BAB I

PENDAHULUAN
1. LATAR BELAKANG MASALAH
Kegiatan pembelian dalam perusahaan dagang dan kegiatan pengedaan pada instansi
pemerintah atau perusahaan selain manufaacture memegang peranan yang sangat penting,
karena dari sinilah proses operasional perusahaan dimulai. Kegiatan pembelian dapat terus
berlangsung baik apabila prosedur pencatatan dan pembayaran hutang juga terselenggara
dengan baik. Untuk itu perlu adanya pemeriksaan terhadap kegiatan pembelian agar dapat
meningkatkan efisiensi, efektifitas, dan keekonomisan perusahaan. Berdasarkan evaluasi
yang dilakukan ditemukan beberapa kelemahan antara lain; perusahaan tidak memiliki job
description secara tertulis, fungsi permintaan pembelian dilakukan oleh bagian pemasaran,
transaksi permintaan pembelian dan pesanan pembelian dilakukan secara lisan tanpa
dokumen tertulis, fungsi penerimaan barang dilakukan oleh bagian pembelian, tidak
dibuatnya check register dan voucher register, bukti kas keluar tidak dicap Lunas, tidak
adanya pemisahan dokumen yang lunas dengan yang belum lunas.
2. PERUMUSAN MASALAH
Berdasar pada permasalahan yang ditemukan, dapat dilihat bahwa fungsi pembelian dan
pencatatan utang belum cukup memadai. Untuk itu diajukan beberapa saran perbaikan bagi
manajemen perusahaan yaitu; dibuatnya job description secara tertulis dan pembagian tugas
bagi masing-masing bagian, permintaan pembelian sebaiknya melalui gudang untuk itu harus
ada kordinasi antara bagian gudang dengan pemasaran, ciptakan sebuah dokumen tertulis atas
transaksi permintaan pembelian dan pesanan pembelian, tugas penerimaan barang dapat
diserahkan kepada bagian gudang, buat check register dan voucher register untuk setiap
pengeluaran giro dan bukti kas keluar, beri cap/tanda Lunas pada payment voucher yang
sudah lunas, perlu adanya pemisahan dokumen yang lunas dengan yang belum lunas sedini
mungkin.
BAB II
PEMBAHASAN
1. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian sering dianggap fungsi yang paling penting dan berpengaruh pada unit-unit
operasi yang ada di perusahaan. Pada banyak perusahaan, fungsi pembelian merupakan awal
dari sebuah proses bisnis. Dengan tujuan memenuhi permintaan pelanggan, perusahaan harus
membeli barang-barang kebutuhan dan bahan baku yang diminta, untuk mengumpulkan atau
memproduksi produkproduk perusahaan. Ini adalah proses dalam mendapatkan barangbarang, bahan baku, komponen dan layanan yang merupakan tugas utana dn tanggung jawab
departemen pembelian. Dalam sebuah perusahaan dimana terdapat sistem pembelian yang
efektif pembelian material dapat menghemat biaya bagi perusahaan.
2. Tujuan Pembelian
Tujuan utama dalam audit manajemen fungsi pembelian adalah untuk menentukan efisiensi
dan efektivitas perusahaan dalam membelanjakan sumber daya keuangan mereka. Pada
beberapa perusahaan sedang, pembelian utama dilakukan oleh masing-masing departemen.
Sebagai contohnya, fungsi kontrol persediaan membeli bahan-bahan kebutuhan dan bahan
baku untuk memenuhi permintaan pelanggan langsung dari pemasok Sebuah audit
manajemen dilakukan karena terdapat tanda-tanda bahaya yang ditemukan di perusahaan.
Sebagai contoh, manajemen tingkat atas seharusnya menyadari adanya peningkatan biaya
dalam proses bisnis, meskipun tak satupun kompetitor mengalami pengurangan yang sama

pada marjin laba. Tanda-tanda bahaya tersebut mungkin mengindikasikan bahwa perusahaan
mengalami ketidakefisienan biaya dalam aktivitas pembeliannya sehari-hari Proses audit
manajemen menggambarkan bahwa fungsi pembelian dapat dimanfaatkan oleh perusahaan
yang benar-benar memiliki fungsi pembelian (departemen pembelian). Asumsinya, bahwa
semua peerusahaan, tidak peduli sebesar apa, seharusnya memiliki departemen pembelian
(atau seseorang) yang terpusat dan independen untuk mengontrol pengeluaran perusahaan
3. Ruang Lingkup Fungsi Pembelian dan Konsep Audit Manajemen Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian memiliki nilai dan arti penting bagi perusahaan karena sangat menunjang
operasional perusahaan.Audit manajemen fungsi pembelian harus dilakukan dengan optimal
untuk memastikan agar kegiatan operasional perusahaan tidak sampai terhenti yang akan
berakibat negatif bagi perusahaan secara keseluruhan. Sasaran strategik fungsi pembelian
merupakan ukuran atau patokan yang digunakan untuk mengukur tingkat efisiensi fungsi
pembelian pada perusahaan. Tujuh sasaran strategik fungsi pembelian yang harus dipahami
meliputi hal-hal berikut.
1. Terjaminnya kesinambungan pasokan bahan mentah, bahan baku, dan bahan penolong
lainnya yang diperlukan dalam proses produksi.
2. Mengupayakan terjaminnya persediaan bahan mentah dan suku cadang agar berada pada
tingkat yang aman
3. Tersedianya peralatan dan bahan pendukung produksi lainnya yang diperlukan agar standar
mutu dan ketepatan penggunaan dapat tercapai
4. Pengadaan bahan mentah, bahan baku, suku cadang, bahan lainnya, dan aneka jasa yang
diperlukan harus dilaksanakan dengan biaya yang serendah mungkin
5. Pelaksanaan sistem pengawasan yang digunakan untuk memastikan bahwa nilai dan biaya
pengadaan telah sesuai, dengan terus-menerus melakukan pengurangan biaya pembelian.
6. Komunikasi yang baik dengan pihak manajemen puncak dalam bentuk informasi yang paling
akurat mengenai bahan dan aneka jasa yang dibutuhkan perusahaan.
7. Terwujudnya kerja sama dari unit kerja atau unit fungsional lain dalam perusahaan untuk
menjalankan fungsi pembelian dengan baik.
Siklus normal fungsi pembelian meliputi berikut ini
1. Penentuan kebutuhan, melalui Skedul Produksi Manufaktur, Penentuan Penggantian
Persediaan (Inventory Replenishment Requirement), Penentuan Pembelian secara Khusus
(Specialized Purchase Requirements), dan Kebutuhan Operasional Sehari-hari
2. Otorisasi pembelian, yang dimulai dengan penerbitan Permintaan Barang (Purchase
Requisition) atau Perintah Kerja (Work Order) sampai penerbitan Pesanan Pembelian
(Purchase Order).
3. Prosedur tindak lanjut pemesanan.
4. Penyelesaian proses pengiriman.
5. Penyelesaian keuangan.
1)
2)
3)
4)

Terdapat 4 sasaran audit manajemen pada fungsi pembelian, yaitu berikut ini.
Sasaran strategik fungsi pembelian.
Perencanaan operasional/induk
Tipe dan struktur organisasi pembelian.
Mekanisme pengendalian pembelian
Pada bab ini akan membahas audit proses pembelian untuk audit atas laporan keuangan,
konsep yang dicakup dengan review konsep pengakuan beban dan kewajiban dengan
penekanan khusus pada kategori beban. Fokus utama dari bab ini adalah audit proses
pembelian untuk audit atas laporan keuangan

Topik-topik berikut yang terkait dengan proses pembelian :

Jenis-jenis transaksi dan akun laporan keuangan yang terpengaruh
Jenis-jenis dokumen dan catatan
Fungsi-fungsi utama
Pemisahan tugas fungsi Jenis-jenis Transaksi dan akun laporan keuangan yang terpengaruh
Tiga jenis transaksi yang khususnya terdapat dalam proses pendapatan adalah
Pembelian barang dan jasa secara tunai atau kredit
Pembayaran kewajiban yang timbul dari transkasi pembelian
Retur barang kepada pemasok secara tunai atau kredit
Jenis-jenis dokumen dan catatan Dokumen dan catatan yang terdapat dalam proses
pendapatan :
Permintaan Pembelian (Purchase Requisition) Merupakan dokumen permintaan barang atau
jasa dari individual atau departemen yang berwenang dalam perusahaan
Pesanan Pembelian (Purchase Order) Dokumen ini mencantumkan deskripsi, kualitas, dan
kuantitas, atau informasi lain atas barang atau jasa yang hendak dibeli
Laporan Penerimaan (receiving report) Dokumen ini mencatat penerimaan barang.
Faktur Vendor (Vendor Invoice) Dokumen ini merupakan tagihan dari vendor
Voucher Dokumen ini seringkali digunakan perusahaan untuk mengawasi pembayaran atas
perolehan barang dan jasa.
Register Voucher/Jurnal pembelian ( voucher register/purchases journal) Register voucher
digunakan untuk mencatat voucher barang dan jasa.
Buku besar pembantu utang usaha (Accounts payable subsidiary ledger) Jika jurnal
pembelian digunakan, buku besar pembantu mencatat transaksi dan saldo utang ke vendor.
Cek (check) Dokumen ini, yang ditandatangani oleh pegawai yang berwenang merupakan
alat pembayaran barang atas jasa.
Jurnal Pengeluaran kas/register cek ( cash disbursements journal/check register)
Jurnal ini mencatat pengeluaran yang dilakukan dengan cek.
4. Fungsi fungsi Utama
Tujuan pokok proses pembelian adalah memperoleh barang dan jasa pada harga yang
terendah, dengan kualitas dan jasa yang sesuai dengan persyaratan dan menggunakan sumber
dana kas untuk membayar barang dan jasa tersebut secara efektif.
a. Permintaan (Requisitioning)
Fungsi pertama pada proses pembelian adalah permintaan barang atau jasa oleh pegawai yang
memiliki wewenang dari berbagai departemen atau area fungsional dalam entitas.
b. Pembelian (Purchasing)
Fungsi pembelian melaksanakan pesanan pembelian yang sudah diotorisasi.
c. Penerimaan (Receiving)
Fungsi penerimaan bertanggung jawab atas penerimaan, perhitungan, dan pemeriksaan
barang yang diterima dari vendor.
d. Pemrosesan Faktur (Invoice Prosessing)
Departemen utang usaha memproses faktur untuk memastikan barang dan jasa yang diterima
di catat sebagai aktiva atau beban bersamaan dengan pengakuan kewajiban yang timbul.
e. Pengeluaran (Disbursement)
Fungsi pengeluaran bertanggungjawab untuk menyiapkan dan menandatangani cek yang
akan di bayarkan ke vendor.
f. Utang usaha ( Account Payable)
Departemen utang usaha bertanggung jawab untuk memastikan bahwa seluruh faktur vendor,

pengeluaran kas, dan penyesuaian telah di catat dalam catatan utang usaha.
g. Buku Besar (General Ledger)
Tujuan utama dari fungsi buku besar sehubungan dengan proses pembelian adalah untuk
memastikan bahwa seluruh pembelian, pengeluaran kas dan utang telah diakumulasikan,
diklasifikasikan, dan diringkas pada akun-akun yang tepat.
h. Pemisahan Tugas Kunci
Salah-satu pengendalian yang terpenting dalam system akuntansi adalah pemisahan tugas
yang memadai. Oleh karena itu setiap individu yang terlibat dalam fungsi fungsi
permintaan, pembelian dan penerimaan harus terpisah dari fungsi-fungsi pemrosesan faktur,
utang usaha, dan buku besar.
5. Pedoman Audit Pembelian.
Bagian pembelian dalam melakukan tugasnya sesuai barang yang diperlukan dan perlu
mengetahui data dan keterangan tentang supplier mana yang baik, harga pasar bahan/barang
tersebut, cara-cara pengangkutan, jumlah yang paling ekonomis untuk dipesan dan
sebagainya. Setelah permintaan pesanan datang dari bagian yang membutuhkan maka bagian
pembelian mengirimkan surat pesanan kepada calon supplier. Di dalam surat pesanan ini
jumlah yang dipesan, harga barang, cara pcmbungkusan dan tanggal pesanan tersebut datang.
Selain itu dinyatakan pula apabila barang yang dipesan terbukti tidak sesuai spesifikasi,
pembeli berhak mengembalikannya.
Surat pesanan yang dibuat banyaknya tergantung dari sistem administrasi/akuntansi
perusahaan yang bersangkutan. Sekurang-kurangnya diperlukan :
1 lembar untuk supplier
1 lembar untuk bagian penerimaan
1 lembar untuk bagian pemnbukuan
1 lembar untuk bagian yang membutuhkan pengadaan barang
Setelah supplier mengirimkan barang yang dipesan maka bagian penerimaan akan mengaudit
apakah barang yang diterima tersebut sesuai dengan apa yang dipesan. Apabila barang telah
diperiksa dan terbukti sesuai dengan pesanan maka bagian penerimaan akan memberikan
laporan kepada bagian pembelian dan pesananditeruskan kebagian penyimpanan (gudang).
Laporan penerimaan dibuat dalam beberapa rangkap antara lain:
1 lembar dikirim ke bagian pembelian
1 lembar dikirim ke bagian akuntansi
1 lembar dikirim ke bagian gudang
Di samping pengiriman barang yang dipesan, maka supplier juga mengirimkan faktur
pembelian yang diterima oleh bagian pembelian dan diteruskan kepada bagian pembukuan.
Selanjutnya apabila bagian produksi memerlukan bahan/barang tersebut untuk proses
produksinya, maka bagian ini mengirimkan surat permintaan pemakaian bahan kepada bagian
gudang, rangkap dari surat ini dikirimkan pula pada bagian pembukuan/akuntansi untuk
dipakai dalam pencatatan perobahan persediaan (inventory records) dan pencatatan akuntansi
biaya. Dengan adanya surat permintaan pemakaian bahan ini, maka bagian gudang
mengeluarkan bahan yang diminta oleh bagian produksi, sedangkan bagian akuntansi akan
mencatat pengurangan jumlah bahan serta pembebanan pada biaya produksi.
Dalam hubungannya uraian di atas dengan pedoman audit pembelian dan pemakaian bahan
yang dilakukan oleh internal auditor maka pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan di atas adalah
sangat berhubungan sekali, apakah telah dijalankan dengan semestinya atau hanya berupa
catatan-catatan saja.
Setiap internal auditor didalam melaksanakan tugasnya melakukan audit pembelian dan

pemakaian bahan baku terlebih dahulu harus membuat rencana audit sebelum melakukan
tugas pelaksanaan audit. Perencanaan ini harus didokumentasikan.
Dalam tugas perencanaan akan melakukan audit pendahuluan terhadap pembelian dan
pemakaian bahan baku untuk mendapatkan informasi yang diperlukan mengenai semua aspek
penting dari pelaksanaan pembelian dan pemakaian bahan baku di perusahaan tersebut.
Informasi ini akan dipakai sebagai alat kerja dalam merencanakan tahap pelaksanaan audit
terhadap audit pembelian dan pemakaian bahan baku yang sekaligus mencakup :
1. Menentukan tujuan dan ruang lingkup audit
2. Memperoleh informasi mengenai latar belakang kegiatan yang akan diaudit
3. Menentukan sumber daya yang perlu untuk melakukan audit
4. Membicarakan dengan mereka yang terlibat dalam audit
5. Melakukan pemahaman dan survey lapangan, mengenai kegiatan dan pengendalian yang
akan diaudit, mengetabui titik berat audit dan minta saran dari bagian yang diaudit
6. Membuat audit program
7. Menentukan bagaimana, kapan dan kepada siapa audit akan disampaikan.
8. Mendapatkan persetujuan atas perencanaan audit
Rumusan Sasaran Strategy Sebagai Objek Audit
Pelaksana kegiatan audit harus berusaha mencari dan menemukan informasi tentang rumusan
sasaran strategik fungsi pembelian dengan mempertimbangkan berbagai faktor seperti
besaran perusahaan, pada sektor industri apa perusahaan bergerak, berbagai jenis pengeluaran
yang dilakukan, terutama dalam jumlah besar, tipe-tipe produk yang dihasilkan dan
dipasarkan serta dijual oleh perusahaan. Kemampuan peruahaan untuk menduduki posisi
tawar yang kuat atau tidak.
Perencanaan Induk Sebagai Objek Audit
Rencana induk bidang pembelian sangat penting untuk dijadikan objek audit. Sebab tepat
tidaknya rencana induk akan berpengaruh kuat pada lancar tidaknya berbagai kegiatan lain
dalam perusahaan, diselenggarakan, termasuk perencanaannya. Dengan kata lain, satuan
pembelian harus mengkoordinasikan kegiatan dan proses perencanaannya dengan berbagai
satuan atau bidang lain dalam perusahaan yang bersangkutan. Bahkan rencana
indukperusahaan sebagai keseluruhan juga turut dipengaruhinya. Contoh konkretnya adalah
bahwa jika rencana induk satuan pembelian dikoordinasikan dengan baik dengan rencana
produksi, rencana pemasaran, rencana promosi dan periklanan serta rencana penjualan,
berarti bahwa kegiatan produksi akan berjalan lancar berkat tersedianya bahan mentah dan
bahan baku yang diperlukan dalam arti jumlah, jenis, mutu dan waktu penyerahannya oleh
pemasok. Pada gilirannya, jika proses produksi berjalan lancar, bidang pemasaran dan
bidang-bidang lainnya akan dapat melakukan fungsinya dengan baik.
Tipe dan Struktur Organisasi sebagai Objek Audit
Fungsi Pembelian diselenggarakan secara terpusat artinya hanya ada satu unit kerja yang
diberi tugas dan tanggung jawab untuk melakukan segala jenis pembelian barang, bahan,
mesin, suku cadang dan sarana kerja lainnya. Selain itu satuan kerja pembelian harus mampu
bekerja sama dengan berbagai pihak yang harus dilayani dan didukungnya. Kemampuan
satuan kerja pembelian menjual dirinya kepada komponen-komponen lain perlu dibuktikan
antara lain dengan jalan (a) tidak menonjolkan kekuasaannya, (b) penekanan pentingnya
koordinasi dan kerja sama, (c) bahwa posisi yang diduduki oleh satuan kerja tersebut dalam
organisasi sudah tepat, dan (d) bahwa di jajaran unit kerja terdapat tenaga kerja yang

memiliki pengetahuan dan keterampilan yang memungkinkan mereka memberikan pelayanan

yang diperlukan oleh semua komponen lain dengan efisien dan efektif.
Mekanisme Pengendalian Pembelian sebagai Objek Audit
Pada intinya, menjadikan mekanisme pengendalian pembelian sebagai objek audit berarti
mencari informasi tentang tiga hal, yaitu : (a) menjamin bahwa pembelian terselenggara
dengan orientasi pembelian yang paling menguntungkan bagi perusahaan, (b) kebutuhan
seluruh satuan kerja dalam perusahaan terpenuhi, dalam arti jumlah jenis, mutu dan waktu
penyerahan, dan (c) kepentingan seluruh perusahaan lebih terjamin dengan kebijaksanaan
pembelian terpusat.
Apabila dalam perusahaan, kebijaksanaan desentralisasi pembelian yang diberlakukan,
pelaksana audit perlu mengetahui siapa yang bertanggung jawab untuk membeli apa dan
dengan demikian dapat dibuat suatu deksripsi tentang sistem pembelian yang diterapkan
disertai suatu analisis tentang sistem pembelian yang diterapkan disertai suatu analisis
tentang keunggulan dan kelemahannya.
Pengalaman banyak perusahaan menunjukkan bahwa merupakan tindakan yang bijaksana
dari pihak manajemen apabila kebijaksanaan pembelian dinyatakan secara tertulis. Dengan
demikian akan jelas terlihat pada tingkat mana wewenang dan tanggung jawab pembelian
diletakkan yang bisa berarti pada tingkat perusahaan, tingkat satuan bisnis, tingkat bidang
fungsional atau bahkan mungkin tingkat operasional.
6. Hasil audit manajemen fungsi pembelian
Hasil audit manajemen fungsi pembelian adalah laporan yang berisi temuan-temuan berupa
ketidaksesuaian dengan prosedur, penyalahgunaan wewenang, penyimpangan sistem, dan
sebagainya yang perlu diperbaiki oleh perusahaan dan juga rekomendasi yang perlu
dilaksanakan manajemen untuk memperbaiki temuan-temuan tersebut sehingga di masa
depan dapat diminimalkan atau dihilangkan
Melalui audit manajemen fungsi pembelian, tanggung jawab fungsi pembelian dapat
diwujudkan dengan baik, efektif, dan efisien. Tanggung jawab itu setidaknya meliputi 2 hal
sebagai berikut.
1. Penanganan informasi oleh fungsi pembelian telah dilakukan dengan benar. Berbagai
catatan yang akurat, seperti catatan mengenai proses pembelian yang pernah dilakukan
sebelumnya, daftar pemasok ataupun proses pengiriman disimpan dan dimanfaatkan dengan
baik.
2. Proses pengadaan barang dan jasa telah dilakukan dengan baik, seperti melalui
pengawasan terhadap permintaan barang/jasa, diupayakan lebih dari satu penawaran yang
diterima oleh perusahaan, analisis seluruh penawaran yang masuk sampai dengan proses
penerbitan PO, penerimaan barang, dan penyelesaian pembayaran faktur.
BAB III
Kesimpulan
Fungsi pembelian sering dianggap fungsi yang paling penting dan berpengaruh pada unit-unit
operasi yang ada di perusahaan. Pada banyak perusahaan, fungsi pembelian merupakan awal
dari sebuah proses bisnis. Dengan tujuan memenuhi permintaan pelanggan, perusahaan harus
membeli barang-barang kebutuhan dan bahan baku yang diminta, untuk mengumpulkan atau
memproduksi produk-produk perusahaan. Ini adalah proses dalam mendapatkan barangbarang, bahan baku, komponen dan layanan yang merupakan tugas utama dn tanggung jawab
departemen pembelian. Tujuan utama dalam audit manajemen fungsi pembelian adalah untuk
menentukan efisiensi dan efektivitas perusahaan dalam membelanjakan sumber daya

keuangan mereka. Pada beberapa perusahaan sedang, pembelian utama dilakukan oleh
masing-masing departemen. Sebagai contohnya, fungsi kontrol persediaan membeli bahanbahan kebutuhan dan bahan baku untuk memenuhi permintaan pelanggan langsung dari
pemasok

DAFTAR PUSTAKA
http://ngeblogwebid.blogspot.com/2009/12/konsep-dasar-dan-lingkup-audit.html
masodah.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/.../audit+manajemen.ppt
Bayangkara, IBK. Manajemen Audit Prosedur dan Implementasi. Salemba Empat. 2010
Hamilton, Alexander,Ph.D.Manajemen Auditing, meningkatkan efektivitas dan efisiensi,
penerbit Modern Business New York,1986.