alamat/orang dituju jumlahnya banyak. Misalnya:
surat edaran, maka surat cukup dibuat satu lembar saja,
setelah di tandatangani kemudian diperbanyak dengan mesin
pengganda, misalnya mesin fotokopi atau risograph, yang asli
untuk arsip, salinannya untuk alamat yang dituju.
2. Penanganan surat keluar sistem kartu kendali
1. Prosedur penanganan surat keluar penting
Seperti halnya dalam pengurusan surat masuk penting di mana
pencatatan dan pengendalian menggunakan kartu kendali, maka
penanganan
surat
keluar
yang
bersifat
penting
pun
menggunakan kartu kendali. Keduanya tetap melalui satu pintu
utama keluar masuknya surat yaiti unit kearsipan.
Langkah-Langkah pengurusan surat keluar penting adalah
sebagai berikut.
20

a. Unit pengolah
Surat keluar berasal dari unit pengolah atau unit kerja yang
berkepentingan terhadap surat tersebut. Pencatatan dengan
kartu kendali dapat dilakukan di unit kearsipan. Dapat juga
dilakukan di unit pengolah, asalkan kartu kendali 1 dan kartu
kendali 2 diserahkan ke unit kearsipan, sehingga unit
kearsipan selalu mengetahui apa yang telah diproses di unit
pengolah. Tata usaha unit pengolah mengisi 3 kartu kendali,
setelah itu surat asli beserta tembusannya dar kartu kendali 1
dan 2 diteruskan ke unit kearsipan. Kartu kendali 3 disimpan
di unit pengolah. Tembusan yang telah diproses di pencatat
surat, selanjutnya disimpan di unit pengolah.
b. Pencatatan surat
Tugas pencatat surat adalah sebagai berikut.
1) Menerima surat beserta tembusannya dan kartu kendali 1
dan 2 dari unit pengolah.
2) Memberikan stempel pada surat.
3) Kartu kendali 1 diteruskan ke pengarah surat untuk
disimpan dan berfungsi sebagai kartu kontrol.
4) Memberikan paraf pada kartu kendali 2, kemudian
mengembalikan kartu kendali 3 dan tembusan kepada unit
pengolah.
5) Memberikan surat kepada petugas ekspedisi untuk
dikirimkan kepada alamat instansi.
c. Pengarahan surat
Tugas pengarah surat dalam menangani surat keluar adalah
menerima kartu kendali 1 dari pencatat surat dan
menyimpannya ke dalam kotak kartu kendali sebagai kontrol
atau pengendali dari surat yang dikirimkan.
d. Penataan arsip
Tugas penata arsip dalam hal ini adalah menerima kartu
kendali 2 dari unit pengolah dan menyimpannya dalam kotak
kartu kendali sebagai pengganti arsip yang ada di unit
pengolah. Jika arsip yang berada di unit pengolah sudah inaktif, kartu kendali 2 di penata arsip ditukar dengan kartu
kendali 3 dan tembusan di unit pengolah.
e. Pengiriman surat
Umumnya pengirim surat menggunakan ekspeditor atau kurir.
Tugasnya menerima surat-surat yang akan dikirim kepada
pihak lain dan mengirimkannya dengan cara-cara tertentu
yang telah menjadi aturan di suatu kantor.
Dari uraian di atas dapat dilihat bahwa pada dasarnya
penanganan surat harus dilakukan dengan sebaik-baiknya
21

dengan aturan yang jelas. Penanganan surat, baik surat

masuk maupun surat keluar dengan menggunakan buku
agenda maupun kartu kendali bertujuan untuk mempermudah
penanganan surat, jelas prosedurnya, dapat mengamankan
surat-surat dengan menyimpannya.
Perbedaan sistem buku agenda dan sistem kartu kendali
dilihat dari langkah-langkah penanganannya adalah sebagai
berikut.
N Sistem Buku Agenda Sistem
Kartu
o
Kendali
1. Sistem pola lama
Sistem pola baru
2. Pencatatan
Pencatatan
menggunakan buku menggunakan kartu
3. agenda
kendali
Penyampaian
surat Penyampaian surat
4. menggunakan buku menggunakan kartu
ekspedisi
kendali
Pencatatan
hanya Pencatatan
dapat
dilakukan satu orang dilakukan beberapa
karena
hanya orang dalam waktu
menggunakan
satu yang bersamaan
buku
2. Prosedur penanganan surat keluar biasa
Penanganan surat keluar biasa atau rutin sama seperti
menangani surat masuk biasa, yaitu menggunakan lembar
pengantar surat biasa.
Langkah-langkah pengurusan surat keluar biasa adalah sebagai
berikut.
a. Unit pengolah
Unit pengolah mencatat surat keluar biasa atau rutin dalam
dua lemhar pengantar surat biasa, kemudian surat ash,
lembar pengantar (lembar 1 dan lembar 2), tembusan
diteruskan ke pencatat surat di unit kearsipan. Selanjutnya
menerima kembali tembusan surat yang sudah diberi cap
stempel tanggal oleh pencatat surat dan lembar pengantar
surat hiasa (lembar 2) untuk disimpan. Hal ini digunakan
sebagai tanda bahwa surat sudah dikirimkan ke alamat yang
dituju.
b. Pencatatan surat
Pencatat surat menerima surat, tembusan clan lembar
pengantar surat biasa (lembar 1 dan 2), kemudian memberi
22

cap
stempel
tanggal
pada
tembusan
surat
dan
mengembalikan lagi tembusan dan lembar pengantar 2
kepada unit pengolah. Hal ini sebagai tanda bahwa surat
sudah diterima dan dikirimkan. Surat ash dikirimkan ke alamat
yang dituju melalui ekspeditor.

3. Prosedur penanganan surat keluar rahasia

Seperti halnya pengurusan surat masuk rahasia, untuk
pengurusan surat keluar rahasia juga menggunakan lembar
pengantar surat rahasia.
Langkah-langkah pengurusan surat keluar rahasia adalah sebagai
herikut.
a. Surat rahasia diketik sendiri oleh pimpinan atau dihuat oleh
seseorang yang ditunjuk langsung oleh pimpinan berikut
tembusannya. Surat ini dicatat langsung dalam lemhar
pengantar surat rahasia, tembusan disimpan.
b. Surat tertutup dan lembar pengantar surat rahasia (lembar 1
dan 2) diserahkan kepada pengarah surat. Kemudian surat
diserahkan kepada ekpeditor untuk dikirim dan lemhar
pengantar 1 diserahkan kepada penata arsip clan lembar
pengantar 2 kepada unit pengolah.

23

MODUL 3
MEMPROSES SURAT
A. Kategori Surat Penting
Ada berbagai macam surat yang diterima dalam suatu kantor, seperti
surat pribadi, surat niaga, atau surat dinas. Surat-surat tersebut
dikategorikan sebagai surat biasa, surat penting, atau surat rahasia.
Pada kegiatan belajar sebelumnya, telah dibahas mengenai surat-surat
yang dikategorikan sebagai surat penting, yaitu:
1. Memerlukan penanganan segera.
2. Jika terlambat diproses, dapat merugikan organisasi/perusahaan.
3. Jika hilang, sulit dicari gantinya.
4. Terkadang informasi dalam surat itu tidak terdapat dalam surat lain.
5. Memerlukan tindak lanjut.
Jika sebuah surat harus dibalas atau ditindaklanjuti pada hari yang
sama, maka surat tersebut dapat dikategorikan sebagai surat penting.
Ketika Anda menerima beberapa surat penting pada hari yang sama,
identifikasikanlah surat-surat tersebut berdasarkan pengirim surat,
tujuan surat, dan perihal surat. Kemudian buatlah prioritas penanganan
surat-surat tersebut dan berilah tanda khusus/kode pada surat-surat.
B. Penanganan Surat Penting
1. Penerimaan Surat
Ketika surat penting diterima dalam jumlah yang banyak pada hari
yang sama, maka surat disusun sedemikian rupa sehingga nama
dan alamat yang tercantum mudah dibaca dan diteliti dengan
cepat. Selanjutnya surat dipisah-pisahkan menurut jenisnya, agar
bila terdapat surat penting dapat segera diketahui oleh pimpinan.
Jenis surat dapat dipisahkan menjadi tiga kelompok, yaitu: a. Surat
bisnis
a. Surat bisnis
Sebagian surat yang masuk merupakan surat-surat yang
berhubungan dengan surat bisnis dengan perusahaan. Untuk
24

mempermudah
penyortiran
lebih
lanjut,
surat
harus
dikelompokkan, antara lain dengan cara berikut.
1) Surat yang dikelompokkan penting. Misalnya surat dari
cabang, pelanggan, para relasi, mitra kerja, biro perjalanan,
dan pemasok.
2) Surat kelompok utama adalah surat-surat berharga, surat
kontrak/perjanjian jual beli, surat-surat yang bersampul
berjendela. Untuk surat-surat seperti itu, berilah tanda bintang
(*) di belakang alamat. Apabila alamat tidak lengkap, berilah
tanda silang (x) pada sampul kiri bawah. Hal ini untuk
mempermudah susunan surat yang akan disampaikan kepada
pimpinan.

b. Surat-surat pribadi
Untuk mengelola surat-surat pribadi, petugas penerima surat
perlu mempunyai cara tersendiri. Apabila jumlah surat yang
diterima cukup banyak, surat diseleksi, kecuali surat sangat
penting dengan kode kilat khusus harus segera disampaikan
kepada yang berkepentingan. Jika surat berharga, seperti suratsurat dari bank, deposito, surat-surat pribadi untuk pimpinan,
jangan sekali-kali dibuka terlebih dahulu. Setelah ada pesan dari
pimpinan untuk dibuka, maka barulah dibuka yang kemudian
diserahkan kepada pimpinan.
c. Surat-surat iklan
Surat-surat iklan (advertensi) diterima dalam bentuk sampul
yang beraneka ragam, baik mengenai ukuran, bentuk, warna
maupun jenisnya. Petugas perlu selektif, jangan sampai terbawa
arus oleh iklan. Jenis surat ini bukan termasuk surat utama dan
biasanya disampaikan kepada pimpinan dalam bentuk terbuka.
2. Pembukaan Surat
Setelah meneliti surat yang masuk, selanjutnya membuka suratsurat tersebut satu per satu. Untuk menghindari agar surat tidak
robek, ketika sampul surat dibuka dengan alat pembuka, sebaiknya
surat diketok-ketok di atas meja supaya lembar surat turun ke
bawah. Kemudian surat dikeluarkan dari sampulnya. Petugas harus
memeriksa dengan teliti, ada atau tidak lampiran yang menyertai
surat tersebut. Bila ada lampiran, gabungkanlah dengan suratnya
dengan menggunakan penjepit kertas (klip). Kalau ada lampiran
yang hilang, sebaiknya petugas mencatat pada surat tersebut
25

waktu itu juga. Kemudian cocokkanlah alamat surat dengan alamat

yang tertera pada sampul, maupun alamat pengirim untuk
digabungkan dengan surat. Selanjutnya diperiksa lagi apakah surat
bertanggal atau tidak. Jika surat tidak bertanggal,
cantumkanlah
tanggal yang tertera pada stempel pos di atas surat dilakukan
dengan hati-hati. itu. Dengan demikian, tanggal cap pos dianggap
sebagai tanggal surat. Setelah itu, petugas memberi cap stempel
agenda pada setiap surat yang diterima di bagian yang kosong.
Setelah diberi stempel agenda, kemudian semua surat yang
diterima itu dicatat ke dalam buku agenda surat masuk.
3. Penyortiran Surat
Setelah surat dibuka, selanjutnya surat dibaca satu per satu agar
dapat dipisahkan menurut penerimanya, yaitu:
a. surat untuk pimpinan;
b. surat untuk bagian yang lain di kantor;
c. surat-surat yang memerlukan perhatian sekretaris;
d. surat-surat lainnya.
Hal yang perlu diperhatikan oleh petugas ketika membaca surat,
yaitu:
1) Ada/tidaknya hubungan surat yang dibaca dengan surat
sebelumnya yang tersimpan dalam arsip, dan komentar
pimpinan mengenai surat tersebut.
2) Perlu/tidaknya penyampaian surat yang dibaca kepada orang lain
atau bagian lain di kantor. Kalau memang perlu, sampaikanlah
segera surat itu kepada pihak yang bersangkutan.
3) Ada/tidaknya lampiran pada surat yang dibaca. Jika lampiranya
hilang, masukkanlah surat itu dalam golongan surat-surat yang
memerlukan perhatian sekretaris, dan harus diberitahukan
kepada pengirim surat yang bersangkutan bahwa lampiran tidak
ada.
4) Ada/tidaknya tulisan tentang barang yang dikirim pada isi surat.
Jika ada, hendaknya membuat catatan khusus untuk barang yang
dikirim yang diharapkan.
Berikut adalah bentuk catatan tersebut.
Nama
Tanggal
Macam
Tanggal
Pengirim
Surat
Barang
Pengiriman

5) Jika isi surat menyebutkan adanya pertemuan dan batas waktu

balasan surat, laporanlaporan juga hal-hal yang lain, perlu
dicatat oleh sekretaris. Hal-hal yang perlu dicatat antara lain
tanggal, waktu dan tempat pertemuan, untuk mengingatkan
26

pimpinan mengenai hal ini.

4. Pembagian Surat
a. Surat-surat untuk pimpinan
Surat-surat untuk pimpinan harus segera disampaikan. Usahakan
agar surat sudah berada di atas meja pimpinan sebelum
pimpinan datang ke kantor. Jika ini tidak mungkin dilakukan,
surat itu dapat diserahkan segera setelah ia tiba di kantor.
Masukkan surat ke dalam map dan susunlah menurut
kepentingannya, yang paling penting letakkanlah paling atas dan
yang kurang penting di bawah. Jika pimpinan Anda sedang
melaksanakan tugas perjalanan dinas atau sedang cuti,
tanggung jawab Anda lebih besar.
Hal-hal yang harus Anda laksanakan harus sesuai dengan
petunjuk berikut.
1) Persiapkanlah segala sesuatunya yang berhubungan dengan
surat. Jika suatu waktu tertentu pimpinan Anda menelepon ke
kantor untuk menanyakan keadaan kantor, Anda dapat
dengan segera memberikan keterangan yang diperlukan
pimpinan.
2) Apabila pimpinan Anda tidak menelepon, teleponlah atau
kirimkanlah surat melalui jasa pengiriman surat. Hal ini
berlaku kalau ada sesuatu hal yang sangat penting dan
mendesak.
3) Jika sedang melaksanakan tugas di luar kantor, kirimkanlah
kepadanya salinan surat yang memerlukan perhatiannya.
4) Kalau sedang berlibur, simpanlah surat ke dalam map.
Pisahkanlah mana yang perlu ditelaah dan mana yang berupa
laporan dan sebagainya.

b. Surat-surat untuk orang/bagian lain di kantor

Masing-masing kantor mempunyai sistem tersendiri dalam
penyampaian surat antarbagian. Laksanakanlah sesuai sistem
yang dipergunakan di kantor tersebut dan gunakanlah buku
ekspedisi intern untuk memudahkan pengawasan.
c. Surat-surat yang memerlukan perhatian sekretaris
Seandainya pimpinan sedang melaksanakan tugas di luar kantor,
jika ada surat penting yang diterima segera dibahas, maka tugas
sekretarislah untuk mengolah surat tersebut. Khususnya untuk
membalas surat yang hertujuan memberitahukan bahwa
suratnya sudah diterima.

27

C. Pemilihan Jasa Pengiriman

Jasa pengiriman surat merupakan suatu hal yang tidak dapat
dipisahkan dalam proses prosedur pengurusan surat baik surat masuk
atau surat keluar. Oleh karena itu, dibutuhkan jasa pengiriman surat
yang tepat. Dalam menggunakan jasa pengiriman surat, perlu
diperhatikan jenis surat, informasi yang tercantum dalam surat, tujuan
atau alamat surat, dan volume/banyak surat.
Beberapa jenis pengiriman surat adalah sebagai berikut.
1. Kurir instansi perusahaan
2. Kurir kantor pos
3. E-mail (situs) perusahaan
4. Kurir jasa pengiriman swasta (DHL, TIKI, FEDEX, dan lain-lain)

MODUL 4
MENGELOLA DAN MEMPROSES E-MAIL
A. Pengertian Surat Elektronik (E-Mail)
Email merupakan suatu proses dan cara pengiriman pesan atau
gambar melalui internet.

28

B. Kelebihan dan Kelemahan Surat Elektronik (E-Mail)

Kegiatan surat menyurat sebagai penunjang kegiatan perkantoran
tidak selalu dalam bentuk wujud fisik. Namun dengan kecanggihan
perkembangan teknologi informasi (TI) kegiatan surat menyurat dapat
dilakukan melalui perangkat elektronik, yaitu komputer dengan
menggunakan fasilitas internet.
Keuntungan dari kegiatan surat menyurat melalui e-mail (surat
elektronik), antara lain sebagai berikut.
1. Informasi lebih cepat diterima oleh orang yang dituju.
2. Biaya relatif lebih murah dibandingkan melalui jasa kurir atau pos.
3. Umpan balik (feedback) dapat dilaksanakan secara langsung
sehingga cepat menerima balasan
4. Dapat mengirimkan gambar-gambar atau foto dalam bentuk tiga
dimensi sehingga lebih menarik.
5. Dokumen bisa langsung disimpan dalam bentuk soft copy.
Kelemahan dari kegiatan surat menyurat melalui e-mail, antara lain
sebagai berikut.
1. Hanya bisa diakses oleh orang yang mempunyai fasilitas internet.
2. Hanya bisa diakses oleh orang yang mengerti tentang internet.
3. Dalam keadaan tertentu (jaringan sibuk) proses mengakses menjadi
lamban.
4. Dokumen dapat hilang atau rusak terkena virus.
5. Ketergantungan pada alat (komputer dan jaringan internet) sangat
tinggi.
C. Pengelolaan dan Pengiriman Surat Melalui E-Mail
1. Membuat Email
Langkah-Langkah dalam membuat email dari yahoo, yaitu :
Buka situs ww.yahoo.com kemudian klik buat account untuk
mendaftar.
Setelah terbuka, isikan formulir dibawah ini. Ingat dalam mengisi
formulir tidak boleh terjadi kesalahan. Ulangi lagi apabila terjadi
kesalahan.
Setelah itu akan muncul ucapan selamat dari yahoo. Klik
continue untuk melanjutkan proses.
Kemudian klik inbox untuk mengecek email yang masuk.
Biasanya untuk pertama
kalinya, kita akan mendapat kiriman email dari yahoo sebagai
ucapan selamat.

29

2. Login Email
Langkah-langkah :
Masuk ke situs www.yahoo.com
Klik sign in. Kemudian akan masuk ke sign in to Yahoo. Isilah user
id dan paswordnya. Kalau sudah klik sign in.
Setelah memasukan user name dan pasword akan kembali ke
jendela awal ketika pertama kali membuka yahoo. Kemudian klik
MAIL
Untuk melakukan cek email klik email masuk.
3. Kirim Email
Langkah-langkah kirim email :
a. Klik tulis pesanseperti yang tertera pada gambar di bawah ini
b. Isilah kolom di bawah ini
- Kepada isi dengan alamat email dituju
- Cc merupakan tembusan. Kolom ini diisi hanya jika
diperlukan
- Juduluntuk judul pesan yang akan dikirim
- Jika memerlukan lampiran dalam bentuk file. Klik lampirkan
file. Kemudian cari lokasi penyimpanan file pada hardisk
komputer anda.
c. Jika pengisian formulir sudah selesai. Kemudian klik Kirim
seperti yang tertera pada gambar di atas
D. Etika Mengirim Email
Netiket atau Nettiquette adalah etika dalam berkomunikasi melalui email. Seperti halnya berkomunikasi melalui surat atau bertatap muka,
berkomunikasi dengan e-mail butuh tatacara sendiri. Bisa dibayangkan,
hampir setiap hari ada jutaan e-mail dikirimkan dan diterima begitu
banyak orang.
Maka salah-salah kata, bisa berarti fatal. Tapi memang sangat
menyebalkan, jika kita menerima pesan e-mail yang pengirimnya
menggunakan huruf kapital, mengirim kembali seutuhnya pesanpesan
yang kita kirimkan, atau menjawab pertanyaan panjang kita, dengan
ucapan, "saya kira begitu", atau "betul." Nah, untuk mencegah hal itu
terjadi, ada baiknya kita mengetahui beberapa di antaranya:
1. Jangan Terlalu Banyak Mengutip
Hati-hati dalam melakukan balasan (reply). Fasilitas 'Reply' dari
sebagian besar program mailer biasanya akan mengutip pesan asli
30

2.

3.

4.

5.

6.

7.

yang Anda terima secara otomatis ke dalam isi surat Anda. Jika
harus mengutip pesan seseorang dalam jawaban e-mail, usahakan
menghapus bagian-bagian yang tidak perlu, dan hanya menjawab
bagian-bagian yang relevan saja.
Perlakukan E-Mail secara Pribadi
Jika seseorang mengirim informasi atau gagasan secarapribadi,
Anda tidak sepatutnya mengirimnya ke forum umum, seperti
kelompok grup, atau mailing-list: E-mail pada dasarnya adalah alat
komunikasi personal.
Jangan Gunakan Huruf Kapital
Seperti halnya membaca surat kabar atau surat, membaca pesan email yang menggunakan huruf besar/kapital yang berlebihan tidak
enak dilihat. Selain itu, terutama dalam tata krama berkomunikasi
dengan e-mail/chat, penggunaan huruf besar biasanya dianggap
berteriak. Mungkin saja maksudnya hanya untuk memberi tekanan
pada maksud Anda.
Jangan Membicarakan Orang Lain
Jangan membicarakan orang atau pihak lain, apalagi kejelekankejelakannya. Berhati-hatilah terhadap apa yang anda tulis. E-mail
memiliki fasilitas bernama "Forward", yang mengizinkan si penerima
akan meneruskannya (forward) ke orang lain.
Jangan Gunakan CC
JikaAnda ingin mengirim e-mail ke sejumlah orang (misalnya di
mailing-list), jangan cantumkan nama-nama pada kolom CC. Jika
Anda melakukan hal itu, semua orang yang menerima e-mail Anda,
akan bisa melihat alamat-alamat e-mail orang lain. Umumnya,
orang tidak suka jika alamat e-mailnya dibeberkan di depan umum.
Selalu gunakan BCC (blind carbon copy). Dengan cara ini, setiap
orang hanya bisa melihat alamat e-mailnya sendiri.
Jangan Gunakan Format HTML
Jika Anda mengirim sebuah pesan penting ke rekan Anda, jangan
gunakan format HTML tanpa Anda yakin bahwa program e-mail
rekan Anda bisa memahami kode HTML. Jika tidak, pesan Anda
sama sekali tidak terbaca atau kosong, sebaiknya gunakan plain
text.
Jawablah Secara Masuk Akal
Jawablah setiap pesan e-mail secara masuk akal. Jangan menjawab
dua tiga pertanyaan dalam satu jawaban. Apalagi, menjawab pesan
e-mail yang panjang lebar, dan Anda menjawab dalam satu kata:
"Good". Wah, ini sangat menyebalkan.

31

DAFTAR PUSTAKA
Endang R, Mulyani, dkk. 2009. Modul Menangani Surat Masuk dan Keluar
(Mail Handling) untuk SMK dan MAK. Jakarta: Erlangga
Endang R, Mulyani, dkk. 2011. Modul Menangani Surat / Dokumen Masuk
untuk SMK dan MAK. Jakarta: Erlangga
Lasahido, Ilhan, SE.MM,.2006. Modul Penanganan Surat. Jakarta:
Departemen Keuangan Republik Indonesia
Sutarni, Tati. Dra. Dkk. 2011. Administrasi Perkantoran. Bandung: HUP

32